ONTVANGEN 29-05-2024 152494-Raadsinformatiebrief aanbesteding leerlingenvervoer

RAADSINFORMATIEBRIEF (RIB)

hidden_achternaam hidden_voornaam hidden_tussenvoegsels

Zaaknummer :

Z/23/033945

Documentnummer: D/24/152494 Team: Sociaal Domein Portefeuillehouder: Portefeuillehouder Wilms Onderwerp: Aanbesteding leerlingenvervoer Bijlage:

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw

Geachte leden van de raad,

Inleiding De Midden-Limburgse gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw, Nederweert, Roerdalen, Roermond en Weert hebben aan Omnibuzz een opdracht verstrekt om de aanbesteding en de uitvoering van het leerlingenvervoer op te dragen aan Omnibuzz. Het algemeen bestuur Omnibuzz heeft op 27 september 2023 o.a. ingestemd met het instellen van een bestuurlijke adviescommissie voor het leerlingenvervoer. Via deze adviescommissie is de betrokkenheid van de bestuurders leerlingenvervoer geborgd. Op 1 augustus 2024 start Omnibuzz met de uitvoering van het Leerlingenvervoer voor zes MiddenLimburgse gemeenten en het Gym-zwemvervoer voor Roermond. De aanbesteding is middels een Europese aanbestedingsprocedure aangeboden op Tenderned. Op 20 februari jongstleden is het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst Omnibuzz samengekomen om de individuele beoordelingen te bespreken en te komen tot een definitieve beoordeling van de inschrijvingen. Dit beoordelingsteam was gevormd door twee personen namens Omnibuzz en twee personen namens de deelnemende gemeenten. Proces gunning Het dagelijks bestuur Omnibuzz heeft 22 februari 2024 digitaal ingestemd met de voorlopige gunning leerlingenvervoer Midden-Limburg en het gym-zwemvervoer Roermond conform beoordelingsverslag en conform advies bestuurlijke Commissie Leerlingenvervoer.

De aanbestedende dienst Omnibuzz moet alle inschrijvers in staat stellen om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing. Dit betekent dat 23 februari 2024 alle inschrijvers een voorlopige gunning hebben ontvangen en na een wachttijd van 20 kalenderdagen waarin bezwaar aangetekend kon worden op 15 maart de definitieve gunning is afgegeven en de overeenkomsten konden worden afgesloten. Eveneens worden de ouders, opvoeders en scholen van de huidige leerlingen geïnformeerd over de aanbesteding en de definitieve gunning en wat dit concreet voor hen ten gevolge heeft. Dit alles in afstemming met de deelnemende gemeenten. Definitieve gunning -

Perceel 1 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen binnen de gemeenten Echt-Susteren, Roerdalen en Roermond. De opdracht is gegund aan Vervoerservice van Driel B.V.

-

Perceel 2 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen binnen de gemeenten Leudal, Maasgouw, Nederweert en Weert. De opdracht is gegund aan Willemsen-de Koning Groep B.V. 2

Pagina 1 van 3

-

Perceel 3 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen gelegen ten westen en noorden van de percelen 1 en 2. De opdracht is gegund aan Vervoerservice van Driel B.V.

-

Perceel 4 Vervoer van leerlingen naar bestemmingen gelegen ten zuiden van de percelen 1 en 2. De opdracht is gegund aan Munckhof Taxi B.V.

-

Perceel 5 gym-zwemvervoer met Touringcar gemeente Roermond De opdracht wordt gegund aan Wolters Taxi- en Touringcar B.V.

