Bijlage 1 Auditplan 2021 - Maassluis
Tekst van het document
Gemeente Maassluis
CONCEPT controleplan voor de auditcommisie voor het jaar eindigend op 31 december 2021 28 oktober 2021
Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland
VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad Van de gemeente Maassluis T.a.v. de heer R. van der Hoek, griffier Postbus 55 3140 AB MAASSLUIS
Tel: 088 288 9118 Fax: 088 288 9909 www.deloitte.nl
Rotterdam, 28 oktober 2021 Geachte commissieleden, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Maassluis voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren. Het auditplan is een dynamisch document, dat wij in overleg met u tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Maassluis hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn in ieder geval, net als in 2020, een belangrijke ontwikkeling die impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente, als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2021. Wij houden hierover nauw contact met zowel u als auditcommissie als met de ambtelijke organisatie, en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij. Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2021. Dit stelt ons in staat steeds op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal als certificerend accountant van uw gemeente. Het controleplan 2021 wordt op 4 november a.s. door ons met de auditcommissie besproken. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.
drs. R.M.J. van Vugt RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2021’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoud
01
02
Controleplan Samenvatting controleplan
5
Onze opdracht en het normenkader
6
Goedkeurings- en uitvoeringstolerantie
7
Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten
8
Geïntegreerde IT-audit
10
Communicatie en rapportage
11
Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021
13
Bijlagen Controleteam
16
Begrote uren jaarrekeningcontrole
17
Onafhankelijkheid
18
‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse
19
Onze kwaliteitsbelofte
20
© 2021 Deloitte The Netherlands
3
01 Controleplan
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Maassluis | Auditplan 2021
4
Samenvatting controleplan 1.
Samenvatting controleplan Reikwijdte van onze controle
2.
Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
3.
In overeenstemming met het besluit van uw gemeenteraad heeft u ons verzocht de jaarrekening 2021 te controleren. Van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluit met de jaarrekening. De werkzaamheden met betrekking tot het jaarverslag hebben derhalve niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. U als raad bent opdrachtgever van de accountant. Als raad bepaalt u de goedkeuringstolerantie; dat wil zeggen: met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, zoals nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de begroting 2021 bedraagt de verwachte goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole 2021 € 967.200. Onze controleaanpak kenmerkt zich door de focus die wij leggen op de belangrijkste kansen en risico’s, en daarmee op de zaken die er voor uw gemeente toe doen. Deze focus bepalen wij samen met u. Relevante aandachtsgebieden die wij voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen, zijn: •
4.
De beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein.
•
De naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen.
•
De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, inclusief cybersecurity.
•
De impact van COVID-19 op de financiën van de gemeente Maassluis.
•
De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording per 2022.
•
De opvolging van de bevindingen en aanbevelingen uit de boardletter en het accountantsverslag 2019.
5.
Een tijdige afstemming en communicatie als basis voor onze relatie vinden wij belangrijk. Een expliciete tijdlijn en specifieke afspraken over de aard en de timing van de werkzaamheden leiden tot een succesvolle samenwerking. Met de verantwoordelijke sleutelfunctionarissen zijn detailafspraken gemaakt over de jaarrekeningcontrole 2021.
6.
Wij bieden u graag de ruimte om een aantal wensen ten aanzien van de controle te betrekken in ons controleplan. Op 4 november a.s. bespreken wij met de auditcommissie de mogelijke speerpunten voor de accountantscontrole 2021 besproken. De volgende speerpunten voor de accountantscontrole 2021 suggereren wij:
De waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid), alsmede de juistheid en volledigheid van de verantwoorde opbrengsten inzake het faciliterend grondbeleid.
•
Om relevant te zijn én te blijven, en meerwaarde te bieden aan de gemeente Maassluis, blijven wij op de hoogte van de actuele ontwikkelingen en geven wij deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. Voor 2021 is dit onder andere (niet limitatief):
•
7.
