Raadsvoorstel inrichting griffie

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Inrichting griffie

Kern van het raadsvoorstel Door middel van dit raadsvoorstel besluit de raad over de inrichting van de ondersteuning door de griffie. Er wordt besloten over de formatie, maar ook over de instructie voor de griffier, waarin is aangegeven wat de taken en verantwoordelijkheden van de griffier zijn. Ook wordt voorgesteld om de overeenkomst met de interim griffier te verlengen. Gerelateerde raadsstukken N.v.t.

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Inrichting griffie

Zaaknummer

: XXX

Datum Presidium

: 29 augustus 2023

Datum raadsbesluit

: 28 september 2023

Datum raadsvergadering

: 28 september 2023

Portefeuillehouder

: N.v.t.

Inlichtingen bij

: Griffier a.i., Berry van ‘t Westeinde

Voorstel 1) In te stemmen met de inrichting van de griffie met griffier, raadsadviseur en commissiegriffier; 2) De instructie voor de griffier vast te stellen; 3) Het beschikbaar maken van het voor uitbreiding van de griffie bestemde budget in de stelpost in de begroting van € 100.000,00; 4) De mogelijke meerkosten van € 22.000,00 structureel mee te nemen in de begroting 2024; 5) In te stemmen met het verlengen van de overeenkomst met de interim griffier tot de zomer van 2024 en daartoe € 40.000,00 te onttrekken aan de Algemene Reserve. Inleiding De griffier en raadsadviseur zijn door de raad aangesteld voor het jaar 2023. Aan de griffier is daarbij de opdracht meegegeven om in dat jaar ook een griffie op te zetten die de raad van Maasdriel duurzaam goed kan ondersteunen. Participatie Niet van toepassing. Argumenten 1.1 Door de voorgestelde inrichting van de griffie beschikt de gemeente Maasdriel over een griffie die de raad optimaal kan adviseren (pluspakket raadsadvies) De griffie van de toekomst is in staat om de steeds complexere rollen van de raad te ondersteunen. De raad moet goed kunnen sturen en controleren en moet een goede volksvertegenwoording zijn die in verbinding blijft met de samenleving. Het werkveld van de gemeenteraad wordt steeds complexer.

Dat komt onder andere doordat de gemeente grotere verantwoordelijkheden heeft gekregen (Wmo, Omgevingswet, energietransitie, etcetera). Die verantwoordelijkheden moeten ook steeds vaker worden ingevuld met heel veel andere stakeholders, waarbij de gemeente het niet voor het zeggen heeft. De gemeente is één partij in een netwerk. De samenleving verwacht ook steeds meer van de gemeente en de gemeenteraad. De gemeenteraad is een echte volksvertegenwoordiging – bemenst door inwoners die naast hun gewone daginvulling ook nog raadslid zijn. Dat is een groot goed. Raadsleden zijn dus geen professionals maar volksvertegenwoordigers. Om te blijven voldoen aan die steeds hogere eisen is een goede professionele ondersteuning een randvoorwaarde.

2

In de ontwikkeling van griffies zijn er verschillende richtingen denkbaar. Het pluspakket raadsadvies is intern sturend. Hierbij stuurt de raad op de eigen agenda, en controleert en geeft richting aan het college (in tegenstelling tot een raad die volgend is aan het college en die de voorstellen afwacht die door het college worden voorbereid) . Er wordt daarbij actief gewerkt aan een goed samenspel binnen het gemeentehuis. Daarnaast wordt een ontwikkeling gezien naar raden die heel actief de verbinding met de buitenwereld leggen. Vanuit de raad wordt dan bijvoorbeeld actief gecommuniceerd (via traditionele en sociale (nieuwe) media) en worden veel ontmoetingen met inwoners en bedrijven (werkbezoeken en ontvangsten) georganiseerd. Dit wordt het pluspakket communicatie genoemd. Bij een combinatie van beide ontwikkelingen is sprake van een “compleet pakket”.

