Rapportage over financiele verordening vanuit de auditcommissie 231117

Geachte leden van de auditcommissie, Tijdens de vergadering van de auditcommissie van 4 september is door de controller toegelicht dat aan een nieuw voorstel voor de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) is gewerkt. Ook is aangekondigd dat er een verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie komt (artikel 213 Gemeentewet). In de auditcommissie is afgesproken dat vanuit de auditcommissie Harald van den Bighelaar en Evert van Vliet met de controller en de griffier naar deze concept regelingen kijken en hierover advies uitbrengen. Tijdens de komende commissie Samenleving en Financiën staan deze verordeningen op de agenda. Wij willen u vragen om namens de auditcommissie het bovenstaande advies kenbaar te maken aan de leden van commissie en raad. Op 24 oktober heeft hierover een gesprek plaatsgevonden. Tijdens dit gesprek is alleen gesproken over de financiële verordening. De andere stukken waren nog niet beschikbaar. In de voorbereiding op dit gesprek is onder andere gekeken naar de VNG-modelverordening en verordeningen in andere gemeenten. In het gesprek is de wijziging van de financiële verordening door de controller toegelicht. Voor de raad zitten er veel keuzes in wat er in de verordening kan worden vastgelegd.

Daarbij is een aantal zaken geconstateerd, waarbij het goed is dat hier in de auditcommissie goed over wordt doorgesproken, om ze de raad nog beter in positie te brengen om de controlerende rol te kunnen vervullen. De conclusie is dat de voorgestelde verordening kan worden vastgesteld – maar dat de verordening wel een aantal aspecten bevat waarover in het komende jaar in de auditcommissie en met de raad moet worden doorgesproken. Het betreft de volgende zaken: 1.Artikel 4: Kaders begroting en meerjarenraming Dit artikel beschrijft de huidige werkwijze rond de kaderbrief. Binnen de auditcommissie en de raad leven op basis van de ervaringen rond het opstellen van de begroting 2023 en de aanbevelingen in het bestuurskrachtonderzoek vragen over de positie die de raad inneemt bij het stellen de kaders voor de begroting. Is de huidige werkwijze van de kaderbrief afdoende, of is het juist wenselijk om deze afspraken verder aan te scherpen? Hoe wordt de raad precies in stelling gebracht om richting te bepalen bij de begroting? Hoe verhoudt de kaderbrief zich tot het vaststellen van de begroting? Dit gesprek moet de komende tijd gevoerd worden tussen raad, college en organisatie. De globale bepaling in de financiële verordening geeft voldoende ruimte om in het komende jaar te experimenteren met andere vormen.

De ervaringen kunnen ertoe leiden dat het wenselijk is om de huidige bepaling in de verordening aan te scherpen. 2. Artikel 9: Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording In dit artikel is een rapporteringsgrens van 3% opgenomen over afwijkingen. Deze rapporteringsgrens is afgestemd met de accountant. In het controleprotocol staan nadere richtlijnen. Voor de werkzaamheden met betrekking tot de (verbijzonderde) interne controles wordt de goedkeuringstolerantie van de accountant gehanteerd om ervoor te zorgen dat de accountant maximaal gebruik kan maken de van deze controles bij de jaarrekeningcontrole. Bij (verbijzonderde) interne controles wordt namelijk naast rechtmatigheid ook getrouwheid gecontroleerd. Dit betekent dat hoeveelheid aan werkzaamheden met betrekking tot (verbijzonderde) interne controles ongewijzigd blijft ten opzichte van voorgaande jaren. Over de diepgang en aantal van deze controles blijft jaarlijks afstemming plaatsvinden met de accountant.

3. Artikel 18: De financieringsfunctie. Het college probeert onder andere door wijziging van het treasurystatuut meer grip te krijgen op de financieringsfunctie. De toezichthoudende rol van de raad en de wijze waarop de raad geïnformeerd wordt over deze financieringsfunctie is nog niet voldoende helder. Een voorbeeld van helderheid c.q. transparantie is de financieringsbehoefte van de gemeente in relatie tot de investeringsprojecten en operationele liquiditeiten, inclusief de impact van de rentelasten op de begroting. De aanbeveling is om dit in de auditcommissie nog een keer goed te bespreken – waarna zo nodig een aanpassing van de verordening kan volgen. 4. Artikel 19: Aanvullende informatie paragrafen Aandacht is gevraagd voor grote projecten en projectbeheersing. Het is belangrijk dat in de auditcommissie een goed gesprek wordt gevoerd over welke informatie de raad nodig heeft om goed in positie te komen. 5. Artikel 23: Nota’s risicomanagement, verbonden partijen, grondbeleid en fonds bovenwijkse voorzieningen In dit artikel is aangegeven dat de bovengenoemde nota’s een keer in de vier jaar worden geëvalueerd. Ook wordt beoordeeld of deze geactualiseerd of herzien moeten worden. De rol van de raad bij de herziening niet direct is benoemd.

De suggestie is om op te nemen dat de evaluatie en de vraag of herziening wenselijk is in ieder geval in het jaar voordat de nota afloopt wordt besproken met de auditcommissie. Dit kan worden opgenomen bij een volgende wijziging. Samenvattend stellen wij voor de raad te adviseren het voorliggende voorstel vast te stellen, waarbij we in het komende jaar met de auditcommissie en raad kijken op welke punten aanscherping noodzakelijk is.

Met vriendelijke groet,

Harald van den Bighelaar Evert van Vliet