Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Tekst van het document
€ 52.500 € 241.168 € 284.051 €0 € 6.542.490
€ 113.800 € 242.283 € 297.805 €0 € 6.244.685
€ 23.300 € 255.743 € 341.587 €1 € 5.903.098
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo
Financieringspositie
Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkeling van de kasgeldlimiet voor de komende jaren is als volgt: Berekening kasgeld
2024
2025
2026
2027
2028
Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
€ 3.219.669 8,5% € 273.672
€ 3.317.290 8,5% € 281.970
€ 3.426.998 8,5% € 291.295
€ 3.552.885 8,5% € 301.995
€ 3.680.449 8,5% € 312.838
Het RAR zal, gelet op liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. Renterisiconorm Om de (rente) risico’s op de leningenportefeuille te beheren, is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is onder regel 5a is te zien dat het RAR voor de jaren 2025-2028 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Renterisico
2024
2025
2026
2027
2028
1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
€0 € 257.705 € 257.705 € 643.934 € 386.228 €0
€0 € 270.932 € 270.932 € 663.458 € 392.526 €0
€0 € 284.051 € 284.051 € 685.400 € 401.349 €0
€0 € 297.805 € 297.805 € 710.577 € 412.772 €0
€0 € 341.587 € 341.587 € 736.090 € 394.503 €0
Berekening renterisiconorm
2024
2025
2026
2027
2028
4 Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm
€ 3.219.669 20% € 643.934
€ 3.317.290 20% € 663.458
€ 3.426.998 20% € 685.400
€ 3.552.885 20% € 710.577
€ 3.680.449 20% € 736.090
2
EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 30 van 39
3.4
Bedrijfsvoering
Uitgangspunt formatie en personeelskosten De personele formatie en de bijbehorende salariskosten voor de begroting 2025 worden geraamd op basis van de actuele personele formatie en personeelsplanning van peildatum maart 2024 (ten tijde van het opstellen van de begroting). De samenstelling van ons personeelsbestand betreft een mix van aantal zeer ervaren en deskundige medewerkers in combinatie met een grotere groep jonge talenten. Dit brengt met zich mee dat dit jonge personeelsbestand in potentie veel ruimte heeft in groei en daarmee als consequentie financiële groei. Omwille van de financiële situatie van onze gemeenten en het beroep wat op ons is gedaan, hebben wij onze personele kosten zeer behoudend begroot en daarmee niet op de max van schaal. In deze uitdagende arbeidsmarkt met veel personeelsverloop, brengt dit wel enige kwetsbaarheid met zich mee bij het opvullen van vrijgekomen vacatures. Sinds meerdere jaren maakt het RAR gebruik van de diensten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BvoWB) inzake de personeels- en salarisadministratie via een dienstverleningsovereenkomst. Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie op 01-03-2024 is 23,19 fte.
Voor de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 van het RAR is de verwachte formatie ontwikkeling als volgt: Functie 2023 2024 2025 2026 2027 2028 Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers Totaal
1,00 1,00 0,56 20,63 23,19
1,00 1,00 0,56 21,19 23,75
1,00 1,00 0,56 22,35 24,91
1,00 1,00 0,56 22,35 24,91
1,00 1,00 0,56 22,35 24,91
1,00 1,00 0,56 22,35 24,91
Foto RAR: collega’s Fenne en Tanja bij inventarisatie project
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 31 van 39
Ziektevervanging Verzuim wordt in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. In de begroting 2025 is voor een bedrag van € 27.800,- rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2025 voor de inhuur van tijdelijk personeel een bedrag van € 33.650,- opgenomen. Werkzaak Voor 2025 zijn de kosten in de begroting opgenomen voor de inhuur via Werkzaak van 1,9 fte. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de zogenaamde jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 32 van 39
Financiële begroting
In dit deel: -
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 33 van 39
5 Financiële begroting 5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting3 Begroting 2025
Begroting 2024 Omschrijving programma
Lasten
Baten
€ 207.660
€ 103.550
€ 1.357.610
€0
Begroting 2026
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
-€ 104.110
€ 338.867
€ 93.370
-€ 245.497
