-- BIJLAGE 3 Brief - UIT-15210-rekenkamerrapport Van Startnotitie tot oplevering_2

.Af

GEMEENTE

(MAASV

Uw brief van:

Rekenkamercommissie gemeente Maasgouw Drs Hubens

23 februari 2021

UW kemmer Ons kenmerk:

21201001483

Documentnr: Inlichtingen:

0/21/015210

Telefoonnr:

0475 85 25 00

Onderwerp:

Roerdalen en

gemeente

Postbus 6099 6077ZH SINT ODILlÉNBERG

Huub Hanne-n

rekenkamerrapport: Startnotitie

Van

tot oplevering

Datum;

Verzenddaturn: 2 maart 245321 Bijlage:

Beste mevrouw Hubens,

Hartelijk dank voor de toezending van het onderzoeksrapport “Van startnotitie tot oplevering". Met belangstelling hebben wij kennis genomen van de inhoud van het rapport. Wij zullen allereerst op de onderzoeksvragen ingaan; daarna op enkele normeringen en tot slot op de aanbevelingen. 1

De onderzoeksvragen.

Het college is niet geheel duidelijk wat de aanleiding was voor het onderzoek. De vragen over projectmatig werken zijn immers een afgeleide van de centrale vraag. Temeer omdat onder “toezicht” in het rapport is aangegeven dat er is voldaan aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het project. Dit beeld hadden en hebben wij ook voor ogen. Daarom zou ons inziens ook de onderzoeksopzet daarop meer gericht moeten zijn: is het doel gehaald? Zijn we tevreden met het resultaat? En welke onderdelen niet? En dán pas kijken of en hoe we dit eventueel hadden kunnen voorkomen, bijvoorbeeld door te kijken naar projectmatig werken. Daarbij zijn naast de toegepaste en onderzochte hard controls ook veel soft controls toegepast die een rechtmatigheidsonderzoek niet aantoonbaar zijn, maar dat niet wil zeggen dat er niet op gestuurd of gemanaged is bij dit project zeker gezien de omvang van de organisatie 1:1 afstemming portefeuillehouder-projectleider, stuurgroep, bijpraten college, bijpraten raad, besprekingen met voortschrijdende inzichten en wensen etc) personeel in teamsessies, bijsturen in het werk

Normeringen. Norm B3 (pagina 24) Financiële kaders.

Hier wordt` de kwalificatie “deels voldaan” gegeven. Wij vinden dit geen juiste weergave van de gang van zaken. Het college en raad (via de raadswerkgroep) zijn steeds meegenomen in de actuele stand van zaken van de financiële kaders. Dat de afstemming van de kaders niet helder zijn vastgelegd doet niets af aan het feit dat college en raad steeds zijn geïnformeerd over de stand van zaken en indien nodig tijdig beslissingen hebben kunnen nemen.

hit-riderZie iviaasbraeht Welw lïlviffß

215i323

i ri fee rij e rn e e ri l ein .tii

iiostbos “iiliil¿illiuoff)

ifrdïlfi eilfl till tiel

ero u W n i

die. Maasiïlracht

Willie ïwllïl bm¿ielišâiïi¿aašo

w w w ig;e rn e e ri t e rn a a soo o w ni

ff

GEMEENTE

MAAS Norm 85 (pagina 25) Sturing project. Er zijn inderdaad veel wisselingen gedurende de looptijd van dit project geweest, zowel van projectleiders als projectleden. Wij erkennen dat er afwijkende werkwijzen hebben plaatsgevonden maar dat lag ook aan de fase waarin het project zich bevond. De wisselende samenstelling is niet vastgelegd, maar wij zien niet in hoe dat de loop van het project heeft beïnvloed.

Norm D13 (pagina 29) Informatie gemeenteraad.

Onder deze normering wordt aangegeven dat de raad niet afdoende is geïnformeerd en derhalve wordt beschouwd als “deels voldaan”. Wij vinden dit niet conform de werkelijke situatie. Integendeel wij hebben de raad binnen de diverse kanalen en afspraken altijd op de hoogte gehouden van de voortgang van het project. Dit geven de leden van de raad ook aan in het rapport. Verder wordt er gesteld dat de 2 extra rapportages niet in het dossier zijn aangetroffen. Dat is correct, echter dat was naar onze mening ook niet de afspraak met de raad. ln de RiB 0540 2015) over projectmatig werken is aangegeven dat we de “huidige halfjaarlijkse voortgangsrapportages" handhaven. Wij hebben geen signalen vanuit de raad ontvangen dat de bij dit of andere projecten te kort schiet. informatievoorziening

Aanbevelingen.