Inkoop en aanbesteding – Follow up bevindingen accountantscontrole 2020 inzake de implementatie Filelinx (verplichtingenadministratie) het het Zaaksysteem (inkoopmodule).
Deloitte Accountants B.V. is onafhankelijk van de gemeente Maassluis.
5
Onze opdracht en het normenkader Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Onze opdracht Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring en in een verslag van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder de informatie in het jaarverslag en eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen wij daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of deze andere informatie: •
Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
•
Alle informatie bevat die op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten vereist is.
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Het normenkader Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader moet door het college actueel worden gehouden en worden aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het college stelt dit normenkader vast en legt dit minimaal ter kennisname voor aan u als raad. Het normenkader voor 2021 is nog niet vastgesteld.
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
De belangrijkste elementen uit het vast te stellen normenkader 2021 zijn: •
Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)
•
Europese aanbestedingswet
•
Wet Normering Topinkomens
•
Staatssteunregels
•
Financiële verordening ex. art 212 GW
•
Controleverordening ex. art. 213 GW
6
Goedkeurings- en uitvoeringstolerantie Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Het begrip ‘tolerantie’ wordt door de accountant toegepast zowel bij het plannen en uitvoeren van de controle, als bij het evalueren van het effect van de geïdentificeerde afwijkingen op de controle en van eventuele niet-gecorrigeerde afwijkingen op de financiële overzichten, alsmede bij het vormen van het oordeel in de controleverklaring. De gemeenteraad heeft het recht om jaarlijks de goedkeuringstoleranties van de jaarrekeningcontrole vast te stellen. U hebt, zoals als nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten.
De basis voor onze goedkeurings- en uitvoeringstoleranties •
Als basis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie 2021 voor fouten hebben wij een percentage van 1% van de totale lasten uit de begroting 2021 gehanteerd (€ 967.200)
•
Als basis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie 2021 voor onzekerheden hebben wij als percentage 3% van de totale lasten uit de begroting 2021 gehanteerd (€ 2.901.600)
•
De uitvoeringsmaterialiteit ligt lager dan de goedkeuringstolerantie. Er wordt een afslag op de goedkeuringstolerantie gehanteerd, omdat wij tijdens onze controle gebruikmaken van steekproeven en deelwaarnemingen, waardoor er sprake kan zijn van onontdekte fouten.
Rapportagetolerantie
Goedkeuringstolerantie 1.150.000 1.100.000
•
De rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden is € 50.000.
•
Afwijkingen en onzekerheden boven dit bedrag en andere correcties die om kwalitatieve redenen relevant zijn, rapporteren wij aan u.
1.050.000
Bijlagen
1.000.000 950.000 900.000 850.000 Verwachting 2021
Realisatie 2020
Goedkeuringstolerantie
© 2021 Deloitte The Netherlands
7
Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Initiële risicoanalyse
Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Op basis van onze initiële beoordeling zullen wij onze controlewerkzaamheden toespitsen op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het uitvoeren van onze risicoanalyse besteden wij aandacht aan de risico’s die het college heeft vastgesteld naar aanleiding van zijn eigen risicoanalyse. Tijdens het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden wordt onze risicoanalyse voortdurend geactualiseerd.
2. 3.
Actualiteiten
Bijlagen
3
Voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Maassluis zijn, vanuit een brutobenadering, de volgende relevante aandachtsgebieden onderkend (exclusief de impact van COVID-19, die op de volgende pagina is toegelicht): 1.
Communicatie en rapportage
2
De waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid), alsmede de juistheid en volledigheid van de verantwoorde opbrengsten inzake het faciliterend grondbeleid. De beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein. De naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen.
1
Kans
In aanvulling hierop onderkennen wij de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2021 als belangrijk aandachtsgebied. Deze brutobenadering houdt in dat dit de belangrijkste onderkende risico’s zijn, zonder rekening te houden met de bestaande controlemix van interne-beheersingsmaatregelen van de gemeente Maassluis. Bij het plannen van onze auditrespons op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de bestaande controlemix van interne-beheersingsmaatregelen van de gemeente Maassluis.
