Kopie van RIStool projecten Maasdriel

RIStool Maasdriel RIStool Maasdriel is een hulpmiddel voor het risicomanagement van projecten.

Het hulpmiddel is bedoeld om het gesprek te ondersteunen. En daarmee de opdrachtgev en projectleider, voorafgaande aan een project of een projectfase, te begeleiden naar een advies op welke wijze risicomanagement een toegevoegde waarde kan hebben in het project of projectfase. Het betreft nadrukkelijk een advies, opdrachtgever en projectleider kunnen (beargumenteerd) altijd besluiten af te wijken van het advies: geen checklist, maar gezond verstand a.u.b.

Het bestand wordt per project ingevuld, het geeft geen goede uitkomsten als het voor een optelling van meerdere projecten wordt gebruikt.

Risicomanagement als middel In projecten lopen zaken vaak anders dan verwacht, er zijn altijd veel onzekerheden. Soms in gunstige zin, maar vaak ook niet. In dat laatste geval gaat er kostbare tijd verloren met het blussen van brandjes - tijd die beter kan worden besteed aan de voortgang van het project. Risicomanagement is een manier om op een meer gestructureerde wijze risico's in beeld te brengen, bij voorkeur cyclisch i iedere projectfase. Het bovenliggende doel is om meer inzicht in de risico's te krijgen om hiermee het project beter te beheersen en sturen.

Invoeren projectgegevens In het tabblad "RIStool Risicomanagement" worden zestien gegevens op zes RISMAN-thema's ingevoerd. Lees goed de toelichting op de onderwerpen. Op basis van deze gegevens wordt een advies gegeven op welke wijze risicomanagement een meerwaarde kan opleveren voor het project. Opdrachtgever en projectleider kunnen besluiten af te wijken van het advies. Hier hoort dan wel een toelichting bij.

Advies Op elk aspect dat wordt ingevuld worden punten gescoord. Op basis van de totaaltelling wordt een advies gegeven op welk wijze risicomanagement een bijdrage kan leveren aan een goed projectbeheersing. Score 7 punten of minder: Basis versie risicomanagement Score 8 - 13 punten: Lichte versie risicomanagement Score 14 - 24 punten: Reguliere versie van risicomanagement Score 25 punten of meer: Uitgebreide versie van risicomanagement De verschillende versies (procedures) voor risicomanagement worden toegelicht in de tabblad "Procedures". Als hulpmiddel bij het uitvoeren van risicomanagement wordt de RISMAN-risicomatrix gebruikt.

Toelichting per in te voeren Onderwerp Alle waarden staan default op "0. Onbekend", met het daarbij behorende advies "Reguliere versie risicomanagement". Alle waarden worden ingevoerd vanuit een treklijst

RISMAN-thema Financieel/economisch Raming totale kosten ex. BTW Geef een indicatie van de totale (project)kosten, onzekerheidsmarges van 30% of meer zijn geen probleem. Het betreft de kosten voor vooronderzoeken, ontwerp, uitwerking, aanbesteding en uitvoering, tot en met einde project Betreft alle kosten: interne kosten (uren medewerkers), externe advies- en onderzoekskosten, aanneemsommen, grondkosten, procedurekosten, etc. Budgetruimte

RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF Toelichting

versie 6.0 datum versie 16-11-2018

Inschatting of het budget ruim of (zeer) krap is. RISMAN-thema Organisatorisch Scope duidelijk en vastgelegd

RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF Toelichting

versie 6.0 datum versie 16-11-2018

De mate van onzekerheid over doel, resultaat en beperkingen van het project/proces. Hoe meer onzekerheid, des groter de kans dat het project gedurende de rit aangepast wordt. Een meestal groter, duurder en complexer wordt. Geschatte looptijd in jaren Geschatte doorlooptijd vanaf start (projectinitiatief) tot en met oplevering en ingebruikname. Indien de looptijd meer dan 6 jaar is, moet je je afvragen of het wel een project is Strakke deadlines Deadlines als gevolg van subsidievoorwaarden, bestuurlijke toezeggingen, handhaving, wet- en regelgeving, ontwikkeling, etc.

Aantal interne en externe partijen Intern: opdrachtgever en overige financiers, gemeentelijke teams Extern: nutsbedrijven (tellen als één partij), ProRail, Waterschap, Provincie, (project)ontwikkelaars, schoolbesturen sportverenigingen, etc. Het gaat niet om omwonenden/burgers.

Continuïteit (project)bemensing Overdracht van de rol van opdrachtgever of projectleider, bijvoorbeeld bij een faseovergang. Of veel wisselingen in projectteamleden of interne of externe adviseurs. RISMAN-thema Juridisch/wettelijk Procedure-risico's Subsidies (gemeentelijk, provinciaal, nationaal. Europees, andere subsidies en externe financieringsbronnen), bestemmingsplanprocedures, vergunningen, juridische bijzonderheden, gecompliceerde inkoop Veiligheid (intern en extern) Zijn er veiligheidsrisico's voor de werknemers, publiek of cliënten? Denk aan een bijzondere projectlocatie (krappe werkruimte, op hoogte werken, in of boven water), veel passanten op of dicht bij het werk, omwonenden op korte afstand, kwetsbare groepen (jeugd, ouderen, verslaafden). Het gaat om ongelukken met werknemers, cliënten of publiek en de kans op materiële schade.

