Concept Programmabegroting 2024 en Meerjarenraming 2025-2027
Tekst van het document
Programmabegroting 2024 en
Meerjarenraming 2025 -2027
Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel Telefoon: 0344 – 612230 e-mail: info@rarivierenland.nl
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 1 van 35
BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2024 EN MEERJARENRAMING 2025-2027 Het Algemeen Bestuur, gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, besluit: 1. Programmabegroting 2024 vast te stellen en 2. de Meerjarenraming 2025-2027 ter kennisgeving aan te nemen.
Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juli 2023.
R. van Stappershoef Voorzitter
E. Kok-Majewska Secretaris
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 2 van 35
MANAGEMENTSAMENVATTING De begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 geven inzicht in onze opgave voor de komende jaren voor zowel ons programmaplan als ook financieel. Onderstaand een kort resume. Het beleidsplan 2022-2025 van het Regionaal Archief Rivierenland is, net als voorgaand jaar, leidend geweest voor het opstellen van het programmaplan evenals de financiële begroting. Het thema van het beleidsplan is DATA. En wel DATA in al haar facetten: duurzaamheid data, ketendata, metadata, gebruik van data en presentatie van data. Met al deze facetten van DATA komen wij dagelijks in aanraking in ons werk en het is belangrijk hierin steeds toekomstbestendige keuzes te maken. De speerpunten en prioriteiten hierin voor 2024 zijn verwoord in het programmaplan. Afgelopen jaren hebben we op een aantal zaken achterstanden opgelopen als gevolg van corona. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie, maar ook in de doorontwikkeling van het e-depot. Een inhaalslag op deze vlakken is reeds in 2022 opgestart, maar dit zal nog zeker doorlopen in 2024. In ons programma 2024 hebben een aantal digitaliseringsprojecten opgenomen die hier een grote bijdrage aan leveren. Natuurlijk blijft de realisatie van deze projecten voor een deel afhankelijk van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in de archiefbranche.
In de vertaling van dit programma naar onze baten en lasten zien we, ten opzichte van andere jaren, een relatief hogere stijging van de lasten in 2024. Door diverse wereldwijde ontwikkelingen, zoals de oorlog in Oekraïne, is de inflatie in 2022 enorm gestegen (sept. 2022: 17,1%). Gevolg hiervan is dat de eerder vastgestelde indexaties uit 2022 en 2023 niet afdoende zijn om de kostenstijgingen te dekken. In de indexatie van 2024 zijn de correcties op de eerder vastgestelde indexaties uit 2022 en 2023 meegenomen (zoals ook verwoord in de Kaderbrief Programmabegroting 2024), wat maakt dat de indexatie 2024 hoger is dan gebruikelijk. Naast deze indexatie zijn ook in 2023 de energiekosten voor het RAR substantieel hoger geworden dan voorgaande jaren. Aangezien nog onvoldoende duidelijk is welke kant het op gaat, is in de begroting 2024 het verhoogde tarief uit 2023 gehanteerd. Natuurlijk hebben we binnen onze begroting ook gekeken naar mogelijkheden om de lasten te verlagen. Een goed voorbeeld hiervan is het uitstellen, dan wel gefaseerd uitvoeren, van de vervanging van onze inventaris. Dit levert weer een aanzienlijke lastenverlaging op. Dit samen maakt dat we de stijging van de bijdrage per inwoner, in deze bijzondere tijd, zo laag mogelijk houden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening.
Tot slot onderbouwen de cijfers uit de (verplichte) paragraven en financiële begroting de gezonde financiële positie en bedrijfsvoering van het RAR.
Foto RAR: de Studiezaal
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 3 van 35
Inhoudsopgave BESLUIT PROGRAMMABEGROTING 2024 EN MEERJARENRAMING 2025-2027 ..................................... 2 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 4 1
2
Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.1
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
1.2
Kaders ...................................................................................................................................... 5
1.3
Deelnemende Gemeenten ...................................................................................................... 7
1.4
Samenstelling Bestuur ............................................................................................................. 7
Programmaplan ............................................................................................................................... 9 2.1
2.1.1
Doelstelling ...................................................................................................................... 9
2.1.2
Missie............................................................................................................................... 9
2.1.3
Beleidsplan 2022-2025 .................................................................................................... 9
2.2
5
Wat gaan we ervoor doen? ................................................................................................... 10
2.2.1
Taakgebieden ................................................................................................................ 10
2.2.2
Taakgebieden en prioriteiten begroting 2024............................................................... 11
2.3
3
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland .......................................... 9
Wat mag het kosten? ............................................................................................................ 17
2.3.1
Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien ............................................................... 18
2.3.2
Overzicht van de kosten van Overhead......................................................................... 19
2.3.3
Het bedrag van de Vennootschapsbelasting ................................................................. 19
2.3.4
Overige toelichting ........................................................................................................ 20
Paragrafen ..................................................................................................................................... 21 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 21
3.2
Kapitaalgoederen .................................................................................................................. 23
3.3
Financiering ........................................................................................................................... 24
3.4
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 26
Financiële begroting ...................................................................................................................... 29 5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting .............................................................. 29
5.2
Uiteenzetting financiële positie en de toelichting ................................................................ 30
BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 31 Bijlage 1: Overzicht geraamde Overhead 2024-2027............................................................................ 31 Bijlage 2: Geprognosticeerde begin- en eindbalans 2024-2027 ........................................................... 32 Bijlage 3: Overzicht van reserves en voorzieningen 2024-2027............................................................ 33 Bijlage 4: Format voor de begroting van de deelnemende gemeenten ............................................... 34 Bijlage 5: Rapport Risicomanagement en Weerstandsvermogen......................................................... 35
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 4 van 35
1 Inleiding Voor u ligt de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR). De begroting is een instrument/document dat wordt opgesteld op basis van art. 24 lid 4 van de gemeenschappelijke regeling. Hierin staat: Het Dagelijks Bestuur overlegt aan de gemeenteraden voor 1 april van elk jaar de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende jaar. Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het nieuwe beleidsplan 2022-2025 vastgesteld. Dit beleidsplan is bij de opstelling van de begroting 2024 leidend geweest voor het archiefprogramma evenals in de Meerjarenraming 2025-2027. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. Daarna zijn opgenomen de kaders waarbinnen deze begroting en meerjarenraming zijn opgesteld, de deelnemende gemeenten en de samenstelling van het bestuur.
