Bijlage 1 Plan van aanpak evenementenbeleid.
Tekst van het document
STARTNOTITIE / PVA EVENEMENTENBELEID Gemeente Maassluis
INHOUDSOPGAVE
INLEIDING.......................................................................................................... 3 1. AANLEIDING EN DOELSTELLINGEN...................................................................5 1.1 COALITIEAKKOORD 2018 – 2022 ‘SAMEN MAASSLUIS’.........................................................5 1.2 CITYMARKETINGBELEID 2019-2024.......................................................................................5 1.3 CULTUURVISIE 2015-2020.................................................................................................. 6 1.4 LOKALE ONTWIKKELINGEN..................................................................................................... 6 2. UITGANGSPUNTEN..........................................................................................7 3. ROL GEMEENTERAAD.......................................................................................8 4. ONDERDELEN ‘NOTA EVENEMENTEN IN MAASSLUIS’.......................................10 4.1 DOELSTELLINGEN EN RANDVOORWAARDEN.............................................................................10 4.2 ROL EVENEMENTEN IN MAASSLUIS........................................................................................10 4.3 ONDERSTEUNING GEMEENTE................................................................................................
11 4.4 EVENEMENTENLOCATIES...................................................................................................... 12 4.5 VERGUNNING, TOEZICHT & HANDHAVING...............................................................................12 5. INTERNE EN EXTERNA PARTNERS / WERKGROEPEN.........................................14 5.1 INTERN........................................................................................................................... 14 5.2 EXTERN.......................................................................................................................... 14 5.3 PARTICIPATIE & INSPRAAK................................................................................................... 14 6. FINANCIEEL..................................................................................................15 6.1 KOSTEN OPSTELLEN EVENEMENTENBELEID..............................................................................15 6.2 KOSTEN UITVOERING EVENEMENTENBELEID.............................................................................15 7. PLANNING.................................................................................................... 16 INLEIDING------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 1.
AANLEIDING EN DOELSTELLINGEN-----------------------------------------------------------4 1.1
COALITIEAKKOORD 2018 – 2022 ‘SAMEN MAASSLUIS’-----------------------------------------------4
1.2
CITYMARKETINGBELEID 2019-2024--------------------------------------------------------------------------4
1.3
CULTUURVISIE 2015-2020------------------------------------------------------------------------------------5
Pagina 2 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
1.4
LOKALE ONTWIKKELINGEN--------------------------------------------------------------------------------------5
2.
UITGANGSPUNTEN-------------------------------------------------------------------------------6
3.
ROL GEMEENTERAAD----------------------------------------------------------------------------7
4.
ONDERDELEN ‘NOTA EVENEMENTEN IN MAASSLUIS’-----------------------------------9 4.1 DOELSTELLINGEN EN RANDVOORWAARDEN----------------------------------------------------------------------9 4.2 ROL EVENEMENTEN IN MAASSLUIS--------------------------------------------------------------------------------9 4.3 ONDERSTEUNING GEMEENTE-------------------------------------------------------------------------------------10 4.4 EVENEMENTENLOCATIES------------------------------------------------------------------------------------------11 4.5 VERGUNNING, TOEZICHT & HANDHAVING----------------------------------------------------------------------11
5.
INTERNE EN EXTERNA PARTNERS / WERKGROEPEN-----------------------------------13 5.1 INTERN-------------------------------------------------------------------------------------------------------------13 5.2 EXTERN-------------------------------------------------------------------------------------------------------------13 5.3 PARTICIPATIE & INSPRAAK----------------------------------------------------------------------------------------13
6.
7.
FINANCIEEL---------------------------------------------------------------------------------------14 6.1
KOSTEN OPSTELLEN EVENEMENTENBELEID-----------------------------------------------------------------14
6.2
KOSTEN UITVOERING EVENEMENTENBELEID-----------------------------------------------------------------14
PLANNING----------------------------------------------------------------------------------------15
INLEIDING Binnen de gemeente Maassluis worden jaarlijks diverse evenementen georganiseerd. Deze evenementen kunnen een belangrijke meerwaarde vormen voor de sfeer en beleving van Maassluis. Dit geldt voor zowel de inwoners als de bezoekers. Daarnaast bieden deze evenementen economisch gezien ook kansen voor de lokale ondernemers. Een keerzijde van evenementen kan zijn dat deze overlast kunnen veroorzaken. Met name geluidhinder, of drukte kan door inwoners als vervelend worden ervaren. Vanuit dit oogpunt is het van belang om een zekere balans te vinden, zodat evenementen vanuit diverse invalshoeken als meerwaarde worden beschouwd voor Maassluis.
