Bijlage 8 Berekeningssystematiek op- en afschaling bedrijfsvoering

Berekeningssystematiek op- en afschalen bedrijfsvoering Augustus 2024

Op- en afschalen bedrijfsvoering Opzet berekeningssystematiek 1. Eerst is in beeld gebracht waar de bedrijfsvoering (overhead) uit bestaat en hoe de financiële dekking daarvoor is opgebouwd. -> sheet 3 & 4 2. Daarna is op basis van de basisdekking vanuit programma 1 inzichtelijk gemaakt wat de minimale benodigde capaciteit voor bedrijfsvoering is om te voldoen aan wettelijke eisen (zoals de WOO, AVG en WGR (inclusief P&C cyclus)). Dit dus zonder dat er taken in de GR zijn belegd. -> sheet 5 3. Op basis van de capaciteit zoals opgenomen in het vastgestelde plan bedrijfsvoering, zijn vervolgens kerncijfers voor het op- en afschalen van de bedrijfsvoering beschreven. Deze kerncijfers zijn, waar mogelijk en representatief, gestaafd d.m.v. een benchmark.-> sheet 6 4. Deze kerncijfers zijn gebruikt om de aanvullende capaciteit bij bedrijfsvoering als gevolg van de huidige belegde taken in programma 1 en 2 te berekenen. Deze aanvullende capaciteit binnen bedrijfsvoering vormt samen met de minimale benodigde capaciteit de huidige omvang van bedrijfsvoering. -> sheet 7 & 8

2

Regio Rivierenland

Op- en afschalen bedrijfsvoering De opbouw van de bedrijfsvoering (overhead) van Regio Rivierenland is als volgt: • • •

• • • •

3

Regio Rivierenland

Concernleiding (secretaris): directie, vertegenwoordiging organisatie Teammanagers: aansturing teams Concern- en bestuur ondersteuning: • secretariaat/receptie: receptie, verslagen bestuur, secretariaat • documentaire informatie voorziening: archivering • communicatie: website, informeren gemeenten • juridische zaken: WGR, WOO, (financiële)verordeningen, organisatie & mandaat besluit • financiën: financiële administratie, P&C cyclus, accountantscontrole Huisvesting (facilitair): inventaris, kantoorartikelen, onderhoud pand, verzekeringen Personeelsbeheer (P&O): salarisadministratie, personeelsbeheer, inhuurtrajecten, Arbo & verzuim Informatievoorziening en automatisering: netwerk-, account,- en softwarebeheer Functionaris gegevensbescherming: AVG, informatiebeveiliging

Op- en afschalen bedrijfsvoering De financiële dekking voor de bedrijfsvoering van Regio Rivierenland is als volgt opgebouwd: •

Dekking vanuit programma 1 (Programma’s en projecten) • Basisdekking voor organisatie → dekking voor minimale bedrijfsvoering (950K) • Fte afhankelijke bijdrage → dekking voor bedrijfsvoering voor taken in programma 1 (680K)

•

Dekking vanuit programma 2 (Contractgestuurde dienstverlening) • Vast bedrag per fte met jaarlijkse indexatie of een bij de begroting berekend bedrag per fte (1.620K)

•

Dekking vanuit programma 3 (Bedrijfsvoering) • Eventuele inkomsten (260K) uit overeenkomsten (Avri, UBR) • Onttrekking vanuit reserves herhuisvesting en desintegratiekosten (86K)

4

Regio Rivierenland

Op- en afschalen bedrijfsvoering Basis: minimale capaciteit bedrijfsvoering (zonder opgaven) Elke organisatie heeft een bepaalde minimale benodigde capaciteit voor bedrijfsvoering (zonder dat er taken/opgaven zijn belegd) om te voldoen aan wettelijke eisen. Voor Regio Rivierenland is de minimale capaciteit (zonder taken in programma 1 en 2) als volgt:

5

Regio Rivierenland

•

Concernleiding (secretaris): 1 fte (directie, vertegenwoordiging organisatie)

•

Teammanagers: 0 fte (aansturing teams)