Laag
Impact
Hoog
Tabel 1. Belangrijkste - brutorisico’s
Aandacht voor de ‘Tone at the top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the top’ een zeer relevant onderwerp, waar verschillende partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden, ook wel de ‘soft controls’ genoemd. Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en de frauderisicoanalyse is opgenomen in de bijlagen. © 2021 Deloitte The Netherlands
8
Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage
Effecten COVID-19 Het effect van het coronavirus op de maatschappij blijft, net als in 2020, in het boekjaar 2021 aanzienlijk. De aanpassingen van het op afstand werken alsmede de financiële en sociale impact op uw gemeente zullen nog lang aanwezig zijn. Deze gevolgen vragen zodoende ook om extra aandacht voor sturing en verantwoording. In uw beleids-/verantwoordingsdocumentatie worden de verschillende gevolgen van het coronavirus op uw gemeente al reeds uiteengezet. Naar aanleiding van deze documenten hebben wij op basis van de nu beschikbare informatie, en rekening houdend met de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2021 de volgende onderwerpen benoemd waarvoor extra aandacht en werkzaamheden nodig zijn tijdens zowel de in- als de externe controle: • De Tozo en TONK-regeling, die financieel verantwoord moet worden in de jaarrekening van de gemeente Maassluis, aangezien de activiteiten in het kader van sociale zaken uitgevoerd worden door de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS. • Debiteuren (invorderingsrisico’s voor organisaties die zwaar zijn getroffen door de coronacrisis). • Subsidieverstrekkingen (verstrekte subsidies aan instellingen die de subsidieactiviteiten niet kunnen uitvoeren als gevolg van COVID-19). Gedurende de controle van het boekjaar 2021 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan.
Tevens zullen wij, in het geval van het wijzigen van deze onderwerpen, dit communiceren de auditcommissie, inclusief de verwachte c.q. mogelijke gevolgen daarvan voor de auditfee 2021 en voor de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2021.
Actualiteiten
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
9
Geïntegreerde IT-audit Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Tijdens onze controleaanpak zal voor een gedeelte gebruik worden gemaakt van IT-specialisten. Deze specialisten versterken de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de controle, door zich te richten op de systemen en op de integriteit van de data. Op basis van geselecteerde bedrijfsprocessen en beheersingsdoeleinden identificeren, analyseren en testen de IT-specialisten relevante applicaties en geautomatiseerde interne-beheersingsmaatregelen. In het kader van onze IT-audit maken wij gebruik van geavanceerde audittools, waarmee wij snel inzicht verkrijgen in uw IT-beveiligingsomgeving, beveiligingsinstellingen en automatiseringsomgeving. Wij vergelijken de veiligheid en de betrouwbaarheid van uw systeem met internationale standaarden en benchmarks, en rapporteren alleen de van belang zijnde potentiële beveiligingsproblemen die gevolgen kunnen hebben voor uw beheersingsmaatregelen.
Omschrijving van aangelegenheden IT en GITC’s Relevante IT-systeem en GITC’s
Samenvatting van procedures en activiteiten
Windows AD
Opvolging IT-observaties over boekjaar 2020
Centric (Database)
Opvolging IT-observaties over boekjaar 2020
Decade (Financiële administratie)
Opvolging IT-observaties over boekjaar 2020
Donau (Koppelmodule factuurverwerking)
Opvolging IT-observaties over boekjaar 2020
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
10
Communicatie en rapportage Het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages:
Belangrijkste boodschap
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Auditplan (concept)
November 2021
Reikwijdte van onze controle
Auditplan (definitief)
November, na bespreking in de auditcommissie en na vaststelling van de speerpunten 2021
Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten en van de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.
Onze controle uiteengezet
Bestuurlijke samenvatting managementletter (boardletter) voor de auditcommissie/gemeenteraad
December 2021
Bestuurlijk relevante aandachtspunten; mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en de procedures (beheersingsstructuur), beheersing van specifieke subsidiestromen, evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Communicatie en rapportage
Managementletter voor het college en de directie
December 2021
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen, evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad (concept)
Juni 2022
Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.
Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad (definitief)
Juni 2022, na afronding van de accountantscontrole
Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (Bbv), alsmede over de financiële rechtmatigheid.
Controleverklaring voor de auditcommissie/gemeenteraad
Juni 2022, na afronding van de accountantscontrole
Actualiteiten
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
11
Communicatie en rapportage Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Aangezien de controle gedurende het jaar wordt uitgevoerd, evalueren wij op diverse momenten onze bevindingen en trekken wij tussentijds (voorlopige) conclusies. Wij zullen hierover op vooraf bepaalde momenten tijdens de controle met het management en de auditcommissie communiceren. Onderstaand overzicht geeft de verwachte momenten van communicatie met en rapportage aan de gemeente Maassluis weer.
Planning Planning
Interim-controle
Jaarrekening
• Afstemming risicoinschatting en scoping.
• Beoordeling van procesbeschrijvingen.
• Jaareinde controlewerkzaamheden
• Maken van auditafspraken.
• Testen van opzet, bestaan en werking van internebeheersingsmaatregelen
• Jaareinde afsluitende besprekingen
• Bespreken van inschatting frauderisico’s. • Bespreking van (concept-) auditplan met de gemeenteraad van gemeente Maassluis en de auditcommissie.
• Beoordeling interne controle (inclusief walkthroughs) • Deelwaarnemingen inkopen, investeringen en subsidieverstrekkingen
Bijlagen
Auditplan 201X Audit2021 Plan
November 2021
• Samenvatting controlebevindingen • Bespreken bevindingen met het toezichthoudend orgaan en de auditcommissie • Verstrekken controleverklaring en accountantsverslag jaarrekening 2021
Boardletter 2021
Accountantsverslag 2021
November 2021 Rapportage: December 2021
Mei 2022 Rapportage: Juni 2022
Inschatting significante risico’s De significante risico’s hebben betrekking op: • ‘Management override of controls’ (het kunnen doorbreken van controls door het management is een generiek verondersteld significant risico).
Kwaliteit en onafhankelijkheid Wij bevestigen dat alle Deloitte-collega’s onafhankelijk zijn van de gemeente Maassluis. Wij nemen onze onafhankelijkheid en de kwaliteit van de controlewerkzaamheden die wij uitvoeren zeer serieus. Controlekwaliteit is voor ons prioriteit nummer één.
Continu Ongoing communicatie met uw gemeente – korte lijnen communication and feedback
© 2021 Deloitte The Netherlands
12
Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Rechtmatigheidsverantwoording Naar verwachting moeten gemeenten, in tegenstelling tot de verwachtingen begin 2021, pas voor het verslagjaar 2022 voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Dit onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. Hoe deze verantwoording eruit komt te zien, waar deze in de jaarstukken moet worden opgenomen en wat de scope is van de verantwoording, is in de afgelopen maanden onderwerp geweest van gesprekken tussen verschillende organisaties, zoals de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de commissie BBV. Inmiddels is duidelijk hoe de rechtmatigheidsverantwoording er uit gaat zien. De rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening, met een specifieke regeling voor de nauwkeurigheid van de verantwoording, waarbij meer uitgebreide informatie in de paragraaf Bedrijfsvoering wordt opgenomen. Hierbij zullen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd: •
De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening, waarbij voor de decentrale overheid een rapportagetolerantie geldt van maximaal 3% en minimaal 1% van de totale lasten. De gemeenteraad bepaalt in het normenkader deze tolerantie. De raad heeft hierbij de keuze om minder nauwkeurig te worden geïnformeerd over eventueel geconstateerde bevindingen inzake rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het getrouwe beeld oordeel van de accountant.
•
Scope: financiële rechtmatigheid, zoals deze nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheids-criteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings- en misbruik- en oneigenlijk-gebruikcriterium).
