Concept Jaarverslag en Jaarrekening 2022 RAR

Realisatie 2022 €0 € 235.133 € 235.133 € 529.198 € 294.065 €0

Begroting 2022 €0 € 235.133 € 235.133 € 586.516 € 351.383 €0

In de tabel is te zien dat het RAR over 2022 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4a Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm

Realisatie 2022 € 2.645.992 20% € 529.198

Begroting 2022 € 2.932.580 20% € 586.516

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 28 van 43

3.4

Bedrijfsvoering

3.4.1 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2022 uit de volgende fte’s: Functie Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers

Realisatie 2021 1,00 1,00 0,56 18,64

Begroting 2022 1,00 1,00 0,56 19,64

Realisatie 2022 1,00 1,00 0,56 17,90

21,20

22,20

20,46

Totaal

3.4.2 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag. Zo was het overall ziekteverzuimpercentage over 2022 1,07% (2020: 2,52%), wat bijzonder laag is. Dit verzuimcijfer bestaat uit kortdurend en langdurig verzuim. Voor 2022 was het kortdurend ziekte verzuim 1,07% (2021 : 1,09%) en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 0,00% (2021: 1,43%). 3.4.3 Ziektevervanging Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. Er was voor 2022 voor een bedrag van € 20.900,- ( 2021: € 20.940,-) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom) welke niet is besteed aan ziektevervanging, mede omdat er geen langdurig ziekteverzuim was. Juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en efficiënt. 3.4.4 Inhuur personeel Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2022 een bedrag van € 31.720,- opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2022 zijn geen extra uren aan tijdelijk personeel ingezet ten behoeve van ziektevervanging. Wel zijn extra uren ingezet ter vervanging van vacatures. De vervanging heeft geen overschrijding van de begrote totale personeelskosten tot gevolg gehad.

3.4.5 Werkzaak Bij start van het jaar 2022 was 1,51 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is gedurende het jaar 2022 uitgebreid naar 2,07 fte. Dit is 9,6% van de totale formatie. Deze inhuur is voor € 13.548,- opgenomen in de jaarcijfers. 3.4.6 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 29 van 43

Jaarrekening 2022

In dit deel: -

Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2022 Hoofdstuk 5: Balans 31-1-2022 Bijlagen

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 30 van 43

4 Baten en Lasten 2022 4.1

Overzicht van de baten en lasten 2022

OmscJrijving programma

Lasten

Rekening 2022 Baten

Programma ArcJiefbeleid Programma Archiefbeleid

€ 236.755

€ 73.894

€ 1.108.057 € 46.845 € 787.375 € 44.158 € 162.767 € 10.097 € 2.396.053

€ 15.039 € 3.696 € 14.242 €0 €0 €0 € 106.871

Personeelskosten - programma Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer & administratie Automatiseringskosten Rente- en financiering Totaal programma's

Lasten

Begroting 2022 Baten

-€ 162.861

€ 311.110

€ 159.600

-€ 1.093.018 € 1.133.000 -€ 43.149 € 46.780 -€ 773.133 € 909.100 -€ 44.158 € 47.350 -€ 162.767 € 221.250 -€ 10.097 € 1.030 -€ 2.289.183 € 2.669.620

€0 €0 € 14.242 €0 € 40.000 €0 € 213.842

€ 1.046.159 € 40.643 -€ 894.858 € 874.054 -€ 47.350 € 30.569 -€ 181.250 € 195.324 -€ 1.030 € 14.738 -€ 2.455.778 € 2.419.660 -€ 46.780

-€ 249.938

€ 257.500

€0

-€ 257.500

Heffing VPB Onvoorzien Totaal overigen

€0 €0 €0 €0 € 249.938 € 2.718.738

€0 €0 € 2.468.800

€0 €0 € 5.460 €0 € 262.960 € 2.718.738

-€ 5.460

€ 179.617 € 2.932.580

€ 218.173

-€ 1.133.000

€0

4.2

€ 0 € 2.718.738

-€ 151.510

€ 249.938

€ 2.645.992

€ 2.718.738

Rekening 2021 Lasten Baten

Saldo

Algemene dekkingsmiddelen Overhead Personeelskosten - overhead

Saldo van baten en lasten

€ 0 € 2.718.738

Saldo

€ 2.455.778

-€ 118.526

€ 13.626 -€ 1.032.532 €0 -€ 40.643 € 14.242 -€ 859.812 €0 -€ 30.569 € 23.521 -€ 171.802 €0 -€ 14.738 € 151.037 -€ 2.268.623