RISMAN-thema Vakinhoudelijk Informatie over de uitgangssituatie Is er voldoende informatie over de huidige situatie bekend? Is deze informatie voldoende betrouwbaar? Fysiek: (hoogte) ligging van kabels en leidingen, bodemgesteldheid, bodemverontreiniging en andere vervuilingen, asbest, archeologische resten, monumentale status, technische kwaliteit van bebouwing en objecten, fundring van verharding, grondsamenstelling, waterhoogte en -kwaliteit, eigendom en andere zakelijke rechten, economische rechten, flora en fauna, bestemming, etc. Sociaal: gebruikers en gebruik van voorzieningen (aantal, omvang, kosten), wet- en regelgeving, tevredenheid gebruikers, etc. ICT: aantal gebruikers en gebruik, hardware en netwerk capaciteit, wet- en regelgeving, koppelingen met andere systemen, etc.

Raakvlakken met andere projecten Is er afhankelijkheid van ander projecten? Project die klaar moeten zijn voor dit project kan beginnen, of die pas kunnen beginnen als dit project klaar is. Projecten die inhoudelijk, technisch, organisatorisch of fysiek samenhange Bereikbaarheid en overlast Is er veel of weinig overlast voor de (directe) omgeving en gebruikers? Zijn er veel of weinig eisen aan beschikbaarheid, bereikbaarheid, of gevolgen voor bereikbaarheid? Zijn software, hulpmiddelen, processen tijdelijk niet beschikbaar? Wordt de continuïteit van processen aangetast?

(On)bekende technieken Worden bijzondere, onbekende of innovatieve technieken toegepast, waar we geen of weinig ervaring mee hebben (On)bekende werkwijzen Worden bijzondere, onbekende of innovatieve werkwijzen (processen/procedures) toegepast, waar we geen of weinig ervaring mee hebben?

RISMAN-thema Bestuurlijk Politieke - bestuurlijke gevoeligheid Om deze gevoeligheid in te schatten kan je denken aan draagvlak, de betrokkenheid van wethouder en raadsleden te vellen bomen, privacy, uitvallen van voorzieningen, (te verwachten) media aandacht RISMAN-thema Maatschappelijk Maatschappelijke /omgevingsinvloeden RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF Toelichting

versie 6.0 datum versie 16-11-2018

Om deze gevoeligheid in te schatten kan je denken aan draagvlak, de gekozen vorm van participatie (informeren, raadplegen, adviseren of coproduceren), (te verwachten) media aandacht, mondigheid van de wijk, gebruikers en cliënten, impact op de bereikbaarheid, leefbaarheid, en veiligheid. Invloed van belangengroepen, van Fietsersbond tot Cliëntenraden

RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF Toelichting

versie 6.0 datum versie 16-11-2018

RIStool projecten Maasdriel Project: Ingevuld door (naam projectleider): Datum: RISMAN-bril Financieel/ Economisch

Onderwerp Raming totale kosten ex. BTW Budgetruimte Organisatorisch Scope duidelijk en vastgelegd Geschatte looptijd in jaren Strakke deadlines Aantal interne en externe partijen Continuïteit (project)bemensing Juridisch/ wettelijk Procedure-risico's Veiligheid (intern en extern) Vakinhoudelijk Informatie over de uitgangssituatie Raakvlakken met andere projecten Bereikbaarheid en overlast (On)bekende technieken (On)bekende werkwijzen Bestuurlijk Politieke - bestuurlijke gevoeligheid Maatschappelijk Maatschappelijke /omgevingsinvloeden

Score 1. Lager dan € 250.000 1. Ruim Voldoende 1. Scope duidelijk en vastgelegd 1. tot 6 maanden 1. Weinig of geen 1. 1 - 2 partijen 1. geen wisselingen betrokkenen 1. Geen procedure-risico's 1. Normale veiligheidsrisico's 1. Geen onduidelijkheden over bestaande situatie 1. Nauwelijks afstemming met andere projecten nodig 1. Nauwelijks bereikbaarheidsproblemen en overlast 1. Volledig standaard 1. Volledig standaard 1. Verwaarloosbaar politiek gevoelig 1. Verwaarloosbare maatschappelijke invloeden

ADVIES PROCEDURE Basis versie risicomanagement

Punten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Toelichting bij keuze

0

BESLUIT

Belangrijk: - lees voordat je bovenstaande tabel invult het tabblad toelichting goed. - de scores hebben een dropdown menu. Deze dien je te gebruiken. - op basis van het advies ga je tabblad 'procedures' doorlopen zodat je weet welke stappen gezet moeten worden.

RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF RIStool

versie 6.0 datum versie 16-11-2018

Lichte versie risicomanagement

Reguliere versie risicomanagement

Uitgebreide versie risicomanagement

Stap 0. Bepaal in een gesprek en met behulp van de RIStool of en welke versie van risicomanagement het beste past voor dit project, dit proces.

Stap 0. Bepaal in een gesprek en met behulp van de RIStool of en welke versie van risicomanagement het beste past voor dit project, dit proces.

Stap 0. Bepaal in een gesprek en met behulp van de RIStool of en welke versie van risicomanagement het beste past voor dit project, dit proces.

Voorbereiding Projectleider bepaalt of hij de risicoparagraaf alleen schrijft of dat hij de opdrachtgever en een aantal projectteamleden inschakelt.

Voorbereiding Bepaal of je een risicoadviseur nodig hebt om het risicoproces te begeleiden. Samen met de opdrachtgever en de projectleider wordt het doel van de risicoanalyse bepaald. Ook zullen de personen (projectteam eventueel aangevuld met bijvoorbeeld een jurist of een communicatieadviseur) die voor de risicoanalyse worden uitgenodigd in beeld worden gebracht.

Voorbereiding Bepaal of je een risicoadviseur nodig hebt om het risicoproces te begeleiden. Samen met de opdrachtgever en de projectleider wordt het doel van de risicoanalyse bepaald. Ook zullen de personen (projectteam eventueel aangevuld met bijvoorbeeld een jurist of een communicatieadviseur) die voor de risicoanalyse worden uitgenodigd in beeld worden gebracht.

Stap 1. Opdrachtgever en projectleider bepalen doel, resultaat en scope van het project/proces (deze zijn vaak beschikbaar in het projectinitiatief of het plan van aanpak).

Stap 1. In een groepssessie wordt de context (doel, resultaat, scope) bepaald of getoetst, zodat het hele team hetzelfde vertrekpunt heeft

Stap 1. In een groepssessie wordt de context (doel, resultaat, scope) bepaald of getoetst, zodat het hele team hetzelfde vertrekpunt heeft

Stap 2. De projectleider stuurt de geselecteerde projectteamleden een email met doel, resultaat en scope en de vraag om 3 tot 5 risico's/onzekerheden aan te leveren in een vast format (oorzaak, risico, gevolg). De projectleider genereert op basis van de aangeleverde risico's een risicolijst.

Stap 2. In een groepssessie worden de risico's zo volledig mogelijk benoemd (oorzaak, risico, gevolg).

Stap 2. In een groepssessie worden de risico's zo volledig mogelijk benoemd (oorzaak, risico, gevolg).

Stap 3: In een regulier projectteamoverleg zal de bij stap 2 opgestelde risicolijst besproken en geprioriteerde worden.

Stap 3. In een groepssessie (dezelfde of een aparte) zullen de bij stap 2 opgestelde risico's beoordeeld en geprioriteerd worden.

Stap 3. In een groepssessie (dezelfde of een aparte) zullen de bij stap 2 opgestelde risico's beoordeeld en geprioriteerd worden.

Stap 4: In een regulier projectteamoverleg zullen voor de tien belangrijkste risico's beheersmaatregelen opgesteld worden

Stap 4. In een groepssessie (dezelfde of een aparte) zullen voor de bij stap 3 bepaalde belangrijkste risico's beheersmaatregelen opgesteld worden.

Stap 4. In een groepssessie (dezelfde of een aparte) zullen voor de bij stap 3 bepaalde belangrijkste risico's beheersmaatregelen opgesteld worden.

Stap 5. In de reguliere projectoverleggen wordt de voortgang van de beheersmaatregelen en de ontwikkelingen van de onzekerheden gemonitord en geëvalueerd worden

Stap 5. In de reguliere projectoverleggen worden de voortgang van de beheersmaatregelen en de ontwikkelingen van de onzekerheden gemonitord en geëvalueerd

Stap 5. In de reguliere projectoverleggen worden de voortgang van de beheersmaatregelen en de ontwikkelingen van de onzekerheden gemonitord en geëvalueerd

Over alle resultaten wordt tussentijds en aan het einde van het totale proces verslag gedaan aan de opdrachtgever

Over alle resultaten wordt, tussentijds en aan het einde van het totale proces, verslag gedaan aan opdrachtgever en andere stakeholders, zoals stuurgroep, bestuur en management

Over alle resultaten wordt, tussentijds en aan het einde van het totale proces, verslag gedaan aan opdrachtgever en andere stakeholders, zoals stuurgroep, bestuur en management

Bij elke faseovergang wordt het risicodossier in het reguliere projectoverleg geactualiseerd (stappen 1 t/m 5) en wordt er verslag gedaan aan de stakeholders.

Bij elke faseovergang en minstens elke 6 maanden wordt het risicodossier in een aparte risicosessie geactualiseerd (stappen 1 t/m 5) en wordt er verslag gedaan aan de stakeholders.

RIStool 's-Hertogenbosch

6915cdf4ed4d7_TEMP_OPDF Procedures

versie 6.0 datum versie 16-11-2018