€ 358.085
€ 97.750
€ 0 -€ 1.551.805 € 1.599.428
€0
Begroting 2027 Saldo
Lasten
Baten
-€ 260.335
€ 364.591
€ 101.770
-€ 1.599.428 € 1.700.257
€0
Begroting 2028 Saldo
Lasten
Baten
Saldo
-€ 262.821
€ 361.259
€ 105.960
-€ 255.299
-€ 1.700.257 € 1.807.811
€0
-€ 1.807.811
Progra mma Archi efbel ei d Programma Archiefbeleid Personeelskosten - programma
-€ 1.357.610 € 1.551.805
Overige personeelskosten
€ 59.810
€0
-€ 59.810
€ 57.980
€0
-€ 57.980
€ 58.900
€0
-€ 58.900
€ 59.850
€0
-€ 59.850
€ 60.810
€0
-€ 60.810
Huisvestingskosten
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 865.483
€ 18.352
-€ 847.131
€ 863.586
€ 18.422
-€ 845.164
€ 855.384
€ 18.492
-€ 836.892
€ 847.639
€ 18.562
-€ 829.077
Organisatie, beheer & administratie
€ 46.460
€0
-€ 46.460
€ 59.730
€0
-€ 59.730
€ 61.350
€0
-€ 61.350
€ 63.020
€0
-€ 63.020
€ 64.720
€0
-€ 64.720
Automatiseringskosten
€ 281.410
€0
-€ 281.410
€ 132.000
€ 6.160
-€ 125.840
€ 149.910
€ 6.260
-€ 143.650
€ 149.840
€ 6.360
-€ 143.480
€ 152.300
€ 6.460
-€ 145.840
-€ 10.240
€ 1.000
€ 10.000
€ 9.000
€ 1.030
€ 10.000
€ 8.970
€ 1.060
€ 10.000
€ 8.940
€ 1.090
€ 10.000
€ 8.910
€ 127.882 -€ 2.878.983 € 3.092.289
€ 132.432
-€ 2.959.857 € 3.194.002
€ 136.622
-€ 3.057.380 € 3.295.629
€ 140.982
-€ 3.154.647
Rente- en financiering Totaal programma's Al gemene dekki ngs mi ddel en
€ 10.240
€0
€ 2.915.319
€ 117.792
€0
€ 3.051.877
€ 3.051.877
€0
€ 3.139.408
€ 3.139.408
€0
€ 3.232.066
€ 3.232.066
€0
€ 3.353.763
€ 3.353.763
€0
€ 3.476.967
€ 3.476.967 -€ 378.520
-€ 2.797.527 € 3.006.865
Overhea d € 298.320
€0
-€ 298.320
€ 304.425
€0
-€ 304.425
€ 328.609
€0
-€ 328.609
€ 352.683
€0
-€ 352.683
€ 378.520
€0
Heffi ng VPB
Personeelskosten - overhead
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzi en
€ 6.030
€0
-€ 6.030
€ 6.000
€0
-€ 6.000
€ 6.100
€0
-€ 6.100
€ 6.200
€0
-€ 6.200
€ 6.300
€0
-€ 6.300
€ 3.219.669
€ 3.169.669
-€ 50.000 € 3.317.290
€ 3.267.290
-€ 50.000 € 3.426.998
€ 3.364.498
-€ 62.500 € 3.552.885
€ 3.490.385
-€ 62.500 € 3.680.449
€ 3.617.949
-€ 62.500
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Lasten €0
Baten €0
Saldo €0
Res erve E-depot
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
Res erve Di gi tal i s eri ng/ Bedri jfs voeri ng
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
Res erve Inventari s a tie a chters tanden Res erve Webs i te
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
Subtotaal mutaties reserves
€0
€ 50.000
€ 50.000
€0
€ 50.000
€ 50.000
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€ 62.500
€0
€ 62.500
€ 62.500
Geraamde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: Res erve Weers tands vermogen
Geraamde resultaat
€0
€0
€0
€0
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
3
Voor de verschuivingen in de kostencategorieën onder het programma archiefbeleid zie toelichting paragraaf 2.3
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 34 van 39
€0
5.2
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting
De uiteenzetting van de financiële positie bevat informatie over de balansposten in de begroting. Deze uiteenzetting moet op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording de volgende onderdelen bevatten: a. een raming voor het begrotingsjaar van de financiële gevolgen van het bestaande en het nieuwe beleid dat in het programma is opgenomen; b. een geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar, die ten minste de posten bevat om een het EMU-saldo te kunnen berekenen; c. het EMU-saldo over het vorig begrotingsjaar en de berekening van het geraamde bedrag over het begrotingsjaar alsmede het jaar volgend op het begrotingsjaar. Afzonderlijke aandacht wordt ten minste besteed aan: d. de jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume; e. de investeringen, onderscheiden in investeringen met een economisch nut en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut; f. de financiering; g. de stand en het verloop van de reserves; h. de stand en het verloop van de voorzieningen. Ad a. Bestaande en nieuwe beleid In de begroting 2025 is geen nieuw beleid opgenomen. De toelichting hierop is opgenomen in Hoofdstuk 1, programma archiefbeleid. Ad b. en c. Geprognosticeerde begin- en eindbalans Deze balans is opgenomen in bijlage 1. Ad d.