1.1
Leeswijzer
Beleidsbegroting Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen de beleidsbegroting. Hierin komen aan de orde: - in hoofdstuk 2 het Programmaplan met onze doelstellingen en ons programmaplan voor 2024. - in hoofdstuk 3 de Paragraven, hier is de begroting onderbouwd met relevante financiële informatie en de verplichte paragrafen volgens de begrotingsregels (BBV). Financiële begroting Hoofdstuk 4 omvat de financiële begroting. Dit deel van de begroting bestaat uit: - Het overzicht van baten en lasten en de toelichting. - De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting.
1.2
Kaders
De begroting 2024 is opgesteld op basis van onderstaande financiële- en beleidskaders. Deze zijn in overeenstemming met de kaders uit onze kaderbrief van 28 november 2022 Beleidskaders De begroting is opgesteld op basis van: - De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - Het “Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025”; - De wet- en regelgeving waaronder: • Gemeentewet (GW); • Archiefwet; • Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • Wet open overheid (Woo); • Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Toelichting op de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli jl. in werking getreden. Doel van de wijziging is om de democratische legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden te versterken. Alle gemeenschappelijke regelingen moeten door deze wetswijziging gewijzigd worden en zo het RAR.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 5 van 35
De wetgever geeft twee jaar de tijd aan samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr om hun regeling te wijzigen. Dit betekent dat de wijziging van de regeling uiterlijk op 1 juli 2024 moet zijn geïmplementeerd. Komende tijd wordt gebruikt om dit traject, gezamenlijk met ander GR-en in de regio, vorm te geven. Financieel kader programmabegroting en meerjarenraming Voor het opstellen van de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 zijn de uitgangspunten van de Kaderbrief Programmabegroting 2024 van de Regionaal Archief Rivierenland gevolgd. Wat in het kort neerkomt op het volgende: - Indexering: De budgetten zijn gebracht op het prijsniveau van 2024, conform de inflatiecijfers van het CPB. Hierbij is rekening gehouden met: - Correcties op de eerder vastgestelde indexatie van 2022 en 2023, omdat deze als gevolg van diverse wereldwijde autonome ontwikkelingen aanzienlijk hoger blijken te liggen dan verwacht was ten tijde van de begroting. Dit geldt ook voor de stijging in de energiekosten. - Laatste ontwikkelingen met betrekking tot CAO 2023; - Voor het jaar 2024 een stijging van 4,4% per jaar over de formatie/salariskosten (inclusief pensioenlasten) van peildatum maart 2023; - Voor het jaar 2024 een prijsstijging van de kosten budgetten van 2,4% per jaar; - De inwonersaantallen van het CBS met peildatum 1 januari 2023. Hiermee zijn de indexaties van 2024:
Loonindexatie Gehanteerde loonindexaties in begroting Indexatie septembercirculaire gemeentefonds 2022 en de actuele Cao-afspraken (datum 13-03-2023) Verschil Prijsindexatie Gehanteerde prijsindexaties in begroting Indexatie septembercirculaire gemeentefonds 2022 Verschil
2024
Indexatie incl. correcties 2024
2022 3,00% 4,30%
2023 2,75% 9,45%
4,40%
1,30%
6,70%
4,40%
12,40%
1,40% 4,10% 2,70%
1,50% 5,90% 4,40%
2,40% 2,40%
9,50%
*Op basis van de laatst ontwikkelingen CAO gerelateerd aan de formatie van het RAR De bovenstaande uitgangspunten zijn in lijn met de gehanteerde uitgangspunten van de overige gemeenschappelijke regelingen in Rivierenland. Het uitgangspunt van het Algemeen Bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR een minimaal niveau van weerstandscapaciteit van € 211.000,-. Uitleg hierover is opgenomen in paragraaf 3.1. Het RAR hanteert op basis van de in 2009 aangetrokken financieringsmiddelen voor investeringen een (gemiddeld) rentepercentage van 4,75%. Dit betreffen annuïtaire leningen welke zijn afgesloten voor de financiering van de bouw met een vaste rente gedurende de gehele looptijd.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 6 van 35
Btw Het Regionaal Archief Rivierenland is btw-plichtig. Het bedrag per inwoner wordt als gevolg hiervan met 21% btw belast. De betaalde btw kan door de deelnemende gemeenten en het waterschap via de zogenaamde compensabele btw worden verhaald.
1.3
Deelnemende Gemeenten
De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2023 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
1.4
Samenstelling Bestuur
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 1 januari 2023 uit: Dagelijks Bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg directeur/streekarchivaris, secretaris
Algemeen bestuur R. van Stappershoef C.A.H. Zondag D. Bijvoet-de Wit K. Maier M.A. Klein R. Dijkstra H. van Kooten E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Zaltbommel gemeente Culemborg gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Maasdriel directeur/streekarchivaris, secretaris
Foto RAR: Het nieuwe bestuur van het RAR sinds 2022
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 7 van 35
Beleidsbegroting
In dit deel: -
Hoofdstuk 2: Programmaplan Hoofdstuk 3: Paragrafen
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 8 van 35
2 Programmaplan In dit hoofdstuk wordt conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschreven: - wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn van het programmaplan: Doelstelling en missie; - op welke wijze de maatschappelijke effecten worden nagestreefd: Wat gaan we er voor doen?; - wat de raming is van de baten en lasten: Wat mag het kosten?
2.1
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland
2.1.1 Doelstelling Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend. d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.
