Ondernemingsplan stichting Trefpunt 1711
Tekst van het document
EEN DUURZAAM EN TOEKOMSTBESTENDIG ONDERNEMINGSPLAN VOOR TREFPUNT 1711 In vertrouwen op weg naar de toekomst
1
Inhoudsopgave 1
Algemene inleiding ..........................................................................................................4
2
Beleidsplan .....................................................................................................................5 2.1.1
Algemeen ..........................................................................................................5
2.1.2
Doel ..................................................................................................................5
2.1.3
Missie ...............................................................................................................5
2.1.4
Visie..................................................................................................................5
2.1.5
Doelstellingen ...................................................................................................6
2.1.6
Een nieuwe naam ..............................................................................................6
2.2
Strategie ..................................................................................................................7
2.3
Bestuur en organisatie ..............................................................................................8
2.3.1
Uitgangspunten .................................................................................................8
2.3.2
Organisatiestructuur .........................................................................................8
2.3.3
Statuten ............................................................................................................9
2.3.4
Huishoudelijk reglement ....................................................................................9
2.3.5
Bestuur .............................................................................................................9
2.3.6
Gebruikersoverleg .............................................................................................9
2.4
2.4.1
Overzicht ontvangen Intentieverklaringen MFA Thorn.........................................10
2.4.2
Indeling ...........................................................................................................10
2.5
Aanbod en activiteiten ............................................................................................11
2.5.1
Uitgangspunten ...............................................................................................11
2.5.2
Van en voor allemaal .......................................................................................11
2.5.3
Boodschap ......................................................................................................11
2.6
3
Gebruikers .............................................................................................................10
Gebouw en faciliteiten ............................................................................................11
2.6.1
Uitgangspunten ...............................................................................................11
2.6.2
Huisvestingsconcept .......................................................................................12
2.6.3
Sfeer en uitstraling ...........................................................................................12
2.6.4
Eigendom ........................................................................................................12
2.7
Prognose begroting stichting ...................................................................................13
2.8
Bijlage: statuten .....................................................................................................15
2.9
Bijlage intentieovereenkomst ..................................................................................22
Beheer- en exploitatieplan .............................................................................................24 3.1
Inleiding .................................................................................................................24
3.2
Doel beheerplan .....................................................................................................24 2
3.2.1
Doel Trefpunt 1711 ..........................................................................................24
3.2.2
Uitgangspunten ...............................................................................................24
3.2.3
Voorkomen risico’s ..........................................................................................25
3.3
Gebruiksvoorwaarden.............................................................................................25
3.4
De exploitant ..........................................................................................................26
3.4.1 3.5
Primaire taken .................................................................................................26
Facilitair beheer......................................................................................................26
3.5.1
Verhuur ruimten ..............................................................................................26
3.5.2
Indeling bezetting ............................................................................................27
3.5.3
Sleutelbeheer ..................................................................................................27
3.5.4
Schoonmaak ...................................................................................................27
3.5.5
Beveiliging .......................................................................................................27
3.5.6
Afvalbeheer .....................................................................................................27
3.5.7
Groot onderhoud .............................................................................................27
3.5.8
Klein dagelijks onderhoud ................................................................................27
3.5.9
Inventaris ........................................................................................................27
3.6
Maatschappelijk gebruik .........................................................................................27
3.7
Tarievenbeleid ........................................................................................................28
3.7.1
Uitgangspunten ...............................................................................................28
3.7.2
Tarievenopbouw verhuur zalen .........................................................................28
3.7.3
Horecatarieven ................................................................................................29
3.7.4
Btw en indexering ............................................................................................29
3.8
Bijlage: Presentielijst gebruikersoverleg d.d. 1 juli 2024 ............................................30
3
1 Algemene inleiding Aanvang 2022 werd de werkgroep Aod Thoear opgericht, onder de vlag van stichting Torna. Er werd een ambitieus doel gesteld: het realiseren van een multifunctionele accommodatie (hierna: MFA) in het hart van Thorn. Deze accommodatie moet uitgroeien tot het bruisende middelpunt van het dorp, een plek waar diverse functies en activiteiten samenkomen in een gebouw dat staat voor neutraliteit en inclusiviteit. In de loop van 2024 heeft de werkgroep Aod Thoear haar verantwoordelijkheden overgedragen aan het huidige bestuur, dat tot de oprichting van Stichting Trefpunt 1711 heeft geleid. Met deze nieuwe stichting is dus ook een nieuwe naam geboren: Trefpunt 1711, een symbolische naam die verwijst naar het rijke verleden van Thorn en staat voor verbinding en ontmoeting in Thorn. Het bestuur van Trefpunt 1711 heeft een toekomstvisie voor de locatie Aod Thoear ontwikkeld, met als doel een levendige en toekomstbestendige multifunctionele accommodatie te creëren. De gemeenteraad staat op het punt te besluiten het pand aan te kopen van de particuliere eigenaar, op voorwaarde dat er een gedegen ondernemingsplan en een sluitende begroting worden aangeleverd door de stichting. Dit ondernemingsplan is het resultaat van een intensieve samenwerking met en voor de inwoners van Thorn en dient drie belangrijke doelen: • • •
Het biedt een duidelijk kader voor de stichting, waarin de koers voor de komende jaren wordt uitgezet. Het vormt de basis voor de besluitvorming door de gemeenteraad. Het geeft de toekomstige ondernemers de handvatten om een duurzaam beleid voor de exploitatie van het MFA te ontwikkelen.
Het plan is opgedeeld in twee delen: een beleidsplan en een beheer- en exploitatieplan. Het stichtingsbestuur van Trefpunt 1711, dat de eindverantwoordelijkheid draagt voor het beheer en de exploitatie van het MFA, neemt hierin het voortouw. In dit document zijn de doelstellingen, activiteiten, beleidslijnen en financiële kaders vastgelegd die noodzakelijk zijn voor een succesvolle en toekomstbestendige exploitatie van deze in Thorn. In dit document verwijst 'we' naar het stichtingsbestuur van Trefpunt 1711, dat zich ten volle inzet om van het MFA een plek te maken waar iedereen zich thuis voelt.
4
2 Beleidsplan 2.1.1 Algemeen In dit hoofdstuk staat beschreven wat voor multifunctionele accommodatie we willen zijn, hoe we invulling geven aan Trefpunt 1711 en wat we willen bereiken.
