Bijlage 2 Jaarverslag en jaarrekening 2024 Regionaal Archief Rivierenland
Tekst van het document
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
20 Jaarverslag en jaarrekening 2024
285
ACCOUNT NTS+s1DVISEURS
Pagina 27 van 47
Stand 1-1-2024
Beklemmend/ niet beklemmend
Reserve Weerstandsvermogen
Stand 31-12-2024
Mutaties
€ 211.000
€0
€ 211.000
Reserve E-depot
niet beklemde reserve
€ 58.021
€0
€ 58.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
niet beklemde reserve
€ 200.848
€0
€ 200.848 € 100.000 €0
Reserve Website
beklemde reserve
€ 100.000
€0
Reserve Dak reparatie
beklemde reserve
€ 45.000
-€45.000
€ 569.870
€ 614.870
Totaalreserves
€ 469.870
Totaal reserves weerstandscapaciteit
Conclusie is dat het weerstandsvermogen in 2024 voldoende is geweest voor het opvangen van de risico's. 3.1.2
Kengetallen
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een aantal kengetallen in de
begroting verplicht gesteld. De verplichte kengetallen van het RAR staan in onderstaande tabel. Realisatie
Begroting
3
2024
2024
1A Netto schuldquote
148
136
149
1B Netto schuldquote gecorr. alle verstrekte leningen
148
136
149
2 Solvabiliteitsratio
7
8
6
3 Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
2
2
0
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Kengetallen
Realisatie
2
4 Structurele exploitatieruimte 5 Belastingcapaciteit
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Dit kengetal is al enkele jaren dalende, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin het RAR in staat is aan haar financiële verplichtingen
te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid. Dit kengetal is stabiel hoog, hetgeen positief is voor de financiële positie van het RAR. De structurele exploitatiecapaciteit helpt mee om te beoordelen welke structurele ruimte het RAR
heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Wanneer dit cijfer negatief is, betekent het dat het structurele deel
van de begroting onvoldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Dit kengetal is neutraal dus het RAR is stabiel in het dragen van de eigen lasten.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
20 a,
2025 ag~
Jaarverslag en jaarrekening 2024
ACCOUN
8 van 47
TS+ADVISEURS
Onderhoud kapitaalgoederen
3.2
De paragraaf kapitaalgoederen betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat tenminste de goederen gebouwen.
Van deze kapitaalgoederen wordt het volgende aangegeven: a.
het beleidskader;
b.
de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties;
c.
de vertaling van de financiële consequenties in de begroting.
3.2.1
Afschrijving
In de staat van activa zijn de investeringen en afschrijvingen opgenomen van de gebouwen en overige materiële vaste activa (inventaris en ICT). Voor de gebouwen betreft het de investeringen voor de nieuwbouw en de investering voor de uitbreiding van het archiefdepot. De investeringen in gebouwen worden op basis van annuïteiten afgeschreven. Voor de overige materiële vaste activa betreft het investeringen in onder andere (kantoor gerelateerde) inventaris en ICT-middelen. De
afschrijving hiervan gebeurt op basis van lineaire afschrijving met de volgende afschrijftermijnen: -
Inventaris
10 jaar
-
ICT-middelen
4 jaar
3.2.2
Onderhoudsplan en kosten van onderhoud
Regulier en groot onderhoud aan het gebouw en haar installaties gebeurt door de VvE op basis van het meerjarenonderhoudsplan. Het meerjarenonderhoudsplan is in 2023 herijkt op de huidige situatie en laatste uitganspunten. Jaarlijks wordt er door het RAR een bedrag gedoteerd aan de
onderhoudsvoorziening van de VvE ten behoeve van de uitvoering van reguliere en geplande groot onderhoud. In 2024 was dit een bedrag van € 113.100, -. 3.3
Financiering
In de paragraaf financiering komen, zoals de naam al aangeeft, de aspecten rond de financiering aan de orde. In dit kader is het verplicht onder meer te voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). 3.3.1
Geldleningen
De geldleningen bestaan uit middelen in rekening-courant en corresponderende depositorekeningen. In 2008 zijn twee vaste geldleningen voor de toenmalige nieuwbouw afgesloten. Deze zijn in 2009 opgenomen. Omdat de investeringskosten voor de nieuwbouw lager uit zijn gevallen, is de depotuitbreiding met een deel van de overblijvende financiële middelen gefinancierd. 3.3.2
Rentelasten, renteresultaat en toerekening van rente
De aan het programma toe te rekenen rente wordt bepaald door de externe rente die bestaat uit de rente die wordt betaald over afgesloten leningen.
Beide leningen zijn annuïteitenleningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van € 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73%. Lening B heeft een hoofdsom van € 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De
rente is gedurende de gehele looptijd 4,78%. In de toerekening van rente aan de investeringen wordt VOOR WAARMERK uitgegaan van 4,75%. BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024
(,
L~25
Pagina 29 van 47
3.3.3
Kapitaallasten
De looptijd en de aflossing van de beide leningen lopen gelijk aan de kapitaallastenberekening voor de investering van de nieuwbouw. 3.3.4
EMU-saldo Het EMU-saldo is het financieringssaldo minus deelname aan bedrijven en inkomsten uit
kredietverstrekking, uitgedrukt in geld, van een overheid die lid is van de Europese Monetaire Unie (EMU). Berekening van het EMU -saldo van het RAR is als volgt:
Berekening EMU-saldo
Realisatie"
Begro ng
2024
2024
onttrekking uit reserves (zie BBV, art 17c)
€ 22.468
-€ 50.000
Afschrijvingen ten laste van exploitatie
-€ 180.156
-€ 209.000
worden geactiveerd
€ 99.165
€ 37.400
Betalingen ten laste van de voorzieningen
-€ 15.242
-€ 15.743
Berekend EMU-saldo
-€ 73.765
-€ 237.343
Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q.
Uitgaven aan investeringen in (im)materiele vaste activa die op de balans
.3.5
Financieringspositie
FinaflC etui
e o'
e
ReaIisattF
égroting
2024 A. Investeringen netto
€ 99.165
"€ 37.400
B.Afschrijvingen -/-
-€ 180.156
-€ 209.000
C.Aflossingen leningen
€ 257.705
€ 257.705
€0
€0
€ 7.097.472
€ 7.097.472
Nieuw op te nemen leningen Vaste schuld 31-12 Kasgeldlimiet Berekening kasgeld
Realiátie
Beting
.
2024
.Ak,2024
€ 3.285.571
€ 3.219.669
8,5%
8,5%
Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling
BërRdNYTg kas
grotingI -O24
Totale lasten c.q. begrotingstotaal Percentage regeling Kasgeldlimiet
i024
€ 3.285.571
€ 3.219.669
8,5%
8,5%
€ 279.274
€ 273.672
De kasgeldlimiet wordt berekend op basis van 8,5% van het begrotingstotaal. Het VM de goede liquiditeitspositie, geen gebruik hoeven te maken van de kasgeldlimiet.
Q ~l1/~t AMERK A
BIJ VERKLARING D.D.
