Beleidsplan stichting Gemeenschapshuis Linne
Tekst van het document
Beleidsplan Gemeenschapshuis Linne
Stichting Gemeenschapshuis Linne September 2024 1
Inhoud 1.
Inleiding......................................................................................................................................... 4
2.
Algemeen ...................................................................................................................................... 4 2.1. Missie ......................................................................................................................................... 5 2.2. Visie ............................................................................................................................................ 5 2.3. Strategie ..................................................................................................................................... 5
3.
Organisatiestructuur ..................................................................................................................... 6 3.2. Bestuur ....................................................................................................................................... 6 3.3. Werkgroepen en stuurgroep ...................................................................................................... 6 3.4. De vrijwilligers ............................................................................................................................ 7
4.
Beheer en exploitatie .................................................................................................................... 7 4.1. Intentieverklaring ....................................................................................................................... 7 4.2. Beheer is gezamenlijke verantwoordelijkheid .......................................................................... 8 4.3. Verhuur ruimten ........................................................................................................................ 8 4.4. Reserveren ruimten ................................................................................................................... 8 4.5. Afspraken met preferente regionale aanbieders ....................................................................... 9 4.6. Inhuren externe professionals ................................................................................................... 9
5.
Aanbod en activiteiten .................................................................................................................. 9 5.1. Nieuwe activiteiten .................................................................................................................... 9
6.
Gebouw en faciliteiten ................................................................................................................ 10 6.1. Pand en inventaris .................................................................................................................... 10 6.2. Beschikbare ruimten in Zalencentrum de Harmonie Linne ..................................................... 10 6.3. Afwegingen met betrekking tot ingebruikname ruimten ........................................................ 11
7.
Communicatie en marketing ....................................................................................................... 11 7.1. Doel van de communicatie ...................................................................................................... 11 7.2. Doelgroepen............................................................................................................................. 12 7.2.1 Potentiële nieuwe gebruikers ............................................................................................ 12 7.3. Materialen en middelen .......................................................................................................... 12 7.4. Gebruikersoverleg .................................................................................................................... 13
8. Prognose begroting komende jaren................................................................................................ 14 8.1.Inkomsten ................................................................................................................................. 14 8.1.1 Actief werven sponsoren ................................................................................................... 14 8.2. Uitgaven ................................................................................................................................... 14
2
Bijlage 1: Beschikbare ruimten Zalencentrum de Harmonie Linne .................................................... 15 Bijlage 2: Getekende intentieverklaringen ......................................................................................... 17
3
1. Inleiding Decennialang was Zalencentrum de Harmonie Linne het (informele) gemeenschapshuis van Linne waar in 2023 maar liefst 53 verenigingen, organisaties, andere initiatieven en inwoners gebruik maakten van een ruimte voor hun repetities, uitvoeringen, vergaderingen, trainingen, exposities, feesten, workshops en het eettafelproject voor senioren SmikkeLin. Eind 2023 werden de gebruikers voor de vijfde keer in korte tijd geconfronteerd met sluiting van Zalencentrum de Harmonie. De eigenaar van het vastgoed, de directie van Hansen Dranken BV heeft besloten over te gaan tot de verkoop van het pand, waarbij de Gemeente Maasgouw het eerste recht tot koop heeft. Vertegenwoordigers van een aantal verenigingen hebben het voortouw genomen om met de Gemeente Maasgouw in gesprek te gaan om gezamenlijk te komen tot een passende oplossing, zowel voor de korte als de langere termijn. De Gemeente Maasgouw overweegt het pand aan te kopen en ter beschikking te stellen aan de gemeenschap in Linne, onder de strikte voorwaarde dat de verenigingen/inwoners van Linne aantonen dat zij zich actief in gaan zetten om het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis succesvol vorm te geven. Inmiddels staat een Stichting Gemeenschapshuis Linne in de steigers, is een bestuur gevormd, ligt de notariële akte klaar voor afronding en hebben zich al meerdere personen opgegeven als vrijwilliger.
