Concept raadsvoorstel verordening auditcommissie 2023 v230531 aangepast

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Verordening auditcommissie 2023

Kern van het raadsvoorstel Door middel van het instellen van een auditcommissie wordt het werk van de werkgroep financiën formeel vastgelegd. Gerelateerde raadsstukken N.v.t.

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Verordening auditcommissie 2023

Zaaknummer

: XXX

Datum Presidium

: 30 mei 2023

Datum raadsbesluit

: 6 juli 2023

Datum raadsvergadering

: 6 juli 2023

Portefeuillehouder

: N.v.t.

Inlichtingen bij

: Griffier a.i., Berry van ‘t Westeinde

Voorstel 1) Vast te stellen de “Verordening auditcommissie Maasdriel 2023” 2) Raadsleden M. Daalder en J.J.T.M. Leijdekkers en burgercommissieleden L.J.W.P. van der Holst, T. van Vliet, H.G.W. van den Bighelaar en A.L. van Doorn te benoemen tot leden van de auditcommissie. Inleiding Met de werkgroep financiën is gesproken over de omvorming van de werkgroep naar een auditcommissie. De taken van de werkgroep financiën kunnen binnen de auditcommissie op dezelfde wijze worden ingevuld als nu het geval is. Door het instellen van een auditcommissie worden veel afspraken over de werkwijze vastgelegd, waardoor daar op momenten dat het nodig is op kan worden terug gevallen. Door een auditcommissie wordt overlegd met de accountant, waarbij de raad wordt geadviseerd over de opdrachtverlening. De auditcommissie is ook een plek waar de verschillende controlerende taken op elkaar worden afgestemd. In de verordening zijn ook zaken opgenomen met betrekking tot de rekenkamer. Per 1 januari 2024 moet de gemeente over een rekenkamer (in plaats van een rekenkamercommissie) beschikken. Deze artikelen hebben geen betrekking op het huidige werk van de klankbordgroep rekenkamercommissie. Wel is de voorbereiding van de selectie van de rekenkamer belegd bij deze commissie. Het is zeker dat daar dit najaar zaken voor gedaan moeten worden. Het is dus ook praktisch dat deze taak hierbij belegd is.

Verordening De VNG heeft geen modelverordening voor een auditcommissie. Daarom is gebruik gemaakt van voorbeelden uit andere gemeenten. Wanneer er behoefte is aan een auditcommissie, is het beste advies om "gewoon" met deze commissie te beginnen. Al werkend kan getoetst worden of de structuur de juiste is. De verordening kan worden bijgesteld als dit in de praktijk nodig blijkt. Er is binnen de auditcommissie nog veel ruimte voor de leden om het werk naar wens vorm te geven. Benoeming voorzitter en leden van de auditcommissie De voorzitter wordt door de leden uit hun midden aangewezen. De voorzitter (en de plaatsvervanger) moeten volgens de Gemeentewet leden van de raad zijn. Verder is er geen profiel voor een lid van de auditcommissie. De leden van de auditcommissie zijn vooral een

2

brug naar de organisatie en de accountant. Zoals in het rapport van Deloitte 1 staat: “De leden van de gemeenteraad zijn niet (speciaal) gekozen vanwege hun kennis van verslaggeving of accountantscontrole. Effectief toezicht vraagt echter wel een vorm van gespecialiseerde kennis van de processen bij de gemeente, aangezien de functionarissen binnen de gemeente hierover wel beschikken. Een goede communicatie tussen de gemeenteraad en de financiële functionarissen is in dat kader van groot belang. De auditcommissie kan hierin een verbindende rol vervullen. Bijkomend voordeel daarbij is dat er dan niet alleen wordt gekeken naar hetgeen vanuit weten regelgeving en controleprotocollen van belang is, maar dat juist ook zaken worden meegewogen in de discussie c.q. onderzoeken die voor raadsleden van belang kunnen zijn. Afhankelijk van de vergaderfrequentie en de achtergrond van de raadsleden, neemt het kennisniveau binnen de auditcommissie over vraagstukken als accountantscontrole, verslaggeving, planning & control, rechtmatigheid etc. toe. Dit komt de diepgang van de behandeling van de diverse onderwerpen in de auditcommissie ten goede. (…)”

Participatie Niet van toepassing. Argumenten 1.1 Door het vaststellen van deze verordening beschikt de gemeente Maasdriel over een auditcommissie waarin een aantal taken kunnen worden belegd rond de P&C cyclus en de controlerende rol van de gemeenteraad. Via de auditcommissie worden de taken structureel goed neergezet. In artikel 2 en artikel 6 van de verordening zijn de taken van de auditcommissie beschreven. Het gaat dan om onder meer het adviseren van de raad over (de opdrachtverlening aan) de accountant, het adviseren van de raad over de jaarrekeningcontrole, de selectie van externe leden van de Rekenkamercommissie, het afstemmen van de diverse controlerende taken in de gemeente en het volgen van de uitvoering van aanbevelingen uit diverse rapportages. 1.2 De voorgestelde leden zijn vanuit hun respectievelijke fracties voorgedragen. De afspraak opgenomen dat iedere fractie een lid in de auditcommissie kan afvaardigen. Dat is net als nu bij de werkgroep financiën. Zowel raads- als burgercommissieleden kunnen benoemd worden. Het is wenselijk dat een aantal raadsleden wordt benoemd om te zorgen dat de adviezen van de auditcommissie ook in de raad kunnen worden toegelicht. Daarnaast is het wettelijk verplicht dat de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter) raadsleden zijn.

Kanttekeningen/risico’s Geen. Inclusie Niet van toepassing. Programma duurzaamheid Niet van toepassing.

1

Auditcommissie: ogen en oren van de Gemeenteraad, Deloitte, 2009

3

Financiën (incl. BTW-effect) Burgercommissieleden maken aanspraak op een presentievergoeding bij vergaderingen. Dit komt ten laste van de daarvoor bestemde begrotingspost. Bedrijfsvoering Niet van toepassing. Uitvoering Na besluitvorming door de raad kan de auditcommissie formeel aan de slag. De auditcommissie zorgt voor verbinding met de overige leden van de raad door communicatie over hun vergaderingen en adviezen.

Bijlagen Concept raadsbesluit verordening auditcommissie Maasdriel 2023 Verordening op de auditcommissie Maasdriel 2023 Rapport “Auditcommissie Oren en ogen van de gemeenteraad”

4