20 Jaarverslag en jaarrekening 2024
T 2025 an 47
ACCOUNT
+ADVISEURS
3.3.6
Renterisico leningen
Om de (rente)risico's op de leningenportefeuille te beheren, is de renterisiconorm van toepassing. Deze norm heeft als uitgangspunt dat de aflossingen en/of renteherziening in enig jaar nooit meer mag zijn dan 20% van het begrotingstotaal. Deze norm is gebaseerd op de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Renterisico
Realisatie . 2024 ,
Begroting 2024 €0
€0
2 Aflossingen
€ 257.705
€ 257.705
3 Renterisico (1+2)
€ 257.705
€ 257.705
4 Renterisico norm
€ 657.114
€ 643.934
5a Ruimte onder renterisiconorm (4<3) 5b Overschrijding renterisiconorm (3>4)
€ 399.409
€ 386.228
€0
€0
1 Renteherzieningen op vaste schuld
In de tabel is te zien dat het RAR over 2024 ruimschoots binnen de gestelde norm blijft. Berekening renterisiconorm 4 Totale lasten 4b Norm 4 Renterisico norm
3.4
1
Realisatie
Begroti
€ 3.285.571
€ 3.219.669
20%
20%
€ 657.114
€ 643.934
Bedrijfsvoering
3.4.1 Financiële rechtmatigheid Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) moet zich kunnen verantwoorden ten aanzien van de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële beheer. Rechtmatigheid vertelt of het beleid wordt gevoerd in overeenstemming met de interne en externe regelgeving. Het Dagelijks Bestuur van het RAR is verplicht te waarborgen dat het financieel beleid aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Om dit beter vorm te geven, is een tweetal documenten opgesteld en geïmplementeerd in de organisatie, te weten: - de financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023 inclusief het addendum; - het controleplan rechtmatigheid. Deze documenten zijn behandeld en vastgesteld in het Algemeen bestuur van 23-11-2023 met uitzondering van het addendum op de financiële verordening deze is vastgesteld op 21-11-2024 door het Algemeen bestuur. Met deze documenten wordt beoogd om bij te dragen aan: - een adequate inrichting van de organisatie passend bij rechtmatigheid, zoals waar mogelijk functiescheidingen en meer interne controle op uitvoering van taken; -
een betere uitvoering en interne beheersing van de werkzaamheden, zoals het efficiënt vastleggen van goedkeuringen in de processen;
-
meer inzicht in de rechtmatigheid van (financiële) rechtshandelingen, zoals inzicht en bewustwording van rechtmatigheid waarbij expliciet aandacht is voor frauderisico©.OR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024 lf ACCOUNT
TS+ADVISEURS
De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals is vastgesteld in het normenkader. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording ingaat op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. - De financiële rechtmatigheid betrekking heeft op: o het voorwaardencriterium: ofwel, zijn de transacties verricht in overeenstemming met de wet- en regelgeving?
o
het begrotingscriterium: ofwel passen de transacties binnen de geautoriseerde begroting?
o
en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium: zijn de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen, getoetst ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van weten regelgeving?
-
De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening inclusief addendum. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 97.000) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen. o Een rapporteringstolerantie van 1% (zijnde € 32.000) is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.
Hieronder zijn, aan de hand van de "Monitor rechtmatigheidsverantwoording", de geconstateerde afwijkingen per criterium opgenomen met daaronder een toelichting per afwijking. oetsingscriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording € 80.632 Begrotingscriterium € 80.632 Overschrijding exploitatiebudgetten programma archiefbeleid (begroot versus werkelijk) Overschrijding investeringsbudgetten €0 Niet geautoriseerde reserve mutaties €0 Voorwaardecriterium Geen afwijkingen geconstateerd
€0
Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Geen afwijkingen geconstateerd
€0
Totaal rechtmatigheidsfouten
€ 80.632
Verantwoordingsgrens 3% van de totale lasten
€ 97.000
Niet onrechtmatige begrotingsafwijkingen Begrotingsafwijkingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde baten en daarmee niet onrechtmatig zijn. (als gevolg van artikel 3.2 van de financiële verordening Regionaal Archief Rivieren/and 2023) 5 aldo resterende rechtmatigheidsfouten
€ 97.008
Nader toe te lichten in de Rechtmatigheidsverklaring Jaarverslag en jaarrekening 2024
c'
20 1 ACCOUN
2025
Pagina 32 van 47
S+ ADVISEURS
Conclusie en toelichting op de afwijkingen
Er is enkel op het begrotingscriterium een afwijking geconstateerd. Het betreft hier een begrotingsoverschrijding op het programma archiefbeleid van € 80.632, - en daarmee boven de rapporteringstolerantie, wat dus vraagt om een toelichting in deze paragraaf. De overschrijding in lasten is het gevolg van een overschrijding in de post huisvesting. Er hebben zich in 2024 een aantal incidentele baten en lasten voorgedaan op de post huisvesting (de reparatie van het dak, een defecte energiemeter en de btw-suppletie uit voorgaande jaren). Het saldo totaal van rechtmatigheidsfouten zit onder de verantwoordingsgrens en hoeft niet opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast zijn er op het programma archiefbeleid ook extra baten in 2024 gerealiseerd, te weten € 97.008 hogere baten dan begroot. Deze baten compenseren de extra lasten op het programma
archiefbeleid en mogen in mindering worden gebracht als zijnde "niet onrechtmatige begrotingsafwijkingen". Hiermee is de begrotingsafwijking dan ook niet onrechtmatig. Interne controle op de financiële bedrijfsvoering Sinds 2023 zijn er, ter bevordering van de rechtmatigheid, aanvullende interne controles ingevoerd op de bedrijfsvoeringprocessen die financieel van invloed zijn. Deze interne controle biedt inzicht in 3.4.2
de rechtmatigheid van (financiële) rechtshandelingen. Uit de interne controle die in 2024 werd uitgevoerd op de financieel significante processen, blijkt dat deze controles de rechtmatigheid en getrouwheid van de verantwoordde financiële transacties ondersteunen. Er zijn geen significante afwijkingen geconstateerd in de onderzochte processen, wat de betrouwbaarheid van de financiële
verslaglegging verder benadrukt. 3.4.3 Ontwikkelingen formatie en personeelskosten De formatie van het RAR bestond op 31 december 2024 uit de volgende fte's: nctie en aantal Fte
Realisatie
Realisatie
Begroting
2023
2024
20
Directeur/streekarchivaris
1,00
1,00
1,00
Adjunct-directeur
1,00
1,00
1,00
Ondersteuning
0,56
0,56
0,56
Medewerkers
20,63
21,07
20,40
Er is een lichte groei in het aantal fte's door de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer. 3.4.4 Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is sinds enkele jaren zeer laag bij het RAR. In 2024 is deze echter wat gestegen,
maar nog niet zorgwekkend (zeker in vergelijking met het landelijk gemiddelden). Het overall ziekteverzuim-percentage over 2024 was 3,34% (2023: 1,99%). Dit verzuimcijfer bestaat uit kortdurend en langdurig verzuim. Voor 2024 was het kortdurend ziekte verzuim 1,63% (2023: 1,03%)
en het langdurig en extra langdurig ziekteverzuimpercentage 1,71% (2023: 0,96%). 3.4.5
Ziektevervanging
Verzuim werd in eerste instantie opgevangen in de eigen organisatie, vooral het
kort~ffeUVAARMERK
verzuim. Er was voor 2024 voor een bedrag van € 24.800, - (2023: € 21.400, -) reke~ip
e
1e
RING D.D.
