Document · PDF

2024 Programmabegroting BVEB (voorgenomen)

Gemeenteraad 29 juni 2023, gemeente MaasdrielBij agendapunt: Ontwerpbegroting 202414.452 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Programmabegroting BVEB 2024-2027

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD |

INHOUDSOPGAVE 1. 2.

Inleiding programmabegroting / 3 Overhead / 8 2.1. Wat mag het kosten? / 8 2.2. Betrokken partijen / 13

Algemene dekkingsmiddelen / 14

Onvoorzien / 15

Paragrafen / 16 5.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing / 16 5.2. Financiering / 17 5.3. Bedrijfsvoering / 21

Financiële begroting / 29 6.1. Totaaloverzicht begroting / 30 6.2. Algemene uitgangspunten en toelichting / 31 6.3. Incidentele Baten en Lasten / 33 6.4. Reserves en voorzieningen / 34 6.5. Geprognosticeerde balans / 35 6.6. Investeringsoverzicht / 37

Bijdrage per deelnemer / 41 7.1. Inwoneraantallen / 41 7.2. Bijdrage per gemeente / 41

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

1. Inleiding programmabegroting Voor u ligt de begroting 2024 van de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). De uitvoering van bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging van de BVEB door de gemeenten valt in de gemeentelijke begrotingen te zijner tijd toe te rekenen aan het programma ‘Overhead’. De Gemeenschappelijke Regeling BVEB is ontstaan met het doel de samenwerking tussen Maasdriel en Zaltbommel op het gebied van bedrijfsvoering mogelijk te maken. Niet met het doel de bedrijfsvoeringstaken te verzelfstandigen. Integendeel, de BVEB is nauw vervlochten met de gemeentelijke organisaties. Bedrijfsvoering staat niet los van de primaire gemeentelijke taken en dus staat de BVEB niet los van de gemeentelijke organisaties. De BVEB is faciliterend, kaderstellend en richtinggevend aan de primaire processen van de gemeente, met als doel de realisatie van de maatschappelijke opgaven van de organisatie(s). Bedrijfsondersteuning (services) reikt verder dan het uitvoeren van de gestelde kaders door bedrijfsvoeringsonderdelen binnen de BVEB. In beide gemeenten zijn werkzaamheden en functies te vinden die eveneens onder ‘bedrijfsondersteuning’ vallen. Denk hierbij aan communicatie en facilitair, maar ook aan de financieel controllers op de teams.

In april 2021 verscheen het rapport “BVEB verantwoord besturen” met een advies voor de toekomst van de BVEB op basis van een variantenanalyse. De implementatie van dit advies vereist 10 interventies. Het rapport is conform vastgesteld. Één van de interventies betrof het aanstellen van een directeur bij de BVEB. Dat is eind 2021 gerealiseerd. De directeur heeft ervoor gekozen de interventies van &VDL en de gesprekken met de directie en medewerkers van de BVEB én de eigen observaties als basis te gebruiken voor zijn organisatieplan. Een organisatieplan als basis voor de aankomende doorontwikkeling van de BVEB organisatie en de besturing van de bedrijfsvoering van de huidige drie organisaties. Dit plan, waarbij sturing wordt aangebracht door twee nieuwe organisatie onderdelen, het Bedrijfsbureau en Services, is voor de zomervakantie 2022 bij directie, MT en de BVEB gepresenteerd. De verdere uitwerking van dit plan is na de zomervakantie op dezelfde plekken gepresenteerd. In 2022 is binnen de BVEB gestart met een ‘pilot’ op HR. Daar is een co-manager HR gestart met invulling geven aan de nieuwe rol, binnen de BVEB. Deze pilot is bedoeld om ervaring op te doen en de nieuwe werkwijze in de praktijk met elkaar vorm te geven. In oktober van 2022 is het plan voor consultatie voorgelegd aan de medewerkers van de BVEB, de MT’s, de directie en de ondernemingsraden.

De opbrengst van deze consultatie is meegenomen in de verdere uitwerking van het organisatieplan. Op 9 februari 2023 is het organisatieplan voorlopig vastgesteld door het bestuur van de BVEB en aan de OR voorgelegd ter advies. Formeel wordt de uitwerking van het organisatieplan tijdens de implementatie georganiseerd; daarvoor wordt momenteel een implementatieplan opgesteld. De financiële effecten van het organisatieplan zijn verwerkt in de begroting 2024. In onderstaande tabel tonen wij de begroting 2024.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Lasten

