---------- Bijlage 1 196115-Evaluatieverslag project parkeerterrein Fun Beach versie Woo

Evaluatieverslag Project Projectopdracht

: :

Bestuurlijk opdrachtgever : Ambtelijk opdrachtgever : Projectleider Datum evaluatie Deelnemers evaluatie

: : :

Parkeerterrein Fun Beach raadsbesluit 13 juli 2021 ‘Oplossen parkeer- en verkeersoverlast bij Fun Beach in de vorm van variant ‘Volledige ontsluiting Rietkamp’ wethouder Blomen bij de projectstart afdelingshoofd Ontwikkeling, later opgevolgd door teammanager Fysiek Domein naam weggelakt Woo, team Fysiek Domein 8 mei 2025 teammanager Fysiek Domein projectleider medewerker Grondzaken beleidsmedewerker Natuur & Landschap beleidsmedewerker Ruimtelijke Ordening projectleider uitvoering business controller team Fysiek Domein financieel consulent MER-BV

DOELSTELLING • Hoe was de doelstelling geformuleerd in de projectopdracht; wat wilden we met het resultaat bereiken? Het oplossen van de parkeeroverlast in de directe omgeving van Fun Beach en het geven van een kwaliteitsimpuls aan het gebied. • Hebben we deze doelstelling ook daadwerkelijk behaald?  deels Wat is wel behaald en wat niet? De hoofddoelstelling (het oplossen van de parkeeroverlast in de omgeving) is behaald. Het parkeerterrein was in de zomer van 2024 voor het eerst in gebruik en in die zomer is er ook op drukke dagen geen parkeeroverlast meer geweest: ‘buiten de poort’ stonden nergens auto’s geparkeerd. Ook het gebied nieuwe natuur ontwikkelt zich prima. Wat minder goed is bereikt, is de recreatieve ontsluiting van het gebied voor wandelaars. Het wandelpad in de groensingel is weliswaar gerealiseerd, maar dit is niet vrij toegankelijk (zie volgende bullet). Ook is het onverharde deel van de Rietkamp nu met een slagboom afgesloten om betreding van de agrarische percelen door onbevoegden tegen te gaan. Hierdoor is dit pad alleen nog maar toegankelijk voor fietsers en wandelaars door onder een slagboom door te kruipen.

• Indien van toepassing: wat is er de oorzaak van geweest dat we het projectdoel niet of slechts deels hebben kunnen behalen? Wat is er mis gegaan en (hoe) hadden we dit kunnen voorkomen of ombuigen? De raad heeft besloten de inrichtingsvariant te realiseren die door de direct betrokken stakeholders (omwonenden, aangrenzende agrariërs en exploitant Fun Beach) gezamenlijk is vormgegeven. Bij het uitwerken van het ontwerp tot bestek is gebleken dat er door deze groep onvoldoende is nagedacht over de details van het ontwerp. Zo heeft de plaats van de afrastering tussen parkeerterrein en agrarische gronden voor heel wat commotie gezorgd. De agrariërs wilden het wandelpad niet aan hun kant van de afrastering hebben, en datzelfde gold voor de exploitant van Fun Beach. Via het wandelpad kunnen immers ook ongenode gasten de naastgelegen terreinen betreden. Een wandelpad tussen twee afrasteringen wilden wij als gemeente niet. Ten eerste ziet dit er niet fraai uit en ten tweede zouden dan ook twee poorten voor het agrarisch verkeer moeten worden gemaakt, wat voor veel extra kosten zou hebben gezorgd. Uiteindelijk is ervoor gekozen om het raster te zetten

tussen de groenstrook en de agrarische gronden, en aan het begin en het einde van het wandelpad een wandelpoortje te maken met daarop een cijferslot. De code van het cijferslot is aan de omwonenden bekend gemaakt zodat zij er wel door kunnen. Maar hierdoor hebben we het wandelpad dus niet openbaar toegankelijk kunnen maken en dat was oorspronkelijk wel de bedoeling. Het pad zou namelijk een vervangende wandelroute zijn voor de route die eerder over de Velkenskamp liep. Die weg is met het in gebruik nemen van de nieuwe toegangsweg naar Fun Beach aan de openbaarheid onttrokken. RESULTAAT: • Hoe was het op te leveren resultaat omschreven in de projectopdracht? Het realiseren van een parkeervoorziening ten behoeve van dagstrand Fun Beach volgens de variant ‘Volledige ontsluiting Rietkamp’

