raadsvoorstel aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

Raadsvergadering 20-12-2022

D/22/085587 Documentnummer: Zaaknummer:

Z/22/027539

nee

Voorstel tot aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

Van:

Presidium

Voorstel:

Voorgesteld wordt om: 1. De accountantsdiensten 2023-2026 samen met de gemeenten Roerdalen en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. 2. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 vast te stellen.

Bijlagen:

Bijgevoegd: 1. Raadsbesluit 2. Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 Ter inzage: n.v.t.

Namens het presidium, De griffier,

*Z0243B1A0E7*

Pagina 1 van 3

Toelichting Voorstel tot aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026

Inleiding: De overeenkomst met de accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening loopt tot en met de controle van de jaarrekening 2022. Het aanwijzen van de accountant is volgens het tweede lid van artikel 213 van de gemeentewet een bevoegdheid van de gemeenteraad. Om op tijd een nieuwe accountant aan te kunnen wijzen en dus een nieuwe overeenkomst met een accountant te kunnen sluiten, moet binnenkort worden gestart met een Europese aanbestedingsprocedure. Beslispunten: 1. 2.

De accountantsdiensten 2023-2026 samen met de gemeenten Roerdalen en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 vast te stellen.

Toelichting: De accountantsdiensten moeten worden aanbesteed. In dit geval gaat het een Europese aanbesteding. Dat zou overigens ook het geval zijn als de gemeente Maasgouw apart zou aanbesteden. Het drempelbedrag voor Europese aanbesteding wordt in beide gevallen bereikt. De vorige aanbesteding voor accountantsdiensten gebeurde samen met de gemeente Roerdalen en het Servicecentrum MER. Nu sluit de gemeente Echt-Susteren ook aan. Het gaat dus om drie gemeenten met ieder een eigen jaarrekening en de jaarrekening van het SC MER. Elke organisatie sluit apart de overeenkomst met die ene accountant voor de duur van vier jaar, met mogelijke verlenging voor de duur van vier jaar. De raad stelt het programma van eisen vast, daarna begint het aanbestedingsproces. De beoordeling van de offertes vindt plaats door een beoordelingscommissie bestaande uit: • 1 lid auditcommissie Maasgouw • 1 lid auditcommissie Roerdelen • 1 lid accountantscommissie Echt-Susteren • 1 afgevaardigde van het Servicecentrum MER (dat heeft geen audit- of accountantscommissie) • 4 financieel deskundigen (van elke organisatie 1) • 1 adviseur verbijzonderde interne controle (SC MER, maar werkzaam voor de 4 organisaties) Het aanbestedingsproces en de beoordelingscommissie worden begeleid door een inkoopadviseur. De uitkomst van de beoordeling is meteen de uitkomst van het aanbestedingsproces.

Er mag namelijk alleen worden beoordeeld volgens de criteria en wegingen zoals opgenomen in het programma van eisen. Dat leidt automatisch tot een uitkomst. Let op: als de raad in juli 2023 besluit over het aanwijzen van de accountant (volgens artikel 213) kan dat dus geen andere accountant zijn dan de winnaar van deze aanbesteding. Argumenten: Het hebben van dezelfde accountant voor deze vier organisaties zorgt er o.a. voor dat het Servicecentrum MER van maar één accountant de werkwijze en aanpak hoeft te weten. Bij vier aparte aanbestedingen zouden dat vier andere accountants, met vier andere werkwijzen en aanpakken kunnen zijn. Servicecentrum MER speelt een grote rol in de informatie die een accountant nodig heeft voor het uitvoeren van de jaarrekeningcontroles van de drie gemeenten. Kortom: overwegingen van doelmatigheid en doeltreffendheid leiden tot het advies tot gezamenlijke aanbesteding.

Pagina 2 van 3

Het programma van eisen is besproken met de auditcommissie Maasgouw in een gezamenlijke bijeenkomst met de andere audit- en accountantscommissie en de opstellers. Het advies van de auditcommissie is in te stemmen met de gezamenlijke aanbesteding en het programma van eisen vast te stellen. Kanttekeningen: Bij geen inschrijvingen of alleen ongeldige inschrijvingen doet zich het probleem voor dat de raad in juli nog geen accountant aan kan wijzen. In dat geval wordt de raad zo snel mogelijk geïnformeerd. Samenhang met andere Beleidsdocumenten: Controleverordening gemeente Maasgouw, artikel 2 opdrachtverlening accountant, waarin onder meer is vermeld: 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Verordening op de Audit-Commissie gemeente Maasgouw 2014, Artikel 3 Taken, lid 2: Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a.

de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming; Communicatie: Alle communicatie over de aanbesteding gebeurt via TenderNed. Financiën Op dit moment nog niet van toepassing. Planning en uitvoering: De procedure start in januari 2023 en de raad kan in juli de accountant aanwijzen.

Team: Griffie

Pagina 3 van 3