Het bestuur van de Stichting (in oprichting) heeft alle gebruikers van Zalencentrum de Harmonie Linne formeel gevraagd de intentie uit te spreken dat zij ook in de toekomst gebruik willen maken van dit gemeenschapshuis. Op basis van de positieve reactie van de gebruikers heeft het bestuur dit beleidsplan uitgewerkt, waarin is weergegeven hoe het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis vorm krijgen.
2. Algemeen Linne heeft anno 2024 een bloeiend verenigingsleven, waar menige stad of dorp jaloers op zal zijn, met een succesvolle harmonie met een eigen opleidingsorkest, een omvangrijk mannenkoor met nog steeds aanwas van nieuwe leden, een bruisende carnavalsvereniging waar jong en oud deel van uit kunnen maken, een actieve toneelvereniging en talrijke kleinere verenigingen en initiatieven. Toch is het zinvol bij het maken van een realistisch beleidsplan rekening te houden met de maatschappelijke ontwikkelingen en trends die het verenigingsleven onder druk zetten, zoals de individualisering, de vergrijzing en het grote aanbod activiteiten. Het is daarom verstandig om, naast het faciliteren van het verenigingsleven in Linne, ook oog te hebben voor andere mogelijke bestemmingen van het gemeenschapshuis. De Vereniging Kleine Kernen Limburg (VKKL) beschrijft in haar brochure ‘Gemeenschapshuis of huis van de gemeenschap?’ vier vormen gemeenschapshuizen.
4
Voor de kern Linne heeft de Stichting gekozen voor ‘Het huis van de gemeenschap’, dat als volgt is beschreven: ‘Het bestuur werkt als een sociale onderneming samen met de netwerkpartners en bewoners. Iedereen mag het initiatief nemen, de deur staat altijd open. Iedereen kan ideeën voor een duurzaam en leefbaar dorp bedenken en uitvoeren. Het gemeenschapshuis is het huis van en voor iedereen.’ 2.1. Missie De Stichting Gemeenschapshuis Linne wil waarborgen dat Linne beschikt over een adequaat gemeenschapshuis, voor het behoud van het verenigingsleven en ter bevordering van de leefbaarheid, positieve gezondheid en sociale cohesie binnen de kern. 2.2. Visie Het gemeenschapshuis Linne is een laagdrempelige, aantrekkelijke ontmoetingsplek die we samen schoon, veilig en rendabel houden. Het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid van (vertegenwoordigers van) alle gebruikers. De Stichting Gemeenschapshuis Linne zorgt samen met de Gemeente Maasgouw voor de juiste randvoorwaarden, zodat de gebruikers elkaar op een ontspannen, doeltreffende manier kunnen ontmoeten. In het komende jaar moet duidelijk worden of de huidige locatie voor dit doel op de langere termijn geschikt is of geschikt te maken is. 2.3.
