84250-Bewonersinitiatieven actieplan 2020-2_Bewonersinitiatieven in Maasgouw Actieplan 2020-2021

Bewonersinitiatieven in Maasgouw ‘Positief, Pragmatisch, Praktisch’ Actieplan 2020-2021

April 2020

1

Waar gaan we op inzetten in 2020-2021? We bouwen voort op datgene wat we hebben ontwikkeld, aan ervaringen hebben opgedaan en nu reeds praktisch gebeurt. Mocht blijken dat er verder verbeteringen wenselijk zijn, bezien we op dat moment wat er nodig is. Voor de jaren 2020 en 2021 zijn er 6 concrete actiepunten geformuleerd. Actiepunten die in een aantal gevallen een structurele verandering beogen. Verder zal, nu het jaar 2020 al gevorderd is, de uitvoering van deze actiepunten ook het jaar 2022 bestrijken. Het gaat om: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

We verbeteren onze informatievoorziening; We bevorderen de bewustwording over onze houding; We vullen accountmanagement in; We verstevigen de positie van bewonersoverlegorganisaties; We verhelderen hoe we omgaan met dorpsontwikkelplannen; We weten hoe we initiatieven kunnen faciliteren en maken hierin een zorgvuldige afweging.

1. We verbeteren onze informatievoorziening Algemeen Een goede informatievoorziening is belangrijk. Binnen de huidige website moeten inwoners goed worden geïnformeerd over de wijze waarop ze een initiatief kunnen indienen of bespreekbaar maken, welke (subsidie)mogelijkheden er zijn en hoe de gemeente zou kunnen faciliteren en ondersteunen. Met name de communicatie over het leefbaarheidsfonds verdient aandacht. De informatie wordt toegankelijk en gebundeld gepubliceerd. Waar mogelijk worden goede initiatieven uitgelicht. Social media worden ondersteunend ingezet als dat waarde toevoegt. De ontwikkelingen binnen dit actiepunt moeten uiteraard passen binnen de gemeentelijke communicatievisie. Ook dient aangesloten worden bij ontwikkelen op het gebied van de gemeentelijke informatie-ontsluiting. Leefbaarheidsfonds In 2015 is er een leefbaarheidsfonds ingesteld. Het leefbaarheidsfonds is een subsidiebudget met een structureel karakter. De communicatie over het leefbaarheidsfonds krijgt een impuls. Hoewel verwacht mag worden dat een grotere bekendheid leidt tot een groter beroep op het leefbaarheidsfonds, is het lastig hierop te anticiperen. Daarom zal bijstelling van het budget slechts aan de orde zijn wanneer daar in de praktijk behoefte aan is.

Daarnaast zal worden overwogen om bestaande budgetten, wanneer dat praktisch van toegevoegde waarde is samen te voegen in het leefbaarheidsfonds. Verder wordt het subsidieverleningsproces verbeterd. Aanvragen dienen eenvoudig en snel te kunnen worden ingediend en afgehandeld. Het proces wordt geoptimaliseerd. Overwogen wordt om de contactpersoon maatschappelijke initiatieven daartoe (mede) te mandateren. Concreet betekent dit dat naast de huidige gemandateerde ook de Voorwaarden Leefbaarheidsfonds (raadsbesluit 8 oktober 2015) contactpersoon maatschappelijke initiatieven het mandaat krijgt om Het Leefbaarheidsfonds is er om burgerinitiatieven makkelijker mogelijk bepaalde subsidieverzoeken af te te maken en geeft hierdoor een positief en uitnodigend signaal af. handelen. Vanzelfsprekend dient dit, Vanuit het Leefbaarheidsfonds kunnen burgerinitiatieven gestimuleerd en als daarvoor wordt gekozen, juridisch aangezwengeld worden voor zover ze passen binnen de kaders van het gemeentelijk beleid. en praktisch zorgvuldig geborgd te worden. We heroverwegen het De criteria: juridische kader. Indien nodig passen 1. Het moet gaan om activiteiten die de leefbaarheid ten goede komen; we de voorwaarden aan en ontwikkelen 2. Het moet gaan om ‘burgerinitiatieven’.

