RIB-241433-Strategisch meerjarenplan IB-signed (14-04-2026)

RAADSINFORMATIEBRIEF (RIB)

hidden_achternaam hidden_voornaam hidden_tussenvoegsels

Zaaknummer :

Z/26/160900

Documentnummer: D/26/241433 Inlichtingen: Team: Dienstverlening Portefeuillehouder: Portefeuillehouder Schneider Onderwerp: Stand van zaken archief en informatiebeheer Bijlage(n): Strategisch meerjarenplan 2026–2028 informatiebeheer

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw

Geachte leden van de raad, Goed informatiebeheer wordt steeds belangrijker. Digitalisering, veranderende wetgeving en onze dienstverlening spelen hierin een grote rol. De afgelopen jaren hebben we daarom met resultaat, maatregelen genomen om ons informatiebeheer te verbeteren. Er staat een solide basis vanwaar we verdere stappen gaan ondernemen om onze informatiehuishouding naar een hoger niveau te tillen. De vier organisaties hebben informatiebeheer binnen de GR SC MER 2023 aan Servicecentrum MER gemandateerd. Alle vier de organisaties zijn daarbij verplicht te voldoen aan de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling. In het kader van deze verplichtingen heeft de archiefinspecteur een audit uitgevoerd (2024) op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet en oefent de provincie Limburg jaarlijks interbestuurlijk toezicht uit. Dit gebeurt per organisatie, evenals de terugkoppeling. Interbestuurlijk toezicht Vanuit het toezicht over 2022 – 2023 is aangegeven dat alle vier de organisaties de informatie- en archiefbeheer taken in redelijke mate behartigen. Over 2023 – 2024 is geen oordeel ontvangen wegens achterstanden bij de provincie Limburg. Over 2024 – 2025 is er in maart 2026 een voorlopig oordeel ontvangen, dat alle vier de organisatie de informatie- en archiefbeheer taken nu in voldoende mate behartigen.

Dit oordeel bevestigt de ingezette ontwikkeling in de afgelopen jaren. Het formele oordeel 2023 – 2024 zal worden meegenomen in de formele beoordeling over 2024 – 2025 die we verderop in 2026 verwachten. Zodra deze formele beoordeling is ontvangen, zullen we uw raad hierover informeren. KPI-audit Uit de KPI-audit van 2024 bleek dat de vier organisatie op een aantal punten nog niet volledig voldoen aan de wettelijke eisen voor informatie- en archiefbeheer, ondanks de grote zichtbare stappen die er de afgelopen jaren gezet zijn. De belangrijkste bevindingen waren gericht op het vernietigen van digitale archiefbescheiden, vervangingsbeleid, het ontbreken van een kwaliteitssysteem en meervoudige beheeromgevingen en opslaglocaties in combinatie met het ontbreken van een degelijk documentair structuurplan geven risico’s op het gebied van authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid.

Pagina 1 van 2

Strategisch meerjarenplan Informatiebeheer 2026-2028 Om voornoemde aanbevelingen en ontwikkelpunten breder aan te kunnen pakken, is er in 2025 gewerkt aan strategisch meerjarenplan Informatiebeheer. Dit is onlangs vastgesteld om de ontwikkeling van ons beleid te bestendigen en door te zetten. Dit plan richt zich op de volgende pijlers die samen zorgen voor een toekomstbestendig informatiebeheer: 1. Procesverbeteringen 2. Teamontwikkeling 3. Gerichte acties n.a.v. aanbevelingen voortkomende uit de KPI-audit De input vanuit de laatste audit en IBT zijn in het plan opgenomen. In de uitvoering blijft er daarbij ruimte om in te kunnen spelen op aanbevelingen vanuit IBT of de audit die zullen volgen. De uitvoering past binnen de financiële kaders van de SC MER begroting. Als er tijdens de uitvoering aanvullende acties naar voren komen die financiële impact hebben, dan zullen die via de regulier P&C cyclus aan u voorgelegd worden. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Maasgouw, De secretaris,

De burgemeester,

C.M. Keersmaekers

D.W.J. Schneider

Pagina 2 van 2