Strategie In het eerste jaar bekijkt de Stichting op welke manier de exploitatie het beste vorm kan krijgen en op welke manier de ruimten het meest efficiënt gebruikt kunnen worden. Belangrijk doel is het binnenhalen van nieuwe gebruikers c.q. activiteiten en evenementen om een succesvolle exploitatie te realiseren, waarbij de aandacht met name uitgaat naar het uitbreiden van het aanbod overdag. Een eerste stap is het uitnodigen van de verenigingen die momenteel gebruik maken van Kloosterhof, om hen te vragen over te stappen naar Zalencentrum de Harmonie. Kloosterhof is momenteel op papier het gemeenschapshuis van Linne, met een royale jaarlijkse financiële ondersteuning vanuit de Gemeente Maasgouw, maar is zwaar verouderd. Door alle verenigingen onder te brengen in hetzelfde pand ontstaat een synergie tussen de verenigingen die het dorp ten goede komt. Bovendien kunnen de onderhoudskosten van Kloosterhof zinvol geïnvesteerd worden in de renovatie en het onderhoud van het nieuwe gemeenschapshuis. In de loop van 2025 start de werkgroep Strategie met het maken van plannen voor de langere termijn. 5
3. Organisatiestructuur Voor het vormgeven van de juridische structuur van het Gemeenschapshuis Linne is gekozen voor het oprichten van een beheerstichting. De keuze voor een stichtingsvorm is gemaakt vanwege specifieke voordelen en geschiktheid voor het verwezenlijken van maatschappelijke doelen. Een stichting biedt een stabiele en duurzame juridische entiteit die onafhankelijk kan opereren en zich volledig kan richten op het dienen van de gemeenschap zonder winstoogmerk. De Stichting Gemeenschapshuis Linne neemt de rol van bestuurder en exploitant op zich en kan subsidieaanvragen indienen, fondsen werven en donaties ontvangen, hetgeen essentieel is voor het financieren van maatschappelijke initiatieven. De stichtingsvorm biedt de flexibiliteit om verschillende belanghebbenden, waaronder de vrijwilligers, verenigingen en gezelschappen, de gemeente en andere maatschappelijke organisaties, te betrekken bij het gemeenschapshuis. Als rechtspersoon formeert de Stichting een duidelijk en transparant bestuur, dat de belangen en de doelstellingen van het gemeenschapshuis kan behartigen en waarborgen. 3.2. Bestuur Het bestuur van de Stichting Gemeenschapshuis Linne wordt gevormd door: Voorzitter: Dhr. Arie de Jong Vicevoorzitter Dhr. Ivo Janssen Secretaris: Mevr. Kim Peeters-Daamen Penningsmeester: Dhr. Sjoerd Lousberg Lid: Dhr.
Thierry Cloudt De namen van de leden van het bestuur worden als formele vertegenwoordiging van de Stichting vastgelegd bij de Kamer van Koophandel (KvK). 3.3. Werkgroepen en stuurgroep Voor het uitvoeren van een groot aantal praktische zaken is het vormen van werkgroepen noodzakelijk. Werkgroepen staan niet los van de organisatie, maar werken met een opdracht van het bestuur en leggen daarover verantwoording af. Het bestuur legt de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werkgroepen vast in het huishoudelijk reglement. De werkgroepen bestaan uit vrijwilligers die aangegeven hebben een actieve rol te willen spelen op een specifiek gebied: • Horeca & Evenementen • Techniek • Facilitaire zaken • Communicatie & Marketing • Strategie.
6
De voorzitter van elke werkgroep zorgt voor de coördinatie en communicatie binnen de werkgroep en vormt samen met het bestuur de ‘stuurgroep’, die in gezamenlijkheid besluiten neemt over alle onderwerpen die door de werkgroepen ingebracht worden. Het bestuur belegt daarnaast tweemaal per jaar een gebruikersoverleg met de vaste gebruikers van het gemeenschapshuis (zie paragraaf 8.4.). 3.4. De vrijwilligers De klantgerichtheid, inzet, beschikbaarheid en professionaliteit van al onze vrijwilligers bepalen voor het overgrote deel het succes van het gemeenschapshuis. Het bestuur hecht er waarde aan duidelijke afspraken te maken en de juiste randvoorwaarden te creëren. Aandachtspunten: • Ontwikkelen van: o Vrijwilligersovereenkomst o Huishoudelijk reglement o Declaratieformulier. • Vrijwilligersverzekering • Opvragen geldige VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), niet ouder dan 6 maanden • Regelen relevante bijscholingen op het gebied van sociale hygiëne en bedrijfshulpverlening. • Periodieke blijk van waardering.