Financiën De inschrijftarieven van de diverse vervoerders zijn niet buitenproportioneel hoog en marktconform. De kosten van het leerlingenvervoer zullen in totaliteit echter aanzienlijk stijgen. Omnibuzz heeft een berekening gemaakt op basis van het door de gemeenten aangeleverde aantal leerlingen. Hierbij werd uitgegaan van 709 leerlingen die alle schooldagen gebruik maken van leerlingenvervoer. Facturatie en afrekening geschiedt echter op de daadwerkelijk gemaakte ritten en naar verwachting zullen de kosten daardoor uiteindelijk lager uitvallen. De kosten van leerlingenvervoer zijn opgenomen in de (meerjarige) begroting van Omnibuzz die in de raadsvergadering van 28 mei 2024 behandeld wordt. Verdeling van het takenpakket Vanaf start schooljaar 2024-2025 is Omnibuzz verantwoordelijk voor de uitvoering van het leerlingenvervoer van gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw, Nederweert, Roerdalen, Roermond en Weert. En voor het gym-zwemvervoer van gemeente Roermond. Dit betekent concreet dat de individuele gemeenten verantwoordelijk zijn voor het indicatie en besluitvormingsproces toekenning leerlingenvervoer. Daarnaast zijn gemeenten verantwoordelijk voor het aanleveren van de leerling gegevens aan Omnibuzz. Omnibuzz is verantwoordelijk voor de uitvoering van het leerlingenvervoer.

We onderscheiden hierin samengevat de volgende stappen: - Ritaanname en ritplanning van de vervoerder controleren - Contractbeheer - Factuurcontrole - Kwaliteitsbeheer - Klachtafhandeling - Informatievoorziening en relatiebeheer - Relatiebeheer vervoerders - Opstellen van rapportages ten behoeve van bestuur, directie, managementteam en andere belanghebbenden. - Organiseren van een bestuurlijk gremium leerlingenvervoer. - Duiding van de kosten van de producten per gemeente. - Begroting en verantwoording per gemeente. Wat betekent dit concreet voor de inwoners van de betrokken gemeenten? De gemeente blijft het aanspreekpunt voor aanvragen leerlingenvervoer en de beoordeling hiervan. Hierin wijzigt niets voor de inwoners. Op het moment dat de gemeente de leerling bij Omnibuzz aanmeldt voor het leerlingenvervoer, zullen er zaken anders gaan dan voorheen. Ouders, verzorgers en leerlingen zijn gewend dat veel communicatie via de vervoerder verloopt. Echter zal Omnibuzz ten alle tijden het aanspreekpunt zijn. Omnibuzz beschikt over alle ritdata en vindt het belangrijk dat ze weten wat er daadwerkelijk speelt binnen het vervoer. Omnibuzz voorziet de ouders van de juiste informatie. Ouders, verzorgers ontvangen van Omnibuzz een informatiefolder over het leerlingenvervoer waarin duidelijk de spelregels van het vervoer worden uitgelegd.

Deze folder wordt momenteel in afstemming met gemeenten opgesteld. In de aanbesteding zijn duidelijke prestatieafspraken gemaakt. Dit omdat het belangrijk is dat leerlingen tijdig vervoerd worden, niet onnodig lang in het voertuig zitten en dat er vaste chauffeurs zijn. De vervoerder moet uitgaan van een ritplanning waarbij voor iedere leerling gedurende de gehele week, dezelfde rit geldt (vaste tijdstippen, chauffeur(s), voertuig, medepassagiers en dergelijke), tenzij dit organisatorisch/vervoerkundig niet haalbaar is.

