14784-RVST Controleprotocol 2020

Raadsvergadering 18-02-2021

nee

Voorstel tot vaststelling van het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020

Van:

College (portefeuillehouder Wilms)

Voorstel:

Voorgesteld wordt om: 1. Het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020 vast te stellen. 2. Het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2019 in te trekken.

Bijlagen:

Bijgevoegd:

1. Controleprotocol 2020 inclusief normenkader.

Namens het college van burgemeester en wethouders, De secretaris,

D/21/014784

Rvst-1

Toelichting Voorstel tot vaststelling van het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020

Inleiding:

Jaarlijks wordt een controleprotocol opgesteld. Daarin wordt vermeld met welke lokale regelgeving (verordeningen) de accountant rekening moet houden bij de accountantscontrole van de jaarstukken. Verder staan in het controleprotocol aanwijzingen met betrekking tot goedkeurings- en rapportage-toleranties opgenomen. De toleranties zijn grensbedragen. Komen de geconstateerde fouten en onrechtmatigheden boven de grensbedragen, dan wordt de afwijking als materieel geclassificeerd. Dit resulteert dan in rapportage van de accountantsbevindingen. In het uiterste geval (als onzekerheden of fouten van materiële omvang zijn) leidt overschrijding van de grensbedragen tot een oordeelsonthouding of een afkeurende controleverklaring. Het controleprotocol voor de jaarstukken 2020 is als bijlage bij dit voorstel bijgevoegd. Beslispunten:

1. 2.

Het controleprocotol accountantscontrole jaarrekening 2020 vast te stellen. Het controleprocotol accountantscontrole jaarrekening 2019 in te trekken.

Argumenten:

1.1. Jaarlijkse vaststelling van een actueel norm- en toetsingskader in de vorm van een controleprotocol is verplicht. Aanpassingen ten opzichte van het controleprotocol 2018 hebben betrekking op: - Aanpassing van jaartal (2020 i.p.v. 2019) - Actualisering van het normenkader; dit is een inventarisatie van de lokale relevante wetgeving die van toepassing is voor uitvoering van de accountantscontrole - Uitzondering van gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van het normenkader (zie nadere toelichting onder 1.4) 1.2. Door instemming met het raadsvoorstel en het controleprotocol 2019 heeft de accountant een norm- en toetsingskader ter beschikking aan de hand waarvan de controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Er wordt een goedkeurings- en rapportagetolerantie (grensbedrag) gehanteerd van 1% van de exploitatielasten. Met een begrotingstotaal van € 59,4 mln in 2019 komt dit neer op een bedrag van ca. € 594.000 (was € 564.000 in 2018) . 1.3. In het contract met accountant BDO Accountants is ook uitgegaan van een tolerantiegrens van 1%. Dit komt overeen met de wettelijke ondergrens. Hantering van een nóg lagere ondergrens zou leiden tot onevenredig toenemende controlekosten zonder dat dit de oordeelsvorming over de jaarrekening beïnvloedt. 1.4. In het controleprotocol 2020 wordt voorgesteld enkele bepalingen uit te zonderen van het normenkader.

Door het uitsluiten enkele bepalingen in het kader van de accountantscontrole vallen deze buiten de reikwijdte van de accountantscontrole. Daarmee wordt voorkomen dat deze onderdelen onbedoeld worden gekwalificeerd als rechtmatigheidsfouten, die anders mogelijk kunnen leiden tot een afkeurende controleverklaring. De uit te zonderen regelgeving betreft: - Inkoop- en aanbestedingsbeleid Voor wat betreft het aanbestedingsbeleid is sprake van een wettelijk kader op basis van

D/21/014784

Rvst-2

Europese en nationale wetgeving. Daarnaast is qua regelgeving voor inkopen/aanbestedingen met lagere contractwaarde het (nog stringentere) lokaal het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing (vastgesteld raad 2 juni 2020). Net als voorgaand jaar wordt voorgesteld om het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid buiten het norm- en toetsingskader van de accountant te houden. Dit vanwege bewerkelijke integrale verbijzonderde interne controle op het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid Echt-Susteren, Roerdalen en SC MER passen deze uitzondering al meerdere jaren toe. Overigens blijft toetsing op naleving van nationale- en Europese aanbestedingsregels onverminderd van kracht. Verder zal in plaats van integrale toetsing wel steekproefsgewijs verbijzonderde interne controle worden uitgevoerd om rechtmatige inkoop en aanbesteding volgens het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid te toetsen en verbeteringen in het inkoopproces aan te brengen. Verbetering van het inkoopproces maakt tevens onderdeel uit van het project zaakgericht werken plus. - Belastingverordeningen In de belastingverordeningen 2020 zijn termijnen van betaling opgenomen. Ingevolge corona en hieropvolgende betalingsproblemen bij ondernemers zijn incassotermijnen in overleg met deelnemende gemeenten in BsGW uitgesteld.

