BIJLAGE 6 Definitief concept Jaarrekening 2020
Tekst van het document
Jaarstukken Servicecentrum MER 2020
Definitief concept 2 april 2021 DB: 7 april 2021 AB: 7 juli 2021
Inhoud 1.
Inleiding ......................................................................................................................................4 1.1
2020 was het jaar van de doorontwikkeling en van de coronapandemie ...............................4
1.2
Inhoud en opbouw jaarrekening 2020 ...................................................................................5
2.
Rekeningsaldo 2020 ....................................................................................................................6
3.
Programma Omgevingsdienst .....................................................................................................8
4.
5.
3.1
Inleiding ................................................................................................................................8
3.2
Wat wilden we bereiken?......................................................................................................8
3.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?........................................................................................9
3.4
Wat heeft het gekost? ......................................................................................................... 14
Programma Sociaal Domein ...................................................................................................... 16 4.1
Inleiding .............................................................................................................................. 16
4.2
Wat wilden we bereiken?.................................................................................................... 16
4.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?...................................................................................... 17
4.4
Wat heeft het gekost? ......................................................................................................... 20
Programma Bedrijfsvoering ....................................................................................................... 22 5.1
Inleiding .............................................................................................................................. 22
5.2 Financiën ................................................................................................................................ 23 5.2.1 Wat wilden we bereiken? ................................................................................................. 23 5.2.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? ................................................................................... 23 5.3 HRM............................................................................................................................................ 24 5.3.1 Wat wilden we bereiken? ................................................................................................. 24 5.3.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? ................................................................................... 25 5.4 Informatiebeheer (DIV) ............................................................................................................... 26 5.4.1 Wat wilden we bereiken? ................................................................................................. 26 5.4.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? ................................................................................... 26 5.5 I&A .............................................................................................................................................
27 5.5.1 Wat wilden we bereiken? ................................................................................................. 27 5.5.2 Wat hebben we daarvoor gedaan? ................................................................................... 27 5.6 Wat heeft het gekost? .................................................................................................................. 29 6.
Programma Bestuur & Organisatie ............................................................................................ 31 6.1
Inleiding .............................................................................................................................. 31
6.2
Wat wilden we bereiken?.................................................................................................... 31
6.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?...................................................................................... 33 2
6.4 7.
Wat heeft het gekost? ......................................................................................................... 33
Paragrafen ................................................................................................................................ 35 7.1
Inleiding .............................................................................................................................. 35
7.2
Bedrijfsvoering .................................................................................................................... 35
7.3
Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer ................................................................. 38
7.4
Financiële kengetallen......................................................................................................... 44
7.5
Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen .............................................................................. 45
7.6
Paragraaf financiering ......................................................................................................... 45
7.7
Verbonden partijen ............................................................................................................. 47
8. Balans .......................................................................................................................................... 48 8.1. Waarderingsgrondslagen en resultaatbepaling........................................................................ 48 8.2 Toelichting Balans .................................................................................................................... 50 9.
Rekening van baten en lasten .................................................................................................... 54
10. Wet Normering Topinkomens ................................................................................................... 56 11. Bijlage: Taakvelden ................................................................................................................... 61
3
1. Inleiding 1.1
2020 was het jaar van de doorontwikkeling en van de coronapandemie
Om de doorontwikkeling van het SC-MER te versnellen is vanaf september 2019 het SC-MER onder leiding van de nieuwe directie aan de slag met de 8 opdrachten. Deze 8 opdrachten leiden ertoe dat een professionele dienstverleningsstandaard kan worden geboden aan de inwoners en bedrijven van Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. Om deze professionele dienstverleningsstandaard te realiseren zijn in 2020 drie belangrijke randvoorwaarden ingevuld. Ten eerste is in een realistische begroting neergezet. Daarmee komt er een einde aan de vraag naar grote incidentele financiering voor structurele werkzaamheden zoals dat in de laatste jaren steeds het geval was. Hierdoor kan de ontwikkeling afbouw van flexibele schil en deze deels omzetten naar vaste dienstverbanden worden doorgezet en aan kwaliteit worden gewerkt. Ten tweede is n 2020 is advies over de een effectieve aansturing gegeven en geïmplementeerd. De essentie van de aansturing is (1) één directeur, geen afdelingshoofden en (2) focus op het vakgebied bedrijfsvoering. De eigen directie SC-MER stuurt rechtstreeks de teammanagers aan. Het gevolg is dat de managementlaag van afdelingshoofden is vervallen. Daarnaast is de aansturing van bedrijfsvoering ingericht op vakgebied: HRM, Financiën/AO-IC, Informatisering (I&A en DIV).
Gezien het feit dat bedrijfsvoering ook beleidsrijk is, is vakkennis in de aansturing van belang voor vier organisaties1. Doordat de teammanagers samen met de directie het managementteam vormen zal de integraliteit, en daarmee de kwaliteit van besluiten toenemen2. Ten derde is de governance verbeterd door een gezamenlijke besluitvormingsproces in te richten voor voorstellen die bestuurlijke besluitvorming in alle vier de organisaties vragen. Onder regie van het SC-MER zijn belangrijke stappen gezet naar de ‘gezamenlijkheid’; samen met de vier organisaties komen tot uniforme oplossingen voor gelijke vraagstukken. Verder was jaar 2020 een bijzonder jaar. Vanaf maart werden we getroffen door de coronapandemie. Dat heeft zijn weerslag gehad op onze werkzaamheden: zowel de wijze waarop we onze werkzaamheden uitvoeren - we hebben vooral thuis en digitaal gewerkt- als de inhoud van onze werkzaamheden – we hebben uitvoering gegeven aan de tozo regeling en toezicht uitgevoerd op de Corona noodmaatregelen. Ook in de ondersteuning van het digitaal werken voor de vier organisaties en ten aanzien van de implementatie van nieuwe regelgeving als gevolg van het thuiswerken heeft het SC-MER het afgelopen jaar een regierol gehad. Bedrijfsvoering (BV) Bedrijfsvoering is hét grote aandachtspunt binnen de 8 opdrachten.
Onder bedrijfsvoering vallen de taken HRM, Financiën/ AO-IC, Informatisering (I&A en DIV) voor Maasgouw, Echt-Susteren, Roerdalen en het SC-MER. Bedrijfsvoering heeft grote invloed op het functioneren van de 4 MERorganisaties en rechtstreeks invloed op de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Bedrijfsvoering van SC-MER kan enkel kwaliteit leveren en kostenefficiënt zijn wanneer de processen, de producten en diensten zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd voor de 4 MER-organisaties en wanneer de drie gemeenten kennis en kunde op het gebied van bedrijfsvoering zoveel mogelijk centraliseren in het SC-MER. 1 2
Een van de 8 opdrachten: oplossen van de problemen bij Bedrijfsvoering. Een van de 8 opdrachten: het in control komen van het SC-MER. 4
De ontwikkeling naar uniformering en standaardisering is in 2020 op stoom gekomen. Het SC MER pakt hierbij steeds meer de regie door initiërend op de inhoud en sturend op het proces te zijn. Een aantal voorbeelden: onder regie van het SC-MER zijn in 2020 de arbeidsvoorwaarden geharmoniseerd en is één moderne, veilige, gezamenlijke ICT-infrastructuur voor de vier organisaties (project SHIFT) ingericht en operationeel gemaakt. Omgevingsdienst (OD) Door de coronapandemie zijn de opgaven in 2020 voor de OD gewijzigd. Toch heeft de OD de volledige productie voor de drie MER-gemeenten kunnen realiseren, inclusief de inzet ten behoeve van Coronapandemie en Meinwegbrand in Roerdalen binnen de beschikbaar gestelde middelen. Er was extra toezicht op de noodmaatregelen nodig en er werd meer capaciteit gevraagd voor het afhandelen van de vergunningen. Aan de andere kant bleef door de coronapandemie het aantal APVvergunningen en het reguliere toezicht wat achter bij de raming en werden niet alle projecturen volledig gerealiseerd. Specifiek voor de gemeente Roerdalen zijn vanuit de OD veel uren ingezet voor de ondersteuning bij de bestrijding van de Meinwegbrand. Ook in 2020 hebben inkomsten uit onze werkzaamheden voor partners binnen de RUD Limburg Noord en inkomsten uit de RUD-Academie bijgedragen aan het behalen van een positief resultaat.
