2021-06-09 RIB-009006 Kwartaalrapportage Q1-2021 MER OD.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF (RIB) Registratienr> Inlichtingen: Afdeling: Doorkiesnr: Portefeuillehouder: Onderwerp: Datum: Verzenddatum: Bijlage:

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw S. Strous en T. Snijckers Werkdruk MEROmgevingsdienst 2 juni 2021

- 9 JUN 10?1 Kwartaalrapportage Q1-2021 MEROmgevingsdienst

Geachte leden van de raad,

.'

,,'

De MER-Omgevingsdienst (MER-OD) werkt op basis van een jaarlijks Uitvoeringsprogramma. In het Uitvoeringsprogramma 2021, bestuurlijk vastgesteld door de drie colleges, is rekening gehouden met een bepaalde hoeveelheid werkzaamheden. Dit betreft voor wat betreft de zogenoemde (klant)vraaggestuurde producten (vergunningverlening, dienstverlening, juridische werkzaamheden) een raming op basis van trends, ontwikkelingen en economische verwachtingen. Het is aan de MEROD om op basis van dit Uitvoeringsprogramma en de daartoe beschikbaar gestelde middelen zorg te dragen voor voldoende personele inzet om deze taken kwalitatief aan de maat uit te voeren. Deze raadsinformatiebrief spitst zich vooral toe op het taakonderdeel 'vergunningverlening wabo' (in het dagelijkse spraakgebruik: de bouwvergunningen). Hoewel uit de als bijlage bijgevoegde kwartaalrapportage Q1-2021 van de MER-OD blijkt dat er op meerdere andere taakonderdelen bij de MER-OD eveneens sprake is van (voorlopige) méér-productie t.o.v. de raming/planning voor de gemeente Maasgouw, is er vooral op het gebied van vergunningverlening een groot issue dat het schrijven van deze raadsinformatiebrief noodzakelijk maakt.

Issue Op basis van de in het Uitvoeringsprogramma geraamde hoeveelheid werk op het gebied van vergunningverlening Wabo is door de MER-OD berekend hoeveel capaciteit nodig is voor de uitvoering van die taken. In aanvulling op de medewerkers in vaste dienst is daarvoor ook in 2021 inzet vanuit de flexibele schil nodig. Zo werkt de MER-OD al jaren om in te kunnen spelen op het sterk wisselende werkaanbod, alsmede met het oog op de aankomende Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen (en het aldus voorkomen van onnodige frictiekosten). Bij de inzet van medewerkers uit de flexibele schil (inhuur) doet zich al enige tijd het probleem voor dat er geen adequaat personeelsaanbod beschikbaar is op de (inhuur)arbeidsmarkt. De oorzaak hiervoor is gelegen in de vergelijkbare werkdruk bij nagenoeg alle andere gemeenten in het land als gevolg van de aanhoudende hausse in de bouwsector (de 'inhuurvijver' is m.a.w. leeggeplukt) en wordt nog eens versterkt door de impact van het implementatietraject van de Omgevingswet: vaste mensen worden betrokken bij de projectimplementatie en de ingehuurde medewerkers nemen het reguliere werk over. Concreet betekent dit dat de MER-OD al enige tijd kampt met een tekort aan personeel om de taken op het gebied van vergunningverlening adequaat te kunnen uitvoeren.

Tot enkele weken geleden was dit nog enigszins op te vangen door allerlei interne maatregelen (o.a. herverdeling van werk),

Pagina 1 van 5

'

!i[

maar door de aanhoudend hoge en de afgelopen twee maanden zelfs nog verder toegenomen aantal aangevraagde omgevingsvergunningen is er een kritieke situatie ontstaan die noopt tot het informeren van de raad over dit issue en mogelijk ook tot ingrepen in de werkwijze bij de MER-0D.