De kerntaken van het RAR zijn: - Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. - Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam. 2.1.3 Beleidsplan 2022-2025 Eind 2021 is door het Algemeen Bestuur het beleidsplan RAR 2022-2025 vastgesteld. Het thema van het beleidsplan is DATA. En omvat al haar facetten, zoals: Duurzaamheid data (en daarin) o digitale duurzaamheid o algoritmes o beheer en behoud o archiveren bij de bron
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 9 van 35
Ketendata (en daarin) o common Ground principes o acquisitie particulier materiaal o impact netwerksamenleving o uitplaatsing archieven Metadata (en daarin) o digitaliseren van archieven en collecties o beeldbank o inzet vrijwilligers o ontsluiting van archieven Gebruik van data (en daarin) o publiek o onderzoek o educatie Presentatie van data (en daarin) o doelgroepen o website o sociale media o open data Het beleidsplan is, net als het vorige beleidsplan, in vragende vorm opgesteld. Koersvast en met de meest mogelijke flexibiliteit voor de komende jaren. De vragen die op antwoord wachten stellen ons in staat om open te staan voor en snel te participeren op technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. Het volledige beleidsplan kunt u vinden via onderstaande QR-code.
2.2
Wat gaan we ervoor doen?
2.2.1 Taakgebieden Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: - Professioneel archiefbeheer - Studiezaaldienstverlening - Uitstekende depotfaciliteiten - Inspectie - Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering - Digitale dienstverlening, beeldbank en S-o-D (Scanning on Demand) - Educatieprogramma’s en tentoonstellingen(ruimte) - Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 10 van 35
-
Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties Extra projecten en ondersteuning
Om deze brede dienstverlening binnen het opgestelde beleid ten uitvoer te kunnen brengen is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. Ontsluiting papieren erfgoed 2. Digitale ontwikkeling 3. Inspectie 4. Dienstverlening Taakgebieden
Hoofdprocessen
Beleidsplan 2019-2021
1.
Ontsluiting papieren erfgoed
Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie
Ontsluiting
2.
Digitale ontwikkeling
Digitaliseren en Adviseren
Digitalisering Collectie e-depot
3.
Inspectie
Inspecteren
Inspectie
Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3 • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Aanleggen, beheer en bewaren van relevante bronmateriaal • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Toezicht op het beheer
4.
Dienstverlening
Gebruiken Leren en beleven
Erfgoedgebruik
•
Stimuleren regionale geschiedbeoefening
Tabel 1 Taakgebieden RAR
2.2.2 Taakgebieden en prioriteiten begroting 2024 Hieronder per taakgebied de prioriteiten voor 2024. 1. Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging en conservering, het archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit zodat ze voor het publiek beschikbaar zijn en de documenten optimaal behouden kunnen blijven. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied Ontsluiting Papieren Erfgoed voor 2024 gepland: • Preventie en controle, • Depotbeheer, • Verpakken (duurzaam verpakken in zuurvrije omslagen en dozen, etikettering en standplaatsregistratie voorkomt niet alleen schade aan de archiefstukken, maar draagt ook bij aan het snel kunnen vinden van de stukken voor studiezaal of Scanning-on-Demand), • Conserveren van archiefstukken, zodat deze erfgoedveilig kunnen worden geraadpleegd op de studiezaal of gedigitaliseerd, • Schade-inventarisatie,
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 11 van 35
• • • •
Materiële en inhoudelijke ondersteuning bij digitalisering en S-o-D voor gemeenten en particulieren, Materiële en inhoudelijke ondersteuning bij projecten, Verdere ontwikkeling lange termijn planning voor behoud en conservering, op basis van het in 2023 geplande dashboard, Doorloop van enkele projecten van 2023 naar 2024, zoals het verpakken en bergen van groot formaten,
Foto’s Jikke Fotografie & Vormgeving vlnr: Conservering- en inventarisatiewerkzaamheden bij het RAR
• •
Inventarisatie: beschrijven van ongeïnventariseerde aanvullingen van gemeentearchieven, vooral van recenter verworven archieven van na 1978, Inventarisatie plannen (inclusief vervolg op wegwerken van achterstanden): Bestand Bouwvergunningen gem. Buren, Maurik, Lienden na 1978 Aanvullingen zonder toegang verwerken Hinderwetvergunningen Culemborg 1897-1945, verbeteren adressen Aanvullingen zonder toegang verwerken Aanvullingen zonder toegang verwerken Bouwvergunningen Echteld en Dodewaard vanaf 1940 Aanvullingen zonder toegang verwerken Hervormde gemeente Tiel 1602-2010 Verbeteren beschrijvingen bouwvergunningen na 1945 (e-depot) Hervormde gemeente Rumpt 1657-1950 Gereformeerde kerk Geldermalsen 1888-2002 Aanvullingen zonder toegang verwerken Aanvullingen zonder toegang verwerken Enkele dorpspolderarchieven Tielerwaard, inventarisatie Proef met gebruik AES ‘keurvergunningen’
• • • • •
gemeente Buren Buren Culemborg Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Neder-Betuwe Tiel Tiel West Betuwe West Betuwe West Betuwe Zaltbommel Waterschap Waterschap
Verder ontsluiten van bouwvergunningen ten behoeve van de database op de website, Voor Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West Betuwe bovendien: ieder jaar worden tussen 10 en 20 archieven zonder toegang ontsloten (onder andere het archief van Muziekvereniging Ad Astra in Asperen wordt ontsloten), Indexering: afronding voor alle gemeenten worden dtb-registers geïndexeerd (MD en ZB alleen lidmaten, overige gemeenten alle soorten registers). Dit project zal in 2024 waarschijnlijk worden afgerond, Indexering: voor alle gemeenten worden notariële akten geïndexeerd, Indexering: voor de gemeente Buren, Culemborg, Neder-Betuwe, Tiel en West Betuwe worden akten van de Burgerlijke stand geïndexeerd,
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 12 van 35
• • • • • • • • • • • •
Indexering: voor alle gemeenten worden militieregisters geïndexeerd, Voor ca. 10 kernen wordt de straatnaamgeschiedenis uitgezocht en verwerkt in een daarvoor bestemde toegang, Indexering: voor meerdere gemeenten worden testamenten en boedels geïndexeerd, Direct beschrijven van nieuwe aanwinsten, toegangen online beschikbaar stellen, Verdere ontsluiting van bibliotheek- en atlascollecties. In het bijzonder de documentatiecollecties, Na vervanging planokasten, inhoud huidige kasten deels herplaatsen om zo ruimte te creëren, Acquisitie atlasmateriaal en particuliere archieven en verwerking daarvan, Uit de beschreven atlascollecties keuzes maken voor de beeldbank, Scans koppelen, MF-werkgroep incl. daaruit voortvloeiende werkzaamheden bv. Plaatsing, Uitbouwen van het projectmatig werken bij ontsluiting en vrijwilligersbegeleiding, Continueren van de inzet en begeleiding van vrijwilligers voor secundaire ontsluiting, Het constant, zowel actief als passief, verwerven van archieven, publicaties en beeldmateriaal. Hiervoor is voortdurend overleg nodig met de aanbieders/uitgevers van materiaal. Deze verwerving zorgt ervoor dat interessant materiaal niet verloren gaat.