2.1.2 Doel Het doel staat als volgt in de statuten geformuleerd: De stichting heeft als doel het op onafhankelijke wijze doen exploiteren van MFA "Trefpunt 1711" voor verenigingen en andere organisaties die een binding hebben met de lokale gemeenschap van Thorn en het verrichten van al wat hiermee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.
2.1.3 Missie De multifunctionele accommodatie Trefpunt 1711 is van, voor en door inwoners van Thorn. Een uitnodigende plek in het hart van Thorn met de uitstraling die daarbij past. Een plek waar jong en oud elkaar ontmoeten en met een uiteenlopende programmering die aansluit bij de wensen en behoeften van de bevolking van Thorn.
2.1.4 Visie Trefpunt 1711 is de openbare ontmoetingsplek voor de inwoners van Thorn en huisvest diverse activiteiten van het verenigingsleven. Het fungeert als een verbindende factor tussen inwoners, verenigingen en organisaties, en speelt een centrale rol in de gemeenschap van Thorn. Hier komen mensen samen om te ontspannen, te genieten, cultuur te beleven, te leren en te feesten, wat bijdraagt aan een gelukkiger en gezonder Thorn. Het Belang van Ontmoeting Verbinding en ontmoeting staan centraal bij Trefpunt 1711. De accommodatie bevordert interactie tussen mensen, organisaties en activiteiten, waardoor het een plek is waar diverse activiteiten samenkomen. Dit maakt het Trefpunt meer dan slechts een optelsom van de bestaande activiteiten binnen diverse instellingen. Dankzij Trefpunt 1711 ontstaan er nieuwe activiteiten die anders niet mogelijk of moeilijk te organiseren zouden zijn. Van punnikclub tot punkrockband Thorn kent een rijke traditie van samenwerken en het samen organiseren van activiteiten met twee eeuwenoude harmonieorkesten die op het hoogste niveau musiceren. Inwoners van Thorn kennen elkaar, zoeken elkaar op en zorgen voor elkaar. Tegelijkertijd is er behoefte om de eigen activiteiten te blijven uitoefenen zonder elkaar in de weg te lopen.
Samen gebruik maken van één accommodatie stimuleert de verbinding met andere activiteiten, maar versterkt ook de mogelijkheid voor het uitoefenen van eigen activiteiten Een plek voor jong en oud Trefpunt 1711 vormt het kloppende hart. Het is een plek voor iedereen, van jong tot oud. We zijn sociaal en zorgen voor elkaar. Het versterkt de inwoner in zijn eigen kracht en bevordert gezond gedrag. Iedereen is gelijkwaardig. Er is veel vertrouwen in ieders kunnen. Het vertrouwen zorgt ervoor dat iedereen zich thuis voelt in het MFA. 5
Uitnodigend gebouw Een laagdrempelige ontmoetingsplek waar iedereen welkom is. Het dorpse karakter van Thorn is te vinden in de uitstraling van het gebouw. Een gebouw dat uitnodigt om op elk moment van de dag binnen te lopen. Trefpunt 1711 is een plek waar activiteiten zijn gericht op jong en oud en alles wat daartussen zit.
2.1.5 Doelstellingen Met de genoemde missie en visie streven we een ambitie na. Om te bewaken in hoeverre we deze ambitie halen zijn onderstaande doelstellingen geformuleerd. Deze doelstellingen vormen de kerntaken van het MFA: • • • • • • • • • •
Trefpunt 1711 is van, voor en door inwoners van Thorn. Trefpunt 1711 zorgt voor meer ontmoetingen tussen inwoners van Thorn. Trefpunt 1711 zorgt voor meer verbinding tussen diverse activiteiten van verenigingen en organisaties uit het dorp. Trefpunt 1711 is voor jong, oud en alles wat daartussen zit. Trefpunt 1711 is een plek om te recreëren, ontspannen, genieten, leren en feesten. Trefpunt 1711 is een toegankelijke plek waar je snel binnenloopt. Trefpunt 1711 is een toegankelijke plek. Trefpunt 1711 zorgt voor een betere bezetting van accommodaties door multifunctioneel gebruik. Trefpunt 1711 stimuleert en waardeert de inzet van vrijwilligers om de betrokkenheid en saamhorigheid binnen de gemeenschap te versterken. Trefpunt 1711 en haar gebruikers hechten er waarde aan dat er sprake is van gelijkwaardig beheer zodat elke gebruiker dezelfde toegang en mogelijkheden heeft.
2.1.6 Een nieuwe naam De hernieuwde visie heeft geleid tot het inzicht om Aod Thoear een nieuwe, beter passende naam te geven. Met trots presenteren wij daarom de nieuwe naam: ‘Trefpunt 1711’. De keuze voor een nieuwe naam is niet zomaar gemaakt. Het vertegenwoordigt een frisse start en een hernieuwd gevoel van doelgerichtheid en gemeenschap. De naam Trefpunt 1711 draagt verschillende betekenissen die nauw aansluiten bij de visie en missie van het MFA: Symbool voor Verbinding: Het woord 'Trefpunt' symboliseert een ontmoetingsplaats waar mensen samenkomen, ideeën uitwisselen en waar gemeenschapszin wordt bevorderd. Dit sluit naadloos aan bij onze doelstelling om het MFA te laten functioneren als het bruisende centrum van Thorn, waar inwoners van alle leeftijden en achtergronden welkom zijn om deel te nemen aan diverse activiteiten en evenementen. Historische Verbinding: Aod Thoear zal voortaan bekendstaan als Trefpunt 1711, een naam die een diepere historische betekenis draagt. Het getal ‘1711’ verwijst naar het jaar waarin het oorspronkelijke gebouw werd opgericht, midden in een tijdperk waarin Thorn een bloeiende, zelfstandige miniatuurstaat was met een rijke culturele en religieuze traditie. Door deze historische referentie te omarmen, eren we niet alleen de lange en betekenisvolle geschiedenis van het gebouw zelf, maar ook de 6
belangrijke rol die Thorn door de eeuwen heen heeft gespeeld als miniatuurstaatje. Het nieuwe Trefpunt 1711 verbindt het verleden met de toekomst, en staat symbool voor de voortdurende betrokkenheid en samenhorigheid in ons dorp.