WABO beslui en

., 415

1386

30%

181 160 74

2-0%

.. f1 }0)'

463

sso

373

~>)f;'f, ,l •--lf)

Ter illustratie: uit de hiernaast afgebeelde infographic (bron: kwartaaldashboard Q1 -2021) is af te lezen dat de werkzaamheden van de MER-0D op het gebied van vergunningverlening Wabo (met name het verlenen van omgevingsvergunningen voor de activiteit bouwen en afwijken bestemmingsplan) beduidend hoger liggen dan geraamd (30% t.o.v. 25% raming bij Q1 ). Voor de gemeente Maasgouw specifiek gaat het zelfs om 35% en dus op jaarbasis een toename van 40% van het aantal vergunningen. Als deze hoeveelheid aanhoudt, gaat het op jaarbasis om vele tientallen extra omgevingsvergunningen die afgehandeld moeten worden (kengetal ligt al gauw op 35-50 uur per vergunning), bovenop de UP-raming. Daar waar de benodigde capaciteit voor de geraamde werkzaamheden al tekort schiet als gevolg van het tekort op de arbeidsmarkt, wordt dit nog eens versterkt door deze hogere dan geraamde aantallen ingekomen aanvragen en meldingen.

Doel raadsinformatiebrief Primaire doel van deze RIB is om de raad te informeren over de situatie bij de MER-0D. Er zit momenteel hoogspanning op de werkdruk bij de medewerkers van de MER-0D. Alle vergunningverleners zitten ver boven het reguliere aantal dossiers dat normaliter verantwoord en behapbaar is. Niet alleen leidt dit tot extra zorg bij management en coördinatoren met betrekking tot het voorkomen van overbelasting van medewerkers, ook geeft deze situatie niet of nauwelijks meer ruimte voor ad hoc service (prioriteiten vanuit gemeenten), brengt dit risico's in de doorlooptijden van procedures met zich mee en leidt dit bovendien tot verminderde inzetbaarheid van medewerkers in het kader van de voorbereidingen op de Omgevingswet (veelal betreft het namelijk dezelfde medewerkers). Hoewel de productie bij Q1 over nagenoeg de hele breedte van het taakveld van de MER-0D hoger ligt dan geraamd/gepland en om die reden mogelijk druk gaat ontstaan op de begroting van de MER-0D (en er bijgevolg mogelijk extra middelen gevraagd zullen moeten worden bij de gemeenten, peilmoment hiervoor wordt Q2) is er 'du moment' niet zozeer een nijpend financieel issue, maar vooral een issue van onvoldoende beschikbaar gekwalificeerd personeel op de inhuurmarkt.

Reeds getroffen maatregelen De MER-0D heeft de afgelopen weken/maanden al (met wisselend succes) een aantal maatregelen getroffen in een poging om de situatie zo beheersbaar mogelijk te houden en de kwaliteit van dienstverlening naar de burgers en bedrijven op het oude, vertrouwde hoge niveau te houden. Hieronder een opsomming van deze acties: Bestaande inhuurcontracten verlengd, daar waar mogelijk uitgebreid qua uren; Een inkoopcontract aangegaan met een extern bureau; het bureau handelt inhoudelijk een aantal dossiers af onder regie van de MER-0D in de omvang van ongeveer 1 fte; er zijn nog vraagtekens bij kwaliteit/kwantiteit van deze oplossing, ook vanwege het feit dat er met deze (inkoop)constructie extra coördinatie is gemoeid;

Pagina 2 van 5

Het complete netwerk aan inhuur- en detacheringsbureaus voortdurend gecontacteerd met vraag om personeel, vooralsnog zonder resultaat (behoudens hierboven genoemde inzet); Vacatures uitgezet voor tijdelijk personeel (op die manier gepoogd een ander segment in het personeelsaanbod aan te boren); Aantal contracten met vaste medewerkers tijdelijk uitgebreid naar 40 uur cq méér partti me uren; Medewerkers die (deels) andere taken uitvoeren, maar ook vergunningen kunnen verlenen zoveel mogelijk ingezet op die taak; m.a.w.: binnen mogelijkheden gekeken naar herverdeling van werk bij huidige medewerkers; Daar waar ruimte aanwezig is in overige werkzaamheden van vergunningverleners al gekeken naar fasering/prioritering.

