Bijlage 2 Begeleidende brief - Programmabegrotting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 RAR

Aan de gemeenteraad van de deelnemende gemeenten Regionaal Archief Rivierenland

Datum: 30-03-2022 Uw kenmerk: 0ns kenmerk: 1628-19068 Onderwerp: Programmabegroting 2023 en Meerjarenraming 2024-2026

Geachte raad, Het dagelijks bestuur van het RAR heeft in de vergadering van 28 maart j.I. de Programmabegroting 2023 en Meerjarenraming 2024-2026 in concept vastgesteld. De Programmabegroting 2023 en de Meerjarenraming 2024-2026 zijn gereed en kunnen binnen de gestelde termijn aan de deelnemende gemeenten worden aangeboden en definitief worden vastgesteld, dan wel ter kennisgeving worden aangenomen in de vergadering van het Algemeen Bestuur, die zal worden gehouden op 7 juli 2022. De Programmabegroting 2023 en Meerjarenraming 2024-2026 geven inzicht in onze opgave voor de komende jaren voor zowel ons programmaplan als ook financieel. Onderstaand een kort resume. Voor een uitgebreide toelichting wordt u doorverwezen naar de Programmabegroting 2023 en de Meerjarenraming 2024-2026.

Uitgangspunten Voor het opstellen van de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 zijn zoals gebruikelijk de onderstaande financiële- en beleidskaders gehanteerd. Deze zijn in overeenstemming met de kaders uit onze kaderbrief van 30 november 2021. Beleidskaders De begroting is opgesteld op basis van: - De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; - Het “Beleidsplan Regionaal Archief Rivierenland 2022-2025”; - De wet- en regelgeving waaronder de Gemeentewet (GW) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Financiële kaders Voor het eerst is vooraf gewerkt met de kaderbrief, die voor 1 december 2021 aan alle gemeenten toegezonden is voor eventuele zienswijze. Alle deelnemende gemeenten hebben laten weten geen zienswijze op de kaderbrief in te dienen.

Voor het opstellen van de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026 zijn de volgende uitgangspunten van de Kaderbrief Programmabegroting 2023 van de Regio Rivierenland gevolgd: - Een stijging van 2,75% per jaar over de formatie/salariskosten (inclusief pensioenlasten) van peildatum maart 2022; - Een prijsstijging van de kosten budgetten van 1,5% per jaar; - De inwoneraantallen van het CBS per 1 januari 2022. Wet open overheid (Woo) Vooralsnog zijn hier in de begroting en in de meerjarenraming geen zaken voor opgenomen, omdat op dit moment er nog onvoldoende duidelijk is wat de consequenties zijn van de Woo voor het RAR en haar dienstverlening. Zodra hier meer duidelijkheid over is, worden de consequenties direct inzichtelijk gemaakt. Weerstandsvermogen Het uitgangspunt van het Algemeen Bestuur is een structureel en reëel sluitende begroting en incidentele tekorten te dekken vanuit de algemene reserve. De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur vastgesteld op minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR een minimaal niveau van weerstandscapaciteit van € 211.000. Bij de bepaling van de weerstandscapaciteit werd voorgaande jaren naast de stand van het weerstandsvermogen (voorheen: algemene reserve) ook de standen van de bestemmingsreserves betrokken.

Doordat er echter ook op termijn onttrekkingen uit de bestemmingsreserves zullen plaatsvinden, is in het verleden besloten het weerstandvermogen te laten groeien tot het normbedrag van de weerstandscapaciteit ad. € 211.000. Hiervoor zijn afgelopen jaren dotaties gedaan aan het weerstandsvermogen, waarmee het weerstandvermogen per 1-1-2022 de omvang heeft bereikt van € 211.000. De ratio is in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 is hiermee dan ook >1,0

Programma en achterstanden Het nieuwe beleidsplan 2022-2025 van het Regionaal Archief Rivierenland is leidend geweest voor het opstellen van het programmaplan. Het thema van het beleidsplan is DATA. En wel DATA in al haar facetten: duurzaamheid data, ketendata, metadata, gebruik van data en presentatie van data. Met al deze facetten van DATA komen wij dagelijks in aanraking in ons werk en het is belangrijk hierin steeds toekomstbestendige keuzes te maken. De speerpunten en prioriteiten hierin voor 2023 zijn verwoord in het programma plan. Afgelopen 2 jaar hebben we op een aantal zaken aanzienlijke achterstanden opgelopen als gevolg van corona. Dit vooral op het gebied van materiele verzorging en inventarisatie, maar ook in de doorontwikkeling van het e-depot (casus Bommelewaard). Een inhaalslag op deze vlakken is zeker noodzakelijk. Hiervoor hebben we ook in ons programma een aantal digitaliseringsprojecten opgenomen die hier een grote bijdrage aan leveren. Natuurlijk blijft de realisatie van deze projecten voor een deel afhankelijk van de ontwikkelingen op het gebied van corona.

Baten en lasten In deze begroting en meerjarenraming zijn voor de komende jaren zaken opgenomen die zorgen voor een structurele wijzigingen in de lasten, dit zijn met name energieprijsstijgingen, toename in rentelasten en investeringen op het gebied van automatisering ICT. Deze veelal structurele verhogingen worden door ons opgevangen door het doorvoeren van structurele verlagingen in de lasten dan wel verhoging in de inkomsten van onze dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn verlaging in de lasten over gebouwexploitatiekosten door btw-teruggave mogelijk te maken (hiervoor zijn met VvE administratieve aanpassing doorgevoerd). Maar ook het verhogen van onze baten door het structureel doorbalasten van de kosten van onze dienstverlenging, mede door een verdere professionalisering van deze dienstverlening. Hiermee blijft er een balans in onze lasten en baten en weten wij een structurele verhogingen en noodzakelijke investeringen op te vangen zonder de bijdrage per inwoner extra te verhogen.

