4. Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek doorwerking eerdere onderzoeken

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Rekenkameronderzoek doorwerking eerdere onderzoeken

Kern van het raadsvoorstel Door de Rekenkamercommissie is een memorandum “Opvolging aanbevelingen uit (eerdere) memoranda” aangeboden. In het memorandum doet de Rekenkamercommissie een aantal suggesties aan de raad. Dit voorstel gaat nader in op deze suggesties en geeft aan hoe hiermee om te gaan. Gerelateerde raadsstukken

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Rekenkameronderzoek doorwerking eerdere onderzoeken

Zaaknummer

: 865890

Datum presidium

: 30 november 2023

Datum raadsbesluit

: 14 december 2023

Datum raadsvergadering

: 14 december 2023

Portefeuillehouder

: Voorzitter Gemeenteraad

Inlichtingen bij

: Griffie, Berry van ’t Westeinde

Voorstel De raad wordt gevraagd: 1. De onderzoeksresultaten vast te stellen; 2. Het college op basis van de aanbevelingen uit 2016 alsnog de opdracht te geven voorafgaand aan het afsluiten van grotere overeenkomsten een beknopte, maar relevante toets te doen op de financiële positie van iedere beoogde contractpartij; 3. de dan voor de gemeente Maasdriel actieve rekenkamer te verzoeken eind 2024 opnieuw een selectie van ‘grotere’ overeenkomsten op de zichtbare uitvoering van een tijdige financiële toets te onderzoeken; Inleiding Als deel van het onderzoeksprogramma voor 2022 heeft de Rekenkamercommissie bezien in hoeverre in de voorbije jaren de aanbevelingen zijn opgevolgd die zijn gedaan in eerdere memoranda. Conform het vastgestelde onderzoeksprogramma heeft de commissie zich hierbij gericht op de aanbevelingen uit de memoranda inzake: 1. inkoop en aanbesteding (memorandum 2016) 2. beveiliging van informatie (memorandum 2018) De Rekenkamercommissie adviseert de raad ten aanzien van inkoop en aanbesteding het college te vragen een toets op de financiële soliditeit te doen bij ondernemingen waar de gemeente voornemens is een overeenkomst te sluiten.

Daarnaast doet de Rekenkamercommissie de aanbeveling om de toekomstige actieve rekenkamer te verzoeken eind 2024 opnieuw een selectie van ‘grotere’ overeenkomsten op de zichtbare uitvoering van een tijdige financiële toets te onderzoeken. Argumenten 1.1 Overnemen aanbevelingen De Rekenkamercommissie voert onderzoek uit namens de raad. De bevindingen in bijgaand memorandum zijn voldoende onderbouwd. Ten aanzien van het memorandum aangaande inkoop en aanbesteding doet de Rekenkamercommissie concrete aanbevelingen in de vorm van een advies. Dit advies is vertaald naar voorliggend besluit. Voor wat betreft het memorandum ‘beveiliging van informatie’ concludeert de commissie dat de aanbevelingen uit 2018 voldoende zijn opgevolgd.

2

2.1 Toets bij grotere overeenkomsten Het memorandum ‘Inkoop en aanbesteding’ uit 2016 adviseert voor grote opdrachten, met een aanzienlijk financieel belang de (financiële) soliditeit van aanbieders te onderzoeken, voordat wordt besloten tot het aangaan of verlengen van een overeenkomst. De commissie acht het – niet anders dan in 2016 – inhoudelijk nog steeds noodzakelijk dat een dergelijke toets bij grotere overeenkomsten standaard wordt uitgevoerd. Gebleken is dat ondanks de aanbevelingen van destijds een dergelijke toets niet is uitgevoerd bij tenminste vijf aangegane contracten in 2022. Het college geeft in de bestuurlijke reactie aan dat dit advies van de Rekenkamer wordt geïmplementeerd bij nieuwe contracten met een contractwaarde van boven de € 30.000. 3.1 Verzoek nieuwe Rekenkamer De huidige Rekenkamercommissie beëindigt zijn werkzaamheden per 1 januari 2024. Momenteel loopt er vanuit de gemeente Maasdriel een aanbesteding voor een nieuwe Rekenkamer. Om achteraf te kunnen controleren of de aanbevelingen zijn opgevolgd en voorliggend besluit (alsnog) is uitgevoerd (en geborgd in de procesgang rond het aangaan van contracten), wordt de nieuwe Rekenkamer verzocht hier in 2024 vervolgonderzoek naar te doen. Kanttekeningen/risico’s 1.1 Geen garantie De bevindingen uit het memorandum zijn gebaseerd op gedegen onderzoek.

Dit neemt niet weg dat in een aantal gevallen steekproeven zijn gehouden. Zo zijn niet alle aangegane contracten uit 2022 onderzocht en stelt de commissie ten aanzien van de informatiebeveiliging: “Vanzelfsprekend vormt deze waarneming – nog los van de heel beperkte diepgang van het uitgevoerde onderzoek – geen garantie dat zich in of vanuit de gemeente geen incident kan voordoen. Tegelijk zijn de grootste risico’s – inhoudelijk en organisatorisch – die de commissie in 2017 moest waarnemen gemitigeerd, en is voorzien in de borging van de diverse ingeregelde procedures.” 2.1 Lessen uit het verleden Zoals ook na het memorandum ‘Inkoop en aanbesteding’ uit 2016 is gebleken, is het nemen van het besluit kennelijk geen garantie dat dit ook wordt uitgevoerd. Er is ook nu een risico dat het college – al dan niet om goede redenen- geen uitvoering geeft aan het besluit. Gezien het verleden wordt de raad geadviseerd concreet te controleren op de uitvoering, bijvoorbeeld door gebruik te maken van het vragenrecht. 3.1 Eigen afweging Rekenkamer De Rekenkamer voert onderzoek uit namens de gemeenteraad, maar heeft daarbij een onafhankelijke positie. Het is een eigen afweging is van de Rekenkamer om aan het verzoek voor vervolgonderzoek gehoor te geven. Participatie Bij de uitvoering van het onderzoek zijn alle relevante partijen betrokken.

Er heeft geen participatie vanuit de samenleving plaatsgevonden. Inclusie Niet van toepassing.

3

Programma duurzaamheid Niet van toepassing. Financiën (incl. BTW-effect) Aan het besluit zijn geen financiële consequenties verbonden. Uitvoering Na besluitvorming wordt het college geacht het tweede beslispunt te implementeren en de raad hiervan op de hoogte te stellen (cq. houden). Ten aanzien van het derde beslispunt wordt de griffier verzocht te zijner tijd de nieuwe Rekenkamer van dit besluit op de hoogte te stellen.

Bijlagen: Memorandum Opvolging aanbevelingen uit (eerdere) memoranda van 21 augustus 2023

4