Jaarverslag en Jaarrekening 2023 inclusief accountantsverklaring

Jaarverslag & Jaarrekening

2023

Datum Ons kenmerk Versiebeheer/status Contact

Jaarverslag en jaarrekening 2023

11-03-2024 1628-24826 Ter vaststelling in DB 25-03-3024 en AB van 10-07-2024 info@rarivierenland.nl

Pagina 2 van 46

BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2023 Het Algemeen Bestuur, gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit: 1. het jaarverslag en de jaarrekening 2023 vast te stellen en 2. met in achtneming hiervan, het positieve resultaat 2023 van € 74.938,- uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2023. Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoners 27.165 29.387 25.511 25.033 42.271 51.968 29.954 231.289

Teruggave € 8.801 € 9.521 € 8.266 € 8.111 € 13.696 € 16.838 € 9.705 € 74.938

Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2024.

D. Bijvoet- de Wit Voorzitter (plaatsvervangend)

Jaarverslag en jaarrekening 2023

E. Kok-Majewska Secretaris

Pagina 3 van 46

MANAGEMENTSAMENVATTING In 2023 hebben we wederom mooie resultaten behaald in het beheer en toezicht van het archief. Hierover leest u in detail meer verderop in dit verslag. Bijgaand een kort resume. Binnen alle taakgebieden zijn nagenoeg alle doelen voor 2023 behaald. Vele meters archiefwerk zijn verzet in 2023! Vermeldenswaardig is zeker de groei in ons vrijwilligersbestand. Inmiddels hebben we 40 vrijwilligers bij het RAR die aan diverse werkzaamheden een bijdragen leveren: indexeren en transcripties, ordenen en ompakken, beschrijven, digitaliseren, acquireren en helpen met educatieve en representatieve taken. Een grote mijlpaal in 2023 was de ingebruikname van ons e-depot door de Bommelerwaardse gemeenten en de start van vergelijkbare trajecten voor gemeenten Tiel, Culemborg en West Betuwe (inclusief rechtsvoorgangers). Ook het afsluiten van dienstverleningsafspraken rondom toezicht en beheer van archieven van alle GR-en in de regio is een enorme stap in professionalisering van onze dienstverlening. Daarnaast zorgden interne professionalisering en innovaties op het gebeid van digitalisering ervoor dat we vanaf nu onze gemeenten en inwoners nog sneller kunnen voorzien van de benodigde dossiers. En niet onbelangrijk, we hebben in 2023 onze (digitale)zichtbaarheid weer weten te vergroten en zijn nog altijd een cruciale partner bij erfgoedinitiatieven in de regio.

Al met al zeer succesvol jaar voor het RAR. De bereikte resultaten zijn per saldo binnen de financiële kaders gerealiseerd. De financiële paragrafen laten cijfers en kengetallen zien, waaruit blijkt dat de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland zich binnen de gestelde kaders en normen begeeft. We realiseren in 2023 een positief resultaat van € 74.938,-. Diverse aanvullende dienstverlening in archiefbeheer en toezichtstaken zorgde, naast de hogere CAO-stijging voor hogere personeelskosten, maar leverde ook hogere inkomsten op. Dit zorgt per saldo dat er geen overschrijding is ontstaan. Lagere lasten op de eigen bedrijfsvoering, zoals huisvesting, organisatie en automatisering, in combinatie met een bijzondere meevaller in de post rente, zorgt voor een positief resultaat. In de paragraaf bedrijfsvoering en de rechtmatigheidsverantwoording kunt u meer lezen over de rechtmatigheid van de in deze jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties.

Foto RAR: Opnames van Omroep Gelderland bij het RAR, Ridders van Gelre

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 4 van 46

INHOUDSOPGAVE BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2023 .................................................................................... 3 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 4 INHOUDSOPGAVE.................................................................................................................................... 5 1

2

Inleiding ........................................................................................................................................... 7 1.1

Leeswijzer ................................................................................................................................ 7

1.2

Kaders ...................................................................................................................................... 7

1.3

Deelnemende Gemeenten ...................................................................................................... 8

1.4

Samenstelling Bestuur ............................................................................................................. 8

Programmaverantwoording .......................................................................................................... 10 2.1

2.1.1

Doelstellingen ................................................................................................................ 10

2.1.2

Missie............................................................................................................................. 10

2.2

Realisatie archiefprogramma ................................................................................................ 11

2.2.1

Taakgebieden ................................................................................................................ 11

2.2.2

Resultaten per taakgebied voor 2023 ........................................................................... 12

2.3

3

Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland ........................................ 10

Wat heeft het gekost? ........................................................................................................... 20

2.3.1

Baten en lasten over 2023 ............................................................................................. 21

2.3.2

Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien .................................................................... 21

2.3.3

Overzicht van de kosten van overhead ......................................................................... 22

2.3.4

Vennootschapsbelasting ............................................................................................... 23

2.3.5

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) ............ 23

2.3.6

Overige verplichte toelichting ....................................................................................... 25

2.3.7

Controleverklaring ......................................................................................................... 25

Paragrafen ..................................................................................................................................... 26 3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 26

3.1.1

Weerstandsvermogen ................................................................................................... 26

3.1.2

Kengetallen .................................................................................................................... 27

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 28

3.2.1

Afschrijving .................................................................................................................... 28

3.2.2

Onderhoudsplan en kosten van onderhoud ................................................................. 28

3.3

Financiering ........................................................................................................................... 28

3.3.1

Geldleningen ................................................................................................................. 28

3.3.2

Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente................................................. 29

3.3.3

Kapitaallasten ................................................................................................................ 29

3.3.4

EMU-saldo ..................................................................................................................... 29

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 5 van 46

3.3.5

Financieringspositie ....................................................................................................... 29

3.3.6

Kasgeldlimiet ................................................................................................................. 29

3.3.7

Renterisico leningen ...................................................................................................... 30

3.4

4

5

3.4.1

Financiële rechtmatigheid ............................................................................................. 30