€ 0 € 2.628.629 € 2.628.629

€ 2.718.738

€0

€ 99.647

Saldo

€ 237.228

€0

-€ 237.228

€0 €0 €0 € 487 €0 -€ 487 € 237.715 € 2.628.629 € 2.390.914

€ 0 € 2.657.375 € 2.779.666

Toelichting op de baten en lasten over 2022

Omschrijving programma

Realisatie 2022

Begroting 2022

Verschil

€ 162.861 € 1.093.018 € 43.149 € 773.133 € 44.158 € 162.767 € 10.097 € 2.289.183

€ 151.510 € 1.133.000 € 46.780 € 894.858 € 47.350 € 181.250 € 1.030 € 2.455.778

€ 11.351 -€ 39.982 -€ 3.631 -€ 121.726 -€ 3.192 -€ 18.483 € 9.067 -€ 166.596

Algemene dekkingsmiddelen Overhead Personeelskosten overhead

€ 2.718.738

€ 2.718.738

€0

-€ 249.938

-€ 257.500

€ 7.562

Heffing VPB Onvoorzien Totaal baten

€0 €0 € 2.468.800

€0 -€ 5.460 € 2.455.778

€0 € 5.460 € 13.022

€ 179.617

€0

-€ 179.617

Programma archiefbeleid Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer en administratie Automatiseringskosten Rente en financiering Totaal programma

Saldo van baten en lasten

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 31 van 43

€ 122.291

Over 2022 is een batig saldo gerealiseerd van € 179.617,-. Dit is als volgt te verklaren: +

+

+

-

Huisvestingskosten en overig Per saldo een positief verschil op het totaal door een voordeel op diverse posten. Met name het uitstellen van geplande vervanging van inventaris levert een aanzienlijk voordeel (ca. € 90.000,-). Maar ook het meer thuiswerken levert een besparing in kantoor- en reiskosten. Tezamen wordt hiermee het negatieve effect door omgekeerde rentestand gecompenseerd. Personeelskosten Per saldo op deze post een voordeel als gevolg later en lastiger ingevuld krijgen van vacatures. Hierin speelt de krappe arbeidsmarkt een rol. Onvoorzien Er zijn geen onvoorziene zaken voorgevallen in 2022. Directe archiefbeheerkosten Per saldo op deze post een nadelig resultaat mede door verhoging van diverse vaste kosten, zoals op verpakkingsmateriaal archieven, benodigdheden educatie/ tentoonstellingen, lidmaatschappen en abonnementen op publicaties.

€ 134.333

€ 51.175 € 5.460

-€ 11.351

€ 179.617

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 32 van 43

5 Balans 5.1

Balans op 31 december 2022

(voor winstbestemming) 31-dec-22

31-dec-21

ACTIVA Materiele vaste activa Gebouwen en terreinen ICT

5.577.561 63.648

5.720.893 35.806 5.641.209

5.756.699

1.722

4.719

Vlottende activa Voorraden Vorderingen Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa

585.584 -

7.210 17.881 3.624 585.584

28.715

Liquide middelen

3.143.652

3.058.756

Totaal activa

9.372.167

8.848.889

PASSIVA Eigen Vermogen Reserves Resultaat boekjaar

522.656 179.617

Vreemd vermogen Langlopende schulden

468.627 122.291 702.273

590.917

389.321

88.190

7.355.178

7.601.696

Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva

Totaal passiva

246.518 418.416 222.756 37.705

235.133 70.900 113.311 148.740 925.395

568.085

9.372.167

8.848.889

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 33 van 43

5.2

Toelichting balans 31 december 2022

5.2.1

Vaste activa

Omschrijving

Aanschafwaarde op 1-1-2022

Mutaties 2022

Nieuwbouw Uitbreiding 2017 ICT TOTAAL

€ 6.688.513 € 888.143 € 98.927 € 7.675.583

€ 1.761.511 € 94.251 € 46.552 € 63.122 € 46.552 € 1.918.884

5.2.2

Cum. Afschrijving t/m 2021

Boekwaarde 1-1-2022

€ 4.927.002 € 793.892 € 35.805 € 5.756.699

Afschrijving 2022

Boekwaarde 31-12-2022

€ 117.393 € 25.939 € 18.709 € 162.042

€ 4.809.609 € 767.953 € 63.648 € 5.641.210

Vlottende activa 31-12-2022

31-12-2021

Voorraden Boeken Totaal voorraden

€ 1.722 € 1.722

€ 4.719 € 4.719

Vorderingen Debiteuren Omzetbelasting Totaal vorderingen

€ 585.584 €0 € 585.584

€ 7.210 € 17.881 € 25.091

€0 €0 €0

€0 € 3.624 € 3.624

€ 950.461 € 365.621 € 1.827.313 €0 € 256 € 3.143.652

€ 565.484 € 665.621 € 1.827.314 €0 € 337 € 3.058.756

Overlopende activa Rente Diversen Totaal overlopende activa Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito ABN AMRO Zakelijke Wachttijd Deposito 31 dagen Kas Totaal liquide middelen

