147698-Raadsvoorstel Addendum controleprotocol 2023

Raadsvergadering 28-05-2024

Documentnummer:

D/24/147698

Zaaknummer:

Z/23/121888

fin

Voorstel tot vaststelling Addendum controleprotocol 2023

Van:

College (portefeuillehouder Schneider)

Voorstel:

Voorgesteld wordt om: 1. De verantwoordingsgrens rechtmatigheid vast te stellen op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen reserves) 2. Vast te stellen het Addendum Controleprotocol 2023 – verantwoordingsgrens rechtmatigheid

Bijlagen:

Bijgevoegd: Addendum Controleprotocol 2023 – verantwoordingsgrens rechtmatigheid. Ter inzage: Niet van toepassing.

Namens Namens

*BARCODE*

Pagina 1 van 3

Toelichting Voorstel tot vaststelling Addendum controleprotocol 2023

Inleiding: Naast de reeds vermelde tolerantiegrenzen in het controleprotocol als goedkeurings- en rapporteringstolerantie, bestaat ook de verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens bedraagt 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). In de financiële verordening wordt verwezen naar het controleprotocol. Abusievelijk is dit percentage niet expliciet vermeld in het reeds vastgestelde controleprotocol 2023 (zoals door de raad vastgesteld op 5 maart 2024). Afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording kennen een rapportagegrens van € 100.000. Het college rapporteert derhalve alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens in de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording. De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, wordt aan de raad voorgelegd en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). Onder afwijkingen wordt verstaan fouten (dus het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.

Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Volledigheidshalve wordt vermeld dat de minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties conform Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) ongewijzigd blijven. Om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen geldt 1% en 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) voor fouten respectievelijk onzekerheden als goedkeuringstolerantie. Beslispunten: 1. De verantwoordingsgrens rechtmatigheid vast te stellen op 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen reserves) 2. Vast te stellen het Addendum controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2023 Argumenten: Voor het college ontbreekt o.b.v. het huidige (vastgestelde) controleprotocol 2023 de verantwoordings- en rapportagegrens met betrekking tot rechtmatigheidsverantwoording. Het college en de accountant heeft een dergelijk (door de raad) vastgesteld kader nodig om te toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording door het college ook binnen de afgesproken ‘spelregels’ plaatsvind. Kanttekeningen: Er is sprake van een omissie in het reeds vastgestelde controleprotocol 2023. Oorzaak is het eerste jaar dat een rechtmatigheidsverantwoording van het college deel uitmaakt van het jaarverslag.

Na afloop van het jaarrekeningtraject wordt de rechtmatigheidsverantwoording met betrokken actoren geëvalueerd en eventuele verbeterpunten opgepakt zodat dit naar de toekomst wordt ingebed in de reguliere bedrijfsvoering. Samenhang met andere Beleidsdocumenten: Het voorliggende addendum is een aanvulling op het eerder door de raad (op 5 maart 2024) vastgestelde controleprotocol 2023 Accountantscontrole gemeente Maasgouw. Het controleprotocol vormt het toetsingskader voor de accountantscontrole en de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken 2023 die op 9 juli 2024 aan de raad ter vaststelling worden aangeboden. Communicatie: Niet van toepassing.

Pagina 2 van 3

Financiën Er zijn geen financiële consequenties. Planning en uitvoering: Het addendum dient door de raad te worden vastgesteld vóórafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken 2023. Na besluitvorming door de raad zal het vastgestelde addendum aan het controledossier van de accountant worden toegevoegd. Bijlagen: Addendum Controleprotocol 2023 – verantwoordingsgrens rechtmatigheid

Team: Bestuurszaken, Strategie en Control

Pagina 3 van 3