Raadsvoorstel geheimhoudingsprotocol Maasdriel 2021 (2)

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: raadsvoorstel geheimhoudingsprotocol

Kern van het raadsvoorstel Voorgesteld wordt een geheimhoudingsprotocol vast te stellen. In het geheimhoudingsprotocol worden uitgangspunten vastgelegd en wordt beschreven welke procedure er gevolgd wordt als informatie geheim moet blijven. Beoogd wordt alle regels en afspraken in één document vast te leggen. De belangrijkste uitgangspunten zijn: 1. De term vertrouwelijkheid wordt niet gehanteerd; 2. Voorstellen tot het opleggen of bekrachtigen van geheimhouding worden zorgvuldig gemotiveerd; 3. De opgelegde geheimhouding duurt niet langer dan nodig; 4. Er wordt een geheimhoudingsregister gevoerd, zodat er periodiek aandacht is voor de mogelijkheid tot opheffen van geheimhouding Gerelateerde raadsstukken Voorstel tot wijziging van het Reglement van orde voor de raad van Maasdriel 2018. Onderdeel van de afspraken in het kader van het protocol is om de status van het seniorenconvent formeel te regelen in het Reglement van orde.

Raadsvoorstel

Onderwerp

: raadsvoorstel geheimhoudingsprotocol

Zaaknummer

: 179481

Datum collegevergadering

: 28 april 2021

Datum raadsbesluit

: 10 juni 2021

Datum raadsvergadering

: 10 juni 2021

Portefeuillehouder

: Burgemeester Van Kooten

Inlichtingen bij

: Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, afdeling Juridische Zaken, Theo Tuenter

Voorstel 1. Het geheimhoudingsprotocol Maasdriel 2021 vast te stellen Inleiding Het thema geheimhouding en vertrouwelijkheid is een onderwerp dat in de praktijk nog wel eens voor verwarring zorgt. Om op een verantwoorde manier met het onderwerp om te gaan wordt voorgesteld een geheimhoudingsprotocol vast te stellen waarin de wettelijke regels en lokale afspraken zijn vastgelegd. In de wet staan regels geformuleerd over het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en over vergaderen in beslotenheid. Deze regels zijn vaak dwingendrechtelijk. Aan de raad wordt hierbij een geheimhoudingsprotocol voorgelegd, dat deze wettelijke regels volgt en daarvan ook een opsomming geeft. Op een viertal punten zijn in het protocol nadere gemeentelijke uitgangspunten en werkafspraken opgenomen. Deze zijn: a. Openbaarheid is de regel, geheimhouding de uitzondering; b. De term vertrouwelijkheid wordt niet gehanteerd; c. Opgelegde geheimhouding duurt niet langer dan noodzakelijk; d. Er wordt een geheimhoudingsregister gevoerd, zodat er periodiek aandacht is voor de mogelijkheid tot opheffen van geheimhouding. Met het protocol wordt beoogd de regels en afspraken overzichtelijk in één document op te nemen. Participatie Burgerparticipatie is niet van toepassing. Het gaat om het vastleggen van een interne procedure. Argumenten 1.1.

Op dit moment is er geen werkwijze vastgesteld hoe met geheimhouding en vertrouwelijkheid wordt omgegaan. Dat maakt dat zowel voor inwoners, bestuur en organisatie niet altijd duidelijk welke lijn gehanteerd wordt. Bovendien werden documenten die tijdelijk geheim waren 'vertrouwelijk' verklaard. Zowel Gemeentewet als Wet openbaarheid van bestuur kennen de term vertrouwelijk niet. De term vertrouwelijkheid vormt dan ook geen uitzonderings- toetsingsgrond voor een verzoek op basis van de Wet openbaarheid van bestuur. Als de termen vertrouwelijk en geheim door elkaar worden gebruikt, is het voor geadresseerden niet duidelijk of met het delen van vertrouwelijke informatie een geheimhoudingsplicht wordt geschonden. Verder wordt met het hanteren van slechts de term ‘geheim’ inclusief de daaraan verbonden voorgeschreven procedures en besluiten een eenduidig systeem toegepast zonder onnodige onduidelijkheden voor betrokkenen.