met vervanging wegens ziekte (1,5% van de loonsom). Hiervan is echter maar een bedrag van circa Jaarverslag en jaarrekening 2024
I}agin
L fl2 J
an 47
ACCOUNT NTS+ADVISEURS
€ 2.500, - besteed aan ziektevervanging. Dit is gebuikt bij vervanging voor langdurig verzuim, want juist bij langdurig ziekteverzuim is ziektevervanging effectief en efficiënt. 3.4.6
Inhuur personeel Inhuur van personeel vindt deels plaats binnen het bestaande loonkostenbudget uit de vrijval van personeelskosten van niet of niet direct ingevulde vacatures. Daarnaast is in de begroting 2024 een bedrag van € 36.700, - opgenomen voor inhuur van tijdelijk personeel. In 2024 is er zoals hierboven
gemeld een bedrag van €2.500 besteed aan tijdelijk personeel ten behoeve van ziektevervanging. 3.4.7
Werkzaak
Bij start van het jaar 2024 was 1,36 fte aan medewerkers door het RAR ingezet via Werkzaak. Dit is
gedurende het jaar, als gevolg van tijdelijke vervanging omhooggegaan naar 2,07 fte. Dit is circa 9% van de totale formatie. Deze medewerkers zijn ingezet op dienstverleningstaken zoals het ophalen van de archiefstukken uit de depots voor de afdeling S-o-D en de studiezaal, maar ook op de facilitaire ondersteuning en materiele verzorging van het archief. En tijdelijk op de receptie. 3.4.8
Jaarlijks terugkerende arbeidskosten
Het RAR dient vanuit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de begroting in te gaan op de jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Onder arbeidsrechtelijke verplichtingen worden verstaan de aanspraken op toekomstige uitkeringen door huidig dan wel voormalig personeel. Het BBV schrijft voor dat jaarlijkse arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume via de exploitatie moeten lopen. Als de verplichtingen niet van een vergelijkbaar volume zijn, dan moet hiervoor een voorziening worden getroffen. Bij het RAR is daarvan geen sprake.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
20 V,, °1 2025 Jaarverslag en jaarrekening 2024
it~ 34pan 47 ACCOU
TS+ADVISEURS
Jaarrekening 2024
In dit deel:
-
Hoofdstuk 4: Baten en Lasten 2024 Hoofdstuk 5: Balans 31-12-2024 Hoofdstuk 6: Rechtmatigheidsverantwoording
-
Bijlagen
-
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
2 Jaarverslag en jaarrekening 2024
ACCOU
"' ~1 2025 gi 35 van 47 NTS+ADVISEURS
4
Baten en Lasten 2024
4.1
Overzicht van de baten en lasten 2024 Begroting 2024
Rekening 2024 Omschriving rogramma
1
Lasten
Llateni
€ 186.635
€ 122.213
€ 1.355.122
€ 20.601
Saldo
iastenl
Bateni
-€64.422
€ 207.660
€ 103.550
-€ 1.334.521 € 1.357.610
€0
Rekening 2023 Saldo
Lasteni
Bateni
Saldo
-€ 104.110
€ 229.265
€ 209.807
-€19.458
Programma Archiefbeleid Programma Archlejbeleld Personeelskosten - programma Overige personeelskosten Huisvestingskosten
-€ 1.357.610 € 1.308.146
€ 1.278 -€ 1.306.868
€ 54.068
€0
-€54.068
€ 59.810
€0
-€ 59.810
€ 36.674
€ 1.929
-€34.745
€ 1.076.192
€ 16.896
-€ 1.059.296
€ 952.129
€ 14.242
-€ 937.887
€ 894.264
€ 14.351
-€ 879.913
Organisatie, beheer& administratie
€50.988
€0
-€50.988
€ 46.460
€0
-€ 46A60
€59.786
€0
-€59.786
Automatiseringskosten
€ 271.995
€ 19.284
-€252.711
€ 281.410
€0
-€281.410
€ 194.278
€ 11.399
-€182.879
€ 35.806
€ 34.855
€ 10.240
-€10.240
€ 842
Ï181
;781.151'
€ 2.915.319
€ 951
Rente- en financiering
€2.965.351
Totaal programma`s Algemene dekkingsmiddelen
€0
e 117:
2.797.527 ETi
€0
€ 3.093.239
€ 3.093.239
€0
€ 3.051.877
€ 3.051.877
€ 20.831
€ 28959
€ 19.988 -E 2;
€ 0 € 2.784.448
i5b1
€ 2.784.448
Overhead € 281.660
€0
-€ 281.660
€ 298.320
€0
-€ 298.320
€ 259.514
€0
HeffingVPB
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Onvoorzien
€ 7.960
€0
-€ 7.960
€ 6.030
€0
-€6.030
€ 14.120
€0
-€14.120
.620
€ 3,093.239
€ 2.803.619
€ 304.35
€ 273.635 € 2.784.448
€ 2.510.613
Lasten
Baten
Saldo
Lasten
Reserve Weerstandsvermogen
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve Ede ot
€0
€0
€0
€0
€ 10.000
Personeelskosten - overhead
Totaal overige roevoeging/onttrekking aan reserves:
2.747527 Baten
Saldo
-€259.514
Lasten
Baten
Saldo
€0
€0
€0
€0
€ 10.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 40.000
€ 40.000
€0
€ 27.787
€ 27.787
Reserve inventarisatie achterstanden
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Reserve Reperati eda k
€0
€45.000
€45.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
1
€ 74.938
Reserve Digitallserin
Bedri fsvoering
Subtotaal mutaties reservd
€ w:IIIL
Resultaat na bestemming (In de saldokolommen geldt: - = nadelig en += voordelig)
50.000
1
Programma archiefbeleid Directe archiefbeheerkosten Personeelskosten Overige personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie, beheer en administratie Automatiseringskosten Rente en financiering Totaalprogramma Algemene dekkingsmiddelen Overhead Personeelskosten overhead Heffing VPB Onvoorzien Totaal overig
27:
€0
€ 67.468
4.2 Toelichting op de baten en lasten over 2024 rurncrrfljvingprogramma-. ..
.00Djj
---=.