3.4.2

Ontwikkelingen formatie en personeelskosten ............................................................ 32

3.4.3

Ziekteverzuim ................................................................................................................ 32

3.4.4

Ziektevervanging ........................................................................................................... 32

3.4.5

Inhuur personeel ........................................................................................................... 32

3.4.6

Werkzaak ....................................................................................................................... 32

3.4.7

Jaarlijks terugkerende arbeidskosten ............................................................................ 33

Baten en Lasten 2023 .................................................................................................................... 35 4.1

Overzicht van de baten en lasten 2023 ................................................................................. 35

4.2

Toelichting op de baten en lasten over 2023 ........................................................................ 35

Balans ............................................................................................................................................ 37 5.1

Balans op 31 december 2023 ................................................................................................ 37

5.2

Toelichting balans 31 december 2023 .................................................................................. 38

5.2.1

Vaste activa ................................................................................................................... 38

5.2.2

Vlottende activa ............................................................................................................ 38

5.2.3

Vaste passiva ................................................................................................................. 39

5.2.4

Vlottende passiva .......................................................................................................... 41

5.3

6

Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 30

Grondslagen voor waardering ............................................................................................... 41

5.3.1

Materiële vaste activa ................................................................................................... 41

5.3.2

Voorraden...................................................................................................................... 42

5.3.3

Vorderingen en overlopende activa .............................................................................. 42

5.3.4

Liquide middelen ........................................................................................................... 42

5.3.5

Langlopende schulden ................................................................................................... 42

5.3.6

Kortlopende schulden ................................................................................................... 42

Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................................. 43

BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 44

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 6 van 46

1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2023 van het Regionaal Archief Rivierenland. Deze jaarstukken hebben dezelfde vorm als het voorgaande jaar. In 2023 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan als gevolg van de gewijzigde regelgeving voor gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast hebben er in het jaar 2023 geen begrotingswijzigingen plaatsgevonden. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. En opgesomd zijn de kaders waarbinnen dit jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur.

1.1

Leeswijzer

Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen het Jaarverslag 2023. In hoofdstuk 2 wordt verantwoording afgelegd over het uitgevoerde Programma Archiefbeleid 2023, zoals vastgesteld in de programmabegroting 2023. Hierin worden de volgende zaken nader toegelicht: - wat waren de doelstellingen; - wat is er gerealiseerd; - wat waren de kosten daarvan. Hierin komen alle taakgebieden van het Regionaal Archief Rivierenland aan de orde. Vervolgens is in hoofdstuk 3 het jaarverslag onderbouwd met relevante financiële informatie. Hierin zijn de verplichte paragrafen opgenomen volgens de begrotingsregels (BBV). Te weten: het weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. Hoofdstuk 4, 5 en 6 omvatten samen de jaarrekening 2023. Hoofdstuk 4 gaat over de Baten & Lasten over 2023, hoofdstuk 5 geeft inzicht in de Balans per 31 december 2023 en in hoofdstuk 6 is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

1.2

Kaders

Het jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld op basis van het normenkader wat is vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 23 november 2023. Het omvat de volgende interne en externe weten regelgeving: - Europese en nationale aanbestedingsregels - Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - Gemeentewet (GW) - Ambtenarenwet - Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) - Archiefwet - Fiscale wetgeving - BTW wetgeving - Sociale verzekeringswetten - Wet financiering decentrale overheden (FIDO) - Wet normering topinkomens (WNT) - Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV) - Besluit accountantscontrole decentrale overheden Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 7 van 46

-

1.3

CAO SGO Gemeenschappelijke regeling (GR) Regionaal Archief Rivierenland Mandaatregeling directeur Financiële verordening RAR 2023 het “Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025” de programma begroting van het Regionaal Archief Rivierenland 2023

Deelnemende Gemeenten

De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2023 zijn: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.

1.4

Samenstelling Bestuur

Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 31 december 2023 uit: Dagelijks Bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit E. Kok-Majewska

gemeente West Betuwe, voorzitter (tijdelijk functie neergelegd) gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg, plaatsvervangend voorzitter directeur/streekarchivaris, secretaris

Algemeen bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit K. Maier M.A. Klein R. Dijkstra M.A. de Raaf E. Kok-Majewska

gemeente West Betuwe, voorzitter (tijdelijk functie neergelegd) gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg, plaatsvervangend voorzitter gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris

Foto RAR: Personeel van het RAR tijdens jaarlijks personeelsuitje, juni 2023

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 8 van 46

Jaarverslag 2023

In dit deel: -

Hoofdstuk 2: Programmaverantwoording Hoofdstuk 3: Paragrafen

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 9 van 46

2 Programmaverantwoording In dit hoofdstuk wordt verslag gedaan van de bereikte resultaten, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd en is er een verantwoording van de baten en lasten opgenomen. Deze verantwoording is hiermee in lijn met het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd: - Doelstellingen en missie; - Realisatie programma; - Wat heeft het gekost?

2.1

Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland

2.1.1 Doelstellingen Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend; d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.

De kerntaken van het RAR zijn: - Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. - Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 10 van 46

2.2

Realisatie archiefprogramma

2.2.1 Taakgebieden Het RAR loopt al enkele jaren voorop in het Nederlandse landschap van regionale archiefdiensten. Het kwaliteitsniveau van de ruim 30 medewerkers van het RAR is goed. Bovendien wordt er jaarlijks door het RAR geïnvesteerd in het bijhouden, verdiepen en verbeteren van de kennis met name op digitaal gebied wat in de snel veranderende informatievoorziening landschap onontbeerlijk is. Het RAR biedt een brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken:  Professioneel archiefbeheer,  Studiezaaldienstverlening,  Uitstekende depotfaciliteiten,  Inspectie,  Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij o.a. procesverbetering, e-depot, MDTO, webarchivering,  Digitale dienstverlening, beeldbank en S-o-D (Scanning on Demand),  Educatieprogramma’s en tentoonstellingen (ruimte),  Stageplaatsen,  Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, YouTube en sociale media) en in de (landelijke) media,  Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties,  Extra projecten en ondersteuning. Om het beleid te kunnen opstellen en uitvoeren, is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. 2. 3. 4.