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Deze informatie is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Ad e. Investeringen In de programmabegroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 zijn investeringen opgenomen met betrekking tot ICT, website en inventaris. Deze informatie is opgenomen in de paragraaf 3.2 Kapitaalgoederen. Ad f. Financiering Deze informatie is opgenomen in de paragraaf financiering. Ad g. en h. Reserves en voorzieningen Het overzicht van reserves en voorzieningen voor de jaren 2025-2028 is opgenomen in bijlage 2.
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 35 van 39
BIJLAGEN Bijlage 1: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2025-2028 Rekening 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Begroting 2028
ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen en terreinen Inventaris ICT Website
€ 5.436.269 € 10.058 € 59.750
€ 5.279.000 € 126.000 € 122.701
€ 5.506.077 Vlottende activa Vorderingen Debiteuren Overlopende activa
€ 50.204 € 17.289
€ 5.114.263 € 125.046 € 145.616 € 100.000 € 5.527.701
€ 50.000 € 5.000
€ 4.941.703 € 111.040 € 156.014 € 87.500 € 5.484.925
€ 50.000 € 5.000
€ 4.766.203 € 147.035 € 179.538 € 75.000 € 5.296.258
€ 50.000 € 5.000
€ 4.589.941 € 128.029 € 154.863 € 62.500 € 5.167.775
€ 50.000 € 5.000
€ 4.935.332
€ 50.000 € 5.000
€ 67.493
€ 55.000
€ 55.000
€ 55.000
€ 55.000
€ 55.000
Liquide middelen
€ 3.065.499
€ 2.520.378
€ 2.234.721
€ 2.061.095
€ 1.813.530
€ 1.626.143
Totaal activa
€ 8.639.069
€ 8.103.080
€ 7.774.646
€ 7.412.353
€ 7.036.305
€ 6.616.475
PASSIVA Eigen Vermogen Reserves Resultaat boekjaar
€ 569.869 € 74.938
€ 507.656 € 644.807
Vreemd vermogen Langlopende schulden Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige passiva Totaal passiva
€ 469.869 € 507.656
€ 407.369 € 469.869
€ 344.869 € 407.369
€ 282.369 € 344.869
€ 282.369
€ 347.221
€ 307.952
€ 288.238
€ 272.495
€ 256.752
€ 241.009
€ 7.097.472
€ 6.826.540
€ 6.542.490
€ 6.244.685
€ 5.903.098
€ 5.653.870
€ 257.705 € 26.288 € 229.557 € 36.018
€ 270.933 € 70.000 € 100.000 € 20.000
€ 284.050 € 70.000 € 100.000 € 20.000
€ 297.805 € 70.000 € 100.000 € 20.000
€ 341.587 € 70.000 € 100.000 € 20.000
€ 249.228 € 70.000 € 100.000 € 20.000
€ 549.569
€ 460.933
€ 474.050
€ 487.805
€ 531.587
€ 439.228
€ 8.639.069
€ 8.103.080
€ 7.774.647
€ 7.412.354
€ 7.036.306
€ 6.616.476
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 36 van 39
Bijlage 2: Overzicht van reserves en voorzieningen 2025-2028 Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
31-12-2023
2024
31-12-2024
2025
31-12-2025
2026
31-12-2026
2027
31-12-2027
2028
31-12-2028
Voorziening/vreemd vermogen Voorziening Publicatiefonds
€ 28.136
-€ 1.500
€ 26.636
-€ 1.500
€ 25.136
-€ 1.500
€ 23.636
-€ 1.500
€ 22.136
-€ 1.500
€ 20.636
Voorziening Metamorfose
€ 27.496
-€ 27.496
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€ 291.588
-€ 14.243
€ 277.345
-€ 14.243
€ 263.102
-€ 14.243
€ 248.859
-€ 14.243
€ 234.616
-€ 14.243
€ 220.373
Totaal voorzieningen
€ 347.220
-€ 43.239
€ 303.981
-€ 15.743
€ 288.238
-€ 15.743
€ 272.495
-€ 15.743
€ 256.752
-€ 15.743
€ 241.009
Reserves/eigen vermogen Reserve Weerstandsvermogen
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
Reserve E-depot
€ 58.021
-€ 10.000
€ 48.021
-€ 10.000
€ 38.021
-€ 10.000
€ 28.021
-€ 10.000
€ 18.021
-€ 10.000
€ 8.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 200.848
-€ 40.000
€ 160.848
-€ 40.000
€ 120.848
-€ 40.000
€ 80.848
-€ 40.000
€ 40.848
-€ 40.000
€ 848
Reserve Website
€ 100.000
€0
€ 100.000
€0
€ 100.000
-€ 12.500
€ 87.500
-€ 12.500
€ 75.000
-€ 12.500
€ 62.500
Totaal reserve
€ 569.869
-€ 50.000
€ 519.869
-€ 50.000
€ 469.869
-€ 62.500
€ 407.369
-€ 62.500
€ 344.869
-€ 62.500
€ 282.369
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 37 van 39
Bijlage 3: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang
5. Relatie met taakveld overhead
Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokaleen regionale geschiedenis. De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead).