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 34 van 43

5.2.3

Vaste passiva

Toelichting reserves en voorzieningen. Stand 1-1-2022

Mutaties

Stand 31-12-2022

Reserve Weerstandsvermogen Reserve e-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Inventarisatie achterstanden Reserve Website

€ 211.000 € 58.021 € 235.281 € 5.263 € 25.000

€0 €0 -€ 6.646 -€ 5.263 €0

€ 211.000 € 58.021 € 228.635 €0 € 25.000

Totaal reserves

€ 534.565

-€ 11.909

€ 522.656

Voorziening Publicatiefonds Voorziening Metamorfoze Voorziening Egalisatie Renteopbrengsten Energie BV

€ 36.414 € 51.776 €0

-€ 2.806 -€ 1.893 € 305.830

€ 33.608 € 49.883 € 305.830

Totaal voorzieningen

€ 88.190

€ 301.131

€ 389.321

Toelichting langlopende schulden. Schulden aan kredietinstellingen

31-12-2022

31-12-2021

Leningen

€ 7.355.178

€ 7.601.696

Lening BNG 661 Stand per 1 januari Aflossing Stand per 31 december Aflossingsverplichting komend boekjaar Langlopend deel per 31 december

€ 6.861.417 -€ 124.063 € 6.737.354 -€ 130.100 € 6.607.253

€ 6.979.723 -€ 118.306 € 6.861.417 -€ 124.063 € 6.737.354

Lening BNG 660 Stand per 1 januari Aflossing Stand per 31 december Aflossingsverplichting komend boekjaar Langlopend deel per 31 december

€ 975.413 -€ 111.070 € 864.343 -€ 116.418 € 747.925

€ 1.081.381 -€ 105.968 € 975.413 -€ 111.070 € 864.343

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 35 van 43

5.2.4

Vlottende passiva 31-12-2022

31-12-2021

Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG Totaal aflossingsverplichtingen langlopende schulden

€ 246.518 € 246.518

€ 235.133 € 235.133

Crediteuren Totaal crediteuren

€ 418.415 € 418.415

€ 70.900 € 70.900

Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Totaal belastingen en premies sociale verzekeringen

€ 222.756 € 222.756

€ 113.311 € 113.311

€ 28.377 € 9.328

€ 5.000 € 143.740

€ 37.705

€ 148.740

Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen Nog te ontvangen facturen Kruisposten Totaal overlopende passiva

5.3

Grondslagen voor waardering

5.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het nieuwe boekjaar na het moment van ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan de bedrijfsgebouwen is een voorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij de VvE, waar het RAR samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is.

De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken.

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 36 van 43

5.3.2 Voorraden De voorraad betreft boeken. De boeken worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs waarvan jaarlijks een afwaardering plaats vindt ten laste van het publicatiefonds. 5.3.3 Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. 5.3.4 Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito’s met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. 5.3.5 Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten.

Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt. 5.3.6 Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 37 van 43

Bijlagen Bijlage 1: Overzicht gerealiseerde Overhead 2022 Overzicht van de baten en lasten van het taakveld Overhead. Taakveld overhead

Realisatie 2022

Begroting 2022

Lasten gemeentelijke overhead functie "Eigen overhead" Totaal lasten

€ 2.396.053 € 249.938 € 2.645.992

€ 2.675.080 € 257.500 € 2.932.580

Bijdragen overhead Totaal baten

€ 2.825.609 € 2.825.609

€ 2.932.580 € 2.932.580

Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de jaarrekening. Art. 58a Wgr lid2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte bijlage. Voor het RAR is het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht.

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 38 van 43

Bijlage 2: Staat van geldleningen Omschrijving

BNG 40103660 BNG 40103661

jaar geldlening 2009 2009

hoofdsom geldlening

saldo 31-12-2021

aflossing 2022

rente 2022

annuiteit

saldo 31-12-2022

€ €

2.000.000 € 8.000.000 €

975.413 € 6.861.417 €

111.070 € 124.063 €

44.181 € 325.737 €

155.252 € 449.800 €

864.343 6.737.354

€

10.000.000 €

7.836.830 €

235.133 €

369.918 €

605.051 €

7.601.696

(inclusief aflossingsverplichtingen looptijd < 1 jaar)

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 39 van 43

Bijlage 3: Controleverklaring

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 40 van 43

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 41 van 43

Bijlage 4: Format voor de jaarrekening van de deelnemende gemeenten Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 1. Naam 2. Rechtsvorm 3. Adres en Vestigingsplaats 4. Doelstelling en openbaar belang

Regionaal Archief Rivierenland Gemeenschappelijke Regeling J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokaleen regionale geschiedenis.