Bestuurlijk overleg met portefeuillehouders Vergunningverlening d.d. 26 mei jl. Op 26 mei jl. is deze problematiek besproken met de portefeuillehouders Vergunningverlening en de ambtelijk opdrachtgevers van de drie MER-gemeenten en het management van de MER-OD, een en ander op basis van een memo met dezelfde inhoud als deze RIB. Doel van dat overleg was om te komen tot een gezamenlijke aanpak van dit probleem, daarbij rekening houdend met het uitgangspunt dat de MER-OD vanuit één organisatie integraal de taken op het gebied van vergunningverlening voor de drie gemeenten uitvoert. Door het creëren van deeloplossingen per gemeente zou de efficiency en kwaliteit van het vergunningenproces alleen maar negatief worden beïnvloed. In het bestuurlijk overleg is gezocht naar consensus in de te treffen maatregelen om deze situatie zo beheersbaar mogelijk te houden, waarbij het uiteindelijk doel (het faciliteren van onze burgers en bedrijven, de kwaliteit van onze dienstverlening) zo weinig mogelijk in het gedrang komt. Het bestuurlijk overleg was uiterst vruchtbaar en de beoogde consensus is bereikt. Hieronder (onder de kopjes 'maatregelen niveau 1' en 'maatregelen niveau 2') zijn de afspraken en maatregelen, die dinsdag 1 juni jl. in het college zijn vastgesteld op grond van genoemde memo, weergegeven.

Onder het kopje 'maatregelen niveau 3' wordt een aantal meer kwalitatieve, meer ingrijpende maatregelen genoemd, die nu nog niet aan de orde zijn, maar mogelijk wel nog als oplossingsrichting kunnen dienen als de situatie met de nu voorgestelde maatregelen (1 en 2) niet zou verbeteren, dan wel de caseload en daarmee de werkdruk nog verder zou gaan toenemen.

Maatregelen niveau 1

► Verlenging proceduretermijn: vergunningverleners en dienstverleners van de MER-OD ►

►

►

communiceren 'aan de voorkant' met de klant dat het erg druk is en dat procedures mogelijk langer duren dan de reguliere doorlooptijd van 8 weken. In veel gevallen - in elk geval méér dan gebruikelijk - zal dit leiden tot het versturen van een verdagingsbrief (+ 6 weken afhandeltermijn) aan het begin van het vergunningproces. Portefeuillehouders/collegeleden geven rugdekking voor deze mogelijke procedurevertraging door in voorkomende gevallen (bijv. bij vragen of klachten van burgers of bedrijven) deze boodschap mee uit te dragen. Afspraak is bovendien dat nieuwe (omvangrijke) ruimtelijke initiatieven - die in een projectfase of vooroverlegsituatie veel extra inzet vanuit de MER-OD zouden kunnen claimen - gefilterd worden door portefeuillehouder en ambtelijk opdrachtgever. M.a.w.: géén ambtelijke of bestuurlijke interventies vanuit de gemeenten in het afhandelen van de reguliere, formele caseload, behoudens daar waar de portefeuillehouder vergunningverlening dit expliciet communiceert met het management van de MER-OD. Middels een raadsinformatiebrief worden de gemeenteraden meegenomen in de problematiek en aldus worden ook aan die zijde - vanuit de communicatielijnen die ook daar lopen met burgers en bedrijven - de verwachtingen gemanaged. De RIB volgt in de week na collegebehandeling van de memo.

Er wordt een persbericht opgesteld ten behoeve van plaatselijke weekbladen en gemeentelijke website. In het bericht wordt de situatie uitgelegd en worden verwachtingen gemanaged bij onze klanten, inclusief een oproep om bij voorkeur even te wachten met het indienen van bouwplannen als die ruimte er bij de klant is.

