Raadsvoorstel gebouwenbeheerplan 2023-2032

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Gebouwenbeheerplan 2023-2032

Kern van het raadsvoorstel Het gebouwenbeheerplan 2023-2032 inclusief gemeentehuis vast te stellen waarin het onderhoud van alle gemeentelijke gebouwen geborgd is. Gerelateerde raadsstukken Financiële impact gebouwenbeheerplan 2023-2032

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Gebouwenbeheerplan 2023-2032

Zaaknummer

: 418769

Datum collegevergadering

: 22 augustus 2023

Datum raadsbesluit

: 28 september 2023

Datum raadsvergadering

: 28 september 2023

Portefeuillehouder

: Wethouder Nettenbreijers

Inlichtingen bij

: Gemeente Maasdriel, afdeling Realisatie en Beheer MSD, Nathalie NUJ Schneider

Voorstel 1. Het gebouwenbeheerplan 2023-2032 inclusief gemeentehuis vast te stellen; 2. De daarbij behorende jaarlijkse storting in de voorziening van € 430.435 per jaar vast te stellen; 3. Investeringskredieten van totaal € 945.000 beschikbaar te stellen voor de jaren 2023 tot en met 2026 voor investeringen m.b.t.: levensduur verlengend onderhoud (vervangingsinvesteringen) gemeentehuis en de kapitaallasten te verwerken in de begroting; (zie bijlage financiële impact gebouwenbeheerplan) 4. De raad onttrekkingen (zie bijlage voorziening onderhoud gebouwenbeheerplan 2023-2032) uit de voorziening groot onderhoud vast te laten stellen; 5. De in de programmabegroting 2023-2026 opgenomen jaarlijkse stelpost van € 100.000 in te zetten als financiële dekking; 6. Het in de programmabegroting 2023-2026 opgenomen jaarlijkse budget groot onderhoud van het gemeentehuis van € 65.588 in te zetten als financiële dekking; 7. Het voordelige saldo van gemiddeld € 14.200 toe te voegen aan het begrotingssaldo voor de jaren 2023-2026. 8. Te besluiten de Reserve Onderhoud gemeentehuis op te heffen.

Inleiding Het huidige gebouwenbeheerplan is in 2019 vastgesteld voor de periode 2020- 2029 en wordt normaal gesproken iedere 4 jaar geactualiseerd. Deze tussentijdse actualisatie is nodig om het gemeentehuis op te nemen in het gebouwenbeheerplan. Het gemeentehuis was uit het gebouwenbeheerplan gehaald omdat er een visie zou komen op het gemeentehuis. Deze is inmiddels via een raadsinformatiebrief in mei jongstleden met u gedeeld. De visie: De intentie uit te spreken om de ambtelijke huisvesting met bijbehorende functies voor de komende 12 jaar, conform de periode van de bestuurskrachtmeting, gehuisvest blijven aan de Kerkstraat 45 te Kerkdriel. Vanuit de BBV (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) moet het groot onderhoud van gebouwen in een voorziening geborgd worden vandaar dat het gemeentehuis nu weer in het gebouwenbeheerplan opgenomen is. In 2024 zal de reguliere actualisatie van het gebouwenbeheerplan voor het gehele vastgoed plaatsvinden. De voorziening egaliseert grote financiële fluctuaties in het gebouwenbeheerplan. Vandaar dat het gebouwenbeheerplan over een periode van 10

jaar gerekend wordt. De gebouwen worden geïnspecteerd conform de NEN 2767 en onderhouden op onderhoudsniveau 3. Er zijn vernieuwde regels BBV in werking getreden. Voor het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen betekent dit dat er een splitsing moet worden gemaakt tussen groot onderhoud en onderhoud dat levensduur verlengend is. Het groot onderhoud wordt gespaard in de voorziening. De investeringen voor levensduur verlengend onderhoud moeten worden gekapitaliseerd.

Participatie n.v.t.