6. Deelnemende gemeenten
Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
7. Bestuurlijk belang
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering). Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen per 31-12-2023 : Reserves € 569.869 en een batig saldo € 74.938 Vreemd Vermogen per 31-12-2023: € 7.994.263 Voor 2025 is de totale gemeentelijke bijdrage begroot op € 2.939.408 (zie paragraaf 2.3.1 voor de verdeling over de deelnemende gemeenten). info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag
8. Financieel belang
9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Gemeentelijke bijdrage 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 38 van 39
Bijlage 4: Beleidsnotitie Risicomanagement en Weerstandsvermogen
Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028
Pagina 39 van 39
Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - 2028
Auteurs Datum Ons kenmerk Versiebeheer/status
Letty Kil en Ella Kok-Majewska 24-11-2023 1628-24248 Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuïteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Om dit doel te bereiken worden risico’s periodiek geïnventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico’s op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico’s mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico’s en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico’s en duiding van weerstandsvermogen zijn: • Een groot deel van de geïdentificeerde risico’s (9 van de 14 risico’s) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit zijn veelal risico’s die een structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen; • Voor de overige geïdentificeerde risico’s (5 van de 14 risico’s) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. • De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de risico’s, voldoende weerstandsvermogen. • Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting ..................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 1
2
3
Inleiding ........................................................................................................................................... 4 1.1
Doelstellingen van deze nota .................................................................................................. 4
1.2
Totstandkoming van deze nota ............................................................................................... 4
1.3
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
Risicomanagement .......................................................................................................................... 6 2.1
Wat is risicomanagement? ...................................................................................................... 6
2.2
Risicomanagementbeleid RAR ................................................................................................ 6
2.3
Risico’s en beheersmaatregelen.............................................................................................. 7
2.4
Kwantificeren van risico’s ........................................................................................................ 8
Weerstandsvermogen ..................................................................................................................... 9 3.1
Benodigde weerstandscapaciteit ............................................................................................ 9
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit .......................................................................................... 9
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek ................................................................... 11
3.4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen .................................................... 12
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen ........................................................................................... 13
Pagina 3 van 16
1 Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie‐ en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland.
In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden.
1.1
Doelstellingen van deze nota
Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de beheersing daarvan creëert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening. 2. Inzicht krijgen in de risico’s en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico’s inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico’s: welke risico’s verzekeren we, dragen we zelf of stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3. Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de gevolgschade van dergelijke risico’s op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsvermogen 4. Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV).1 Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid 1b van de Financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico’s die kunnen leiden tot financiële gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico’s en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan.
1.2
Totstandkoming van deze nota
Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geüpdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico’s uit 1
Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiële verordening zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht jaarlijks inzicht te geven in de risico’s die zij lopen en dienen zij een toelichting te geven op het weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico’s is geïnventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen gevraagd aan te geven welke risico’s zij zagen voor het RAR, in welke mate deze risico’s worden beheerst en wat de eventuele financiële gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico’s voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld, waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico’s van het RAR en over de vervolgstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico’s. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financiën als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers. De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico’s die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen.
1.3
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de geïdentificeerde risico’s, de methodiek voor het kwantificeren en beheersen van de risico’s. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2 Risicomanagement 2.1
Wat is risicomanagement?
Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Het is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat risico’s niet altijd exact te kwantificeren zijn.
2.2
Risicomanagementbeleid RAR
Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement2 en wordt periodiek vastgesteld. Elke vier jaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geëvalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticipeerd. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen: • Om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten; • Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico’s, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidenteel tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
2
Denk hierbij aan het proces van identificeren van risico’s het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren. Pagina 6 van 16
2.3
Risico’s en beheersmaatregelen
In de risicosessie zijn de risico’s geïnventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieën, te weten: - Politiek bestuurlijk / maatschappelijk - Organisatorisch - Financieel - Juridisch - Personeel Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiële schade mocht het risico zich voordoen. Het totaal overzicht aan geïdentificeerde risico’s is opgenomen in bijlage 1. Totaal zijn er 14 risico’s geïdentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. De uitkomst van deze risicosessie kunnen als volgt worden samengevat: - Een groot deel van de risico’s (9 stuks) zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico’s is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevolgschade op te nemen in het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijlage 1 voor de toelichting op deze 9 risico’s). - Het overige deel van de risico’s (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen.
