105473-Raadsvoorstel Financiele verordening 2023 ca

Raadsvergadering 10-10-2023

D/23/105473 Documentnummer: Zaaknummer:

Z/23/034257

nee

Voorstel tot het vaststellen van basisniveau rechtmatigheidsverantwoording, de financiële verordening 2023, de verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 Van:

College (portefeuillehouder Wilms)

Voorstel:

Voorgesteld wordt om: 1. Te opteren voor het basisniveau van (financiële) rechtmatigheidsverantwoording 2. De financiële verordening 2023 vast te stellen 3. De verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 vast te stellen 4. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 vast te stellen 5. De financiële verordening 2017, de verordening controle financieel beheer en organisatie 2008 en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2008 in te trekken.

Bijlagen:

Bijgevoegd: 1a+1b. Financiële verordening 2023 en beslisboom begrotingsafwijkingen 2. Was-wordt lijst wijzigingen financiële verordening 2023 3. Verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 4. Was-wordt lijst wijzigingen verordening controle financiële beheer en organisatie 2023. 5. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023. Ter inzage: N.v.t.

Namens het college van burgemeester en wethouders, De secretaris,

*Z02A85136D6*

Pagina 1 van 5

Toelichting Voorstel tot het vaststellen van basisniveau rechtmatigheidsverantwoording, de financiële verordening 2023, de verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 Inleiding: In 2022 is (na enkele keren uitstel) het wetsvoorstel ‘Versterking decentrale rekenkamers’ aangenomen. Hierin is onder andere bepaald dat het college verantwoording aflegt over rechtmatigheid. Tot en met de jaarrekening 2022 gaf de accountant een controleverklaring af voor getrouwheid en rechtmatigheid. Vanaf de jaarrekening 2023 is het college verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de processen van de gemeente dienen te beschikken over een controlemechanisme op de naleving van lokale en externe regelgeving voor wat betreft de financiële geldstromen. Toetsing op opzet, bestaan en werking van (financiële) processen door de verbijzonderde interne controlefunctie en de rapportage daarover zorgt ervoor dat het college verantwoording over de rechtmatigheid kan afleggen aan de raad.

Het ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording dient door de raad te worden bepaald. Er zijn 3 (volwassenheids-)niveaus van rechtmatigheidsverantwoording te onderkennen, die in afbeelding op de volgende pagina zijn weergegeven.

Pagina 2 van 5

Naast afstemming over het ambitieniveau van rechtmatigheidsverantwoording door het college dienen ook de financiële verordeningen hierop te worden aangepast. In artikel 212 van de Gemeentewet is voorgeschreven dat de gemeenteraad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie voor de gemeente vaststelt. Het overgrote deel van de regels voor financieel beheer is geregeld in de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Omdat dit algemeen geformuleerde regelingen zijn, is aanvullend lokaal maatwerk nodig. Dit maatwerk wordt vastgelegd in de financiële verordening. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet dient de raad regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Deze regels, vastgelegd in de controleverordening, waarborgen dat de genoemde controle plaatsvindt door een accountant. De Gemeentewet schrijft in artikel 213a voor dat het college periodiek onderzoek verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hiervoor vast. De huidige verordeningen zijn op onderdelen niet meer actueel. De financiële verordening is voor het laatst in 2017 geactualiseerd.

De verordening controle financiële beheer en organisatie en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid dateren uit het jaar 2008. Actualisatie van de verordeningen is onder meer noodzakelijk vanwege de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2023. De VNG heeft eind 2022 nieuwe modelverordening gepubliceerd. Deze verordeningen zijn gebruikt bij het actualiseren van de verordeningen. De belangrijkste wijzigingen zijn voor u samengevat in was-wordt lijsten. Daar waar in de financiële verordening verwijzingen plaatsvinden naar de verslaggevingsvoorschriften (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) is ervoor gekozen om de bepalingen zo beknopt mogelijk te houden. Dit om te voorkomen dat herhaald wordt wat al in externe wet- en regelgeving is vastgelegd. De meest actuele versie van de verslaggevingsvoorschriften is te raadplegen via: www.commissiebbv.nl (klik op de link: Direct naar Wettekst BBV). Beslispunten: Voorgesteld wordt om: 1. Te opteren voor het basisniveau van (financiële) rechtmatigheidsverantwoording 2. De financiële verordening 2023 vast te stellen 3. De verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 vast te stellen 4. De verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 vast te stellen 5.