Foto’s Jikke Fotografie & Vormgeving vlnr: de bibliotheek bij het RAR en vrijwilligers aan het werk bij het RAR
2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaar te maken. Advisering heeft tot doel de gemeenten, het waterschap en de gemeenschappelijke regelingen te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitalisering en advisering voor 2024 gepland: Digitalisering: • S-o-D gemeenten, • S-o-D particulieren,
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 13 van 35
• • • • • •
Onderzoek mogelijkheid S-o-D gemeenten intern te verwerken i.p.v. uitbesteden, dit in relatie toe de verdere automatisering van het scanningsproces, Verdere digitalisering van het kernbestand ( Overheidsarchieven, kwetsbare stukken, veel geraadpleegde stukken), Digitalisering aanvulling charters (afzonderlijke chartercollecties zijn gedaan. In de archieven zitten echter op allerlei plaatsen nog ‘losse’ charters’), Digitalisering huwelijkse bijlagen van de Burgerlijke Stand van alle – voormalige – gemeenten in het werkgebied 1811 – 1851, Digitalisering geheel notarieel archief Culemborg 1680 – 1811 (enige notarieel archief van voor 1811 in ons werkgebied). Na 1811 ontsloten via Vele Handen, Verdere digitalisering atlas (kaarten, tekeningen, prenten etc.) en fotocollecties gehele werkgebied. (Delen van verschillende collecties zijn gedaan. Plan opstellen en uitvoeren voor verdere verwerking en afronding van collecties).
Foto’s Jikke Fotografie & Vormgeving vlnr: Digitalisering van stukken en vrijwilliger aan het werk bij het RAR
Projecten: • Afronding verbeterplan MAIS-Flexis, • Vervolg project AVG in MAIS-Flexis, • Voorbereiding nieuwe website. Advisering: • Nieuwe migratietrajecten naar e-depot in 2023 met een doorloop naar 2024, • Overbrenging van audio/videotulen van rechtsvoorgangers van West Betuwe, • Overbrenging van websites van rechtsvoorgangers van West Betuwe, • Verdere professionalisering e-depotprocessen, • Advisering over diverse informatiebeheerzaken en vergelijkbare nieuwe digitale overbrengingstrajecten, • Het ontwikkelen van uiteenlopende kennisproducten voor klantorganisaties inzake de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, • Het uitdragen van het principe van archiving by design in advies en indien van toepassing participatie naar deelnemers RAR, • Het door-ontwikkelen van beleid inzake beheer en toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden in ons e-depot, • Het verwerken van MDTO in advieslijn richting gemeenten inzake digitale overbrenging, • Het technisch en functioneel inrichten van vernietiging voor digitale archiefbescheiden in ons e-depot in samenwerking met betrokken partijen,
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 14 van 35
•
Het optimaliseren van onze e-depot workflows in samenwerking met gemeenten o.b.v. de eerste ervaringen met het overbrengen van digitaal archief van Bommelerwaardse gemeenten naar het e-depot.
3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie voor 2024 gepland: • Inspecties bij deelnemende gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en het Waterschap Rivierenland ten aanzien van eisen die gesteld worden door de archiefwetgeving, • Audits van de digitale beheeromgeving waarin digitale archiefbescheiden ontstaan en worden ontvangen. Waar nodig met een accent op archiefbeheerapplicaties, conversie/migratie of vervanging, • Onderzoek naar de impact van de verkorting van de overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar voor analoge en digitale archiefbescheiden berustende bij deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.
Dit in verband met de invoering van de Archiefwet 2021, die hoogstwaarschijnlijk per 1 januari 2024 van kracht is, • Vertalen uitgangspunten nieuwe Archiefwet, nieuw Archiefbesluit en nieuwe Archiefregeling naar inspectiebeleid voor de komende jaren, • Vervolgen en waar nodig initiëren van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) voor deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, • Beoordelen van de vernietigingslijsten, • Uitvoeren van twee relevante thema-onderzoeken inclusief handreiking, • Jaarlijkse update van het RAR collectiehulpverleningsplan (CHV). 4. Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied valt de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, S-o-D en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en, in samenwerking met partners, het erfgoed onder de aandacht brengen.