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: •
De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel; het separate oordeel over rechtmatigheid zoals we dat kennen uit de huidige controleverklaring vervalt hiermee.
•
Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie van maximaal 3% en minimaal 1%, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.
De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn:
© 2021 Deloitte The Netherlands
•
Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording.
•
Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.
•
Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen), waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren van de Participatiewet.
In 2020 hebben wij reeds gerapporteerd over het implementatietraject van de rechtmatigheidsverantwoording, nu de invoering een jaar vertraagd is zullen wij bij de accountantscontrole 2021 verdere aandacht besteden aan de status van het implementatietraject bij de gemeente Maassluis.
13
Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Belangrijkste boodschap
Cyberrisico’s Cybersecurityrisico’s blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende drie oorzaken:
Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
• • •
Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen ook kwetsbaarder voor schade aan de IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime. Steeds ingenieuzere aanvallen maken dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn. Er is soms nieuwe wetgeving van kracht (zoals de AVG) die organisaties dwingt hun informatiemiddelen op een efficiënte wijze te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen of te rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.
U dient cybersecurityrisico’s op een efficiënte wijze te managen, om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen bij het behalen van haar doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook met het oog op de jaarrekeningcontrole. Auditrespons Als onderdeel van onze controle verzoeken wij het management inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van cyberrisico’s, bijvoorbeeld als dit heeft geleid tot ongeautoriseerde wijzigingen in de IT-systemen of in de gegevens die met deze systemen worden beheerd, tot het openbaar worden van persoonsgegevens, andere vertrouwelijke gegevens of Intellectual Property, of tot het verstoren van de bedrijfsvoering. Wij zijn van plan besprekingen te organiseren met de relevante medewerkers binnen uw organisatie, om inzicht te krijgen in de met het oog op cyberrisico’s ingevoerde beheersingsmaatregelen. Indien er eventuele onvolkomenheden worden geconstateerd tussen de verwachte en de daadwerkelijke beheersingsmaatregelen op dit gebied, overwegen wij hoe dit onze controle beïnvloedt. Wij zullen naar aanleiding daarvan ook het management rapporteren over deze onvolkomenheden. Omgevingswet De Omgevingswet gaat in op 1 juli 2022. Met de Omgevingswet kunnen gemeenten in het fysieke domein het verschil maken.
De wet heeft als uitgangspunt ‘decentraal, tenzij’. Zo is er meer ruimte voor lokale afwegingen. Hierdoor kunnen de gemeenten meer maatwerk leveren en kunnen zij de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren. De Omgevingswet biedt (juridische) instrumenten om bijvoorbeeld energietransitie en klimaatadaptie mogelijk te maken. Inwoners en bedrijven profiteren hiervan, ook in de zin van participatie bij de beleidsvoorbereiding en de besluitvorming. De mate waarin de Omgevingswet een andere manier van werken noodzakelijk maakt, is afhankelijk van uw ambitie met de Omgevingswet en van uw huidige manier van werken. Hoe groot is uw ambitie met de Omgevingswet? En hoe ver staat uw huidige werkwijze af van de werkwijze die past bij uw ambitie? Het belangrijkste politiek-bestuurlijke document is in dit verband de Omgevingsvisie. In de Omgevingsvisie legt de gemeenteraad, integraal, de strategische hoofdkeuzes voor het beleid in de fysieke leefomgeving vast. De term ‘fysieke leefomgeving’ is daarbij heel breed en omvat onder meer de volgende beleidsterreinen: cultureel erfgoed, energie-infrastructuur, landbouw, landschap, ruimtelijke ordening, gezondheid, milieu, natuur en water. Wij adviseren u met het college afspraken te maken over de informatievoorziening inzake de status van de invoering van de Omgevingswet.
© 2021 Deloitte The Netherlands
14
02 Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
Gemeente Maassluis | Auditplan 2021
15
Controleteam Belangrijkste boodschap
De controle over het jaar 2021 en verder van de gemeente Maassluis staat onder leiding van Rein-Aart van Vugt (Engagement Partner). Hij is verantwoordelijk voor het coördineren en leveren van de dienstverlening aan de gemeente Maassluis, teneinde de hoogwaardige kwaliteit van onze dienstverlening te garanderen.