Ontsluiting papieren erfgoed Digitale ontwikkeling Inspectie Dienstverlening

Taakgebieden

Hoofdprocessen

Beleidsplan

1.

Ontsluiting papieren erfgoed

Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie

Ontsluiting

2.

Digitale ontwikkeling

Digitaliseren en Adviseren

Digitalisering Collectie e-depot

3.

Inspectie

Inspecteren

Inspectie

Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3  Beheer  Zorg en beheer  Stimuleren regionale geschiedbeoefening  Aanleggen, beheer en bewaren van relevant bronmateriaal  Beheer  Zorg en beheer  Stimuleren regionale geschiedbeoefening  Toezicht op het beheer

4.

Dienstverlening

Gebruiken Leren en beleven

Erfgoedgebruik



Stimuleren regionale geschiedbeoefening

Tabel 1 Taakgebieden RAR

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 11 van 46

2.2.2 Resultaten per taakgebied voor 2023 Hieronder leest u meer over de bereikte resultaten per taakgebied/cluster van het jaar 2023. 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging, archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Zo zorgen we ervoor dat de bronnen publiekelijk beschikbaar zijn en documenten voor minimaal 100 jaar gegarandeerd behouden blijven. Qua materiële verzorging realiseerden we de volgende producten en prioriteiten in 2023:  Preventie en controle  Verpakken en conserveren  Schade-inventarisatie  Restauratie-uitvoering en -begeleiding

Foto’s RAR: Voor en na restauratie.

In 2023 is 248 meter archiefmateriaal herverpakt voor duurzame opslag en/of van nieuwe etiketten voorzien. Daarnaast zijn er vele meters herverpakt tijdens (her)inventarisatie. Van 160 meter archief brachten we de materiële staat en de eventuele schade in kaart door het uitvoeren van schadeinventarisaties. Van de archieven met schade werd bijna 23 meter geconserveerd en gerestaureerd: dat zijn circa 534 inventarisnummers. In het verslagjaar is intensief gewerkt aan het collectiehulpverlening plan (CHV-plan). Ook is gestart met het verbeteren van berging van groot formaten in depot 7, waardoor er meer ruimte wordt gecreëerd. Qua archiefontsluiting realiseerden we in 2023 de volgende producten:  270 strekkende meters archief is ontsloten. Daarnaast ontsloten we 15 archieven in 2023 zonder enige vorm van toegang (nultoegangen), waarmee in totaal nu 137 van de 237 nultoegangen zijn weggewerkt.  Voorbeelden van (verbeterde) inventarisaties zijn: o 795 Woningbedrijf Lienden 1955-1974 o 1263 Vrouwen van Nu afdeling Buren 1947-2014 o 1406 Stichting Oud Buren 1990-2000 o 1605 Textiel- en woninginrichting De Poort van Buren / Voor de Poorte 1966-1979 Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 12 van 46

o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

599 3203 3207 370 1660 1661 2614 114 133 183 193 393 402 414 599 588 1195 1307 1478 1670 1725 1778 234 1283 1285 241 1449 1449 1498 1513 1774 2145 2176 2091 2248 2250 2515 2553 2554 2555 2565 2600 2601 2603 2610 2611 2612 3039 3045 3049 3344

Vreemdelingendienst Culemborg Gemeentebestuur Maasdriel Gemeentebestuur Maasdriel Stichting ons dorpsleven Dodewaard Bouwvergunningen Kesteren Bouwvergunningen Neder-Betuwe Omgevingsvergunningen Neder-Betuwe Hervormde gemeente Drumpt Stichting Waalbrug Tiel Fonds Eigen Gebouw Moderne Arbeidersbeweging te Tiel Stichting Taalcentrum voor culturele minderheden RK Middenstandsvereniging St. Martinus te Tiel Gemeentebestuur Tiel Architect van der Zee Vreemdelingendienst Tiel Stichting Opbouwwerk Migranten Wijkvereniging Passewaaij Kunstenaarsvereniging De Werkplek Gemeentebestuur Tiel Classis Tiel van de PKN Bouwtekeningen Tiel, originele exemplaren Bodemdossiers Tiel Zuiveringsschap Rivierenland Dorpspolder Neerijnen Dorpspolder Rumpt Hervormde gemeente Varik / Heesselt Bouwvergunningen Neerijnen Bouwvergunningen Neerijnen Technische Dienst Neerijnen Gerechtsbank van Deil Heerlijkheid Enspijk Gemeentebestuur Deil Nijverheidsschool voor meisjes Geldermalsen en Neerijnen Hervormde gemeente Acquoy Gerechtsbank van Tuil Bouwvergunningen Geldermalsen Bouwvergunningen Heukelum Vereniging Onderlinge Varkensverzekering Samenwerking Herwijnen Algemene Nederlandse Bouwbedrijfsbond afdeling Herwijnen Coöperatieve diepvriesvereniging Herwijnen Muziekvereniging Ad Astra te Asperen Gemeentebestuur Lingewaal Bouwvergunningen gemeente Lingewaal Bouwvergunningen Neerijnen Vereniging School met de

Bijbel te Herwijnen Vereniging voor Christelijk Nationaal kleuteronderwijs Herwijnen Vereniging Protestants Christelijk onderwijs Lingewaal Commissie toezicht middelbaar onderwijs te Zaltbommel Commissie toezicht lager onderwijs te Zaltbommel Commissie toezicht gasfabriek / gemeentebedrijven Zaltbommel Kerkkoor van de hervormde gemeente Zaltbommel

Jaarverslag en jaarrekening 2023

1965-1993 1945-1979 1980-1998 1948-1976 1937-2001 2002-2010 2010-2014 1700-1991 1966-1996 1922-1960 1974-1988 1941-1977 1946-1974 1946-1993 1978-1995 1997-2005 1975-1984 2007-2018 1946-2013 1946-2013 1975-2001 1838-1956 1838-1955 1657-1990 1978-2005 1979-2005 1948-1977 1536-1811 1628-1820 1811-1977 1939-1979 1687-1981 1978-2013 1963-1978 1910-1989 1946-1975 1956-1974 1923-2001 1986-2009 1986-2014 2006-2015 1899-1998 1948-1983 1998-2011 1901-1966 1906-1914 1877-1941 1944-2019