Argumenten 1.1 Het gebouwenbeheerplan 2020-2029 voldoet niet meer omdat het gemeentehuis ontbreekt. Door toevoegen van het gemeentehuis aan het gebouwenbeheerplan voldoet het huidige beheerplan 2020-2029 niet meer en is actualisatie van het plan noodzakelijk. De RIB toekomstvisie gemeentehuis van 15 mei jongstleden verwijst naar vestiging aan de Kerkstraat 45 voor een periode van 12 jaar. Daarnaast geldt een informatieplicht energiebesparing voor het gemeentehuis waarin energiemaatregelen conform de Erkende maatregelenlijst (EML) uitgevoerd dienen te worden. Er is vanaf 2023 een nieuwe EML van toepassing. 2.1 De daarbij behorende jaarlijkse storting in de voorziening van € 430.435 per jaar vast te stellen Om groot onderhoud uit te kunnen voeren op het vastgestelde niveau is een jaarlijkse storting in de voorziening groot onderhoud noodzakelijk van € 430.435. Het groot onderhoud wordt bekostigd vanuit deze voorziening.

3.1 Investeringskredieten van totaal € 945.000 beschikbaar te stellen voor de jaren 2023 tot en met 2026 voor investeringen m.b.t.: levensduur verlengend onderhoud (vervangingsinvesteringen) gemeentehuis en de kapitaallasten te verwerken in de begroting Met levensduur verlengend onderhoud worden bedoelt het vervangen van de dakbedekking en het toepassen van een sedum dak, het vervangen van de lichtstraat in de centrale hal boven de stenen trap, plaatsen van zonnepanelen, vervangen van het toegangscontrolesysteem, vervangen gebouwenbeheersysteem, vervangen cvketels, reviseren liften, reviseren luchtbehandelingskasten en vervangen regeltechniek. Deze kosten mogen volgens de BBV niet in de voorziening opgenomen worden maar moeten gekapitaliseerd worden. Afhankelijk van het jaar dat de werkzaamheden worden uitgevoerd zullen in het volgend jaar de kosten rente en afschrijving gaan lopen met een afschrijftermijn die specifiek voor deze onderdelen is bepaald.

4.1 De raad onttrekkingen uit de voorziening groot onderhoud vast te laten stellen De voorziening groot onderhoud wordt ingezet om werkzaamheden uit het gebouwenbeheerplan uit te voeren. De jaarlijkse stortingen (argument 2.1) worden gespaard, en bij uitgave onttrokken. De onttrekkingen per soort pand zijn weergegeven in bijlage voorziening onderhoud gebouwenbeheerplan 2023-2032. 5.1 De in de programmabegroting 2023-2026 opgenomen jaarlijkse stelpost van € 100.000 in te zetten als financiële dekking Door het vaststellen van de programmabegroting op 3 november jongstleden heeft de raad een stelpost opgenomen van € 100.000 voor het groot onderhoud van gebouwen. Met dit raadsvoorstel wordt aangegeven hoe deze stelpost wordt ingezet.

6.1 Het in de programmabegroting 2023-2026 opgenomen jaarlijkse budget groot onderhoud van het gemeentehuis van € 65.588 in te zetten als financiële dekking Nu het gemeentehuis weer opgenomen wordt in het gebouwenbeheerplan, is het niet langer nodig om een apart budget groot onderhoud in de begroting op te nemen. Het groot onderhoud van het gemeentehuis komt ten laste van de gevormde voorziening, dit betekent dat de middelen die jaarlijks in de begroting zijn opgenomen ingezet kunnen worden voor het gebouwenbeheerplan. 7.1 Het voordelige saldo van gemiddeld € 14.200 toe te voegen aan het begrotingsresultaat voor de jaren 2023-2026. De financiële vertaling van het gebouwenbeheerplan leidt tot een begrotingsresultaat. De eerste vier jaren is dit begrotingsresultaat positief, daarna beperkt negatief. We verwerken de financiële impact in het begrotingssaldo. 8.1 Te besluiten de Reserve Onderhoud gemeentehuis op te heffen. Bij de jaarstukken 2022 was de omvang van de Reserve Onderhoud gemeentehuis nihil. De raad beslist over het instellen en opheffen van reserves. We stellen uw raad voor deze reserve formeel op te heffen. De kosten die de gemeente maakt voor het onderhoud van het gemeentehuis maken na vaststelling van dit plan onderdeel uit van het gebouwenbeheerplan.

Kanttekeningen/risico’s 1.1 geen actualisatie van het gebouwenbeheerplan Als het gebouwenbeheerplan niet geactualiseerd wordt en het gemeentehuis niet opgenomen wordt kan het vernieuwen en verbeteren van de installaties niet uitgevoerd worden. En voldoen we niet aan de wet- en regelgeving voor verduurzaming van het gemeentehuis.