De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening voor 2024 gepland: • Voorbereiding nieuwe website inclusief social media plan, • Onderzoekers faciliteren in hun onderzoek: actief begeleiden in de beschikbare bronnen en in het zoeken op onze website, • Faciliteren en stimuleren samenwerking historische verenigingen uit het werkgebied van het RAR door onder andere twee maal per jaar een overleg te organiseren, • Ontwikkelen educatieprogramma kinderboek binnen het Regioplan, • Nieuw educatieprogramma ontwikkelen bij het thema van de Kinderboekenweek, • Samen met de historische kringen de MET promoten en gebruiken, • Vanuit CMK (Cultuur met Kwaliteit) gaan we verder met thematisch werken met de scholen. Ontwikkelen vraaggericht nieuw aanbod bij de thema’s van de verschillende methodes, • Vanuit CMK organiseren we samen met Zinder wederom een ICC-dag. Inclusief het maken van een Cultuurmagazine, waarin het aanbod kunst en cultuureducatie staat voor de basisscholen in Tiel, • Vanuit het Cultuur en Erfgoedpact verder met het project ‘Sprekende Herinneringen’. In 2024 met voldoende verhalen vormgeven aan de podcast en de vertelvoorstellingen,
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 15 van 35
• • •
Vervolg geven aan het Oral History project voor het VO in Tiel en Culemborg i.s.m. de Molukse gemeenschap, Activiteiten rondom de Maand van de Geschiedenis, Contacten onderhouden en uitbreiden met relevante vakgroepen in middelbaar onderwijs en aanbieden van projecten op maat voor voortgezet onderwijs,
Foto’s RAR en Jikke Fotografie & Vormgeving vlnr: Educatieprogramma over de tweede wereld oorlog en Oral History
• • • • • •
Zichtbaarheid in lokale en landelijke media vergoten, Aanbieden van Maatschappelijke Stages aan middelbare scholieren, Aanbieden van rondleidingen en lezingen, Faciliteren van bijeenkomsten van verbonden culturele of overheidsinstellingen, Coördinatie van Erfgoedpact en Regioplan uitvoering, Uitvoeren voor de Gemeente Tiel, Buren, Culemborg en Neder-Betuwe afspraken uit het nieuwe Cultuur en Erfgoedpact met o.a. een Oral History project, waarbij ook de vertelvoorstellingen horen.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 16 van 35
2.3
Wat mag het kosten?
Het overzicht van de begrote baten en lasten 2024-2027 is opgenomen in onderstaande tabel: Begroting 2024
Begroting 2023 Omschrijving programma
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
€ 205.970
€ 100.500
-€ 105.470
€ 207.660
€ 153.550
-€ 54.110
€ 212.560
€ 154.380
-€ 58.180
€ 229.390
€ 155.050
-€ 74.340
€ 234.460
€ 155.920
-€ 78.540
€ 0 -€ 1.164.160
-€ 1.468.390 € 1.525.660
€0
-€ 1.525.660
Progra mma Archi efbel ei d Programma Archiefbeleid
Personeelskosten - programma
€ 1.164.160
€ 1.357.610
€0
€ 0 -€ 1.413.270 € 1.468.390
€0
Overige personeelskosten
€ 47.600
€0
-€ 47.600
€ 59.810
€0
-€ 59.810
€ 61.250
€0
-€ 61.250
€ 62.420
€0
-€ 62.420
€ 63.920
€0
-€ 63.920
Huisvestingskosten
€ 918.240
€ 14.242
-€ 903.998
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 952.339
€ 14.242
-€ 938.097
€ 951.089
€ 14.242
-€ 936.847
€ 945.909
€ 14.242
-€ 931.667
Organisatie, beheer & administratie
€ 48.760
€0
-€ 48.760
€ 46.460
€0
-€ 46.460
€ 47.570
€0
-€ 47.570
€ 48.480
€0
-€ 48.480
€ 49.640
€0
-€ 49.640
Automatiseringskosten
€ 228.110
€0
-€ 228.110
€ 281.410
€0
-€ 281.410
€ 291.250
€0
-€ 291.250
€ 301.090
€ 12.500
-€ 288.590
€ 315.790
€ 12.500
-€ 303.290
€0
-€ 16.270
€ 10.240
€0
-€ 10.240
€ 10.490
€0
-€ 10.490
€ 10.690
€0
-€ 10.690
€ 10.950
€0
-€ 10.950
€ 114.742 -€ 2.514.368
€ 2.915.319
€ 167.792
€ 168.622 -€ 2.820.107 € 3.071.549
€ 181.792
-€ 2.889.757 € 3.146.329
€ 182.662
-€ 2.963.667
€0
€ 3.051.877
€0
€ 3.305.347
€ 3.305.347
€0
€0
€ 335.240
€0
€0
€0
Rente- en financiering Totaal programma's
€ 16.270 € 2.629.110
Al gemene dekki ngs mi ddel en
€0
€ 2.784.448
€ 2.784.448
-€ 1.357.610 € 1.413.270
-€ 2.747.527 € 2.988.729 € 3.051.877
€ 0 € 3.136.827
€ 3.136.827
€0
€ 3.218.707
€ 3.218.707
Overhea d Personeelskosten - overhead
€ 264.580
€0
-€ 264.580
€ 298.320
€0
-€ 298.320
€ 310.550
€0
-€ 310.550
€ 322.660
€0
-€ 322.660
-€ 335.240
Heffi ng VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzi en
€ 5.500
€0
-€ 5.500
€ 6.030
€0
-€ 6.030
€ 6.170
€0
-€ 6.170
€ 6.290
€0
-€ 6.290
€ 6.440
€0
-€ 6.440
€ 2.899.190
€ 2.899.190
€0
€ 3.219.669
€ 3.219.669
€ 0 € 3.400.499
€ 3.400.499
€ 0 € 3.488.009
€ 3.488.009
€0
Res erve Weers ta nds vermogen
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Res erve E-depot
€0
€0
€0
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
€0
€ 10.000
€ 10.000
Res erve Di gi ta l i s eri ng/ Bedri jfs voeri ng
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 40.000
€ 40.000
Res erve Inventa ri s a ti e a chters ta nden
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Res erve Webs i te
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 12.500
€ 12.500
€0
€ 12.500
€ 12.500
Voorzi eni ng Publ i ca ti efonds
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Voorzi eni ng Meta morfos e
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Voorzi eni ng Ega l i s a ti e Renteopbrengs ten Energi e BV
€0
€ 14.242
€ 14.242
€0
€ 14.242
€ 14.242
€0
€ 14.242
€ 14.242
€0
€ 14.242
€ 14.242
€0
€ 14.242
€ 14.242
Subtotaal mutaties reserves
€0
€ 54.242
€ 54.242
€0
€ 64.242
€ 64.242
€0
€ 64.242
€ 64.242
€0
€ 76.742
€ 76.742
€0
€ 76.742
€ 76.742
Geraamde totaal saldo van baten en lasten
€ 0 € 3.305.449 € 3.305.449
Toevoeging/onttrekking aan reserves:
Geraamde resultaat
€0
€0
€0
(In de saldokolommen geldt: - = nadelig en + = voordelig)
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 17 van 35
€0
€0
2.3.1 Algemene Dekkingsmiddelen en Onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Gemeentelijke bijdragen Voor het begrotingsjaar 2024 geldt de datum van 1 januari 2023 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op de peildatum 234.595 (begroting 2022: 231.289). Ten opzichte van het begrotingsjaar 2023 is het aantal inwoners met 1,43% gestegen. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2024 worden begroot op € 2.851.877,-. Inwonersbijdrage 2024 De bijdrage voor de begroting 2024 bedraagt € 12,16 per inwoner (Lasten € 2.851.877,- : 234.595 inwoners = € 12,16 afgerond). In 2023 bedroeg deze bijdrage € 11,17. De stijging ten opzichte van 2023 bedraagt afgerond 8,79%. Deze stijging van € 0,98 per inwoner is voor 70% (€ 0,69 per inwoner) door de doorgevoerde correcties uit 2022 en 2023 en voor 30% (€ 0,29 per inwoner) door de indexatie cijfers voor 2024 (een stijging die vergelijkbaar is met voorgaande jaren). Natuurlijk hebben we binnen onze begroting ook gekeken naar mogelijkheden om de lasten te verlagen. Een goed voorbeeld hiervan is het uitstellen, dan wel gefaseerd uitvoeren, van de vervanging van onze inventaris. Dit levert weer een aanzienlijke lastenverlaging op.