• Hebben we het beoogde resultaat opgeleverd? O ja x deels O nee Wat is wel behaald en wat niet? Wat is er de oorzaak van geweest dat we het beoogde resultaat niet of slechts gedeeltelijk hebben kunnen opleveren? Wat is er mis gegaan en (hoe) hadden we dit kunnen voorkomen?: Het parkeerterrein, het nieuwe natuurterrein en de aanpassing van de infrastructuur zijn allemaal gerealiseerd. Alleen het openbare wandelpad door de groensingel tussen parkeerterrein en agrarische gronden wel gerealiseerd, maar kon het niet openbaar toegankelijk worden gemaakt zoals eigenlijk wel de bedoeling was. Zie de toelichting onder de laatste bullet van het onderdeel ‘Doelstelling’ op de vorige pagina. Daarnaast is het bestemmingsplan nog niet onherroepelijk. Tegen het vaststellingsbesluit van de gemeenteraad is beroep aangetekend bij de Raad van State en die zaak loopt nog steeds. Er is nog steeds geen zittingsdatum vastgesteld.

Pagina 2 van 8

• Zijn we tevreden met het opgeleverde resultaat? Ambtelijk, bestuurlijk, eindgebruikers Het gros van de eindgebruikers is tevreden met het opgeleverde resultaat. Er zijn sinds de opening van het parkeerterrein geen klachten of meldingen over parkeeroverlast in de omgeving meer ontvangen. De erfpachter van het parkeerterrein vindt het jammer dat enkele details in de afwerking niet meer worden uitgevoerd door de gemeente omdat deze niet in het bestek zitten, maar snapt dat dit niet meer mogelijk is doordat het beschikbare budget op is en verzorgt deze afwerkingen nu zelf. De twee aanliggende agrariërs zijn ook tevreden met hoe de werken zijn uitgevoerd. Wel zijn er nog enkele klachten ingediend door de agrariërs die grenzen aan de Rietkamp over tijdelijk verminderde bereikbaarheid tijdens de uitvoeringsfase of over regenwater dat vanaf de aangelegde rotonde op hun landerijen stroomt. Dit kon eenvoudig worden gerepareerd door een extra greppeltje en walletje aan te leggen om het water weg te geleiden. Na het doorvoeren van die reparatie zijn de klachten opgelost. De ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers zijn ook tevreden met het resultaat. Het hoofddoel – het oplossen van de parkeeroverlast in de omgeving – is behaald en daarmee kan een jarenlang lopend dossier nu met goed resultaat worden gesloten.

PROJECTBEHEERSING • Geld:  Wat was het beschikbare budget bij de start van het project? € 1.670.000  Wat heeft het project uiteindelijk gekost? € 1.966.456,33 (kostenoverschrijding van bijna 18%)  Wat zijn de belangrijkste oorzaken voor kostenoverschrijdingen geweest? o Het krediet is tussen beschikbaarstelling in juli 2021 en de uitvoering in winterseizoen ‘23/’24 niet geïndexeerd, terwijl de kosten in de grond-, weg- en waterbouwsector in die periode met bijna 25% zijn gestegen. o Er zijn extra werkzaamheden uitgevoerd. Zo is er bijvoorbeeld: ✓ een extra afwateringsconstructie aangelegd om het parkeerterrein voldoende droog te houden tijdens de aanlegfase, ✓ de duiker onder de Rietkamp vergroot zodat afstromend regenwater vanaf de nieuwe rotonde sneller kan worden afgevoerd, ✓ een extra inrit aangelegd voor de agrariër op de hoek Pater Jac Schreursweg / Rietkamp om zijn toegang tot zijn perceel te vergemakkelijken, ✓ voor de fruitteler in het gebied een beverwerende onderlaag aan het geplaatste hekwerk gemaakt om te voorkomen dat zijn fruitbomen worden doorgeknaagd. o De lichtmasten op de nieuwe rotonde op de Pater Jac Schreursweg hebben altijd als P.M. post in de raming gestaan en waren niet met een concreet bedrag in de raming opgenomen. o Er zijn extra onderzoeken uitgevoerd in het kader van de ingestelde beroepszaak tegen het bestemmingsplan.