De financiële verordening 2017, de verordening controle financieel beheer en organisatie 2008 en de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2008 in te trekken. Pagina 3 van 5

Argumenten: 1.1 Het basisniveau is conform de huidige rechtmatigheidsverklaring door de accountant. De focus lag en ligt op de financiële rechtmatigheid en hiermee wordt voldaan aan de wettelijke vereisten. 1.2 Voor zover bekend hanteren alle gemeenten het basisniveau als aanvankelijke ambitieniveau. Het basisniveau en de inrichting van de verantwoording hierover is al ambitieus voor de organisatie. Een hoger niveau wordt voor de ambtelijke organisatie op dit moment nog niet haalbaar geacht. Nadat is ‘geoefend’ met het basisniveau, kan op termijn doorgroeien naar een hoger volwassenheidsniveau worden overwogen. 1.3 In MER-verband wordt een gelijk ambitieniveau nagestreefd vanwege de intensieve samenwerking voor wat betreft financiële processen. 2.1 - 4.1 Actualisatie van de verordeningen is noodzakelijk vanwege: • De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording per 1 januari 2023. Vanaf dat moment is het niet langer de accountant die een controleverklaring afgeeft over het aspect rechtmatigheid, maar is het college aan zet om verantwoording af te leggen over dit aspect middels de rechtmatigheidsverantwoording en een nadere toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening. • De wens om de verordeningen zoveel als mogelijk te harmoniseren tussen de gemeenten Maasgouw, EchtSusteren en Roerdalen.

Harmonisatie is geen doel op zich, maar vloeit voort uit het feit dat we onze administratieve processen, de samenstelling van de jaarrekening en de verbijzonderde interne controle functie in MER verband hebben ondergebracht (inclusief de daaropvolgende accountantscontrole). De verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 en verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023 zijn identiek voor de 3 gemeenten. Volledige harmonisatie van de financiële verordening is niet haalbaar/wenselijk omdat de 3 gemeenten zelfstandig zijn en het financieel beleid is afgestemd op de ‘colour locale’. • De constatering van de provincie Limburg bij het verdiepingsonderzoek 2021-2024 (juli 2021), onderdeel ‘Wet- en regelgeving’, dat de verordeningen 213 (controleverordening) en 213a (onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur) zijn verouderd. • Het feit dat de financiële verordening in overeenstemming is gebracht met de spelregels die in de praktijk tot stand zijn gekomen na overleg met de raad (bijvoorbeeld ten aanzien van rapportage van afwijkingen) en voortschrijdend inzicht (bijvoorbeeld wijziging van drempelbedragen). • De behoefte van het college aan meer duidelijkheid over de spelregels over hoe te handelen bij (dreigende) overschrijding van lasten en onderschrijding van baten per taakveld en (dreigende) overschrijding van investeringskredieten.

Deze spelregels zijn uitgewerkt in een beslisboom die als bijlage is opgenomen in de financiële verordening. Kanttekeningen: Niet van toepassing. Samenhang met andere Beleidsdocumenten: De financiële verordening is mede de basis voor inrichting van de P&C cyclus en geeft onder meer nadere aanwijzingen voor de samenstelling van de programmabegroting en de jaarstukken. Communicatie: De concept verordeningen zijn besproken in de vergadering van de auditcommissie van 20 juni jl. De leden van de auditcommissie hebben aangegeven in te kunnen stemmen met de voorliggende verordeningen. Na besluitvorming door de raad worden de verordeningen op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan het vastleggen van het ambitieniveau voor de rechtmatigheidsverantwoording en de actualisatie van de verordeningen. Planning en uitvoering: De verordeningen treden met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 in werking.

Pagina 4 van 5

Bijlagen: 1a+1b. 2. 3. 4. 5.

Financiële verordening 2023 en beslisboom begrotingsafwijkingen Was-wordt lijst wijzigingen financiële verordening 2023 Verordening controle financiële beheer en organisatie 2023 Was-wordt lijst wijzigingen verordening controle financiële beheer en organisatie 2023. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur 2023. Team: Bestuurszaken, Strategie & Control

Pagina 5 van 5