•

Concern- en bestuur ondersteuning: •

secretariaat/receptie: 1 fte (receptie, verslagen bestuur, secretariaat)

•

documentaire informatie voorziening: 0,2 fte (archivering)

•

communicatie: 0 fte (website, informeren gemeenten)

•

juridische zaken: 0,2 fte (WGR, WOO, (financiële)verordeningen, organisatie & mandaat besluit)

•

financiën: 2 fte (financiële administratie, P&C cyclus) + 20K (accountantscontrole)

•

Huisvesting (facilitair): 0,5 fte + 140K (inventaris, kantoorartikelen, onderhoud pand, verzekeringen)

•

Personeelsbeheer (P&O): 0,5 fte (salarisadministratie, personeelsbeheer, inhuurtrajecten, Arbo & verzuim) + 50K

•

Informatievoorziening en automatisering: 0,5 fte (netwerk-, account,- en softwarebeheer) + 50K

•

Functionaris gegevensbescherming: 0,2 fte (AVG, informatiebeveiliging)

Op- en afschalen bedrijfsvoering Het opstellen van het plan bedrijfsvoering (april 2024) heeft een zeer nauwkeurig en recent beeld gegeven van de benodigde capaciteit bij bedrijfsvoering voor een goede ondersteuning van de momenteel belegde taken in het primaire proces. Dit is als basis gebruikt voor de onderstaande kerncijfers voor het op- en afschalen van bedrijfsvoering.

Kerncijfers Regio Rivierenland • •

Management: 1 teammanager per 20 medewerkers Concern- en bestuur ondersteuning • secretariaat: 1 fte per 4 teammanagers (ook verslaglegging en receptie) • documentaire informatievoorziening: 1 fte per 10 opgaven (Programma’s in progr. 1 of DVO’s in progr. 2) • communicatie: 1 fte per 10 opgaven (Programma’s in programma 1 of DVO’s in programma 2) • juridische zaken: 1 fte per 25 opgaven (Programma’s in programma 1 of DVO’s in programma 2) • financiën: capaciteit afhankelijk van aantal: - Subsidies/fondsen in beheer: 1 fte per 5 subsidies/fondsen - DVO’s in beheer: 1 fte per 10 DVO’s

• • • •

Huisvesting (facilitair): Faciliteren personeel: 1 fte per 175 medewerkers (uitgaande van 1 locatie) Personeelsbeheer (P&O): Per 45 medewerkers 1 fte P&O (inclusief inhuurtrajecten, werving en administratie) Informatievoorziening en automatisering: 1 fte per 85 medewerkers (uitgaande van 1 locatie) Functionaris gegevensbescherming: 1 fte per 25 opgaven (Programma’s in programma 1 of DVO’s in programma 2)

❑ Opschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) toename van 10% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen ❑ Afschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) afname van 20% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen 6

Regio Rivierenland

Op- en afschalen bedrijfsvoering Opbouw van de overhead Regio Rivierenland: ▪ Concernleiding (secretaris) ▪ Teammanagers ▪ Concern- en bestuur ondersteuning ▪ secretariaat ▪ documentaire informatievoorziening ▪ communicatie ▪ juridische zaken ▪ financiën ▪ Huisvesting (facilitair) ▪ Personeelsbeheer (P&O) ▪ Informatievoorziening en automatisering ▪ Functionaris gegevensbescherming

Cijfers huidige omvang

Extra nodig (door toev. opgaven)

Totaal nodig bij huidige omvang

-

0 fte+20K

1,0 fte + 20K

1 teammanager -> 20 medewerkers

100 medewerkers

5 fte

5,0 fte

1 fte

1 fte -> 4 teammanagers

5 teammanagers

1,25 fte

2,25 fte

DIV

0,2 fte

1 fte -> 10 opgaven (in progr. 1 of 2)

18 opgaven

1,8 fte

2,0 fte

Communicatie

0 fte

1 fte -> 10 opgaven (in progr. 1 of 2)

18 opgaven

1,8 fte+50K

1,8 fte + 50K

Juridische zaken

0,2 fte

1 fte -> 25 opgaven (in progr. 1 of 2)

18 opgaven

0,72 fte+55K

0,92 fte + 55K

Financiën

2 fte + 20K

5 subsidies → 1 fte/10 dvo’s →1 fte

4 subs.+10 dvó’s

1,8 fte

3,8 fte + 20K

Huisvesting/Facilitair

0,5 fte + 140K

1 fte -> 175 medewerkers (1 locatie)

100 medew (1 loc.)