2.2 Strategie Trefpunt 1711 wordt commercieel geëxploiteerd. De exploitant huurt het pand onder voorwaarden van de stichting. De stichting is naast verhuurder ook huurder van de gemeente. Als verhuurder heeft de stichting de verantwoordelijkheid om de belangen van de maatschappelijke gebruikers te behartigen. Het is van groot belang dat de maatschappelijke belangen goed vertegenwoordigd zijn in het beheer van Trefpunt 1711. We streven naar een evenwichtige balans tussen commerciële en maatschappelijke verhuur, zodat zowel de behoeften van lokale verenigingen en gemeenschapsactiviteiten als de noodzaak voor financiële duurzaamheid worden gewaarborgd. Deze balans zorgt ervoor dat het MFA toegankelijk blijft voor iedereen, terwijl het tegelijkertijd in staat is om zichzelf op lange termijn te onderhouden. Het stichtingsbestuur is het aanspreekpunt en bestaat uit inwoners en betrokkenen vanuit Thorn. Dit beleidsplan is opgesteld door het stichtingsbestuur. De exploitant is een integraal onderdeel van het strategisch beleid van de stichting. Gezamenlijke verantwoordelijkheid • • • • •
Trefpunt 1711 is van, voor en door Thorn. Het realiseren van de doelstellingen van het MFA is gebaseerd op een duurzaam exploitatiemodel en businessmodel. We zorgen voor voldoende inkomsten uit de horeca en verhuur van ruimten enerzijds en beheersen de kosten anderzijds. We stimuleren en faciliteren nieuwe activiteiten, waarbij we (potentiële) gebruikers betrekken vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeente vervult de verantwoordelijkheden die gepaard gaan met het eigenaarschap van een pand.
Stimuleren en faciliteren We faciliteren bestaande activiteiten en verenigingen in het gebruik van het MFA en we stimuleren onder meer het opzetten van nieuwe (mini) verenigingen en aanvullende activiteiten. We faciliteren dit wanneer dit het gebruik en maatschappelijke functie van het MFA ten goede komt. We hanteren een variabele tariefstelling voor verhuur van ruimten, waarbij we onderscheid maken tussen maatschappelijk en commercieel gebruik. Communiceren Plannen en ideeën over Trefpunt 1711 maken we samen met de mensen uit Thorn. Daarbij houden we ze met regelmaat op de hoogte van de ontwikkelingen. In de aanloop naar de overname, een eventuele verbouwing en de uiteindelijke ingebruikname maken we een communicatieplan. Onderdelen van het communicatieplan zijn hoe we het Trefpunt promoten, hoe we bewoners en belanghebbenden van informatie voorzien, het maken en verbeteren van de website, interne communicatie en afstemming met gebruikers.
7
2.3 Bestuur en organisatie Om tot een geschikte organisatie te komen, is er zorgvuldig gekeken naar wat past bij de visie, missie en doelstellingen. Het is van belang dat de organisatie aansluit bij hetgeen wat het bestuur onderling en uiteraard ook naar de gemeente toe heeft uitgesproken. Er is gekozen om een stichting op te richten waarvan de statuten op 11 juli 2024 door de notaris zijn vastgesteld. De stichting bestaat uit een algemeen bestuur. Het bestuur meent door secuur met alle afwegingen omgegaan te zijn een juiste keuze gemaakt te hebben voor het beheer van de accommodatie als wel voor het faciliteren van de gebruikers.
2.3.1 Uitgangspunten • • • • • • • •
De stichting is als bestuur verantwoordelijk voor de MFA Trefpunt 1711 en heeft daarvoor met de gemeente als eigenaar een huurovereenkomst getekend. De accommodatie wordt onder voorwaarden verhuurd aan een commerciële exploitant die deze voor eigen winst en risico exploiteert. De hoofdtaken van de stichting zijn verwoord in de statuten. De algemene taken zijn verwoord in een huishoudelijk regelement. Het bestuur kan inwoners en verenigingen bij het formuleren van beleid betrekken. Het bestuur heeft een overeenkomst met de exploitant gesloten. Het bestuur organiseert tweemaal per jaar een gebruikersoverleg. Het bestuur vertegenwoordigt de maatschappelijke gebruikers bij zowel de eigenaar (gemeente) als de commerciële exploitant.
2.3.2 Organisatiestructuur Bestuur Stichting Trefpunt 1711 Exploitatie Commercieel Beheer & exploitatie uitbesteed aan een exploitant
Exploitant
Beheer/verhuur ruimtes
Horeca
Inkoop drank en verteer Schoonmaak Klein onderhoud
8
2.3.3 Statuten De statuten zijn vastgesteld d.d. 11-07-2024. Deze treft u in de bijlage aan.
2.3.4 Huishoudelijk reglement Op basis van de statuten zal het bestuur een huishoudelijk reglement vaststellen. Zowel de notaris als andere deskundigen hebben het bestuur geadviseerd om de statuten helder, beknopt en algemeen te houden en de diverse aanvullingen in een huishoudelijk reglement vast te leggen. Dit laatste kan dan gemakkelijker aangepast worden bij gewijzigde omstandigheden in de toekomst. Het bestuur is op de hoogte van de WBTR en de diverse verplichtingen die dat met zich mee zal brengen. De meeste zaken betrekking hebbende op genoemde WBTR zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. 2.3.4.1 WBTR (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen) De WBTR legt de nadruk op toezicht, goed bestuur, en het vermijden van belangenverstrengeling voor bestuurders van verenigingen, stichtingen en coöperaties. Het omvat regels over onder andere aansprakelijkheid, stemrecht, en financiële besluiten. Deze regels zijn van toepassing op zowel betaalde als onbetaalde bestuurders, ongeacht de grootte van de organisatie. Voor meer details verwijzen wij u naar het handboek. Het handboek ‘Goed bestuur’ is in het bezit van het stichtingsbestuur.