—
groting
Veil
. -. ...,.... € 64.422 € 1.334.521 € 54.068 € 1.059.296 € 50.988 € 252.711
€ 104.110 € 1.357.610 € 59.810 € 937.887 € 46.460 € 281.410
-€ 34.855 € 2.781.151
€ 10.240 € 2.797.527
€.39.688 € 23.089 € 5.742 -€ 121.409 -€4.528 € 28.699 € 45.095 € 16.376
€ 3.093.239
€ 3.051.877
-€ 41.362
-€ 281.660 €0 -€ 7.960 € 2.803.619
-€ 298.320
-€ 16.660 €0 € 1.930 -€ 56.092
€0 -€ 6.030 € 2.747.527
BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 36 van 47
Over 2024 is op het programma archiefbeleid een batig saldo gerealiseerd van € 67.468, -. Dit is als volgt te verklaren: +
+
Directe archiefbeheerkosten Een positief resultaat op de directe archiefbeheerkosten. Dit resultaat is vooral te verklaren door hogere inkomsten uit archiefbeheer door extra dienstverlening. Personeelskosten Een positief resultaat. Dit komt met name doordat we zo veel
€
31.050, -
€
45.491, -
€
52.238, -
€
45.095, -
€
1.930, -
€
67.468, -
mogelijk intern zwangerschapsverlof en langdurig ziekteverzuim hebben opgevangen.
Bedrijfsvoering: Huisvesting, organisatie, beheer en automatisering Per saldo een negatief resultaat. Dit is het gevolg van een aantal incidentele baten en lasten op de post huisvesting: - de btw-suppletie van voorgaande jaren die mogelijk werd door het doorvoeren van een btw-administratie bij onze VvE, was een meevaller op de post huisvesting. - de reparatie van het dak viel tegen en de kosten waren hoger dan de reserve die hiervoor bestemd was. Deze overschrijding valt op de post huisvesting. - de kosten van elektra uit voorgaande jaren welke nog niet in
-1-
rekening was gebracht als gevolg van een defecte energiemeter. +
-
De defecte meter kwam eind vorig jaar pas aan het licht. Rente Door de verandering in rentestand zijn de inkomsten op rente hoger dan begroot voor 2024. Onvoorzien Net als vorig jaar zijn uit de kosten voor externe ondersteuning bij de wijziging van de Wet GR opgenomen onder de post onvoorzien. Deze kosten waren ook in 2024 niet voorzien in de begroting. Deze kosten geven een overschrijding op de post onvoorzien.
-1-
Bovenstaande zaken, met uitzondering van de aanvullende dienstverlening in archiefbeheer, zijn incidenteel van aard.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. 20
Jaarverslag en jaarrekening 2024
ACCOU TAIjd-.~
2025
5
Balans
5.1 Balans op 31 december 2024 (voor winstbestemming)
ACTIVA Materiele vaste activa 5.279.001
5.436.270
Inventaris
75.592
10.058
ICT
70.494
Gebouwen en terreinen
59.750 5.506.078
5.425.087 Vlottende activa Vorderingen Debiteuren
27.688
Overlopende activa
14.828
50.204 17.289 42.516
67.493
Liquide middelen
2.986.588
3.065.499
Totaal activa
8.454.190
8.639.069
PASSIVA
Eigen Vermogen Reserves
569.870
569.869
Resultaat boekjaar
67.468
74.938
Vreemd vermogen Langlopende schulden
637.338
644.808
331.979
347.221
6.826.540
7.097.472
Kortlopende schulden Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
270.932
Crediteuren
275.468 60.374
Belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende passiva
257.705 26.288 229.557
51.560
36.018 658.334
549.569
Totaal passiva
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
2 0 Âp, Jaarverslag en jaarrekening 2024
ACCOUNT N7
2025
v
k1~1> L "7
Toelichting balans 31 december 2024
5.2 5.2.1
Vaste activa Aanschafwaarde op 1-1-2024
chrijviv
Boekwaarde 1-1-2024
Cum. Afschrijving t/m 2023
Mutaties 2024
Afsc 2
oekwaarde 1-12-2024
€ 6.688.513
€ 1.993.026
€ 4.695.487
€ 128.810
€ 4.566.677
Uitbreiding 2017
€ 888.143
€ 147.360
€ 740.783
€ 28.458
€ 712.324
Inventaris
€ 10.058
€0
€ 10.058
€ 1.006
€ 75.592
€ 21.882
€ 70.494
€ 180.156
€ 5.425.087
Nieuwbouw
€ 119.816
€ 32.625
€ 60.065
€ 59.750
€ 77Q5.529
€ 99.165
€ 2.200.451
€ 5.506.078
ICT TAAL
5.2.2
_,
€ 66.540
Vlottende activa 31-12-2024
31-12-2023
Vorderingen € 27.688
€ 50.204
€ 27.188
€ 45.133
vorderingen overig
€ 500
€ 5,071
Totaal vorderingen
€ 27.688
€ 50.204
Rente nog te ontvangen
€ 9.160
€ 8.103
Vooruitbetaalde bedragen
€ 5.668
€ 9.186
Totaal overlopende activa
€ 14.828
Debiteuren, waarvan: vorderingen op openbare lichamen
Overlopende activa
Liquide middelen ABN AMRO Ondernemersrekening ABN AMRO Zakelijk Flexibel Deposito ABN AMRO Zakelijke Kwartaal Deposito Kas
€ 51.127
€ 361.868
€0
€ 365.621
€ 2.935.305
€ 2.337.922
€ 156
€ 87
Toelichting debiteuren: - De post debiteuren betreffen allen kort uitstaande vorderingen (<30dagen). De vorderingen zijn terecht gestuurde facturen en zijn, op het moment van jaarrekening opstellen, reeds allemaal voldaan.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
20 Jaarverslag en jaarrekening 2024 ACCOU
g
2iL5
V
ANTS+ADVISEURS
Pagina 39 van 47
5.2.3
Vaste passiva
Toelichting reserves en voorzieningen Stand
Mutaties
Stand
1-1-2024
31-12-2024
€ 211.000
€0
Reserve E-depot
€ 58.021
€0
€ 58.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 200.848
€0
€ 200.848
Reserve Website
€ 100.000
€0
€ 100.000
Reserve Dak reparatie
€ 45.000
-€ 45.000
€0
Totaal reserves
€ 614.870
-€ 45.000
€ 569.870
Voorziening Publicatiefonds
€ 28.136
-€ 1.000
€ 27.136
Voorziening Metamorfose
€ 27.496
€0
€ 27.496
Voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO
€ 291.588
-€ 14.242
€ 277.345
Totaal voorzieningen
€ 347.221
-€ 15.242
€ 331.97•
Reserve Weerstandsvermogen
€ 211.000
Toelichting mutaties vorig boekjaar 2023 uit batig saldo: - Uit het batig saldo van 2023 is per 1-1-2024 een bedrag van € 45.000, - toegevoegd aan een nieuwe bestemmingsreserve voor de reparatie van het dak in 2024 (Reserve Dak reparatie). Dit is in overeenstemming met het AB besluit van 10 juli 2024 over bestemming van het positieve resultaat van 2023. Toelichting mutaties 2024: - Uit de voorziening publicatiefonds is een bedrag van € 1.000 onttrokken voor het verstrekken
-
van een financiële bijdrage aan diverse historische publicaties en activiteiten van onze erfgoedpartners in de regio. Uit de voorziening Egalisatie kapitaallasten WKO is een bedrag van € 14.242 onttrokken voor de
-
egalisatie van de jaarlijkse kapitaallasten van de WKO-installatie. Voor 2024 was in de begroting ook opgenomen om een bedrag te onttrekken uit zowel de bestemmingsreserve E-depot en bestemmingsreserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering voor de uitvoering van een project. Echter zijn beide projecten door beperktere personele bezetting naar 2025 doorgeschoven en heeft er geen onttrekking aan deze reserves plaatsgevonden.