Pagina 13 van 46

Foto’s RAR: Vrijwilligers aan het werk en Geslaagde cursisten van de cursus oud schrift met rechts collega en docente Beatrijs van Dijk

  







De bibliotheek en documentatiecollecties zijn verder geschoond en ontdubbeld en nieuwe aanwinsten zijn verwerkt. In totaal zijn circa 490 bibliotheek- en 4300 Atlas-objecten ingevoerd/verwerkt (waarvan 1660 affiches en 1566 items uit de Audio Visuele-collectie). Tijdschriften zijn verder ontsloten op artikelniveau. In 2023 hadden we 40 vrijwilligers. Er zijn meer en vaker vrijwilligers ingezet. Mede dankzij vrijwilligers indexeerden we in 2023 ca. 152.000 namen uit diverse registers van rechterlijke archieven, burgerlijke stand en doop-, trouw- en begraafboeken en militieregisters. De vrijwilligers hielden zich ook bezig met het straatnaamonderzoek. Er zijn al zo’n 4670 straten voorzien van een beschrijving in de straatnamendatabase. Dit project is voor ons gehele werkgebied nagenoeg afgerond. Aan het eind van 2020 startten we met het crowdsourcing-project Waarvan Akte! via het crowdsource platform Velehanden.nl. In 2023 hielpen 260 vrijwilligers mee met het indexeren van notariële akten uit ons werkgebied. Inmiddels zijn alle 1200 registers van repertoria van notariële akten volledig ingevoerd en is er 65% van de totaal ook gecontroleerd. Afgerond en online beschikbaar zijn inmiddels de repertoria van de notarissen in de standplaatsen Opheusden, Beusichem, Buren, Eck en Wiel, Drumpt, Geldermalsen, Culemborg , Rossum en Brakel.

Het zijn nu in totaal 394.000 naamsvermeldingen in bijna 165.000 akten! Wij hopen het project in 2024 te voltooien. Sinds januari 2019 houden we het aantal (nieuw of verbeterd) ontsloten bouwvergunningen bij. In 2023 zijn bijna 18.000 bouwvergunningen van diverse gemeenten verbeterd en circa 28.000 nieuwe bouwverguningen door conversie en opname van nieuwe archieven aan de database toegevoegd. Er zijn diverse (aanvullingen op) archieven, collecties en Atlas-objecten verworven en/of overgebracht. Er is geïnventariseerd, ontdubbeld (vooral het bibliotheekbestand), vernietigd en deels opnieuw ingericht, waardoor het totale bestand met 400 meter toegenomen is. De totale omvang van alle archieven en collecties is nu 15.300 meter.

Afwijking van de doelen voor 2023 binnen het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed:  In principe zijn met uitzondering van enkele verschuivingen (meer op de een, minder op de andere) in de projecten van de inventarisatie van archieven en in indexering door vrijwilligers alle doelen behaald. Als voorbeeld: militieregisters die ter afronding stonden voor 2023 worden in 2024 afgerond, en het straatnamenproject dat voor afronding van 10 kernen stond, is voor het gehele werkgebied vervroegd afgerond in 2023.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 14 van 46

2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om bronnen digitaal, op de juiste wijze, permanent beschikbaar te maken. Advisering heeft tot doel te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitale ontwikkeling in 2023 gerealiseerd:  In 2020 zijn we met twee Bommelerwaardse gemeenten begonnen met het implementeren van een e-depot en het inrichten van een digitale werkplaats voor de vooropname van over te brengen digitale bestanden. Dat gebeurde aan de hand van het systeem Verseon. Het project is in 2023 afgerond en de ambtenaren van Zaltbommel, Maasdriel en BveB kunnen stukken raadplegen via onze website.

Foto’s RAR: Ondertekening van de dienstverlening afspraken rondom e-depot diensten voor BveB







Met de Culemborg, Tiel en West Betuwe zijn we in het derde kwartaal gestart met een migratietraject van vijf Document Management Systemen (DMS: Corsa en Decos/JOIN) als uitplaatsing van digitale archieven in ons e-depot. We brachten diverse adviezen uit: o Aan Buren over de aanschaf van nieuwe financiële software en over Common Ground. o Aan Buren en Neder-Betuwe over een pilot van de exportmodule van Decos/JOIN. o Aan Culemborg, Tiel en West Betuwe over de uitfasering van legacy-applicaties van rechtsvoorgangers. Hiervoor is ook een e-depottoets uitgevoerd over Corsa Geldermalsen en Corsa Tiel. o Aan Neder-Betuwe en Culemborg, Tiel en West Betuwe over archivering van videotulen van raadsvergaderingen. o Aan Neder-Betuwe over archivering van social media-berichten. o Aan alle gemeenten is in een procesbeschrijving omschreven wat de procedure is voor het uitplaatsing van digitale archieven. o Aan alle gemeenten over de functionaliteitseisen voor archivering in informatiesystemen zoals een DMS of vakapplicatie. We hebben reguliere adviesgesprekken onderhouden met alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 15 van 46



We maken deel uit van de Kerngroep Common Ground e-depot en aan de werkgroep Archiveren Videotulen Raadsvergaderingen, voor het ontwikkelen van een standaard voor het bewaren van metadata bij opnames van raadsvergaderingen.