5. Relatie met taakveld Overhead

De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie bijlage 1). Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel. De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende vergadering). Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Eigen Vermogen 31-12-2022: Reserves € 522.656 en een batig saldo € 179.617 Vreemd Vermogen 31-12-2022: € 8.969.895 Financieel resultaat Over 2022 bedroeg het batig saldo van € 179.617 info@regionaalarchiefrivierenland.nl www.regionaalarchiefrivierenland.nl Telefoon 0344 - 612 230 Laag

6. Deelnemende gemeenten 7. Bestuurlijk belang

8. Financieel belang

9. Eigen Vermogen 10. Vreemd Vermogen 11. Financieel resultaat 12. Email 13. Website 14. Telefoon 15. Risicoprofiel

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 42 van 43

Bijlage 5: Rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen

Jaarverslag en jaarrekening 2022 – DB-vergadering 27 maart 2023 Pagina 43 van 43

DB 15 oktober 2020 agendapunt 4a

Update 2020 Risicomanagement & Weerstandsvermogen

Opgesteld door Hanno Lamers Adjunct-directeur/manager bedrijfsvoering 28 september 2020

RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN 1

Aanleiding ........................................................................................................................................................... 3 1.1 Inhoud ......................................................................................................................................................... 3 1.2 Processtap .................................................................................................................................................. 3 2 Uitgangspunten risicomanagement ................................................................................................................. 4 2.1 Wat is risicomanagement?.......................................................................................................................... 4 2.2 Risicomanagement binnen het RAR ........................................................................................................... 4 3 Risico’s en beheersmaatregelen ...................................................................................................................... 5 4 Inventariseren en kwantificeren van Risico´s ............................................................................................... 10 4.1 Risico’s en beheersmaatregelen...............................................................................................................

10 4.2 Kwantificeren van risico’s.......................................................................................................................... 10 4.3 Gekwantificeerde risico’s .......................................................................................................................... 11 4.4 Samenvattend ........................................................................................................................................... 12

2 van 12

1

AANLEIDING

Deze notitie gaat over het risicomanagement en weerstandsvermogen van het RAR. In september 2014 is de nota risicomanagement en weerstandsvermogen opgesteld. Vervolgens zijn in mei 2017 en november 2019 updates van deze nota vastgesteld. Daarin is becijferd wat het weerstandsvermogen dient te zijn en welke risico’s voor het RAR gelden in welke mate. De regelgeving schrijft voor dat er periodiek een update plaatsvindt van het weerstandsvermogen. Deze notitie geeft antwoord op de volgende hoofdvraag “Welke weerstandscapaciteit dient het RAR anno 2020, gezien de risico’s, te hanteren?” De uitgangspunten zijn in deze notitie geactualiseerd naar de huidige situatie van het RAR. De methodiek van de notitie van 2014 en 2017 is gehandhaafd om vergelijkbaarheid en consistentie te garanderen. Er zijn geen visiewijzigingen doorgevoerd.

1.1

Inhoud

Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is er op inhoud een update gemaakt van de uitgangspunten van 2014: - Risico’s en beheersmaatregelen - Kwantificering van de risico’s - Kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen anno 2020

1.2

Processtap -

Van het dagelijks bestuur wordt instemming gevraagd op de uitgangspunten (H2), de risico’s (H3) en de kwantificering in euro’s (H4) die in deze notitie zijn opgenomen. De conclusie (normbedrag weerstandsvermogen) wordt als basis gehanteerd in de verantwoording over 2020. Medio 2022 wordt een nieuwe update Weerstandsvermogen opgesteld en aan het dagelijks bestuur voorgelegd.

3 van 12

2

UITGANGSPUNTEN RISICOMANAGEMENT

Voor de duidelijkheid volgt een korte schets van de kaders waarbinnen het risicomanagement en vermogensbeheer van het RAR plaatsvindt. Deze kaders zijn in september 2014 vastgesteld, opnieuw in 2017 en 2019 geverifieerd en gelden nog steeds.

2.1

Wat is risicomanagement?