Voor deze risico’s geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico’s door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. Hieronder is van deze 5 risico’s die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst, aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiële gevolgen (range van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico). Risico
Kans
Financieel gevolg (inschatting restrisico)
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
1 maal per 5 jaar
€ 50.000 - € 150.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25.000 - € 75.000
Bij het bepalen van het financiële gevolg van het risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico, ofwel: het initiële risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen, is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beïnvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvloeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijlage 1.
Pagina 7 van 16
2.4
Kwantificeren van risico’s
In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in gekwantificeerde risico’s die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico’s wordt steeds uitgegaan van het restrisico, hierin zijn de effecten van de beheersingsstrategie reeds afgetrokken van het initiële risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico’s niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico’s gewaardeerd de hand van een wegingsmethodiek met een klasse voor kans en voor gevolg, zie de tabellen hieronder. Dit is een beproefde methodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capaciteit voor de risico’s te samen. Kans Klasse 1 2 3 4 5
Gevolg Klasse 1 2 3 4 5
Aantal keren
Kans
Minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar
0,2 0,4 0,6 0,8 1,0
Gevolg
Inschatting omvang restrisico
Verwachtingswaarde
Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
€ 1 – € 25.000 € 25.000 – € 75.000 € 75.000 – € 125.000 € 125.0000– € 175.000 > € 175.000
€ 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 €250.000
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gehanteerd. Om tot een inschatting van het risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwachtingswaarde). Gekwantificeerde risico’s. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-. Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
€ 200.000
Klasse Kans Gevolgen 1
Pagina 8 van 16
3 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico’s) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met risicomanagement op te maken, want: welke ongunstige, financiële gevolgen riskeren wij als organisatie? In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen.
3.1
Benodigde weerstandscapaciteit
De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiële gevolgen van de risico’s op te vangen. Met andere woorden, de financiële impacts van alle risico’s te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4). Risico Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Totaal aan risico’s
3.2
Kans
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
€ 200.000
Beschikbare weerstandscapaciteit
De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risico’s werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook ‘Weerstandsvermogen’). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieën te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves
De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve ‘Website’ zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves
De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als ‘E-depot’ en ‘Digitalisering en bedrijfsvoering’. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2. Post voor onvoorzien in de begroting De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000 (op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in de tijd in omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 – 2028 en het effect ervan op de beschikbare weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt.
Reserves
Algemene reserve Reserve Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Website (beklemde reserve)
Totaal
Beschikbaar weerstands-capaciteit
Omvang reserve per 31-12-2023
per 31-12-2023
per 31-12-2024
per 31-12-2025
per 31-12-2026
per 31-12-2027
per 31-12-2028
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 58.021 € 200.848
€ 58.021 € 200.848
€ 48.021 € 160.848
€ 38.021 € 120.848
€ 28.021 € 80.848
€ 18.021 € 40.848
€ 8.021 € 848
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 569.869
€ 469.869
€ 419.869
€ 369.869
€ 319.869
€ 269.869
€ 219.869
Pagina 10 van 16
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek
Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapaciteit in beeld is gebracht, kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) Benodigde weerstandscapaciteit (risico’s)
Ratio weerstandsvermogen =
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. Ratio weerstandsvermogen > 2,0 1,4 < x < 2,0 1,0 < x < 1,4 0,8 < x < 1,0 0,6 < x < 0,8 < 0,6
Waardering Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: - Onnodig opbouwen van reserves wordt voorkomen, - Weerstandsvermogen voorkomt dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Beschikbare weerstandscapaciteit Geïnventariseerde risico’s Ratio weerstandsvermogen Waardering
Omvang per 31-12-2023 € 469.869
Omvang per 31-12-2024 € 419.869
Omvang per 31-12-2025 € 369.869
Omvang per 31-12-2026 € 319.869
Omvang per 31-12-2027 € 269.869
Omvang per 31-12-2028 € 219.869
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
€ 200.000
2.4
2.1
1.9
1.6
1.4
1.1
Uitstekend
Uitstekend
Voldoende
Voldoende
Ruim voldoende
Ruim voldoende
Het huidige weerstandsvermogen anno 2024 kan gewaardeerd worden als uitstekend.
