Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek Sturen op majeure projecten

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Rekenkamerrapport “Sturen op majeure projecten”

Datum voorstel

: 10 juli 2025

Kern van het raadsvoorstel In april 2025 heeft de Rekenkamer het rapport “Sturen op majeure projecten” afgerond en aangeboden aan de gemeenteraad. Dit rapport is voor de raad gepubliceerd en besproken in de auditcommissie van 4 juni 2025. De auditcommissie heeft het voortouw genomen om het rapport met een raadsvoorstel aan uw raad aan te bieden. De raad wordt voorgesteld om het college opdracht te geven om de aanbevelingen uit het rapport uit te voeren.

Gerelateerde raadsstukken -

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Rekenkamerrapport “Sturen op majeure projecten”

Zaaknummer

: 14377847

Datum raadsbesluit

: 25 september 2025

Datum raadsvergadering

: 25 september 2025

Afzender

: Auditcommissie

Openbaarheid

: Openbaar

Inlichtingen bij

: Gemeente Maasdriel, afdeling Griffie MSD

Voorstel 1) Kennis te nemen van het eindrapport van de rekenkamer “Sturen op Majeure projecten”; 2) In te stemmen met de aanbevelingen uit het eindrapport; 3) Het college de opdracht te geven om de aanbevelingen uit het eindrapport uit te voeren, conform bijgevoegde conceptbrief van de auditcommissie. Inleiding In april 2025 heeft de Rekenkamer het rapport “Sturen op majeure projecten” afgerond en aangeboden aan de gemeenteraad. Dit rapport is voor de raad gepubliceerd en besproken in de auditcommissie van 4 juni 2025. De auditcommissie heeft het voortouw genomen om het rapport met een raadsvoorstel aan uw raad aan te bieden. Het college wordt gevraagd om de aanbevelingen uit het rapport uit te werken. Conclusies en aanbevelingen In het rapport van de Rekenkamer worden onderstaande conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Het college heeft in de bestuurlijke reactie aan de Rekenkamer aangegeven dat het rapport een juiste weergave geeft van de manier waarop de gemeente op dit moment omgaat met de (beleids)kaders voor risicomanagement, kostenramingen en de positionering van de raad bij projecten. Conclusies 1. Een gezamenlijk beeld en gedeelde definitie van majeure projecten ontbreken in Maasdriel. Het bestuursakkoord (2022) spreekt voor het eerst van vijf majeure projecten. Dit zijn “grote, uitdagende projecten die voor de gemeente van zeer groot belang zijn”.

De term majeur project is verder niet ingebed in de ambtelijke organisatie. Bij de vijf benoemde projecten gaat het om:  Masterplan Maas  De Zuidelijke Ontsluitingsroute  Verplaatsing zandbedrijven  Havenontwikkeling (zandoverslaghaven)  Gebiedsontwikkeling Alem

2

2. Maasdriel heeft geen vaste methodiek voor kostenramingen en risicomanagement bij projecten en is daardoor afhankelijk van ambtelijke expertise. De gemeentelijke organisatie beschikt intern over een handboek projectmatig werken. Majeure projecten worden hierin niet benoemd. In het handboek is onder meer aandacht voor de benodigde (financiële) capaciteit en risico’s. Voor zowel het opstellen van kostenramingen als de invulling van risicomanagement wordt geen vaste methodiek voorgeschreven. 3. De nota risicomanagement is verouderd; een actualisatie en evaluatie heeft nog niet plaatsgevonden. De laatst vastgestelde nota risicomanagement en weerstandsvermogen was bedoeld voor de periode 2015-2018. Een evaluatie en actualisatie heeft nog niet plaatsgevonden. 4. Maasdriel werkt aan de professionalisering van projectmatig werken, omdat de kaders onbekend, afwezig of verouderd zijn. Het handboek projectmatig werken uit 2014 werd de afgelopen jaren niet altijd gebruikt. Majeure projecten zijn hierin niet benoemd, de kaders zijn volgens de organisatie verouderd en voor medewerkers (intern en extern) niet altijd bekend. Om die reden is in 2024 gestart met de professionalisering van projectmatig werken. 5. De gemeenteraad wil meer grip op projecten, maar ervaart dit nu onder andere door wisselende informatievoorziening te weinig.

De gemeenteraad stelt de (financiële) kaders voor projecten. De raad zou graag meer inzichtelijk hebben hoe kan worden gestuurd op projecten. Richtlijnen voor informatievoorziening over projecten ontbreken. Aanbevelingen 1. Geef het college opdracht om een heldere definitie en bestuurlijke aanpak van majeure projecten te ontwikkelen en de raad hiertoe een voorstel te doen. Door kaders op te stellen voor majeure projecten kan de gemeente helder onderscheid maken tussen majeure projecten en normale projecten. Zeker omdat majeure projecten door de lange looptijd en de financiële en bestuurlijke risico’s bijzondere eisen stellen aan de informatievoorziening aan de gemeenteraad. 2. Maak gebruik van een vaste methodiek van kostenramingen en risicomanagement. Door een vaste methodiek te hanteren, hangen kostenramingen en risicomanagement niet van personen af, zijn ze efficiënter georganiseerd en zijn de ramingen en risico-inschattingen realistischer en betrouwbaarder. 3. Stel een nieuwe nota risicomanagement en weerstandsvermogen vast. De huidige nota is verouderd: inmiddels wordt er al gewerkt aan het opstellen van een nieuwe nota risicomanagement. 4. Introduceer de werkwijze van projectmatig werken ook bij nieuwe werknemers. De rekenkamer is positief over de aanpak om projectmatig werken te implementeren in de gemeentelijke organisatie.

Het aanbieden van trainingen voor (nieuwe) medewerkers is hiervoor een goed middel.

3

5. Stel een leidraad “rol bij majeure projecten” op voor de gemeenteraad. De raad heeft behoefte aan kaders voor zijn rolinvulling bij majeure projecten.. Een dergelijke leidraad biedt houvast bij afwegingen en besluitvorming van de raad. Op deze manier kan de raad zijn kader-stellende en controlerende rol effectiever vervullen en beter sturen op (majeure) projecten. In de leidraad worden afspraken gemaakt over de wijze en mate van informatievoorziening aan de raad. Advies Het college geeft in haar reactie aan dat het rapport een juiste weergave is van de manier waarop de gemeente op dit moment omgaat met projectmatig werken: tegelijkertijd constateert de rekenkamer dat niet is aangegeven hoe het college met de aanbevelingen om wil gaan. De auditcommissie adviseert de raad om het college de opdracht te geven bovenstaande aanbevelingen uit te voeren en dit voor te leggen aan de raad. De meeste aanbevelingen liggen in de bevoegdheid van het college (o.a. hoe de organisatie werkt en omgaat met projectmatig werken); bij sommige onderdelen ligt de bevoegdheid (deels) bij uw raad (zoals de rol die uw raad heeft bij majeure projecten en de wijze waarop uw als raad geïnformeerd wil worden bij projecten). Daarom adviseert de auditcommissie om de aanbevelingen als volgt uit te (laten) voeren: 1. De uitwerking van de aanbevelingen 1 en 4 ter kennis worden gebracht aan de raad; 2.

De uitwerking van aanbeveling 2 ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd; 3. De uitwerking van aanbeveling 3 ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd; 4. De uitwerking van aanbeveling 5 in samenspraak met de griffie wordt opgesteld en ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Het voorstel van de auditcommissie gaat er vanuit dat bij de start van de nieuwe bestuursperiode (april 2026) bovenstaande punten 1 tot en met 4 zijn uitgewerkt.

4