we een eenvoudige en toegankelijke De volgende kosten komen in aanmerking voor vergoeding: o organisatiekosten (vergaderkosten, administratieve kosten) (deel)verordening. De o activiteitenkosten (accommodatie-, personele-, materiaalkosten) activiteitensubsidies aan o promotionele activiteiten (persberichten, publiciteit, drukwerk) bewonersoverlegorganisaties worden o communicatiekosten (kosten enquêtes, raadplegingen, bijeenkomsten). thans nog ten laste gebracht van het leefbaarheidsfonds. Voor Aanvragen worden behandeld op grond van de Algemene subsidieverordening. bewonersoverlegorganisaties ontwikkelen we een zelfstandige eenvoudige regeling en een separaat budget. Tenslotte ontwikkelen we een logo dat gebruikt wordt wanneer een initiatief mede mogelijk wordt gemaakt door ondersteuning uit dit fonds. Het logo kan gebruikt worden in correspondentie maar ook op bijvoorbeeld een informatiebord op de plek waar een initiatief fysiek gerealiseerd is of wordt. Hierdoor

2

zal de bekendheid van het leefbaarheidsfonds worden vergroot. Bovendien maakt het duidelijk dat de gemeente Maasgouw een bijdrage heeft geleverd. 2. We bevorderen de bewustwording over onze houding Heldere verhoudingen Vanuit de gedachte ‘Samen maken we Maasgouw’, is een positieve grondhouding ten opzichte van initiatieven vanzelfsprekend. Het is van belang dat we ons steeds bewust zijn van onze houding en van wat initiatiefnemers van ons mogen verwachten. Het is niet de bedoeling dat we initiatieven ‘overnemen’. De initiatiefnemers houden de regie. Wij als gemeente zorgen ervoor dat we helder zijn in wat initiatieven van de gemeente mogen verwachten en wij komen onze toezeggingen en afspraken na. Zoals beschreven in onze visie gaan we niet actief op zoek naar (nieuwe) initiatieven. Onze kaders zijn leidend Initiatieven die uit de samenleving ontstaan hebben doorgaans maatschappelijke waarde. Dit betekent echter niet dat elk initiatief direct op volledige medewerking of volledige ondersteuning kan rekenen. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met een belangenafweging, een gebrek aan draagvlak, geldende wet- en regelgeving maar ook ontbrekende beschikbaarheid van financiële middelen of ambtelijke capaciteit. Onze kaders zijn leidend.

Past een initiatief niet binnen ons kader en zijn er geen mogelijkheden om een uitzondering te maken, dan communiceren we dit tijdig en duidelijk met initiatiefnemers. In alle gevallen zullen we met initiatiefnemers onze afwegingen bespreken en indien mogelijk aangeven onder welke condities en/of op welke termijn facilitering en medewerking door de gemeente mogelijk is. Dit betekent ook dat we de continuïteit van het initiatief bespreken als dat aan de orde is. Veel initiatieven eindigen immers niet bij realisatie. Over deze ‘beheersfase’ worden afspraken gemaakt en waar mogelijk worden deze vastgelegd. De vertaling van deze afspraken in beleid en budgettering is belangrijk. Datzelfde geldt voor afspraken over de gevolgen wanneer een initiatief niet wordt voortgezet. Plannen en prioriteren Wanneer de ondersteuning van een initiatief consequenties zal hebben voor de uitvoering van reeds gemaakte plannen, wordt dat besproken met de desbetreffende portefeuillehouder en wordt geprioriteerd. Indien uitvoering niet mogelijk is binnen het door het initiatief gevraagde tijdsbestek, wordt overwogen het initiatief op een later moment op te nemen in de (gemeentelijke) plannen. Datzelfde geldt uiteraard ook voor initiatieven die een oproep tot co-creatie inhouden. 3.

We vullen ‘accountmanagement’ in Geen afbreuk aan huidige structuur en werkwijze Voorop staat dat we een goed functionerende organisatiestructuur en werkwijze kennen. Voorkomen moet worden dat we nieuwe (sub)structuren ontwikkelen die hieraan afbreuk doen. Dit betekent dat telefonisch ingang en verbinding via het callcenter moet blijven gewaarborgd. Ook geldt dat professionele communicatie met en over bewonersinitiatieven onderdeel is van ieders bestuurlijke of ambtelijke verantwoordelijkheid en professionaliteit. Contactpersoon maatschappelijke initiatieven We benoemen een duidelijk aanspreekpunt voor bewonersinitiatieven in onze gemeente. Dit aanspreekpunt is laagdrempelig te bereiken, reageert voortvarend en is zich zeer bewust van het belang van persoonlijk contact. Het aanspreekpunt treedt onder meer op als verbinder tussen inwoner en de gemeente Maasgouw en tussen afdelingen, organisatieonderdelen en uitvoeringsdiensten, zoals het Servicecentrum MER. We herzien de rol van de kernenregisseur en benadrukken de belangrijke positie als intermediair, verbinder en ondersteuner van initiatieven. Het is gewenst de rol van de huidige kernenregisseur te verbreden en niet te beperken tot het sociale domein. Dit sluit aan bij de behoefte in de dagelijkse praktijk.