o Er is externe juridische ondersteuning ingehuurd bij de aanbestedingsprocedure omdat een van de inschrijvingen niet voldeed aan de eisen en daarom ongeldig moest worden verklaard. o Afspraken die in de ontwerpfase met partijen zijn gemaakt zijn door het ingenieursbureau niet allemaal opgenomen in het bestek. Zo zijn er bijvoorbeeld klinkers in de verkeerde kleur in het bestek opgenomen, zijn de te plaatsen poorten en hekwerken niet in het bestek en dus ook niet in de raming meegenomen, en is er geen rekening gehouden met de bereikbaarheid van de waterput van de aanliggend agrariër terwijl hier in de voorbereiding wel duidelijk aandacht voor is geweest. o Er was een nabetaling op de aangekochte grond van toepassing omdat de kadastrale oppervlakte van het gekochte perceeldeel na inmeting groter bleek te zijn dan in de koopovereenkomst was vastgelegd.

Pagina 3 van 8

o

o

Er zijn zaken gemist in de voorbereiding van het bestek, bijvoorbeeld het moeten snoeien van de omleidingsroute tijdens de aanleg van de nieuwe rotonde en het niet in geschikte staat van onderhoud zijn van de Rietkamp om deze kostenefficiënt te kunnen overlagen De uitvoeringsperiode was uitzonderlijk nat. Dit heeft geleid tot verlaging van de werksnelheid en daardoor extra materiaaluren.

 Wat hebben we goedkoper dan verwacht kunnen uitvoeren? Niet van toepassing.  Overige adviezen op dit punt vanuit het projectteam o De kosten voor en gerelateerd aan de juridische procedure tegen het bestemmingsplan zijn niet volledig geboekt op het project. Het projectteam adviseert dit bij volgende projecten wel te doen. Zo kan de raad bewust worden meegenomen in de daarvoor te maken kosten; dat is nu niet gebeurd. Juridische kosten zouden al moeten worden meegenomen in de oorspronkelijke kostenraming, maar dan wel op een apart krediet binnen het totale project moeten worden geboekt. Zo blijft duidelijker traceerbaar wat de uitgevoerde werken zelf hebben gekost en welke kosten op zijn gegaan aan juridische bijstand en eventueel daaraan gekoppelde aanvullende onderzoeken. o Om beter grip te houden op de budgetbewaking is het wenselijk intern de kredietdelen voor de uitvoering te scheiden van het budget dat nog nodig is voor de afronding van de voorbereidende werkzaamheden. Ook zou er een duidelijke overname moeten zijn van de budgethoudersrol en projectleidersrol van het team Fysiek Domein naar team Beheer Openbare Ruimte. • Risico’s  Welke risico’s die we hadden voorzien zijn daadwerkelijk opgetreden? Het risico dat we hadden voorzien was dat de grond te nat zou zijn om te bewerken. Dit risico is ook daadwerkelijk opgetreden.

Ook zijn de autonome kosten in de periode tussen raadsbesluit en uitvoering flink gestegen.  Hebben we deze risico’s goed aangepakt? Deels: + we hebben een extra afwateringssysteem aangelegd om de enorme overvloed aan water versneld te kunnen afvoeren naar het Leerke ven. - we hebben het krediet niet jaarlijks geïndexeerd zoals we dat wel doen met de kredieten uit het JIP/MIP  Hebben zich risico’s voorgedaan die we niet hadden voorzien? Nee.  Welke maatregelen kunnen we nemen om deze in het vervolg eerder te signaleren? Beter luisteren naar mensen die het gebied kennen. De boeren hebben bij het opstellen van het ontwerp al aangegeven dat het gebied erg nat is en dat het parkeerterrein te drassig zou blijven. Dat laatste is niet het geval: doordat het parkeerterrein is aangelegd met zakslootjes tussen de parkeerstroken en er ook al drainage in de aangekochte landbouwpercelen zat, kan het water goed wegstromen. Dat had het ingenieursbureau ook berekend, dus daar is niets mis gegaan. Wel hadden we met deze kennis beter stil moeten staan bij de afweging of we zouden kiezen voor de zomer of winter als uitvoeringsperiode. In een gemiddelde zomer waren deze maatregelen niet nodig geweest omdat het dan doorgaans droger is dan in de winter, en hadden we zeer waarschijnlijk minder kosten gemaakt.

