Raadsvoorstel Financieel Pakket (MSD)

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Aanschaf financieel pakket

Kern van het raadsvoorstel De gemeenteraad wordt gevraagd in te stemmen met de aanschaf van een nieuw financieel pakket zodat we kunnen starten met de implementatie hiervan. We schaffen het financieel pakket aan om de dienstverlening en informatievoorziening te verbeteren. De eenmalige extra bijdrage van Maasdriel aan de BVEB bedraagt hiervoor € 153.186. Gerelateerde raadsstukken Raadsinformatiebrief financieel pakket van 28 april 2021

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Aanschaf financieel pakket

Zaaknummer

: 186428

Datum collegevergadering

: 18 mei 2021

Datum raadsbesluit

: 17 juni 2021 (GR)

Datum raadsvergadering

: 17 juni 2021 (GR)

Portefeuillehouder

: Wethouder De Vreede

Inlichtingen bij

: Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard, afdeling Financiën, Maikel van Tuijl

Voorstel 1. In te stemmen met de aanschaf van de nieuwe financiële SAAS-applicatie voor € 330.000. 2. De bijdrage aan de BVEB eenmalig te verhogen met € 153.186 in 2021 en de begroting hierop aan te passen. 3. Dit te dekken uit de post onvoorzien Inleiding De doelstelling van het project is te komen tot een succesvolle implementatie van een nieuw financieel systeem op 1 januari 2022, operationeel 1 december 2021. Onder succesvolle implementatie wordt verstaan een implementatie waarbij een financieel pakket is aangeschaft dat voldoet aan de eisen die door de gebruikers zijn opgesteld. De organisatie heeft door dit pakket minder andere applicaties nodig en ontsluit makkelijker sturingsinformatie. Op het moment van aanbesteden is er altijd van uitgegaan dat de investering en alle bijbehorende kosten geactiveerd en afgeschreven mogen worden. Om de aanbesteding goed te laten verlopen hebben we hiervoor een inkoopadviseur betrokken. Deze begeleidt ons tot en met de gunning van het traject. Gedurende de aanbesteding hebben we vastgesteld dat de investering onder een SAAS-oplossing valt, een online-dienst. Middels een contract met de leverancier betaalt de werkorganisatie per gebruiker/per maand voor de software die afgenomen wordt. De werkorganisatie kan de software alleen gebruiken zolang de overeenkomst met de SAAS-aanbieder geldt.

Het voordeel is dat de werkorganisatie de software niet meer hoeft aan te schaffen. Het nadeel is dat de werkorganisatie de kosten niet kan uitsmeren over 7 jaar (zoals begroot) maar dat de lasten in één keer ten laste van het begrotingsjaar 2021 gebracht moeten worden. Omdat het bedrag voor 2021 niet begroot is en meer dan € 100.000 bedraagt brengen wij u hiervan op de hoogte, zoals bepaalt in de financiële verordening. De Europese aanbesteding heeft inmiddels plaats gevonden. Dit heeft geleid tot één inschrijving van een leverancier. Deze heeft inmiddels een offerte uitgebracht. We zijn nu aanbeland in de fase om een definitieve gunning te doen.

2

Na uw goedkeuring kan de gunning verleend worden, het contract met de leverancier getekend worden en kunnen we starten met de implementatie. Burgerparticipatie Niet van toepassing. Argumenten 1.1 Het gebruik van het softwarepakket Decade (huidig financieel pakket) is inmiddels verouderd. Het pakket wordt niet meer actief onderhouden door de leverancier Unit4. De softwareleverancier verricht op dit moment slechts de wettelijk verplichte aanpassingen. Een bijkomend probleem is dat de activamodule niet is geactiveerd, waardoor een belangrijk element in de boekhouding ontbreekt. Tevens is het van groot belang een goede projectadministratie in een systeem vastgelegd te hebben. Ook het monitoren van het verloop van en claims op de reserves en voorzieningen is niet gewaarborgd in het huidige financieel systeem. 1.2 De noodzaak te komen tot vervanging van Decade is aanzienlijk vergroot door sneller tot eenzelfde manier van werken binnen de administratie van de BVEB te kunnen komen. Op dit moment wordt binnen de administratie nog op verschillende wijzen gewerkt en we willen sneller tot harmonisatie komen. Dit gaat leiden tot een efficiëntere (tijdbesparende) manier van werken. Ook het ontsluiten van producten uit de planning & control cyclus krijgt dan een boost.

Daarnaast worden de budgetbeheerders met het nieuwe systeem beter gefaciliteerd wat leidt tot betere budgetbewaking- en beheersing. 1.3 De betrokken medewerkers zijn geconsulteerd en kunnen daarmee ook verder harmoniseren en standaardiseren. 2. Omdat het financieel pakket een SaaS-applicatie betreft moeten we de kosten in één keer nemen. In eerste instantie was de verwachting dat het financieel pakket een investering betrof en we daar jaarlijks over konden afschrijven. Op deze manier is het ook opgenomen in de begroting 2021 van de BVEB. Nu blijkt dat het SaaS-applicatie betreft mogen wij deze investeringen niet activeren en zijn we verplicht deze last in één keer te nemen. Daarom komen we ook met de vraag voor een eenmalige extra bijdrage. 3. Dat de aanschaf van een nieuw financieel pakket een SaaS-applicatie betreft hadden wij vooraf niet voorzien. Dit is ook de reden dat voorgesteld wordt deze kosten te dekken uit de post onvoorzien. Het is onvermijdbaar en onontkoombaar dat het nieuwe financieel pakket een SaaS-applicatie is. En gezien het voorstel ook onuitstelbaar omdat het huidige financieel pakket aan vervanging toe is. Dit was ook de reden dat in de begroting 2021 van de BVEB in eerste instantie een krediet beschikbaar is gesteld voor de aanschaf hiervan.