0,6 fte+215K

1,1 fte + 355K

P&O

0,5 fte + 50K

45 medewerkers → 1 fte P&O

100 medewerkers

2,2 fte+215K

2,7 fte + 265K

ICT

0,5 fte + 50K

1 fte -> 85 medewerkers (1 locatie)

100 medew (1 loc.)

1,2 fte+200K

1,7 fte + 250K

FG

0,2 fte

1 fte -> 25 opgaven (in progr. 1 of 2)

18 opgaven

0,72 fte

Overhead

Basis (bij geen opgaven)

Concernleiding

1 fte

-

Teammanagers

0 fte

Secretariaat

Kerncijfers bij toevoeging opgaven

+ Opschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) toename van 10% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen Afschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) afname van 20% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen

7

Regio Rivierenland

0,92 fte =

Deze capaciteit en materiele budgetten zijn beschikbaar in de begroting 2025 (er is balans tussen taken in het primaire proces en bedrijfsvoering)

Op- en afschalen bedrijfsvoering Basis (minimale capaciteit) van de overhead Regio Rivierenland: ▪ Concernleiding 1,0 fte ▪ Teammanagers 0 fte ▪ Concern- en bestuur ondersteuning ▪ Secretariaat 1,0 fte ▪ documentaire informatievoorziening 0,2 fte ▪ Communicatie 0 fte ▪ juridische zaken 0,2 fte ▪ Financiën 2,0 fte + 20K ▪ Huisvesting (facilitair) 0,5 fte + 140K ▪ Personeelsbeheer (P&O) 0,5 fte + 50K ▪ Informatievoorziening en automatisering 0,5 fte + 50K ▪ Functionaris gegevensbescherming 0,2 fte Totaal 6,1 fte + 260K Basisdekking vanuit gemeentelijke bijdrage: 950K

Taken in programma 1

Taken in programma 2

Taken in programma 3

Economie /RSF Duurzaamheid (RES) Wonen Mobiliteit /Mobiliteitsfonds Ruimte Public Affairs Gebiedsagenda /Regiodeal Leader

Inkoop Leerplicht Doorstroompunt Sociale Recherche Versis WMO/jeugd Inburgering

Overeenkomst UBR Overeenkomst Traineeship Overeenkomst RW-POA

Bijdrage voor bedrijfsvoering op taken in programma 1 (680K)

Vast bedrag per fte of bij de begroting berekend bedrag per fte (1.620K)

Inkomsten uit contracten (260K) en onttrekking vanuit reserves (86K)

Inkomsten voor opschaling bedrijfsvoering in programma 3

Opschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) toename van 10% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen Afschalen bedrijfsvoering bij structurele (min. 2 jaar) afname van 20% in opgaven (programma’s/DVO’s), medewerkers en/of subsidies/fondsen

8

Regio Rivierenland

Benodigde extra ondersteuning vanuit bedrijfsvoering

Samenvattend overzicht Overhead

Extra

Omvang

Concernleiding

0 fte+20K

1,0 fte + 20K

Teammanagers

5 fte

5,0 fte

Secretariaat

1,25 fte

2,25 fte

DIV

1,8 fte

2,0 fte

Communicatie

1,8 fte+50K

1,8 fte + 50K

Jurid. zaken

0,72 fte+55K

0,92 fte + 55K

Financiën

1,8 fte

3,8 fte + 20K

Facilitair

0,6 fte+215K

1,1 fte + 355K

P&O

2,2 fte+215K

2,7 fte + 265K

ICT

1,2 fte+200K

1,7 fte + 250K

FG

0,72 fte

0,92 fte

Regio Rivierenland ‘Krachtige gemeenten werken samen’