Brief aan de Griffies - Begeleidend schrijven bij Jaarverslag en jaarrekening 2023

Aan de Griffies van de gemeenten Buren, Culemborg, West Betuwe, Maasdriel, Neder-Betuwe, Zaltbommel, Tiel

Datum Ons kenmerk Onderwerp

27 maart 2024 1628-25921 Jaarverslag en jaarrekening 2023 van het Regionaal Archief Rivierenland

Geachte raadsleden, geachte collegeleden, Bijgaand ontvangt u het jaarverslag en de jaarrekening 2023 van het Regionaal Archief Rivierenland ter zienswijze. Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 geven inzicht in hoe het jaar 2023 is verlopen inzake ons programmaplan als ook financieel. In het kort samengevat hebben we in 2023 wederom mooie resultaten behaald in het beheer en toezicht van het archief. Binnen alle taakgebieden zijn nagenoeg alle doelen voor 2023 behaald en zijn de resultaten per saldo binnen de financiële kaders gerealiseerd. Hierover leest u in detail meer in het verslag zelf. Hieronder treft u een korte toelichting bij het verslag. Graag ontvangen wij uw zienswijze op ons jaarverslag en onze jaarrekening 2023 binnen de gebruikelijke termijn, zodat we de mogelijkheid hebben om de informatie te gebruiken bij het bespreken en vaststellen van het jaarverslag in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 10 juli 2024. Wij vragen u in uw zienswijze expliciet reactie te geven op ons voorstel over de bestemming van het batig saldo in relatie tot de onvoorziene uitgave in 2024 voor de dak-reparatie. De toelichting hiervan is opgenomen in deze brief.

Verantwoordingsdocument Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 zijn in ons vaste format van de jaarrekening opgesteld en voldoen daarmee wederom aan de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) regels. Het verantwoordingsdocument valt daarbij uiteen in twee onderdelen: - het jaarverslag, met daarin de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen; - de jaarrekening, met daarin de baten en lasten, de balans en de toelichtingen.

Accountantscontrole De jaarrekening 2023 is gecontroleerd door het accountantskantoor FSV. De accountant heeft een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven welke toegevoegd is aan het jaarverslag en de jaarrekening 2023 (zie bijlage 3 verslag).

Pagina 1 van 4

Rechtmatigheidsverantwoording Ondanks dat er een uitstel is gegeven op de rechtmatigheidsverantwoording, waarmee het Dagelijks Bestuur zelfstandig verantwoording aflegt over de jaarrekening, is er in de jaarrekening 2023 van het RAR een hoofdstuk opgenomen over de rechtmatigheid. Hierin is verantwoording afgelegd over rechtmatigheid van de in deze jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties. Het controleplan is uitgevoerd en hieruit is te concluderen dat alle mutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen en er geen fouten of afwijkingen zijn die om nadere toelichting vragen. Voor het volledige beeld zie hoofdstuk 6 van de jaarrekening. Het RAR is hiermee goed voorbereid op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2024. Dit jaar heeft de accountant ook de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in zijn beoordeling.

Batig saldo Over 2023 is een batig saldo gerealiseerd van € 74.938,-. Dit is als volgt te verklaren: +

-

+

+

-

Directe archiefbeheerkosten Een positief verschil op het totaal aan directe archiefbeheerskosten. Dit positieve resultaat is te verklaren door veel hogere baten dan was begroot voor 2023. Deze hogere baten komen uit extra betaald archiefbeheer voor derden. De kosten die gemoeid zijn met deze extra diensten, betreft inzet van uren, zijn opgenomen onder personeelskosten. Personeelskosten Per saldo op deze post een negatief resultaat. Als eerste als gevolg van de kosten voor de extra inzet in archiefbeheer, de inkomsten hiervan zitten onder Directe archiefbeheerkosten. Als tweede door de stijging van de lonen (CAO), die veel hoger is dan was begroot voor 2023. Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een positief verschil op het totaal. Zo vallen de hogere prijzen voor gas en elektra (ca. € 60K hoger) weg tegen de lagere lasten als gevolg van uitgestelde investeringen op inventaris (ca. € 90K lager). Rente Door de verandering in rentestand (van negatieve rente ten tijde van de begroting, naar positieve rente anno 2023) zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2023. Onvoorzien Per saldo op deze post een nadelig resultaat mede door de onvoorziene uitgave voor de externe ondersteuning in wijziging GRtekst als gevolg van de wijziging WGR, die niet was opgenomen in de begroting 2023.

€ 113.798,-

-/- € 124.788,-

€

58.290,-

€

36.258,-

-/- €

8.620,-

€

74.938,-

Pagina 2 van 4

Bovenstaande zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer en toezicht van de GR-en, zijn tijdelijke financiële meevallers en incidenteel van aard.

Bestemming van batig saldo Zoals gebruikelijk en op nadrukkelijk verzoek van het bestuur is de bestemming van het saldo vooralsnog niet in de jaarrekening verwerkt. Wel is er in het jaarverslag en de jaarrekening een voorstel opgenomen om het batig saldo van € 74.938,- uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2023. Zie hieronder het overzicht per gemeente. Gemeente

Inwoners

Teruggave

Buren

27.165

€ 8.801

Culemborg

29.387

€ 9.521

Maasdriel

25.511

€ 8.266

Neder-Betuwe

25.033

€ 8.111

Tiel

42.271

€ 13.696

West Betuwe

51.968

€ 16.838

Zaltbommel

29.954

€ 9.705

Totaal

231.289

€ 74.938

Dak-reparatie 2024 Ondertussen is het jaar 2024 volop in gang en voorzien wij een financieel punt van aandacht ontstaan bij de onvoorziene uitgave voor reparatie van het dak. Al enige jaren hebben we op enkele locaties in het gebouw last van lekkages aan ons dak. Tot op heden leek dit probleem steeds verholpen te kunnen worden met beperkte ingrepen. Echter, de lekkages blijven steeds terugkomen. Dit was de aanleiding om uitgebreider onderzoek te laten uitvoeren naar de oorzaak van dit steeds terugkerende probleem en te komen tot een structurele oplossing. De bevindingen van dit onderzoek geven inzicht dat ingrijpende aanpassingen nodig zijn. Het onderzoek en de opstart van de uitvoering is momenteel nog gaande, maar de voorlopige schatting is dat dit ca € 45.000 aan kosten met zich mee zal brengen (dit zijnde het aandeel voor het RAR in de totale VvE). Deze kosten zijn niet voorzien in de begroting van 2024, waardoor er een overschrijding in lasten zal zijn in 2024. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 10 juli 2024 zal een voorstel gedaan worden, waarin we het Algemeen Bestuur vragen om een deel van het batig saldo, zijnde € 45.000,- niet uit te keren aan de deelnemende gemeenten, maar te reserveren voor de bekostiging van de dak-reparaties in 2024. Hiermee wordt voorkomen dat er een begrotingstekort is in 2024.

Pagina 3 van 4

Als hiervoor wordt gekozen, zal de verdeling van de teruggaven er als volgt uitzien: Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoners

Teruggave 27.165 29.387 25.511 25.033 42.271 51.968 29.954 231.289

€ 3.516 € 3.804 € 3.302 € 3.240 € 5.472 € 6.727 € 3.877 € 29.938

Wij nemen aan u met dit schrijven voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens Dagelijks Bestuur Regionaal Archief Rivierenland

Ella Kok-Majewska MBA Directeur/Streekarchivaris

Bijlage: - Jaarverslag en jaarrekening 2023 Regionaal Archief Rivierenland

Pagina 4 van 4