Bijlage 3 RAR - Jaarverslag en Jaarrekening 2021
Tekst van het document
Jaarverslag & Jaarrekening
2021
Regionaal Archief Rivierenland J.S. de Jongplein 3 4001 WG Tiel Telefoon: 0344 – 612230 e-mail: info@rarivierenland.nl
BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2021 Het Algemeen Bestuur; Gelet op artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland, Besluit: 1. Het jaarverslag en de jaarrekening 2021 in concept vast te stellen en 2. Voor te leggen aan het Algemeen Bestuur en de deelnemende gemeenten, 3. Met in achtneming hiervan het positieve resultaat 2021 van € 122.291,- als volgt te bestemmen: a. een bedrag van € 25.000,- toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor de realisatie van de nieuwe website die in 2024/2025 gepland is; b. een bedrag van € 40.938,- toe te voegen aan de algemene reserve, opdat hiermee versneld tegemoet gekomen wordt aan de eis die gesteld is met betrekking tot het weerstandsvermogen. En daarnaast het hernoemen van de algemene reserve naar weerstandsvermogen. Daar deze naam het doel van deze reserve beter duiding geeft; c. een bedrag van € 56.353,- totaal (zijnde naar boven afgerond € 0,25 per inwoner) uit te keren aan de deelnemende gemeenten naar rato van het aantal inwoners overeenkomstig de opstelling van de begroting 2021: Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal
Inwoners
Teruggave
26.742 28.956 25.034 24.342 42.161 51.198 28.901 227.334
€ 6.629 € 7.178 € 6.206 € 6.034 € 10.451 € 12.691 € 7.164 € 56.353
Aldus besloten in de vergadering van het Algemene Bestuur van 7-7-2022
T. van Maanen Voorzitter
Jaarverslag en jaarrekening 2021
E. Kok-Majewska Secretaris
Pagina 2 van 38
MANAGEMENTSAMENVATTING Net als in 2020 heeft corona ook zijn invloed gehad op de bereikte resultaten in 2021. Hierover leest u meer in detail verderop in dit verslag. Bijgaand een kort resume. Het verplicht thuiswerken en het sluiten van onze deuren voor bezoekers, zijn met name de belangrijkste consequenties van de corona die hun invloed hebben gehad op het archiefprogramma bij het Regionaal Archief Rivierenland. Door het gehoor te geven aan de oproep om massaal thuis te werken, heeft het RAR haar werkplannen anders moeten inrichten. Zo zijn een aantal digitaliseringstrajecten naar voren gehaald, om het thuiswerken beter te faciliteren. En ook onze Scanning on Demand (SOD) service voor particulieren is versnel doorontwikkeld. Dit om onze bezoekers een mogelijkheid te bieden stukken op te vragen en in te zien terwijl een bezoek aan de studiezaal niet mogelijk was. Tijdens de lockdown is echter ook deze service beperkter geweest door minder personeel op kantoor. De conservering en digitalisering van het gehele archief van Maatschappij De Betuwe (Flipje), in het kader van de toegekende Metamorfoze subsidie, ligt ondanks de corona nog op schema. Dit project is juist naar voren getrokken waardoor de conservering hiervan is afgerond. Voor het project is in 2019 een rijkssubsidie van 165.000 euro verkregen, welke grotendeels in 2021 zijn besteed.
Naast dat zaken in de versnelling zijn gekomen hebben de maatregelen aan de andere kant aanzienlijke achterstanden opgeleverd. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie. De archieven mogen nou eenmaal niet naar huis meegenomen worden ter bewerking. Maar ook de doorontwikkeling van het e-depot (casus Bommelerwaard) heeft enige vertraging opgelopen. En het werk van vrijwilligers werd anders vormgegeven en is deels helaas on-hold gezet in 2021. Op deze vlakken zijn de komende jaren inhaalslagen zeker noodzakelijk. Corona heeft ook invloed gehad op de financiële resultaten van 2021. Wat veelal komt door de aanpassingen in onze werkplannen. Verder hebben er zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan in 2021. De financiële paragrafen laten cijfers en kengetallen zien, waaruit blijkt van de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland zich binnen de gestelde kaders en normen begeeft. We realiseren in 2021 een positief resultaat van € 122.291,-. Belangrijkste oorzaken hiervan zijn de incidenteel lagere lasten als gevolg van het niet kunnen uitvoeren van geplande werkzaamheden in combinatie met het daardoor naar voren halen van werkzaamheden waar incidentele baten voor beschikbaar waren (rijkssubsidie Metamorfoze).
Vooruitkijkend, de coronamaatregelen hopelijk achter ons latende, betekent dit dat we de komende jaren de opgelopen achterstanden (deels) gaan inhalen, waardoor er een betere balans in de lasten en baten ontstaat.
Foto RAR: Een aantal vrijwilligers (vlnr: Johan, Anne, Natalija, Huib, Martin en Tiny) van het RAR voor de studiezaalingang
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 3 van 38
Inhoudsopgave BESLUIT JAARVERSLAG EN JAARREKEKING 2021 .................................................................................... 2 MANAGEMENTSAMENVATTING ............................................................................................................. 3 Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 4 1
2
Inleiding ........................................................................................................................................... 6 1.1
Leeswijzer ................................................................................................................................ 6
1.2
Kaders ...................................................................................................................................... 6
1.3
Deelnemende Gemeenten ...................................................................................................... 6
1.4
Samenstelling Bestuur ............................................................................................................. 7
Programmaverantwoording ............................................................................................................ 9 2.1
2.1.1
Doelstellingen .................................................................................................................. 9
2.1.2
Missie............................................................................................................................... 9
2.2
Realisatie archiefprogramma .................................................................................................. 9
2.2.1
Taakgebieden .................................................................................................................. 9
2.2.2
Resultaten per taakgebied voor 2021 ........................................................................... 11
2.3
3
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland .......................................... 9
Wat heeft het gekost? ........................................................................................................... 16
2.3.1
Baten en laten over 2021 .............................................................................................. 16
2.3.2
Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien .................................................................... 17
2.3.3
Overzicht van de kosten van overhead ......................................................................... 18
2.3.4
Vennootschapsbelasting ............................................................................................... 18
2.3.5
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) ............ 18
2.3.6
Overige verplichte toelichting ....................................................................................... 20
2.3.7
Controleverklaring ......................................................................................................... 20
Paragrafen ..................................................................................................................................... 21 3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing........................................................................... 21
3.1.1
Weerstandsvermogen ................................................................................................... 21
3.1.2
Kengetallen .................................................................................................................... 22
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 23
3.2.1
Afschrijving .................................................................................................................... 23
3.2.2
Onderhoudsplan en kosten van onderhoud ................................................................. 23
3.3
Financiering ........................................................................................................................... 23
3.3.1
Geldleningen ................................................................................................................. 23
3.3.2
Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente ................................................. 23
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 4 van 38
3.3.3
Kapitaallasten ................................................................................................................ 23
3.3.4
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG....................................................... 24
3.3.5
Berekening van het EMU -saldo .................................................................................... 24
3.3.6
Schuldigerkenning door Energie BV .............................................................................. 24
3.3.7
Financieringspositie ....................................................................................................... 24
3.3.8
Kasgeldlimiet ................................................................................................................. 24
3.3.9
Renterisico leningen ...................................................................................................... 25
3.4
4
5
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 25
3.4.1
Ontwikkelingen formatie en personeelskosten ............................................................ 25
3.4.2
Ziekteverzuim ................................................................................................................ 25
3.4.3
Ziektevervanging ........................................................................................................... 26
3.4.4
Inhuur personeel ........................................................................................................... 26
3.4.5
Werkzaak ....................................................................................................................... 26
3.4.6
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten ............................................................................ 26
Baten en Lasten 2021 .................................................................................................................... 28 4.1
Overzicht van de baten en lasten 2021 ................................................................................. 28
4.2
Toelichting op de baten en lasten over 2021 ........................................................................ 28
Balans ............................................................................................................................................ 30 5.1
Balans op 31 december 2021 ................................................................................................ 30
5.2
Toelichting balans 31 december 2021 .................................................................................. 31
5.2.1
Vaste activa ................................................................................................................... 31
5.2.2
Vlottende activa ............................................................................................................ 31
5.2.3
Vaste passiva ................................................................................................................. 32
5.2.4
Vlottende passiva .......................................................................................................... 33
5.3
Grondslagen voor waardering ............................................................................................... 33
5.3.1
Materiële vaste activa ................................................................................................... 33
5.3.2
Voorraden...................................................................................................................... 33
5.3.3
Vorderingen en overlopende activa .............................................................................. 34
5.3.4
Liquide middelen ........................................................................................................... 34
5.3.5
Langlopende schulden ................................................................................................... 34
5.3.6
Kortlopende schulden ................................................................................................... 34
Bijlagen .................................................................................................................................................. 35
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 5 van 38
1 Inleiding Voor u ligt het jaarverslag en de jaarrekening 2021 van het Regionaal Archief Rivierenland. Deze jaarstukken hebben dezelfde vorm als het voorgaande jaar. In 2021 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan als gevolg van de gewijzigde regelgeving voor gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast hebben er in het jaar 2021 geen begrotingswijzigingen plaatsgevonden. Hieronder wordt in het kort toegelicht hoe het document is opgebouwd en waar u welke informatie kunt vinden. En opgesomd zijn de kaders waarbinnen dit jaarverslag en jaarrekening zijn opgesteld, de deelnemende gemeentes en de samenstelling van het bestuur.
1.1
Leeswijzer
Hoofdstuk 2 en 3 omvatten samen het Jaarverslag 2021. In hoofdstuk 2 wordt verantwoording afgelegd over het uitgevoerde Programma Archiefbeleid 2021, zoals vastgesteld in de begroting 2021. Hierin worden de volgende zaken nader toegelicht: - wat waren doelstellingen voor 2021 - wat is er gerealiseerd - wat waren de kosten daarvan Hierin komen alle taakgebieden van het Regionaal Archief Rivierenland aan de orde. Vervolgens is in hoofdstuk 3 het jaarverslag onderbouwd met relevante financiële informatie. Hierin zijn de verplichte paragrafen opgenomen volgens de begrotingsregels (BBV). Te weten: het weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering en bedrijfsvoering. Hoofdstuk 4 en 5 omvatten samen de Jaarrekening 2021. Hoofdstuk 4 gaat over de Baten & Lasten over 2021 en hoofdstuk 5 geeft inzicht in de Balans per 31 december 2021.
1.2
Kaders
Het jaarverslag en de jaarrekening zijn opgesteld op basis van de volgende financiële en beleidskaders: - de begroting van het Regionaal Archief Rivierenland 2021; - de geldende wet- en regelgeving waaronder de Gemeentewet (GW) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); - de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - de BTW wetgeving.
1.3
Deelnemende Gemeenten
De deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland per 1 januari 2021 zijn: Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 6 van 38
1.4
Samenstelling Bestuur
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland bestaat op 31 december 2021 uit: Dagelijks Bestuur A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Maasdriel gemeente Culemborg directeur/streekarchivaris, secretaris
Algemeen bestuur A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers J. Meijers M.A. Klein F. Groen C.A.H. Zondag E. Kok-Majewska
gemeente West Betuwe, voorzitter gemeente Maasdriel gemeente Culemborg gemeente Buren gemeente Neder-Betuwe gemeente Tiel gemeente Zaltbommel directeur/streekarchivaris, secretaris
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 7 van 38
Jaarverslag 2021
In dit deel: -
Hoofdstuk 2: Programmaverantwoording Hoofdstuk 3: Paragrafen
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 8 van 38
2 Programmaverantwoording In dit hoofdstuk wordt verslag gedaan van de bereikte resultaten, alsmede de wijze waarop dit is gebeurd en is er een verantwoording van de baten en lasten opgenomen. Hiermee is deze verantwoording in lijn met het gestelde in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Het hoofdstuk is als volgt opgebouwd: - Doelstellingen en missie - Realisatie programma - Wat heeft het gekost?
2.1
Doelstellingen en missie van het Regionaal Archief Rivierenland
2.1.1 Doelstellingen Art. 3 GR RAR: Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en het beheren van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht. c) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend. d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. 2.1.2 Missie Het Regionaal Archief Rivierenland is een professionele, toekomstgerichte archiefdienstverlener voor het Rivierengebied, die klantgerichtheid en zorgvuldigheid in de dienstverlening aan de burger en de overheid voorop heeft staan, die de meerwaarde van samenwerkingsverbanden onderkent en die op actieve wijze gebruik van bronnen en informatie daaruit stimuleert.
De kerntaken van het RAR zijn: - Het aanbieden van historische informatie en/of belevingskansen aan een zo breed mogelijk publiek op de voor hen meest geschikte manier. - Als professionele collectiebeheerder archieven en collecties verwerven, bewaren, toegankelijk maken en gebruik ervan stimuleren. Om deze collecties op optimale wijze te beheren en beschikbaar te stellen, werkt het RAR volgens drie kernwaarden: Betrouwbaar, Betrokken en Bekwaam.