3

Kanttekeningen/risico’s De implementatiefase van het financieel pakket is relatief kort maar realistisch. Als er geen goedkeuring wordt gegeven om deze aanschaf te doen moeten we doorgaan met het huidig financieel pakket. Het huidig pakket is verouderd en er wordt naast het pakket veel gewerkt met Excel-bestanden. Dit zorgt voor foutgevoeligheid en risico’s op het verstrekken van verkeerde informatie. Programma duurzaamheid Niet van toepassing. Financiën (incl. BTW-effect) In de programmabegroting van de BVEB is een krediet opgenomen ter hoogte van € 330.000 in het jaar 2021. Bij deze kredietvraag was de veronderstelling dat de investering over meerdere jaren (7 jaar) werd afgeschreven. Het financieel systeem is echter een SAASapplicatie (Software as a Service), een vorm van Cloud computing. Hierop mag conform de notitie Materiële Vaste Activa van het BBV niet worden afgeschreven. Dat betekent dat in plaats van jaarlijkse afschrijvingslasten à € 47.000 de investeringslast ineens ten laste van het begrotingsjaar wordt gebracht in het jaar van de investering. Met andere woorden: een eenmalige last van € 330.000 in de boekhouding van het jaar 2021 in plaats van 7 jaar lang afschrijvingslasten à € 47.000. Uit dit krediet worden o.a.

betaald de kosten van de externe projectleiders aanbesteding, kosten implementatie- en projectmanagement van de leverancier inclusief trainen van diverse gebruikers, kosten externe projectleider implementatie financieel pakket, kosten voor extra capaciteit bij team Financiën (om capaciteit bij key-users vrij te spelen voor de implementatie) en de frictiekosten i.v.m. opzeggen van contracten van bestaande applicaties.

Begroting aanbesteden en begeleiden implementatie nieuw financieel pakket

2021

2022

Begrotingsjaar 2021 Kosten projectleider aanbesteding

€ 25.000

Kosten implementatie- en projectmanagement van de leverancier inclusief trainen van diverse gebruikers

€ 167.000

Kosten voor werkend opleveren van de koppelingen en licenties (eigen kosten organisatie afdeling I&A)

€ 25.000

Kosten projectleider implementatie Financieel pakket (26 weken a 28 uur per week)

€ 68.000

Kosten voor extra capaciteit bij team Financiën om capaciteit bij keyusers vrij te spelen voor de implementatie (vervanging Lianne) Frictiekosten (overloop huidige systemen)

€ 45.000

€0

€ 50.000

Totaal incidenteel

€ 330.000

€ 50.000

Structurele kosten

4

Licentie SaaS-applicatie

€ 99.900

Reeds opgenomen licentiekosten in begroting

€ 53.000-

Extra structurele budgetvraag 2022 e.v.

€ 46.900

De eenmalige kosten bedragen € 330.000. Op basis van de verdeelsleutel bedraagt het aandeel van Maasdriel 46,42% en van Zaltbommel 53,58%. Dit betekent voor Maasdriel een bedrag van € 153.186 en de dekking hiervan vindt plaats uit de post onvoorzien. Dit is een budget van € 175.000, na instemming van dit besluit resteert er nog € 21.814. De structureel extra licentiekosten van € 46.900 kunnen gedekt worden uit de vrijgevallen kapitaallasten van € 47.000. Hiermee wordt dus eenmalig geld gevraagd voor de aanschaf en de structurele lasten kunnen we opvangen binnen de huidige begroting. Bedrijfsvoering Het financieel pakket wordt aanbesteed door de BVEB en resulteert in een eenduidige manier van werken en verdere harmonisatie binnen team financiën. Uitvoering Planning Mei 2021 Medio juni 2021 Eind juni 2021 Juli 2021 Jul. t/m 1 dec. 2021 Jan.2022

-

Europese aanbesteding afgerond definitieve gunning contractuele afronding en bestelling pakket installatie pakket implementatie fase incl. afstemming vakafdelingen evaluatie proces

Handhaving Niet van toepassing. Communicatie Communicatie vindt plaats via de proceseigenaar aan alle betrokkenen en mogelijke gebruikers van de nieuwe applicatie. We willen graag iedereen vanaf de start meenemen in dit proces. De organisatie zal periodiek op de hoogte worden gebracht van de voortgang van het project. Deze communicatie zal plaatsvinden via het intranet. Tevens zullen digitale flyers gemaakt worden en zullen (digitale) inloopsessies worden gehouden om een zo breed mogelijk draagvlak te creëren. De directie en portefeuillehouders zullen periodiek op de hoogte worden gebracht van de voortgang van het project en hebben in een eerste reactie zeer enthousiast gereageerd op deze stap. Evaluatie / controle Na de implementatie zullen wij u informeren over de werking van het financieel pakket. Nota van wijzigingen Niet van toepassing.

5

Bijlagen Niet van toepassing.

6