ONTVANGEN 22-09-2022 - 70639-Raadsinformatiebrief over horizontale- en verticale verantwoording archief o_70639--signed

RAADSINFORMATIEBRIEF (RIB)

Hansen Dorien

Registratienr :

D/22/070639

Inlichtingen:

Steven Pickwell Teammanager Informatisering SC MER Team: Bestuurszaken Strategie en Control Portefeuillehouder: Strous Onderwerp: Raadsinformatiebrief over horizontale- en verticale verantwoording archief op basis van KPI-audit 2021 Bijlage: 1. Brief aan de provincie 2. Brief van de provincie IBT toezicht archief 3. Verslag ten behoeve van horizontaal toezicht

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw

Geachte leden van de raad, Via deze brief informeren wij de Raad over de status van het archiefbeheer volgens wettelijk gestelde eisen van het ‘Horizontaal Toezicht Wet RGT (Revitalisering Generiek Toezicht)’ en verticaal volgens de ‘Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Maasgouw houdende regels omtrent het archief Archiefverordening Gemeente Maasgouw 2018’. De Provincie Limburg wordt via bijgaande informatiebrief geïnformeerd. De laatste keer (11-02-2021) bent u geïnformeerd met RIB D/20/006531 over de stand van zaken wat betreft de uitvoering van de archieftaken. Dit op basis van het verslag over de uitgevoerde archief KPIaudit 2019 en het hieruit voortvloeiende verbeterplan; beide documenten zijn ook gedeeld met de provincie. De provincie controleert op basis van de Wet RGT of de gemeente de bepalingen van de Archiefwet terdege uitvoert. Dit betekent dat het college van burgemeester en wethouders verantwoording aflegt over de uitvoering van de archieftaken door de gemeente aan zowel de gemeenteraad als de provincie. Dit gebeurt op basis van het ‘Verslag ten behoeve van het horizontaal toezicht’ (de archief KPI-audit). Dit verslag komt tot stand door het toezicht dat de gemeentearchivaris (in de rol van archiefinspecteur) uitvoert op de archieven.

Met het Historisch Centrum Limburg (HCL) heeft het SC MER een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) gesloten tot het uitvoeren het toezicht (de archief KPI-audit). Op basis van de aangereikte informatie en de interviews heeft de gemeentearchivaris een verslag opgemaakt. De VNG heeft in 2012 een Handreiking opgesteld, genaamd: "Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (sinds 2020 acht KPI's)". Wanneer de archief-KPI's op de juiste wijze worden ingevuld, voldoet de gemeente aan de informatieverplichting aan de provincie. Door de vergaande digitalisering en het digitaal zaakgericht werken binnen het SC MER en de drie gemeenten blijft de invloed van het horizontaal toezicht niet beperkt tot een correcte vorming van archieven en dossiers. Het nieuwe toezicht en de inzet van de KPI's geeft daarmee ook een oordeel over de wijze waarop het aspect informatievoorziening in de breedste vorm is georganiseerd.

Pagina 1 van 2

De archief KPI-audit 2021 heeft betrekking op het informatiebeheer van het SC MER en de gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw en Roerdalen als geheel. Om een beeld te krijgen van de huidige situatie heeft de gemeentearchivaris (in de rol van archiefinspecteur) een analyse uitgevoerd van bestaande documentatie van de vier organisaties. De relevante documentatie is door medewerkers in de organisaties verzameld en ter beoordeling aangereikt. Op basis van een analyse van deze documentatie zijn aanvullende interviewgesprekken gevoerd met leidinggevenden en diverse medewerkers. De verzamelde informatie is daarna getoetst aan de KPIchecklist van de VNG. Op alle onderdelen in deze checklist zijn de bevindingen uitgewerkt. Sommige bevindingen geven reden tot actie door de vier organisaties en leiden daarmee tot verbeterpunten. De laatste archief KPI-audit is in 2019 uitgevoerd. De bevindingen van de archief KPI-audit 2019 zijn opgenomen in het Verbeterplan Archiefbeheer 2020. Dit verbeterplan is ter besluitvorming aangeboden aan het DB van het SC MER en de colleges van B&W van de 3 gemeenten en ter kennisname aan de drie gemeenteraden. Over de besluitvorming wordt de Provincie Limburg geïnformeerd. Op basis van de vier verslagen kunnen onderstaande conclusies getrokken worden: 1.

2.

3.

4.

Op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau is op het gebied van de informatiehouding (inrichting informatie- en archiefbeheer) nog het nodige te verbeteren c.q. te professionaliseren in het belang van de bedrijfsvoering, dienstverlening en verantwoording. De informatiehuishouding is binnen het SC MER, de gemeente Echt-Susteren, Maasgouw en Roerdalen op management- en bestuurlijk niveau niet op orde. Dat heeft ook consequenties voor de uitvoering (kwantitatief en kwalitatief). De huidige situatie van de informatiehuishouding is als zeer zorgelijk te beschouwen. Elke dag meer risico op verlies aan informatie, niet meer kunnen terugvinden, onvoldoende verantwoording kunnen afleggen, onjuiste informatie naar burgers e.a., mogelijke datalekken etc. Om alle verbeterpunten te kunnen realiseren, zijn de nodige financiële middelen nodig c.q. een aanzienlijke uitbreiding van de formatie.

De bovenstaande conclusies geven reden tot actie door de vier organisaties en leiden daarmee tot verbeterpunten. Deze verbeterpunten worden gebundeld in een verbeterplan 2022. Dit is een vervolg op het verbeterplan Archiefbeheer 2020, waarbij de inzichten van het nieuwe verslag zijn verwerkt. Het verbeterplan 2022 wordt in kader van verantwoording en (horizontaal/verticaal) toezicht met de raad en de provincie gedeeld.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Maasgouw, De secretaris,

De burgemeester,

W.R.J.H. Ploeg

S.H.M. Strous

Pagina 2 van 2