1.2 Het hanteren van enkel de term ‘geheim’ is een uitdrukking van het uitgangspunt om terughoudend en zorgvuldig te zijn in het opleggen/bekrachtigen van geheimhouding. Voor het opleggen en/of bekrachtigen van geheimhouding op schriftelijke of mondelinge informatie zijn de inhoudelijke wettelijke regels vastgelegd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Ieder besluit tot het opleggen/bekrachtigen van geheimhouding moet voldoen aan één van de uitzonderingsgronden voor het openbaar maken van informatie die in dit wetsartikel zijn genoemd. De wet biedt daarmee een helder toetsings- en afwegingskader voor het gebruik van de term ‘geheim’. Openbaarheid van informatie is daarbij het uitgangspunt en geheimhouding is een uitzondering. 1.3 Besluitvorming over het opleggen/bekrachtigen van geheimhouding vraagt om een zorgvuldige toetsing en belangenafweging. Om een zorgvuldige toetsing en belangenafweging te kunnen maken is het noodzakelijk dat ieder voorstel tot opleggen/bekrachtigen van geheimhouding goed wordt gemotiveerd. Dat vraagt om zowel een argumentatie met betrekking tot de wettelijke grondslag (welke uitzonderingsgrond is van toepassing en waarom?) en een inhoudelijke argumentatie (waarom weegt de uitzonderingsgrond in dit specifieke geval zwaarder dan het belang van openbare informatie?).

1.4 Bij terughoudend gebruik van geheimhouding past aandacht voor het weer opheffen daarvan. Geheimhouding op schriftelijk of mondeling verstrekte informatie kent indien mogelijk een horizonbepaling. Met die horizonbepaling wordt aangegeven op welk tijdstip of na welke gebeurtenis de opgelegde geheimhouding komt te vervallen. 1.5 . Een geheimhoudingsregister helpt periodieke aandacht te houden voor onderwerpen waarvoor nog geheimhouding geldt en maakt het mogelijk regulier te beoordelen of opgelegde geheimhouding kan worden opgeheven. Kanttekeningen/risico’s Als het protocol niet wordt vastgesteld loopt de gemeente het risico dat informatie die geheim behoort te zijn, wordt gedeeld zonder dat daar sanctiemiddelen tegenover staan. Er ontstaat een diffuus beeld bij bestuurders, ambtenaren en raads- en commissieleden welke informatie wel of niet gedeeld kan worden. Eenmaal opgelegde geheimhouding blijft zonder periodieke toets ten onrechte geheim, ook als de reden voor geheimhouding inmiddels achterhaald is. Zonder protocol bestaat het risico dat we te veel beperkingen hanteren t.a.v. van in beginsel openbare informatie. Programma duurzaamheid Het programma duurzaamheid is niet van toepassing Financiën (incl. BTW-effect) Er zijn geen financiële consequenties Bedrijfsvoering Het protocol is afgestemd met de griffie en het Stafbureau.

Uitvoering Het protocol treedt in werking de dag na publicatie. Na vaststelling van het protocol komt een handleiding beschikbaar. Deze wordt intern gepubliceerd op intranet. Handhaving Niet van toepassing Communicatie

Kernboodschap: De gemeente Maasdriel wil zo transparant mogelijk zijn. Soms moet informatie geheim blijven. Bijvoorbeeld als het gaat over personen of financiële belangen van de gemeente. Geheimhouding is een uitzondering. Om daar op een goede manier mee om te gaan zijn afspraken daarover vastgelegd in een protocol. De belangrijkste uitgangspunten van het protocol zijn: De reden voor geheimhouding wordt zorgvuldig gemotiveerd, met het opleggen van geheimhouding wordt terughoudend omgegaan en de geheimhouding duurt niet langer dan noodzakelijk. Evaluatie / controle Op dit moment is het wetsvoorstel “Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur” bij de Tweede Kamer in behandeling. Als de wet in werking treedt dan vervalt onder andere het bekrachtigingsvereiste van door het college aan de raad opgelegde geheimhouding. Het protocol zal op dat onderdeel moeten worden geactualiseerd. Op dat moment zal ook de werking van de regeling worden geëvalueerd. Nota van wijzigingen

Bijlagen Concept geheimhoudingsprotocol Maasdriel 2021