Reikwijdte van onze controle
Onze multidisciplinaire aanpak betekent dat sectorspecialisten en professionals met diverse achtergronden en vaardigheden worden ingeschakeld. De complexiteit van de branche waarin de gemeente Maassluis actief is, vereist dat wij de geschikte specialisten bij de controle betrekken. Zij hebben de benodigde kennis en ervaring om een kwalitatief hoogwaardige controle uit te voeren op het gebied van de financiële verslaggeving en de internebeheersmaatregelen van de gemeente Maassluis.
Onze controle uiteengezet
De sleutelposities in het controleteam zijn ten opzichte van het boekjaar 2020 gewijzigd op het niveau van controleleider. Vanaf het boekjaar 2021 heeft Hugo Moerman de rol van controleleider van Sandra van Burg overgenomen binnen het team van de gemeente Maassluis. Hugo is reeds 3 jaar betrokken bij de accountantscontrole van de gemeente Maassluis, zodat behoud van kennis en consistentie in aanpak en werkwijze zijn geborgd.
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
Rein-Aart van Vugt Engagement Partner
Anne-Margriet de Winter Senior Manager
Hugo Moerman Controleleider
06 - 11 00 2352 RvanVugt@deloitte.nl
06 -12 01 0912 AMdeWinter@deloitte.nl
06-22 32 9915 hmoerman@deloitte.nl
Rein-Aart werkt ruim 25 jaar exclusief voor cliënten in de publieke sector. Rein-Aart heeft brede ervaring op het gebied van de gemeentelijke verslaggeving en AO/IC. Daarnaast is hij lid van de commissie BBV en verzorgt hij diverse congressen, trainingen en cursussen voor raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Hij kan vanuit die functie uw gemeente goed adviseren over de actuele ontwikkelingen die bij uw gemeente spelen.
Anne-Margriet is manager en heeft ruim 17 jaar ervaring in de gemeentebranche. Zij heeft brede ervaring op het gebied van de gemeentelijke verslaggeving en AO/IC. Haar specifieke expertise zijn (complexe) grondexploitaties en het beheer en exploitatie van gemeentelijk Vastgoed. Daarnaast verzorgt zij verschillende cursussen over de ontwikkelingen in de gemeentelijke branche, waaronder de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.
Hugo is 4 jaar werkzaam in de controlepraktijk en is betrokken bij de landelijke gemeentebranche. Hij is met name deskundig op het gebied van verslaggeving en AO/IC.
16
Begrote uren jaarrekeningcontrole Belangrijkste boodschap
In het NBA-rapport ‘In het publieke belang’ is als maatregel benoemd dat de accountant aan het toezichthoudend orgaan rapporteert hoeveel partner- en teamuren hij verwacht te besteden en heeft besteed aan het uitvoeren van de controle. Het aantal uren van de partner, de manager en het team ten opzichte van het in totaal bestede aantal uren kan worden gezien als een indicator voor de kwaliteit van de uitgevoerde controle. Wij verwachten de volgende aantallen uren te zullen besteden aan onze controle van de jaarrekening van de gemeente Maassluis. Wij gaan er hierbij van uit dat teamleden van het geschikte niveau hiermee voldoende tijd en aandacht aan de opdracht zullen besteden.
Reikwijdte van onze controle
Functieniveau
Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage
© 2021 Deloitte The Netherlands
Relatief
Partner
55
6,5%
Audit manager
172
20,4%
Controleleider
254
23,0%
Overige teamleden, incl. specialisten WNT en IT
364
43,1%
Totaal
845
100%
Het honorarium voor de accountantscontrole is als volgt opgebouwd: • All-in jaartarief conform artikel 4.1. Honorarium accountantscontrole 2021
Actualiteiten
Bijlagen
Geplande uren
€ 95.000 € 95.000
Belangrijkste uitgangspunten voor de jaarrekeningcontrole 2021 •
Voor de realisatie hiervan gaan wij uit van een effectieve samenwerking.