De werkgeverscommissie stelt u voor om te kiezen voor een griffie die voldoet aan het pluspakket raadsadvies. Dat wil zeggen sturend en intern gericht. De externe gerichtheid kan desgewenst volgen wanneer de interne processen van raad, griffie, college en organisatie op orde zijn. Dit betekent dat de griffie gaat bestaan uit: 1. Griffier (32-36 uur per week). Het profiel komt overeen met het door de VNG vastgestelde generieke profiel voor de griffier 2. Raadsadviseur – eerste plaatsvervangend griffier (32-36 uur per week). Het profiel komt overeen met het de generieke beschrijving van de raadsadviseur die door de Griffiervereniging is ontwikkeld naar aanleiding van het generieke profiel voor de functie griffier 3. Commissiegriffier (32 uur). Deze functie is eerder beschreven in de gemeente als commissiegriffier-plaats vervangend griffier. De functie is een combinatie van

3

advieswerkzaamheden ten behoeve van de commissie en administratief-secretariële werkzaamheden. 2.1 De instructie van de griffier wordt geactualiseerd De raad moet op grond van artikel 107a van de Gemeentewet een instructie voor de griffier vaststellen. De huidige instructie voor de griffier dateert uit 2002. Op basis van het generieke profiel van de griffier van de VNG is door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden in samenwerking met de Vereniging van Griffiers een nieuwe model-ambtsinstructie opgesteld. Dit model is op onderdelen aangepast aan de situatie in Maasdriel. De instructie maakt helder wat de taken en verantwoordelijkheden van de griffier zijn. 2.2 Door de raad deze instructie te laten vaststellen, geeft de raad ook kaders mee waarbinnen de werkgeverscommissie de griffie aanstuurt. De werkgeverscommissie voert de dagelijkse werkgeverstaken namens de raad uit. Doordat de raad de ambtsinstructie vaststelt, geeft de raad op deze wijze aan de werkgeverscommissie en griffier kaders mee voor hun werk. Dat betreft de aansturing van de griffie, maar ook bijvoorbeeld de kaders waarbinnen door de werkgeverscommissie de formatie op de griffie invult binnen de door de raad beschikbaar gestelde middelen.

3.1 Het geld in de stelpost moet door de raad beschikbaar worden gesteld De raad heeft in de begroting € 100.000,00 structureel opgenomen als stelpost voor versterking van de griffie kost structureel geld. De werkgeverscommissie heeft gekozen voor een invulling van de griffie die zoveel mogelijk aansluit bij de al beschikbare middelen. Door middel van dit voorstel stelt de raad dit geld structureel beschikbaar voor invulling van de formatie. 4.1 Goede overgang van werkzaamheden De beide interims op de griffie hebben nu een afspraak met Maasdriel tot 31 december 2023. De werkgeverscommissie stelt voor om de functie van raadsadviseur voor het einde van het jaar in te vullen. Binnen de lokale driehoek van burgemeester – secretaris – griffier, wordt begin volgend jaar ook een nieuwe burgemeester gezocht. De werkgeverscommissie vindt het belangrijk dat de raad in deze fase ondersteund wordt door een ervaren en ingewerkte griffier. De huidige interim-griffier blijft tot de zomer van 2024, waarbij onder andere de voordracht van een kroonbenoemde burgemeester kan worden afgerond én de raadsadviseur kan worden ingewerkt. Ook zorgt dit voor continuïteit op de griffie, waarbij de griffier de nieuwe raadsadviseur kan inwerken. De werkgeverscommissie gaat direct na besluitvorming in de raad in september 2023 starten met de werving van de raadsadviseur.