Dit samen maakt dat we de stijging van de bijdrage per inwoner, in deze bijzondere tijd, zo laag mogelijk houden zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Hieronder het overzicht van de bijdrage per gemeente op basis van het aantal inwoners. Gemeente
Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal
Inwoneraantal 1-1-2023 27.725 29.729 26.020 25.448 42.604 52.720 30.349 234.595
Inwonerbijdrage 2024 € 337.042 € 361.403 € 316.315 € 309.361 € 517.920 € 640.896 € 368.941 € 2.851.877
Meerjarenraming 2025-2027 De verwachte ontwikkeling voor de komende jaren van de totale lasten is, op basis van de huidige inzichten, hieronder opgenomen voor de jaren 2025-2027. Lasten Te verdelen
2023 2024 2025 2026 2027 € 2.584.448 € 2.851.877 € 2.936.827 € 3.018.707 € 3.105.347
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 18 van 35
De meerjarenraming 2025-2027 laat de ontwikkeling zien in de totale lasten. Uitgaande van de inwonersaantallen per 1-1-2023 is hiermee tevens een raming af te geven van de verwachte bijdrage per inwoner vanaf 2024. Inwonerbijdrage per inwoner
2023 € 11,17
2024 € 12,16
2025 € 12,52
2026 € 12,87
2027 € 13,24
stijging t.o.v. voorgaand jaar
1,63%
8,79%
2,98%
2,79%
2,87%
Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuw 10-jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien De post onvoorziene uitgaven is voor 2024 geraamd op € 6.030,- (2023: € 5.500,-). Op basis van de ervaring in de afgelopen jaren wordt dit vooralsnog toereikend geacht voor het begrotingsjaar 2024. 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead Met ingang van 2019 is het taakveld Overhead in de begroting een verplicht onderdeel en worden de kosten van Overhead afzonderlijk in het Programmaplan gepresenteerd. In de Notitie Verbonden Partijen van de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt onder meer op de toepassing van overhead bij Gemeenschappelijke Regelingen ingegaan. In de begroting is het taakveld Overhead opgenomen. Dit taakveld is nader onderverdeeld in: - lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c.
programma archiefbeleid) - lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning) Taakveld Overhead Lasten gemeentelijke overheadfunctie ‘Eigen overhead’ Totaal lasten
2024 € 2.921.349 € 298.320 € 3.219.669
2025 2026 2027 € 2.994.899 € 3.077.839 € 3.152.769 € 310.550 € 322.660 € 335.240 € 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009
Bijdragen overhead Totaal baten
€ 3.219.669 € 3.219.669
€ 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009 € 3.305.449 € 3.400.499 € 3.488.009
2.3.3 Het bedrag van de Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. Indien er onverhoopt wel belastingplicht volgt, vloeien hieruit geen nadelige financiële consequenties voor het RAR voort, aangezien er bij eventuele belaste activiteiten geen winstpotentie
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 19 van 35
is. In de begroting en meerjarenraming is daarom een nihilpost inzake de vennootschapsbelasting opgenomen. 2.3.4 Overige toelichting RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. In bijlage 5 is een format opgenomen, dat door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten kan worden gebruikt voor het opstellen van hun eigen begroting. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma de volgende aspecten moeten bevatten: a) de doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren; Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. b) de wijze waarop men die effecten streeft te bereiken en de betrokkenheid hierbij van de Verbonden Partij. Hiervoor wordt verwezen naar de eerdergenoemde doelstellingen en het beleidsplan van het RAR.
