Bijlage 1 Rechtmatigheidsverantwoording college

Bijlage 1: Rechtmatigheidsverantwoording bij college? Welke rollen en taken horen hierbij? Wat houdt de rechtmatigheidsverantwoording in? Rechtmatig handelen is simpelweg de uitvoering volgens de wet- en regelgeving. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft in beginsel betrekking op alle geldende wetten en regels, zowel extern als intern. Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met deze wetten en regels. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter veel beperkter en daarom is de term in zekere zin ook verwarrend. Het gaat namelijk niet om het voldoen aan alle wetten en regels zoals de naam suggereert, maar om rechtmatigheid in de zin van de accountantscontrole. Deze rechtmatigheid richt zich op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties. Of liever gezegd op alle handelingen en beslissingen met een financieel effect op de jaarrekening, ook wel de ‘financiële beheers handelingen’ genoemd. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Op dit moment zijn wij ook al verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid, maar is het de onafhankelijke accountant die daarover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de raad.

Deze rapportageverantwoordelijkheid verschuift met ingang van de jaarstukken 2021 naar ons college. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarstukken, controleert de accountant de getrouwheid daarvan alsnog omdat de verantwoording betrouwbare informatie moet bevatten. De accountant toetst daarom of de informatie van ons college in de rechtmatigheidsverantwoording:  Juist, toereikend en volledig is;  Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt;  Bij u als raad geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. Vanaf de Jaarstukken 2021 geeft de onafhankelijke accountant enkel nog een getrouwheidsoordeel in zijn controleverklaring, en dient hij vast te stellen dat onze rechtmatigheidsverantwoording juist tot stand is gekomen. De werkzaamheden van de accountant worden hierdoor niet substantieel minder omdat de accountant alle werkzaamheden nagaat om te beoordelen of het rechtmatigheidsoordeel van het college juist tot stand is gekomen. Kader van de rechtmatigheidsverantwoording De regels waaraan toetsing plaatsvindt, vormen tezamen het normenkader. Regels met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard maken in beginsel geen onderdeel uit van het normenkader. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vast ligt.

Het normenkader is vastgesteld door uw gemeenteraad en wordt bij wijzigingen weer aan u voorgelegd ter besluitvorming. Specifieke criteria rechtmatigheid Het kader voor verantwoording wordt gevormd door 9 rechtmatigheidscriteria:

De eerste 6 criteria (blauw) controleert de accountant bij de controle van de jaarstukken. De laatste 3 (rood) betrekken wij in ons rechtmatigheidsoordeel. De rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op deze drie criteria:

  

Het voorwaardencriterium: alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met wet- en regelgeving. Het begrotingscriterium: de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, zijn tot stand gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Wij hebben voldoende waarborgen genomen om te voorkomen dat als gevolg van misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving ten onrechte overheidssubsidies of –uitkeringen zijn verleend of een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente is betaald.

In het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Maasdriel dat op 2 februari 2019 door u is vastgesteld staan deze criteria verder toegelicht. Omdat de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2021 onder ons college valt, zullen we in 2021 het controleprotocol accountantscontrole op de jaarrekening gemeente Maasdriel actualiseren. Wijzigen van de rollen en verantwoordelijkheden Raad Ons college bestuurt en voert het beleid uit. Uw gemeenteraad stelt vooraf de kaders vast en controleert het bestuur. Voor de uitoefening van de controlefunctie is de jaarrekening vanzelfsprekend van groot belang. Op basis van artikel 213 van de Gemeentewet stelt uw gemeenteraad de financiële verordening vast. Door middel van deze verordening waarborgt u “dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.” Hierin komt ook de rol van de accountantscontrole aan de orde. U bent de opdrachtgever van de accountant. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van uw gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Hierbij is het van belang dat de gemeenteraad voor ons college: - de verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3%) - de rapporteringsgrens vaststelt.

College De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur ligt, nu en straks, bij ons college. Wij richten daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat we straks verantwoording kunnen afleggen. Wij zijn verantwoordelijk voor het vermijden van rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. Het afleggen van verantwoording door ons college ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen uw gemeenteraad en ons college. Hierbij is het volgende van belang: Het college: - Neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening; - Neemt een toelichting op in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag, over de financiële rechtmatigheid. Kern daarbij is beheersing, rapportage en maatregelen. Accountant De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van ons college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van ons college.

Voorts zal in de controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant geen oordeel meer gegeven worden over de rechtmatigheid. Het ziet uitsluitend nog op de getrouwheid. Dit betekent onder meer dat rechtmatigheidsfouten (die niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring.