ONTVANGEN 12-05-2023 106504-Jaarverslag MER OD en Jaarverslag/jaarrekening RUD-signed

RAADSINFORMATIEBRIEF (RIB)

van der Sterren Patrick

Registratienr :

D/23/106504

Inlichtingen: van der Sterren, Patrick Team: Fysiek Domein Portefeuillehouder: Strous Onderwerp: Jaarverslag MER OD 2022 Bijlage: Bijlage 1: Jaarverslag

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw

2022 MER-OD Bijlage 2: Jaarverslag/Jaarrekening 2022 RUD LN;

Geachte leden van de raad, De MER-Omgevingsdienst werkt op basis van een uitvoeringsprogramma (het UP). Over dit UP wordt kwartaalgewijs bestuurlijk verantwoording afgelegd door middel van kwartaaldashboards. Het vierde kwartaal wordt gepresenteerd als jaarverslag. Wij hebben het Jaarverslag 2022 van de MEROmgevingsdienst ontvangen. Wij hebben dit jaarverslag vastgesteld. De Wet algemene bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) verplicht tot het opstellen van een jaarverslag voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Met de vaststelling van dit stuk wordt hieraan voldaan. Het jaarverslag bieden wij u ter kennisname aan. Leeswijzer Jaarverslag 2022 Het Jaarverslag 2022 wordt u gepresenteerd op dezelfde wijze als vorig jaar. Het jaarverslag is wederom op info-grafische wijze opgesteld, hetgeen is gedaan om de leesbaarheid te vergroten. Op deze manier kunt u bij het jaarverslag in één oogopslag zien hoeveel producten in 2022 zijn gerealiseerd en hoe zich dit verhoudt tot de planning/raming 2022. In de tekstblokken naast de icoontjes wordt een kernachtige toelichting gegeven op de gepresenteerde cijfers. Als extra bijlage is bijgevoegd het Jaarverslag/Jaarrekening 2022 van de RUD LN. Het jaarrekeningresultaat van de RUD LN bedraagt € 135.041.

Aan het Algemeen Bestuur van de RUD LN wordt voorgesteld om dit rekeningsaldo niet uit te keren aan de gemeenten, maar na vaststelling van de jaarrekening tot resultaatbestemming over te gaan en het resultaat incidenteel te storten in een te vormen algemene reserve. Door een algemene reserve te vormen, verbetert het weerstandsvermogen van ‘ruim onvoldoende’ naar ‘ruim voldoende’. Met het besluit heeft de RUD LN voldoende middelen om geïdentificeerde risico’s te dekken. Bovendien ontstaat er meer flexibiliteit om gedurende het begrotingsjaar in te spelen op ontwikkelingen. Ten aanzien van het Jaarverslag 2022 van de RUD LN kan worden opgemerkt dat er nagenoeg volledige overlap aan de orde is met het jaarverslag van de MER-OD. Het RUD-jaarverslag geeft vooral het wat meer ingedikte, regionale totaalbeeld op het gebied van de uitvoering van de wettelijke milieutaken, mede op basis van de resultaten van de MER-OD. Highlights Jaarverslag 2022 MER-OD Klantcontacten en klantvragen Het totale aantal klantcontacten van de MER-OD lag ook in 2022 wederom hoog (bijna 12.500 MERbreed), maar wel iets onder de raming (MER-breed 12% lager dan geraamd, Maasgouw 11% lager). Met name het aantal fysieke poststukken neemt af, maar ook het aantal telefonische klantcontacten lag lager dan de afgelopen jaren.

Een wat opmerkelijk beeld, omdat het merendeel van de vergunningverlenende, toezichthoudende en juridische werkzaamheden nog steeds toeneemt. Een mogelijke verklaring hiervoor is het feit dat er meer klantcontact door de OD-medewerkers plaatsvindt tijdens de procedures (werkafspraken binnen OD), waardoor het actief contact opnemen vanuit de klant niet altijd meer nodig is.

Pagina 1 van 4

Het aantal digitale klantcontacten is wat gestabiliseerd. De klantcontacten betreffen met name vragen op het gebied van bouwregelgeving, bestemmingsplaninformatie, archief-opvragingen en APV (evenementen). Normen dienstverlening en klanttevredenheid Steeds meer vormen de goed opgeleide dienstverleners van de MER-OD ‘aan de voorkant’ de buffer voor de backoffice. Om en nabij de 9000 inhoudelijke klantvragen worden hier per jaar (MER-breed) afgehandeld. Daarmee worden de specialisten in de backoffice in staat gesteld om zonder te veel interventies hun werk te doen. Bij de afhandeltermijnen van de specialistische en complexe klantvragen lijkt de rek in het verbeteren van de afhandeltijd er wat uit, een conclusie die ook in 2021 al werd getrokken. Specialistische vragen van 75% naar 67% binnen de termijn van 2 dagen; complexe vragen van 86% naar 75% binnen de termijn van 5 dagen. De complexiteit van deze vragen is vaak van dien aard dat beantwoording binnen 2 respectievelijk 5 dagen niet altijd haalbaar is. Bij afhandeling van de eenvoudige klantvragen is de score vergelijkbaar met die van vorig jaar: 85% t.o.v. 89% in 2021. De NPS-score (cijfer voor klanttevredenheid) is met een 6,9 net iets lager dan in 2021 (7,1) en nog altijd beduidend hoger dan het landelijke en Limburgse gemiddelde.

Het is voor de hand liggend dat de inspanningen vanuit het continue verbetertraject dienstverlening een blijvende positieve invloed hebben op het klanttevredenheidscijfer. Zo wordt er door de casemanagers van de MER OD veel meer proactief gecommuniceerd met de klant tijdens het vergunningsproces, wordt geïnvesteerd in heldere taal en in meer vooroverleg op maat (zeker ook in de aanloop naar de Omgevingswet). Omgevingsvergunningen en leges Het aantal omgevingsvergunningen (inclusief meldingen) was in 2022 nagenoeg gelijk aan de raming (99%). Het grootste deel van deze categorie bestaat uit aanvragen omgevingsvergunning voor de activiteiten bouwen en ruimtelijke ordening (afwijkingsbesluiten). Het hoge aantal bouwplannen in Maasgouw heeft ook in 2022 weer geleid tot dienovereenkomstig hoge werkdruk bij de MER-OD. Door de krapte op de arbeids- en inhuurmarkt leverde dit een grote uitdaging op. Door anders en nog meer flexibel te organiseren (denk aan herverdeling van werk en inzet junior-medewerkers) is het gelukt om de complete werkvoorraad afgehandeld te krijgen, naast de andere grote uitdaging waar de OD zich in 2022 mee zag geconfronteerd: de voorbereidingen richting inwerkingtreding van de Omgevingswet.

Hoewel er in 2022 slechts enkele van rechtswege verleende vergunningen aan de orde waren, stonden de afhandeltermijnen van de aanvragen omgevingsvergunning (8 weken) wel voortdurend onder druk en werd de afhandeltermijn bij veel procedures noodgedwongen verlengd met 6 weken, een toegestaan wettelijke instrument overigens. Ook over deze verdagingen vindt wel zoveel mogelijk proactieve communicatie met de klant plaats. Deze hoge aantallen met ook steeds meer complexiteit qua aard en omvang van de bouwplannen werken ook door in de ontvangen legesinkomsten: de werkelijke inkomsten lagen veel hoger dan geraamd: € 752.000 ten opzichte van de initiële raming € 350.000, later in het jaar bijgesteld naar € 700.000. APV In 2022 zijn weer ‘ouderwetse’ aantallen APV-vergunningen verleend en meldingen ingekomen (83% van de raming). Een herstel van de hoeveelheid werkzaamheden in dit taakveld na twee jaar corona, waarin niet of nauwelijks sprake was van activiteiten in de horeca, evenementenbranche en op andere gebieden die het openbaar gebied raken. Objectgericht toezicht (bedrijven) De planning van het objectgericht toezicht (bouwtoezicht, milieutoezicht bij bedrijven, horecatoezicht, toezicht bij evenementen en brandveiligheidscontroles bij risicovolle gebouwen zoals zorginstellingen en scholen) is méér dan volledig gehaald (110%).

Die extra controles zitten met name in het bouwtoezicht (meer bouwactiviteit dan geraamd) en het brandveiligheidstoezicht, dat laatste vanwege enkele controles die sneller konden worden afgerond dan voorzien. Gebiedsgericht toezicht De geraamde uren voor het gebiedsgerichte toezicht (boa’s) zijn meer dan volledig gerealiseerd: 2685 uur t.o.v. 2100 geraamd. Deze extra uren zijn gerealiseerd als gevolg van de inzet van boawerkervaringsplekken en -stagiaires en worden uiteraard niet in rekening gebracht. Binnen deze uren valt ook het afhandelen van de klachten in het openbare gebied (parkeren, afval, hondenpoep, etc.). Het aantal meldingen met betrekking tot overlast in het openbare gebied was in 2022 iets lager in vergelijking met 2021 (635 t.o.v. 682). De klachten hebben veelal betrekking op verkeer/parkeren, zwerfvuil, illegaal stoken, overlast van dieren en hondenpoep.

Pagina 2 van 4

Processen-verbaal en waarschuwingen zijn vooral uitgeschreven tegen overtredingen op het gebied van parkeren, recreatie en veiligheid. Met politie vindt afstemming plaats over het toezicht in de openbare ruimte, dit gebeurt op basis van het afgesproken Handhavingsarrangement. Klacht/meldingen objectgericht Het aantal objectgerichte klachten lag in 2022 hoger dan de raming en daarmee ook stevig hoger dan in 2021: 187 t.o.v. 165 geraamd in het UP en t.o.v. 157 klachten in 2021. Dit zijn (voornamelijk) klachten over (vermeend) illegaal bouwen en milieuoverlast bij bedrijven. Binnen deze categorie is wel een toename van het aantal bouw gerelateerde klachten waarneembaar. Door deze toename komt het aantal objectgerichte klachten in de buurt van het ‘piekjaar’ 2020 (204). Juridische producten Het totale aantal juridische producten (bezwaar- en beroepschriften en handhavingsbesluiten) lag in 2022 voor Maasgouw beduidend hoger dan geraamd (118% van raming). Verantwoordelijk voor deze hoge productie zijn de hoge aantallen bezwaar- en beroepzaken (150% van raming). Het aantal handhavingsbesluiten lag in 2022 lager dan geraamd (70% van raming). Deze fluctuatie is inherent aan dit vakgebied. Het is moeilijk te voorspellen hoeveel er gehandhaafd zal moeten worden en hoeveel burgers in de pen zullen klimmen om een bezwaarschrift in te dienen tegen een besluit van de gemeente.

De MER-OD organiseert om die reden flexibel (een deel van het personeel is ingehuurd). Projecten Van de door de gemeente Maasgouw aan de MER-OD opgedragen 11 projecten (2021: 12, 2020: 18), met een totale urenraming in het UP’22 van 5330 uur, zijn de meeste conform planning uitgevoerd. De meeste projecten (waaronder Aanpak onrechtmatige bewoning en Implementatie Omgevingswet) zijn meerjarig en lopen ook in 2023 nog door. De ureninzet ten behoeve van de implementatie van de Omgevingswet en het nieuwe softwarepakket Rx.Mission lag in 2022 hoger dan geraamd. Bij de projecten Aanpak Ondermijning, Inhaalslag exploitatievergunningen recreatieparken en Toezicht locaties arbeidsmigranten en Vakantiewoningen Boschmolenplas (intrekking verleende omgevingsvergunningen) bleven de uren in meer of mindere mate achter bij de raming. Laatstgenoemd project is pas laat in 2022 van start gegaan en wordt in 2023 voortgezet. Voor het project De Heus was in 2022 niet of nauwelijks ureninzet nodig. Bij een aantal projecten (zoals Aanpak Ondermijning en Inzet tbv energietransitie) ligt het initiatief bij de gemeente en levert de MER-OD inzet/uren op verzoek. De bestede uren aan het VVGB-project waren in 2022 lager dan geraamd (666 t.o.v. 940 geraamd). Er zijn uiteindelijk per saldo 220 projecturen minder gerealiseerd dan geraamd (95,6% realisatie van raming).