2.3.5 Bestuur Het bestuur bestaat uit minstens drie personen en maximaal zeven personen. Het bestuur verdeelt de taken en bevoegdheden onder de bestuursleden. Er is een voorzitter, een penningmeester, een secretaris, een bestuurslid exploitatie en een bestuurslid financieel. en enkele bestuursleden die eventueel verantwoordelijk zijn voor een specifiek expertisegebied. 2.3.5.1 Beschrijving taken en verantwoordelijkheden bestuur Een concept beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van de bestuursleden is opgenomen in het huishoudelijk reglement
2.3.6 Gebruikersoverleg Het bestuur belegt tweemaal per jaar een gebruikersoverleg met de regelmatige gebruikers van Trefpunt 1711. Tijdens het gebruikersoverleg stelt het bestuur ten minste de volgende zaken aan de orde: • • • •
het algemene en financiële verslag van de Stichting; de programmering voor de komende periode; de vaststelling of wijziging van het huishoudelijk reglement voor wat betreft de bepalingen over het gebruik van het MFA; eventuele wijzigingen in de bestuurssamenstelling en vacatures.
Het gebruikersoverleg geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur.
9
2.4 Gebruikers Eerder is al aangegeven dat de stichting de belangen behartigt van de maatschappelijke huurders in de accommodatie Trefpunt 1711. Door een commercieel exploitatiemodel toe te passen kunnen er met de exploitant afspraken gemaakt worden om de vaste gebruikers te faciliteren en een lage huur te berekenen. Dit maakt de drempel voor de gebruikers laag en betaalbaar. Het zal de leefbaarheid in Thorn vergroten en de doelstellingen van de stichting beter haalbaar maken. Aangezien er een flinke investering door de gemeente gedaan gaat worden om de accommodatie te verwerven is het van belang om ook de maatschappelijke gebruikers te binden aan de organisatie. De stichting heeft daarom aan alle gebruikers /verenigingen gevraagd om een intentieovereenkomst te ondertekenen waardoor het draagvlak vanuit de gemeenschap geborgd is. Deze ondertekende overeenkomsten van de in dit beleidsplan genoemde gebruikers zijn in bezit van de stichting.
2.4.1 Overzicht ontvangen Intentieverklaringen MFA Thorn. • • • • • • • • • • • • •
Bridgeclub Thorn à Tous Eetpunt Thorn Duivenclub De Gevleugelde Vrienden Buurtvereniging Den Hemel Torna Cultura Schutterij St. Michael en St. Ansfried VV De Geitebuk Dartclub Thorn Gewoon Gooien Geschied- en Heemkundige Kring Het Land van Thorn Seniorenvereniging Thorn Biljartclub Thorn Toneelvereniging Applaus Stichting Popmuziek Thorn
Incidentele gebruikers zonder intentieovereenkomst • • • • • • • • • • •
Uniekring vakbond BV De Hemel BV De Tram BV De Waterkant Kennedymars Stembureau Brigade Piron St. Nicolaascomité Vaccinatielocatie Kermis BV De Munt
In de bijlage treft u een blanco intentieverklaring aan.
2.4.2 Indeling Van de vaste gebruikers is bekend op welke dagen zij gebruik maken van de ruimtes in Trefpunt 1711. De stichting heeft dit schema besproken met de exploitanten zodat zij hier rekening mee kunnen houden. Alle aanvragen van nieuwe huurders / gebruikers worden beoordeeld door het 10
stichtingsbestuur en bij een positief besluit door de exploitant ingepland op basis van behoeften en beschikbaarheid van ruimte. In alle redelijkheid en billijkheid zullen verenigingen en instanties uit Thorn voorrang hebben bij aanvragen.
2.5 Aanbod en activiteiten 2.5.1 Uitgangspunten • • • •
Verenigingen en (non-profit) organisaties huren voor een betaalbare prijs ruimtes. Commerciële huurders en organisaties betalen marktconforme prijzen. Trefpunt 1711 kent een goede mix aan activiteiten voor jong en oud uit Thorn en is dagelijks open. Vanuit Trefpunt 1711 zal de exploitant (i.s.m. partners) steeds nieuwe en innovatieve activiteiten organiseren. Er is een goed uitgeruste keuken met diverse mogelijkheden op professioneel horecagebied.
2.5.2 Van en voor allemaal Trefpunt 1711 biedt ruimte voor maatschappelijke, sociale, welzijns- en culturele activiteiten zonder winstoogmerk. Daarnaast is er de mogelijkheid om een veelzijdig commercieel horecapakket aan te bieden. Het is een ontmoetingsplek met een regionaal karakter. Daarom bieden we tegen een betaalbare prijs huisvesting aan verenigingen, instellingen en organisaties die activiteiten organiseren op het gebied van onder meer ontmoeting, ontspanning, opvang, welzijn, zorg en educatie. Daarnaast wordt voor een volwaardige bezetting van de accommodatie gezorgd door een veelzijdig horecapakket aan te bieden voor zowel maatschappelijke als commerciële gebruikers.
2.5.3 Boodschap Trefpunt 1711 is van, voor en door de inwoners van Thorn. Het is dé plek in het hart van het dorp waar mensen elkaar ontmoeten en kunnen ontspannen. Een thuis voor iedereen, jong en oud, om samen plezier te beleven, cultuur te snuiven en elkaar te helpen. Samen met de exploitant stemmen we onze boodschap af op de diverse doelgroepen. We informeren de inwoners van Thorn over de activiteiten en ontwikkelingen in Trefpunt 1711 en stimuleren hen om deel te nemen.
2.6 Gebouw en faciliteiten 2.6.1 Uitgangspunten • • •
•
De gemeente Maasgouw is eigenaar van het gebouw. De Stichting Trefpunt 1711 huurt het gebouw van de gemeente en verhuurt het gebouw door aan een commerciële exploitant. Trefpunt 1711 bestaat uit een diversiteit van ruimtes. De gemeente zal in 2025 een verantwoorde verduurzamingsslag toepassen waardoor er een beter en functioneler gebruik plaats gaat vinden. Alle ruimtes zijn multifunctioneel te gebruiken. 11
• • • • •
De centrale plaats zal het bruine café zijn waar ontmoeting een belangrijke rol gaat spelen. De grote zaal en de kleine zaal zijn van deze tijd en zowel voor verenigingen als voor commerciële doeleinden te gebruiken. De keuken is omvangrijk en voor grote partijen en feesten te gebruiken. Er is een natuurlijke verbinding tussen de diverse zalen. Het gebouw is voor iedereen toegankelijk.