VOOR WARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
0
20
ACCOUNT N
2t]2
+ADVISEURS
Pagina 40 van 47
Toelichting langlopende schulden.
Schulden aan kredietinstellingen
31-12-2024
31-12-2023
Leningen
€ 6.826.540
€ 7.097.472
Stand per 1 januari
€ 6.607.253
€ 6.737.354
Aflossing
-€ 135.758
-€ 130.100
Stand per 31 december
€ 6.471.495
€ 6.607.253
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 143.038
-€ 135.758
Langlopend deel per 31 december
€ 6.328.457
€ 6.471.495
Lening BNG 661
Lening BNG 660 Stand per 1 januari
€ 747.925
€ 864.343
Aflossing
-€ 121.948
-€ 116.418
Stand per 31 december
€ 625.977
€ 747.925
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€ 127.894
-€ 121.948
Langlopend deel per 31 december
€ 498.083
€ 625.97
Staat van de geldleningen.
Omschrijving
jaar geldlening
hoofdsom
saldo
aflossing
geldlening
31-12-2023
BNG 40103660
2009
€ 2.000.000
BNG 40103661
2009
€ 8.000.000
_
annuïteit
2024
rente 2024
€ 747.925
€ 121.948
€ 33.232
€ 155.180
€ 6.607.253
€ 135.758
€ 313.393
€ 449.151 € 6.471.495
31-12-20
--
___
(inclusief aflossinesvernlichtingen loontiid < 1 iaarl
Garantstelling deelnemende gemeenten aan BNG: De deelnemende gemeenten staan op basis van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling voor de geldleningen garant bij de Bank Nederlandse Gemeenten.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D.
20
2:125
Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 41van 47 ACCO
saldo
ADVISEURS
€ 625.977
-u
5.2.4
Vlottende passiva 31-12-2024
31-12-2023
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG
€ 270.932
€ 257.705
Totaal aflossingsverplichtingen langlopende schulden
€ 270.932
€ 257.705
Crediteuren
€ 275.468
€ 26.288
Totaal crediteuren
€ 275.468
€ 26.288
Omzetbelasting
€ 60.374
€ 222.756
Totaal belastingen en premies sociale verzekeringen
€ 60.374
€ 222.756
€ 26.375
€ 30.711
Nog te ontvangen facturen
€ 25.185
€ 12.108
Totaal overlopende passiva
€ 51.6 ='
Belastingen en premies sociale verzekeringen
Overlopende passiva Vooruit ontvangen bedragen
Toelichting crediteuren: De post crediteuren betreffen allen facturen uit de laatste maand (<30dagen), veelal van zaken die ook pas in de laatste maand tot afronding zijn gekomen. Deze facturen zijn allen correct en zijn, op het moment van jaarrekening op stellen, allemaal betaald.
Grondslagen voor waardering
5.3 5.3.1
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Subsidies op
investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik
van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het
actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven.
De afschrijving op gebouwen geschiedt op basis van annuïteiten. Voor de overige materiële vaste activa gebeurt de afschrijving op basis van lineaire afschrijvingen van de verkrijgingsprijs, gebaseerd op de geschatte economische levensduur. In 2024 betrof dit de volgende afschrijftermijnen: -
Inventaris
10 jaar
-
ICT-middelen
4 jaar
Er wordt afgeschreven vanaf het nieuwe boekjaar na het moment van ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan het gebouw en de installaties is een
voorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij deM~pga~~,q~A iA ,E~p~ samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is. De toevoeging aan de voorziqgir~g pqlbA"iiti D D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 0 FM, ACCOU
42(i
47
A TR+ Ar)Vl.4r1 niz
op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor installaties en bouwkundige zaken. 5.3.2
Vorderingen en overlopende activa
De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito's met een looptijd korter dan twaalf
5.3.3
maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. 5.3.4 Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten. Het verschil tussen de bepaalde boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt. Kortlopende schulden Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.
5.3.5
Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis)agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
20 ,i ,1 ACCOU
25 Pagina 43 van 47
ANTS+ ADVISEURS
6 Rechtmatigheidsverantwoording De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en
misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland (RAR) toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-,
voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het
Algemeen Bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de kaders (par 1.2) in de jaarrekening is het door het Algemeen Bestuur op 23 november 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en
regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur van het RAR bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 97.000, - (afgerond op duizendtallen). 6.1 Bevindingen Het Dagelijks Bestuur van het RAR stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen
€ 80.632 bedraagt. Dit is lager dan de daarvoor gestelde grens van € 97.000. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het Dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 97.008 acceptabel op basis van door het Algemeen bestuur vastgestelde afspraken.
VOOR WAARMER'< BIJ VERKLARING D.D.
Jaarverslag en jaarrekening 2024
2 U ~
ACCOU
I 2025
TS+ADVISEURS
Pagina 44 van 47
BIJLAGEN BIJLAGE 1:
FORMA T VOOR DE DEELEMENDE GEMEENTEN
Informatie voor de jaarrekening van deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR. 2. Rechtsvorm
Gemeenschappelijke Regeling
3. Adres en Vestigingsplaats
J.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel
4. Doelstelling en openbaar
Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied
belang
vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken: a) de zorg voor en/of het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers; b) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht; c) het beheer van in de archiefbewaarplaats uitgeplaatste archiefbescheiden van de deelnemers (indien van toepassing); d) de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en e) het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.
5. Relatie met taakveld overhead 6. Deelnemende gemeenten
7. Bestuurlijk belang
De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie paragraaf 2.3.2 Overzicht van de kosten van Overhead). Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel.
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie (beeldvormende en oordeelsvormende
vergadering). 8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedrag is niet verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt.