Ter voorkoming dat deze wijziging van incassotermijnen onbedoeld leiden tot rechtmatigheidsfouten, wordt voorgesteld deze artikelen uit te zonderen van het normenkader. De uitzonderingen betreffen: - Verordening onroerende zaakbelastingen Maasgouw 2020 art. 7 Termijnen van betaling - Verordening rioolheffing Maasgouw 2020 art. 10 Termijnen van betaling - Verordening Afvalstoffenheffing Maasgouw 2020 art. 8 Termijnen van betaling - Coronamaatregelen Het college heeft over 2020 besluiten genomen om ondernemers, stichtingen en verenigingen die financieel zijn getroffen door corona tegemoet te komen. Hiertoe zijn ook compensatiegelden vanuit het Rijk ontvangen. De raad is over besluitvorming van het college geïnformeerd via RIB 837 en 844. Het uitsluiten van een verordening in zijn geheel is niet mogelijk. Het niet naleven van de recht-, duur- en hoogtebepalingen door corona en de initieel onrechtmatige baten, lasten en balansmutaties kunnen alsnog rechtmatig zijn mits de verordening een hardheidsclausule kent en deze ook is toegepast. Van onbedoelde onrechtmatigheden veroorzaakt door collegebesluiten voor tegemoetkoming i.h.k.v. corona wordt voorgesteld om deze o.b.v. dit controleprotocol als rechtmatig aan te merken. De collegebesluiten van 30-6-2020 en 8-9-2020 kunnen worden beschouwd als toepassing van de hardheidsclausule van de bestaande regelgeving.

- Controle op de zorg en de prestatielevering in relatie tot de coronacrisis Door corona is er sprake van een bijzonder jaar. Eén van de aspecten daarbij is dat diverse subsidieontvangers en/of andere partners niet (kunnen) leveren wat is afgesproken, terwijl ze wel het geld innen. Om te voorkomen dat, met name gesubsidieerde organisaties en zorginstellingen door de coronamaatregelen failliet gaan, is besloten om deze organisaties, op verzoek van het Rijk, te steunen. De prestatielevering is in veel gevallen een issue. Conform de kadernota rechtmatigheid 2018 kan de raad besluiten dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Dat kan alleen als deze onderdelen niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving. Daarom wordt de raad gevraagd om het college te mandateren en in voorkomende gevallen ermee wordt ingestemd dat aan bepaalde onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties (rechtmatigheidsfouten) hangen voor de accountantscontrole.

*Z00E4764A71* Z/21/005566-D/21/014784

- Levering zorg versus privacy M.b.t. Jeugdhulp en Wmo geldt de wettelijke eis dat het recht op zorg ontstaat op basis van een verwijzing door een indicerend orgaan of medisch specialist (zie artikel 4 en 5 Verordening maatschappelijke ondersteuning en Jeugdhulp gemeente Maasgouw 2020). Omdat de gemeente niet zelf over deze informatie (het zgn. ‘verwijzingsbriefje’) beschikt, kan zij dit niet overleggen. De gemeente kan op basis van de privacywetgeving deze informatie ook niet opvragen. De kosten die voortvloeien uit de geleverde zorg komen in de gemeentelijke exploitatie tot uitdrukking en maken deel uit van accountantscontrole. Aan de raad wordt daarom voorgesteld af te zien van de controle op de aanwezigheid van medische verwijzingen. Kanttekeningen:

Niet van toepassing. Samenhang met andere Beleidsdocumenten:

Het controleprotocol vloeit voort uit de vastgestelde controleverordening gemeente Maasgouw (art. 213GW), waarin de accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant volgens jaarlijks vast te stellen eisen (vastgesteld 15 mei 2008). Het controleprotocol 2020 is opgesteld ten behoeve van accountantscontrole van de jaarrekening 2020. Deze jaarrekening wordt op 13 juli 2021 ter vaststelling aan de raad aangeboden. Communicatie:

Het controleprotocol 2020 is afgestemd met BDO accountants. Verder is het controleprotocol voorafgaand aan de raadscommissie op 10 maart afgestemd met de Auditcommissie. De Auditcommissie is in de gelegenheid gesteld om bijzondere aandachtspunten voor de accountantscontrole 2020 aan te dragen. De accountantscontrole wordt namelijk uitgevoerd in opdracht van de raad ter ondersteuning van de controlerende functie. De Auditcommissie heeft in een eerdere vergadering de financiële beheersing van het project Nautische Boulevard en de bepaling van het kostendekkend tarief rioolheffing als specifieke aandachtspunten aangedragen. Dit is inmiddels ook gecommuniceerd met de accountant. De accountant zal hierover rapporteren in het accountantsverslag. Financiën

Niet van toepassing. Planning en uitvoering:

De interne planning voor opstellen van de jaarrekening en de daaropvolgende controlewerkzaamheden door de accountant zijn erop gericht dat de controleverklaring bij vaststelling van de jaarrekening 2020 beschikbaar is (raad 13 juli 2021). De langere doorlooptijd wordt aangehouden omdat (net als bij de jaarrekening 2019) rekening moet worden gehouden met opstellen van jaarverantwoordingen van zorgaanbieders en de controle hierop. Bijlagen:

1.

Controleprotocol 2020 inclusief normenkader Team: Bestuurszaken, Strategie & Control

*Z00E4764A71* Z/21/005566-D/21/014784