2.2

Risicomanagement binnen het RAR

Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico’s om te komen tot beheersmaatregelen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico’s die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Het risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico’s. Risico’s zijn niet altijd exact te kwantificeren. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR eigen beleidskaders risicomanagement te ontwikkelen en het binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen; -

om risico’s actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten,

-

op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico’s, verplichtingen en verliezen,

Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement; -

Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen.

-

Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.

4 van 12

3

RISICO’S EN BEHEERSMAATREGELEN

De beheersmaatregelen kunnen bestaan uit (een combinatie) van de volgende beheersstrategieën. a) Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. b) Verminderen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd. c) Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. d) Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt. In de tabellen worden de huidige risico’s en beheersmaatregelen anno 2020 beschreven. 1. Politiek bestuurlijke risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

1. Stakeholders risico Risico dat de relatie met de gemeenten dan wel met het Waterschap verandert. Een gemeente kan (volgens de Gemeenschappelijke Regeling) uit de gemeenschappelijke regeling treden indien de bestuursorganen van desbetreffende gemeente hiertoe besluiten.

In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat tweederde van de stemmen nodig is om te kunnen uittreden en er dient een vaststellingsovereenkomst te worden gesloten waarin afspraken worden gemaakt over de kosten van uittreding.

2. Nieuwe wet- en regelgeving Wetgeving op het gebied van Archivering is onderhevig aan veranderingen. De verandering van wetgeving kan o.a. van invloed zijn op de investeringsbeslissingen en de omvang van de verschillende werkzaamheden.

5 van 12

Met het Waterschap Rivierenland is in 2014 een contract afgesloten voor de komende tien jaar. Dit wordt stilzwijgend verlengd. Eventuele wijzigingen in de Archiefwet kunnen invloed hebben op de wijze van archivering. Daarnaast zijn voor de archivering van stukken de privacy/ en auteursrechten van belang. Bij het ontsluiten van werken van derden (bijvoorbeeld kranten) bestaat mogelijk de inbreuk op privacy of auteursrechten. Dit vraagt mogelijk extra inzet om het digitaal toegankelijke archief weer deels onbereikbaar te maken.

2. Maatschappelijke risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

3. Veranderende maatschappelijke verwachtingen Risico dat het RAR veranderingen in de behoefte en eisen van gemeenten en inwoners niet tijdig signaleert. Informatievoorzienende taak van archief wordt belangrijk.

Verwachting is dat er steeds meer gedigitaliseerd wordt en online beschikbaar komt. Niet meer als neventaak, wel als primaire taak. Het RAR heeft grote stappen gezet in vergelijking tot 2017: Edepot-dienstverlening is opgezet en in werking en de digitalisering van het archief is geïntensiveerd en wordt verder uitgebouwd vanaf eind 2019. E.e.a. is budgettair gewaarborgd. Technologische ontwikkelingen die digitalisering en ontsluiting van archieven op andere manier mogelijk maken dragen het risico dat huidige investeringen onvoldoende renderen en nieuwe investeringen nodig zijn.

4. Technologische ontwikkelingen Risico van technologische ontwikkelingen die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de primaire taak.

3. Organisatierisico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

5. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het risico dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd, ofwel onbekend zijn bij managers en bestuurders. Hierdoor kunnen mogelijk onrechtmatige en onbevoegde besluiten worden genomen rondom investeringen, personeelsbeleid, en juridische aangelegenheden. Fraude is een veelvormig fenomeen dat een risico vormt overal waar mensen intensief samenwerken en omgaan met middelen en informatie. Onder fraude verstaan we bijvoorbeeld bedrog, vervalsing, misbruik, of manipuleren van gegevens.

6. Imagoschade Een risico is dat het RAR of de functie van archivaris ernstige imagoschade oploopt. Bijvoorbeeld door incidenten met verwijtbaar of onacceptabel gedrag van medewerkers. Dit kan tot gevolg hebben dat het RAR zal moeten investeren in het beïnvloeden van het maatschappelijk sentiment om haar taak goed uit te kunnen voeren. 6 van 12

Binnen het RAR wordt gewerkt met een scheiding van taken en bevoegdheden bij betalingen. Facturen en rekeningen worden dubbel gecontroleerd. Functiescheiding wordt toegepast, bijvoorbeeld in de besteding van budgetten, het betaalbaar stellen van facturen, en het opstellen van verkoopnota’s. Er is een bestelprocedure geïntroduceerd. Sinds 2017 geldt de mandaatregeling directie. Jaarlijks wordt de financiële administratie gecontroleerd door de accountant. Het RAR is bewust bezig met het bevorderen van een positieve beeldvorming bij burgers en belanghebbenden. Door de functie communicatie-medewerker wordt dit verder geprofessionaliseerd en wordt meer en meer ook gebruikt gemaakt van social media. Er is voldoende draagvlak voor de werkzaamheden van het RAR.