2.2
Realisatie archiefprogramma
2.2.1 Taakgebieden Het RAR loopt al enkele jaren voorop in het Nederlandse landschap van regionale archiefdiensten. Het RAR is ook de enige zelfstandige archiefdienst in Nederland die een vervangingsbesluit heeft (eigen dienstarchief vervangen door digitaal). Het kwaliteitsniveau van de ruim 26 medewerkers van Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 9 van 38
het RAR is goed. Bovendien wordt er jaarlijks door het RAR geïnvesteerd in het bijhouden, verdiepen en verbeteren van de kennis, met name op digitaal gebied. Het RAR biedt brede dienstverlening aan, waarvan de burgers de vruchten plukken: - Professioneel archiefbeheer - Studiezaaldienstverlening - Uitstekende depotfaciliteiten - Inspectie - Advisering, kennisoverdracht en begeleiding bij procesverbetering, e-Depot, TMLO, WHO, WOO, webarchivering. - Digitale dienstverlening, beeldbank en SOD (Scanning on Demand) - Educatieprogramma’s en tentoonstellingen(ruimte) - Promotie van de regionale historie op internet (o.a. via Google Grants programma, You Tube en social media) en in de (landelijke)media - Vergaderfaciliteiten voor overheden en gelieerde organisaties - Extra projecten en ondersteuning Om het beleid te kunnen opstellen en uitvoeren is de organisatie van het Regionaal Archief Rivierenland ingedeeld in de volgende taakgebieden: 1. 2. 3. 4.
Ontsluiting papieren erfgoed Digitale ontwikkeling Inspectie Dienstverlening
Taakgebieden
Hoofdprocessen
Beleidsplan 2019-2021
1.
Ontsluiting papieren erfgoed
Verwerven Bewerken Inventariseren Conserveren Acquisitie
Ontsluiting
2.
Digitale ontwikkeling
Digitaliseren en Adviseren
Digitalisering Collectie E-depot
3.
Inspectie
Inspecteren
Inspectie
Gemeenschappelijke Regeling RAR, artikel 3 • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Aanleggen, beheer en bewaren van relevante bronmateriaal • Beheer • Zorg en beheer • Stimuleren regionale geschiedbeoefening • Toezicht op het beheer
4.
Dienstverlening
Gebruiken Leren en beleven
Erfgoedgebruik
•
Stimuleren regionale geschiedbeoefening
Tabel 1 Taakgebieden RAR
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 10 van 38
2.2.2 Resultaten per taakgebied voor 2021 Ook in 2021 is corona van invloed geweest op onze resultaten. Mate name de consequenties van de coronamaatregelen, zoals het verplicht thuiswerken en het sluiten voor bezoekers, hebben hun invloed gehad op het archiefprogramma bij het Regionaal Archief Rivierenland. Door het gehoor te geven aan de oproep om massaal thuis te werken, heeft het RAR haar werkplannen anders moeten inrichten. Zo zijn een aantal digitaliseringstrajecten naar voren gehaald, om het thuiswerken beter te faciliteren. En ook onze Scanning on Demand (SOD) service voor particulieren is versnel doorontwikkeld. Dit om onze bezoekers een mogelijkheid te bieden stukken op te vragen en in te zien terwijl een bezoek aan de studiezaal niet mogelijk was. Tijdens de lockdown is echter ook deze service beperkter geweest door minder personeel op kantoor. Naast dat zaken in de versnelling zijn gekomen hebben de maatregelen aan de andere kant aanzienlijke achterstanden opgeleverd. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie. De archieven mogen nou eenmaal niet naar huis meegenomen worden ter bewerking. Maar ook de doorontwikkeling van het e-depot (casus Bommelerwaard) heeft enige vertraging opgelopen. Hieronder leest u meer over de bereikte resultaten per taakgebied/cluster van het jaar 2021. 1.
Ontsluiting Papieren Erfgoed Onder dit cluster valt zowel de verwerving, de materiële verzorging, archief- en collectiebeheer als het systematisch beschrijven van de historische bronnen. Dit om ervoor te zorgen dat ze publiekelijk beschikbaar zijn en de documenten voor minimaal 100 jaar gegarandeerd behouden blijven. Qua materiële verzorging zijn de volgende producten en prioriteiten in 2021 gerealiseerd: - Preventie en controle - Verpakken en conserveren - Schade-inventarisatie - Restauratie-uitvoering en -begeleiding In 2021 is 340 meter archiefmateriaal herverpakt voor duurzame opslag en/of van nieuwe etiketten voorzien. Daarnaast zijn er vele meters herverpakt tijdens (her)inventarisatie. Van 127 meter archief is de materiële staat en de eventuele schade in kaart gebracht door het uitvoeren van schadeinventarisaties. Van de archieven met schade werd bijna 75 meter geconserveerd en gerestaureerd; dat zijn circa 3500 inventarisnummers. Qua archiefontsluiting zijn de volgende producten in 2021 gerealiseerd: - 131 strekkende meters archief is voorzien van primaire ontsluiting. Daarnaast is in 2021 1 archief zonder enige vorm van toegang (nultoegangen) ontsloten, waarmee in totaal nu 113 van de 196 nultoegangen zijn weggewerkt.
Voorbeelden van (verbeterde)inventarisaties zijn: o Gemeentebestuur Buren 1978-1993 o Militieregisters, 1818-1945 van de gemeentebesturen van Buren, Zoelen, Lienden, Maurik, Culemborg, Buurmalsen, Est en Opijnen, Haaften, Waardenburg, Driel, Heerewaarden, Tiel, Wadenoijen, Beesd, Asperen, Herwijnen, Heukelum, Vuren, Zaltbommel, Poederoijen, Brakel o Technische Dienst Kring Beesd, 1945-1990 o Familie Hasselman te Zoelen o Stichting E.V.A. Lanxmeer te Culemborg, 1994-2010 o Gemeentebestuur Culemborg, 1811-1930 o RK Barbaraparochie Culemborg, 1664-1982 Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 11 van 38
-
-
o Stichting 100 jaar fanfare St Caecilia te Ammerzoden, 1987-1989 o Bouwvergunningen Echteld, 1945-2001 o Bouwvergunningen Neder-Betuwe, 2002-2010 o Woonwagenschap Gelders Rivierengebied, 1967-1991 o Kooikersvereniging, 1928-2016 o Bouwvergunningen Tiel, 1909-1946 o Hervormde gemeente Wadenoijen, 1691-1978 o Architect L.M. Steenbeeke, 1981-1992 o Rechtsvoorgangers Ziekenhuis Rivierenland te Tiel en Culemborg, 1901-1998 o Crobsche Waardpolder onder Haaften, 1623-1874, 1874-1958 o RK kerk Varik, 1824-2002 o Technische Dienst Neerijnen, 1979-2005 o Bouwvergunningen Lingewaal, 1986-2014 o Archief van de afdeling Zaltbommel van vakbond FNV, 1978-1999 De bibliotheek en documentatiecollecties zijn verder geschoond en ontdubbeld en nieuwe aanwinsten zijn verwerkt. In totaal zijn ca. 1700 bibliotheek en 1500 Atlas objecten ingevoerd/verwerkt. Tijdschriften zijn verder ontsloten op artikelniveau. In 2021 hadden we 36 vrijwilligers. Er zijn meer en vaker vrijwilligers ingezet (vooral secundaire ontsluiting en in verband met coronamaatregelen vooral op afstand). Mede dankzij vrijwilligers zijn in 2021 ca. 155.000 namen uit diverse registers van rechterlijke archieven en doop-, trouw- en begraafboeken geïndexeerd. Ook zijn circa 200 charters etc. getranscribeerd binnen de beschikbare transcriptiemodule. Deze werkzaamheden zijn enkel mogelijk door de intensive vrijwilligersbegeleiding.