Foto RAR: kennisdag kwaliteitssysteem

 





 



We hebben onderzoek gedaan naar de uitplaatsing en migraties van bestemmingsplannen. Het RAR heeft ook in 2022 vol ingezet op verdere digitalisering: digitale archivering (e-depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering van papieren erfgoed. Via Scanning on Demand (S-o-D), anders digitaliseren op verzoek genoemd, zijn 977 aanvragen van de deelnemende gemeenten verzorgd. Daarbij zijn bijna 70.000 opnamen gemaakt. De digitalisering vond extern plaats. In 2023 heeft het RAR de workflow voor digitalisering vernieuwd. Vanaf 2024 zal het RAR alle aanvragen van gemeenten, gratis, zelf verzorgen. Ambtenaren ontvangen hun stukken daardoor sneller. Er is gestaag verder gewerkt aan de digitalisering van de kernbestanden bij het RAR (gemeentearchieven, kwetsbare stukken, veel geraadpleegde stukken). Zo is onder andere gedigitaliseerd: o Notulen en/of besluiten van B&W van Culemborg, Geldermalsen, Lienden, Beesd en Buren vanaf 1811 tot ca.1992 o Bouwvergunningen Geldermalsen 1904-1924 Intern zijn door het RAR bij de digitalisering van verzoeken en de kerncollectie 225.000 opnamen gemaakt. Het verzoek om een bijdrage vanuit het rijkssubsidie programma METAMORFOZE voor de conservering en digitalisering van het archief van de voormalige Chamotte Unie N.V. te Geldermalsen is helaas niet gehonoreerd.

Het RAR heeft alsnog zelf het beeldmateriaal gedigitaliseerd behorend tot dit archief. Intern en door externe bedrijven zijn zoals gepland diverse onderdelen van de atlascollectie(s) van het RAR gedigitaliseerd, o.a.: o 275 kaarten, tekeningen, prenten, diploma’s etc. uit de atlascollecties van het voormalig Streekarchivariaat Kesteren, Lienden, Echteld en Maurik (0669), Buren (0817) en Culemborg (1158) o 375 aquarellen en foto’s van kunstenaar Piet Mulder (1589) o 1.200 foto’s van Culemborg (1236) o 2.231 foto's en reproducties van Rochus David Timmer van Geldermalsen (1534) o 1661 affiches van Culemborg (1233)

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 16 van 46







Het RAR heeft ook uit de bibliotheek bestanden gedigitaliseerd. In het bijzonder de zes in het werkgebied verschijnende regionale historische tijdschriften tot 2020 (De Drie Steden, Mededelingen Historische Kring Kesteren, Mededelingen Historische kring West-Betuwe, Tabula Batavorum, Tussen de Voorn en Loevestein en de Asperensche Courant). Het RAR stelt haar gedigitaliseerde bestanden voor zover mogelijk als Open Data beschikbaar. Verder werken we mee aan de platforms: o Collectie Gelderland (beeldmateriaal) o Netwerk Oorlogsbronnen o Archives Portal Europe Het RAR heeft aan diverse initiatieven beelden ter beschikking gesteld, met name voor publicaties.

Afwijking van de doelen voor 2023 binnen het taakgebied Digitale Ontwikkeling:  Met uitzondering van integraal digitaliseren van het archief van de Chamotte Unie te Geldermalsen (die gekoppeld was aan het verkrijgen van rijkssubsidie) zijn alle doelen behaald. Uit dit archief zijn uiteindelijk enkele delen intern gedigitaliseerd.  Het verkennen van overbrenging van digitaal archief rechtsvoorgangers West Betuwe in samenwerking met BvoWB, is breder en voortvarender opgepakt. Met de gemeente Culemborg, Tiel en West Betuwe (inclusief voorgangers) zijn we in het derde kwartaal werkelijk gestart met een migratietraject van vijf DMS systemen. 3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht hebben tot doel de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer te toetsen aan de wettelijke eisen en in de toekomst over te dragen, wettelijk te bewaren archiefbescheiden veilig te stellen. Ondanks de moeizame werving voor de vacature archiefinspecteur, is deze functie per 1 januari 2023 weer vervuld. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie in 2023 gerealiseerd:  Inspecties en jaargesprekken zijn uitgevoerd bij alle 8 aangesloten gemeenten, en een deel van de gemeenschappelijke regelingen.

 Er is een concept-agenda voor het SIO (Strategisch Informatie Overleg) toegestuurd aan gemeenten, met als doel om in 2024 tot een herstart van het SIO te komen. Met de ODR is in 2023 reeds een eerste SIO gevoerd.  Alle gemeenten hebben jaarverslagen gehad en jaargesprekken met inspecteur en adviseur(s).  Voor alle gemeente zijn meerdere vragen beantwoord, vernietigingslijsten beoordeeld en themainspecties uitgevoerd op onder andere archiefruimten, procesapplicaties en handboek vervanging.  Er zijn notities opgesteld en toegestuurd van twee eerder uitgevoerde onderzoeken naar het toepassen van e-mailarchivering en algoritmes bij de gemeenten.  De dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland werd voortgezet. Twee archiefblokken van rechtsvoorgangers van het waterschap zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het RAR: Polderdistrict Betuwe en Zuiveringsschap Rivierenland.  Met de ODR en BvoWB zijn dienstverleningsafspraken gemaakt, waardoor nu met alle gemeenschappelijke regelingen in onze regio een DVA Archieftoezicht is afgesloten. Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 17 van 46

  

Bij de AVRI en Regio Rivierenland is een nulmeting op het informatie- en archiefbeheer uitgevoerd op basis van de Archief-Kritische Prestatie Indicatoren (Archief-KPI’s). Voor gemeenten en GR-en is een notitie opgesteld over de ontwikkelingen rondom de nieuwe Archiefwet 202X en de nieuwe Selectielijst e-mailbewaring 2024. Met de gemeente Buren, Culemborg en Neder-Betuwe zijn voorbereidingen getroffen voor het (vervroegd) overbrengen van archiefbesheiden naar de archiefbewaarplaats van het RAR.

Afwijking van de doelen voor 2023 binnen het taakgebied Inspectie:  Binnen dit taakgebied zijn alle doelen behaald.  Wegens vertraging in het vaststellen van Archiefwet 202X is het vertalen van uitgangspunten van nieuwe Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling naar inspectiebeleid nu gepland voor 2024 mits de wet wordt aangenomen.  Sneller dan voorzien zijn DVA over toezicht en archiefbeheer bij alle GR’en afgesloten en in werking getreden.