Sociaal Domein (SD) Waar de eerste jaren vooral in het teken stonden van “basis op orde” was 2020 veel meer een jaar van doorontwikkeling naar een organisatie die klant- en resultaatgericht is en planmatig werkt aan kwaliteitsverbetering en excellente dienstverlening. Naast de basis dienstverlening op het gebied van Participatie, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO), het Bijstandsbesluit zelfstandigen en enkele aanverwante wetten en regelingen heeft de SD ook in 2020 aanvullende dienstverlening uitgevoerd in de vorm van extra taken en/of projecten zoals de Sociale Wijkteams. Als gevolg van de stevige maatregelen ter bestrijding van de Corona-pandemie, hebben we financiële ondersteuning geboden aan ondernemers en zzp’-ers. De SD kreeg van de MER-gemeenten de opdracht deze ondersteuning voor te bereiden en te implementeren. Op zeer korte termijn werd een effectieve werkwijze opgezet, die het mogelijk maakte om ondernemers snel te informeren en financieel te ondersteunen. De uitvoering van deze extra hoeveelheid werk is gelukt omdat de vaste medewerkers in 2020 meer uren hebben gewerkt en minder verlof opgenomen. Hierdoor is op inhuurkosten bespaard. Voor het extra opgebouwde verlof is een nog te betalen bedrag opgenomen.
1.2
Inhoud en opbouw jaarrekening 2020
Deze jaarrekening is opgesteld conform de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten (BBV), de financiële verordening en de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr). De bijdragen zijn verdeeld volgens de met de deelnemende gemeenten overeengekomen kostenverdeelsleutels. In hoofdstuk 2 wordt het rekeningsaldo en de verrekening van het resultaat gepresenteerd. In de hoofdstukken 3, 4, 5 en 6 komen de programma’s Omgevingsdienst, Sociaal Domein, Bedrijfsvoering en Bestuur & Organisatie aan bod. In hoofdstuk 7 presenteren we de verplichte paragrafen Bedrijfsvoering, Weerstandsvermogen en Risicobeheer, Onderhoud kapitaalgoederen en Financiering.
5
2. Rekeningsaldo 2020 De jaarrekening 2020 sluit af met een saldo van € 0. In de Gemeenschappelijke Regeling is vanaf 2019 opgenomen dat alvorens het rekeningresultaat wordt bepaald, zal in geval van een verwacht positief resultaat, een hercalculatie plaatsvinden van de bij de deelnemende gemeenten in rekening gebrachte bedragen opdat zij niet meer dan de werkelijke nacalculatorische kostprijs in rekening gebracht krijgen en er geen positief resultaat ontstaat (art. 23, lid 5). Het resultaat is in onderstaande tabel gespecificeerd. Tabel: Verrekening 2020 Resultaat 2020 OD
Resultaat 2020 SD
Resultaat 2020 BV
Resultaat 2020 B&O
Totalen
Gemeente Maasgouw
5.110
22.987
160.434
19.877
Verrekening 208.408
Echt-Susteren
18.116
35.388
213.843
26.661
294.008
Roerdalen
-
21.329
145.263
17.274
183.866
Totalen per programma
23.226
79.704
519.540
63.812
686.282
Algemeen Het SC-MER heeft een verlofstuwmeer. Dit is in 2020 verder toegenomen. Door de combinatie van de hoeveelheid werk en corona zijn door het vaste personeel in 2020 meer uren gewerkt en is er minder inhuur gepleegd. Tegenover dit verlofstuwmeer hebben we een financiële verplichting opgenomen van in totaal € 200.000. Omgevingsdienst Het voorlopige resultaat van het programma Omgevingsdienst is € 23.226 voordelig. De in het UP’20 verwachte klantvraag heeft zich dan ook daadwerkelijk gemanifesteerd. Daarnaast heeft de inzet bij de bestrijding van de Meinwegbrand in Roerdalen geleid tot extra personele lasten. Anderzijds is op enkele andere taakonderdelen minder capaciteit nodig gebleken, waardoor de genoemde extra werkzaamheden binnen de beschikbare begrotingsmiddelen gerealiseerd konden worden. In 2020 hebben we meer inkomsten gegenereerd uit de RUD-samenwerking dan geraamd, wat mede leidt tot dit positief resultaat. Sociaal Domein Het voorlopige resultaat van het programma Sociaal Domein is € 79.704 voordelig, vooral een gevolg van lagere personele lasten. De projecten zijn uitgevoerd met € 117.740 minder middelen dan geraamd; de uitvoeringskosten voor de Tozo-regeling en het project aanvalsplan Maasgouw waren lager dan begroot.
Verder zijn geen kosten in rekening gebracht voor het project DIADS (Door inzicht aan de slag), omdat het project is uitgevoerd door de klantmanagers Werk. De subsidie van het project DIADS wordt in 2021 door de provincie afgerekend met de gemeenten. 6
Bedrijfsvoering Het voorlopige resultaat van het programma Bedrijfsvoering is € 519.540 voordelig. Op de loonkosten bedrijfsvoering is sprake van ruim € 97.000 lagere lasten met name veroorzaakt door minder opleidingen en uitstel van ontwikkelingen zoals het herontwerp van processen. Verder is er een voordeel is op de ICT budgetten van ongeveer € 400.000, vooral bij de onderdelen ‘programmatuur’ en ‘telefonie’. Voor wat betreft programmatuur is het resultaat € 242.000 voordelig, vooral veroorzaakt door het uitstel van de invoering van de nieuwe omgevingswet. Hierdoor zijn de begrote kosten voor aanschaf en implementatie van de bijbehorende software in 2020 slechts zeer gedeeltelijk gemaakt. Verder zijn in 2020 efficiencyvoordelen behaald door de schaalvoordelen van gezamenlijke aanschaf van software, waaronder de kosten van licenties van Microsoft. In 2020 is ook het effect zichtbaar geworden van het goed invullen van de functie van applicatiebeheer. Er is een veel lager beroep gedaan op externe inhuur bij softwareleveranciers dan voorheen, doordat eigen medewerkers over meer kennis beschikken en daardoor werkzaamheden zelf uit kunnen voeren.
Voor wat betreft telefonie is het resultaat € 144.000 voordelig, vooral omdat in de begroting geen rekening gehouden is met de eigen bijdragen van de medewerkers voor toestellen, omdat deze inkomsten voorheen bij de gemeenten terecht kwamen. Daarnaast zijn in 2020 uitgaven voor vervanging van smartphones gedaan, die pas vanaf 2021 tot uitdrukking komen in hogere leasekosten. Bestuur en Organisatie Het voorlopige resultaat van het programma Bedrijfsvoering is € 63.812 voordelig. Dit kan vooral worden verklaard door het budget dienstverlening. De eerste resultaten zoals de gezamenlijke dienstverleningsvisie voor de vier organisaties, zijn tot stand gekomen door eigen medewerkers, waardoor er weinig externe inhuur is gepleegd. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de programma’s in hoofdstuk 3, 4, 5, en 6.
7
3.
Programma Omgevingsdienst
3.1
Inleiding
Sinds september 2013 verricht de afdeling Omgevingsdienst (OD) voor de deelnemende gemeenten de vergunningverlenende, toezichthoudende en handhavende (VTH-)taken op het taakveld omgevingsrecht. Daartoe wordt intensief samengewerkt met de andere gemeenten in Noord Limburg onder de vlag van de Regionale Uitvoeringsdienst Limburg Noord (RUD LN). Deze netwerksamenwerking leidt tot een hogere kwaliteit en kostenreductie.
3.2
Wat wilden we bereiken?