Pagina 3 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
Er is de afgelopen jaren steeds meer aandacht gekomen voor veiligheid rondom evenementen. Mede als gevolg van evenementen waarbij er ernstige incidenten hebben plaatsgevonden, zoals bij de strandrellen bij Hoek van Holland en het Monstertruckongeval in Haaksbergen. Het is duidelijk dat niet alleen de organisator verantwoordelijk is voor zijn of haar evenement. Ook de lokale overheid, en in het bijzonder de burgemeester, is medeverantwoordelijk voor een veilig verloop. Regels op dit gebied zijn dus onontkoombaar en noodzakelijk. De gemeente wenst in beginsel zelf geen evenementen te organiseren. Wel kunnen diverse evenementen bijdragen aan de diverse beleidsdoelstellingen van de gemeente. Hier liggen daarom kansen om dergelijke evenementen te ondersteunen en stimuleren. Denk aan het aantrekken van nieuwe evenementen, of waar mogelijk, het nog beter profileren van bestaande evenementen met cultuur-historische waarde. Middels het inzetten van subsidies en het faciliteren van evenementen (leveren materialen en/of diensten) kunnen diverse evenementen doelmatig ondersteund worden. Ook de Stichting Promotie Maassluis kan een rol vervullen om evenementen beter op de kaart te zetten. Alle bovengenoemde zaken vragen om duidelijke kaders aan de voorkant, zodat organisatoren en bewoners weten wat er mogelijk is en niet voor onaangename verrassingen komen te staan.
Binnen deze korte startnotitie wordt een aanpak geschetst hoe te komen tot regels, procedures en ondersteuning voor evenementen.
Covid-19 Door de landelijke maatregelen rondom Covid-19 hebben vele evenementen in 2020 geen doorgang kunnen vinden. Zonder afbreuk te doen aan de impact die Covid-19 heeft op evenementen wordt tegelijkertijd opgemerkt dat het onvoorspelbaar is hoe de maatregelen zich ontwikkelen. Daarom wordt in onderliggend stuk, en het hierop volgende beleid, gekozen om uit te gaan van de ‘normale’ situatie. Maatregelen rondom Covid-19 zullen vanzelfsprekend ten alle tijden leidend zijn bij het bepalen of, en zo ja, binnen welke randvoorwaarden evenementen kunnen plaatsvinden.
Pagina 4 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
1. AANLEIDING EN DOELSTELLINGEN Het laatste evenementenbeleid van de gemeente Maassluis dateert uit 2015. Dit beleidsstuk is uitsluitend ingestoken vanuit de ‘vergunning technische’ kant die komt kijken bij het organiseren van een evenement. Zoals bij de inleiding al benoemd is het de wens om te komen tot een meer integrale benadering van evenementen. Denk hierbij aan thema’s zoals het subsidiëren en ondersteunen van evenementen. Op deze wijze kunnen ook belangrijke beleidsdoelstellingen op o.a. het gebied van citymarketing, cultuur en sport een invulling krijgen. Er is een aantal directe aanleidingen voor het opstellen van nieuw evenementenbeleid. Deze zijn hoofdzakelijk terug te vinden in het coalitieakkoord 2018-2022, het citymarketingbeleid 2019-2024 en de cultuurvisie 2015-2020 (en die hieraan gekoppelde evaluatie). Hierin zijn diverse ambities en doelstellingen geformuleerd. In zekere zin is het evenementenbeleid dus volgend op bestaande beleidsstukken en ambities. 1.1
COALITIEAKKOORD 2018 – 2022 ‘SAMEN MAASSLUIS’