7. Calamiteiten (brand, wateroverlast etc) Risico bestaat dat het RAR getroffen wordt door calamiteiten als brand of overstroming. Ook diefstal, inbraak of vandalisme vallen hieronder. Dit levert een mogelijke schadepost met zich mee.

Tijdens de bouw van het nieuwe pand zijn alle wettelijke (veiligheids)voorschiften voor archiefruimtes in acht genomen. De archieven kunnen niet verzekerd worden, aangezien alleen verzekerd kan worden tegen vervangingswaarde en de meeste archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden. Kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting zijn wel verzekerd. Een calamiteitenplan is aanwezig.

4. Juridische risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

8. Niet naleven van de Wet- en regelgeving Het RAR dient in haar bedrijfsvoering te voldoen aan diverse wetgeving. Het bewust of onbewust overtreden van wet- en regelgeving kan mogelijk schadeclaims en boetes tot gevolg hebben. Aktuele wetgeving is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren welke per 1-1-2020 aktief wordt.

Door het RAR wordt de ontwikkelingen rondom de wetgeving op de voet gevolgd. Desondanks blijft een klein risico bestaan dat wet- en regelgeving onbewust overtreden wordt. Het RAR is aktief bezig aan te sluiten bij de nieuwe werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijke organisaties. Het RAR perkt hiermee eventuele risico’s optimaal in.

5. Financiële risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

9. Renterisico Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de rentestanden. Dit kan leiden tot nadeel door een rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het leiden tot een nadeel als de rente daalt.

Het renterisico is zeer beperkt aanwezig. Voor de middelen die aangetrokken zijn geldt een vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief gezien veel uitstaande middelen. Deze zijn echter volledig geoormerkt en betreffen de bouwleningen. Voor ongeveer 2,5 miljoen staan er gelden op spaarrekeningen. Daarnaast is voor de eventuele aflossing van een rentedeel een reserve gevormd.

7 van 12

10. Werkkostenregeling (WKR) Met ingang van 1 januari 2015 wordt de werkkostenregeling van kracht. De werkkostenregeling bepaalt dat een werkgever maximaal 1,7% van de fiscale loonsom (loonsom < € 400.000 , daarboven 1,2%, tijdelijk is de 1,7% verhoogd naar 3% i.v.m. Corona) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer mag geven. Bij het overschrijden van dit maximum wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80% loonbelasting. 11. Vervanging van niet geactiveerd middelen Het RAR heeft de aanschaf van apparatuur direct in exploitatie opgenomen. Zo wordt er niet afgeschreven op de scanners en website, camera’s en laptops. Deze kennen echter wel een beperkte levensduur en zullen op den duur opnieuw aangeschaft moeten worden. Aangezien er geen afschrijvingslasten in de exploitatie opgenomen zijn vormt de vervanging een toekomstig risico. 12. Niet voldoen aan voorwaarden voor subsidies Aan de (project)sudsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden verbonden. Onder andere voor de tijdigheid en verantwoording van bestede gelden. Indien het RAR hier niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden teruggevorderd.

Momenteel komt het RAR nog niet boven de 1,7% qua onbelaste vergoedingen. De salarisadministratie is uitbesteed aan BvoWB. Voor de rechtspositie en het P&O beleid wordt die van de gemeente Tiel zoveel mogelijk gevolgd.

De omvang van de investeringen welke niet zijn geactiveerd blijkt na een korte inventarisatie relatief klein. Bovendien kunnen mogelijk deze investeringen gespreid worden over de jaren. Nieuwere grotere aanschaffingen worden geactiveerd en afgeschreven.

Bijdragen aan de educatieve projecten van sponsors worden pas geïnd als het project definitief doorgang heeft gevonden.

6. Middelen risico’s

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

13. Beschikbaarheid ICT-systemen Risico dat ICT-infrastructuur buiten werking is of onvoldoende functioneert

Het beheer van de ICT-systemen is belegd bij een derde partij, Spot ICT. In de contracten zijn duidelijke voorwaarden gesteld voor de te leveren kwaliteit van de dienstverlening.

14. Inkooprisico’s Binnen het RAR bestaat het risico dat verkeerde of onrechtmatige goederen en diensten worden ingekocht. Dit wordt verstrekt door de betrekkelijke onbekendheid met inkoopproces en aanbestedingsregels.