De kwaliteit van de leefomgeving in de gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen behouden en waar mogelijk verbeteren. De overlast in deze gemeenten beperken en de veiligheid waarborgen. We willen voldoen aan de (landelijke vereiste) kwaliteit en de afspraken die we met de gemeenten hebben gemaakt over klantgerichtheid en kostenreductie. Kwaliteit Kwaliteit manifesteert zich op verschillende manieren, bijvoorbeeld door een goed gestroomlijnd en efficiënt werkproces, de inhoudelijke kwaliteit van de producten en de tevredenheid van de klant zowel intern als extern. Kwaliteit blijkt ook uit het aantal (on)gegronde bezwaar- en beroepsprocedures. Door de samenwerking tussen de OD en de netwerk-RUD voldoen de gemeenten aan de landelijke kwaliteitscriteria op het gebied van Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). Hierdoor zijn de gemeenten in staat de gewenste kwaliteit, robuustheid (= kwetsbaarheidsvermindering) en continuïteit te leveren. Klantgerichtheid Ook in 2020 had de OD tot taak te werken aan realisatie van de dienstverleningsafspraken en – uitgangspunten. Bij klantgerichtheid staan de klantprocessen centraal. Een klantvraag dient zoveel mogelijk integraal te worden benaderd; de vraag wordt meteen vanuit de verschillende beleidsvelden bekeken en beoordeeld.
Het is van belang de klantvraag binnen de daarvoor afgesproken dienstverleningsnormen af te handelen, tegen een zo hoog mogelijke kwaliteit en met vaste contactpersonen binnen de organisatie. In 2020 stonden diverse dienstverleningsprojecten op de planning. Binnen de OD werd een vervolg gegeven aan het project Faciliteren, dat de weg bereidt voor de aankomende Omgevingswet. En in MER-breed verband is in de projectgroep Dienstverlening werk gemaakt van verbetervoorstellen voor de klantgerichtheid. Kostenreductie (efficiency) De visie – de wijze waarop de missie van de Omgevingsdienst wordt gerealiseerd – luidt: “De Omgevingsdienst is een moderne overheidsorganisatie die resultaten boekt en kosten bespaart door te investeren in haar professionals, die met plezier (samen)werken en ontwikkelen”. De Omgevingsdienst had ook in 2020 weer de uitdaging binnen de aan haar beschikbaar gestelde middelen te blijven. En daarmee de taakstelling te realiseren. Er werden extra budgetten beschikbaar gesteld voor de door de gemeenten additioneel gevraagde dienstverlening. Het doel was om ook in 2020 inkomsten uit werkzaamheden voor partners binnen de RUD Limburg Noord en inkomsten uit de RUD-Academie (die grotendeels draait op de inbreng van docenten van de Omgevingsdienst) te genereren ten behoeve van het realiseren van de afgesproken kostenreductie. 8
Couleur locale Hoewel het overgrote deel van de werkzaamheden van de OD voortkomt uit wettelijk verplichte taken en daarmee uniform is voor de drie gemeenten, is er ruimte voor specifieke lokale wensen. Alle MER-gemeenten hebben additionele middelen beschikbaar gesteld in verband met specifieke lokale projecten. Uiteindelijk worden de kosten voor deze extra werkzaamheden op basis van inzet van werkelijke uren afgerekend. Kwetsbaarheid Een belangrijk doel voor de OD bij de uitvoering van de taken vormt kwetsbaarheidsvermindering. Dit wordt bereikt door in te zetten op de netwerksamenwerking binnen de RUD LN en door te investeren in het opleiden en specialiseren van eigen medewerkers. Voor het opvangen van capaciteitstekorten is daarnaast van belang dat er voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is vanuit de markt, op het moment dat de partners binnen de RUD LN die capaciteit niet kunnen leveren.
3.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?
De uit te voeren werkzaamheden zijn in overleg met de deelnemende gemeenten opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2020 (UP 2020). Over dit UP 2020 is gerapporteerd aan de hand van kwartaalrapportages (dashboards). De werkzaamheden bestaan enerzijds uit de uitvoering van wettelijke taken: vergunningverlening, toezicht en handhaving en anderzijds uit het uitvoeren van projecten die specifiek gewenst worden door de drie gemeenten zoals aanpak onrechtmatige bewoning recreatiewoningen, implementatie Omgevingswet, aanpak Ondermijning en ondersteuning vanuit de OD in de opgave rondom de energietransitie. Vanwege de toegenomen vraag naar dienstverlening is het UP 2020 bijgesteld met BW 2020-4. In deze begrotingswijziging zijn de bedragen in verband met de geraamde additionele dienstverlening verwerkt. Ten opzichte van deze raming/planning heeft de OD 1% minder productie-uren geleverd. Dat wil zeggen dat er ongeveer 0,5 fte (per saldo over de drie gemeenten) minder werk verzet is dan in het UP was berekend. Dit is verwaarloosbaar op een totale inzet van 72 fte bij de OD. Dit verschil is een uitkomst van ‘plussen’ en ‘minnen’.
Daar waar het aantal APV-vergunningen en het reguliere toezicht wat achterbleef bij de raming en ook (zeker in de gemeenten Maasgouw en Echt-Susteren) de projecturen niet volledig werden gerealiseerd – in beide gevallen vooral een rechtstreeks gevolg van de Coronapandemie – werden deze weggevallen uren gecompenseerd door het extra benodigde toezicht op de Corona noodmaatregelen en was er meer capaciteit nodig voor het afhandelen van de vergunningen bouwen/ro. Specifiek voor de gemeente Roerdalen zijn vanuit de OD veel uren (meer dan 0,5 fte) ingezet ten behoeve van de ondersteuning bij het bestrijden van de Meinwegbrand. Per gemeente is het beeld heel divers. Maasgouw zit qua werkelijke productie over 2020 het dichtstbij de UP-raming (99%). In Echt-Susteren is er sprake van substantiële mindere productie dan geraamd in het UP (94%), vooral een gevolg van een aantal projecten die niet zijn doorgegaan of zijn stopgezet. En in Roerdalen is door de OD veel meer productie geleverd dan geraamd (107%). Dit heeft enerzijds te maken met een (overigens beperkte) hogere reguliere productie, anderzijds met de extra ureninzet als gevolg van de Coronapandemie en de Meinwegbrand. Per saldo heeft de OD de volledige productie voor de drie MER-gemeenten kunnen realiseren, inclusief de inzet ten behoeve van Corona en Meinwegbrand, binnen de beschikbaar gestelde primaire en additionele middelen.