Kanttekeningen/risico’s 1.1 Keuze voor het pluspakket raadsadvies betekent dat er geen of beperkte ruimte is voor overige taken  Op dit moment wordt een aantal zaken waargenomen die mogelijk ook tot aanvullende vragen voor de griffie gaan leiden. Naast dat de raad zelf de wens kan hebben om meer extern gericht te gaan werken, is ook de wetgever is bezig om participatie op decentraal niveau meer te verankeren. Dit kan de ontwikkeling naar een extern gerichte, sturende griffie versnellen. Dit past niet in de vastgestelde aanpak.  De ontwikkelingen rond de Rekenkamer vragen wellicht ook om invulling van een secretariaatsfunctie. Dat kan dan extern belegd worden (bij de Rekenkamer

4

zelf, door de Rekenkamer ingehuurd) of binnen de eigen griffie. Het secretariaat mag overigens wettelijk niet onder het college worden ondergebracht. 1.2

De griffie kan alleen goed functioneren als het ambtelijk samenspel in het gemeentehuis goed verloopt. Het werk van de griffie wordt voor een groot deel bepaald door het samenspel met de organisatie. Hoe gesmeerder die samenwerking verloopt, hoe minder capaciteit er (aan beide kanten) nodig is. Voor de kleine griffie geldt daarenboven dat de medewerkers per definitie generalisten zijn, die om het werk goed uit te voeren afhankelijk zijn van specialistische ondersteuning. Er is dus een groot belang om samen te zorgen voor een goed samenspel. De driehoek van burgemeester, secretaris en griffier is een plaats waar dit samenspel wordt afgestemd.

1.3

Een aantal ontwikkelingen in het werkveld moet de komende tijd een plek krijgen bij de griffie, in samenwerking met de ambtelijke organisatie Duidelijk is dat de regelgeving rondom digitaal archiveren, Wet open overheid, besluit digitale toegankelijkheid overheid, AVG en de gewijzigde gemeentewet eisen stelt aan openbaarmaking, bewaren en vernietigen van de informatie die via Notubiz wordt ontsloten. De precieze context is nog niet helder. Mogelijk ligt hier een klus die tijdelijk capaciteit vraagt (ook in verband met de achterstand in het opgebouwde archief in Notubiz) én meer permanente zorg vraagt.

Inclusie Niet van toepassing. Programma duurzaamheid Niet van toepassing. Financiën (incl. BTW-effect) In totaal is er budget voor personeel van de griffie beschikbaar van € 174.000 inclusief CAO verhoging. Daarnaast is € 100.000 als stelpost beschikbaar gesteld door raad. Dit bedrag is richtinggevend voor de keuzes rondom de invulling van de formatie. De functie van commissiegriffier is reeds ingevuld en daarmee financieel een gegeven. Voor het resterende budget kunnen een raadsadviseur en griffier worden aangesteld voor 32 uur per week. Wanneer een functie parttime (32 uur) wordt geworven, kan dit op voorhand zorgen dat geschikte kandidaten die fulltime willen werken niet reageren. Daarom wordt ervoor gekozen om beide functies voor griffier en raadsadviseur voor 32 tot 36 uur uit te zetten. Ter dekking van de mogelijke meerkosten wordt voorgesteld om € 22.000 op te nemen in de begroting 2024 welke in september aan het college wordt voorgelegd en in november aan de raad. Voor het tot de zomer in dienst houden van de interim griffier is aanvullend een budget noodzakelijk van € 40.000,00. Deze incidentele kosten worden gedekt uit de Algemene Reserve.

5

Bedrijfsvoering Niet van toepassing. Uitvoering De werkgeverscommissie gaat direct na besluitvorming in de raad in september 2023 starten met de werving van de raadsadviseur. Het contract met de interimraadsadviseur kan dan per 31/12 beëindigd worden. Aansluitend wordt ook de werving van de nieuwe griffier opgepakt. Bijlagen Concept raadsbesluit inrichting griffie Bijlage 1 VNG Op-weg-naar-gelijkwaardige-verhoudingen Bijlage 2 Benchmarkrapport griffies anno 2022 de toekomstbestendige lijn Bijlage 3 Functieboek functies Griffie 2022 Bijlage 4 Instructie griffier 2002 Bijlage 5 Instructie voor de griffier van de gemeente Maasdriel na werkgeverscommissie

6