Binnen het coalitieakkoord zijn verschillende ambities en doelstellingen geformuleerd die als volgt zijn samengevat: De wens om te komen tot het eenvoudig(er) kunnen organiseren van evenementen Veiligheidseisen in kaart brengen en waar mogelijk vereenvoudigen Het adviseren en begeleiden van organisatoren Het organiseren van snelle doorlooptijden van vergunningen Het investeren en versterken van bestaande evenementen Het realiseren van een geschikt evenemententerrein Het inzetten van subsidies om een zo breed mogelijk publiek te trekken Het beperkt bebouwen van het voormalige RK-kerkterrein (Petrus Kockstraat), zodat er ruimte blijft voor kleinschalige evenementen
1.2
CITYMARKETINGBELEID 2019-2024
Binnen het citymarketingbeleid zijn diverse ambities en doelstellingen geformuleerd die als volgt zijn samengevat:
Evenementen moeten van toegevoegde waarde zijn voor de inwoners van Maassluis De gemeente wenst meer evenementen plaats te laten vinden in de stad De Stichting Promotie Maassluis adviseert de gemeente over ondersteuning en promotie van evenementen Meer evenementen met een regionale uitstraling aantrekken d.m.v. het faciliteren hiervan Het beoordelen en door ontwikkelen van het huidige subsidiekader
Pagina 5 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
1.3
CULTUURVISIE 2015-2020
Binnen de cultuurvisie zijn diverse ambities en doelstellingen geformuleerd die als volgt zijn samengevat:
Streven naar een aantal keer per jaar een groter evenement of activiteit met een relatie met bepaalde thema’s en iconen Streven naar het aantal bezoekers aan Maassluis als de deelname aan de bestaande stadsbrede programmering te vergroten (en meten) Op een aantal bijzondere plekken kleinschalige evenementen en culturele activiteiten stimuleren Belangrijke onderdelen van de culturele programmering zouden kunnen zijn: Festivals en evenementen zoals de Kunst- en Atelierroute, Filmfestival en de Furieade. Evaluatie cultuurvisie Recent is de cultuurvisie geëvalueerd. Een aantal conclusies en aanbevelingen hebben een direct link met het op te stellen evenementenbeleid. Vanzelfsprekend zal het beleid aansluiten bij deze aanbevelingen. Concreet gaat het dan om het implementeren van het doelgroepenmodel rondom het proces van subsidieverstrekking. Cultuurevenementen moeten beter aansluiten op de behoeften van de verschillende doelgroepen. Subsidies worden beoordeeld op maatschappelijke effecten, waarbij het streven is om met deze middelen een zo groot mogelijke groep te bereiken. Het doelgroepenmodel is leidend bij de subsidieverstrekking. Dit sluit ook aan bij de ambities uit de nota Samen Doen waarbij wordt gestreefd naar het betrekken van zoveel mogelijk (kwetsbare) doelgroepen binnen Maassluis.
1.4
LOKALE ONTWIKKELINGEN
Maassluis heeft zich logischerwijs de afgelopen jaren ontwikkeld. Hiermee sluit het huidige evenementenbeleid niet meer volledig aan bij de actuele situatie. Diverse ‘evenementenlocaties’ zijn heringericht. Zijn deze locaties voldoende geschikt voor het faciliteren van evenementen? En liggen er mogelijk kansen voor faciliteren van evenementen op nieuwe locaties? Qua regelgeving zijn de regels voor vergunningvrije evenementen (0-evenementen) binnen de Apv afgelopen periode gewijzigd. Daarnaast is de Regionale Handreiking Publieksevenementen Rotterdam-Rijnmond in 2017 voor het laatst geactualiseerd. Het is van belang dat de vergunningprocedure in overeenstemming hiermee is. Beleid voor evenementen in Maassluis zal moeten aansluiten op bovengenoemde ontwikkelingen.