Pagina 11 van 16
3.4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen
Op basis van de berekeningen in paragraaf 3.3 komen we tot de volgende conclusies: • De beschikbare weerstandscapaciteit biedt, gezien de risico’s, voldoende weerstandsvermogen als deze zich beweegt tussen de €200.000 (factor 1) en €280.000. (factor 1,4). • Het RAR zorgt ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet (langdurig) onder voorgenoemde drempelwaarden komt te liggen. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025‐2028. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor inzetten, aanvullen en afromen van de weerstandscapaciteit: • Indien risico's zich voordoen kan een beroep gedaan worden op de weerstandscapaciteit, waarbij ook een (bestuurlijke) afweging wordt gemaakt tussen andere mogelijkheden om de gevolgen van risico’s op te vangen. • De weerstandscapaciteit is toereikend genoeg om de totale berekende restrisico’s van tezamen € 200.000 te kunnen opvangen. Niettemin kan een risico zich voordoen, hoe klein de kans ook is. In het geval dat dit gebeurt en de omvang ervan de beschikbare weerstandscapaciteit overschrijdt, dan staan de deelnemende gemeenten garant voor de dekking van het verschil, conform artikel 7, lid 1 e van de Financiële Verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023.
• Wanneer een beroep wordt gedaan op de weerstandscapaciteit waardoor deze minder wordt dan voldoende (minder dan ratio 1), wordt besloten tot concrete maatregelen ter aanvulling van de weerstandscapaciteit en worden meevallers ingezet om het tekort aan te vullen. • Als de beschikbare weerstandscapaciteit hoger is dan voldoende (hoger dan ratio 1,4) wordt bestuurlijk besloten bij het vaststellen van de (meerjaren)begroting en het bespreken van de jaarrekening hoe omgegaan wordt met dit deel van de reserves. Het surplus van beschikbare weerstandscapaciteit kan in principe worden vastgelegd in de vorm van een beklemde reserve. Voor de verwerking in de Planning en Control‐cyclus (P&C-cyclus) van het RAR worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: • De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ is uitgangspunt voor de paragraaf weerstandsvermogen, zoals die in de begroting en de jaarrekening naar voren komt. Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting en de jaarrekening wordt deze nota als uitgangspunt genomen, en wordt jaarlijks een globale toets van de risico’s en het weerstandsvermogen gedaan. • De Beleidsnota ‘Risicomanagement en weerstandsvermogen’ wordt vierjaarlijks herzien en aangeboden worden aan het Dagelijks Bestuur ter vaststelling. En daarna gaat deze ter kennisgeving naar het Algemeen Bestuur.
Pagina 12 van 16
Bijlage 1 : Risico’s en beheersmaatregelen Risico 1.
Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Bijvoorbeeld een gemeente en/of het Waterschap Rivierenland
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
Deelnemers kunnen besluiten op enig moment niet meer deel te willen nemen dan wel niet meer gebruikt te willen maken van onze diensten. In de gemeenschappelijke regeling is geregeld op welke wijze deelnemende gemeente mogelijkerwijs zou kunnen uittreden. Hierin is opgenomen dat er afspraken worden gemaakt over de kosten bij uittreden. Het financieel risico is hiermee gedekt, want de blijvende gemeenten staan garant voor de gemaakte afspraken. En is er geen restrisico voor uittreding van een deelnemende gemeenten. De overeenkomst die het RAR met het Waterschap Rivierenland heeft eindigt op 31 december 2024 en wordt stilzwijgend telkens met twee jaar verlengd, tenzij 12 maanden van tevoren is opgezegd. De relatie tussen de contractanten is goed, het Waterschap heeft recentelijk nieuwe opdrachten aan het RAR gegeven, de kans dat niet wordt verlengd is derhalve klein. De financiële gevolgen zijn niettemin aanzienlijk. Behalve een inkomstenderving ad € 200.000 op jaarbasis, zullen bij beëindiging van de overeenkomst ook frictiekosten moeten worden betaald. Deze kosten vormen het rest risico. Teneinde de kans op een eventuele beëindiging van een DVA, alsmede de financiële gevolgen ervan, zo veel mogelijk te beperken, wil het RAR wederom lange termijn afspraken maken met het Waterschap, waarbij ook gekeken wordt naar de voorwaarden voor mogelijke uittreding.
€ 300.000 - € 500.000
2.
Nieuwe wet- en regelgeving Zoals o.a. de Archiefwet die naar verwachting in 2025 van kracht wordt.