2.6.2 Huisvestingsconcept Ontmoeten en verbinden staat centraal in Trefpunt 1711. Verenigingen en organisaties werken met elkaar samen, organiseren activiteiten en stemmen activiteiten op elkaar af. Deze verbinding komt in het gebouw tot uiting. Er is sprake van gezamenlijke ruimten en ontmoetingsruimten die met elkaar in verbinding staan. De Stichting Trefpunt 1711 maakt concrete afspraken met de commerciële exploitant inzake de te behalen stichtingsdoelen.
2.6.3 Sfeer en uitstraling Trefpunt 1711 is een neutrale plek waar iedereen uit Thorn welkom is. Dat komt tot uitdrukking middels de volgende begrippen: • • • •
Gezellig, bruisend en gemoedelijk; Limburgse gastvrijheid en knus karakter; Modern (voorzien van alle gemakken); Gescheiden, maar toch samen.
Daarnaast heeft het gebouw een eigen identiteit waardoor het onderscheidend is en status heeft in Thorn. Het heeft een open dorpskarakter waarin het keukentafelgevoel terugkomt en er is sprake van ouderwetse gezelligheid.
2.6.4 Eigendom De gemeente Maasgouw is eigenaar van het gebouw en is verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Middels een demarcatielijst is het dagelijks onderhoud via de stichting aan de commerciële exploitant doorgegeven. Deze demarcatielijst is door de gemeente verstrekt aan de stichting en dient als onderlegger voor het contract met de exploitant.
12
2.7 Prognose begroting stichting Exploitatie Stichting Trefpunt 1711 Exploitatiebegroting excl. Btw
Opstart 2024
Jaar 1 2025
Jaar 2 2026
Jaar 3 2027
Jaar 4 2028
Jaar 5
Huuropbrengst (van exploitanten)
€0
€ 15.000
€ 20.000
€ 25.000
€ 30.000
€ 30.500
Inkomsten fondsen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Startersbijdrage gemeente eenmalig
€ 5.500
€0
€0
€0
€0
€0
Totaal inkomsten
€ 5.500
€ 20.500
€ 20.000
€ 25.000
€ 30.000
€ 30.500
Kosten
Opstart
Jaar 1
Jaar 2
Jaar 3
Jaar 4
Jaar 5
Huisvestingskosten (huur aan gemeente)
€0
€ 10.000
€ 15.000
€ 20.000
€ 25.000
€ 25.500
Accountantskosten
€0
€ 750
€ 750
€ 750
€ 750
€ 750
Bestuurskosten (Onkosten)
€0
€ 1.000
€ 1.000
€ 1.000
€ 1.000
€ 1.000
Overige vrijwilligersvergoedingen
€0
€ 500
€ 500
€ 500
€ 500
€500
Verzekeringskosten
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 1.912
€ 2.550
€ 2.550
€ 2.550
€ 2.550
€ 2.550
Overheidsheffingen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reservering onvoorzien
€0
€ 150
€ 150
€ 150
€ 150
€ 150
Aanloopkosten (huisstijl etc.)
€ 3.588
€0
€0
€0
€0
€0
Totale kosten
€ 5.500
€ 20.500
€ 20.000
€ 25.000
€ 30.000
€ 30.500
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Inkomsten
Vrijwilligersvergoedingen (Bestuur)
Saldo
Door de constructie met een commercieel exploitant is de begroting van de stichting vrij summier. De belangrijkste posten zijn de inkomende en uitgaande huur. Daarnaast zijn er vrijwilligersvergoedingen voor het bestuur begroot waarvan hieronder de berekening is toegevoegd.
Maximale belastingvrije vrijwilligersvergoedingen op jaarbasis 2024 € 2.100,op uurbasis: € 5,50 Per jaar: 380 uur (jaarbedrag/uurvergoeding) Per mnd.: 30 uur Per wk.: 8 uur Berekeningsvoorstel: 200 uur x € 5,-: € 1.000,- (per jaar) Voorzitter: € 1.000,Secretaris: idem Penningmeester: € 250,-Bestuursleden: € 100,-- (x 3) = € 300,Totaal: € 2.250,- + € 300,- = € 2.550,Over het jaar 2024: 13
Bestuursleden zijn ¾ van het jaar 2024 actief, dus ook ¾ van de vergoedingen, dus Voorzitter: € 1.000,- € 750,Secretaris: idem Penningmeester: € 250,-- € 187,50 Bestuursleden: € 100,-- € 75,- (x 3)= € 225,Totaal: € 1.687,50 + € 225,- = € 1.912,50
14
2.8 Bijlage: statuten
15
16
17
18
19
20
21
2.9 Bijlage intentieovereenkomst
INTENTIEVERKLARING Partijen (hierna: gebruikers en Beheerstichting) Naam organisatie (zie bijgaande lijst)
Vertegenwoordiger
…………………….………………… Vereniging Thorn.
Overwegingen Overwegende dat: Partijen het erover eens zijn dat de locatie Aod Thoear in de toekomst in Thorn als gemeenschapsaccommodatie gaat fungeren. Partijen het erover eens zijn dat de locatie Aod Thoear als voorziening noodzakelijk is voor de leefbaarheid van Thorn. Dit voortvloeiend uit de meest recente ontwikkelingen binnen de gemeenschap. Partijen door ondertekening verklaren zich in te zetten om gedurende de hierna gestelde periode gebruik te maken van genoemde locatie voor hun activiteiten. Partijen zich door ondertekening van deze intentieverklaring conformeren aan de onderstaande doelstelling. Partijen zich door ondertekening van deze intentieverklaring conformeren aan de nodige acties van het bestuur van de beheerstichting om de hierna gestelde doelen te bereiken. Partijen zich inzetten om de goede voortgang van het proces tot realisering van de doelstelling te waarborgen. Doelstelling Partijen verklaren overeen gekomen te zijn om het gebruik van Aod Thoear in gezamenlijkheid te ondersteunen met als doelstelling het realiseren van een ontmoetingsplek voor de gemeenschap. Men ondersteunt eveneens het bestuur van de Beheerstichting dat door deze exploitatie de belangen van de maatschappelijke gebruikers behartigt t.b.v. de dorpsgemeenschap van Thorn.