Inclusie Is niet van toepassing want het gaat over onderhoud van het pand en niet over gebruik van het pand. Onze openbare panden zijn voor iedereen toegankelijk.

Programma duurzaamheid In 2019 is een verduurzamingsbudget vastgesteld voor de diverse gebouwen. Er zijn een drietal kredieten vastgesteld: 1. energiemaatregelen die binnen 5 jaar terug te verdienen zijn; 2. een labelsprong maken; 3. zonnepanelen plaatsten. Deze kredieten lopen nog.

Financiën (incl. BTW-effect) Het gebouwenbeheerplan heeft financiële consequenties. In de begroting zijn financiële middelen opgenomen. De raad heeft bij het vaststellen van de programmabegroting 2023 een stelpost opgenomen van € 100.000 euro voor het gebouwenbeheerplan. Deze stelpost wordt ingezet voor de financiële dekking. En er zaten middelen in de begroting voor het gebouwenbeheer. Het onderhoud van het gemeentehuis is opgenomen in het gebouwenbeheerplan. Samenvattend is er op basis van het huidige gebouwenbeheerplan beschikbaar in de programmabegroting 2023: - € 237.510 voor het groot onderhoud van het gemeentelijk vastgoed exclusief het gemeentehuis - € 65.588 voor het regulier onderhoud van het gemeentehuis - € 100.000 stelpost voor het gebouwenbeheerplan 2023-2032 In totaal is er reeds € 403.098 beschikbaar in de begroting voor het gebouwenbeheerplan. Financieel past het gebouwenbeheerplan inclusief gemeentehuis binnen de beschikbare financiële middelen in de begroting. Op de volgende pagina is de financiële impact cijfermatig uitgewerkt.

XOnderdeel

Bedragen in euro's

2023

2024

2025

2026

1. Groot onderhoud gebouwen (voorziening)

€ 430.435 N € 430.435 N € 430.435 N € 430.435 N

2. Kapitaallasten investeringen gebouwenbeheerplan

€ 1.578 N

€ 9.737 N

€ 11.263 N

€ 24.997 N

3. Te verwachten bijdragen van derden in het onderhoud

€ 54.025 V

€ 54.025 V

€ 54.025 V

€ 51.957 V

4. Beschikbare middelen in de begroting (stelpost € 403.098 V € 403.098 V € 403.098 V € 403.098 V programmabegroting 2023 en reeds aanwezige middelen) Gevolgen meerjarenbegroting

€ 25.110 V

€ 16.951 V

€ 15.425 V

€ 377 N

N = nadelige impact op het begrotingssaldo V = voordelige impact op het begrotingssaldo Bovenstaande tabel laat de totale gevolgen van dit besluit op de begrotingssaldi 20232026 zien. Tekstueel kunnen deze punten als volgt worden toegelicht: 1. De voorziening groot onderhoud gebouwenbeheer wordt jaarlijks gevoed met een gelijk bedrag. Groot onderhoud wordt vanuit de voorziening betaald. 2. In het gebouwenbeheerplan zitten investeringen. Investeringen leiden tot kapitaallasten (afschrijvingskosten en rentekosten). 3. Derden dragen in sommige gevallen financieel bij in het onderhoud van gebouwen. 4. Voor het oude beheerplan en het onderhoud van het gemeentehuis waren er middelen aanwezig in de begroting. Deze middelen worden ingezet voor het nieuwe gebouwenbeheerplan. In bijlage 1 is een uiteenzetting opgenomen met detailinformatie over de financiële aspecten van het gebouwenbeheerplan. Bedrijfsvoering n.v.t. Uitvoering Planning Het onderhoud van het gebouwenbeheerplan is een doorlopend proces. Vanaf de vaststelling van het gebouwenbeheerplan gaat het onderhoud lopen. Handhaving n.v.t. Communicatie Gebruikers van de panden worden geïnformeerd over het onderhoud dat wordt uitgevoerd. Evaluatie / controle n.v.t. Nota van wijzigingen

Bijlagen 1. Financiële impact gebouwenbeheerplan 2023-2032 2. Voorziening gebouwenbeheerplan 2023-2032 definitief 2.0