Eventuele wijzigingen in de wetgeving (zoals de Archiefwet) kunnen invloed hebben op ons takenpakket. Aangezien het RAR in zijn taakuitvoering altijd moet voldoen aan de wetgeving komen dergelijke wijzigingen in taken terug in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€0
3.
Technologische ontwikkelingen Technologische ontwikkelingen zoals automatisering en AI, die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.
Technologische ontwikkelingen brengen zowel risico’s als ook kansen met zich mee. Hierdoor kan het voorkomen dat investeringen sneller nodig zijn dan voorzien en/of dat reeds gedane investeringen niet meer renderen en nieuwe nodig zijn. Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€0
4.
Nieuw beleid als gevolg van nieuw bestuur Bij het aantreden van een nieuw bestuur (elke 4 jaar) is de kans op koerswijziging aanwezig.
Ook hiervoor geldt dat dergelijke wijzigingen worden opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting.. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
€0
Pagina 13 van 16
5.
Wereldwijde ontwikkelingen zoals een pandemie, oorlog en/of natuurramp De financiële gevolgen van een pandemie zoals de corona crisis, maar ook de oorlog in Oekraïne met de enorme prijsstijgingen zijn niet te voorzien in de begroting.
Risico
Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Indien de kosten een structurele doorwerking hebben, zullen deze in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen ( incidenteel) restrisico.
Organisatorisch Aanwezige beheersmaatregelen
€0
Rest risico
6.
Afhankelijkheid specialistische leveranciers Het RAR is voor haar taakuitvoering afhankelijk van de inzet van een tweetal essentiële (software) systemen. Het wegvallen of niet goed functioneren van deze systemen heeft negatieve gevolgen voor een goede taakuitvoering.
De huidige leveranciers van het archiefbeheersysteem en documentmanagementsysteem van het RAR staan goed aangeschreven en zijn leidend in hun branche. De kans dat één van hen noodgedwongen zijn bedrijfsvoering beëindigt moet als zeer klein worden ingeschat. Indien dit zich onverhoopt toch voordoet dan kunnen de financiële gevolgen in termen van vervangingsinvesteringen aanzienlijk zijn. Om dit risico beter in beeld te krijgen is het RAR voornemens om in het komende jaar bedrijfsinformatie op te vragen van deze leveranciers en zo een beter beeld te krijgen van hun reputatie en solvabiliteit. Zo kan bij twijfel het RAR zelf het initiatief nemen om tijdig naar een andere leverancier uit te kijken en over te stappen. Dit neemt niet weg dat een dergelijke overstap ook altijd aanzienlijke migratiekosten met zich meebrengt. Deze kosten vormen het rest risico.
€ 300.000 - € 500.000
7.
Calamiteiten met schade aan gebouw en archief tot gevolg Er is een risico aanwezig op een calamiteiten zoals brand, wateroverlast, inbraak of vandalisme. Dit levert mogelijk gevolgschade.
Het RAR heeft een actueel calamiteitenplan en is afdoende verzekerd tegen directe water- en brandschade aan het gebouw. De opstal verzekering is tegen herbouwwaarde, welke om de 5 jaar opnieuw wordt getaxeerd. Dit geldt ook voor de inboedel zoals de kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting. Archiefstukken zijn echter niet te verzekeren. De kans dat calamiteiten zich voordoen moet als zeer klein worden ingeschat, mede doordat het gebouw uit 2012 is en voldoet aan alle wettelijke (veiligheids)voorschiften. En door het toepassen van adequate detectiesystemen kan in veel gevallen snel geacteerd worden waarmee het risico van verlies van archiefstukken beperkt blijft. Documenten die bij een brand verloren gaan, kunnen niet worden vervangen en brengen dan ook geen kosten met zich mee. Wel kunnen de kosten van het opruimen van deels beschadigde archiefstukken, het restaureren van beschadigde stukken en het tijdelijk onderbrengen van de niet beschadigde stukken aanzienlijk zijn.
€ 300.000 - € 500.000
8.
Cybercriminaliteit Ondanks goede en actuele beveiligingsmaatregelen blijven cybercriminelen continue hun aanvalsplannen aanpassen om hieromheen te werken. Er is dus altijd een risico/kans dat ze zullen slagen. Dit levert vrijwel altijd gevolgschade.