4. Beheer en exploitatie Het beheer en de exploitatie van het gemeenschapshuis zijn een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle gebruikers (bestuur, werkgroepen, verenigingen, organisaties en individuen). Iedereen is welkom en draagt actief bij aan het behoud van een schone en veilige omgeving. Om dit op een adequate manier te kunnen doen stelt de Stichting een duidelijk huishoudelijk reglement op voor alle partijen, waarin alle afspraken helder omschreven zijn. 4.1. Intentieverklaring Als uitgangspunt voor de ontwikkeling van het beleidsplan heeft de Stichting geïnventariseerd welke Linner verenigingen de intentie hebben om in de toekomst gebruik te maken van het gemeenschapshuis, zowel voor hun repetities, trainingen, concerten en uitvoeringen als voor vergaderingen en informele activiteiten. Achttien verenigingen hebben al een intentieverklaring getekend (zie bijlage 2), een aantal dat het voortzetten van het traject tot aankoop van Zalencentrum de Harmonie Linne door de Gemeente Maasgouw rechtvaardigt. 7
4.2. Beheer is gezamenlijke verantwoordelijkheid Vooralsnog starten we de exploitatie van het gemeenschapshuis zonder (betaalde) beheerder, met uitsluitend de inzet van vrijwilligers. In het eerste jaar moet in de praktijk blijken of het noodzakelijk is alsnog een vaste beheerder aan te stellen in verband met de continuïteit van en het toezicht op de serviceverlening. We onderzoeken of het haalbaar is te gaan werken met een (vrijwillige) dagverantwoordelijke/ beheerder per dag van de week, eventueel tegen een vrijwilligersvergoeding. Gebruikers moeten er aan wennen en ervan doordrongen zijn dat het een gezamenlijke verantwoordelijkheid is het gemeenschapshuis opgeruimd, schoon en veilig te houden en onderlinge afspraken na te komen. 4.3. Verhuur ruimten Het is voor iedereen mogelijk een ruimte te huren binnen het gemeenschapshuis, met de mogelijkheid aanvullende afspraken te maken over de drankvoorziening en eventuele catering. De Stichting maakt bij de verhuur van de beschikbare ruimten onderscheid tussen vaste en incidentele gebruikers.
Per ruimte en tijdseenheid gelden vaste huurbedragen: • De vaste gebruikers uit Linne betalen een klein huurbedrag per uur/dagdeel en hebben toegang tot het drankenassortiment, conform vooraf met hen gemaakte afspraken • Incidentele (kleine) gebruikers uit Linne betalen een kleine opslag op het huurbedrag en maken vooraf afspraken over de drankvoorziening. • Bij grootschalige evenementen van verenigingen en organisaties uit Linne gelden de gebruikelijke huurbedragen. Daarnaast maken de gebruikers afspraken met de werkgroep Horeca & Evenementen over de drankvoorziening en het bemensen van de bar. • Als een vereniging vanuit een andere gemeente een beroep op de Stichting doet om eenmalig gebruik te maken van een ruimte voor bijvoorbeeld een repetitie betaalt zij het gebruikelijke tarief met een kleine opslag. • Wil een particulier uit Linne of een externe zakelijke relatie of organisatie een ruimte huren voor een activiteit of evenement, dan vindt commercieel verhuur van de ruimte(n) plaats tegen een verhoogd tarief. De werkgroep Horeca & Evenementen maakt afspraken over de drankvoorziening. • Afspraken over eventuele andere verstrekkingen, zoals een buffet of diner maken de gebruikers in eigen beheer, waarbij de werkgroep advies uitbrengt over de mogelijkheden (zie ook de paragrafen 5.5. en 5.6.). 4.4.
Reserveren ruimten Op verzoek van de Stichting Gemeenschapshuis Linne is een website ontwikkeld, waarop gebruikers in een kalender kunnen zien welke ruimten beschikbaar zijn en een verzoek tot reservering kunnen plaatsen. De werkgroep Horeca & Evenementen accepteert deze reservering (indien correct ingevoerd en mogelijk) en neemt vervolgens (indien nodig) contact op om mondeling afspraken te maken.