Het jaarrekeningsaldo van de OD geeft zelfs een batig resultaat van € 23.226. Dit is een gevolg van sterke sturing op kosten van inhuur, het inzetten – daar waar verantwoord – van werkervaringsplekken en stagiaires en een extra meevaller aan de inkomstenkant (meer uren geleverd aan de RUD dan geraamd). Ook kan worden vastgesteld dat een deel van de 9
vrijgevallen capaciteit bij Maasgouw en Echt-Susteren is ingezet ten behoeve van de gemeente Roerdalen. Dit heeft gevolgen voor de retour verrekening van het batig eindsaldo. Tabel: Prestatie-indicatoren Vergunningen Omschrijving
Raming 2020
Realisatie
Aantal omgevingsvergunningen en -meldingen (bouwen/ro/aanleg/uitweg/ milieu/kap/monumenten) Aantal APV-vergunningen en – meldingen Opbrengst leges (totale raming begrotingen moedergemeenten) Bezwaar en beroep
Totaal: 1464 Van rechtswege verleend: 0
Totaal: 1306 (= 89% van UP-raming) Vrwv: 4
1359
786 (= 58% van UP-raming)
€ 1.432.300
€ 2.366.949 (= 165% van de UP-raming)
Bezwaar: 72 Beroep: 36 Voorl. Voorz.: 12 Ongegrond: 95% 14.000
Bezwaar: 97 (= 135% van UP-raming) Beroep:23 (= 64%) Voorl. Voorz.: 8 (= 67%) Ongegrond: 91% 13.973 (= 100% van de UP-raming)
Aantal klantcontacten
Tabel: Prestatie-indicatoren Toezicht en handhaving Omschrijving
Raming 2020
Realisatie 2020
Aantal WOB-verzoeken Aantal handhavingsverzoeken Aantal juridische handhaving (dwangsom/bestuursdwang) Aantal brandveiligheid controles Aantal Evenementencontroles Aantal Bedrijven controles Aantal meldingen (bouwen & milieu, BOA’s)
18 38 101
14 (= 78%) 28 (= 74%) 69 (= 68%)
80 57 318 1915
79 (= 99%) 6 (= 11%) 349 (= 110%) Tot: 2685 (= 140%)
Kwaliteit Kwaliteit is een breed begrip. Vanuit de wetgeving geredeneerd (de wet VTH) voldoet de Omgevingsdienst aan de landelijke kwaliteitscriteria. Slechts voor een beperkt aantal specialismen valt de OD terug op de RUD-samenwerking. Het leveren van bestuurlijke kwaliteit betekent voor de OD het zorgdragen voor bestuurlijke nabijheid. Dit betekent dat de colleges jaarlijks via het UP bepalen wat de OD doet. De resultaten worden vier maal per jaar besproken met de bestuurders aan de hand van de kwartaaldashboards. In 2020 heeft deze bestuurlijke terugkoppeling plaatsgevonden. De bestuurders zijn op de hoogte gehouden van de vorderingen in de uitvoering van de UPafspraken. Kwaliteit betekent ook naast ‘De juiste dingen goed doen’ ook ‘Doen wat je zegt’. Net als de afgelopen jaren is het UP 2020 conform de door de bestuurders vastgestelde planning gerealiseerd. Daarnaast zijn – binnen de beschikbare middelen – extra uren ingezet in het kader van het toezicht op de Corona maatregelen en de Meinwegbrand. Maar kwaliteit is méér dan alleen het nakomen van prestatieafspraken. Kwaliteit zit ook in het goed organiseren van werkprocessen en in de inhoud van de te leveren producten. De OD werkt volgens het principe van ‘continu verbeteren’. Daartoe wordt een breed scala aan verbeterinstrumenten 10
ingezet. Ook in 2020 is vanuit het kwaliteitsteam van de OD op dagelijkse basis gewerkt aan verbetering van de werkprocessen. In 2020 zijn veel uren besteed aan de voorbereiding op de nieuwe applicatie Squit2020. Dit vereist opnieuw inregelen van processen en briefsjablonen, het aansluiten op de technische voorziening DSO (vanuit de Omgevingswet) en de koppeling op ons zaaksysteem (Join). De mate waarin deze nieuwe processen in de aanloop naar de Omgevingswet goed worden georganiseerd, is bepalend voor de kwaliteit van dienstverlening aan onze burgers en bedrijven. Vanuit datzelfde kwaliteitsteam is in 2020 gewerkt aan verbetering van juridische kwaliteitstoetsing van producten (bijvoorbeeld door collegiale toetsing) en het sturen op verbetering van registratie van producten en zaakgegevens in SquitXO, zodat de kwaliteit van stuurinformatie wordt verbeterd. Tabel : Prestatie-indicatoren Kwaliteit Omschrijving
Raming 2020
Realisatie 2020
Voldoen aan landelijke kwaliteitscriteria
95%
95%
Klanttevredenheid bij vergunningverlening (NPS)
7,6
7,2 (2019: 7,2)
Waarvan absolute onvoldoendes (lager dan een 6)
11%
9% (2019: 11%)
Percentage ongegrond verklaarde bezwaaren beroepzaken
95%
91% (2019: 95%)
(zgn. ‘Atsma-eisen’)
Toelichting op scores in bovenstaande tabel: Uitvoering landelijk beleid conform kwaliteitscriteria Landelijk zijn er kwaliteitscriteria opgesteld die het fundament vormen voor een adequate uitvoering van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving van het Omgevingsrecht. De raden van de deelnemende gemeenten hebben deze Kwaliteitsverordening inmiddels met de verordening kwaliteit VTH vastgesteld. De kwaliteitscriteria gaan over kritieke massa, proces en inhoud. De criteria voor kritieke massa geven een ondergrens van het aantal medewerkers en hun deskundigheid, die nodig is om activiteiten in continuïteit te kunnen uitvoeren. In de UP’s is per deskundigheidsgebied met deze ondergrens rekening gehouden. Met het oog op de kwaliteitseisen ten aanzien van het opleidingsniveau van medewerkers, investeert de OD al vanaf de start in de ontwikkeling van haar medewerkers. Daar waar de OD niet zelfstandig kan voldoen, wordt de samenwerking gezocht met partners van de RUD Limburg-Noord. De OD voldoet voor 95% aan de landelijke kwaliteitseisen. Op enkele kleine onderdelen voldoet de OD nog niet. Dit zijn weloverwogen keuzes. Zo is een enkele specialistische taak (bijvoorbeeld luchtkwaliteit of afvalwater) niet (volledig) aanwezig omdat hiervoor onvoldoende werk voorhanden is. Indien nodig wordt deze expertise binnen de RUD Limburg Noord gehaald.
Er zijn ook landelijke procescriteria geformuleerd, waaraan gemeenten - en dus ook onze OD moeten voldoen. In 2015 is in samenwerking met de RUD partners, een traject gestart dat er voor zorgt dat vanaf 2017 iedere partner voldoet aan de procescriteria. Ook hier geldt dat de OD grotendeels voldoet aan die eisen. Het ontbreekt slechts aan een actueel VTH-Beleidsplan.
11
Meting klanttevredenheid Op de vraag aan burgers en bedrijven: “Hoe waardeert u de klantgerichtheid op een schaal van 1 tot 10?” scoorde de OD in 2020 een 7,2 (2019: 7,2). Een cijfer dat dus gelijk is aan dat van 2019. Een cijfer dat bovendien bijna een punt hoger ligt dan landelijke klanttevredenheidscijfers. Echter, de opgehaalde informatie is voor de OD belangrijker dan het cijfer. Met die input van onze burgers en bedrijven werkt de OD verder aan verbetering van haar dienstverlening. In 2020 is wederom het absolute aantal onvoldoendes gegeven door klanten opgenomen op het dashboard. Gebleken is dat gemiddeld 9% van de klanten een onvoldoende geeft voor de verstrekte dienstverlening. Vorig jaar was dat nog 11%. Het landelijke gemiddelde ligt op 33%. Percentage ongegrond verklaarde bezwaren/beroepen Van de besluiten binnen de OD komt 97% zonder bezwaar of beroep tot stand (was in 2019 ook 97%). Als wel bezwaar wordt gemaakt of beroep wordt ingesteld, blijkt 91% ongegrond (was in 2019 95%). Dit is een cumulatief opgebouwd cijfer vanaf 2017. Het cijfer is goed, fluctuaties in het percentage kunnen ontstaan bij een of enkele door de rechter gegrond verklaarde procedures. Klantgerichtheid In 2020 zijn enkele initiatieven vanuit het in 2019 gestarte project Faciliteren verder opgepakt. In dit project worden mogelijkheden onderzocht om de dienstverlening te verbeteren.
Daarbij wordt bijvoorbeeld het ‘grijze gebied’ verkend tussen toetsen aan regels aan de ene kant en een meer adviserende rol van de OD aan de andere kant. Dit heeft al diverse resultaten opgeleverd. Zo worden vergunning-aanvragers nu structureel een aantal keer in het vergunningsproces actief gebeld om ze te informeren over de stand van zaken. Ook wordt door de OD actief deelgenomen aan inloop- en thema-avonden op het gebied van bouwen/wonen en wordt geprobeerd om meer in te zetten op vooroverleg met de aanvrager. Veel initiatieven in dit project Faciliteren lopen parallel aan de voorbereidingen op de Omgevingswet. Het project Faciliteren heeft last ondervonden van de Coronacrisis. Hierdoor zijn sommige geplande activiteiten niet helemaal uitgevoerd. Binnen de projectgroep Dienstverlening wordt in MER-breed verband gewerkt aan verbetering van de klantgerichtheid. In het vierde kwartaal van 2020 zijn de eerste adviezen vanuit de projectgroep gepresenteerd aan het bestuur. Implementatie van die voorstellen zal in 2021 plaatsvinden. Het gaat dan onder meer om verbeteringen van het digitale kanaal en telefonische bereikbaarheid van de SD en OD. Voor meer informatie over dit project wordt verwezen naar het programma Bestuur & Organisatie. Voor burgers en bedrijven bepaalt kwaliteit de mate van klantgerichtheid. Het MER-OD dashboard bevat klantgerichtheid indicatoren.