Deze vorm van criminaliteit komt tegenwoordig regelmatig voor bij de overheid. De kans dat een cyberaanval slaagt moet evenwel als betrekkelijk klein worden ingeschat, gezien de goede inrichting van de logische toegangsbeveiliging van de systemen. Ook zijn de financiële gevolgen relatief beperkt, gezien het feit dat het RAR beschikt over goede back up-systemen en met de verwerkers van gegevens overeenkomsten (inclusief een Service Level Agreement SLA) zijn afgesloten, die mede
€ 50.000 – 150.000
Pagina 14 van 16
voorzien in een borging van de integriteit van de gegevensverwerking. Dit neemt niet weg dat een dergelijke voorval altijd kosten met zich meebrengt, zoals herstel en reparatiekosten en eventueel extra beveiligingsmaatregelen die hierbij komen kijken. Deze kosten vormen het rest risico.
Risico 9.
Financieel Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
Rentefluctuaties Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.
Het renterisico is beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Hiervoor is geen beheersmaatregel op te nemen, anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0,-
10. Projectmanagement gesubsidieerde projecten Aan de (project)subsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.
Er wordt actief gestuurd op goed projectmanagement en financieel voortgangsoverleg ofwel het is een voorwaarde om het project te willen doen. Toch zijn dit veelal projecten in samenwerking met derden en blijft dit risico bestaan. Buiten deze beheersmaatregel is er niets anders dan de gecreëerde post onvoorzien, waarmee dergelijke onvoorziene tegenvallers op te vangen zijn. Indien deze post niet afdoende is, zal het tekort bij de jaarrekening door de deelnemende gemeenten worden opgevangen. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0,-
Risico
Juridisch Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
11. Naleven van de wet- en regelgeving Wet en regelgeving veranderd continue. Onze bedrijfsvoering dient hier aan te voldoen en op aangepast te worden. Door de beperkte omvang van onze organisatie is hiervoor niet altijd de juiste kennis en/of capaciteit intern aanwezig.
RAR volgt de ontwikkelingen rondom wetgeving op de voet. Echter is zij niet altijd in staat om met de intern aanwezige capaciteit en expertise de veranderingen snel vorm te geven. Om te voorkomen dat we niet voldoen aan nieuwe wetten en regels worden bij bepaalde vraagstukken externe expertise tijdelijke ingehuurd. Dit ook om te voorkomen dat er bewust of onbewust overtredingen van wet- en regelgeving plaatsvinden die mogelijk schadeclaims en boetes kunnen opleveren. Met externe inhuur neemt het risico af, maar dit neemt niet weg dat de kosten van een externe (juridische) specialist in de praktijk evenwel behoorlijk kunnen oplopen. Deze kosten vormen het rest risico. Deze kosten zijn niet structureel van aard en zijn veelal nog onbekend ten tijde van het opstellen van de begroting (ruim 2 jaar ervoor). Met als gevolg dat ze niet altijd vooraf kunnen worden opgenomen in de begroting.
€ 25.000 - € 75.000
12. Frauderisico’s In geval van een geconstateerde fraude is er een risico op mogelijke gevolgschade.
In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is gekeken in welke mate de interne beheersing verbetering behoeft om deze risico’s af te dekken. Waar nodig is deze aangescherpt. Er zijn voldoende maatregelen getroffen om onrechtmatige toe-eigening van vaste activa te voorkomen. En hoewel archiefstukken niet tot de vaste activa horen, zijn ook hiervoor maatregelen getroffen ter voorkoming van onrechtmatige toe-eigening. Maatregelen zoals:
€ 0,-
Pagina 15 van 16
toegangscontrole, camera toezicht en registratiesystemen. Vooralsnog behoeven geen frauderisico’s ten laste van het weerstandsvermogen te worden gebracht. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
Risico
Personeel Aanwezige beheersmaatregelen
Rest risico
13. Verzuim en/of uitval Langdurig ziekteverzuim /uitval van cruciaal personeel
Het RAR voert een actief beleid rondom de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim is momenteel laag. Daarnaast is in de personeelsbudget ruimte opgenomen voor vervanging bij langdurige uitval. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0,-
14. Onvoldoende kwalitatief personeel Als gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt is het de laatste jaren steeds moeilijker om voldoende goed gekwalificeerd personeel te vinden voor openstaande vacatures
Het RAR neemt goed werkgeverschap serieus en voert o.a. een actief beleid om medewerkers te ontwikkelen, dit ook met als doel personeel langdurig te behouden. Hiervoor zijn leertrajecten en een opleidingsbudget voor handen. Daarnaast is er een wervingsbudget opgenomen die in veel gevallen toereikend is. Indien dergelijke budgetten structureel niet meer toereikend zijn, worden deze wijzigingen opgenomen in de begrotingscyclus (P&C-Cyclus). De eventuele kosten hiervan hebben een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten bij vaststellen van de begroting. Hierdoor is er geen (incidenteel) restrisico.
€ 0,-
Pagina 16 van 16