9. Eigen Vermogen
Eigen Vermogen per 31-12-2024: Reserves € 569.870 en een batig saldo € 67.468
10. Vreemd Vermogen
Vreemd Vermogen per 31-12-2024: € 7.816.853
11. Financieel resultaat
Financieel resultaat over 2024 bedroeg het batig saldo van € 67.468
12. Email
info@resionaalarchiefrivierenland.nl
13. Website
www.regionaalarchiefrivierenland.nl
14. Telefoon
Telefoon 0344 - 612 230
15. Risicoprofiel
Laag
VOOR WAARMERK BIJ VERKLARING D.D. Jaarverslag en jaarrekening 2024
20
2025
A('f )IINTONT.'9+A IDVI.WIJR!~
Pagina 45 van 47
BIJLAGE 2:
BELEIDSNOTA RISICOMANAGEMENT EN WEERSTANDSVERMOGEN
Jaarverslag en jaarrekening 2024
Pagina 46 van 47
A R Regionaal Archief Rivierenland
Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen 2024 - 2028
Auteurs Datum Ons kenmerk Versiebeheer/status
Letty Kil en Ella Kok-Majewska 24-11-2023 1628-24248 Versie 1.0 ter bespreking in het DB 12 februari
Pagina 1 van 16
Managementsamenvatting Het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is een gemeenschappelijke regeling waaraan zeven gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van haar taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland. In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. Het risicomanagementbeleid bij het RAR heeft tot doel de continuïteit van de organisatiedoelen te waarborgen en de vermogenspositie beschermen. Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
Om dit doel te bereiken worden risico's periodiek geïnventariseerd en onderzocht hoe hier in de bedrijfsvoering op te anticiperen zodat er passende beheersmaatregelen genomen worden. Met de inzet van deze beheersmaatregelen blijft er nog altijd een financieel restrisico over. Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen om dergelijke kwantificeerbare risico's op te vangen. De beschikbare weerstandscapaciteit van de organisatie zijn de aanwezige middelen om dergelijke restrisico's mee op te vangen. Indien deze in voldoende mate aanwezig zijn heeft het RAR mogelijkheid om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Deze notitie geeft inzicht in benodigde weerstandcapaciteit op basis van de risico's en zet dit af tegen het beschikbare weerstandcapaciteit in de periode 2024 tot en met 2028. De conclusies uit deze periodieke inventarisatie van risico's en duiding van weerstandsvermogen zijn: • Een groot deel van de geïdentificeerde risico's (9 van de 14 risico's) kunnen worden opgevangen in de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit zijn veelal risico's die een structureel en/of verplicht karakter hebben en kunnen indien nodig tijdig opgenomen worden in de begrotingscyclus mochten deze zich aandienen; • Voor de overige geïdentificeerde risico's (5 van de 14 risico's) geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit. • De beschikbare weerstandscapaciteit over de jaren 2024 tot en met 2028 biedt, gezien de risico's, voldoende weerstandsvermogen. • Het RAR zorgt middels haar (meerjaren)begroting ervoor dat de beschikbare weerstandscapaciteit niet onder de norm komt te liggen, welke is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in 2014. • Deze nota vraagt tot 2028 niet om een begrotingswijziging ten opzichte van de meerjarenbegroting 2025-2028.
Pagina 2 van 16
Inhoudsopgave Managementsamenvatting..................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave........................................................................................................................................ 3 1
2
3
Inleiding ........................................................................................................................................... 4 1.1
Doelstellingen van deze nota .................................................................................................. 4
1.2
Totstandkoming van deze nota ...............................................................................................4
1.3
Leeswijzer ................................................................................................................................ 5
Risicomanagement .......................................................................................................................... 6 2.1
Wat is risicomanagement? ...................................................................................................... 6
2.2
Risicomanagementbeleid RAR ................................................................................................ 6
2.3
Risico's en beheersmaatregelen.............................................................................................. 7
2.4
Kwantificeren van risico's ........................................................................................................ 8
Weerstandsvermogen ..................................................................................................................... 9 3.1
Benodigde weerstandscapaciteit ............................................................................................ 9
3.2
Beschikbare weerstandscapaciteit .......................................................................................... 9
3.3
Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek ................................................................... 11
3.4
Conclusies voor inrichting van het weerstandsvermogen .................................................... 12
Bijlage 1 : Risico's en beheersmaatregelen ........................................................................................... 13
Pagina 3 van 16
1 Inleiding Het Regionaal Archief Rivierenland is een gemeenschappelijke regeling waaraan 7 gemeenten in het westelijk Gelders rivierengebied deelnemen: Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, Tiel, West Betuwe en Zaltbommel en dienstverleningsovereenkomsten heeft met Waterschap Rivierenland en andere gemeenschappelijke regelingen in de regio. Daarnaast doet het Regionaal Archief Rivierenland dienst als historisch informatie- en documentatiecentrum. Basis van de regeling is de uitvoering van de Archiefwet waarin het beheer en de beschikbaarstelling van openbare archieven is geregeld. Het RAR heeft als taak deze te bewerken, beheren, bewaren en toegankelijk te maken en houden voor het publiek. Volgens de wet is het RAR ook belast met toezicht op de (nog) niet overgebrachte archieven. Bij het realiseren van de doelen en het uitvoeren van onze taak horen kansen en bedreigingen. In het financieel beleid spelen risicomanagement en weerstandsvermogen dan ook een belangrijke rol. Risicomanagement is het geheel van activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico's. Weerstandsvermogen is een element in de financiële houdbaarheid van de begroting en de financiële positie van het Regionaal Archief Rivierenland.
In het bijzonder geldt dat het weerstandsvermogen een rol speelt als middel om dreigende onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te bieden. 1.1 Doelstellingen van deze nota Deze nota heeft een aantal doelstellingen: 1. Stimuleren en vergroten risicobewustzijn. Het actief uitvoeren van risicomanagementbeleid, draagt bij aan een vergroot risicobewustzijn van de organisatie. Bewust zijn van onzekerheden en het belang van de beheersing daarvan creëert een structuur van continue analyse, beoordeling en ordening. 2. Inzicht krijgen in de risico's en de eventuele mogelijkheden om deze te beheersen. Dankzij risicomanagementbeleid worden de risico's inzichtelijk en vormt het de basis voor het beheersen van de risico's: welke risico's verzekeren we, dragen we zelf of stellen we andere beheersmaatregelen voor op? 3. Inzicht in de beschikbare middelen of wel de beschikbare weerstandscapaciteit om de gevolgschade van dergelijke risico's op te kunnen vangen. Alsmede een toets of er voldaan wordt aan de vastgestelde norm voor het benodigde weerstandsvermogen 4. Voldoen aan wettelijke verplichting (BBV).1
Met deze notitie wordt mede invulling gegeven aan artikel 7, lid 1b van de Financiële verordening Regionaal Archief Rivierenland 2023. Hierin is bepaald dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor het beheersen van de risico's die kunnen leiden tot financiële gevolgen. In het kader van artikel 10, lid 2 van de eerder genoemde verordening is in het proces tevens stilgestaan bij de frauderisico's en bij mogelijke maatregelen ter voorkoming ervan. 1.2 Totstandkoming van deze nota Deze nota is tot stand gekomen op basis van de samenwerking met een externe adviseur op het gebied van risicomanagement en weerstandsvermogen. Ten grondslag aan deze nota liggen de eerder geproduceerde notitie over risicomanagement en weerstandsvermogen bij het RAR uit 2014 en geüpdatet in 2017 en 2021. Eenzelfde methodiek is ook nu weer gehanteerd en de risico's uit
1 Volgens het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) en de financiële verordening zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht jaarlijks inzicht te geven in de risico's die zij lopen en dienen zij een toelichting te geven op het weerstandsvermogen in de jaarstukken.