Pagina 6 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
2. UITGANGSPUNTEN Voor het op te stellen beleid voor evenementen gelden de volgende uitgangspunten:
Een integrale benadering rondom het thema evenementen: Regels en beleid rondom evenementen moeten aansluiten op elkaar en alle elementen omvatten die komen kijken rondom het organiseren van een evenement: subsidies, gemeentelijke ondersteuning en vergunningverlening. Beleid nodigt uit om een evenement te organiseren: Het is duidelijk dat Maassluis de afgelopen jaren heeft ingezet om de gemeente op de kaart te zetten. Beleid moet aansluiten bij het doel om de stad aantrekkelijker te maken om te wonen, bezoeken en recreëren. Vertalen van de genoemde ambities binnen het coalitieakkoord, citymarketingbeleid en cultuurvisie: Er is een aantal duidelijke ambities geformuleerd die gerealiseerd kunnen worden door keuzes te maken binnen het evenementenbeleid. De Stichting Promotie Maassluis een nadrukkelijke rol geven rondom de promotie van evenementen die plaatsvinden in Maassluis. De Stichting Promotie Maassluis moet in positie worden gebracht om de geformuleerde doelstellingen uit het citymarketingbeleid te kunnen verwezenlijken.
Pagina 7 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
3. ROL GEMEENTERAAD Alhoewel het wenselijk is om één beleidsdocument te vervaardigen is dit vanuit formeel-juridisch oogpunt niet mogelijk. Om de voornoemde doelstellingen te bereiken zullen uiteindelijk diverse beleidsdocumenten/regelingen worden vastgesteld door de hiervoor bevoegde bestuursorganen. Het gaat om de volgende beleidsdocumenten c.q. eindproducten: Beleid evenementenvergunningen Vast te stellen door de burgemeester op grond van de Apv. Omvat het toetsingskader kader rondom vergunningverlening voor evenementen. Nadere regels subsidieverstrekking evenementen Vast te stellen door het college van burgemeester en wethouders op grond van de Algemene subsidieverordening Maassluis. Omvat het toetsingskader rondom subsidieverstrekking rondom evenementen. (Paraplu)bestemmingsplan evenementen1 Vast te stellen door de gemeenteraad op grond van de Wet Ruimtelijke Ordening. Omvat het normerend planologisch kader voor percelen met heldere voorschriften en restricties. Naast deze beleidsdocumenten worden ook enkele werkprocessen en informatiekanalen geactualiseerd. Het betreft dan de volgende onderdelen: Informatie en tools op website Alle informatie op de website zal in overeenstemming worden gebracht met het nieuwe evenementenbeleid. In overleg met diverse organisatoren wordt onderzocht welke aanpassingen gedaan worden om de site zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken.
Intern beleid rondom faciliteren evenementen Een korte stapsgewijze procesbeschrijving rondom het faciliteren van evenementen. Integraal proces vergunningenverlening Een stapsgewijze beschrijving rondom het vergunningenproces in samenwerking met externe partners (politie en brandweer). Behandeling gemeenteraad Het college wil de gemeenteraad betrekken bij het opstellen van nieuw evenementenbeleid, zodat de invulling van voornoemde beleidsdocumenten kan rekenen op een breed draagvlak. Hiervoor wordt de ”Nota evenementen in Maassluis” voorbereid. Deze nota dient als basis voor een verdere invulling van hiervoor genoemde eindproducten. 1
Rondom de vergunningaanvraag van een evenement hoeft niet getoetst te worden aan het bestemmingsplan. Jurisprudentie geeft aan dat locaties waar meer dan incidenteel evenementen plaatsvinden hier regels voor moeten opnemen in het bestemmingsplan. Het gaat om het kwantitatief planologisch verankeren van regels rondom evenementen. Denk aan aantallen, eindtijden en geluidsnormen. Borging kan op twee verschillende manieren: 1) één paraplubestemmingsplan waarbij alle evenementenlocaties en kaders worden geborgd 2) het (geleidelijk) opnemen van diverse evenementenlocaties en restricties bij de herziening van diverse evenementenlocaties. Ongeacht de keuze is dit onderdeel nadrukkelijk een separaat project dat buiten de scope van deze opdracht valt. Om eventuele juridische risico’s af te dekken kan worden gekozen om in voorkomende gevallen gebruik te maken van een tijdelijke omgevingsvergunning voor diverse locaties.