Trendanalyse Op de laatste pagina van het jaarverslag is een trendpagina toegevoegd. Hier zijn drie producten in het perspectief van de afgelopen jaren te zien: vergunningverlening Wabo, vergunningverlening APV/Bijzondere wetten en de legesinkomsten. De trendanalyse is vast onderdeel van de kwartaaldashboards en het jaarverslag. Kortheidshalve wordt volstaan met verwijzing naar de trendpagina’s. Die pagina’s spreken voor zich. Output en kostenreductie

Output Voor het uitvoeren van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving zijn aan de MER-OD middelen toegekend (input: formatie en middelen). Deze middelen zijn geborgd in de begroting van het Servicecentrum MER. Uit het onderdeel ‘Output’ van het Jaarverslag blijkt dat de gemeente Maasgouw in 2022 méér uren van de MER-OD heeft afgenomen dan geraamd in het UP’22 en de door de gemeente Maasgouw aan de MER-OD beschikbaar gestelde financiële middelen ter realisering van het UP’22 (input). De zogenoemde additionele dienstverlening was vooraf (raming in Uitvoeringsprogramma 2022) berekend op 8128 uur. Voor dit geraamde meerwerk is in 2022 door de gemeente Maasgouw op (kwartaal)voorschotbasis reeds een extra bedrag aan de MEROD beschikbaar gesteld van € 436.353 (exclusief het projectbudget VVGB van € 171.490). Op basis van de werkvoorraad van peilmoment Q2-2022 is de gemeente Maasgouw vervolgens nog om een extra financiële bijdrage van € 145.600 verzocht, vanuit de veronderstelling dat de initieel ter beschikking gestelde middelen voor realisering van het UP’22 niet toereikend zouden zijn. Uit het onderdeel ‘Output’ van het jaarverslag blijkt inderdaad dat de gemeente Maasgouw in 2022 uiteindelijk meer uren van de MER-OD heeft afgenomen dan geraamd in het UP’22 (101,6%).

Deze hogere ureninzet dan geraamd is een gevolg van meer werkzaamheden op diverse taakonderdelen:

Pagina 3 van 4

uitvoeren (bouw)toezicht, afhandeling klacht/meldingen en juridische werkzaamheden (bezwaar/beroep en handhaving). Ondanks deze méér-productie ten opzichte van het UP’22 is er sprake van een positief jaarrekeningresultaat bij de MER-OD. Dit positieve jaarrekeningsaldo brengt met zich mee dat – na de eindafrekening UP’22 op basis van de onderlinge verhouding van de daadwerkelijke productie/output over het jaar 2022 – een deel van de in de loop van 2022 gevraagde extra financiële bijdrage kan worden teruggegeven aan de gemeente (€ 47.380). In de jaarrekening van het Servicecentrum MER wordt dit uitgebreid toegelicht. Kostenreductie Naast de gerealiseerde productieresultaten, moest door de MER-OD ook een financiële taakstelling worden gerealiseerd. Deze taakstelling ter hoogte van € 344.350 MER-breed is ook daadwerkelijk gerealiseerd. In een apart voorstel wordt de Jaarrekening 2022 van het Servicecentrum MER (waarvan de Omgevingsdienst onderdeel uitmaakt) aan het college aangeboden. Hierin wordt uitvoerig ingegaan op de financiële resultaten 2022 van het Servicecentrum MER (en de Omgevingsdienst).

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Maasgouw, De secretaris,

De burgemeester,

C.M. Keersmaekers

S.H.M. Strous

Pagina 4 van 4