107536- RVST aanwijzen accountant

Raadsvergadering 30-05-2023

D/23/107536 Documentnummer: Zaaknummer:

Z/23/034953

ja

Voorstel tot aanwijzen accountant

Van:

Presidium

Voorstel:

Voorgesteld wordt 1. Onder voorbehoud van definitieve gunning, aan te wijzen als accountant: RSM Netherlands Accountants N.V. voor de controle van de jaarrekeningen 2023, 2024, 2025 en 2026, met de optie tot verlenging van maximaal 4 jaar. 2. De overige partij in kennis stellen van deze beslissing en mededelen dat zij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt onder toepassing van een opschorttermijn van 20 kalenderdagen. 3. De gemeente Roerdalen, als penvoerder, de gunningsbeslissing namens de 4 organisaties te laten versturen. 4. Na afloop van de bezwaartermijn, bij geen bezwaar, opdracht te geven tot het aangaan van een overeenkomst met het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. voor de genoemde boekjaren. 5. De benodigde extra € 18.182 te dekken uit de post onvoorzien structureel.

Bijlagen:

Bijgevoegd: Raadsbesluit

Namens de Auditcommissie, De griffier

*Z02B276FD88*

Pagina 1 van 3

Toelichting Voorstel tot aanwijzen accountant

Inleiding: De gemeenteraad moet een accountant hebben voor de controle van de jaarrekening. De overeenkomst met de huidige accountant eindigt met de controle over het boekjaar 2022. Op 20 december 2022 heeft u besloten: 1. De accountantswerkzaamheden samen met de gemeenten Roerdalen en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER aan te besteden. 2. Het Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026 vast te stellen. Daarbij is tevens gesteld dat elke organisatie een aparte overeenkomst sluit met de geselecteerde accountant voor de duur van vier jaar, met mogelijkheid van verlenging voor de duur van vier jaar. Verder is toen gemeld dat een beoordelingscommissie zou worden belast met de beoordeling van de ingediende offertes aan de hand van het vastgestelde Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026. Het aanbestedingsproces en zijn beoordelingscommissie is begeleid door een inkoopadviseur. Op basis van de geldende criteria is de opdracht Europees aanbesteed. De beoordelingscommissie heeft de inschrijving grondig beoordeeld conform de in het programma van eisen gestelde criteria. Uit deze beoordeling is gebleken dat het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. op basis van de gehanteerde methodiek het uitverkoren accountantskantoor is voor het uitvoeren van de opdracht.

Het moge duidelijk zijn dat het besluit voor het aanwijzen van de accountant (volgens artikel 213 van de Gemeentewet) direct voortvloeit uit een zorgvuldig doorlopen aanbestedingsprocedure met als resultaat de opdracht te gunnen aan accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V.. Beslispunten: 1. 2. 3. 4. 5.

Onder voorbehoud van definitieve gunning, aan te wijzen als accountant: RSM Netherlands Accountants N.V. voor de controle van de jaarrekeningen 2023, 2024, 2025 en 2026, met de optie tot verlenging van maximaal 4 jaar. De overige partij in kennis stellen van deze beslissing en mededelen dat zij niet voor gunning van de opdracht in aanmerking komt onder toepassing van een opschorttermijn van 20 kalenderdagen. De gemeente Roerdalen, als penvoerder, de gunningsbeslissing namens de 4 organisaties te laten versturen. Na afloop van de bezwaartermijn, bij geen bezwaar, opdracht te geven tot het aangaan van een overeenkomst met het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. voor de genoemde boekjaren. De benodigde extra € 18.182 te dekken uit de post onvoorzien structureel.

Argumenten: De gemeente moet een accountant hebben voor de controle van de jaarstukken. De raad is het orgaan dat de accountant aanwijst. De inschrijving en beoordeling zijn volgens het programma van eisen uitgevoerd. De aanwijzing volgt uit de resultaten van de aanbesteding.

Pagina 2 van 3

Kanttekeningen: De kosten vallen hoger uit dan de nu in de begroting opgenomen dekking. De begroting is echter gebaseerd op de resultaten van de vorige aanbesteding. Communicatie: De ingeschreven partijen zullen na besluitvorming door de raden en het Algemeen Bestuur schriftelijk worden geïnformeerd over de besluitvorming. Dat gebeurt door de gemeente Roerdalen als penvoerder van deze aanbesteding. Financiën In de programmabegroting 2023-2026 is een bedrag van € 50.650 per jaar opgenomen voor accountantskosten. Op grond van de aanbestedingsprocedure zal volgens de inschrijving van RSM Netherlands Accountants N.V. met de accountantsdiensten over 2023 een bedrag gemoeid zijn van € 68.778,00 (exclusief BTW). De benodigde extra middelen a € 18.128 worden gedekt uit de post onvoorzien structureel. Planning en uitvoering: Doorlopen proces Op 9 januari 2023 is de aanbesteding (Programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2023-2026) gepubliceerd op TenderNed, waarbij is aangegeven dat geïnteresseerde partijen tot 20 maart 2023 de tijd hebben gekregen om in te schrijven op de opdracht. Een drietal geïnteresseerde partijen hebben kennisgenomen van de stukken. Ten behoeve van de 1e Nota van inlichtingen zijn er in totaal 42 vragen gesteld. Deze zijn allen van een antwoord voorzien waarvan een zogenaamde Nota van inlichtingen is opgemaakt.

Deze Nota van inlichtingen is 17 februari 2023 gepubliceerd op TenderNed. Aansluitend is de mogelijkheid geboden om in 2e termijn aanvullende vragen te stellen tot en met 3 maart 2023. Hiervan is geen gebruik meer gemaakt. Daar de partijen van elkaar niet weten of ze vragen hebben gesteld, is per berichtenmodule van TenderNed aan de partijen op 3 maart 2023 kenbaar gemaakt dat er geen vervolgvragen meer zijn gesteld Uiteindelijk hebben twee partijen ingeschreven op de opdracht. De beoordelingscommissie heeft in haar vergadering van 5 april 2023 de inschrijvingen beoordeeld. Allereerst heeft een formele toets plaatsgevonden op volledigheid en geldigheid van de inschrijvingen op grond van het vastgestelde programma van eisen, waarna een individuele inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden, eveneens gebaseerd op het vastgestelde programma van eisen. Vervolgens is hierover een totaalscore vastgesteld. Op 17 april 2023 hebben de ingeschreven partijen hun inschrijving, voor de beoordelingscommissie, in een presentatie nader toegelicht, op grond waarvan eveneens een beoordeling heeft plaatsgevonden. Hierna zijn de inschrijfbedragen, die tot dit moment nog onbekend waren, bekend gemaakt en is de volgorde van de inschrijvingen bekend geworden.

Vervolg proces Ook de gemeenten Roerdalen en Echt-Susteren en het Servicecentrum MER nemen binnenkort het besluit tot aanwijzen van deze accountant. Nadat de besluiten zijn genomen wordt de gunningsbeslissing verzonden aan de inschrijvers, waarna deze 20 kalenderdagen de tijd hebben om eventueel bezwaar te maken tegen de gunningsbeslissing. Indien geen bezwaar tegen de beslissing wordt gemaakt, zal aansluitend de overeenkomst met het accountantskantoor RSM Netherlands Accountants N.V. worden opgesteld en getekend. De Auditcommissie van Roerdalen en Maasgouw, de accountantscommissie van Echt-Susteren en een vertegenwoordiging van het SC MER hebben op 14 september een gezamenlijke kennismaking met de nieuwe accountant. Daarna kan de accountant beginnen met zijn werkzaamheden.

Pagina 3 van 3