We hebben bewust voor de winter gekozen om de boeren en Fun Beach zo weinig mogelijk te hinderen in hun bedrijfsvoering, en inhoudelijk is dat een keuze waar het projectteam nog steeds achter staat en die ook door de boeren en Fun Beach wordt gewaardeerd. Maar die heeft dus wel tot vertraging en extra kosten geleid. Overigens moet hierbij wel worden aangegeven dat juist de winter 2023/2024 wel een hele natte winter was, dus we hebben ook gewoon deels pech gehad.

Pagina 4 van 8

• Organisatie  Hoe heeft het projectteam gefunctioneerd? Waren de juiste disciplines vertegenwoordigd? Het projectteam is qua bemensing in de voorbereidende fase anders bezet dan in de uitvoerende fase. Per fase heeft het projectteam goed gefunctioneerd, maar bij de overgang van de definitiefase naar de voorbereidings- en uitvoeringsfase zijn er toch problemen ontstaan in de communicatie met stakeholders en informatieoverdracht. Dat laatste is nog eens versterkt doordat ook bij het ingenieursbureau dat het ontwerp en later ook het bestek heeft gemaakt, personeel is gewisseld.  Hoe is de overdracht van team FD naar team BOR verlopen? o Er zijn voor de variantenkeuze enkele schetsontwerpen van mogelijke oplossingen gemaakt. Achteraf terugkijkend concluderen we dat al op dat moment een contactpersoon vanuit team BOR had moeten aansluiten. Dan was ons intern sneller opgevallen dat er zaken die in de definitiefase met stakeholders zijn afgesproken niet goed zijn verwerkt in het bestek. o De collega’s die uiteindelijk het onderhoud van het opgeleverde projectresultaat moeten gaan uitvoeren, moeten we eerder betrekken bij het opstellen van de ontwerptekeningen. o De projectleider Fysiek Domein die het proces tot aan het raadsbesluit heeft getrokken, is vanuit die rol het ‘gezicht van het project’ naar buiten, dus mensen blijven die bekende persoon bellen.

o Het projectteam adviseert de interne overleggen tussen FD en BOR langer te laten doorlopen, ook in de uitvoeringsfase. Dit kan door het projectteam eerder en tot langer met een bredere samenstelling medewerkers te bemensen.  Hoe is de samenwerking met externe partijen verlopen? o In de samenwerking met het ingenieursbureau is niet alles vlekkeloos verlopen. Sommige punten die wel zijn afgesproken met stakeholders zijn niet verwerkt in het bestek. Dit zorgde voor wrevel bij partijen en onnodige discussies. Ook is bij het bureau de interne overdracht van de ontwerpfase naar de besteks- en uitvoeringsfase niet goed verlopen. Daardoor zijn fouten gemaakt die in beginsel niet hoeven te ontstaan. Heel erg jammer is het dat er voor deze fouten geen financiële compensatie is geleverd, maar dat is helaas hoe de aansprakelijkheidsstelling binnen de RVOI is geregeld: het adviesbureau kan financieel alleen aansprakelijk zijn voor de fout zelf, maar niet voor de vervolgschade van die fout. Qua onderlinge communicatie was de samenwerking met het ingenieursbureau wel prettig. o De samenwerking met de aannemer is ronduit stroef te noemen. De aannemer was niet heel flexibel en meedenkend. Hij was weinig genegen om actief mee te denken in oplossingen, en zelfs het oppakken van restpunten die op grond van het bestek wel moesten duurde erg lang en vergde veel energie en aanspreken.

Het technisch resultaat is wel goed opgeleverd, maar de samenwerking was niet fijn. Een gevraagde referentieverklaring is daarom ook niet verstrekt. o De rentmeester die de verkooponderhandelingen met de agrariërs heeft gevoerd, heeft kwalitatief goed werk geleverd. De snelheid van afronden van zaken mag soms hoger. o De samenwerking met het bureau dat voor ons directie en toezicht verzorgde was prima. Hij was goed bereikbaar, heeft ons als opdrachtgever goed ontzorgd en heeft de aannemer goed aangesproken en aan de planning gehouden. • Tijd:  Wat was de verwachte doorlooptijd bij de start van het project? De streefplanning voor het project was bij het nemen van het raadbesluit als volgt: ▪ aug 2021 : collegebesluit ontwerp bestemmingsplan, start tervisielegging ▪ aug/sept 2021 : zienswijzentermijn ▪ okt 2021 : beantwoording zienswijzen, eventueel aanpassen bestemmingsplan ▪ dec 2021 : vaststelling nieuw bestemmingsplan door gemeenteraad Het streven was om het parkeerterrein voor het strandseizoen 2022 operationeel te hebben.