Pagina 2 van 3

Om rust, structuur en duidelijkheid op de routes te realiseren hebben leerlingen een vaste zitplaats in het voertuig die door de chauffeur wordt gehandhaafd. De aflevertijd en ophaaltijd aan school moet gelegen zijn binnen een tijdsmarge van 5 tot 15 minuten vóór het aanvangstijdstip respectievelijk 5 tot 15 minuten ná het eindtijdstip van (les)activiteiten van de desbetreffende leerlingen. Het is nadrukkelijk niet toegestaan om leerlingen al eerder dan deze marge af te zetten bij de school/ bestemming. Bij de uitvoering van het leerlingenvervoer dient de opdrachtnemer er rekening mee te houden dat de individuele verblijfstijd zo beperkt mogelijk is. De individuele reistijd (verblijfstijd in het voertuig per rit) per leerling is gelimiteerd tot maximaal 60 minuten. Wij gaan uit van een vaste (pool) chauffeur(s) per route, maar maximaal drie vaste chauffeurs per route zijn toegestaan. De inzet van een andere chauffeur op een rit/route wordt uitsluitend toegestaan in geval van ziekte, vakantie of ontslag van de vaste chauffeur(s). In voornoemde gevallen dienen alle betrokkenen, waaronder de ouders/verzorgers, in de betreffende rit/route zo spoedig mogelijk door de vervoerder te worden geïnformeerd over genomen maatregelen. Een vervoerder kan zich niet beroepen op de onmogelijkheid om tijdig voldoende chauffeurs te werven.

In het leerlingenvervoer gaan we werken met één systeem voor alle gebruikers waardoor we garant staan voor een eenduidige werkwijze voor alle gebruikers. Ouders en verzorgers ontvangen een inlog voor een portaal waarbinnen ze de leerling kunnen afmelden met reden en aanmelden. Ook kan hier een klacht ingediend worden. Klachten over de uitvoering van het vervoer wordt door Omnibuzz middels de klachtenprocedure behandeld. Er wordt een klachtenregeling vastgesteld voor klachten als gevolg van de uitvoering. De eerste beoordeling van de klacht wordt door Omnibuzz gedaan. Wij sturen zoveel mogelijk op het digitaal doorgeven van bovenstaande. Echter kan al het bovengenoemde ook op werkdagen telefonisch worden doorgegeven bij Omnibuzz. Omnibuzz hecht veel waarde aan de kwaliteit van het vervoer. Dit is zichtbaar door het feit dat structurele gesprekken met de gecontracteerde vervoerders een structurele taak is in ons takenpakket. Start schooljaar Er wordt veel waarde gehecht aan een jaarlijks goede start van het nieuwe schooljaar, dit is ook opgenomen in het programma van eisen in de aanbesteding. Om gestructureerd en goed vervoer te garanderen hanteren we gedurende een periode van vijf weken een mutatiestop.

Dit betekent dat aanmeldingen die bij de vervoerder vanaf drie weken voor de start van het nieuwe schooljaar binnenkomen tot en met de tweede schoolweek in het schooljaar geen verplichting heeft de mutaties te verwerken. Deze mutaties moeten uiterlijk verwerkt zijn in de derde schoolweek. Het staat de vervoerder vrij om mutaties die sneller verwerkt kunnen worden eerder door te voeren. Hierover wordt Omnibuzz geïnformeerd door de vervoerder. Omnibuzz zal ieder schooljaar uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de laatste week voor de zomervakantie de benodigde informatie verstrekken aan de vervoerder. De vervoerder moet uiterlijk 3 weken voor aanvang van het nieuwe schooljaar de concept-ritplanning voor het betreffende schooljaar aan Omnibuzz toesturen. De vervoerder informeert de ouders/verzorgers van de leerling schriftelijk én mondeling (tijdens een persoonlijk kennismakingsgesprek met de chauffeur aan huis) minimaal 3 werkdagen voorafgaand aan de start van het nieuwe schooljaar. De informatie bevat alle door de opdrachtnemer noodzakelijk geachte gegevens doch minimaal het ophaaltijdstip, het tijdstip waarop de leerling wordt thuisgebracht, informatie over de chauffeur, de locatie van ophalen. De vervoerder is verplicht om voorafgaand aan de start van het schooljaar de chauffeur kennis te laten maken met de leerling. Wij hopen u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben.

Met vriendelijke groet, Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Maasgouw, De secretaris,

De burgemeester,

C.M. Keersmaekers

D.W.J. Schneider

Pagina 3 van 3