Daarnaast ondersteunt men de commerciële exploitant, die de accommodatie voor eigen winst en risico en in eigen beheer zal exploiteren, met de daaraan gekoppelde gebruiksverplichtingen van partijen. 22
Uitgangspunten Partijen willen deze doelstelling bereiken door: 1. Een goede en transparante samenwerking tussen de gebruikers onderling, met de exploitant en met de Beheerstichting. 2. Het inzetten van voldoende eigen kennis en vaardigheden. Specifieke bepalingen Partijen verklaren zich bereid om, behoudens bijzondere en dwingende omstandigheden, deze intentieverklaring tot de hierna opgenomen einddatum na te leven. Partijen verklaren zich te houden aan het uitvoeren van alle gezamenlijk gemaakte afspraken in dit verband. Looptijd van de intentieverklaring Deze intentieverklaring gaat in op 1 januari 2025 en eindigt op 31 december 2030. Dit met de mogelijkheid tot verlenging tot 31 december 2035 of beëindiging eerder bij gewijzigde omstandigheden na onderling overleg tussen partijen en het bestuur van de Beheerstichting. Beheerstichting
vereniging Thorn.
Dhr. A.P. van der Lee, voorzitter
Thorn, 1 juli 2024
23
3 Beheer- en exploitatieplan 3.1 Inleiding Dit beheer- en exploitatieplan geeft weer hoe Trefpunt 1711 als multifunctionele maatschappelijke accommodatie in combinatie met een professionele horeca-accommodatie is georganiseerd. Dit plan kan door het verantwoordelijk stichtingsbestuur altijd worden bijgesteld als hier aanleiding voor is. Overal waar ‘gemeente’ staat, bedoelen we de gemeente Maasgouw Overal waar ‘stichting’ staat, bedoelen we Stichting Trefpunt 1711 Overal waar exploitant staat bedoelen we de commerciële exploitanten die Trefpunt 1711 exploiteren voor eigen winst en risico en in die hoedanigheid huurder zijn van de stichting. Gedurende dit proces kunnen namen en andere uitingen wijzigen.
3.2 Doel beheerplan 3.2.1 Doel Trefpunt 1711 Trefpunt 1711 in Thorn vervult een belangrijke functie in het dorpsleven. Het levert een grote bijdrage aan de leefbaarheid van het dorp. Dit doel wordt bereikt door het verhuren van ruimten aan verenigingen, stichtingen, (lokale) instellingen en overige (rechts)personen en het direct of indirect aanbieden van (culturele, sociale en maatschappelijke) activiteiten waaraan bij betreffende doelgroepen behoefte bestaat. Het MFA is van, voor en door inwoners van Thorn. Een plek waar jong en oud elkaar ontmoet en met een uiteenlopende programmering die aansluit bij de wensen en behoeften van de bevolking. Het MFA is de centrale ontmoetingsplek voor inwoners van Thorn en biedt onder meer onderdak aan activiteiten van het verenigingsleven. Het MFA is een verbindende factor tussen inwoners, verenigingen en organisaties. Om de exploitatie sluitend te krijgen ligt er een commercieel horecadeel aan ten grondslag. De combinatie van beide facetten zijn onontbeerlijk om de accommodatie in lengte ven jaren gezond te houden. Door de combinatie van exploitatieonderdelen is een goede vorm van beheer noodzakelijk. Zowel het maatschappelijke deel als het commerciële deel hebben elkaar nodig en dienen naast elkaar te functioneren.
3.2.2 Uitgangspunten Trefpunt 1711 is eigendom van de gemeente Maasgouw. Het totale beheer van Trefpunt 1711 wordt gedaan onder regie en verantwoordelijkheid van het stichtingsbestuur en richt zich primair op het beheren, onderhouden en exploiteren van het gebouw zodat het een goede functie kan vervullen. In die hoedanigheid is de gemeente de verhuurder met alle daarbij behorende rechten en plichten. De stichting is huurder met eveneens de rechten en plichten die daarbij horen. De verplichtingen als huurder worden door de stichting overgedragen aan de commerciële exploitant die voor eigen winst en risico verantwoordelijk is voor het bedrijfsresultaat Onderstaand een opsomming van de uitgangspunten m.b.t. het beheer van Trefpunt 1711: De gemeente is juridisch en economisch eigenaar van het gehele gebouw en terrein. Het gebouw is opgenomen in het gemeentelijk meerjarenonderhoudsplan vastgoed. De gemeente sluit met de stichting een huurovereenkomst gerelateerd aan het gemeentelijk accommodatieen vastgoedbeleid. •
De stichting verhuurt het gebouw aan een commerciële partij en streeft naar een aantrekkelijk laagdrempelig aanbod van activiteiten, naast een volwaardig pakket van horecaonderdelen. 24
• •
• • • •
•
•
De stichting heeft statuten opgesteld waarin de taak van de stichting en de daarbij behorende verantwoordelijkheden staan beschreven. De stichting organiseert ten minste tweemaal per jaar een gebruikersoverleg. De stichting roept dit overleg bijeen en zit het voor. Het is een communicatiemiddel voor de stichting met de daadwerkelijke gebruikers van de accommodatie. De stichting sluit met alle hoofdgebruikers en vaste gebruikers een gebruiksovereenkomst. Het aanbod moet aansluiten op de vraag van de gemeenschap. In samenspraak met de stichting maakt de beheerder met de hoofgebruikers en de vaste gebruikers afspraken over sleutelbeheer. De stichting gaat zich samen met de beheerder bezighouden met het beheren, exploiteren en onderhouden van het MFA, inclusief het voorkomen van leegstand en het optimaal exploiteren van de te verhuren ruimten. De stichting is eindverantwoordelijk voor alle aan het beheer en exploitatie van het MFA verbonden administratieve taken, reserveringen, beheertaken, exploitatie bar, toezicht, schoonmaaktaken en andere gedeelde processen. De stichting streeft naar een tenminste kostendekkende exploitatie van het MFA.
3.2.3 Voorkomen risico’s Met dit beheerplan wil de stichting de risico’s zo klein mogelijk houden. De risico’s van een onvolledig beheerplan zijn: • • • •
Ongelukken; Een financieel negatieve exploitatie voor de exploitant; Klachten van gebruikers, vrijwilligers, huurders en/of omwonenden richting de stichting; Conflictueuze situaties tussen de commerciële belangen en de maatschappelijke belangen.