8
De gebruiker ontvangt deze afspraken schriftelijk en krijgt bovendien een ‘gebruikersreglement’, waarin de aanvullende voorwaarden zijn vastgelegd. 4.5. Afspraken met preferente regionale aanbieders De Stichting neemt in de eerste maanden het initiatief om in gesprek te gaan met een aantal preferente aanbieders in eigen dorp c.q. de regio die bij grootschalige evenementen de catering willen/kunnen verzorgen, conform de overeengekomen voorwaarden. De insteek van de te plannen gesprekken is het maken van afspraken met als resultaat zo gunstig mogelijke condities voor alle partijen. In eerste instantie vindt overleg plaats met: Ruud Hanot van Café D’n Tegel, Brasserie Lus, Bekker Dukers, Partyservice de Statie, Kwaliteitsslagerij Wolfhagen en Metsemakers Starmans Party Catering Company. 4.6. Inhuren externe professionals Op verzoek van en in overleg met de gebruiker is het mogelijk bij grootschalige evenementen een beroep te doen op externe professionals. De gebruiker ontvangt een opdrachtbevestiging, waarin duidelijk is vastgelegd welke kosten de Stichting doorberekent.
5. Aanbod en activiteiten Zes avonden per week is de grote zaal in Zalencentrum de Harmonie Linne momenteel in gebruik voor sportieve en culturele activiteiten. De huidige gebruikers hebben voorrang bij de opstart van het nieuwe Gemeenschapshuis. De Stichting Gemeenschapshuis Linne is, in samenspraak met de Gemeente Maasgouw, in gesprek met de vijf verenigingen die momenteel in Kloosterhof hun huisvesting hebben. Onderwerp van gesprek is de overstap naar Zalencentrum de Harmonie Linne, aangezien de Gemeente Maasgouw Kloosterhof binnen afzienbare tijd definitief sluit. Zodra de planning voor de eerste maanden rond is, in samenwerking met de vaste gebruikers en de verenigingen uit Kloosterhof, kunnen andere gebruikers hun reserveringen plaatsen. 5.1. Nieuwe activiteiten De Stichting gaat zich inspannen om nieuwe activiteiten te initiëren en faciliteren, waarbij de nadruk in eerste instantie ligt op de invulling van een programma overdag. De Stichting wil de inwoners van Linne en haar bezoekers een prettige ontmoetingsplek met huiskamerfunctie bieden, waar activiteiten voor alle leeftijden plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een wekelijkse kaartmiddag voor senioren of muziekactiviteit voor kleuters en hun ouder.
9
Naast de bestaande activiteiten van de eigen verenigingen verkent de Stichting de mogelijkheden om met maatschappelijke samenwerkingspartners in zee te gaan voor het organiseren van activiteiten of huisvesten van voorzieningen, zoals de bibliotheek, een maandelijks Repair café, initiatieven op het gebied van de gezondheidszorg of van de Gemeente Maasgouw. Voor externe en zakelijke relaties zijn vergaderruimten beschikbaar die per uur/dagdeel te huren zijn (zie ook paragraaf 4.3.).
6. Gebouw en faciliteiten 6.1. Pand en inventaris De gemeente Maasgouw is (toekomstig) eigenaar van het pand en is verantwoordelijk voor het jaarlijkse groot onderhoud. De gemeente verzorgt de eerste aanschaf van nieuwe c.q. vervanging van de versleten inventaris. Vervolgens is het bestuur verantwoordelijk voor de aanschaf, afschrijving en vervanging van de inventaris. Het pand van Zalencentrum de Harmonie Linne is groot en op een aantal punten zwaar verouderd. Het is noodzakelijk het pand grondig te toetsen aan de huidige regelgeving, veiligheidsnormen en vereisten voor het uitvoeren van concerten. De Stichting gaat ervan uit dat de Gemeente Maasgouw het pand zo duurzaam, energiezuinig en toekomstgericht mogelijk oplevert, voordat de exploitatie wordt opgestart. Belangrijke punten van aandacht: brandmeldinstallatie, isolatie, luchtbehandelingssysteem, beveiliging, de toegankelijkheid van het pand en de akoestiek. 6.2. Beschikbare ruimten in Zalencentrum de Harmonie Linne In en om het gemeenschapshuis zijn de volgende ruimten/faciliteiten beschikbaar: • Grote zaal • Middelgrote zaal (Koepelzaal) • Kleine zaal (Sportcafé) • Café • Vergaderruimte (bovenverdieping) • Opslagruimte(n) • Woonhuis (bovenverdieping) • Keuken • Garderobe(s) • Toiletten • Parkeerruimte. In bijlage 1 staat bij elke ruimte/faciliteit een korte toelichting.
