5944 MAAS Hand-out-3 V2*

Stappenplan Dit stappenplan helpt je om vooraf goed na te denken over de in te zetten participatie en dit te vertalen naar een praktische aanpak. Het helpt je bij de opzet en invulling van het participatieplan. Het participatieplan geeft je houvast bij de uitvoering van de participatie.

Doel

Pu bli e

k

Ter u

erp rw

gb

de

lik

On

e Ho

Afzender

Ter ug b

lik

erp rw de On Doel

Bepaal je beleids- en participatiedoel Geef een korte omschrijving van het beleids- of projectdoel. Om je beleids- of projectdoel te formuleren kun je onderstaande vragen gebruiken: • Wat houdt het initiatief in. Welk maatschappelijk vraagstuk, welke opgave of welke ambitie wil je verder brengen in dit traject? •

Welk probleem los je op?

• Wat is er straks anders en welke invloed heeft dat op de omgeving? • In welke fase in het omgevingsproces zit je? Is er een idee of probleem, is er een concreet plan, of gaat een concreet plan worden uitgevoerd.

Vervolgens bepaal je het participatiedoel. Hiervoor geef je antwoord op de volgende vragen: • Wat wil je met participatie bereiken? • Waarom vraag je om actieve deelname door de samenleving? • Welke ruimte is er voor inbreng?

Mogelijke participatiedoelen inwonersparticipatie (gemeente is initiatiefnemer): • Verkennen wat er leeft in de samenleving: inzicht in belangen en/of wensen van betrokkenen •

Nieuwe ideeën van inwoners genereren

•

Prioriteren van beleidsthema’s door inwoners

•

Inwoners informeren over plannen

• Advies vragen van inwoners op specifieke plannen (ideeën of informatie ophalen) •

Inwoners laten kiezen

•

Inwoners zelf een oplossing laten bedenken

•

Inwoners informeren over de uitvoering

•

Samen met inwoners de uitvoering bepalen

•

Inwoners zelf laten uitvoeren

•

Evalueren om te leren

Mogelijke participatiedoelen overheidsparticipatie (initiatief vanuit de samenleving) •

Iets op de politieke agenda zetten

•

Een idee inbrengen dat de gemeente moet uitvoeren

•

Een idee inbrengen dat initiatiefnemer zelf wil uitvoeren

•

Uitvoering van een gemeentelijke taak op zich nemen

Aan de hand van het participatiedoel en het project-/beleidsdoel kun je bepalen of en welke ruimte er is voor inbreng. Als van tevoren duidelijk is dat er weinig met ideeën of adviezen zal gebeuren dan heeft het geen zin om met participatie te starten. Je vergroot dan juist de kans op weerstand en wantrouwen. Denk er aan dat je de omgeving wel altijd goed informeert.

ek

Do e

l

bli Pu Onderwerp

Wat is je participatievraag? In stap 2 formuleer je de participatievraag. Formuleer je deze vraag niet goed, dan is de kans dat je aan het einde van je participatie­proces geen (goed) antwoord op je vraag hebt gekregen, of erger dat je niets kunt met de inbreng van de deelnemers en zij afhaken of het vertrouwen verliezen. Om een goede participatievraag te formuleren geef je antwoord op de volgende vragen. •

Op welke vragen wil je een antwoord hebben?

•

Waar gaat het wel over en waar niet?

• Welke kaders zijn er op voorhand (denk aan financieel, juridisch, inhoudelijk of richtinggevende besluiten die al genomen zijn)? •

Welke mate van invloed wil je de belanghebbende geven?

Binnen de gemeente Maasdriel gebruiken we de de volgende indeling als hulpmiddel om de participatievraag te formuleren.