4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied vallen de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, S-o-D en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en - in samenwerking met partners - het erfgoed onder de aandacht brengen.

Foto RAR: kinderen tijdens de les Thuis in je wijk

De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening in 2023 gerealiseerd:  Studiezaal: begeleiding van onderzoekers live en online gedurende 4 werkdagen per week.  Informatieverzoeken die via onze studiezaal binnenkomen en afgehandeld worden zijn met 24 % t.o.v. 2022 toegenomen. Grootste interesse in deze aanvragen is voor de bouwvergunningen ca. 50% van 1560 verzoeken.  Voor allerlei evenementen, bijeenkomsten en cursussen zijn er bijna 2.000 personen bij het RAR geweest.  Ingezet op social media. Het bereik en de interactie op alle kanalen (LinkedIn, Facebook, YouTube) is in 2023 vergroot respectievelijk met 25%, 19% en 32%. Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 18 van 46

Foto RAR: Bezoek van NT2 studenten aan het RAR

    

    

In 2023 bezochten 20 NT2 studenten van het ROC-Rivor het RAR voor een presentatie en rondleiding. Op educatiegebied is een stijgende lijn te zien. We bereikten met lesprogramma’s in totaal 918 leerlingen van primair onderwijs en 303 leerlingen van middelbaar onderwijs en 20 leerlingen van vervolg onderwijs. In totaal zijn dat 1.241 leerlingen. Er zijn nieuwe lessen ontwikkeld voor primair onderwijs: keuzevrijheid over WO!! Met verhalen, bronnenonderzoek en heel hoog gewaardeerde dilemmakaarten, les “Dat wil ik zeggen” en voor het landelijke thema van de Kinderboekenweek: Bij jouw thuis les “Thuis in je wijk”. In maart startte de eerste training in het kader van het oral history project ‘Sprekende Herinneringen’. We houden deze trainingen in de gemeenten die meedoen aan het Erfgoedpact. Dit jaar had het project een editie in Tiel, Zaltbommel en Culemborg. In de zomerperiode waren er, in samenwerking met lokale organisaties, zes bijeenkomsten georganiseerd op locatie met oude foto’s uit de collectie van het RAR. Doel was info over deze foto’s ophalen en contacten leggen. In totaal waren er 195 personen aanwezig bij deze zogenoemde Zomer-tour. Om historische content digitaal en laagdrempelig onder de aandacht van geïnteresseerden te brengen, maakten we meerdere vlogs in 2023, rondom belangrijke landelijke thema’s: Leven met oorlog en Sporen van Slavernijverleden.

Ook is een nieuwe pilot uitgekomen: “Op stap met Aagje”, waarin in stripvorm vragen aan publiek gesteld worden, waarop de antwoorden via de website in de gedigitaliseerde stukken te vinden zijn. Het overleg met historische verenigingen uit de regio is uitgebreid naar kleinere organisaties in de regio, wat enorm wordt gewaardeerd. In totaal nemen nu 12 historische organisaties deel aan dit historische netwerk. Door presentaties op locatie en lezingen bij het archief en rondleidingen in depots hebben circa 480 volwassenen kennisgemaakt met het archief en archiefmaterialen. Op 31 oktober was er weer een Nacht van het Archief georganiseerd. Deze werd door ruim 220 personen bezocht en bijzonder goed beoordeeld.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 19 van 46

Foto RAR: Zomer-tour op 7 verschillende locaties in ons werkgebied.



De MET (mobile Erfgoed Tentoonstelling) heeft dit jaar, voorzien van relevante historische bronmaterialen, gestaan op het Gelders Erfgoedfestival en in de gemeente Neder-Betuwe.

Afwijking van de doelen voor 2023 binnen het taakgebied Dienstverlening en Educatie:  Binnen dit taakgebied zijn alle doelen behaald.  Het binnen het Regioplan voorgestelde historische stripboek, is een prentboek geworden en inmiddels volledig gerealiseerd.  De geplande verkenning van mogelijkheden tot een regio brede toepassing van een Mobile Erfgoed Tentoonstelling (MET), heeft inmiddels geresulteerd in het daadwerkelijk uitvoeren van de MET en de mobile tentoonstellingen op 2 locaties in de regio.

2.3

Wat heeft het gekost?

De bereikte resultaten in het archiefprogramma zijn per saldo binnen de financiële kaders gerealiseerd. We hebben in 2023 diverse aanvullende dienstverlening in archiefbeheer en toezichtstaken richting GR-en opgepakt en ook het erfgoed project in samenwerking met het Waterschap heeft dit jaar gezorgd voor extra werk. Al met al wederom een druk jaar voor onze medewerkers. Onze personeelskosten waren als gevolg van deze extra inzet, en de hogere CAO stijging, hoger dan begroot. Daar tegenover staat natuurlijk dat deze extra inzet ook extra inkomsten opleverde, waardoor dit per saldo geen overschrijding geeft. Daarnaast is een aantal posten onder besteed, zoals de lasten die behoren bij de eigen bedrijfsvoering (zoals huisvesting, organisatie en automatisering). Onder deze verzameling aan lasten zien we dat de hogere lasten voor gas en elektra (circa € 60.000 hoger dan begroot) weg vallen tegen de lagere lasten als gevolg van uitgestelde investeringen op inventaris (circa € 90.000 lager dan begroot). Een andere opvallende en bijzondere post is de post rente die voor dit jaar per saldo zorgde voor een positief resultaat van circa € 36.000. Deze meevaller is het gevolg van de verandering in de rentestand (van negatieve rente ten tijde van de begroting, naar positieve rente anno 2023).