•
Een AO/IB met enkele tekortkomingen; wij hebben onze geplande uren voor 2021 afgestemd op de tijdens de laatste jaarrekeningcontroles gerealiseerde aantallen uren. Dit geeft u als raad het comfort dat in het geval van enkele tekortkomingen uw planning-en-control cyclus alsnog gerealiseerd kan worden.
•
Een adequate en tijdige oplevering van de gevraagde controle-informatie en -documentatie.
•
Bij aanvang van de controle van de jaarrekening zijn de conceptstukken zonder openstaande punten beschikbaar. Dit impliceert dat de te controleren jaarrekening en de verantwoordingsstukken tijdig gereed zijn en voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving en verslaggevingsvoorschriften.
•
Het Naleven van overeengekomen tijdsplanning (zowel door ons als door u als gemeente).
•
Voor het boekjaar 2021 zijn er op dit moment geen significante wijzigingen bekend in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV) en/of in de reikwijdte van de accountantscontrole.
17
Onafhankelijkheid Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
© 2021 Deloitte The Netherlands
Deloitte is onafhankelijk van de gemeente Maassluis Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van zowel ons als accountant als van het college en de gemeenteraad van de gemeente Maassluis. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging en in het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad. Wij identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdeel van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Een strikt beleid, dat dat Deloitte duidelijk wordt gecommuniceerd. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf voor aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties en voor geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam. Specifieke waarborgen en procedures
Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures ingesteld om (veronderstelde) bedreigingen voor haar onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan, zoals: • Deloitte voert vóór het afgeven van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd. • Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en de onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht vindt een formele overweging en beoordeling plaats, om te zien of aanvaarding van deze diensten, dan wel voortzetting van de controleopdracht, gepast is.
18
‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage Actualiteiten
Bijlagen
De ‘Tone at the top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en heeft voornamelijk betrekking op het gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the top’ bij de gemeente Maassluis. Dit stelt ons in staat om, waar nodig, onze waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van de interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens: het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico’s, en de ondernomen acties om frauderisico’s te beperken, inclusief de risico’s van omkoping, corruptie en cybersecurity.
Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor: het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne-beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico’s te identificeren, en het beoordelen van de competentie en de integriteit van het management. Onze verantwoordelijkheden Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en van anderen binnen de gemeente ten aanzien van: de interne beheersing, de risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico’s op fraude te identificeren en erop in te spelen), en de eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die het eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico’s op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft verstrekt over zijn visie op de bedrijfsvoering en op ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico’s op fraude binnen de gemeente te identificeren en hierop in te spelen.
Als accountant verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen begrippen ‘fraude’ en ‘fouten’ is het antwoord op de vraag of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is uitgevoerd. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.
© 2021 Deloitte The Netherlands
19
Onze kwaliteitsbelofte Belangrijkste boodschap Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet
Communicatie en rapportage
De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Maassluis Het dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling; niet alleen op het gebied van de accountancy, maar ook op werkvelden als IT en cybersecurity en door het inzetten van data analytics als onderdeel van de controleaanpak, evenals door het in het controleteam opnemen van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, onze procedures en onze controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.
Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat bovendien uit van een sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controles besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en die van onze professionals te beschermen, vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn:
Actualiteiten
Bijlagen
•
Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.
•
Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.
•
Onafhankelijkheid – Het monitoringproces om de naleving van de onafhankelijkheidsregels vast te stellen.
•
Consultatie – Het stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.
•
•
Professionele ontwikkeling – Het investeren in diverse programma’s die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling.
Continu veranderingsproces – Het leren van het verleden, zodat wij ons beleid, onze procedures en onze controleaanpak verder kunnen versterken, om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.
Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in, op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat zij diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Maassluis geborgd.
© 2021 Deloitte The Netherlands
20