Pagina 3 van 5

Met name de afspraak achter het 3e pijltje is voor de raad van belang. Het college doet een beroep

op de raadsleden om deze afspraak mede uit te dragen. Op die manier kunnen in de volle breedte van gemeente en MER-OD dezelfde beelden worden gedeeld naar onze burgers en bedrijven en kunnen verwachtingen worden bijgesteld, in die zin dat procedures momenteel (mogelijk) langer duren dan gebruikelijk.

Maatregelen niveau 2

► In afstemming met de ambtelijk opdrachtgevers wordt bezien of er mogelijk ruimte kan ►

►

►

►

►

worden gevonden door het faseren/temporiseren van projecten die in het UP'21 zijn afgesproken met de gemeente. Het strakker gaan hanteren van de ontvankelijkheidstermijnen. Concreet houdt dat in dat aanvragers die substantiële tekortkomingen in de aanvraag niet na de eerste termijn met verzoek om aanvullende gegevens hebben opgeheven, buiten behandeling worden gesteld (bijvoorbeeld als een bodem- of geluidonderzoek dat nodig is voor de beoordeling van het plan niet wordt aangeleverd). Alsmede dat de daarbij behorende leges in rekening worden gebracht. Dit alles conform wettelijke procedures en gemeentelijke legesverordening en altijd met ruimte voor de uitzondering die dat rechtvaardigt. De MER-OD gaat onderzoeken of het instellen van een 'mini-team' voor de enkelvoudige, niet-bouwgerelateerde aanvragen omgevingsvergunning (aanleg, inrit, kap) bijdraagt aan efficiency, het verkorten van de doorlooptijd en daarmee tot het creëren van ruimte binnen het team vergunningverlening voor de complexere dossiers. Het voorstel is om met de gemeenten Echt-Susteren en Maasgouw het proces met betrekking tot behandeling van een zogenoemde binnenplanse afwijking van het bestemmingsplan te organiseren conform het proces in Roerdalen.

Concreet betekent dit dat de vergunningverleners van de MER-OD zelf deze binnenplanse afwijking toetsen en afhandelen, tenzij de aan de binnenplanse afwijking gekoppelde voorwaarden zodanig complex zijn (bijv. in het geval een stedenbouwkundig advies nodig is) dat hiervoor advies dient te worden ingewonnen bij het team ruimtelijke ordening van de gemeente. Hoewel dit lijkt op méérwerk, zal dit in de praktijk leiden tot meer efficiency en verkorting van doorlooptijden in het vergunningenproces. Aanvullend aan het voorstel hierboven met betrekking tot de binnenplanse afwijking van het bestemmingsplan, stelt de MER-OD voor om - zeker voor de middellange termijn, en met het oog op de aankomende Omgevingswet - te (blijven) investeren in het creëren van een uniforme werkwijze tussen de MER-OD en de teams ruimtelijke ordening van de gemeente in de afstemming/advisering t.a.v. met het bestemmingsplan strijdige bouwplannen. Een deel van de in-efficiency in het vergunningenproces is een gevolg van de (nog steeds) van elkaar verschillende werkwijze bij het uitvragen door de MER-OD van een ro-advies aan de gemeente. De bestemmingsplantoets door de ra-specialist van de MER-OD vormt een van de belangrijkste procesonderdelen in het vergunningtraject. Door de hoeveelheid aanvragen is in dit toetsonderdeel een knelpunt in de doorlooptijd ontstaan.

De MER-OD heeft inmiddels een aantal maatregelen getroffen om dit knelpunt op te lossen. Zo zit er winst in het minder uitgebreid uitschrijven van de bestemmingsplantoets en worden vanaf nu de eenvoudige bouwplannen aan het bestemmingsplan getoetst door de vergunningverlener zelf. Hoewel dit enige risico's met zich meebrengt (het lezen van bestemmingsplannen is een vak) rechtvaardigt de huidige situatie dat deze maatregel, ook weer gericht op het vergroten van de proces-efficiency en het verkorten van de doorlooptijd, wordt genomen.