In het verslagjaar 2023 hebben zich alleen op het vlak van de implementatie wet Wijziging GR incidentele onvoorziene lasten voorgedaan, de kosten hiervan zijn dan ook opgenomen onder de post onvoorzien. Dit is verderop in het jaarverslag nader toegelicht. Dit alles te samen heeft geresulteerd in een positief resultaat van € 74.938,-. Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 20 van 46

2.3.1 Baten en lasten over 2023 Hieronder is de programmaverantwoording 2023 in euro’s weergegeven. Het volledige overzicht van de Baten en Lasten over 2023 is opgenomen in hoofdstuk 4. Rekening 2023

Begroting 2023

Omschrijving programma

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Programma Archiefbeleid Totaal programma's

€ 2.723.256 € 2.723.256

€ 259.595 € 259.595

-€ 2.463.661 -€ 2.463.661

€ 2.629.110 € 2.629.110

€ 74.742 € 74.742

-€ 2.554.368 -€ 2.554.368

Algemene dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Onvoorzien Totaal overig

€0 € 259.514 €0 € 14.120 € 273.635

€ 2.784.448 €0 €0 €0 € 2.784.448

€ 2.784.448 -€ 259.514 €0 -€ 14.120 € 2.510.813

€0 € 264.580 €0 € 5.500 € 270.080

€ 2.784.448 €0 €0 €0 € 2.784.448

€ 2.784.448 -€ 264.580 €0 -€ 5.500 € 2.514.368

Toevoeging/onttrekking aan reserves:

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

Reserve Weerstandsvermogen Reserve E-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Inventarisatie achterstanden Subtotaal mutaties reserves

€0 €0 €0 €0 €0

€0 €0 € 27.787 €0 € 27.787

€0 €0 € 27.787 €0 € 27.787

€0 €0 €0 €0 €0

€0 €0 € 40.000 €0 € 40.000

€0 €0 € 40.000 €0 € 40.000

€ 74.938

Resultaat na bestemming

€0

(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)

Over 2023 resteert er een positief saldo van € 74.938,- ten opzichte van de begroting. Dit betekent dat de realisatie van het programma archiefbeleid binnen de gestelde middelen is uitgevoerd. In dit verslag is een voorstel opgenomen voor een besluit tot bestemming van dit resultaat. 2.3.2 Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Bijdrage per inwoner Voor het jaarverslag 2023 geldt zoals gebruikelijk de datum van 1 januari 2022 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op deze peildatum 231.289. Ten opzichte van 2022 is het aantal inwoners met 2.204 toegenomen ofwel met 0,96% gestegen. De toename is relatief gezien gelijk over alle deelnemende gemeenten. In de begroting van 2023 is de bijdrage per inwoner van alle deelnemende gemeenten vastgesteld op € 11,17. Hieronder een overzicht met de bijdrage per gemeente. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2023 bedragen in totaal € 2.584.448,-. Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel

Inwoneraantal 1-1-2022 27.165 29.387 25.511 25.033 42.271 51.968 29.954

Inwonerbijdrage 2023 in euro € 303.545 € 328.373 € 285.063 € 279.721 € 472.341 € 580.696 € 334.709

231.289

€ 2.584.448

Totaal Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 21 van 46

Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is in verband met de aansluiting SAB een nieuwe 10-jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met een stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De totale lasten voor het waterschap voor het jaar 2023 bedragen € 200.000,-. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien In 2023 zijn kosten opgenomen als onvoorziene uitgave onder de post onvoorzien. Het betreft hier de kosten die voortkomen uit het gevolgde regionaal proces voor het implementeren van de wijzigingen uit de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). De wijzigingen in de WGR verplicht elke GR tot het wijzigen en/of het opnemen van bepalingen in bestaande gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit regionale proces is begeleid door een extern adviesbureau, waar per GR advieskosten uit voortvloeiden. Bij het opstellen van de begroting 2023 waren het te volgen proces en de externe advieskosten die dit met zich mee bracht niet bekend en daarmee dus niet begroot.

De advieskosten van het externe adviesbureau zijn zodoende opgenomen onder de post onvoorzien. Het betreft in totaal € 14.120,- aan kosten en geeft hiermee een overschrijding op de post onvoorzien, welke was begroot op € 5.500,-. 2.3.3 Overzicht van de kosten van overhead Met ingang van 2018 is het taakveld Overhead1 een verplicht onderdeel en moeten de kosten van Overhead afzonderlijk in de Programmaverantwoording worden gepresenteerd. Het taakveld Overhead is nader onderverdeeld in: lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid); lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning). Taakveld overhead

Realisatie 2023

Begroting 2023

Lasten gemeentelijke overhead functie "Eigen overhead" Totaal lasten

€ 2.737.376 € 259.514 € 2.996.891

€ 2.634.610 € 264.580 € 2.899.190

Bijdragen overhead Totaal baten

€ 3.071.829 € 3.071.829

€ 2.899.190 € 2.899.190

1

Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de jaarrekening. Art. 58a Wgr lid2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte paragraaf. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 22 van 46

2.3.4 Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019, aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot een VpB-plicht voor het RAR. 2.3.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) De WNT is van toepassing op Regionaal Archief Rivierenland. De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) schrijft voor dat voor topfunctionarissen de bezoldigingsgegevens openbaar worden gemaakt in de jaarrekening. In de overzichten hieronder zijn de openbaar te maken bezoldigingsgegevens opgenomen. Het voor Regionaal Archief Rivierenland toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000,-, zijnde het algemeen bezoldigingsmaximum. Hieronder de DB- en AB leden van het Regionaal Archief Rivierenland in 2023. Naam

Functie

R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit M.A. Klein R. Dijkstra K. Maier H. van Kooten M.A. de Raaf

DB- en AB-lid DB- en AB-lid DB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid

Periode 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 31-12-2023 01-01-2023 t/m 15-03-2023 20-07-2023 t/m 31-12-2023

Bezoldiging/ Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd

Op de volgende pagina de leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking. Naast deze topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 23 van 46

Gegevens 2023 bedragen x € 1

Mw. E. Kok-Majewska

Mw. L.A. Kil

Functiegegevens

Directeur Streekarchivaris

Adjunct Directeur

01/01 – 31/12

01/01 – 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

1,0

Dienstbetrekking?

ja

ja

€ 105.285

€ 78.317

Beloningen betaalbaar op termijn

€ 15.729

€ 13.191

Subtotaal

€ 121.014

€ 91.508

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€ 223.000

€ 223.000

N.v.t.

