Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Maasgouw 2024

Raadsvergadering 05-03-2024

Documentnummer:

D/23/133577

Zaaknummer:

Z/23/122118

fin

Voorstel tot vaststellen Archiefverordening gemeente Maasgouw 2024

Van:

College (portefeuillehouder Schneider)

Voorstel:

De raad besluit: - De Archiefverordening gemeente Maasgouw 2024 vast te stellen.

Bijlagen:

Bijgevoegd:

Bijlage 1; Raadsbesluit Archiefverordening Gemeente Maasgouw Bijlage 2; Overzicht wijzigingen in oude en nieuwe Archiefverordeningen

*BARCODE*

Pagina 1 van 3

Toelichting Voorstel tot vaststellen Archiefverordening gemeente Maasgouw 2024

Samenvatting:

Naar aanleiding van het programma “Verbeterplan Informatiebeheer“ en de daar onderliggende diverse toezichtsrapportages met betrekking tot het archief- en informatiebeheer zijn de archiefverordeningen voor de 4 organisaties geactualiseerd en geharmoniseerd. Met dit voorstel wordt de geactualiseerde archiefverordening aangeboden met het verzoek hiermee in eerste aanleg akkoord te gaan en in tweede aanleg deze archiefverordening voor te leggen aan het Algemeen Bestuur en aan de drie gemeenteraden met het verzoek deze vast te stellen.

Inleiding:

Eén van de verbeterpunten uit het “Verbeterplan Informatiebeheer” is het actualiseren van de archiefverordening. Tijdens de laatste KPI-Audits (horizontaal toezicht), welke zijn uitgevoerd eind 2021/begin 2022, is geconstateerd dat de archiefverordening actualisatie behoeft. Op basis van deze constatering is de afgelopen periode gewerkt aan een actualisatie van de archiefverordening waarbij direct ook is gekeken naar harmonisatie van de verschillende archiefverordeningen. Achtergrond van deze harmonisatie is naast het feit dat Servicecentrum MER voor de 4 organisaties het archief- en informatiebeheer uitvoert en daarmee een uniforme werkwijze gewenst is vanuit de dagelijkse gang van zaken ook de wens van het bestuur om op het vlak van archief-en informatiebeheer waar mogelijk te harmoniseren. Doel:

Het doel van dit voorstel is het actualiseren en harmoniseren van de archiefverordeningen voor de 4 organisaties, te weten Servicecentrum MER en de gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw en Roerdalen. Beslispunten:

1. De Archiefverordening gemeente Maasgouw 2024 vast te stellen. Argumenten:

Indien er voor gekozen wordt om niet in te stemmen met dit voorstel wordt de archiefverordening niet geactualiseerd en bestaat de kans dat de provincie en of de archiefinspecteur bij de verschillende inspectierondes opmerkingen/kanttekeningen plaatsen bij de geldende archiefverordening. Kanttekeningen: N.v.t. Samenhang met andere Beleidsdocumenten: N.v.t.

Pagina 2 van 3

Communicatie:

Na vaststelling van de archiefverordening door het Algemeen Bestuur en de drie gemeenteraden zal de archiefverordening gepubliceerd worden op overheid.nl, waarna deze voor eenieder te raadplegen is. Financiën

Met dit voorstel zijn geen financiële consequenties gemoeid gezien het feit dat het om een actualisatie en harmonisatie gaat van de archiefverordening. De daaruit voortvloeiende werkzaamheden zijn, conform Dienstverleningsovereenkomst Archief- en Informatiebeheer, reeds ondergebracht bij Servicecentrum MER. Planning en uitvoering: Vervolgproces:

In verband met de Dienstverleningsovereenkomst Archief- en Informatiebeheer is het besluitvormingsproces m.b.t. de archiefverordening anders dan gebruikelijk en behoeft het voorstel niet geaccordeerd te worden in het BDB maar wordt het BDB middels het voorstel geïnformeerd over de actualisatie van de archiefverordening waarna het direct kan worden geagendeerd op de agenda’s van het Dagelijks Bestuur en de colleges van Burgemeester & Wethouders van de gemeenten Aankruisen: X X X

X X

Soort overleg MT-SC MER/Directie BDB POHO DB Colleges OR BLO AB Gemeenteraad

Datum behandeling

Bijlagen:

Bijlage 1; Raadsbesluit Archiefverordening Gemeente Maasgouw Bijlage 2; Overzicht wijzigingen in oude en nieuwe Archiefverordeningen

Pagina 3 van 3