Verder vervult de kernenregisseur in de dagelijkse praktijk eerder een bemiddelende, coachende rol bij initiatieven dan een regisserende. De functie van kernenregisseur gaat dus op in de

contactpersoon maatschappelijke initiatieven. Door het inzetten van de contactpersonen als aanspreekpunt per kern wordt tegemoet gekomen aan de nadrukkelijk wens van bewonersoverlegorganisaties. Het niet maken van een inhoudelijke verdeling tussen sociaal domein en fysiek domein bevordert de integraliteit. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat ‘alles’ via de contactpersoon verloopt. Burgerparticipatie en het omgaan met bewonersinitiatieven is

3

en blijft een verantwoordelijkheid van álle bestuurders en ambtenaren. De contactpersoon moet wel een goede inschatting kunnen maken en realistische verwachtingen kunnen scheppen. Ook is het belangrijk dat de contactpersoon maatschappelijke initiatieven het totaaloverzicht heeft en houdt. De contactpersoon zorgt ervoor dat periodiek de resultaten, de successen en leerpunten worden gepresenteerd. Op deze manier zijn we transparant en kan beter beoordeeld worden of we op de goede weg zijn en/of dat er bijsturing moet plaatsvinden voor wat betreft de invulling. Tenslotte zal geïnvesteerd moeten worden in de kenbaarheid en herkenbaarheid van de contactpersonen maatschappelijke initiatieven. Hierbij kan gedacht worden aan de inzet van algemene communicatiemiddelen zoals website en social media maar ook aan profilering door bijvoorbeeld herkenbare kleding. Beleidsrol Naast de rol van contactpersoon maatschappelijke initiatieven is er behoefte aan een beleidsrol. Deze beleidsrol is enerzijds gericht op de beleidsmatige ontwikkeling van het onderwerp burgerparticipatie/bewonersinitiatieven en anderzijds op de meer complexe of politiek en/of bestuurlijk gevoelige thema’s. In het volgende overzicht worden beide rollen naast elkaar gepresenteerd. ‘Contactpersoon maatschappelijke initiatieven’

‘Beleidsmedewerker’

Focus op ‘buiten’

Focus op ‘binnen’

Gericht op relatief laagdrempelige initiatieven

Gericht op politiek en bestuurlijk gevoelig of complexe initiatieven

Coachend en (co-)creatief richting initiatieven

Randvoorwaarden bewaken of ontwikkelen (organisatorisch, beleidsmatig)

Eerste aanspreekpunt voor initiatieven, inclusief bewonersoverlegorganisaties

Aanspreekpunt voor contactpersoon maatschappelijke initiatieven

Signaleren van knelpunten in beleid, organisatie, regelgeving

Initiator in ontwikkelen van oplossingen voor terugkerende knelpunten in beleid, organisatie of regelgeving

Gezicht van de verbindende gemeente

Coördinatie en begeleiding ontwikkeling aanpak

Invulling Het voorgaande leidt tot de volgende invulling: 1. Herbenoeming kernenregisseur tot contactpersoon maatschappelijke initiatieven en herziening rol/functie (voor zover nodig; kernenregisseur is momenteel 0,78 fte (28 uur per week); 2. Benoeming nieuwe contactpersoon maatschappelijke initiatieven 0,67 fte (24 uur per week); 3. 0,33 fte (12 uur per week) invullen door beleidsmedewerker/beleidsrol. De naam ‘contactpersoon maatschappelijke initiatieven’ is vooralsnog een werknaam. Een definitieve keuze voor de naam wordt later gemaakt. Mede gelet op de beoogde verdeling in uren is het gewenst beide rollen bij één persoon te beleggen. De exacte invulling van de functie zal nog uitgewerkt worden. De uitbreiding van de formatie is in eerste instantie bedoeld voor een periode van 2 jaar. Na 1,5 jaar zal zowel de uitbreiding als de rol van de contactpersoon maatschappelijke initiatieven worden geëvalueerd en zal een beslissing worden genomen over structurele voortzetting en/of wijzigingen in de inhoudelijke invulling. 4. We verstevigen de positie van bewonersoverlegorganisaties Bewonersoverlegorganisaties (ook wel: boo’s) zijn net als de gemeente in ontwikkeling. Deze ontwikkeling wordt mede ingegeven door ontwikkelingen in burgerbetrokkenheid en de (maatschappelijke) ontwikkeling van burgerparticipatie.