N.v.t.

€ 121.014

€ 91.508

Aanvang en einde functievervulling in 2022

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

bedragen x € 1

Mw. E. Kok-Majewska

Mw. L.A. Kil

Functiegegevens

Directeur Streekarchivaris

Adjunct Directeur

01/01 – 31/12

01/01 – 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

1,0

Dienstbetrekking?

ja

ja

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

€ 100.547

€ 78.882

Beloningen betaalbaar op termijn

€ 17.003

€ 13.782

Subtotaal

€ 117.550

€ 92.664

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

€ 216.000

€ 216.000

N.v.t.

N.v.t.

€ 117.550

€ 92.664

Gegevens 2022

Aanvang en einde functievervulling in 2022

Bezoldiging

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

Jaarverslag en jaarrekening 2023

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Pagina 24 van 46

2.3.6

Overige verplichte toelichting

RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma en de verantwoording de volgende aspecten moeten bevatten: “De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren.” Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. Overzicht van incidentele baten en lasten 2023 In het verslagjaar 2023 hebben zich, anders dan genoemd onder de post onvoorzien, geen andere incidentele baten en lasten voorgedaan. Er zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan. Ook niet als het gevolg van de onvoorziene kosten. Deze zijn incidenteel van aard. 2.3.7 Controleverklaring De controleverklaring van de account is bijgevoegd in bijlage 3.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 25 van 46

3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in het jaarverslag moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van een aantal beheeraspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de jaarrekening terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten nader inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. De volgende paragrafen zijn opgenomen: - Weerstandsvermogen en risicobeheersing - Onderhoud kapitaalgoederen - Financiering - Bedrijfsvoering

3.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

3.1.1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a) de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. b) alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De doelen van het RAR, met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing, zijn als volgt geformuleerd: - We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; - We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; - Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: - Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen. - Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten. - Tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve. De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het algemeen bestuur vastgesteld op minimaal 1,0.

In het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen (zie bijlage 2 voor het volledige rapport) zijn de risico’s voor het RAR benoemd. Voor het verslagjaar 2023 treft u hieronder een samenvatting van het huidige rapport. De inhoudelijke toelichting op de risico’s is te vinden in het Rapport in bijlage 2. In 2023 heeft er een uitgebreide update plaatsgevonden van het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen. Hierbij is een nieuwe risico-inventarisatie gedaan, zijn beheersmaatregelen aangescherpt en zijn financiële restrisico’s bepaald. Hierin is Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 26 van 46

beoordeeld of het weerstandsvermogen in de jaren 2024 tot 2028 toereikend is en zal voor het verslagjaar 2024 van kracht worden. Samenvatting Risico’s en weerstandsvermogen anno 2023: Risico’s

Kans klasse

Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers

Verwachtingswaarde

Kans

Risico

€ 100.000 € 250.000 € 115.000 € 50.000 € 95.000 € 45.000 € 115.000

20% 20% 31% 40% 40% 20% 25%

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000

1 1 en 2 2 2 1 en 2 1, 2 en 3 1 en 3

€ 211.000

Benodigd weerstandsvermogen

Op basis van de risico’s en de ratio is er een weerstandsvermogen van € 211.000,- nodig. De stand van de reserve weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht. Stand 1-1-2023 Reserve weerstandsvermogen Totaal reserves

Mutaties

€ 211.000 € 211.000

Stand 31-12-2023 € 211.000 € 211.000

Sinds 2022 is de reserve weerstandsvermogen (voorheen algemene reserve) voldoende toereikend om de volledige weerstandscapaciteit te dekken (ratio van 1,0). Mede hierom zijn sinds 2022 de bestemmingsreserves niet meer onderdeel van het weerstandsvermogen en dus inzetbaar voor hun eigen bestemming. 3.1.2 Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De verplichte kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel. Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit

Realisatie 2022 162 162 7 n.v.t. 6 n.v.t.

Realisatie 2023 148 148 7 n.v.t. 2 n.v.t.

Begroting 2023 166 166 7 n.v.t. 2 n.v.t.

De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is al enkele jaren dalende, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 27 van 46

De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal dus het RAR is stabiel in het dragen van de eigen lasten.

3.2

Onderhoud kapitaalgoederen

De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. 3.2.1 Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen en afschrijvingen opgenomen van de gebouwen en overige materiële vaste activa (inventaris en ICT). Voor de gebouwen betreft het de investeringen voor de nieuwbouw en de investering voor de uitbreiding van het archiefdepot. De investeringen in gebouwen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Voor de overige materiële vaste activa betreft het investeringen in onder andere (kantoor gerelateerde) inventaris en ICT-middelen. De afschrijving hiervan gebeurt op basis van lineaire afschrijving met de volgende afschrijftermijnen: - Inventaris 10 jaar - ICT-middelen 4 jaar 3.2.2 Onderhoudsplan en kosten van onderhoud Regulier en groot onderhoud aan het gebouw en haar installaties gebeurt door de VvE op basis van het meerjarenonderhoudsplan. Het meerjarenonderhoudsplan is in 2023 herijkt op de huidige situatie en laatste uitganspunten. Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag gedoteerd aan de onderhoudsvoorziening van de VvE ten behoeve van de uitvoering van reguliere en geplande groot onderhoud.

In 2023 was dit een bedrag van € 111.400,-.

3.3

Financiering

In de paragraaf financiering komen, zoals de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). 3.3.1 Geldleningen De geldleningen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd.

Jaarverslag en jaarrekening 2023

Pagina 28 van 46

3.3.2 Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die wordt betaald over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. 3.3.3 Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw. 3.3.4 EMU-saldo Het EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU). Berekening van het EMU -saldo van het RAR is als volgt: Berekening EMU saldo