Pagina 4 van 16
deze notities zijn in de inventarisatie meenomen als input. Het totaal aan actuele risico's is geïnventariseerd in een risicosessie die werd gefaciliteerd door de externe adviseur waaraan een speciaal daarvoor samengesteld kernteam van medewerkers deelnam. Vooraf werd ieder van hen gevraagd aan te geven welke risico's zij zagen voor het RAR, in welke mate deze risico's worden beheerst en wat de eventuele financiële gevolgen zouden zijn. Daarbij is gekozen voor een zo ruim mogelijke indeling, teneinde de deelnemers uit te nodigen alle denkbare risico's voor het RAR in ogenschouw te nemen. In de risicosessie zijn vervolgens inzichten en opvattingen uitgewisseld, waarmee een gedeeld inzicht werd verkregen over de risico's van het RAR en over de vervolgstappen die nodig zijn voor verdere beheersing van de risico's. Aan de sessie werd ook deelgenomen door het lid van het Dagelijks Bestuur dat financiën als aandachtsgebied heeft. Zijn rol was die van klankbord voor de andere deelnemers. De uitkomsten van de risicosessie zijn vervolgens vertaald naar kwantificeerbare risico's die als input hebben gediend voor het benodigde weerstandscapaciteit en het weerstandsvermogen.
1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de methode voor risicomanagement uiteengezet, waarbij wordt ingegaan op risicomanagementbeleid, de geïdentificeerde risico's, de methodiek voor het kwantificeren en beheersen van de risico's. Hoofdstuk 3 gaat in op het weerstandsvermogen, hoe wordt dit berekend en welke hoogte van de weerstandsratio wordt nagestreefd? Ook wordt inzichtelijk gemaakt wat de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit is.
Pagina 5 van 16
2
Risicomanagement
2.1 Wat is risicomanagement? Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico's en de mogelijkheid om in de bedrijfsvoering hierop te anticiperen en passende beheersmaatregelen te nemen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico's die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuïteit van de) bedrijfsvoering. Risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico's. Het is geen exacte wetenschap. Wij willen benadrukken dat risico's niet altijd exact te kwantificeren zijn. 2.2 Risicomanagementbeleid RAR Het risicomanagementbeleid is de basis voor het verankeren van risicomanagement in de organisatie en vormt het kader waarbinnen risicomanagement wordt uitgevoerd. Het beleid is gestoeld op de uitgangspunten van risicomanagement en wordt periodiek vastgesteld. Elke vier jaar wordt het beleid ten aanzien van risicomanagement en weerstandsvermogen geëvalueerd en zo nodig herzien. Wanneer binnen deze vier jaar actuele ontwikkelingen ertoe leiden dat er behoefte is aan een eerdere herziening, wordt hierop geanticipeerd. Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR.
Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR een eigen beleidskaders voor risicomanagement te ontwikkelen en om binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen: •
Om risico's actief te beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten;
•
Op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico's, verplichtingen en verliezen.
Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement: •
Het RAR wil de continuïteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen;
•
Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidenteel tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
2
Denk hierbij aan het proces van identificeren van risico's het vaststellen van beheersmaatregelen en het kwantificeren van het restrisico, het uitvoeren van het plan en evalueren. Pagina 6 van 16
2.3 Risico's en beheersmaatregelen In de risicosessie zijn de risico's geïnventariseerd vanuit een zo breed mogelijk aantal invalshoeken en risicocategorieën, te weten: -
Politiek bestuurlijk / maatschappelijk
-
Organisatorisch
-
Financieel
-
Juridisch
-
Personeel
Ook is gekeken naar beheermaatregelen per risico en de mogelijke financiële schade mocht het risico zich voordoen. Het totaal overzicht aan geïdentificeerde risico's is opgenomen in bijlage 1. Totaal zijn er 14 risico's geïdentificeerd als mogelijk risico voor de bedrijfsvoering van het RAR. De uitkomst van deze risicosessie kunnen als volgt worden samengevat: -
Een groot deel van de risico's (9 stuks) zijn ontwikkelingen van buitenaf die tijdig gesignaleerd kunnen worden en veelal ook een structureel en/of verplicht karakter hebben om hier als RAR op te anticiperen. Wat betekend dat dit tijdig opgenomen kan worden in de begrotingscyclus (P&CCyclus). De eventuele kosten hiervan hebben veelal een structurele doorwerking in de begrotingen voor komende jaren. Deze worden opgevangen door de deelnemende gemeenten. Van dergelijke risico's is het niet nodig om eventuele (incidentele) gevolgschade op te nemen in
-
het benodigde weerstandscapaciteit (zie bijlage 1 voor de toelichting op deze 9 risico's). Het overige deel van de risico's (5 stuks) is niet op deze wijze op te vangen. Voor deze risico's geldt dat ze incidenteel van aard zijn en veelal om een directe oplossing, dan wel handeling vragen om de gevolgschade te minimaliseren. In eerste instantie dienen dergelijke risico's door het RAR zelf te worden beheerst met behulp van middelen uit de huidige begroting dan wel middels een daarvoor geëigende voorziening ofwel weerstandscapaciteit.
Hieronder is van deze 5 risico's die in eerste instantie door het RAR zelf moeten worden beheerst, aangegeven wat de kans van optreden is, alsmede een inschatting van de financiële gevolgen (range van minimaal tot maximaal), indien het risico zich daadwerkelijk voordoet (restrisico).
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 -€500.000
Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 300.000 - € 500.000
1 maal per 5 jaar
€ 50.000 - € 150.000
Minder dan 1 maal per 5 jaar
€ 25.000 - € 75.000
Bij het bepalen van het financiële gevolg van het risico's wordt steeds uitgegaan van het restrisico, ofwel: het initiële risico minus de effecten van de beheersmaatregelen. Om tot een weloverwogen besluit te komen in beheersmaatregelen, is steeds de effectiviteit en proportionaliteit van de maatregel in overweging genomen. Zoals in hoeverre is het beïnvloedbaar? Zijn de maatregelen die hieruit voortvloeien ook daadwerkelijk uitvoerbaar en in verhouding tot het resultaat? Is het niet goedkoper om het risico te accepteren in plaats van premie te betalen aan de verzekeraar? Een uitgebreide omschrijving van de beheersmaatregelen per risico is te vinden in bijlage 1.
Pagina 7 van 16
Kwantificeren van risico's In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico's omzetten in gekwantificeerde risico's die te samen de omvang van een weerstandscapaciteit bepalen als middel om dreigende 2.4
onverwachte financiële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden. Tijdens de kwantificering van de risico's wordt steeds uitgegaan van het restrisico, hierin zijn de effecten van de beheersingsstrategie reeds afgetrokken van het initiële risico dat wordt gelopen. Zoals eerder aangegeven zijn risico's niet altijd exact te kwantificeren. Om deze reden worden de risico's gewaardeerd de hand van een wegingsmethodiek met een klasse voor kans en voor gevolg, zie de tabellen hieronder. Dit is een beproefde methodiek in risicomanagement en geeft inzicht in een te reserveren capaciteit voor de risico's te samen. Kans Klasse_ 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
Aantal kergn. Minder dan 1 maal per 5 jaar 1 maal per 5jaar 1 maal per 2 jaar 1 maal per jaar Meerdere keren per jaar
Zeer klein gevolg Klein gevolg Gemiddeld gevolg Groot gevolg Zeer groot gevolg
0,2 0,4 0,6 0,8 1,0
€ 1-€ 25.000 € 25.000 - € 75.000 € 75.000 -€125.000 € 125.0000- € 175.000 > € 175.000
€ 15.000 € 50.000 € 100.000 € 150.000 €250.000
Zoals blijkt uit de tabellen, worden er 5 kans- en 5 gevolgklassen gehanteerd. Om tot een inschatting van het risico te komen worden beide scores met elkaar vermenigvuldigd (kans x verwachtingswaarde).