Foto RAR: Vrijwilligers bij het RAR (vlnr: Johan, Manie, Astrid, Henk, Vigdis, Victor en Gerrit)
-
-
-
-
Aan het eind van 2020 starten we met crowdsourcing project Waarvan Akte! Via de platform Velehanden.nl. In 2021 deden daar 275 vrijwilligers aan mee. In totaal zijn nu circa 360.000 namen uit de notariële akten ingevoerd (gemiddeld 546 scans per dag!) Sinds januari 2019 wordt het aantal (nieuw of verbeterd) ontsloten bouwvergunningen bijgehouden. In 2021 zijn meer dan 22.000 bouwvergunningen van diverse gemeenten verbeterd en circa 37.000 nieuwe bouwvergunningen door conversie en opname nieuwe archieven aan de database toegevoegd. De straatnaambesluiten van de plaatsen Asperen, Herwijnen, Heukelum, Spijk en Vuren, Echteld, Ochten, IJzendoorn, Meteren, Neerijnen, Waardenburg, Heesselt, Varik, Nederhemert (Noord- en Zuid) en Kerkwijk zijn in de zoektoegang 5000 (straatnaamgeschiedenis) verwerkt. De beschrijving van de straatnaamgeschiedenis van Brakel is in bewerking.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 12 van 38
-
In 2021 werd de website ‘stratenintiel.nl’ gelanceerd, van de Oudheidkamer Tiel en omstreken. Het RAR heeft aan de totstandkoming hiervan bijgedragen. Er zijn diverse (aanvullingen van) archieven, collecties en Atlas-objecten verworven en/of overgebracht. In totaal is het totale bestand met 610 meter gegroeid. De totale omvang van alle archieven en collecties is nu 15.551 meter.
Hoewel het mooie uitkomsten zijn, moet er helaas gezegd worden dat het verplicht thuiswerk als gevolg van de coronamaatregelen, ook in dit verslagjaar gevolgen heeft gehad op bovenstaande resultaten. Vooral het inventariseren en materie verzorging hebben achterstanden opgelopen, omdat er eenmaal niet met de archieven thuis gewerkt mag worden. Ook het werk van vrijwilligers werd anders vormgegeven en is deels helaas on-hold gezet in 2021. 2. Digitale ontwikkeling Onder dit taakgebied valt zowel digitalisering als advisering. Digitalisering omvat alle werkzaamheden die nodig zijn om de bronnen digitaal op de juiste wijze permanent beschikbaar te maken. Advisering heeft tot doel te ondersteunen bij de verbetering van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied digitale ontwikkeling in 2021 gerealiseerd: - In 2021 is er voor twee Bommelewaardse gemeenten doorgewerkt aan de verdere implementatie van het e-depot en het inrichten van een digitale werkplaats voor de vooropname van over te brengen digitale bestanden. Dat aan de hand van gebruikte systeem Verseon. Het project zal in 2022 afgerond worden. - Verder gewerkt aan de Coronacollectie, die het beeld van ons Rivierenlandse gemeenschap in de crisis tijd uit moet belden.
Oproep voor aanleveren beelden is zelfs door de landelijke media opgepakt (Lucky TV). - Bij alle gemeenten en het Waterschap is de e-depottoets uitgevoerd. - Het Regionaal Archief Rivierenland heeft ook in 2021 vol ingezet op verdere digitalisering: digitale archivering (e-Depot), digitale dienstverlening (website), digitale zichtbaarheid (via app en social media) en digitalisering papieren erfgoed, voornamelijk via scanning on demand. Helaas hebben een aantal trouwe vrijwilligers die helpen bij digitalisering door de coronamaatregelen in 2021 maar een paar maanden kunnen bijdragen.
Foto RAR: Boekenscanner voor het digitaliseren van stukken
-
Er zijn diverse adviezen uitgebracht aan: o Neder-Betuwe over archivering bestemmingsplannen o Maasdriel, Zaltbommel en voormalige gemeenten Lingewaal, Neerijnen, Geldermalsen over uitfasering van diverse (vak)applicaties
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 13 van 38
o o
-
-
-
alle gemeenten over archivering van whatsappberichten en sms’jes (kennisnotitie) aan Waterschap Rivierenland over de logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden (KPI vereiste) en implementatie Office 365 o Werkzaak Rivierenland over data-eigenaarschap in relatie tot migratie naar cloudserver o alle klantorganisaties over migratie en conversie (kennis notitie) o diverse gemeenten en GR-en over AVG beleid en allerlei lopende zaken, waaronder handboek vervanging Met Waterschap Rivierenland hebben we deelgenomen aan de Koplopergroep MDTO van het Nationaal Archief (Metadatagegevens voor duurzaam toegankelijk overheidsinformatie) Afstemming met Gemeente Buren over samenwerking in het kader van Common Ground In 2021 is de website verbeterd: aangepast uiterlijk en nieuwe pagina’s toegevoegd. In het bijzonder de presentatie van zoekresultaten is gewijzigd. Er is begonnen met extern digitaliseren van: o Digitaliseren charters weeshuis Buren o Digitaliseren militieregisters 1811- 1861 (voor alle gemeenten) o Digitaliseren bouwvergunningen Culemborg 1911 – 1939 In totaal zijn er bij het RAR in 2021 ca. 310.000 opnamen gemaakt. In strekkende meters bedraagt de hoeveelheid gedigitaliseerd archief ca. 51,5 meter.