10
6.3. Afwegingen met betrekking tot ingebruikname ruimten De Stichting maakt, in overleg met de verenigingen die wekelijks gebruik maken van het gemeenschapshuis, de afweging welk gedeelte van het pand het meest efficiënt, energiezuinig en praktisch te gebruiken is. In eerste instantie heeft het in gebruik nemen van de voorbouw de voorkeur (Koepelzaal, sportcafé, café en woonhuis): • De Koepelzaal is geschikt te maken voor de repetities van de harmonie en het mannenkoor door de akoestiek in de zaal rigoureus aan te pakken. Deze is momenteel ronduit slecht. • De ruimtes in het woonhuis bieden de mogelijkheid deze specifiek aan te passen op de gebruikers wat betreft inrichting, daglicht en opslagmogelijkheden. • De grote zaal is behoorlijk verouderd, tochtig en moeilijk warm te stoken. De akoestiek is niet optimaal en het mechanisme om de gordijnen op het podium te bedienen functioneert niet meer. De gordijnen zijn aan vervanging toe. Met de nodige (minimaal vereiste) aanpassingen kan de grote zaal beschikbaar blijven voor concerten en grote evenementen, zoals carnavalsactiviteiten en toneelvoorstellingen. In de loop van het volgende jaar ontwikkelt de Stichting het plan voor de toekomst, waarin met name de rol van de grote zaal tegen het licht gehouden wordt.
7. Communicatie en marketing Heldere, begrijpelijke communicatie is noodzakelijk om het gemeenschapshuis tot een succes te maken, zowel tijdens de voorbereiding als tijdens de daadwerkelijke exploitatie. De communicatie is er vooral op gericht de naamsbekendheid en zichtbaarheid van het gemeenschapshuis te vergroten. De Stichting betrekt graag zoveel mogelijk inwoners bij het gemeenschapshuis om ook daadwerkelijk een centraal ontmoetingspunt te creëren. 7.1. Doel van de communicatie Het doel van de communicatie varieert in de komende tijd, afhankelijk van de fase van het proces. Het accent verschuift van zakelijke, veelal externe communicatie naar interne communicatie en promotie van het gemeenschapshuis. De belangrijkste aandachtspunten per fase zijn: Fase 1: de beginfase (in principe tot voorgenomen besluit B&W) • nadruk op maken van duidelijke afspraken met alle partijen en nauwkeurig, eenduidig vastleggen hiervan. Heldere communicatie voorkomt misverstanden. • informeren van de huidige en toekomstige gebruikers (komend vanuit Kloosterhof). Efficiënt overleg met alle betrokkenen zorgt voor meer betrokkenheid en een betere motivatie om er samen een succesverhaal van te maken.
Fase 2: Na aankoop pand door Gemeente Maasgouw • informeren alle vrijwilligers en gebruikers over de nieuwe werkwijze, met nadruk op de doelstellingen, verwachtingen en de gezamenlijke verantwoordelijkheid.
