19991-RVST Rekenkamerrapport 'Van startnotitie tot oplevering'

Raadsvergadering 01-06-2021

nee

Voorstel tot Rekenkamerrapport 'Van startnotitie tot oplevering', onderzoek proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

Van:

Presidium

Voorstel:

Voorgesteld wordt om: 1. Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamercommissie ‘Van startnotitie tot oplevering’, onderzoek proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw; 2. De conclusies en aanbevelingen van het rapport te onderschrijven en over te nemen; 3. Het college van burgemeester en wethouders te verzoeken (mede)uitvoering te geven aan de opgenomen aanbevelingen.

Bijlagen:

Bijgevoegd: Rapport rekenkamercommissie Ter inzage:

Namens het presidium, De griffier,

D/21/019991

Rvst-1

Toelichting Voorstel tot Rekenkamerrapport 'Van startnotitie tot oplevering', onderzoek proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw

Inleiding: De rekenkamercommissie heeft de taak onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. (artikel 81oa van de Gemeentewet.) De centrale vragen voor het onderzoek naar het proces vernieuwbouw gemeentehuis zijn als volgt geformuleerd:  Zijn de regels van projectmatig werken naar behoren en effectief toegepast?  Heeft het projectmatig werken ook de beoogde effecten opgeleverd? Aanbevelingen: Het onderzoek komt tot de volgende vijf aanbevelingen voor verbetering van het projectmatig werken binnen de gemeente Maasgouw bij majeure projecten. 1.

College: Toezien en controleren op de naleving van het handboek ”Projectmatig werken”.

Het instellen van ondersteuning van de projectleider voor de projectbeheersing (planning, financiële administratie en rapportages, voortgangsrapportages, risicologs, communicatie en informatie). Het project inrichten volgens het handboek ”Projectmatig werken” zorgt voor borging en continuïteit in de projectbeheersing inclusief dossiervorming. Aandacht voor het naleven van het handboek “Projectmatig werken” bij: • De projectfaseringen, de faseplanning inclusief mijlpalenplanning, de relevante documentatie per projectfase benoemen en opnemen in het projectdossier. Borgen dat de besluitvorming per projectfase tijdig wordt vastgelegd en in het projectdossier aanwezig is. • Er dient echt meer aandacht te zijn voor het projectdossier op het moment dat het project loopt. Het is niet wenselijk dat het projectdossier naderhand wordt gevuld. • Vanaf de initiatiefase van een project moet ook in de boekhouding een project aangemaakt worden met een verplichtingenadministratie. Vanaf definitiefase van een project moet een fasering aangebracht worden in rapportages, de kosten van deze fasen en de behaalde mijlpalen koppelen in de financiële rapportages. • In het handboek “Projectmatig Werken” staan de mijlpalen voorbereidingskrediet en uitvoeringskrediet bij een projectfase te laat vermeld. Deze mijlpalen zijn voorafgaand aan de fasen nodig.

In het project ‘Vernieuwbouw Gemeentehuis’ zijn de mijlpalen tijdig gerealiseerd, voorafgaand aan de projectfasen. 2.

College: Leg bij de inrichting van het project de verantwoording en samenwerking tussen de betrokkenen vast.

Zorg voor goede (contractuele) afspraken met de projectleider en cruciale projectteamleden over de duur van de inzet om wisselingen in het projectteam te verminderen. De verantwoording zowel extern als intern (onderlinge overdrachtsdocumenten) vastleggen. 3.

Raad: Leg in het beleid heldere afspraken over de beslis- en evaluatiemomenten en informatievoorziening vast.

Heldere en uitgewerkte verantwoordingsstructuur, inclusief frequentie, op te leveren producten en wat er verwacht wordt (bijvoorbeeld ter kennisname, een besluit). Ook vooraf helder definiëren wanneer de escalatieof informatiemomenten zijn. Door in overleg met het college en de ambtelijke organisatie afspraken te maken en vast te leggen op welke momenten de raad inhoudelijke punten en informatie van het college verwacht. Het handboek “Projectmatig Werken” schrijft voor dat de raad over de projectopdracht adviseert of toetst. De raad heeft de kaders gegeven voor de projectopdracht. De projectopdracht is als startnotitie

D/21/019991

Rvst-2

ingebracht in de raad. De raad heeft hierover een raadsbesluit genomen. Over de andere op te leveren resultaten staat niet vermeld dat de raad dit ter informatie ontvangt of toetst. Dat de raad het projectplan en andere belangrijke resultaten van projectfasen ontvangt, is een aanbeveling. 4.

College: Toezien op de naleving van het inkoop en aanbestedingsbeleid.

Heldere afspraken maken over de evaluatie en informatievoorziening. Maak hierover in overleg met het college en ambtelijke organisatie afspraken; op welke momenten verwacht de raad inhoudelijke punten en informatie van het college. Deze afspraken en de toetsing ervan (door bijvoorbeeld een aanbestedingsdeskundige) vastleggen in het handboek en in de Planning & Control cyclus van de gemeente Maasgouw. 5.

Raad en College: Opnemen van een algemene omschrijving van wat er onder de post “Onvoorzien”mag vallen en de berekeningswijze ervan.

Bij het opstellen van het budget is er onzekerheid over het inschatten van de kosten. Voor deze onzekerheid wordt een post onvoorzien opgenomen in het budget. De onderbouwing voor de post onvoorzien is niet duidelijk. Uit het dossier is niet de opbouw van de post onvoorzien te traceren op basis van gekwantificeerde risico’s en onzekerheden in schattingen. Beslispunten: Voorgesteld wordt om: 1. Kennis te nemen van het rapport van de rekenkamercommissie ‘Van startnotitie tot oplevering’, onderzoek proces Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw; 2. De conclusies en aanbevelingen van het rapport te onderschrijven en over te nemen; 3. Het college van burgemeester en wethouders te verzoeken (mede)uitvoering te geven aan de opgenomen aanbevelingen. Communicatie: Het raadsvoorstel is openbaar en ook de rapportage van de rekenkamercommissie wordt op de website geplaatst. Financiën N.v.t. Bijlagen: Bijlage 1: Rapport ‘Van startnotitie tot oplevering’, onderzoek Vernieuwbouw gemeentehuis Maasgouw Team: Griffie

*Z00EF275BC4* Z/21/006758-D/21/019991