De conservering en digitalisering van het gehele archief van Maatschappij De Betuwe (Flipje), in het kader van de toegekende Metamorfoze subsidie ligt ondanks de corona nog op schema. De conservering is afgerond. GMS heeft in 2021 nagenoeg het volledige archief van ca. 33 meter gedigitaliseerd. Voor het project is een rijkssubsidie van € 165.000 verkregen. Door GMS zijn 96.000 opnamen gemaakt van 15.025 opgevraagde dossiers in het kader van de Scanning on Demand service voor de gemeenten die deelnemen aan het RAR. Intern is er verder gewerkt aan de kernbestanden (notulen, resoluties, rekeningen, gemeenteverslagen), met onder anderen: Gemeente Buren
Culemborg Maasdriel
Neder-Betuwe West-Betuwe
Tiel Zaltbommel
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Bestanden Woningkaarten Buren/Beusichem 1939-1993 Stadsrekeningen 1608-1765 Gemeenteverslagen 1855 - 1929 Gemeenteverslagen 1873-1919 Registers van patentplichtigen 1859-1894 Gemeenteraadsnotulen Hedel 1980-1998 Gemeenteraadsnotulen Ammerzoden 1945-1979 Bekendmakingen/affiches Heerwaarden: Bekendmakingen van de burgemeester in verband met de staat van beleg en de staat van oorlog, 1939-1940 Gemeenteraadsnotulen 1980-1997 Kerkelijke doop-, trouw en begraafregisters Opheusden voor 1811 Notulen B&W Geldermalsen 1926-1977 Notulen B&W Geldermalsen 1818-1925 Stadsrekeningen Asperen 1605-1810 Stadsrekeningen Heukelum 1638-1810 Notulen B&W Varik 1854-1977 Familie-album Hasselman uit Zoelen Watersnoodcommissie Tiel 1827-1829 Foto-album Tiel 1950 bedrijvigheid Gehele archief joodse familie Van Dijk Watersnoodcommissie 1861-1926 Thijnsregisters en oudste jaarrekeningen Groote Bommeslche Gasthuis 1549-1670
Pagina 14 van 38
-
-
Naast de interne projecten van het RAR zijn er in het kader van digitaliseren op verzoek voor particulieren ca 105.500 opnamen gemaakt. Gemiddeld werden in 2021 per week 41 aanvragen verwerkt, met name bouwdossiers vanaf 1902 en stukken uit de oud-rechterlijke archieven van voor 1811 (signaten en procesdossiers). Het RAR heeft aan diverse initiatieven beelden ter beschikking gesteld, met name ten behoeve van publicaties. Globaal heeft het RAR, ondanks alle beperkingen door corona, ca. 110 meter archief gedigitaliseerd, wat resulteerde in ca. 570.000 opnamen. Het RAR stelt haar gedigitaliseerde bestanden voor zover mogelijk als Open Data beschikbaar. Verder werkt de dienst mee aan de platforms: o Collectie Gelderland (beeldmateriaal) o Netwerk Oorlogsbronnen o Archives Portal Europe
3. Inspectie Onder dit taakgebied valt toezicht en inspectie. Inspectie en toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied inspectie in 2021 gerealiseerd: - Inspecties en jaargesprekken zijn uitgevoerd bij alle 8 aangesloten gemeenten en een deel van de gemeenschappelijke regelingen (Werkzaak, BSR). - Inspectiebezoeken, inspectie van de archiefruimte en jaarlijkse inspectierapporten, werden uitgevoerd. - Vernietigingslijsten zijn beoordeeld. - Het invulling geven aan SIO (Strategisch Informatie Overleg) van de gemeenten is een aandachtpunt voor de komende jaren. - De dienstverleningsovereenkomst met het Waterschap Rivierenland werd voortgezet. - Overbrenging van de archiefbescheiden van de voormalige gemeenten Geldermalsen periode 1990-2018 is gerealiseerd. - Uitplaatsing van het archief van de voormalige gemeentelijke brandweer Tiel is gerealiseerd. - Twee themaonderzoeken zijn uitgevoerd naar actuele thema’s: duurzame toegankelijkheid van videotulen en (de archivering van) elektronische handtekening. - Er is gestart met de voorbereiding voor twee nieuwe themaonderzoeken: e-mail archivering en archivering van algoritmes. 4.
Dienstverlening en educatie Onder dit taakgebied vallen de dienstverlening aan het publiek (studiezaal, beeldbank, SOD en online diensten). Daarnaast omvat dit taakgebied het organiseren van educatieve activiteiten, tentoonstellingen en in samenwerking met partners het erfgoed onder de aandacht brengen. De volgende speerpunten en prioriteiten zijn voor het taakgebied dienstverlening in 2021 gerealiseerd: - Studiezaal: begeleiding van onderzoekers live en online gedurende 4 werkdagen per week, mits niet verplicht gesloten of beperkt als gevolg van de coronamaatregelen in 2021. - Sociaal media: bereik op alle kanalen (twitter, Facebook, You Tube) vergroot. - Maatschappelijke stages: helaas hebben in 2021 de middelbare scholieren hun maatschappelijke stage niet kunnen doen bij het RAR, als gevolg van het thuiswerk advies. Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 15 van 38
Op educatiegebied zijn door middel van lesprogramma’s totaal 774 leerlingen van primair onderwijs, 103 leerlingen van middelbaar onderwijs en 15 leerlingen van het MBO bereikt. Deel van de bestaande lessen zijn omgezet naar digitale lessen, om zo in te spelen op de vraag vanuit primair(thuis)onderwijs: Familie Boort Zaltbommel, Oorlogscodes, Je straat in het archief (Tiel), Je straat in het archief (Buren), Joden in Tiel, Vanitas, Portret, Verzamelvrouw, Voetsporen. In totaal zijn deze lessen 92 keer gedownload. O.a. zijn de volgende programma’s uitgevoerd: Caroussel WOII, De Verzamelvrouw, Voor altijd bewaren, De goede oude tijd, Toen en toekomst, Aan ’t werk. Omdat er geen rondleidingen en tentoonstellingen van stukken gegeven konden worden, werd in plaats daarvan besloten om de stukken digitaal naar de geïnteresseerden te brengen middels laagdrempelige vlogs.
Er zijn 12 vlogs gemaakt met uiteenlopende onderwerpen, die zo veel mogelijk op de actualiteit aanhaken: nieuwjaarswensen, Carnaval, Maria van Reigersberg (jaar van Hugo de Groot), koninklijke bezoeken, Kastelen in Neder-Betuwe, 25 jaar Martinus Nijhoffbrug Zaltbommel, prentbriefkaarten, vrijdag de 13de, files, aan ’t werk, bijzondere begraafplaatsen, vrijwilligers van het RAR (ihkv nationale Vrijwilligersdag) Het programma Toen en toekomst (waarin jongeren aan ouderen gekoppeld worden voor interviews en verhalen) was genomineerd voor de Gelderse Goude Roos erfgoedprijs. Overleggen met historische verenigingen uit de regio gevoerd (spil en faciliterende functie) Programma Met Rijn de Reus is verder ontwikkeld: een spannende, gratis smartphonespeurtocht voor scholieren en particulieren , die via app izi-travel gevolgd kan worden. Naast de eerdere routes in Tiel en Zaltbommel, zijn in 2021 in het kader van erfgoedpact nog Ochten, Geldermalsen, Asperen, Beusichem, Avezathen, Buren en Kasteel Amersoyen uitgewerkt.
-
-
-
2.3
Wat heeft het gekost?