Pagina 8 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
De nota wenst het college ter vaststelling aan te bieden aan de gemeenteraad, voordat verdere invulling wordt geven aan die eindproducten. De gemeenteraad stelt zelf formeel dus geen evenementenbeleid vast, maar wel de voorbereidende nota. De gemeenteraad wordt in twee stappen meegenomen bij het vaststellen van de nota. Het college wenst in een eerste bespreking (januari 2021) met de raad van gedachten te wisselen over een aantal overkoepelende thema’s. Aan de hand van een korte presentatie worden de thema’s ingeleid en wordt het gesprek gevoerd met de raad. Hierbij zal het college een voorzet geven voor een mogelijke invulling van deze thema’s. Het college neemt alle input van de thema-avond mee bij de verdere uitwerking van de nota. In de tweede bespreking wordt een uitgewerkte versie van de nota ter vaststelling voorgelegd aan de raad. Hierin stelt het college op elk onderdeel een invulling voor. Na vaststelling van de nota door de gemeenteraad worden de voornoemde eindproducten uitgewerkt in lijn met de inhoud van de nota.
Pagina 9 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
4. ONDERDELEN ‘NOTA EVENEMENTEN IN MAASSLUIS’ Binnen de ‘Nota evenementen in Maassluis’ worden in ieder geval de volgende onderdelen uitgewerkt: 1. 2. 3. 4. 5.
Doelstellingen en randvoorwaarden Rol evenementen in Maassluis Ondersteuning gemeente Evenementenlocaties Vergunning, toezicht & handhaving
Hieronder treft u de diverse deelonderwerpen die het college een plek wil geven. Het betreft een voorlopige lijst met deelonderwerpen die gedurende de uitwerking van de nota en de bespreking met uw raad een definitieve vorm krijgt. 4.1 DOELSTELLINGEN EN RANDVOORWAARDEN Binnen dit hoofdstuk worden de uitgangspunten van de nota uiteengezet. Verduidelijkt wordt welke doelstellingen en randvoorwaarden leidend zijn en volgt een korte toelichting daarop. Doelstellingen Verwoorden van de doelstellingen die met deze nota worden beoogd. Bevoegdheden en eindproducten Toelichten welke status dit document heeft en binnen welke eindproducten keuzes juridisch zijn verankerd. Wat is een evenement Toelichten welk type evenementen onder de reikwijdte van deze nota vallen. Ruimte bieden aan organisaties o Lokale evenementen inwoners o Evenementen met regionale uitstraling Beschrijving van de wijze waarop de gemeente ruimte wil bieden voor een diversiteit aan evenementen. Grenzen stellen voor bewoners Beschrijven op welke wijze de nota en beleid zekerheden biedt voor bewoners
4.2 ROL EVENEMENTEN IN MAASSLUIS Binnen dit hoofdstuk wordt uiteengezet welke maatschappelijke en economische rol evenementen in Maassluis vervullen en hoe evenementen kunnen bijdragen aan het realiseren van gestelde beleidsdoelen. Hierop aanhakend wordt toegelicht welke subsidiemogelijkheden de gemeente heeft en hoe deze worden verdeeld. Tot slot wordt ingegaan op de rol van de Stichting Promotie Maassluis.
Pagina 10 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
Beleidsdoelstellingen Toelichten welke beleidsdoelstellingen de gemeente Maassluis beoogt na te streven en op welke wijze dit wordt bereikt (w.o. subsidies voor evenementen). Hierbij valt te denken aan inhoudelijke doelstellingen: bijvoorbeeld het bevorderen cultuur-historische evenementen en/of themagerelateerde evenementen. Maar ook valt te denken aan ondersteunende doelstellingen, zoals doelgroepenbereik en/of bevorderen van duurzaamheid. Subsidievormen Toelichten welke subsidievorm(en) de gemeente Maassluis hanteert bij het financieel ondersteunen van evenementen. Ook worden de kpi’s in kaart gebracht om te duiden hoe we realisatie van beleidsdoelstellingen meetbaar maken. Proces Toelichten welk proces moet worden doorlopen door een organisatie om in aanmerking te komen voor subsidie. Passantentelling Toelichten hoe passantentelling kan worden ingezet om hiermee o.a. beleidsdoelstellingen te kunnen meten. Themajaren Toelichten welke keuze de gemeente maakt in het al dan niet toepassen van themajaren. Rol Stichting Promotie Maassluis (hierna: SPM) promotie evenementen Toelichten wie SPM is en welke rol zij vervult binnen de citymarketing van Maassluis. Toelichten op welke wijze SPM evenementen kan ondersteunen. Rol Stichting Publieksevenementen Maassluis (hierna: SPEM) Toelichten wie SPEM is en welke rol zij kan organiseren rondom het organiseren van evenementen.