Zo is het percentage van rechtswege verleende vergunningen een belangrijke kwaliteitsindicator voor klantgerichtheid: in 2020 is 99,8% (2019: 99,7%) van de vergunningen binnen de wettelijke termijn verleend. De norm om binnen 24 uur een vraag van burgers of bedrijven te beantwoorden, is ook in 2020 weer grotendeels gehaald, zij het iets minder goed dan in 2019 (86% t.o.v. 93%). Het aantal moeilijk te beantwoorden vragen over de Coronamaatregelen heeft hier aan bijgedragen. Van de categorieën moeilijke (ook wel specialistische) en complexe vragen wordt 77% respectievelijk 86% binnen de gestelde norm beantwoord. Dit was in 2018 63% respectievelijk 55%, een aanmerkelijke stijging dus. Het percentage voor de complexe vragen wordt nog hoger indien hier de archiefvragen uit worden gefilterd. Voor de ondervonden problemen met DIV-ondersteuning is in 2020 gestart met het werken aan een nieuw werkproces en nieuwe werkafspraken, die moeten leiden tot een beter georganiseerde aanlevering van archiefstukken aan onze klanten. Dit gebeurt in nauwe samenwerking tussen DIV en OD.
12
Tabel: Prestatie-indicatoren Klantgerichtheid Omschrijving
Raming 2020
Realisatie 2020
92%
86%
75%
77%
Percentage afgehandelde klantvragen binnen Service Level Agreement (SLA)*: Eenvoudig (<24u) Specialistisch (<2dgn) Complex (<5dgn) Van rechtswege verleende vergunningen
75% 0%
86% (93%*) 0,2%
Kostenreductie De Omgevingsdienst is er ook in 2020 weer in geslaagd binnen de aan haar beschikbaar gestelde middelen te blijven. Ook de beschikbaar gestelde budgetten voor de door de gemeenten additioneel gevraagde dienstverlening zijn afdoende gebleken om de extra werkzaamheden uit te kunnen voeren. Zelfs de extra werkzaamheden als gevolg van de Coronacrisis – voor de OD vooral bestaande uit extra toezicht en extra klantcontacten – en de Meinwegbrand in de gemeente Roerdalen – ook vooral extra toezicht – zijn binnen die beschikbare budgetten gerealiseerd. Ook in 2020 hebben inkomsten uit werkzaamheden voor partners binnen de RUD Limburg Noord en inkomsten uit de RUD-Academie (die grotendeels draait op de inbreng van docenten van de Omgevingsdienst) bijgedragen aan het behalen van de kostenreductie. Couleur locale Enkele projecten zijn door de gemeenten in de loop van 2020 geschrapt of doorgeschoven naar 2021. Per saldo zijn de projecturen per gemeente geheel of grotendeels gerealiseerd. Daar waar projecten niet of niet geheel zijn gerealiseerd, zijn de uren gebruikt voor het opvangen van andere, niet voorziene werkzaamheden, zoals toezicht in het kader van de Coronamaatregelen en de Meinwegbrand.
Deze uren zijn ook in dat geval per gemeente bijgehouden en worden bijgevolg per gemeente verrekend in het kader van de eindafrekening Uitvoeringsprogramma 2020 en deze jaarrekening. Kwetsbaarheid De OD heeft ook in 2020 voortdurend oog gehad voor het reduceren van haar kwetsbaarheid. De OD voldoet grotendeels aan de landelijke kwaliteitscriteria, als gevolg waarvan voor het uitvoeren van de meeste taken ook deskundigheid aanwezig is. Daar waar er in 2020 werkzaamheden aan de orde waren waarvoor de benodigde deskundigheid niet aanwezig was, is een beroep gedaan op de beschikbare deskundigheid binnen de RUD LN (bijvoorbeeld inzet van de specialist externe veiligheid vanuit de gemeente Venlo), dan wel is de deskundigheid ingehuurd vanuit de markt (extra capaciteit voor vergunningverlening en toezicht). Ook de inhoudelijke deskundigheid van medewerkers wordt voortdurend gemonitord. De OD heeft ook in 2020 – zij het in beperkte mate vanwege de gevolgen van de Coronapandemie voor het organiseren van fysieke opleidingen/trainingen – wederom geïnvesteerd in het opleiden van medewerkers. Ook is eind 2020 in RUD-verband gestart met een actualisatie van de zogenoemde EVP-meting, die ziet op het meten van de aanwezige specialistische deskundigheden en benodigde vlieguren van medewerkers.
Kwetsbaarheid heeft zich in 2020 vooral gemanifesteerd binnen het specialisme ‘vergunningverlening bouwen’. Als gevolg van de aanhoudende economische activiteit binnen de bouwsector was het vinden van gekwalificeerd personeel in dit vakgebied een grote uitdaging. Door 13
– binnen beschikbare uren – te investeren in begeleiding en dossieroverdracht aan het ingehuurd personeel is het de OD gelukt om de effecten van deze arbeidsmarktkrapte zoveel mogelijk te beperken. Werving van vast personeel binnen dit vakgebied is niet aan de orde vanwege de aankomende veranderende regelgeving (Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen).
3.4
Wat heeft het gekost? Primitieve Begroting 2020 na Verschil begroting 2020 wijziging Realisatie 2020 raming/realisatie
1. OMGEVINGSDIENST LASTEN Vergunningen
Omgevingscommissie Externe adviseurs Inhuur flexibele schil Proceskosten Post onvoorzien Totaal lasten vergunningen
Toezicht & Handhaving
€
Autokosten/lease auto's Afschrijving auto's Totaal lasten T&H
Personeel
30.000 50.000 396.181 10.000 50.000,00
€
Kosten personeel Overige personeelskosten Stelpost langdurig ziekteverzuim
30.000 1.595.823 10.000 -
21.425 1.623.614 9.494 -
8.575 -27.791 506 -
536.181 €
1.635.823 €
1.654.533 €
-18.710
42.000 9.138
42.000 9.138
37.158 9.138
4.842 -
51.138 €
51.138 €
46.296 €
4.842
4.700.308 276.737 178.612
4.429.485 276.737
4.445.570 317.763
-16.085 -41.026
€
5.155.657 €
4.706.222 €
4.763.333 €
-57.111
€
5.742.976 €
6.393.183 €
6.464.162 €
-70.979
1.893.292 2.099.397 1.333.027 100.000
1.980.648 2.197.264 1.396.369 100.000
1.975.538 2.179.148 1.396.369 8.948 185.257
-5.110 -18.116 8.948 85.257
5.425.716 €
5.674.281 €
5.745.260 €
70.979
51.800 58.800 39.400
274.324 249.424 27.894
274.324 249.424 27.894
-
150.000 €
551.642 €
551.642 €
-
101.490 46.268 19.502
101.490 46.268 19.502
101.490 46.268 19.502
-
€
167.260 €
167.260 €
167.260 €
-
TOTAAL BATEN OD
€
5.742.976 €
6.393.183 €
6.464.162 €
70.979
SALDO VAN BATEN EN LASTEN OD
€
Totaal lasten personeel TOTAAL LASTEN OD BATEN Bijdrage gemeenten
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Inkomsten detachering Inkomsten RUD / Acad. Totaal
UP 2020
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal
Bijdrage VVGB
€
€
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal
-
€
-
€
-
€
-
RESULTAATBESTEMMING GEREALISEERD RESULTAAT
€
-
€
-
€
-
€
-
14
Toelichting op baten en lasten Loonkosten / inhuur flexibele schil Op de posten ‘vaste personele lasten’/‘overige personeelskosten’ is sprake van een tekort van € 57.000, nagenoeg geheel veroorzaakt door het opnemen van een financiële verplichting van € 50.000 inzake verlofsaldi. De middelen op de begrotingspost ‘inhuur flexibele schil’ zijn bedoeld om flexibel te kunnen organiseren en om adequaat in te spelen op schommelingen in de werkvoorraad van vergunningverlening en toezicht. Dit zijn immers grotendeels vraag-gestuurde producten, afhankelijk van externe factoren zoals de economische situatie in de bouwsector. Op deze post is over 2020 een klein tekort aan de orde van € 27.791. Al het inhuurbudget is met andere woorden ook daadwerkelijk besteed. De in het UP’20 verwachte klantvraag heeft zich dan ook daadwerkelijk gemanifesteerd, met name op de onderdelen klantcontacten, vergunningverlening, afhandeling klacht/meldingen en inzet ten behoeve van het toezicht op en handhaving van de coronamaatregelen. Ook de inzet in het kader van de ondersteuning bij de bestrijding van de Meinwegbrand in de gemeente Roerdalen heeft geleid tot extra personele lasten.