Informeren

Raadplegen

Meedenken

Meewerken

Meebeslissen

Mogelijke vraag

Mogelijke vraag

Mogelijke vraag

Mogelijke vraag

Mogelijke vraag

Dit is het voorstel:

Heeft u ideeën

Wat stelt u voor

Laten we samen

Welke oplossing

Heeft u vragen?

of mogelijke

als oplossing?

werken aan een

vindt u het beste?

oplossingen?

oplossing?

On de rw erp

en Af z r de Publiek

Wie wil je actief mee laten doen? Bij stap 3 geef je aan wie je actief mee wilt laten doen. Dit doe je door antwoord te geven op de volgende vragen: Wie zijn de belanghebbenden, wie raakt je met dit onderwerp? Denk aan de volgende hoofdgroepen: Gebruikers, verenigingen, belangbehartigers (zoals winkeliersvereniging, WMO-raad), publieke organisaties (zoals scholen, brandweer), particuliere organisaties (zoals boeren, architecten), financiële organisaties (donateurs, subsidieverleners), collega’s, politieke/bestuurlijke personen of groepen. • Waar vind je hen? • Hoe ziet hun belevingswereld eruit? • Welke omvang heeft je publiek?

Wie vraag je op welke manier actief deel te nemen? Niet iedere belanghebbende hoeft persé op dezelfde manier deel te nemen. Zeker als je een grote groep belanghebbenden hebt, kun je hier onderscheid in maken. Kies dan een participatiemix.

Wie heeft welke rol in het participatieproces? Bewoners kunnen bijvoorbeeld de volgende rollen aannemen: belanghebbende, betrokkene, initiatiefnemer, meedenker, uitvoerder, beslisser. Ook rollen kunnen verschillen per belanghebbenden. Denk hierbij ook na over de rol van het bevoegd gezag. Geef je de raad een actieve rol als verbinder of participant?

Welke mate van betrokkenheid wil je de belanghebbenden geven? Wie heeft welke verantwoordelijkheden? Denk bijvoorbeeld aan de verantwoordelijkheid van een klankbordgroep of de dorpsraad.

Een goed participatietraject gaat uit van de wensen en behoeften van de deelnemers. En deze zijn nooit hetzelfde. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met belang, interesse of tijd. Denk hier ook goed over na in deze fase. Het BSR-model kan hierbij helpen. Geef iedereen de kans om mee te doen. Hierbij kijk je of je een representatieve afvaardiging hebt met verschillende standpunten (ook de tegenstem). Kijk ook hoe inwoners met een potentiële achterstandspositie (en unusual suspects) kunnen worden betrokken. Hiervoor kun je bijvoorbeeld advies opvragen bij belangenbehartigers of dorpsraden.

ek

e

Pu bli

Ho Afzender

Wie organiseren de participatie? Bij deze stap geef je helderheid over rollen en eigenaarschap. Daarbij beantwoord je de volgende vragen: Wie is verantwoordelijk voor het participatieproces? Is de gemeente initiatiefnemer dan draagt de ambtelijke organisatie binnen de gestelde kaders zorg voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het participatietraject. Ambtenaren zijn gedurende het participatietraject de voornaamste gesprekspartners van de deelnemers. Bij onderwerpen die grotere impact hebben, zal de verantwoordelijk bestuurder zelf aan de gesprekken deelnemen. Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces? Bij de rol van initiatiefnemer ligt de verantwoordelijkheid om een idee zoveel mogelijk tot een volwaardig initiatief te ontplooien. Dat kan de initiatiefnemer doen door zelf partners te vinden en door het belang van zijn of haar initiatief voor de omgeving goed inzichtelijk te maken. Een participatietraject kan daarbij helpen. In dit geval is de initiatiefnemer altijd zelf verantwoordelijk voor het participatietraject en voor de communicatie rond het participatietraject en de terugkoppeling. Initiatiefnemers kunnen behalve de gemeente ook zijn: bewoner, projectontwikkelaar, corporatie, maatschappelijke organisatie, ondernemer (ideeën, vakkennis, geld, uitvoeringskracht).