Zoals ook in de bereikte resultaten in het archiefprogramma heeft corona ook zijn invloed gehad op de financiële resultaten. Een aantal posten is onder besteed (te denken valt aan bijvoorbeeld opleidingsbudget, reiskosten en uitgaven tbv vrijwilligers), maar er zijn ook minder inkomsten gegenereerd (te denken valt aan educatie inkomsten en geringe inkomsten uit zaalboekingen). Al met al zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan, zoals verder uitgewerkt. In het verslagjaar 2021 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan, anders dan kosten inzake corona. Het voornemen is om deze kosten op te nemen onder de post onvoorzien daar het budget hierin voorziet. 2.3.1 Baten en laten over 2021 Hieronder is de programmaverantwoording 2021 in euro’s weergegeven. Het volledige overzicht van de Baten en Lasten over 2021 is opgenomen in hoofdstuk 4. Rekening 2021
Programma Archiefbeleid
€ 2.419.660
€ 151.037 -€ 2.268.623 € 2.501.500
€ 128.171 -€ 2.373.329 € 2.394.150
€ 198.819 -€ 2.195.331
Totaal programma's
€ 2.419.660
€ 151.037 -€ 2.268.623 € 2.501.500
€ 128.171 -€ 2.373.329 € 2.394.150
€ 198.819 -€ 2.195.331
Overhead
€ 0 € 2.628.629
Saldo
€ 2.628.629
Lasten
Baten
Rekening 2020
Lasten
Algemene dekkingsmiddelen
Baten
Begroting 2021
Omschrijving programma
Saldo
€ 0 € 2.628.629 € 2.628.629
Lasten
Baten
Saldo
€ 0 € 2.568.583 € 2.568.583
€ 237.228
€0
-€ 237.228
€ 250.000
€0
-€ 250.000
€ 251.274
€0
Heffing VPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 487
€0
-€ 487
€ 5.300
€0
-€ 5.300
€ 5.100
€0
-€ 5.100
€ 0 € 2.650.525 € 2.767.402
€ 116.877
Geraamde totaal saldo van baten en lasten
Jaarverslag en jaarrekening 2021
€ 2.657.375 € 2.779.666
€ 122.291 € 2.756.800 € 2.756.800
-€ 251.274
Pagina 16 van 38
Over 2021 resteert er een positief saldo van € 122.291,-- ten opzichte van de begroting 2021. Dit betekent dat de realisatie van het programma archiefbeleid binnen de gestelde middelen is uitgevoerd. In het, op dit concept jaarverslag betrekking hebbende, besluit is een voorstel opgenomen tot bestemming van dit resultaat. 2.3.2 Algemene dekkingsmiddel en onvoorzien De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de bijdrage per inwoner van de aangesloten gemeenten en de bijdrage van het Waterschap (dienstverleningsovereenkomst). Bijdrage per inwoner Voor het verslagjaar 2021 geldt zoals gebruikelijk de datum van 1 januari 2020 als peildatum voor het aantal inwoners. Het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten bedroeg op peildatum 227.334 (1-1-2019: 224.961). Ten opzichte van 2019 is het aantal inwoners met 2.373 toegenomen of wel met 1,04% gestegen. De toename is relatief gelijk verdeeld over alle deelnemende gemeenten. In de begroting van 2021 is de bijdrage per inwoner van alle deelnemende gemeenten vastgesteld op € 10,68. Hieronder een overzicht met de bijdrage per gemeente. De totale lasten voor de deelnemende gemeenten voor het jaar 2021 bedragen in totaal € 2.428.629,-. Gemeente Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal
Inwoneraantal Inwoner1-1-2020 bijdrage 2021 in euro 26.742 € 285.687 28.956 € 309.339 25.034 € 267.440 24.342 € 260.048 42.161 € 450.409 51.198 € 546.952 28.901 € 308.752 227.334 € 2.428.629
Dienstverleningsovereenkomst Waterschap Rivierenland (WSRL) Met het Waterschap Rivierenland is een dienstverleningsovereenkomst gesloten. In deze overeenkomst is bepaald dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen beheert. In juni 2014 is i.v.m. de aansluiting SAB een nieuwe 10 jarige overeenkomst met het WSRL afgesloten met stilzwijgende jaarlijkse verlenging. De totale lasten voor het waterschap voor het jaar 2021 bedragen € 200.000,-. De kosten van het toezicht zijn in de nieuwe overeenkomst met het waterschap niet in de prijs per m2 opgenomen. Dit onderdeel van de dienstverlening wordt apart per jaar afgerekend met het waterschap. Onvoorzien De onvoorziene uitgaven in het jaar 2021 zijn zeer beperkt en hebben alleen betrekking op kosten als gevolg van de corona pandemie (€ 487,-).
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 17 van 38
2.3.3 Overzicht van de kosten van overhead Met ingang van 2018 is het taakveld Overhead een verplicht onderdeel en moeten de kosten van Overhead afzonderlijk in de Programmaverantwoording worden gepresenteerd. Het taakveld Overhead is nader onderverdeeld in: lasten gemeentelijke overheadfuncties (i.c. programma archiefbeleid) lasten ‘eigen overhead’ (personeelskosten directie, management en ondersteuning) Taakveld overhead
Realisatie 2021
Begroting 2021
Lasten gemeentelijke overhead functie "Eigen overhead" Totaal lasten
€ 2.420.147 € 237.228 € 2.657.375
€ 2.506.800 € 250.000 € 2.756.800
Bijdragen overhead Totaal baten
€ 2.779.666 € 2.779.666
€ 2.756.800 € 2.756.800
2.3.4 Vennootschapsbelasting Vanaf 2016 is de vennootschapsbelasting ook van toepassing voor decentrale overheden. Het RAR staat op het standpunt dat er geen VpB-plicht geldt voor het RAR. De belastingdienst geeft per brief, d.d. 4 juli 2019 aan dat het RAR niet belastingplichtig is voor de VpB. Voor de jaren 2016, 2017 en 2018 zal de belastingdienst geen aanslagen VpB opleggen. Vanaf het jaar 2019 e.v. wordt door het RAR geen uitnodiging tot het doen van aangifte VpB gedaan. Het is onze verwachting is dat er in de nabije toekomst geen verandering zal zijn die wel leidt tot VpB-plicht voor het RAR. 2.3.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) De WNT is van toepassing op Regionaal Archief Rivierenland. De Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT) schrijft voor dat voor topfunctionarissen de bezoldigingsgegevens openbaar worden gemaakt in de jaarrekening. In de overzichten hieronder zijn de openbaar te maken bezoldigingsgegevens opgenomen. Het voor Regionaal Archief Rivierenland toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000,00 het algemeen bezoldigingsmaximum.