Anderzijds is op enkele andere taakonderdelen (APV, evenementencontroles, aantal projecten vervallen) minder capaciteit nodig gebleken, waardoor de genoemde extra werkzaamheden (corona, Meinweg, hogere productie regulier werk) toch binnen de beschikbare begrotingsmiddelen gerealiseerd konden worden. Inkomsten RUD In 2020 zijn meer inkomsten gegenereerd uit de RUD-samenwerking dan voorzien. Deze hogere inkomsten moeten ook in relatie tot het tekort op de ‘loonkosten’ en de ‘inhuur flexibele schil’ worden gezien. Dat heeft vooral te maken met de uitgevoerde ondersteuningswerkzaamheden in de gemeenten Bergen, Horst aan de Maas, Venlo, Roermond en Leudal, de inzet van onze specialist energie & duurzaamheid in de RUD-samenwerking en de extra inkomsten uit het VVGB-project. Met name bij dit laatstgenoemde project was sprake van onverwachte inkomsten in Q4. Door personele problemen in de – bij de gemeente Roermond ondergebrachte – uitvoeringseenheid (die tot en met 2020 ondersteunend was in de uitvoering van het VVGB-project) moest de OD zelf een aantal extra werkzaamheden uitvoeren. Dat is gelukt, waarbij zelfs nog enkele gemeenten in de regio ondersteund zijn met de uitvoering van VVGB-controles. Deze inzet werd gefinancierd vanuit de beschikbare middelen van de uitvoeringseenheid.
Toelichting op het resultaat Het voorlopige resultaat van het programma Omgevingsdienst was € 23.226 voordelig. Op grond van de ‘gemeenschappelijke regeling’ is de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op o.
Resultaat OD Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal
€ €
5.110 18.116
€
23.226
Wanneer wordt gekeken naar de procentuele verdeling van de werkelijke inzet vanuit de OD voor de drie gemeenten (output), geeft dit het beeld dat Maasgouw en Echt-Susteren minder hebben afgenomen dan geraamd en Roerdalen meer. Voor de verdeling van het terug te geven overschot van € 23.226 houdt dat in dat het overschot enkel wordt verdeeld over Maasgouw en Echt-Susteren. 15
4. Programma Sociaal Domein 4.1
Inleiding
Sinds 1 januari 2016 voert de afdeling Sociaal Domein voor de MER gemeenten alle taken uit op het gebied van Participatie, de Wet maatschappelijke ondersteuning, het Bijstandsbesluit zelfstandigen en enkele aanverwante wetten en regelingen. Naast deze zogenaamde basisdienstverlening is er sprake van aanvullende dienstverlening in de vorm van extra taken en/of projecten zoals de Sociale Wijkteams. Wat 2020 betreft moet ook zeker de ondersteuning aan ondernemers en zzp’ers op basis van de Tozo-regeling worden genoemd. Waar de eerste jaren vooral in het teken stonden van “basis op orde” was 2020 voor de SD veel meer een jaar van doorontwikkeling naar een organisatie die klant- en resultaatgericht is en planmatig werkt aan kwaliteitsverbetering en excellente dienstverlening!
4.2
Wat wilden we bereiken?
Kwaliteit We verlenen kwalitatief goede service op het gebied van zorg, ondersteuning en participatie zodat de gemeenten hun ambities op dit terrein kunnen realiseren. Hiermee wordt door het Sociaal Domein een bijdrage geleverd aan het bereiken van de volgende maatschappelijke effecten van de gemeenten: ‐ De zelfredzaamheid van burgers vergroten; ‐ Voorzien in een laagdrempelige en toegankelijke zorg; ‐ De Participatie verhogen; ‐ De 2de lijns-zorg transformeren naar 1ste lijns-zorg en eigen kracht. We verbeteren de kwaliteit van dienstverlening door: - Actief deel te nemen aan casus overleggen met ketenpartners; - Door middel van klantgesprekken de klantsituatie optimaal in beeld brengen en daarmee de beste producten te kunnen leveren die bijdragen aan de ondersteuningsvraag - kwaliteitsmanagement en hiermee bij te dragen aan een verhoogde doelmatigheid en rechtmatigheid. Klantgerichtheid Bij de dienstverlening van Sociaal Domein staat de klant centraal. Uitgangspunt hierbij is het leveren van maatwerk en een integrale klantbenadering. Centraal staat de eigen kracht van de burger en diens eigen verantwoordelijkheid. Belangrijk hierbij is dat Sociaal Domein toegankelijk en dichtbij de klant is georganiseerd door het werken met gemeenteams. Klantmanagers zijn per gemeente actief en daarmee een direct en vast aanspreekpunt voor de burger.
Meer dan voorheen wordt de leefwereld van de klant als uitgangspunt genomen en niet de systeemwereld. We kijken naar de behoefte van de klant en zorgen voor praktische oplossingen, waarbij wij de principes van positieve gezondheid en de omgekeerde toets toepassen. Kostenreductie (efficiency) Om te komen tot een goede transformatie waar de klant optimaal wordt geholpen is het belangrijk om dit met processen uit te voeren die efficiënt zijn ingericht. We blijven daarmee actief op zoek naar de juiste balans tussen de beschikbare capaciteit van de afdeling en de hoeveelheid uit te voeren taken en werkzaamheden. Daarbij worden medewerkers flexibel ingezet en blijven we 16
streven naar verdere automatisering van ondersteunende processen zoals we dat ook met het zaakgericht werken hebben gedaan. In het kader van de efficiency is een aantal taken die zich daar specifiek voor lenen niet per gemeenteteam maar MER-breed worden opgepakt (team bijzondere verstrekkingen: bijzondere bijstand en minimaregelingen en team beheer). Couleur locale Door gemeentelijke projecten wordt invulling gegeven aan couleur locale. Binnen een project zijn afspraken gemaakt over de te leveren prestaties en de bijbehorende kosten. Kwetsbaarheid Het samenbrengen van werkzaamheden binnen het SC-MER en de wijze waarop we de werkprocessen hebben ingericht, vermindert de kwetsbaarheid en borgt de continuïteit van de dienstverlening. Als uitvoeringsorganisatie kunnen wij de impact van de decentralisaties en de transformatieopgave prima aan!
4.3
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Basisdienstverlening UP2020 Alle reguliere taken, zoals opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2020, zijn door de SD conform planning en kwaliteits- en dienstverleningsnormen gerealiseerd. Wat het taakveld Wmo betreft is er zelfs substantieel meer afgehandeld dan geraamd en dat met onze vaste capaciteit en binnen de financiële kaders. D.m.v. kwartaalrapportages is gerapporteerd over de realisatie en resultaten. De volgende taken en regelingen zijn in 2020 voor de deelnemende gemeente uitgevoerd: ‐ de WMO; ‐ de Participatiewet; ‐ de Ioaw, Ioaz en Bbz; ‐ het afgeven van sociaal medische indicaties o.g.v. de Wet kinderopvang; ‐ het minimabeleid; ‐ de gehandicaptenparkeerkaart; en voor de gemeente Echt-Susteren en Roerdalen: ‐ het leerlingenvervoer. Aanvullende dienstverlening Sociaal Domein heeft voor de gemeenten ook een aantal projecten uitgevoerd. Deze projecten zijn als aanvullende dienstverlening opgenomen in het Uitvoeringsprogramma 2020 en zijn allemaal naar tevredenheid en conform planning gerealiseerd. Uitgevoerde projecten in 2020: Voor alle drie gemeenten: - Inzet t.b.v. Werkgeversservicepunt; - Inzet t.b.v.