4.3 ONDERSTEUNING GEMEENTE Binnen dit hoofdstuk wordt toegelicht welke ondersteunende rol een organisatie kan verwachten van de gemeente bij het faciliteren van evenementen. Gebruik gemeentegrond Toelichten welke (privaatrechtelijke) regels de gemeente stelt bij het ter beschikking stellen van grond voor het organiseren van een evenement. Faciliteren evenementen Toelichten welke (privaatrechtelijke) regels de gemeente stelt bij het ter beschikking stellen van materialen en diensten bij het organiseren van een evenement.
Proces Toelichten welk proces moet worden doorlopen door een organisatie om in aanmerking
Pagina 11 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
te komen voor ondersteuning. Ondersteuning vergunningaanvraag Toelichten op welke wijze de gemeente een organisatie desgewenst ondersteunt bij de vergunningaanvraag en aanverwante.
4.4 EVENEMENTENLOCATIES In dit hoofdstuk worden locaties in beeld gebracht qua mogelijkheden en beperkingen voor het organiseren van een evenement. Hierbij valt te denken aan het aantal evenementen dat jaarlijks kan plaatsvinden, het type evenementen dat geschikt is en de randvoorwaarden om de veiligheid te waarborgen. Let op de lijst hieronder is indicatief en wordt gedurende het onderzoek geactualiseerd. Buiten Markt Petrus Kockstraat Bloemhof Schanseiland Havengebied (nader duiden) Koningshoek / Uiverlaan Lepelaarplantsoen Nieuwe Waterweg / Koning Willem Alexander Boulevard Marelplein Evt. nader te onderzoeken locaties Binnen Wethouder Smithal Olympiahal Benoemen van alle evenementenlocaties binnen de gemeente met de eigenschappen en restricties op elk terrein. 4.5 VERGUNNING, TOEZICHT & HANDHAVING Binnen dit hoofdstuk worden de belangrijkste elementen samengevat rondom het vergunningenproces dat moet worden doorlopen bij het organiseren van een evenement. Melding of vergunning Toelichten van de criteria rondom melding- en vergunningplichtige evenementen Evenementenkalender Toelicht proces evenementenkalender
Veiligheidspartners
Pagina 12 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
Beschrijven welke rol diverse partners hebben binnen het vergunningenproces en wat organisatoren mogen verwachten (en wat niet) Aanvraagtermijnen- en procedure Benoemen geldende termijnen Leges Benoemen welke leges gelden voor een evenementenvergunning. Veiligheidsplan Verduidelijken aan welke vereisten een veiligheidsplan moet doen bij vergunningaanvraag Crowdcontrol Toelichten welke vormen van crowdcontrol kunnen worden toegepast door organisatoren. Geluidsnormen Onderbouwing en toelichting op geldende geluidsnormen in zijn algemeenheid en locatie-gerelateerd. Eindtijden Onderbouwing en toelichting op geldende eindtijden op specifieke dage Toegankelijkheid Regels rondom toegankelijkheid voor nood- en hulpdiensten Alcohol Regels rondom alcoholverstrekking en terrasvoering Spreiding evenementen Uitleg over de regels rondom spreiding van evenement Toezicht- & handhavingsarrangement Geactualiseerd overzicht van wijze waarop toezicht en handhaving wordt uitgeoefend rondom evenementen, inclusief een duidelijke rolverdeling.
Pagina 13 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
5. INTERNE EN EXTERNA PARTNERS / WERKGROEPEN Diverse collega’s en partners leveren in ieder geval een bijdrage aan de nota en invulling van de diverse eindproducten. 5.1 INTERN De (beleids)medewerkers van cultuur, citymarketing, subsidies, buitendienst, veiligheid, duurzaamheid, milieu, vergunningverlening en juridische zaken leveren een bijdrage.