Alvorens op de aanbevelingen in te gaan willen wij eerst nog ingaan op het projectmatig onze gemeente.

werken in

Binnen de gemeente Maasgouw is de aanpak van en afspraken rondom projectmatig het afgelopen decennium geëvolueerd. Dit blijkt ook bij de toets van het project` verbouwing gemeentehuis aan het actuele handboek. Hernieuwde kaders kunnen immers afwijkingen veroorzaken. Het handboek 3.0 vormt met nadruk een praktische leidraad, doch bewust geen keurslijf. Succesvol projectmatig werken heeft immers Omdat ieder project een unieke verzameling is een grote behoefte aan maatwerk en flexibiliteit. van doelstellingen, mensen en middelen die in de tijd aan veranderingen onderhevig zijn. Het project verbouwing gemeentehuis is hiervan een concreet voorbeeld: met de voortgang van het project evolueerde ook de aanpak van projectmatig werken binnen de organisatie. Het college vindt het dan ook niet vreemd dat de commissie constateert dat vooral de voorbereidingsfase op onderdelen niet aansluit bij het gestelde uit het handboek: dat is logisch omdat het handboek dateert van eind 2015 en waarvan bij de implementatie is afgesproken dat reeds lopende projecten waaronder de verbouwing van het gemeentehuis niet meer met terugwerkende kracht passend gemaakt zouden worden aan het handboek. Wij zijn het dan ook zeer eens met uw conclusie dat de sturing van het project in de uitvoeringsfase inderdaad meer conform het handboek heeft plaatsgevonden. Ten aanzien van de aanbevelingen het volgende.

Projectmatig werken is geen statisch gegeven en wij zijn met u van mening dat bij dit onderwerp nog verbeteringen mogelijk zijn. Echter deze verbeteringen moeten wel realistisch en praktisch haalbaar zijn. Daarom willen we graag de aanbevelingen onder i (controle naleving); 2 (samenwerking betrokkenen); 3 (afspraken betrokkenen) en 5 (post onvoorzien) nader bezien op welke wijze deze aanbevelingen kunnen worden ingepast binnen projectmatig werken. Het is van belang om met de verantwoordelijke goed te overwegen. Verbeteringen dienen organisatieonderdelen tijd te nemen om realistisch en praktisch uitvoerbaar te zijn. Uiteraard zullen we aan de raad onze bevindingen rapporteren.

Markt isti iviaasbracht "iHCisiš'b iEiíi Zib iiiEi

iïiosttios Tiifirjlti rit/iso ria iviaastnacht

Filiififiíi flits iii *iii

infoiderivennternaasgouw.nl

iiliiiiri

ifiiiåiišši

wwvtienerntemaisoouwni

GEMEENTE v

MAAS

u

ümtrent aanbeveling no 4 (toezien naleving inkoop-aanbestedingsbeleid) zijn we van mening dat deze aanbeveling overbodig is omdat deze afspraken afdoende zijn vastgelegd in het onlangs door de raad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid, 2 juni 2020. ln dit beleid zijn de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk vastgelegd. De raad stelt de kaders voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de wijze waarop daar invulling aan wordt gegeven is aan het college. De raad controleert vervolgens of het college binnen de kaders is gebleven. Bijvoorbeeld via de jaarrekening. Tot slot danken wij u voor het rapport en zullen nader bezien op welke wijze wij de aanbevelingen kunnen meenemen in de ontwikkeling van projectmatig werken.

Met vriendelijke

groet,

Burgemeestez en wethouders,

De bufge

`er ter

De secretaris

l

wi j

Strous

f

WM,

Mem-3.

w

iifimflvt w ivivvelroeilï

in ie e

weetlme Willinkišliiiíšáflimi. tvieoeiïzrçïezlvt

e nae e rvt e re e.ti g o o w n i

e w

oe re e e ri e re s e e o o vv lf