Naam
Functie
Periode
J. de Boer A. van Maanen H. van Kooten M. Wichgers M.A. Klein F. Groen C.A.H. Zondag J. Meijers
DB- en AB-lid DB- en AB-lid DB- en AB-lid DB- en AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid AB-lid
01-01-2021 t/m 09-02-2021 01-01-2021 t/m 31-12-2021 01-01-2021 t/m 31-12-2021 01-01-2021 t/m 31-12-2021 03-03-2021 t/m 31-12-2021 01-01-2021 t/m 31-12-2021 01-01-2021 t/m 31-12-2021 13-04-2021 t/m 31-12-2021
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Bezoldiging/ Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd Onbezoldigd
Pagina 18 van 38
Gegevens 2021 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Dhr. J.C.W.A. Lamers
Mw. L.A. Kil
Functiegegevens5
Directeur Streekarchivaris
Adjunct Directeur
Adjunct Directeur
Aanvang6 en einde functievervulling in 2021
01/01 – 31/12
01/01 – 30/06
16/09 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 98.818
€ 33.765
€ 22.670
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 16.475
€ 6.504
€ 4.048
Subtotaal
€ 115.293
€ 40.268
€ 26.718
€ 209.000
€ 103.068
€ 60.696
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
€ 115.293
€ 40.268
€ 26.718
Bezoldiging9
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum10
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11 Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
Gegevens 2020 bedragen x € 1
Mw. E. Kok-Majewska
Dhr. J.C.W.A. Lamers
Functiegegevens
Directeur Streekarchivaris
Adjunct Directeur
01/01 – 31/12
16/03 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
1,0
Dienstbetrekking?
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€ 93.587
€ 52.124
Beloningen betaalbaar op termijn
€ 16.145
€ 9.648
Subtotaal
€ 109.733
€ 61.772
€ 201.000
€ 159.811
N.v.t.
N.v.t.
€ 109.733
€ 61.772
Aanvang en einde functievervulling in 2020
Bezoldiging
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
Jaarverslag en jaarrekening 2021
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t.
N.v.t
N.v.t
N.v.t.
Pagina 19 van 38
2.3.6
Overige verplichte toelichting
RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij Voor de gemeente is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie, waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft een Verbonden Partij. Het RAR is voor de gemeenten een Verbonden Partij. Beleidsindicatoren en effecten van de betrokkenheid van de Verbonden Partij In artikel 8b van het Besluit Begroting en Verantwoording staat dat het programma en de verantwoording de volgende aspecten moeten bevatten: “De doelstelling, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten, ten minste moeten worden toegelicht aan de hand van de bij ministeriele regeling vastgestelde beleidsindicatoren.” Dit is niet van toepassing voor het RAR omdat er voor de maatschappelijke effecten van het RAR geen verplichte indicatoren zijn voorgeschreven. Overzicht van incidentele baten en lasten 2021 In het verslagjaar 2021 hebben zich geen incidentele baten en lasten voorgedaan, anders dan de kosten inzake corona. Deze kosten zijn opgenomen onder de post onvoorzien. Er zijn hierdoor geen overschrijdingen ontstaan. 2.3.7 Controleverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 3.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 20 van 38
3 Paragrafen Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) stelt regels aan welke paragrafen er in het jaarverslag moeten zijn en wat daarin aan de orde komt. De paragrafen geven een dwarsdoorsnede van een aantal beheeraspecten. Ze gaan over onderwerpen die in de jaarrekening terug te vinden zijn en waaraan politieke of financiële risico’s verbonden zijn. De paragrafen geven het algemeen bestuur en de raden van de deelnemende gemeenten nader inzicht in de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling RAR. De volgende paragrafen zijn opgenomen: - Weerstandsvermogen en risicobeheersing - Onderhoud kapitaalgoederen - Financiering - Bedrijfsvoering
3.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
3.1.1 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a) de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. b) alle risico’s waarvoor geen directe maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. De doelen van het RAR, met betrekking tot het weerstandsvermogen en risicobeheersing, zijn als volgt geformuleerd: - We zorgen voor een solide financieel beleid met een transparant inzicht in de kosten en geldstromen; - We zorgen voor een structureel en reëel evenwicht in de begroting en de meerjarenraming; - Onze planning- en control cyclus is zo ingericht dat het DB en het AB de sturings- en verantwoordingsinformatie krijgen die ze nodig hebben. Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: - Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen; - Het RAR wil actief haar risico’s beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten; - Tegelijkertijd streeft het RAR naar het zo laag mogelijk houden van de algemene reserve. De hoogte van de ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op minimaal 1,0.
Medio 2017 heeft het Algemeen Bestuur de Update 2017 Risicomanagement & Weerstandsvermogen vastgesteld, dat in 2019 en 2020 een vervolg heeft gekregen en waarbij de minimale norm van 1,0 is gehandhaafd. In 2022 zal er een update plaatsvinden van op deze ratio. Op basis van de actuele cijfers bedraagt het normbedrag van de weerstandscapaciteit € 211.000,--.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 21 van 38
De ratio 2021 is als volgt berekend:
weerstandscapaciteit € 468.606 = 2,22 risico’s € 211.000
De stand van de reserve weerstandsvermogen is opgenomen in onderstaand overzicht. Stand 1-1-2021
Mutaties
Stand 31-12-2021
Algemene reserve Reserve E-depot Reserve automatiseringsfonds oud SAB Reserve bedrijfsvoering Reserve inventarisatie achterstanden
€ 160.062 € 58.021 €0 € 235.280 € 5.263
€ 10.000 €0 €0 €0 €0
€ 170.062 € 58.021 €0 € 235.280 € 5.263
Totaal reserves
€ 458.626
€ 10.000
€ 468.626
Hieruit blijkt naast de algemene reserve ook de bestemmingsreserves zijn opgenomen in de reserve weerstandsvermogen. Dit met name omdat de algemene reserve (nog) niet toereikend is voor de ratio van 1,0. 3.1.2 Kengetallen De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal kengetallen in de begroting verplicht gesteld. De verplichte kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel. Kengetallen 1A Netto schuldquote 1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen 2 Solvabiliteitsratio 3 Grondexploitatie 4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
Realisatie 2020 193
Realisatie 2021 183
Begroting 2021 190
193 6 n.v.t. 6 n.v.t.
183 7 n.v.t. 4 n.v.t.
190 4 n.v.t. 1 n.v.t.
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is dalende, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 22 van 38
van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal dus het RAR is stabiel in het dragen van de eigen lasten.
3.2
Onderhoud kapitaalgoederen
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen. Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a. het beleidskader; b. de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties; c. de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. 3.2.1 Afschrijving In de staat van activa zijn de investeringen van de gebouwen van het RAR opgenomen. Het betreft de investeringen nieuwbouw en de investering uitbreiding archiefdepot. De investeringen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. 3.2.2 Onderhoudsplan en kosten van onderhoud Groot onderhoud gebeurt door de VvE op basis van het Meerjarenonderhoudsplan van de VvE. Het Meerjarenonderhoudsplan is in 2021 herijkt op de huidige situatie en laatste uitganspunten. Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag van € 104.000 betaald aan de VvE betaald ten behoeve van het Meerjarenonderhoudsplan. Het reguliere onderhoud vindt onder verantwoording van de VvE plaats.