We erkennen het belang en de toegevoegde waarde van bewonersoverlegorganisaties in onze gemeente. Bewonersoverlegorganisaties kunnen daarom rekenen op gepaste en duidelijke facilitering door de gemeente en op een open dialoog. Hierbij hebben we oog voor verschillen tussen de bewonersoverlegorganisaties die in onze gemeente actief zijn. We zijn transparant en duidelijk wanneer we bedenkingen of twijfels hebben over het functioneren en/of de voorstellen van bewonersoverlegorganisaties. We

4

maken de volgende keuzes: a. We ontwikkelingen een nieuwe zelfstandige subsidieregeling voor bewonersoverlegorganisaties; b. We zorgen voor ruimere en meerjarige subsidie aan bewonersoverlegorganisaties van € 1.000 per jaar (thans: € 500,- per jaar uit leefbaarheidsfonds). Latere bijstelling behoort uiteraard tot de mogelijkheden; c. We bekostigen een collectief lidmaatschap van de VKKL; De gemeente faciliteert lidmaatschap van bewonersorganisatie: € 0,07 per inwoner x 23.713 (prijspeil per 1 januari 2019) = € 1.659,91. Bij gebleken behoefte bij bewonersoverlegorganisaties, zal in een later stadium overwogen worden het idee uit te werken om bewonersoverlegorganisaties zelfstandig (kleinschalige) initiatieven te laten faciliteren. Dit zou dan ingevuld kunnen worden door het beschikbaar stellen van een bedrag dat ten laste wordt gebracht van het leefbaarheidsfonds. 5. We verhelderen hoe we omgaan met dorpsontwikkelplannen De gemeente Maasgouw voert geen kernenbeleid en is dit ook niet van plan. Toch blijkt dat diverse bewonersoverlegorganisaties aan de slag zijn gegaan met de ontwikkeling van een lokaal dorpsontwikkelplan, ambitieboek, dorpsplan etc. (hierna: dorpsontwikkelplan). Wij ondersteunen de ontwikkeling van dergelijke plannen. Mits goed onderbouwd stellen we voor de ontwikkeling van een dorpsontwikkelplan subsidie beschikbaar.

Verder betekent het gegeven dat in kernen dergelijke plannen worden ontwikkeld, dat we een manier moeten vinden hoe we hiermee om gaan. In de basis zien we het dorpsontwikkelplan als een document dat primair van toegevoegde waarde is in de verhouding bewonersoverlegorganisatie versus hun gemeenschap. We kiezen voor een pragmatische aanpak waarbij een bewonersoverlegorganisatie aan kan geven met welk plan en/of welke ontwikkeling ze concreet aan de slag wil en wat ze vraagt aan de gemeente. De bewonersoverlegorganisatie mag hier rekenen op een open gesprek en positieve houding van ambtenaren en bestuurders. We bespreken met bewonersoverlegorganisaties onder welke condities en/of op welke termijn facilitering van concrete voorstellen/initiatieven door de gemeente mogelijk is. We durven lef te tonen maar tegelijkertijd bewaken we dat we zorgvuldig en verantwoord omgaan met gemeenschapsgeld. We realiseren ons dat een positieve houding ons niet ontslaat van de verantwoordelijkheid om een zorgvuldige belangenafweging te maken wanneer, al dan niet later, blijkt dat een initiatief op beperkt of niet volledig draagvlak kan rekenen. Uiteraard blijven we leren van onze ervaringen en passen we onze houding en/of werkwijze aan als daar naar ons idee aanleiding voor is en zijn we daar open en duidelijk over. 6.

We weten hoe we initiatieven kunnen faciliteren en maken hierin een zorgvuldige afweging Facilitering van initiatieven kan veel verschillende vormen aannemen. Het meest bekend is waarschijnlijk het beschikbaar stellen van subsidies. Daarvoor moet een goed afwegingskader aanwezig zijn en een zorgvuldige maar eenvoudige en snelle procedure. Ondersteuning van initiatieven kan uit het leefbaarheidsfonds maar ook buiten het leefbaarheidsfonds kunnen middelen gevonden worden. Gedacht kan worden aan financiering uit bestaande budgetten en aan financiering via aanvullende (begrotings-) voorstellen. Facilitering kan ook op andere manieren plaatsvinden, zoals het beschikbaar stellen van expertise/kennis, het beschikbaar stellen van vergaderruimte, het inzetten van het eigen (gemeentelijk) netwerk van personen en organisaties etc. Vooralsnog blijft de nadruk liggen op facilitering door middel van het beschikbaar stellen van (financiële) middelen. Voor wat betreft begeleiding en de inzet van expertise zijn de ‘normale dienstverlening’ en onze geldende servicenormen leidend. Daar waar een initiatief de inzet van ambtelijke capaciteit vraagt die de ‘normale dienstverlening’ overstijgt, verdient planning en prioritering extra aandacht. Denk hierbij onder meer aan begroting, teamplannen en werkplannen.

5