3.3 Gebruiksvoorwaarden •
•
De stichting verbindt voorwaarden aan het gebruik van Trefpunt 1711. De stichting legt wegens haar eigen belangen en die van de maatschappelijke gebruikers ‘huisregels’ op. Het is belangrijk dat een gebruiker voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst kennisneemt van de huisregels. Deze huisregels worden besproken met de exploitant en als zodanig in het beheer meegenomen. De stichting verwacht dat de exploitant alle geldende wettelijke regels als zijnde huisregels toepast op de commerciële horecabezoekers. Ook daarover worden afspraken gemaakt.
Type gebruikers (maatschappelijk) We onderscheiden twee typen gebruikers: •
•
Vaste gebruikers: Gebruikers die gedurende een bepaalde periode op vaste dagen en vaste tijdstippen en voor een bepaalde tijdsduur gebruik maken van een bepaalde ruimte. Bijvoorbeeld het kienen iedere woensdagavond of het houden van bijeenkomsten door Torna Cultura op zondagmiddagen. Incidentele gebruikers: Incidentele gebruikers zijn personen, groepen of organisaties die een bepaalde ruimte slechts af en toe of éénmalig gebruiken. 25
Type gebruikers (commercieel) • •
•
Dagelijkse bezoekers van het café (passanten en dorpelingen die het café bezoeken tijdens openingstijden). Toeristen die gebruik maken van het terras. Thorn wordt veelvuldig bezocht door toeristen die een plekje in het gebouw of op het terras zoeken. Groepen weten de accommodatie per bus te vinden voor een goede kop koffie met Limburgse vlaai, eventueel gecombineerd met een bezoek aan de historische kern. Bezoekers van commerciële evenementen. Kermis, carnaval en andere evenementen trekken veel publiek uit het dorp en uit de regio.
Overige gebruikers De commerciële exploitant zal binnen zijn/haar mogelijkheden nieuwe activiteiten op het gebied van horeca en evenementen organiseren die voor een nieuw en ook breder publiek gaan zorgen.
3.4 De exploitant 3.4.1 Primaire taken De exploitant verzorgt onder andere de planning van de activiteiten, bestellingen, initieert nieuwe activiteiten, coördineert, stemt af met gebruikers en stuurt de vrijwilligers aan. De beheerder is het gezicht van Trefpunt 1711 en het eerste aanspreekpunt voor iedereen die iets in Trefpunt 1711 wil doen. Daarnaast heeft de exploitant een spilfunctie tussen het bestuur van Trefpunt 1711, de inwoners van Thorn en andere belanghebbenden/gebruikers. Een delegatie van het bestuur en de exploitant hebben maandelijks overleg of -in specifieke gevallen op ad hoc basis- over personele en logistieke zaken. Ook draagt het bestuur zorg voor het verkrijgen van subsidies en het verwerven van fondsen om een duurzame exploitatie, aanpassingen, vernieuwingen of verbeteringen van Trefpunt 1711 te kunnen realiseren. De exploitant heeft een huurovereenkomst met de stichting. Minimaal één keer per jaar wordt een officieel voortgangsgesprek gevoerd door de exploitant en de stichting. De beheerder ontvangt steeds een verslag van dit gesprek en het verslag wordt gearchiveerd. Een aantal verplichtingen voor de exploitant vanuit de stichting t.a.v. het maatschappelijke beheer zijn: • • • • • • • • •
Algemene dagelijkse leiding en regie; Regelen beschikbaar stellen van de ruimten aan structurele gebruikers; Regelen afspraken met overige reguliere en incidentele gebruikers; Afstemming (lokale) horeca bij grote activiteiten en evenementen; Sleutelbeheer en controle op opening en sluiting; Schoonmaak en onderhoud; Afvalstroom en scheiding van afval; Waarborgen voedselveiligheid en actueel houden van alle verdere vergunningen; Calamiteiten- en Arbobeleid.
3.5 Facilitair beheer 3.5.1 Verhuur ruimten Op de eerste plaats is de exploitant verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verhuren van de ruimten aan structurele gebruikers (op maatschappelijk gebied). Daarnaast is de exploitant verantwoordelijk voor de inzet en verhuur van de ruimten aan incidentele gebruikers (op commercieel gebied). 26
3.5.2 Indeling bezetting De exploitant regelt de bezetting van alle ruimten en is het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers. De exploitant is verantwoordelijk voor het bijhouden van de agenda van de bezetting van alle ruimten en dient dan ook op de hoogte te zijn wanneer welke ruimten door welke groepen bezet zijn.
3.5.3 Sleutelbeheer Het sleutelbeheer ligt bij de exploitant. De exploitant bepaalt of er derden zijn die gebruik kunnen maken van de toegang van het gebouw.
3.5.4 Schoonmaak De schoonmaak valt onder de verantwoordelijkheid van de exploitant. Deze kan kiezen voor schoonmaak in eigen beheer of voor uitbesteding. Diverse tussenoplossingen zijn mogelijk.
3.5.5 Beveiliging De stichting zal afspraken met de gemeente en exploitant maken over de mate van beveiliging die het gebouw nodig heeft. Uiteraard spelen de verzekering en de gemeentelijke richtlijnen in deze een belangrijke rol.
3.5.6 Afvalbeheer De exploitant is verantwoordelijk voor de afvalstroom, de scheiding van afval en de bekendheid van de afhaalpunten en tijden van het afvalbedrijf.
3.5.7 Groot onderhoud De eigenaar zijnde de gemeente is verantwoordelijk voor het groot onderhoud van het gebouw. De componenten groot en klein onderhoud zijn helder uiteengezet in de demarcatielijst welke aan de huurder is verstrekt. Voor het groot onderhoud heeft de gemeente een Meerjaren Onderhoud Planning (MOP) welke inzicht geeft in reserveringen en uitvoering. Eén keer per jaar heeft de gemeente overleg met de huurder inzake het MOP. Voor uitvoering van werkzaamheden zal de gemeente vooraf overleggen met de exploitant zodat er geen problemen optreden in de bedrijfsvoering.