Bijdrage per inwoner De bijdrage voor de begroting 2023 bedraagt € 11,17 per inwoner. De stijging ten opzichte van 2022 bedraagt afgerond 1,63%. Gemeente

Buren Culemborg Maasdriel Neder-Betuwe Tiel West Betuwe Zaltbommel Totaal

Inwoneraantal 1-1-2022

Inwonerbijdrage 2023

27.165 29.387 25.511 25.033 42.271 51.968 29.954 231.289

303.545 328.373 285.063 279.721 472.341 580.696 334.709 2.584.448

Meerjarenraming 2024-2026 De verwachte ontwikkeling voor de komende jaren van de bijdrage per inwoner is, op basis van de huidige inzichten en uitgaande van de inwonersaantallen per 1-1-2022 als volgt. Hierin is rekening gehouden met de bekende meerjarige aanpassingen, zoals mutaties op het gebied van salarissen en kapitaallasten. Inwonerbijdrage Per inwoner in €

2022 10,99

2023 11,17

2024 11,40

2025 11,63

2026 11,90

stijging t.o.v. voorgaand jaar

2,92%

1,63%

2,01%

2,05%

2,26%

Wij voorzien met deze begroting en meerjarenraming zelfs een lichte verlaging in de bijdrage per inwoner in vergelijking met de eerder vastgestelde begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025. Ofwel voor 2023 is deze € 0,04 lager en in 2024 en 2025 € 0,03 lager dan de prognose in de meerjarenraming 2022-2025, zie hieronder de vergelijking. Inwonerbijdrage - vergelijking Begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026

2023 11,21 11,17

2024 11,43 11,40

2025 11,66 11,63

daling tov meerjarenraming uit 2022

0,04

0,03

0,03

Vastgestelde begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025

Aandachtpunten financieel Bijgaand de belangrijkste aandachtpunten/ wijzigingen op financieel gebied welke zijn meegenomen in de begroting van 2023 en meerjarenraming 2024-2026. Investeringen ICT Komende jaren zijn er investeringen voorzien op ICT-gebied, zijnde de periodiek terugkerende vervanging en benodigde vernieuwing van aanwezige apparatuur en infrastructuur. Aangezien dit een onlosmakelijk deel is van de bedrijfsvoering van het RAR zijn deze investeringen op de balans voorzien als activa en zullen jaarlijkse afschrijvingen in de exploitatie begroting terugkomen. Hiermee wordt voorzien in een gezonde financiële bedrijfsvoering voor ICT-investeringen. In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn opgenomen de lasten, in de vorm van afschrijvingen, van de benodigde ICT-investeringen ad € 110.000 (€ 10.000 in 2023, € 24.000 in 2023, €33.000 in 2025 en €43.000 in 2026). Incidentele baten en lasten 2023-2026 In de programmabegroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn voor een bedrag van € 160.000 (zijnde elk jaar een bedrag van € 40.000) aan lasten opgenomen voor digitaliseringsprojecten. Deze lasten worden gedekt door de onttrekking aan de bestemmingsreserve informatisering/ digitalisering/ bedrijfsvoering.

Deze projecten dragen bij aan het wegwerken van de achterstanden die de afgelopen 2 jaar zijn ontstaan als gevolg van corona en het veelal verplicht thuiswerken. Voor de daadwerkelijke realisatie van deze projecten geldt dat deze afhankelijk zijn van de mogelijke Coronamaatregelen in de komende jaren. Mogelijk dat deze projecten hierdoor naar achteren kunnen verschuiven. In de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026 zijn, op basis van de inzichten van afgelopen jaren, geen incidentele lasten voorzien voor gevolgen van corona (zoals de coronamaatregelen). We voorzien ook voor de komende jaren dat er weer projecten worden opgepakt waarvoor een financiële overheidsbijdrage word ontvangen. Hiervoor zal net als bij de eerdere projecten (zoals Metamorfoze) een voorziening worden getroffen vanuit waar we de lasten zullen dekken. Omdat deze projecten op dit moment van begroten nog niet voldoende concreet zijn, kunnen we deze nog niet benoemen.

Schuldigerkenning door Energie BV naar een voorziening omgezet Dit betreft de rentevergoeding aan het RAR op basis van een schuldigerkenning door de Energie BV. Dit is in verband met een akte “recht van opstal t.b.v. WKO-installatie” aan de Energie B.V. De jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR bedraagt € 14.242 (4,5% over € 316.510). Energie BV is in 2019 gefuseerd met Thius, waarmee het juridisch eigendom van de WKO bij Thius is komen te liggen. Gezamenlijk met Thius is besloten dat het fiscaal gezien het beste is de WKO bij Thius in eigendom te houden. Waarbij er tussen Thius en RAR (die beide exploitatienut hebben van de WKO) aanvullend afspraken worden gemaakt over belangrijke besluitvormingsaspecten van de WKO en de gezamenlijke zeggenschap hierin. Daarnaast heeft het Dagelijks Bestuur van het RAR ingestemd met het voorstel om de lening aan Thius ad. € 316.510,- in 2022 af lossen. Aangezien hiermee de jaarlijkse rentevergoeding aan het RAR ad. € 14.242 zou komen te vervallen, is hier in overleg met de accountant een voorziening voor getroffen. Uit deze voorziening wordt jaarlijks eenzelfde bedrag onttrokken, zodat de financiële effecten hiervan over een lagere periode vereffend worden. Met vriendelijke groet, Namens het dagelijks bestuur

E. Kok-Majewska MBA directeur/streekarchivaris