5.2 EXTERN Extern wordt een bijdrage gevraagd van / overleg gezocht met de volgende partijen: SPM Politie Brandweer GHOR DCMR Culturele raad Maassluis Maassluise sportraad Diverse organisatoren van evenementen w.o. Furieade, St. Sleepboothaven 5.3 PARTICIPATIE & INSPRAAK
Participatie Om beleid en informatievoorziening zo dicht mogelijk te laten aansluiten op de behoeften van organisatoren wordt het gesprek aangegaan met enkele (grote) organisaties. Te denken valt aan organisaties, zoals SPEM, Stichting Maassluis Maritiem en Stichting Sleepboothaven, maar ook enkele kleinere organisaties. Hierbij is vooral het doel om inzichtelijk te krijgen tegen welke eventuele hobbels organisatoren nu aanlopen en verbeterpunten in kaart te brengen.
Inspraak Rondom de bespreking van de nota in de raad worden organistoren van evenementen en eventueel overige belanghebbenden geïnformeerd, zodat hen de mogelijkheid tot inspraak wordt geboden. Conform de Inspraakverordening Maassluis 2004 kan worden besloten tot het toepassen van inspraak bij diverse eindproducten. Deze afweging kan later worden gemaakt en vormt geen verplichting.
Pagina 14 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
6. FINANCIEEL 6.1
KOSTEN OPSTELLEN EVENEMENTENBELEID
Voor het opstellen van beleid zijn enkele aanvullende diensten benodigd. Dit betreft onderstaande diensten met een indicatie van de kosten voor deze diensten. Opstellen geluidsrapport DCMR € 8.000,-Dit rapport is essentieel voor het in kaart brengen van mogelijkheden en restricties voor geluidsproductie op verschillende locaties. Opmaak nota/beleidsstukken/info-voorziening € 500,-Afhankelijk van de wens kunnen documenten worden opgemaakt in een aantrekkelijke lay-out. 6.2
KOSTEN UITVOERING EVENEMENTENBELEID
Afhankelijk van de te maken keuzes kan het zijn dat er investeringen nodig zijn. Hierbij valt te denken aan: Het faciliteren van evenementenlocatie(s) door het aanbrengen van nutsvoorzieningen Het realiseren van een nieuwe evenementenlocatie Het verhogen van het subsidiebudget voor evenementen Het implementeren van passantentellingen Daarnaast zijn er keuzes te maken wat betreft de dekking van te maken kosten rondom evenementen: Het bepalen van de hoogte van de leges voor een evenementenvergunning Het bepalen van eventuele precario/huur voor gebruik gemeentegrond en/of diverse faciliteiten Bij de uitwerking van het beleid zullen deze elementen nader worden uitgewerkt. Indien van toepassing wordt het college en de raad een keuze met financiële consequenties voorgelegd.
Pagina 15 van 16. Startnotitie / Plan van aanpak
Evenementenbeleid
7. PLANNING
Maand
SEPTEMBER 2020
Weeknummer
OKTOBER 2020
NOVEMBER 2020
DECEMBER 2020
JANUARI 2021
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
31-4
7-11
1418
2125
28-2
5-9
1218
1923
2630
2-6
9-13
1620
2327
30-4
7-11
1418
21-25
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Datum
53
1
28-1
4-8
2
3
4
11-15
18-22
25-29
X
X
Startnotitie Bespreking conc. startnotitie pfh Verwerken reactie / opstellen begeleidend advies
X
Bespreken startnotitie pfh
X
Vaststelling / bespreking college
X
Nota evenementen
Opstellen en uitwerken notitie + interviews organisatoren/externe partijen
X
X
X
X
X
X
Interne bespreking concept nota
X
Verwerken reacties concept
X
Bespreking pfh + voorbereiding thema-avond Vaststelling bespreking college Thema-avond raad Nadere uitwerking
X X
X X
X
X
Voorbespreking pfh
X
Bespreking college
X
Vaststelling raad
n.t.b. (q1)
X
De verwachting is dat in maart 2021 de eindproducten ‘beleid evenementenvergunning’ en ‘nadere regels subsidieverstrekking evenementen’ ter vaststelling kunnen worden aangeboden aan resp. burgemeester en college. Afhankelijk van de behoefte kunnen deze documenten formeel nog voor een periode van 6 weken ter inspraak worden voorgelegd aan belanghebbenden. Eventuele reacties hierop kunnen dan worden meegewogen door het bevoegde bestuursorgaan.