Pagina 5 van 8

 Hoe lang heeft het project daadwerkelijk in beslag genomen? De belangrijkste mijlpalen in het project zijn op de volgende data behaald: ▪ okt 2021 : collegebesluit ontwerp bestemmingsplan, start tervisielegging ▪ 22 okt t/m 2 dec 2021 : zienswijzentermijn ▪ 19 apr 2022 : besluitvorming college op nieuw bestemmingsplan ▪ 31 mei 2022 : vaststelling nieuw bestemmingsplan door gemeenteraad ▪ 15 feb 2023 : collegebesluit start uitvoering ▪ 28 jul 2023 : gunning bestek ▪ 18 jun 2024 : in gebruik name parkeerterrein  Wat zijn de belangrijkste vertragers onderweg geweest? o De planologische procedure: er is tijdens het ontwerptraject een nieuwe beverburcht gevonden die er ten tijde van de uitvoering van de ecologische quick scan nog niet lag. Hierdoor heeft het langer geduurd om het ontwerp bestemmingsplan in procedure te brengen. Ook is er bij de Raad van State een beroepszaak tegen het vaststellingsbesluit van het bestemmingsplan gestart, waardoor niet meteen na vaststelling is begonnen met de uitvoering. o In de uitvoeringsfase hebben de door de bezwaarmaker aangevraagde voorlopige voorziening bij Raad van State en de uitzonderlijke natte winter voor vertraging gezorgd.

 Waardoor hebben we tijd kunnen inhalen of sommige stappen sneller kunnen doorlopen dan gepland? Het besluit van het college om toch te starten met de uitvoeringsfase, ook al was bestemmingsplan nog niet onherroepelijk, heeft ertoe geleid dat we toch weer tijd hebben kunnen inhalen. In de beroepszaak is namelijk nog steeds geen zittingsdatum gepland. Als we echt waren blijven wachten totdat het bestemmingsplan onherroepelijk is, zou het parkeerterrein op zijn vroegst pas voor het strandseizoen 2026 klaar zijn geweest. • Informatie:  Was de juiste informatie tijdig voorhanden? Met de kennis van nu was het beter geweest de doorlatendheid van de grond te onderzoeken toen de agrariërs waarschuwden dat het gebied nat is. Ook was de onderhoudstoestand van de Rietkamp onvoldoende gecontroleerd. • Communicatie  Hebben we de relevante actoren bereikt met onze communicatie of hebben we mensen gemist? Bij het aanschrijven van betrokken stakeholders zijn twee grondeigenaren wiens percelen op de Rietkamp ontsluiten niet meegenomen. Naar onze inschatting was dat niet nodig omdat de Rietkamp al een openbaar toegankelijke weg was en er voor de gebruiksmogelijkheden van de percelen niets zou veranderen.

Maar een van de twee grondeigenaren was hierover erg gepikeerd en dacht – ook door eerdere negatieve ervaringen in de communicatie met de gemeente / overheid – dat wij opzettelijk geen contact hebben gezocht.  Waren de ingezette communicatiemiddelen de juiste? o De direct betrokken stakeholders zijn periodiek geïnformeerd over de voortgang middels persoonlijke mails. Ook is het definitieve ontwerp samen met hen opgesteld. o De bredere projectomgeving is over de ontwikkeling en over de uitvoering geïnformeerd met berichten in ’t Waekblaad, onze eigen projectenpagina en ons Facebookaccount. Tijdens de uitvoeringsfase zijn er borden geplaatst met een omleidingsroute op het moment waarop de rotonde op het kruispunt Rietkamp / Pater Jac Schreursweg werd aangelegd. Van een enkele winkelier in Heel is hierover geklaagd dat Heel niet op de omleidingsborden op de Napoleonsweg vermeld stond, maar dat was niet nodig omdat Heel op de Napoleonsweg op het volgende kruispunt al een eigen AMWB-verwijsbord heeft. Naar oordeel van het projectteam zijn de ingezette communicatiemiddelen goed en passend gekozen en hebben zij prima gewerkt.

