17555-BIJLAGE 2 Projectplanning Kwartiermaker

PROJECTPLANNING KWARTIERMAKER

1. Beoogde planning (mrt 2021-dec 2021) 5. Juridische start entiteit 3. Vaststellen bedrijfsplan (SG) 4b. Definitief besluit 6. Start 2. besluit raden college uitvoering richting en kaders 4a. Zienswijze raad 1. besluit colleges richting en kaders 4. Ontwerp-besluit (college) Starten van uitvoeringslijn

Voorbereiden 1. De opdrachtgevende en kaderstellende rol als gemeente van vervolg kwartiermaker

2. De aanpassingen in de gemeente/ gemeentelijke organisatie zelf

projectorganisatie

3. De oprichting en inrichting van de nieuwe werkorganisatie NEio

aanloopkosten

4. De gewenste transitie/ aanpassing in de uitvoeringsorganisatie Westrom

1/3/2021

13/4/2021

Juni 2021

15/09/2021 1/10/2021 15/11/2021 1/1/2022

2. Voorbereiden van het vervolg • aanstellen kwartiermaker • organiseren ambtelijke stuurgroep en projectteam • consultatierondes/ workshops/ gesprekken (kwartiermaker, directie, management) • vaststellen van relevante thema’s/ onderwerpen voor 2021-Q2, Q3 en Q4 • opzetten van projectorganisatie, werkgroepen en bemensing • vormgeven van ambtelijk opdrachtgeverschap • aanloopkosten en tijdsbesteding Conclusies en investering (aanloopkosten/ tijdsbesteding) komen ter besluitvorming/ bevestiging in het collegevoorstel

3. Afronden bestuurlijke lijn • 13 april 2021: collegevoorstel m.b.t. maatschappelijke opdracht, regionale samenwerking, kaders nieuwe entiteit, aanloopkosten 2021 en voorstel kwartiermakerschap

• april 2021: toesturen raadsvoorstel maatschappelijke opdracht, ambitie en kaders Nieuwe Entiteit naar de raden van de drie aandeelhoudende gemeenten

• sept 2021: besluitvorming over bedrijfsplan • najaar 2021: ontwerpbesluit Nieuwe entiteit • najaar 2021: zienswijzen raden op ontwerpbesluit Nieuwe entiteit • Juridische start Nieuwe entiteit beoogd jan 2022 • Start uitvoering beoogd Q1 2022

4. elementen in uitvoeringslijn Op meerdere dimensies in en tussen de gemeenten en de uitvoeringsorganisaties zijn aanpassingen nodig om tot een optimale regionale samenwerking te komen. In onderstaande figuur is dit schematisch weergegeven.

1. De opdrachtgevende en kaderstellende rol als gemeente

Gemeenten 2

2. De aanpassingen in de gemeente/ gemeentelijke organisatie zelf

1 3

NEio

3. De oprichting en inrichting van de nieuwe 4

Westrom

werkorganisatie NEio

4. De gewenste transitie/ aanpassing in de uitvoeringsorganisatie Westrom

4.1 elementen in uitvoeringslijn In het transitieproces worden de volgende onderwerpen/ thema’s uitgewerkt:

• niet limitatief. Nader uit te werken met kwartiermaker en betrokkenen in mrt * 1. De opdrachtgevende en kaderstellende rol als gemeente •

bestuurlijk opdrachtgeverschap en het eigenaarschap (de 3 gemeenten).

•

ambtelijk opdrachtgeverschap (managementniveau) en beleid/control (stafniveau)

•

ketenprocessen tussen de gemeentelijke organisaties (afdelingen SZ, MER) en Neio

2. De aanpassingen in de gemeente/ gemeentelijke organisatie zelf • verwerking van de financiële gevolgen in de gemeentelijke P&C-cyclus • invulling geven aan het opdrachtgeverschap (op meerdere niveaus) • inrichten van de beleidsverantwoording in de gemeentelijke organisatie • wijzigingen voor huidige uitvoeringsorganisaties • wijzigingen in eigen werkprocessen/ bedrijfsvoering

4.2 elementen in uitvoeringslijn 3. De oprichting en inrichting van de nieuwe werkorganisatie NEio •

statuten Neio en mandaat directie

•

werving en selectie directie/ verandermanagement

•

benodigde bemensing en personele inbreng

•

interne werkprocessen

•

huisvesting en ondersteunende processen

4. De gewenste transitie/ aanpassing in de uitvoeringsorganisatie Westrom •

opstellen van een meerjarenstrategie voor parallele doorontwikkeling van NEio en geleidelijke afbouw van Westrom a.g.v. dalende WSW-populatie

•

invulling geven aan (onvermijdelijke) afbouw WSW door overheveling taken aan NEio

•

zakelijke afspraken tussen de vijf gemeenten t.a.v. uitvoeringskosten WSW, ieders aandeel en de kosten van migratie.

5. Projectstructuur • Stuurgroep pfh-ers • Ambtelijke Stuurgroep • Kwartiermaker • Projectteam/werkgroepen