127009-BEANTWOORDING TOEZEGGING m.b.t. rondvraag verplaatsing archief van Maastricht naar Weert

Beantwoording toezegging Maasgouw Zaaknummer Datum toezegging Documentnummer Datum Datum verzonden Onderwerp Portefeuillehouder

Z/23/119836 24. oktober 2023 D/23/127009 03-11-2023 03-11-2023 TOEZEGGING m.b.t. rondvraag verplaatsing archief van Maastricht naar Weert Portefeuillehouder Schneider

Toezegging: Dhr. Thijssen geeft aan dat het archief is verplaatst van Maastricht naar Weert. Waarom moet men nu 3 dagen vooraf een afspraak maken bij het archief? • Burg. Schneider geeft aan deze vraag schriftelijk te beantwoorden. Antwoord / actie: Het klopt dat delen van het archief zijn overgedragen aan de archiefdienst Roermond en dat deze stukken bewaard worden in het depot in Weert. Reden voor de overdracht van delen van het archief is het feit dat de capaciteit van de archiefbewaarplaats ontoereikend was om alles in eigen beheer te bewaren. De termijn van 3 dagen voor het inzien van archiefstukken staat echter los van de verhuizing. Cluster Informatiebeheer van Servicecentrum MER voert voor de 4 organisaties, Servicecentrum MER en de gemeenten Echt-Susteren, Maasgouw en Roerdalen, de werkzaamheden uit op het vlak van archiefen informatiebeheer. Om dit zo goed mogelijk voor de organisaties te kunnen doen is zij bezig om de werkprocessen zo veel mogelijk te stroomlijnen en te uniformeren, zo ook het werkproces rondom het opvragen van archiefstukken. Hoe eenvoudig het werkproces m.b.t. het opvragen van archiefstukken ook lijkt, in de praktijk is het best complex. Een binnengekomen aanvraag wordt beoordeeld door een medewerker van het cluster aan hand van een aantal criteria.

Zo wordt eerst bepaald of de aanvraag voldoende duidelijk is om te kunnen bepalen welke stukken er ter inzage gelegd moeten gaan worden, moet bepaald worden of de opgevraagde stukken (vooralsnog) uitgesloten zijn van de openbaarheid en waar de stukken worden bewaard. Zodra dit door de medewerker van het cluster Informatiebeheer is uitgezocht en beoordeeld kunnen de stukken uit het archief worden opgehaald waarna deze ingezien kunnen worden door degene die ze heeft opgevraagd. Om dit proces ordentelijk te laten verlopen en de medewerkers zorgvuldig de benodigde stappen te laten doorlopen en ook de aanvrager, burger en/of ondernemer, goed te kunnen helpen met zijn verzoek is de termijn voor het inzien van archiefstukken aangepast.