2021-02-11 RIB-002551 Verantwoordingsstukken archiefbeheer in het kader van de Archiefverordening gemeente Maasgouw 2018.pdf

RAADSINFORMATIEBRIEF Registratienr :

D/2 0/006531

Inlichtingen:

Hannen, Joost

Team:

Bestuurszaken Strategie en (ontrol Stro us

Portefeuillehouder: Onderw erp:

Verantwoordingsstukken archiefb eheer in het kader van de Archiefvero rdening gemeente Maasgouw

IRIR\

Aan de leden van de raad van de gemeente Maasgouw

2018 27-01-2021

Datum: Verzenddatum:

11 FEB 2021

Bijlage:

KPI verslag 2019 Maasgouw definitief 20201104 Verbeterplan archiefbeheer ME_20201104 Verbeterplan archiefbeheer MER - definitief Archiefverordening gemeente Maasgouw 2018

Geachte leden van de raad, Op grond van artikel 2, lid 1 van de Archiefverordening gemeente Maasgouw 2018 brengt de gemeentesecretaris tweejaarlijks verslag uit aan het college. Het verslag gaat over het beheer van de archiefbewaarplaats, de archiefbescheiden en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met deze raadsinformatiebrief informeert het college de raad volgens de overeengekomen verantwoordingscyclus opgenomen in de Archiefverordening gemeente Maasgouw 2018, artikel 3a. In het kader van de verticale informatievoorziening aan de provincie (interbestuurlijke toezicht) Archiefverordening artikel 3) wordt het KPl-verslag 2019 gemeente Maasgouw en het Verbeterplan Archiefbeheer naar de provincie gestuurd. Het verslag is opgebouwd aan de hand van de door de VNG aangereikte systematiek 1 met 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPl's), 10 aspecten waaraan goed informatiebeheer zou moeten voldoen. Het KPlverslag is in opdracht van onze organisatie opgesteld door de archiefinspecteur van de gemeente Weert. In het KPl-verslag staat beschreven hoe de zorg en het beheer is uitgevoerd. In het KPl-verslag worden door de archiefinspecteur meerdere aanbevelingen gedaan.

Aan de hand van de KPl-verslagen van de 4 MER-organisaties is er één Verbeterplan Archiefbeheer MER-organisaties opgesteld, omdat nagenoeg alle verbetermaatregelen van toepassing zijn op de 4 MER-organisaties. De prioritering van de aanbevelingen is tot stand gekomen door prioriteit te geven aan de aspecten die door de archiefinspecteur als méést urgent zijn aangemerkt. De verbetermaatregelen die nodig zijn hebben betrekking op: • het verbeteren van de kwaliteitszorg rondom archiefvorming; • de overgang van analoge naar digitale archiefbescheiden; • de duurzaamheid van de (digitale) archieven; • het wegwerken van achterstanden; • de kennis en kunde van iedereen die een rol vervult in de post- en archiefprocessen. 1

Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet te ondersteunen, heeft de VNG het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPl's) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Door het beantwoorden van de bij de archief KPl's behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De archief KPl's bieden een kapstok voor de (twee)jaarlijkse verslaglegging van het college aan de gemeenteraad. Tevens brengen de archief KPl's een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden.

Pagina 1 van 2

Het verbeterplan is door de gemeentesecretaris aan het college aangeboden op basis van artikel 2, lid 2. Het betreft een advies over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het college biedt met deze raadsinformatiebrief het verbeterplan, op basis van artikel 3b en 3c, ter kennisname aan bij de raad. Het verbeterplan omvat de maatregelen in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffenmaatregelen, inclusief een (globale) kostenraming. Het verbeterplan zal projectmatig in MER-verband worden opgepakt. Per aanbeveling zijn één of meerdere maatregelen opgenomen. Deze zullen per maatregel projectmatig worden opgepakt. De totale doorlooptijd van het verbeterplan zal volgens verwachting twee jaren duren. De voortgang wordt bewaakt door de opdrachtgever bedrijfsvoering en de gemeentesecretaris. In het verbeterplan is een voorlopige kostenraming opgenomen op basis van de huidige kennis, ongeveer € 17.000 investeringskosten en€ 15.000 per jaar aan exploitatiekosten. In de begroting 2021 e.v. van se MER is met deze kosten geen rekening gehouden. De exacte hoogte van de kosten, die gemoeid zijn met het uitvoering geven aan het verbeterplan, worden in de loop van 2021 inzichtelijk.

Dan wordt bezien of dit binnen de se MER-begroting is op te vangen of dat deze kosten nog via de reguliere financiële besluitvormingsmomenten (begrotingswijzing) in de P&e cyclus wordt ingebracht. Inmiddels is DIV wel al gestart met de verbeteracties waar niet direct kosten mee zijn gemoeid.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Maasgouw, eester,

Pagina 2 van 2