Overzicht van incidentele baten en lasten 2024-2027 In de programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 zijn voor een bedrag van € 200.000,- (zijnde elk jaar een bedrag van € 50.000,-) aan lasten opgenomen voor digitaliseringsprojecten. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve e-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering. Deze projecten dragen bij aan het wegwerken van de achterstanden die de afgelopen jaren zijn ontstaan o.a. als gevolg van corona. Voor de daadwerkelijke realisatie van deze projecten geldt dat deze afhankelijk zijn van de mogelijke beschikbaarheid van externe krachten en/of dienstverleners in onze branche. Want ook de krapte op de arbeidsmarkt geeft zijn uitdagingen in de archiefbranche. Mogelijk dat deze projecten hierdoor naar achteren kunnen verschuiven. Overzicht van beoogde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Dit overzicht is terug te vinden in bijlage 4.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 20 van 35
3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in de begroting moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen in de begroting geven een dwarsdoorsnede van een aantal aspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de gehele begroting terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het Algemeen Bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten op een andere manier dan het begrotingsprogramma inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. In deze programmabegroting zijn de volgende paragrafen opgenomen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Deze paragraaf geeft inzicht in het risicoprofiel, de risico’s en het beschikbare weerstandsvermogen. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Doelen van het RAR met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing De doelen van het RAR zijn als volgt geformuleerd: • We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; • We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; • Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Beleid Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: • Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; • Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. In het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen (zie bijlag 5 voor het volledige rapport) zijn de risico’s voor het RAR benoemd.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 21 van 35
Hieronder een samenvatting van de risico’s. De inhoudelijke toelichting op de risico’s is te vinden in het rapport in bijlage 5. Risico’s
Kans klasse
Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers
Verwachtingswaarde
Kans
Risico (AXB)
€ 100.000 € 250.000 € 115.000 € 50.000 € 95.000 € 45.000 € 115.000
20% 20% 31% 40% 40% 20% 25%
€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000
1 1 en 2 2 2 1 en 2 1, 2 en 3 1 en 3
Benodigd weerstandsvermogen
€ 211.000
Op basis van de risico’s en de ratio is er een van de weerstandsvermogen van € 211.000,- nodig. In 2023 zal er een update plaatsvinden van op het rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen. De verwachte stand van het weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht: Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
Mutaties
Stand
31-12-2022
2023
31-12-2023
2024
31-12-2024
2025
31-12-2025
2026
31-12-2026
2027
31-12-2027
Reserves/eigen vermogen Reserve Weerstandsvermogen
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
Totaal voorzieningen
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
€0
€ 211.000
Conclusie: het weerstandsvermogen is voldoende om de risico’s op te vangen. Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de volgende kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel: Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
R 2020 193
R 2021 183
R 2022 161
B 2023 166
B 2024 146
B 2025 141
B 2026 135
B 2027 130
193 5,5 n.v.t. 6 n.v.t.
183 6,7 n.v.t. 4 n.v.t.
161 7,3 n.v.t. 7 n.v.t.
166 6,6 n.v.t. 2 n.v.t.
146 6,3 n.v.t. 2 n.v.t.
141 5,9 n.v.t. 2 n.v.t.
135 5,3 n.v.t. 2 n.v.t.
130 4,7 n.v.t. 2 n.v.t.
Voor het RAR zijn inmiddels (meerjarige) ervaringscijfers beschikbaar. Zichtbaar is de dalende trend van de netto schuldquote van 193 in 2020 naar 146 in 2024. Dit is een positieve ontwikkeling, immers hoe lager dit kengetal des te minder is de afhankelijkheid van vreemd vermogen. De schuldquote geeft namelijk de mate aan waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. De solvabiliteitsratio laat na 2022 een licht dalende trend zien: van 7,3 in 2022 naar 6,3 in 2024. Dit duidt op een lichte daling in de financiële weerbaarheid, maar deze is nog niet onvoldoende. In dit kader is het van belang het eigen vermogen stabiel te houden (zie ook de paragraaf weerstandsvermogen). De structurele exploitatieruimte geeft aan in hoeverre het RAR in staat is structureel de eigen lasten te dragen. Dit kengetal moet neutraal of positief zijn. De trend laat zien dat er sprake is van een positieve, en vanaf 2023 stabiele, exploitatieruimte: vanaf 2023 is deze 2.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 22 van 35
3.2
Kapitaalgoederen
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen en de benodigde investeringen in kapitaalgoederen voor de komende jaren. Voor het RAR betreft dit in elk geval het gebouw als ook de inventaris en de ICT-middelen die in eigendom zijn. Hieronder in het kort per onderdeel de beleidskaders en de financiële consequenties welke zijn opgenomen in de begroting. Gebouw en afschrijving Het RAR is sinds 2012 eigenaar van haar deel van het gezamenlijk met Thius gerealiseerde pand. In de staat van activa zijn de investeringen van het gebouw van het RAR opgenomen. Het betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Onderhoud gebouw Regulier en groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) wat gezamenlijk binnen de VvE is opgesteld. Jaarlijks wordt door het RAR een bedrag betaald aan de VvE voor de uitvoering van het MJOP. In het MJOP is rekening gehouden met de bouwkosten index inflatie en heeft een looptijd van 30 jaar. De Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) wordt 2 jaarlijks geactualiseerd. Hierin worden uiteraard nieuwe technologische ontwikkelingen meegenomen.
Foto Jikke Fotografie & Vormgeving: Inspectie bij de installaties van de depots
Investeringen bedrijfsmiddelen In de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 is rekening gehouden met de benodigde investeringen in bedrijfsmiddelen. Hierbij is onderscheid gemaakt in inventaris, ICT-middelen en vanaf 2026 ook de vernieuwing van de website. Voor deze bedrijfsmiddelen is een investeringsbegroting gemaakt voor de jaren 2024-2027. De investeringen zijn per jaar opgenomen in de staat van activa en worden op basis van lineaire afschrijving jaarlijks afgeschreven. Hieronder in het kort per onderdeel de begrotingsaspecten in de periode 2024 tot 2027. Inventaris De inventaris welke dateert uit 2012 is sinds 2022 volledig afgeschreven. En hoewel er vanaf 2023 in de begroting was voorzien in vervanging van deze inventaris, is er vooralsnog voor gekozen deze vervanging enige tijd uit te stellen en alleen daar waar nodig is vervanging uit te voeren. Dit kan omdat, door zorgvuldige gebruik en goed onderhoud, de huidige staat van een aanzienlijk deel van de inventaris nog goed genoeg is om langer mee te kunnen. Dit levert komende jaren (tijdelijk) een verlaging van de lasten als gevolg van lagere afschrijvingen.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 23 van 35