De ambtelijke organisatie zorgt er voor dat zij de besluitvorming voorbereidt en dat formele procedures in beeld blijven.

Zijn partners mogelijk (mede) afzender? (Wie nodigt uit?) Wie heeft welke verantwoordelijkheden? Denk hierbij ook na over de rol van het bevoegd gezag. Welke rol geef je de raad: kadersteller, agendasetter, verbinder, controleur, scheidsrechter, beslisser? Naast de rol van initiatiefnemer kan iemand vanuit de samenleving ook de rol van adviseur of procesbegeleider vervullen.

Welke rol heeft de gemeente tijdens het proces (welke pet heb je op)? Belanghebbenden kunnen zelf met ideeën en initiatieven komen waarbij zij de gemeente kunnen vragen om mee te doen of te ondersteunen. Is de gemeente zelf geen initiatiefnemer dan hebben de betrokken ambtenaren zowel een ondersteunende als een inhoudelijk adviserende rol.

de r

lik

Af z en

b ug Ter Hoe

Hoe richt je de participatie in? Bij deze stap ga je de participatieaanpak concretiseren. Hier geef je antwoord op onderstaande vragen: Hoe ziet de projectplanning eruit en op welke momenten wil je actieve deelname? In je communicatie tijdens het participatieproces blik je bij iedere stap even terug op de stappen die al zijn doorlopen en geef je steeds aan waar in het proces je op dat moment staat.

Hoe wordt de participatie georganiseerd (welke vorm(en) pas je toe)? •

Passend bij participatievraag, publiek, omvang publiek

•

Op locatie in de buurt en/of online

•

Structureel/ eenmalig

Welke participatiemiddelen zet je daarvoor in? Hoe ga je om met opgehaalde input die niet past binnen het onderwerp? Wat lever je op naar aanleiding van het participatiemoment (participatieverslag, infographic et cetera) en hoe wordt dat teruggekoppeld? Welke communicatie middelen/ instrumenten zet je wanneer in? Stel hiervoor een communicatiekalender op. • Hoe worden belangstellenden op de hoogte gesteld en (vooraf) meegenomen in het doel/onderwerp/de opzet van de participatie? •

Hoe wordt aan participanten teruggekoppeld wat er met hun input is gedaan?

• Hoe houd je participanten op de hoogte van de verdere voortang van het traject (structureel in gesprek, vervolggesprek of afronding)? •

Hoe worden belangstellenden geïnformeerd over het doel/onderwerp/de opzet?

•

Hoe houd je hen op de hoogte van de verdere voortang van het traject?

Wie doet de ondersteuning in de uitvoering? Bij participatie komen vaak diverse regelzaken kijken. Denk aan ruimtes reserveren, middelen laten maken, catering regelen, ontvangst van mensen, genodigdenlijst bijhouden etc. Voor een goedlopend proces is het handig om van tevoren af te spreken wie deze rol invult.

Een goed participatietraject gaat uit van de behoeften van de deelnemers. En deze behoeften zijn nooit hetzelfde. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met belang, interesse of tijd. Zeker bij grotere trajecten kan een mix van participatie hier een oplossing voor bieden. Aan het einde van deze stap stel je een participatieplan op. Soms is een uitgebreid participatieplan nodig, soms voldoet een A4.

l

Ho

e

e Do Terugblik

Terugblik Na ieder participatiemoment in het traject dat je doorloopt, kijk je kort terug of de keuzes die je hebt gemaakt de juiste zijn geweest. De belangrijkste vragen die je hierbij stelt zijn: •

Sluit het participatiedoel nog steeds aan?

•

Is de participatievraag goed geformuleerd

•

Heb ik de juiste mensen aan tafel zitten?

•

Moet ik extra /minder stappen in het proces opnemen?

Indien nodig scherp je het participatieplan of de kalender aan.

Aan het einde van het complete participatietraject gebruik je de terugblik voor je verslag.