Raadsvoorstel jaarstukken en begroting BVEB (v3)

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Raadsvoorstel zienswijze begroting en jaarstukken BVEB

Kern van het raadsvoorstel De Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB) stelt de raad in de gelegenheid zijn mening te geven over de jaarstukken 2020 en de concept begroting 2022. Daarna zal de BVEB de jaarstukken en de begroting definitief vaststellen. Wij adviseren u in te stemmen met de jaarstukken 2020, inclusief de bestemming van het resultaat voor lopende projecten en met de concept begroting 2022. Gerelateerde raadsstukken Zienswijze begroting 2020 d.d. 4 juni 2020 Kaderbrief BVEB d.d. 31 maart 2021

Raadsvoorstel

Onderwerp Zaaknummer Datum collegevergadering Datum raadsbesluit Datum raadsvergadering Portefeuillehouder Inlichtingen bij

: : : : : : :

Raadsvoorstel zienswijze begroting en jaarstukken BVEB 179131 1 juni 2021 17 juni 2021 (GR) 17 juni 2021 (GR) Burgemeester Van Kooten Team Stafbureau, Berry van Schijndel

Voorstel 1. In te stemmen met de voorlopige jaarstukken 2020 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard. 2. In te stemmen met de bestemming van het resultaat: a. De resterende middelen ad € 106.624 voor het project verbijzonderde interne controle over te hevelen naar 2021; b. De resterende middelen ad € 50.000 voor het project Verseon / datadistributie / Simac-Mitel over te hevelen naar 2021; c. Het restant van het positieve jaarrekening resultaat ad € 10.000 toe te voegen aan de in de dekkingsreserve Video Conference Rooms. 3. In te stemmen met de concept begroting 2022 van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard. 4. De incidentele vraag aan middelen ad € 80.000 te dekken uit de budgetten die hiervoor beschikbaar zijn gesteld in de begroting 2021 van Maasdriel en de structurele vraag aan middelen, voor zover er geen budgetten beschikbaar zijn, op te nemen in de meerjarenbegroting voor 2022-2025 van de gemeente Maasdriel. 5. In te stemmen met bijgevoegde zienswijze. Inleiding Wij hebben de jaarstukken 2020 en de concept begroting 2022 van de BVEB in april ontvangen. Op grond van artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling wordt uw raad in de gelegenheid gesteld uw zienswijze kenbaar te maken. Participatie

Argumenten 1.1 Het jaar 2020 is het vierde jaar van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard waarover verantwoording wordt afgelegd over de beleidsrealisatie en het behaalde resultaat. Voor de beleidsrealisatie wordt kortheidshalve verwezen naar de jaarstukken. 1.2 De jaarrekening sluit af met een positief resultaat van € 166.624 Een deel van het overschot wordt veroorzaakt door vrijval incidentele projectbudgetten die doorlopen naar volgend jaar. Daarnaast laten de resultaten uit reguliere bedrijfsvoering een voordeel zien op de exploitatiebudgetten. Daar tegenover staan een aantal nadelen met een incidenteel karakter waarvoor geen middelen in de begroting van 2020 zijn opgenomen. 1.3 De accountant heeft de jaarstukken 2020 gecontroleerd en een positief rechtmatigheidsoordeel en getrouwheidsoordeel afgegeven 2.1 Bestemming van het resultaat - projecten Een aantal incidentele projecten is niet afgerond ultimo 2020. Het bestuur van de BVEB heeft met een kritisch blik gekeken welke budgetoverheveling noodzakelijk zijn om de bedrijfsvoering goed te kunnen voeren. Een aantal andere niet afgeronde