11
Fase 3: exploitatie is opgestart onder verantwoordelijkheid van de Stichting • aantrekken van nieuwe activiteiten en/of gebruikers. De Stichting kijkt daarbij ook over de grenzen van de eigen kern. • tijdig en duidelijk communiceren met de vrijwilligers om te zorgen voor een goede samenwerking, werkplezier en vertrouwen in elkaar. • Promotie van activiteiten/evenementen die voor publiek toegankelijk zijn. 7.2. Doelgroepen De communicatie is gericht op zeer uiteenlopende doelgroepen, met verschillende belangen. Dit vraagt om een specifieke manier van communicatie per doelgroep wat betreft boodschap en stijl. De doelgroepen van Zalencentrum de Harmonie Linne zijn: • Gemeente Maasgouw • Verenigingen/organisaties • Inwoners Linne • Eigen vrijwilligers/werkgroepen • Sponsoren • Stichting Menswel • Zakelijke relaties • Potentiële nieuwe gebruikers • Potentiële bezoekers. 7.2.1 Potentiële nieuwe gebruikers Zodra de Stichting verantwoordelijk is voor de exploitatie van het Gemeenschapshuis en de afspraken met de huidige gebruikers gemaakt zijn gaat de aandacht uit naar het werven van nieuwe gebruikers/activiteiten om een betere bezetting te realiseren. Hierbij kijken we ook over de grenzen van Linne heen. Zie eveneens paragraaf 6.1. 7.3.
Materialen en middelen Het is belangrijk om in de verschillende fasen de boodschap, middelen, doelgroep en het tijdstip van communiceren goed op elkaar af te stemmen. We kiezen voor een mix van middelen en materialen die we inzetten om de verschillende doelgroepen te bereiken en mee te nemen in de ontwikkeling van het gemeenschapshuis. Hierbij maken we gebruik van: • Website o evenementenkalender o informatie over activiteiten, faciliteiten, tarieven en openingstijden o reserveren van ruimten o melden van mankementen betreffende pand en interieur.
12
• Sociale media: Facebook en Instagram o informatie over activiteiten o speciale wetenswaardigheden • Digitale nieuwsbrief o communicatie met de vrijwilligers, inwoners, samenwerkingspartners • Lokale en regionale media (de Limburger, Linner Nuuts, TV Ellef, ML5) o promoten gemeenschapshuis Linne o aankondiging evenementen • Ambassadeurs o delen van uitnodigende succesverhalen. 7.4. Gebruikersoverleg Het bestuur belegt tweemaal per jaar een gebruikersoverleg met de vaste gebruikers van het gemeenschapshuis, om de wederzijdse mening over de gang van zaken te inventariseren en praktische zaken te bespreken. Mogelijke onderwerpen: de te hanteren consumptieprijzen, eventuele aanpassingen in de prijzen, de programmering voor de komende periode, eventuele wijzigingen in het huishoudelijk reglement en wijzigingen in de organisatiestructuur.
13
8. Prognose begroting komende jaren De Stichting verwacht in de eerste vijf jaar financiële ondersteuning van buitenaf oftewel van de Gemeente Maasgouw nodig te hebben en streeft ernaar om daarna een sluitende begroting te hebben. De begroting is gebaseerd op ervaringscijfers uit de afgelopen maanden, de verstrekte informatie door de Gemeente Maasgouw, de Stichting Menswel en de directie van de firma Hansen Dranken en op prognoses op basis van de begroting van gemeenschapshuizen in de regio. De begroting is in een apart bestand bij dit beleidsplan gevoegd. 8.1.Inkomsten De inkomsten van het Gemeenschapshuis Linne bestaan voornamelijk uit subsidies van de Gemeente Maasgouw, opbrengsten van de verhuur van zalen voor activiteiten en evenementen, verkoop drankassortiment en eenvoudige consumpties, doorberekende schoonmaakkosten bij grote evenementen en eventuele donaties van sponsoren. 8.1.1 Actief werven sponsoren Zodra het gemeenschapshuis operationeel is ‘in eigen beheer’ ontwikkelt de Stichting een aanbod voor sponsoren met de mogelijkheid in ruil voor publiciteit een ruimte, inrichting of een speciale activiteit te sponsoren of een algemene donatie te doen. Wellicht is het opzetten van ‘De Club van 100’ (met een vaste, jaarlijkse donatie van €100,-) een idee om verder uit te werken. 8.2.