Gekwantificeerde risico's. Op basis van deze uitgangspunten komen we tot de volgende kwantificering van de risico's. Deze leveren samen een te reserveren capaciteit van € 200.000,-. Kans Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
Verwachtingswaarde
Capaciteit
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
taal aan risico's
Pagina 8 van 16
3
Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen van het RAR geeft inzicht in hoeverre zij het vermogen heeft om ook in ongunstige tijden haar activiteiten te kunnen voortzetten. Om tot het weerstandsvermogen te komen dienen we zowel het benodigde weerstandscapaciteit (risico's) als de beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) inzichtelijk te hebben. Hieruit valt meteen de sterke link met risicomanagement op te maken, want: welke ongunstige, financiële gevolgen riskeren wij als organisatie? In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder de begrippen weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, waarbij we tevens een overzicht geven van deze capaciteiten voor het RAR. Vervolgens wordt ingegaan op de hoogte van de ratio en hoe om te gaan met afwijkingen. 3.1 Benodigde weerstandscapaciteit De benodigde weerstandscapaciteit is het bedrag dat nodig is om de financiële gevolgen van de risico's op te vangen. Met andere woorden, de financiële impacts van alle risico's te samen vormen het benodigde weerstandscapaciteit. Hieronder het overzicht van het benodigde weerstandsvermogen van het RAR (uit paragraaf 2.4).
Politiek bestuurlijk en maatschappelijk Uittreding van een deelnemer of beëindiging van een overeenkomst. Organisatorisch Afhankelijkheid specialistische leveranciers Organisatorisch Calamiteiten met schade aan gebouw en archief Organisatorisch Cybercriminaliteit Juridisch Naleven van de wet- en regelgeving
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,2
€ 250.000
€ 50.000
0,4
€ 100.000
€ 40.000
0,2
€ 50.000
€ 10.000
3.2 Beschikbare weerstandscapaciteit De middelen en mogelijkheden waarover het RAR beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken, behelst de beschikbare weerstandscapaciteit. Het is een buffer die ervoor zorgt dat de organisatiedoelstellingen, het bestaande beleid en het voorzieningenniveau niet direct in gevaar komen wanneer risico's werkelijkheid worden. De beschikbare weerstandscapaciteit bestaat bij het RAR bestaan uit de volgende componenten: 1. Eigen vermogen in de vorm van reserves In het eigen vermogen kent het RAR twee type reserves. De eerste is de algemene reserve welke als buffer dient ter afdekking van risico's en om incidentele tegenvallers op de vangen (bij het RAR heet deze reserve dan ook 'Weerstandsvermogen'). De tweede is de bestemmingsreserves. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan een bepaalde bestemming (doelstelling) is gegeven en derhalve voor het realiseren van die doelstelling geoormerkt is. Binnen de bestemmingsreserves zijn er een tweetal categorieën te onderscheiden. De zogenaamde beklemde bestemmingsreserves en de niet-beklemde bestemmingsreserves.
Pagina 9 van 16
Beklemde bestemmingsreserves
De beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar als gevolg van eerder besluitvorming een harde claim op ligt en dus geen onderdeel vormen van de beschikbare weerstandscapaciteit. Reserves ter afdekking van de kapitaallasten van investeringen zoals bij de reserve 'Website' zijn voorbeelden hiervan. Niet beklemde bestemmingsreserves
De niet beklemde bestemmingsreserves zijn bestemmingsreserves waar geen harde claim op ligt. Deze reserves vormen wel onderdeel van de beschikbare weerstandscapaciteit. Voorbeelden van dergelijke reserves zijn de bestemmingsreserve als 'E-depot' en 'Digitalisering en bedrijfsvoering'. Deze reserves hebben uiteraard een doel, maar hier liggen nog geen concrete claims op. 2. Post voor onvoorzien in de begroting De begroting van het RAR bevat een verplichte post voor onvoorziene lasten vanuit de verslaggevingsvoorschriften. Deze is jaarlijks ca. € 5.000 (op basis van de begroting 2022). De post onvoorzien heeft als doel onvoorziene uitgave op te vangen. Gezien de geringe omvang van deze post tellen we deze niet mee in de berekening van de weerstandscapaciteit. Voor de berekening van het weerstandscapaciteit wordt de algemene reserve en de niet beklemde bestemmingsreserves meegeteld. Waarbij voor de niet beklemde bestemmingsreserves geldt dat er in de begroting en meerjarenramingen voor komende jaren (2024 tot 2028) concrete plannen zijn die zorgen voor een claim op deze reserve. Dit zorgt ervoor dat deze bestemmingsreserves in de tijd in omvang zullen afnemen, en daarmee de weerstandscapaciteit zal verminderen. Onderstaand is de afname van deze reserves over de jaren 2024 - 2028 en het effect ervan op de beschikbare weerstandscapaciteit inzichtelijk gemaakt.
Reserves
Omvang reserve per 31-12-20243
Beschikbaar weerstands-capaciteit :
er 31-12-2023
per 31-12-2024
per 31-12-2025
per 31-12-2026
per 31-12-2027
per 31-12-2028
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
€ 211.000
Reserve E-depot
€ 58.021
€ 38.021
€ 28.021
€ 18.021
€ 8.021
€ 200.848
€ 58.021 € 200.848
€ 48.021
Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering
€ 160.848
€ 120.848
€ 80.848
€ 40.848
€ 848
Reserve Website (beklemde reserve)
€ 100.000
€0
€0
€0
€0
€0
€0
Algemene reserve Reserve Weerstandsvermogen Bestemmingsreserves
Pagina 10 van 16
3.3 Weerstandsvermogen: de ratio en systematiek Wanneer zowel de benodigde- als de beschikbare weerstandscapaciteit in beeld is gebracht, kan men het weerstandsvermogen berekenen. De uitkomst van die berekening vormt de ratio weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit (middelen) Benodigde weerstandscapaciteit (risico's)
Ratio weerstandsvermogen =
Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen is vastgesteld welke ratio het RAR nastreeft. Hiertoe is gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel. 11Íi:l:1
i:-1>'lmi r.
Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
> 2,0 1,4 <x < 2,0 1,0 <x < 1,4 0,8 <x < 1,0 0,6 <x < 0,8 < 0,6
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur van het RAR in 2014 vastgesteld op minimaal 1. Het RAR streeft zodoende naar een weerstandsvermogen welke minimaal voldoende is. De volgende redenen zijn hiervoor aan te dragen: -