projecten worden opgevangen in de begroting van 2021. De volgende budgetoverhevelingen moeten worden verwerkt in de begroting van de BVEB van 2021: Verbijzonderde interne controle Voor de afronding zijn de resterende projectmiddelen à € 106.624 benodigd. In 2020 is gestart met de voorbereidingen voor de rechtmatigheidsverantwoording 2021 en uitvoering van de verbijzonderde interne controle. Vanaf het jaar 2021 doet ons college deze verantwoording in plaats van de accountant. Deze voorbereidingen uitvoering van de verbijzonderde interne controle waren per 31-12-2020 nog niet afgerond en lopen door in 2021. Verseon/datadistributie/Simac-Mitel Deze middelen worden deels overgeheveld naar 2021 om Verseon en de huidige telefooncentrale nog één jaar in stand te houden en de kosten voor harmonisatie datadistributie te dekken. Voor de afronding is een overheveling van € 50.000 benodigd. 3.1 Concept begroting 2022 Het bestuur van de BVEB heeft u via de Kaderbrief 2022 geïnformeerd over de kaders voor de begroting 2022. De ontwerpbegroting is beleidsarm en in lijn met de kaderbrief. De bijdrage van de gemeenten om de BVEB te bekostigen is in lijn met hetgeen geschetst is in de Kaderbrief 2022. Kanttekeningen/risico’s 4.1.1 De dienstverleningsovereenkomst met ODR is, eerder als voorzien, in het eerste kwartaal van 2021 beëindigd.

Met deze aanpassing valt ook de vergoeding voor de dienstverlening aan de BVEB weg. De vergoeding die de gemeenten ontvangen en die jaarlijks door de moederorganisaties aan de BVEB wordt verstrekt, betekent een verlies aan inkomsten van € 203.545. Dit verlies aan inkomsten is in de voorliggende meerjarenbegroting 2022-2025 verwerkt. 4.1.2 Bij het afsluiten van de dienstverleningsovereenkomst met de ODR was ook de formatie van team Financiën en HRM toegenomen. Dit was een toename van in totaal ongeveer 2,5 Fte (1,02 bij team Financiën en 1,49 bij team HRM) dat betekent een stijging van de salarislasten van ongeveer € 185.000 (€ 67.500 bij team Financiën en € 117.500 bij team HRM). In de meerjarenbegroting 2022-2025 is nog geen rekening gehouden met de impact van deze formatie. Reden hiervoor is dat in het strategisch plan BVEB onder andere wordt gekeken naar de benodigde formatie per team. Als hieruit blijkt dat teams inderdaad meer/minder formatie nodig hebben wordt de formatiewijziging aan de hand van dat plan gemaakt. 4.2 Bij het IB-plan 2022-2025 heeft het bestuur van de BVEB besloten om vanaf 2022 niet meer structureel een flexibel investeringskrediet van € 300.000 beschikbaar te stellen. Dit levert vanaf 2023 een jaarlijkse besparing op van € 60.000 aan kapitaallasten, oplopend naar € 300.000 in 2027.

In dit plan is ook opgenomen dat de BVEB vanaf 2022 een expliciete aanvraag doet voor nieuwe investeringen. Eventuele kapitaallasten die hieruit voortkomen zijn bij deze kaderbrief niet meegenomen. Programma duurzaamheid N.v.t.

Financiën (incl. BTW-effect)

Het verschil in de bijdrage van Maasdriel zal in de meerjarenbegroting van Maasdriel ten laste van het begrotingsresultaat worden verwerkt. Bedrijfsvoering De BVEB voert de bedrijfsvoeringstaken uit voor de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Om de bedrijfsvoering nog verder op orde te brengen hebben bestuur en directie van de BVEB een aantal interventies ingezet, zoals aanvullende managementcapaciteit en extra ondersteuning bij HRM. Om deze interventies door te kunnen zetten tot 1 januari 2022 zijn aanvullende middelen benodigd. U ontvangt hiervoor een apart voorstel. Uitvoering Planning Na ontvangst van de zienswijze stelt het bestuur van de BVEB de jaarstukken en de begroting vast. De definitieve stukken worden vervolgens vóór 15 juli 2021 aan de provincie aangeboden. Handhaving N.v.t. Communicatie Door middel van bijgevoegde concept zienswijzebrief. Evaluatie / controle Door middel van de bestuursrapportage van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard wordt u geïnformeerd over de voortgang. Evaluatie vindt daarnaast plaats aan de hand van de jaarrekeningen over 2021 en 2022. Nota van wijzigingen

Bijlagen 1. Concept raadsbesluit 2. Concept zienswijzebrief 3. Jaarstukken 2020 (met aanbiedingsbrief en accountantsverklaring) 4. Begroting 2022 (met aanbiedingsbrief)