3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen zoals de naam al aangeeft de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). 3.3.1 Geldleningen De geldleningen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. 3.3.2 Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die betaald wordt over afgesloten leningen. Beide leningen zijn annuïteiten leningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt uitgegaan van 4,75%. 3.3.3 Kapitaallasten De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 23 van 38
3.3.4 Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten. 3.3.5
Berekening van het EMU -saldo
Berekening EMU saldo Exploitatie saldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c) Afschrijvingen ten laste van exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste actviva die op de balans worden geactiveerd Betalingen ten laste van de voorzieningen Berekend EMU saldo
Realisatie 2021
Begroting 2021
€ 132.291 € 264.641
-€ 40.929 € 265.000
€0 -€ 88.951 € 307.981
€0 €0 € 224.071
Het EMU saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU). 3.3.6 Schuldigerkenning door Energie BV Betreft de rentevergoeding aan het RAR op basis van een schuldigerkenning door de Energie BV. Dit is in verband met een akte “recht van opstal t.b.v. WKO-installatie” aan de Energie B.V. De jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR bedraagt € 14.242,- (4,5% over € 316.510). 3.3.7 Financieringspositie Financieringsbehoefte A. Investeringen netto B. Afschrijvingen -/C. Aflossingen leningen Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12 3.3.8 Kasgeldlimiet Berekening kasgeld Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
Realisatie 2021 €0 € 264.641 € 224.274 €0 € 7.836.830
Begroting 2021 €0 € 265.000 € 224.274 €0 € 7.836.830
Realisatie 2021 € 2.657.375 8,5% € 225.877
Begroting 2021 € 2.756.800 8,5% € 234.328
De kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. Het RAR zal gelet op de goede liquiditeitspositie geen gebruik hoeven te maken van de kasgeldlimiet.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 24 van 38
3.3.9 Renterisico leningen Om de (rente) risico’s op de leningen portefeuille te beheren is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden. Renterisico 1 Renteherzieningen op vaste schuld 2 Aflossingen 3 Renterisico (1+2) 4 Renterisiconorm 5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
Realisatie 2021 €0 € 224.274 € 224.274 € 531.475 € 307.201 €0
Begroting 2021 €0 € 224.274 € 224.274 € 551.360 € 327.086 €0
In de tabel is te zien dat het RAR over 2021 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4a Totale lasten 4b Norm 4 Renterisiconorm
3.4
Realisatie 2021 € 2.657.375 20% € 531.475
Begroting 2021 € 2.756.800 20% € 551.360
Bedrijfsvoering
3.4.1 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2021 uit de volgende fte’s:
Functie Directeur/streekarchivaris Adjunct-directeur Ondersteuning Medewerkers Totaal
Realisatie 2020 1,00 1,00 0,56 15,94 18,50
Begroting 2021 1,00 1,00 0,56 17,75 20,31
Realisatie 2021 1,00 1,00 0,56 18,64 21,20
3.4.2 Ziekteverzuim In de afgelopen jaren zijn inspanningen verricht om het ziekteverzuim terug te dringen. Het verzuimcijfer voor 2021 exclusief het langdurige ziekteverzuim was 1,09 (2020 : 2,53). Het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 2021 was 1,43 (2020 : 1,15). Het overall ziekteverzuimpercentage over 2021 is dan ook gedaald naar 2,52 (2020: 3,68). Hierin zijn ook de coronaziekmeldingen opgenomen.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 25 van 38
3.4.3 Ziektevervanging Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie. Er was voor 2021 voor een bedrag van € 20.940 ( 2010: € 19.613) rekening gehouden met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom) welke niet is besteed aan ziektevervanging, mede door de corona beperkende maatregelen. 3.4.4 Inhuur personeel Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2021 een bedrag van € 30.800 opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2021 zijn geen extra uren aan hulpkrachten ingezet ten behoeve van ziektevervanging, mede door de corona beperkende maatregelen. Wel zijn extra uren ingezet ter vervanging van vacatures. Echter de vervanging heeft geen overschrijding van de begrote totale personeelskosten tot gevolg gehad. 3.4.5 Werkzaak Voor het jaar 2021 was 1,51 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is 7,1% van de totale formatie. Deze inhuur is voor € 15.229 opgenomen in de jaarcijfers. 3.4.6 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume.
Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 26 van 38
Jaarrekening 2021
In dit deel: -
Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2021 Hoofdstuk 5: Balans 21-1-2021 Bijlagen
Jaarverslag en jaarrekening 2021
Pagina 27 van 38
4 Baten en Lasten 2021 4.1
Overzicht van de baten en lasten 2021
Omschrijving programma
Lasten
Rekening 2021 Baten
Programma Archiefbeleid Programma Archiefbeleid
€ 218.173
€ 99.647
€ 1.046.159 € 40.643 € 874.054 € 30.569 € 195.324 € 14.738 € 2.419.660
€ 13.626 €0 € 14.242 €0 € 23.521 €0 € 151.037
Personeelskosten - programma Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer & administratie Automatiseringskosten Rente- en financiering Totaal programma's
€ 0 € 2.628.629
Saldo
Lasten
Begroting 2021 Baten
-€ 118.526
€ 209.900
€ 72.429
-€ 1.032.532 € 1.100.000 -€ 40.643 € 46.000 -€ 859.812 € 890.500 -€ 30.569 € 39.300 -€ 171.802 € 214.800 -€ 14.738 € 1.000 -€ 2.268.623 € 2.501.500
€0 €0 € 14.242 €0 € 40.000 € 1.500 € 128.171
-€ 137.471
Rekening 2020 Lasten Baten
€ 218.714
€ 1.081.791 € 23.656 -€ 876.258 € 850.604 -€ 39.300 € 35.405 -€ 174.800 € 183.473 € 500 € 508 -€ 2.373.329 € 2.394.150 -€ 1.100.000
-€ 46.000
€ 2.628.629
-€ 85.890
€ 14.787 -€ 1.067.004 €0 -€ 23.656 € 14.242 -€ 836.362 €0 -€ 35.405 € 36.967 -€ 146.506 €0 -€ 508 € 198.819 -€ 2.195.331
€ 237.228
€0
-€ 237.228
€ 250.000
€0
-€ 250.000
€ 251.274
Heffing VPB Onvoorzien Totaal overigen
€0 €0 € 487 €0 € 237.715 € 2.628.629
€0 -€ 487 € 2.390.914
€0 €0 € 5.300 €0 € 255.300 € 2.628.629
€0 -€ 5.300 € 2.373.329
€0 €0 €0 € 5.100 €0 -€ 5.100 € 256.374 € 2.568.583 € 2.312.209