Maatregelen niveau 3 Als de situatie van dit moment niet verbetert met de hierboven onder 1 en 2 aangegeven maatregelen, is het treffen van nog extra aanvullende maatregelen noodzakelijk. Daarbij kan worden gedacht aan: Interventie plegen op inzet MER-OD met betrekking tot het faciliteren van vooroverleg aan de klant (kwantitatief en/of kwalitatief); hierbij is het risico reëel op het ontstaan van meer formele aanvragen, omdat klanten toch een antwoord wensen op hun initiatiefvraag

►

Pagina 4 van 5

(dit blijkt momenteel al bij gemeenten die zelf ook hebben afgeschaald in vooroverleg/behandeling principeverzoeken);

► Aparte afspraken maken over de lichtere categorie vergunningaanvragen: minder uitgebreid ►

toetsen, bijvoorbeeld uitsluitend op de aspecten bestemmingsplantoets en welstand en niet meer op de geldende inhoudelijke regels; Over de gehele breedte van de aanvragen een lager kwaliteitsniveau hanteren, bijvoorbeeld een marginale toets aan de regels van het Bouwbesluit (alleen constructie en brandveiligheid).

Deze aanvullende oplossingsrichtingen hebben niet de voorkeur van het management van de MEROD, noch van het college. Het kwaliteitsniveau van de toetsing is één van de belangrijkste uitgangspunten van de MER-OD. In dat kwaliteitsniveau en het niveau van dienstverlening dat daarmee wordt verleend, ligt (mede) de meerwaarde van de MER-OD als uitvoeringsorganisatie. Met het loslaten van dat kwaliteitsniveau zou zo lang mogelijk moeten worden gewacht, niet in de laatste plaats omdat het doorvoeren van een dergelijke kwaliteitsaanpassing 'an sich' ook veel tijd kost (werkafspraken, checklisten).

Impact organisatie Maasgouw

Deze werkdruk bij de MER OD is inmiddels ook merkbaar binnen de organisatie van de gemeente Maasgouw. Het grote aantal aanvragen en primaire verzoeken dat wordt ontvangen bij de gemeente leidt ook daar tot een grote druk op medewerkers. Vooralsnog worden deze principeverzoeken allemaal zo snel en zo goed als mogelijk verwerkt. Toch is de verwachting dat bij een aanhoudende stroom aan verzoeken de behandeling van een aantal aanvragen uitgesteld zal moeten worden en de behandeling daarvan dan later plaatsvindt dan normaliter het geval zou zijn. Een aantal verzoekers zullen dan in reactie op het indienen van hun verzoek het bericht ontvangen dat de behandeling van hun aanvraag uitgesteld wordt.

Tot slot

Het college hoopt en verwacht dat met de nu voorgestelde maatregelen kan worden voorkomen dat de situatie bij de MER-OD, voor zowel klanten (doorlooptijd aanvraag) als medewerkers (beheersbaar houden werkdruk) verder escaleert en onwerkbaar wordt. Mocht in deze situatie de komende weken géén verbetering optreden, omdat de maatregelen te weinig effect sorteren of de werkdruk nog verder toeneemt, zal opnieuw worden bezien welke van de genoemde aanvullende, meer kwalitatieve maatregelen kunnen/moeten worden getroffen. Daarnaast blijft de MER-OD naarstig op zoek naar beschikbare, gekwalificeerde inhuur ter aanvulling op de nu aanwezige bezetting. Voor wat betreft de financiële consequenties van deze extra inhuur - ook in de bredere context van de taken van de MER-OD (zoals aangegeven is er op meer onderdelen een hogere productie dan geraamd) - zal op basis van kwartaaldashboard Q2 (medio juli) met de gemeenten overleg worden gepleegd over mogelijk noodzakelijk aanvullende financiering. Daartoe zouden de extra legesinkomsten (ook deze zijn veel hoger dan geraamd) deels kunnen worden ingezet.

Hoogachtend, Burgemeester en we

Pagina 5 van 5

i

1

/