ICT-middelen In de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 is rekening gehouden met de benodigde ICTinvesteringen. Dit zijn investeringen zoals de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige ICT apparatuur en infrastructuur. Deze investeringen (in totaal over 4 jaar ca. € 170.000,-) worden na aanschaf op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. De afschrijvingen zijn vanaf 2024 opgenomen onder automatiseringskosten. Website Ook de website is een onlosmakelijk deel is van de dienstverleningstaken van het RAR. In het jaar 2026 is een vernieuwing van de website noodzakelijke (om de 8 jaar). Deze investering (ca. € 100.000,-) wordt op de balans voorzien als activa en zijn als jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatiebegroting opgenomen. Hiervoor is een bestemmingsreserve gerealiseerd waarvoor de komende jaren de afschrijvingslasten uit onttrokken kunnen worden.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen zoals, de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht om onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Geldleningen De geldmiddelen bestaan uit middelen in de rekening-courant en de corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten en deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 24 van 35
Berekening van het EMU1 -saldo Berekening EMU saldo
2023
2024
2025
2026
2027
-€ 40.000 -€ 164.646
-€ 50.000 -€ 208.962
-€ 50.000 -€ 220.400
-€ 62.500 -€ 245.848
-€ 62.500 -€ 257.425
€ 222.700 -€ 65.626 -€ 47.573
€ 37.400 -€ 15.743 -€ 237.305
€ 120.500 -€ 14.243 -€ 164.143
€ 81.100 -€ 14.243 -€ 241.491
€ 131.700 -€ 14.243 -€ 202.468
Financieringsbehoefte
2023
2024
2025
2026
2027
A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Niew op te nemen leningen Vaste schuld 31-12
€ 222.700 € 164.646 € 246.518 €0 € 7.355.178
€ 37.400 € 208.962 € 257.705 €0 € 7.097.472
€ 120.500 € 220.400 € 270.932 €0 € 6.826.540
€ 81.100 € 245.848 € 284.051 €0 € 6.542.490
€ 131.700 € 257.425 € 297.805 €0 € 6.244.685
Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo
Financieringspositie
Kasgeldlimiet Het kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. De ontwikkeling van de kasgeldlimiet voor de komende jaren is als volgt: Berekening kasgeld
2023
2024
2025
2026
2027
Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
€ 2.899.190 8,5% € 246.431
€ 3.219.669 8,5% € 273.672
€ 3.305.449 8,5% € 280.963
€ 3.400.499 8,5% € 289.042
€ 3.488.009 8,5% € 296.481
Het RAR zal, gelet op liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van het kasgeldlimiet. Renterisiconorm Om de (rente) risico’s op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. In de tabel is onder regel 5a is te zien dat het RAR voor de jaren 2024-2027 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Renterisico
2023
2024
2025
2026
1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
€0 € 246.518 € 246.518 € 579.838 € 333.320 €0
€0 € 257.705 € 257.705 € 643.934 € 386.228 €0
€0 € 270.932 € 270.932 € 661.090 € 390.157 €0
€0 € 284.051 € 284.051 € 680.100 € 396.049 €0
Berekening renterisiconorm
2023
2024
2025
2026
2027
4 Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm
€ 2.899.190 20% € 579.838
€ 3.219.669 20% € 643.934
€ 3.305.449 20% € 661.090
€ 3.400.499 20% € 680.100
€ 3.488.009 20% € 697.602
2027 €0 € 297.805 € 297.805 € 697.602 € 399.797 €0
1
EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU).
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 25 van 35
3.4
Bedrijfsvoering
Uitgangspunt formatie en personeelskosten De personele formatie en de bijbehorende salariskosten voor de begroting 2024 worden geraamd op basis van de actuele personele formatie en personeelsplanning van peildatum maart 2023 (ten tijde van het opstellen van de begroting). Sinds meerdere jaren maakt het RAR gebruik van de diensten van de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BvoWB) inzake de personeels- en salarisadministratie via een dienstverleningsovereenkomst. Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie op 01-03-2023 is 22,46 fte. Voor de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 van het RAR is de verwachte formatie ontwikkeling als volgt: Functie Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers Totaal
2022 1,00 1,00 0,56 18,90 21,46
2023 1,00 1,00 0,56 19,90 22,46
2024 1,00 1,00 0,56 20,40 22,96
2025 1,00 1,00 0,56 20,40 22,96
2026 1,00 1,00 0,56 20,40 22,96
2027 1,00 1,00 0,56 20,40 22,96
Foto’s Jikke Fotografie & Vormgeving: Medewerkers van het RAR
Ziektevervanging Verzuim wordt in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. In de begroting 2024 is voor een bedrag van € 24.839,- rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom).
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 26 van 35
Inhuur tijdelijk personeel Inhuur van tijdelijk personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2024 voor de inhuur van tijdelijk personeel een bedrag van € 36.750,- opgenomen. Werkzaak Voor 2024 zijn de kosten in de begroting opgenomen voor de inhuur via Werkzaak van 1,36 fte. Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de zogenaamde jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 27 van 35
Financiële begroting
In dit deel: -
Het overzicht van baten en lasten en de toelichting De uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting
Concept Programmabegroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 – DB 27-03-2023
Pagina 28 van 35
5 Financiële begroting 5.1
Overzicht van de baten en lasten en de toelichting Begroting 2024
Begroting 2023 Omschrijving programma
Begroting 2025
Begroting 2026
Begroting 2027
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Baten
Saldo
€ 205.970
€ 100.500
-€ 105.470
€ 207.660
€ 153.550
-€ 54.110
€ 212.560
€ 154.380
-€ 58.180
€ 229.390
€ 155.050
-€ 74.340
€ 234.460
€ 155.920
-€ 78.540
€ 0 -€ 1.164.160
-€ 1.468.390 € 1.525.660
€0
-€ 1.525.660
Progra mma Archi efbel ei d Programma Archiefbeleid
Personeelskosten - programma
€ 1.357.610
€0
€ 0 -€ 1.413.270 € 1.468.390
€0
Overige personeelskosten
€ 1.164.160 € 47.600
€0
-€ 47.600
€ 59.810
€0
-€ 59.810
€ 61.250
€0
-€ 61.250
€ 62.420
€0
-€ 62.420
€ 63.920
€0
-€ 63.920
Huisvestingskosten
€ 918.240
€ 14.242
-€ 903.998
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 952.339
€ 14.242
-€ 938.097
€ 951.089
€ 14.242
-€ 936.847
€ 945.909
€ 14.242
-€ 931.667
Organisatie, beheer & administratie