Uitgaven De Stichting maakt afspraken met de Gemeente Maasgouw over de financiering van de vaste lasten, zoals de energiekosten, het onderhoud van de brandmeldinstallatie, het opstellen van een ontruimingsplan, het uitvoeren van een ARBO-check, de aanschaf van een AED, verzekeringen en gemeentelijke belastingen. De overige uitgaven bestaan uit: • Vergoedingen voor vrijwilligers (indien dagverantwoordelijk / jaarlijks presentje allen) • Schoonmaak algemene ruimten • Onderhoud pand • Deskundigheidsbevordering vrijwilligers in het kader van de wettelijke verplichting: met name sociale hygiëne en bedrijfshulpverlening.
14
Bijlage 1: Beschikbare ruimten Zalencentrum de Harmonie Linne Ruimte Grote zaal
Middelgrote zaal (Koepelzaal)
Toelichting -
Doel
-
Grote zaal, geschikt voor 100-330 personen Met podium en bar
-
Repetities Concerten Uitvoeringen Grote evenementen
-
Tot 100 personen
-
Repetities Trainingen: gym/aerobics/dansen Kleine evenementen SmikkeLin
Kleine zaal (Sportcafé)
-
Tot 50 personen
-
Vergaderingen Sporten: biljart, darts
Café
-
Tot 100 personen
-
Informeel treffen. Samenzijn voor en na bijeenkomsten en evenementen. Kleinschalige initiatieven
-
Vergaderruimte (bovenverdieping)
-
Tot 10 personen
-
Vergaderingen diverse besturen
Opslagruimte(n)
-
Afsluitbare ruimten, kasten of rekken
Opslag- en archiefruimte voor diverse verenigingen: - de Teken- en schilderclub - Harmonie Lentekrans - Mannenkoor
Woonhuis (bovenverdieping)
-
4 kamers Keuken Badkamer
Mogelijk in te richten voor: - vergaderingen - de Teken- en schilderclub (daglicht) - opslag
15
Keuken
De keuken beschikt over een minimale, efficiënte inrichting. Functionaliteiten: - Servies, bestek en andere keukenbenodigdheden om een eenvoudige snack, maaltijd of broodjes te bereiden - Vaatwasser. Eventuele uitbreiding is te bezien (werkgroep Horeca & Evenementen)
Garderobe(s)
Nodig voor het veilig ophangen van jassen van bezoekers: - Onbewaakt in de hal tussen zalen - (Mogelijk) bewaakt bij grote zaal
Toiletten
-
Parkeerruimte
-
Bezoekers algemeen Vergaderingen SmikkeLin
Bij evenementen (tot 330 bezoekers)
Bij de zalen, gescheiden dames en heren Bij café, gescheiden dames en heren Rolstoeltoegankelijk toilet in de hal tussen zalen
40-50 parkeerplaatsen dichtbij het gemeenschapshuis: - parkeerplaats - langs openbare weg
16
Bijlage 2: Getekende intentieverklaringen De volgende verenigingen en organisaties hebben de intentieverklaring getekend, waarmee zij aangeven gebruik te willen maken van het Gemeenschapshuis Linne: • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Basisschool Triangel Carnavalsvereniging de Kwekkerte Linne Gezamenlijke Putten Gym & Trim Kindervakantiewerk Linne Koninklijke Harmonie Lentekrans Linne Linner Vrouwenvereniging Mannenkoor St.Caecilia Linne Oudervereniging Basisschool Triangel RKSV Linne Turnen Schutterij Sint Martinus SmikkeLin (Eetproject voor senioren) Stichting Kerst-In Linne Stichting Linner Revue Stichting Stuw Linne 100 jaar Toneelvereniging Ongerein TWC De Lekke Tube VV Linne.
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36