Pagina 6 van 8

 Heeft burgerparticipatie een rol gespeeld in dit project? Ja: de variant ‘Volledige ontsluiting Rietkamp’ is vormgegeven door de partijen in de omgeving, als tegenhanger op de variant ‘Tweerichtingverkeer’ die het college tot oorspronkelijke voorkeursvariant had benoemd.  Indien ja of deels: wat is het effect geweest van deze burgerparticipatie op het verloop van dit project en de kwaliteit van het opgeleverde projectresultaat? Omdat ‘hun variant’ werd uitgevoerd, waren de vormgevers van deze variant van mening dat tot het einde allerlei details kunnen worden aangepast. Voor de uitvoering is echter het opgestelde bestek leidend, ook of misschien wel vooral vanuit budgettair oogpunt. Dat zorgde geregeld voor frustratie. • Kwaliteit  Heeft het projectresultaat de gewenste kwaliteit? Ja, behalve de groenzone met wandelpad en daardoor de recreatieve ontsluiting van het gebied voor omwonenden (zie de derde bullet van de kop ‘Doelstelling’ aan het begin van dit document).

VERANTWOORDING • Hoe is het besluitvormingstraject verlopen? Zijn de benodigde besluiten op de juiste momenten genomen? Er zijn na het raadsbesluit waarin de variant is gekozen nog vier besluiten genomen:  de raad heeft drie keer het beschikbare krediet opgehoogd: o in juli 2023 met een separaat raadsvoorstel € 151.000 o via de 1e prorap 2024 € 99.800 o via de 2e prorap 2024 € 50.000  het college heeft besloten om de uitvoeringsfase te starten zonder een onherroepelijk bestemmingsplan. Al deze vier besluiten zijn tijdig genomen en het besluitvormingsproces daarbij is vlotjes verlopen. • Hebben er zich scopewijzigingen in het project voorgedaan? Indien ja, zijn die op de juiste manier vastgelegd en heeft hierover formele besluitvorming plaatsgevonden? Er hebben zich tijdens de looptijd van het project geen echte scopewijzigingen voorgedaan. Wel zijn er ten opzichte van het ontwerp en het opgestelde bestek diverse extra werkzaamheden uitgevoerd (zie onder kop Geld op pagina 3). Op dit soort wijzigingen is geen bestuurlijk besluit nodig zolang ze de doelstelling van het project dienen en binnen de financiële kaders blijven. Wel zijn deze wijzigingen besproken in bouwoverleggen en waar nodig in de portefeuillehoudersoverleggen. OVERIG • Waren er specifieke punten benoemd die in deze evaluatie nog een plek moeten krijgen? Nee.

• Indien ja: welke punten zijn dit en welke conclusies trekken we op deze punten? Niet van toepassing. LEERPUNTEN • Wat zijn de sterke punten in dit project geweest?  De omgeving is goed betrokken bij de uitwerking van het concrete ontwerp. Daardoor is er een groot draagvlak voor het gerealiseerde projectresultaat.  We hebben meerwaarde gecreëerd boven alleen het oplossen van het feitelijke probleem en hebben echt geïnvesteerd in toevoegen van kwaliteit in het gebied.  We hebben verhoudingen tussen stakeholders die al jarenlang ernstig verstoord waren weer hersteld door veel te investeren in relatiebeheer en een open en tijdige communicatie.

Pagina 7 van 8

• Waar had het beter gekund?  Bij een bewonersinitiatief in het beginstadium nog beter doorvragen op punten die op dat moment slechts een detail lijken, maar in de uitvoeringsfase toch voor problemen kunnen zorgen.  Kennis van mensen uit het gebied serieus nemen en beter doorvragen op risico’s die zij signaleren.  De overdrachtfase tussen teams eerder in het proces opstarten en langer laten doorlopen. • Hoe kunnen we de leer- en verbeterpunten verankeren voor toekomstige projecten? Deze projectevaluatie wordt besproken in het managementteam en in de projectleidersoverleggen van de teams FD en BOR.

Pagina 8 van 8