Voor het begeleiden van eventuele aanbestedingen kan indien nodig expertise worden ingehuurd van de inkoopfunctionaris van de Regio. Het RAR volgt het inkoopbeleid van de gemeente Tiel. Door aanscherpen van de interne bestelprocedure zijn de risico’s minimaal en is de controle verbeterd. In de meerjarenbegroting is waar mogelijk rekening gehouden met de digitalisering van de archieven. De begroting is taakstellend, dus de omvang van de digitale archieven wordt beperkt door de beschikbare middelen. De door het RAR gewenste omvang wordt momenteel niet bereikt.

15. Onderhoud digitale volume Naast papieren archieven ontstaan grote digitale archieven. De kosten nemen toe om digitale bestanden te behouden. De digitalisering is veelal gefinancierd vanuit incidentele middelen maar brengen structurele kosten met zich mee. 8 van 12

16. Gebouwenbeheer Het beheer van de gebouwen en de mogelijke onbruikbaarheid of uitval ervan levert een risico op voor het behalen van de organisatiedoelstellingen. Nieuwe wetgeving voor het Voorzieningenfonds VvE is geldend.

Het gebouwenbeheer is actief belegd bij een VvE. Er is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Het RAR reserveert jaarlijks ruim €30.900 voor onderhoud. Daarnaast zijn risico’s op schades in verzekeringen gedekt. Desondanks blijft een zeer klein risico bestaan dat er in een jaar boven de maximale dekking aan schade ontstaat.

7. Risico’s samenhangend met de medewerkers.

Risico’s

Huidige beheersmaatregel

17. Verzuim Het risico van het oplopen van het verzuim en minder beschikbaarheid van het personeel is een aanwezig risico. Daarnaast is de relatief hoge gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand een oorzaak van relatief hoge verzuimcijfers.

P&O voert een actief beleid rondom de gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers. Het verzuim was relatief hoog door met name één casus langdurig ziekteverzuim (inmiddels opgelost) en meldingen i.v.m. de opvolging van de Corona-richtlijnen. Naar aanleiding van de RIVM maatregelen en de besluiten die de regering inzake Corona omstandigheden de afgelopen tijd afgegeven heeft, zijn bij het RAR werkafspraken cq. procedures ontwikkeld, breed gecommuniceerd en in acht genomen. Het RAR voert actief beleid om medewerkers te ontwikkelen. Hiervoor zijn leertrajecten en een opleidingsbudget voor handen dat ook actief wordt besteed. Daarnaast wordt er werk gemaakt van het flexibiliseren van de organisatie. Een vitaliteitsprogramma wordt de komende tijd opgesteld en opgestart ter verbetering van de flexibiliteit en veerkracht. Regeling ‘Generatiepact’ is gereed en ingevoerd Recentelijk heeft er door natuurlijk verloop een verjonging van het personeelsbestand plaatsgevonden.

18. Strategisch personeelsbeleid; kwaliteit en flexibiliteit personeelsbestand, Strategisch personeelsmanagement is gericht op een toekomstige organisatie welke beschikt over gekwalificeerd personeel. Het RAR kent een lage door- en uitstroom van personeel. Dit levert een potentieel risico op van hoge kosten voor het personeelsbestand en een lagere flexibiliteit.

9 van 12

4

INVENTARISEREN EN KWANTIFICEREN VAN RISICO´S

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de risico’s geïnventariseerd en gekwantificeerd worden. 4.1

Risico’s en beheersmaatregelen

4.2

Kwantificeren van risico’s

De inventarisatie van risico’s heeft op basis van documentenanalyse plaatsgevonden. Een uitwerking van de risico’s van het RAR zijn te vinden in bijlage 1. De risico’s voor het RAR worden onderverdeeld in categorieën. Deze indeling is gemaakt op basis van beproefde en door accountantsbureaus aanbevolen voorbeelden van risicomanagement. Deze zijn toegesneden op de specifieke situatie van het RAR. Voor de risico´s zijn ook de beheersmaatregelen geïnventariseerd. In voorgaande paragraaf zijn alle risico’s voor het RAR benoemd. In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico’s omzetten in bedragen. Het RAR hanteert voor het kwantificeren van de risico’s een ondergrens van € 5.000 als uitgangspunt. De risico’s met een financiële omvang onder deze grens kunnen wel benoemd worden, maar worden niet gekwantificeerd. Uitgangspunten zijn: Financiële gevolgen A B C D E

Norm >€5.000 en < €25.000 >€25.000 en < €75.000 >€75.000 en < €125.000 >€125.000 en < €175.000 >€175.000

Kansklasse 1 2 3 4 5

Aantal keren minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5 jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar

10 van 12

Gevolg Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer Groot gevolg Kans 0,2 0,4 0,6 0,8 1

Verwachtingswaarde € 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 € 250.000

4.3

Gekwantificeerde risico’s

Na een analyse van de risico’s komen we tot de volgende kwantificering van de risico’s. De mutaties zijn in oranje (toename) en groen (afname) vermeld.