Sociale Wijkteams; - Deelname aan de benchmark Werk en Inkomen en de benchmark Statushouders; - Invoeren van het Wmo abonnementstarief; - Project aanpassen van de Wmo PGB tarieven; - Project Door inzicht aan de slag (Diads); In het kader van het project Door inzicht aan de slag (Diads) binnen de regio 16 Midden Limburg profielen van 1.000 werkzoekenden door de klantmanagers Werk uniform in beeld gebracht. De meerwaarde hiervan is dat snellere en betere matches kunnen worden gemaakt op basis van de vraag van de werkgever waarbij competenties en vaardigheden veel meer centraal staan. De profielen zijn gevuld. In 2021 zal door de Provincie subsidieafrekening plaatsvinden. Voor de gemeente Maasgouw: 17
participatie statushouders, de projecten 30-70% loonwaarde en jongeren 17-27, hoarding, Omnibuzz Voor de gemeente Echt-Susteren: - uitvoering mantelzorgcompliment, kindpakket Voor de gemeente Roerdalen: - ondermijning, statushouders, extra inzet waar nodig, kinderopvangregistratie, mantelzorgwaardering, Omnibuzz -
Beschermd wonen vanaf 2020 Het door-decentraliseren van beschermd wonen is uitgesteld tot 1 januari 2022. Financiële zekerheid Wmo aanbieders Als gevolg van de coronapandemie zijn er door het Rijk en de VNG landelijke afspraken gemaakt over financiële zekerheid van onder andere Wmo aanbieders. Het doel van deze landelijke afspraken was om acute liquiditeitsproblemen bij aanbieders te voorkomen en behoud van werkgelegenheid in de zorg en ondersteuning. De regionaal gemaakte afspraken over de financiële zekerheid van Wmo aanbieders als gevolg van de coronapandemie zijn gecoördineerd vanuit accountmanagement Midden-Limburg Oost en samen met het team Sociaal Domein voor de MER-gemeenten uitgevoerd. Kwaliteitsverbeteringen en besparingen door nieuwe werkprocessen (Lean-systematiek) De belangrijkste processen in het Sociaal Domein zijn in 2019/2020 opnieuw ontworpen en geïmplementeerd, gebruikmakend van de Lean-systematiek. Dit was een intensief en langdurig traject, maar gelukkig wel met prima resultaten! Conform onze doelstellingen heeft het Leanproject geleid tot: - een hogere klantwaarde c.q. verbetering van onze dienstverlening; - meer efficiency, en ook tot; - een betere balans tussen capaciteit en de hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden. De nieuwe processen zijn in 2020 in onze uitvoeringspraktijk geïmplementeerd en (goeddeels) gevalideerd.
Door beperkingen als gevolg van Corona loopt de implementatie van enkele kleinere processen door in 2021. Doorontwikkeling sturingsinformatie Het door-ontwikkelen van de processen bij Sociaal Domein had, naast het bieden van betere dienstverlening aan burgers en vergroten van de efficiency, ook tot doel om meer inzicht te genereren in onze bedrijfsvoering middels goede sturingsinformatie3. Dit proces heeft in 2020 al geleid tot een beter inzicht in realisatiecijfers versus eerdere ramingen met bijbehorende analyses, maar is nog niet geheel afgerond. Ondersteuning ondernemers in Corona-tijd: de Tozo-regeling Als gevolg van de stevige maatregelen door de Nederlandse overheid ter bestrijding van de Coronapandemie, was het noodzakelijk om financiële ondersteuning te bieden aan ondernemers en zzp’ers. Een van die ondersteunende regelingen werd ter uitvoering aan de gemeenten opgedragen: de Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers (Tozo-regeling). Sociaal Domein kreeg van de MER-gemeenten de opdracht deze regeling met de nodige voortvarendheid voor te bereiden en op te pakken. Om de maatschappelijke schadelast te beperken was het zaak om op zeer korte termijn een effectieve werkwijze op te zetten, die het mogelijk maakte om ondernemers snel te
1.
Eén van de 8 opdrachten: Verder in te zetten op de verdere ontwikkeling van uniforme stuurinformatie. 18
informeren en financieel te ondersteunen. Sociaal Domein heeft voor de uitvoering van de Tozoregeling daarom een zo praktisch mogelijk klantvriendelijk werkproces ingericht en een team van medewerkers samengesteld, dat zich volledig kon richten op het snel beantwoorden van alle hulpvragen van ondernemers. Terugkijkend op 2020 is dit prima gelukt! Overzicht proces ‐ Telefonische Informatie door het Sociaal Domein. ‐ Informatie via het Ondernemersloket op de gemeentelijke website en verwijzing naar 155 Help een Bedrijf. ‐ Informatie aan ondernemers via 155 Help een Bedrijf. Spoedcasussen werden direct gemeld voor het uitbetalen van een voorschot. ‐ Aanvraag voor financiële ondersteuning online via applicatie Solo; schriftelijk eveneens mogelijk. ‐ Aanvragen door het Sociaal Domein versneld afgehandeld. ‐ Verkorte vervolgaanvragen. ‐ Voorschotverstrekking en daarna registratie van relevante gegevens en besluitvorming. ‐ Steekproefsgewijze controles op rechtmatigheid conform de landelijke richtlijnen en afstemming met accountant. Overzicht aantallen Voor de Bbz en Tozo gecombineerd hebben we in 2020 van ruim 2100 ondernemers een aanvraag voor ondersteuning ontvangen; ofwel voor een financiële tegemoetkoming ofwel voor een bedrijfskrediet. Onderstaand treft u alle ontvangen aanvragen en de status daarvan aan. Gemeente Echt-Susteren Maasgouw Roerdalen Eindtotaal Aanvragen Tozo TOZO 1
Totaal TOZO 1 TOZO 2
Totaal TOZO 2 TOZO 3
Totaal TOZO 3 Totaal
Totaal 951 647 527 2.125 Gemeente Echt-Susteren Maasgouw Roerdalen Echt-Susteren Maasgouw Roerdalen Echt-Susteren Maasgouw Roerdalen
1. Toegekend
2. Afgewezen
532 383 305 1.220 117 70 58 245 130 90 74 294 1.759
63 41 22 126 11 6 5 22 6 2 3 11 159
3. Buiten behandeling 12 8 8 28
4. In behandeling
2 1 3 1 1 2 33
1 2 3 3
5. Ingetrokken
Eindtotaal
59 25 39 123 9 8 5 22 11 9 6 26 171
666 457 374 1.497 137 86 69 292 148 104 84 336 2.125
19
4.4
Wat heeft het gekost? Primitieve Begroting 2020 na Verschil begroting 2020 wijziging Realisatie 2020 raming/realisatie
2. SOCIAAL DOMEIN LASTEN Zorg
Kosten Personeel Totaal Zorg
Participatie
Kosten Personeel Totaal Participatie
Algemeen / Staf
€
€
Kosten Personeel
Kosten Personeel
Projecten
Kosten personeel inhuur
€
Overig
Totaal Implementatiebudget Stelpost langdurig ziekteverzuim Stelpost onvoorzien Overige personeelskosten Kosten overig Totaal Overig
TOTAAL LASTEN SD BATEN Bijdrage gemeenten
-
1.832.791 €
- €
- €
-
1.851.458
- €
- €
-
- €
-
1.851.458 € 465.450
€ Sociaal domein
1.832.791
465.450 €
- € 4.852.233
4.802.336
49.897
- €
4.852.233 € 1.090.095
4.802.336 € 972.355
€
1.090.095 € 112.251 283.310 75.000
972.355 € 106.575
49.897 117.740 117.740 5.676
331.288 70.799
-47.978 4.201
192.544 157.689 50.000 450.589 111.500 €
962.322 €
470.561 €
508.662 €
-38.101
€
5.112.021 €
6.412.889 €
6.283.353 €
129.536
1.465.483 2.256.061 1.360.042 10.435 20.000
1.530.072 2.355.861 1.416.861 20.000 395.500 82.500 32.000 13.562 8.418 50.000 100.000 200.000 69.212 46.539 49.282
1.507.085 2.320.473 1.395.532 67.905 20.000 347.900 82.500 27.837 13.223 8.418 38.500 47.970 204.310 63.888 44.271 48.340 10.013 3.267 8.325 1.694 11.616 1.513 8.773