3.5.8 Klein dagelijks onderhoud Het klein onderhoud dient conform de eerder vermelde demarcatielijst uitgevoerd te worden door de huurder. De stichting heeft dit volledig doorgeschoven naar de commerciële exploitant. Het eerste en het tweede jaar zal dit een behoorlijke kostenpost zijn gezien de leeftijd van het gebouw. Begrijpelijkerwijs hebben de huidige exploitanten het dagelijks onderhoud in de minder gebruikte ruimtes teruggeschroefd. Ook de werkzaamheden vanuit de eigenaar zullen impact op het dagelijks onderhoud hebben omdat er geen sprake is van een sluiting i.v.m. onderhoudswerkzaamheden door de eigenaar.
3.5.9 Inventaris Het pand zal aangekocht worden door de eigenaar inclusief de inventaris. De stichting streeft ernaar om deze inventaris bij aanvang te verwerven zodat zij de beschikking krijgen over een gebouw met inventaris. De stichting maakt in de huurovereenkomst concrete afspraken met de exploitant over investeringen en aanpassingen m.b.t. de exploitatie. Eventueel zal de stichting hierover in gesprek gaan met de gemeente waar nodig.
3.6 Maatschappelijk gebruik In het beleidsplan zijn al zaken besproken over de diversiteit van de gebruikers. Qua beheer is de stichting primair verantwoordelijk voor het maatschappelijk gebruik. In het beleidsplan staat het traject beschreven en 27
de verkregen intentie vanuit het maatschappelijk gebruik. In het beheerplan gaan we dieper in op de wijze waarop de stichting de belangen van het maatschappelijk gebruik gaat borgen. In de praktijk zien we dat een MFA die commercieel gerund gaat worden, uitdagingen ervaart in de balans tussen commercieel en maatschappelijk gebruik. De doelstellingen en uitgangspunten van beide doelgroepen botsen wanneer en geen goede afspraken zijn gemaakt. Deze afspraken dienen contractueel vastgelegd te worden en dienen opgenomen te zijn in een huishoudelijk regelement. Het uitgangspunt van deze afspraken moet zijn dat de doelstellingen en de bedrijfsvoering van zowel de exploitant als de stichting niet belemmerd worden. Beide partijen dienen zich bewust te zijn van elkaars doelstellingen. De stichting is belangenbehartiger zonder winstoogmerk en de exploitant is exploitant van een bedrijf met een duidelijk winstoogmerk. Bij het aangaan van een contract zijn beide partijen zich bewust van bovenstaande uitgangspunten. De stichting zal haar beleid en werkzaamheden regelmatig bespreken met de gebruikers middels een reeds benoemd gebruikersoverleg. Daarnaast zal de stichting ook één keer per jaar een bijeenkomst met het gehele dorp houden om trends en ontwikkelingen te bespreken en te toetsen met de huidige situatie. De stichting heeft haar eerste gebruikersbijeenkomst op 1 juli 2024 gehouden.
Op deze bijeenkomst zijn de meest recente ontwikkelingen besproken met de gebruikers die bijna voltallig aanwezig waren. Als bijlage is de presentielijst toegevoegd van deze bijeenkomst.
3.7 Tarievenbeleid 3.7.1 Uitgangspunten Het tarievenbeleid voor de maatschappelijke gebruikers wordt opgesteld door de stichting en heeft als doel om ruimte in het MFA aan te bieden die: • voor iedere bewoner van het dorp is; • invulling geeft aan de functies cultureel, sociaal en maatschappelijk en daarnaast aan commerciële activiteiten; • als gebouw toegankelijk en veilig is; • als gebouw duurzaam wordt beheerd; • als geheel een sluitende exploitatie heeft.
3.7.2 Tarievenopbouw verhuur zalen Het MFA hanteert 2 soorten tarieven voor het incidenteel huren van zalen, namelijk een tarief per uur en tarief per dagdeel. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een maatschappelijk en een commercieel tarief. Deze dienen nog definitief te worden vastgesteld. Het volgende voorstel voor een maatschappelijk tarief ligt momenteel voor: • • • • • •
Een dagdeel bestaat uit 4 uur. Het uurtarief geldt voor een geheel aantal uren. Indien voor een activiteit opbouw en/of afbouw benodigd is, dient dat binnen het gehuurde tijdsblok gedaan te worden. Voor een eenmalige huur door een organisatie is de commerciële prijs van toepassing. Uitzonderingen op tarieven worden waar nodig besproken door exploitant en bestuur. Het streven van het bestuur is om de eerste jaren een lagere maatschappelijke huur te vragen welke als aanloop zal dienen.
Maatschappelijke activiteiten 28
Zaal Grote zaal Kleine zaal Vergaderruimte Café Ruimte duivenclub
2025 Tarief p/u € 12,00 € 8,00 € 7,50 Maatwerk Maatwerk Conform PvE.
Tarief p/dagd. € 40,00 € 28,00 € 20,00 € 40,00 per mnd.
2026 Tarief p/u € 18,00 € 12,00 € 10,50 Maatwerk Maatwerk Conform PvE.
Tarief p/dagd. € 60,00 € 42,00 € 30,00 € 60,00 per mnd.
2027 Tarief p/u € 24,00 € 16,00 € 14,00 Maatwerk Maatwerk Conform PvE.
Tarief p/dagd. € 80,00 € 56,00 € 40,00 € 80,00 per mnd.
3.7.3 Horecatarieven De horecatarieven die worden gehanteerd hebben het niveau van reguliere horecatarieven voor vergelijkbare accommodaties.
3.7.4 Btw en indexering Alle bedragen zijn inclusief btw. De exploitant is btw-plichtig. Alle tarieven die opgenomen zijn in het tarievenbeleid zijn vastgesteld op prijspeil 2025. Alle tarieven worden jaarlijks geïndexeerd door de CPI-index van de maand januari van het jaar daarvoor te delen door de CPI-index van de maand januari 2 jaar daarvoor. Voorbeeld: index 2024 = index januari 2023 gedeeld door index januari 2022. Tarieven worden afgerond naar hanteerbare tarieven. Bij geringe wijzigingen kan ervoor gekozen worden de tarieven eens per 2 tot 3 jaar te indexeren.
29
3.8 Bijlage: Presentielijst gebruikersoverleg d.d. 1 juli 2024
30
31