Risico's

Kansklasse

Kans

Financieel gevolg

A

Verwachtings waarde

Capaciteit Totaal

B

(AxB)=C

Politiek bestuurlijke risico's 1

Stakeholdersrisico

1

0,2

-

€0

€0

2

Nieuwe wet- en regelgeving

1

0,2

C

€ 100.000

€ 20.000

€ 100.000

€ 20.000

Maatschappelijke risico's 3

Verwachtingen maatschappij

1

0,2

C

€ 100.000

€ 20.000

4

Technologische ontwikkelingen

1

0,2

D

€ 150.000

€ 30.000

€ 250.000

€ 50.000

Organisatierisico 5

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

2

0,4

A

€ 15.000

€ 6.000

6

Imago

1

0,2

B

€ 50.000

€ 10.000

7

Calamiteiten

2

0,4

B

€ 50.000

€ 20.000

€ 115.000

€ 36.000

€ 50.000

€ 20.000

€ 50.000

€ 20.000

Juridische Risico's 8

Niet naleven van wet- en regelgeving

2

0,4

B

Financiële risico’s 9

Renterisico

2

0,6

A

€ 15.000

€ 9.000

10

Werkkostenregeling

2

0,4

A

€ 15.000

€ 6.000

11

Vervanging niet geactiveerde middelen

2

0,4

B

€ 50.000

€ 20.000

12

Niet voldoen aan voorwaarden subsidies

1

0,2

A

€ 15.000

€ 3.0000

€ 95.000

€ 38.000

€ 15.000

€ 9.000

Middelen risico’s 13

Beschikbaarheid ICT-systemen

3

0,6

A

14

Inkooprisico's

1

0,2

A

€ 15.000

€ 3.000

15

Onderhoud digitale volume

2

0,4

A

€ 15.000

€ 6.000

16

Gebouwenbeheer

1

0,2

-

€0

€0

€ 45.000

€ 18.000

Risico’s m.b.t. medewerkers 17

Verzuim

3

0,6

A

€ 15.000

€ 9.000

18

Strategische personeelsplanning

1

0,2

C

€ 100.000

€ 20.000

€ 115.000

€ 29.000

€ 770.000

€ 211.000

TOTAAL

11 van 12

4.4

Samenvattend

Op basis van de update van de risico’s, de beheersmaatregelen en de mogelijke financiële gevolgen ontstaat het volgende overzicht. Ten aanzien van de inventarisatie van 2014 zijn er geen mutaties:

Risico’s Politiek bestuurlijke risico's Maatschappelijke risico's Organisatierisico Juridische Risico's Financiële risico’s Middelen risico’s Risico’s m.b.t. Medewerkers TOTAAL

Normbedrag 2020

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 38.000 € 18.000 € 29.000 € 211.000

Normbedrag 2019

Normbedrag 2017

Vastgesteld 28-11-2019

vastgesteld 8 juni 2017

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 32.000 € 15.000 € 29.000 € 202.000

€ 20.000 € 50.000 € 36.000 € 20.000 € 32.000 € 15.000 € 29.000 € 202.000

Mutatie 2020 vs.2019

+€ 6.000 +€ 3.000 +€ 9.000

De normbedragen voor de Financiële risico’s en de Middelen risico’s zijn enkel verhoogd alsgevolg van een verbeterde berekening in respectievelijk de velden ad 9 capaciteitstotaal, ad 12 Niet voldoen aan voorwaarden subsidies en het veld ad 14 Inkooprisico’s. Conclusie: Bovenstaande update van het benodigde weerstandsvermogen impliceert dat het normbedrag voor het weerstandsvermogen vanaf 2020 uitkomt op een bedrag € 211.000. Dit betekent een relatief kleine verhoging ten opzichte van 2019 van € 9.000 De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR dat het normbedrag €211000 x 1,0 een minimaal niveau van de weerstandscapaciteit oplevert van € 211.000. Hiermee dient in de jaarrekening over 2020 mee te worden gerekend. De weerstandscapaciteit per 31 december 2019 bedroeg overigens € 397.437. De meerjarenprognose van de balanspositie laat zien dat er tot en met 2024 geen consequenties te verwachten zijn. Ultimo 2024 bedraagt de prognose voor de weerstandscapaciteit €287.436 en is dus volgens de prognose nog steeds boven de norm.

12 van 12