-22.987 -35.388 -21.329 67.905 -47.600 -4.163 -339 -11.500 -52.030 4.310 -5.324 -2.268 -942 10.013 3.267 8.325 1.694 11.616 1.513 8.773 -43.082
Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Diverse baten BBZ Roerdalen Uitvoering TOZO (M,E,R) Bijdrage WSP (M,E,R) Impl. Abonnementstarief (M,E,R) Wijziging PGB tarieven (M,E,R) Divosa Benchmark (M,E,R) Project ondermijning Roerdalen Aanvalsplan Maasgouw Participatie Statushouders Maasgouw SWT Roerdalen SWT Maasgouw SWT Echt-Susteren Omnibuzz (M,R) Hoarding (M) Extra inhuur inkomen (M,E,R) Project extra inzet waar nodig Roerdalen Project kinderopvang Roerdalen Uitvoering kindpakket Echt-Susteren Project mantelzorgcompliment (E,R) DIADS (M,E,R)
43.082
TOTAAL BATEN SD
€
5.112.021 €
6.412.889 €
6.283.353 €
-129.536
SALDO VAN BATEN EN LASTEN SD
€
- €
- €
- €
-
€
- €
- €
- €
-
RESULTAATBESTEMMING GEREALISEERD RESULTAAT
20
Toelichting op de baten en lasten Personele lasten Door de combinatie van de hoeveelheid werk en corona zijn door het vaste personeel in 2020 meer uren gewerkt. Er is een nog te betalen bedrag opgenomen voor het extra opgebouwde verlof in 2020 ter hoogte van € 50.000. Desalniettemin zijn de personele lasten toch ruim € 60.000 lager, vooral veroorzaakt door niet begrote baten (zwangerschapsvergoedingen). Projecten De inkomsten en uitgaven voor de diverse projecten zijn in totaliteit € 117.740 lager dan begroot. Daarnaast zijn er in 2020 projecten uitgevoerd na goedkeuring door de gemeenten voor een totaal bedrag van € 45.201, die niet in een begrotingswijziging waren verwerkt. Alle projecten zijn afgerekend op basis van de werkelijke kosten. De uitvoeringskosten voor de Tozo-regeling en het project aanvalsplan Maasgouw zijn lager dan begroot. Er zijn geen kosten in rekening gebracht voor het project DIADS (Door inzicht aan de slag), omdat het project is uitgevoerd door de klantmanagers Werk. De subsidie van het project DIADS wordt in 2021 door de provincie afgerekend met de gemeenten. Toelichting op het resultaat Het voorlopige resultaat van het programma Sociaal Domein was € 79.704 voordelig. Op grond van de ‘gemeenschappelijke regeling’ is de gemeentelijke bijdrage verlaagd zodat het eindresultaat uitkomt op o. Bijdrage 2020 SD Maasgouw Echt-Susteren Roerdalen Totaal
€ € € €
1.465.483 2.256.061 1.360.042 5.081.586
% Resultaat SD 28,84% € 22.987 44,40% € 35.388 26,76% € 21.329 100,00% € 79.704
21
5. Programma Bedrijfsvoering 5.1
Inleiding
Bedrijfsvoering van SC-MER kan enkel kwaliteit leveren en kostenefficiënt zijn wanneer de processen, de producten en diensten zoveel mogelijk worden gestandaardiseerd voor de 4 MER-organisaties en wanneer de drie gemeenten kennis en kunde op het gebied van bedrijfsvoering zoveel mogelijk centraliseren in het SC-MER4. Het SC-MER heeft de opdracht om de regie te pakken door initiërend op de inhoud en sturend op het proces te zijn. In onderstaande tabel is tot uitdrukking gebracht dat “initiërend op inhoud en sturend op proces” betekent dat Bedrijfsvoering zich daarmee onderscheidt van de Omgevingsdienst en het Sociaal Domein. Het inhoudelijke bedrijfsvoerings-beleid wordt door de vier organisaties gezamenlijk bepaald. Het SC-MER voert hierin de regierol initiërend vanuit in de inhoud, sturend op het proces.
SD en OD
Bedrijfsvoering
Inhoudelijk beleid
Primaat gemeente, SC-MER adviserend
Primaat SC-MER, gemeenten toetsend
Rol SC-MER
Primair uitvoerend
Beleid én uitvoering
Verhouding
Opdrachtgever/ opdrachtnemer
Samenwerking met regie vanuit SC-MER
Ten tijde van het opstellen van de begroting 2020 (januari 2019) bestond de afdeling Bedrijfsvoering uit de teams Advies en Service en Beheer. Op basis de 8 opdrachten is in 2019 onder leiding van de directeur al gestart met een gewijzigde organisatie en aansturing. Wijzigingen die in 2020 verder zijn doorgevoerd5. V.w.b. de financiële consequenties zijn besturen en gemeenteraden daarvan op de hoogte gehouden via de begrotingswijzigingen en de halfjaarrapportage. Een inhoudelijke terugblik vindt u in deze jaarrekening waarbij we transformeren van de toenmalige afdeling bedrijfsvoering (begroting 2020) naar de vier operationele teams (jaarrekening 2020). Het programma Bedrijfsvoering bevat nog steeds de werkvelden Financiën, Documentaire Informatievoorziening (DIV), Informatie & Automatisering (I&A) en Human Resource Management (HRM), maar als afdeling bestaat Bedrijfsvoering niet meer. In de eerste helft van 2020 is het bedrijfsplan Informatisering opgesteld waarin de beide werkvelden DIV (nieuwe naam is informatiebeheer) en I&A zijn ondergebracht, aangevuld met informatiebeveiliging en privacy. In 2021 zullen de beide werkvelden organisatorisch in één team Informatisering worden ondergebracht.
4
Eén van de 8 opdrachten Randvoorwaarde om de problemen bij bedrijfsvoering op te lossen. Eén van de 8 opdrachten: De richting van de aansturing in het SC-MER door de managers van de afdelingen voor nader advies aan de interim-directeur voor te leggen. 5
22
Ook in de werkvelden Financiën en HRM is de scheiding tussen Advies en Service en Beheer verdwenen. Deze werkvelden kennen nu al één vakinhoudelijke aansturing.
In het vierde kwartaal 2020 is een eerste Producten Diensten Catalogus (PDC) voor HRM, financiën en Informatisering opgesteld. Deze wordt in gezamenlijkheid met de MER organisaties in de eerste helft van 2021 verder uitgewerkt. In de volgende paragrafen wordt per werkveld teruggeblikt op 2020; ‘wat wilden we bereiken?’ en ‘wat hebben we daarvoor gedaan?’ De laatste W-vraag: wat heeft dat gekost? wordt voor het gehele programma bedrijfsvoering beantwoord.
5.2 Financiën 5.2.1 Wat wilden we bereiken? De missie van het team Financiën is de realisatie van de vijf K's. Die ambities hebben betrekking op het opleveren van kwalitatief, goede P&C producten (begroting, jaarrekening), het uitbrengen van adequaat, financieel advies en het voeren van een betrouwbare, actuele financiële administratie. Kwaliteit / Klantgerichtheid Kwaliteit uit zich voor het team Financiën op diverse manieren, bijvoorbeeld door een goed en efficiënt proces van oplevering van de P&C producten en de inhoudelijke kwaliteit van advisering. Eind 2020 zijn ook voorbereidingen getroffen om de belangrijkste processen bij financieel beheer LEAN vorm te geven, hetgeen ook een kwaliteitsimpuls is. Kostenreductie Diverse administratieve processen zijn geharmoniseerd. Een voorbeeld hiervan is E-facturering. Hierdoor zijn de financiële processen en het budgetbeheer vereenvoudigd. Verder voert het team Financiën de taken uit binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. In 2020 is besluitvorming aan de orde geweest, waardoor de veelal duurdere flexibele schil (inhuur) in 2021 afgebouwd kan worden. Verder is in 2020 afscheid genomen van de interim leidinggevende Financiën en vervangen door een vaste (structurele) teammanager die rechtstreeks rapporteert aan de directeur.