Rekening 2022

Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering

314.662

Primitieve begroting 2023 254.244

Primitieve begroting 2024 609.150

Primitieve begroting 2025 334.150

Primitieve begroting 2026 334.150

Primitieve begroting 2027 305.650

151.527 82.921

107.014

1.505.365

1.056.703

1.210.543

1.918.438

2.390.444

2.577.398

Hard- en Software Financiën Juridische Zaken Algemene Dekkingsmiddelen

2.194.464 2.067.858 790.446

2.679.814 1.950.599 795.260

2.814.267 2.127.035 1.010.913

2.981.385 2.127.035 1.010.912

2.937.788 2.127.035 1.010.913

2.927.029 2.127.035 1.010.913

-2.123

79.025

252.815

249.970

251.614

253.283

Onvoorzien Totaal Lasten

8.789.111

25.000 9.465.537

25.000 10.734.135

25.000 10.623.407

25.000 10.581.456

25.000 10.543.865

-21.067

Baten Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering

-9.369

-90.237 -88

-30.000 -

Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten

-3.935.702 -4.559.230 -8.615.693

-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787

-4.771.213 -5.524.101 -10.325.314

-4.847.085 -5.612.501 -10.489.586

-4.834.984 -5.598.401 -10.463.385

-30.000 -4.830.785 -5.593.509 -10.454.294

Saldo Baten en Lasten

173.417

15.750

408.821

133.821

118.071

89.571

Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties

-502.432 -502.432

-15.750 -15.750

-408.821 -408.821

-133.821 -133.821

-118.071 -118.071

-89.571 -89.571

Totaal resultaat

-329.015

Hard- en Software Financiën Juridische Zaken

Reservemutaties

Ten opzichte van de begroting 2023 verklaren wij het verschil. De totale stijging van de lasten ten opzichte van de begroting 2023 bedraagt voor 2024 € 1.269.000. Daarvan is € 831.000 een stijging in de lasten ten behoeve van de BVEB organisatie, € 304.000 incidentele gelden voor lopende projecten en implementatie organisatieplan te dekken uit reserves, € 32.000 verschuiving van kosten Hard- en Software vanuit de gemeenten naar de BVEB en € 102.000 het resultaat op de investeringen van onze gemeenschappelijk Hard- en Software. Hier staat een stijging van de baten kant van € 30.000 tegenover (hieronder benoemd in punt 5). Daarnaast vindt er een stijging van onttrekking aan de reserve plaats voor een bedrag van € 393.000. Tezamen resulteert dit in een stijging van de gezamenlijke bijdrage van in totaliteit € 846.000.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Voor het boekjaar 2025 dalen de incidentele lasten met € 304.000 en stijgen de structurele lasten met € 193.000 ten opzichte van 2024. En vanaf 2026 dalen de kosten jaarlijks weer met respectievelijk € 42.000 en € 38.000. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door de kapitaallasten. Die stijgingen van de lasten en baten 2024 ten opzichte van 2023 worden veroorzaakt door het saldo op de hieronder benoemde ontwikkelingen, waarbij we mee willen geven dat de onderdelen met een * reeds zijn benoemd in de Kaderbrief of voortvloeien uit de meerjarige begrotingen. 1. Autonome niet beïnvloedbare ontwikkelingen van de kosten Stijging: € 649.000 Als volgt opgebouwd: Autonome niet beïnvloedbare ontwikkelingen van de kosten: Cao ontwikkelingen 2023* Indexatie lonen 4,2%* Indexatie sociale lasten en pensioenen 0,2%* Voorziening spaarverlof Verschuiving budget van HRM naar Software* Ophoging verzekeringen eigen risico WGA en AOV* TOTAAL

2024 319.000 277.000 13.000 24.000 -5.000 21.000 649.000

• De Cao-SGO is begin april 2023 bekrachtigd. De financiële gevolgen hiervan zijn fors hoger dan verwacht. De kosten liggen € 319.000 hoger dan was begroot in 2023, wat zijn doorwerking heeft op de begroting 2024 en verder. In de Kaderbrief gingen we nog uit van een geringe stijging van € 20.000.* • Voor 2024 rekenen we met een verwachte loonstijging van 4,2% wat een verhoging betekent van € 277.000.* • Daarnaast is de verwachting dat ook de kosten voor sociale lasten en pensioen verder zullen stijgen met € 13.000. * • Vanaf 2022 kennen medewerkers het recht op verlofsparen. Jaarlijks dienen we voor de gespaarde verlofuren een voorziening te vormen tegen de dan geldende loonwaarde. De verwachting voor 2024 is dat dit ongeveer € 24.000 bedraagt. • Vanaf 2023 hebben we de kosten ad € 5.000 van E-Certificaten voor personeel ondergebracht bij Hard- en Software.* • Door de stijging van de lonen en het duurder worden van de verzekeringspremies stijgen de verzekeringen voor Eigen Risico Werkhervatting Gedeeltelijke Arbeidsgeschikten (WGA) en Arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) met € 21.000.* 2.

Algemene dekkingsmiddelen Stijging: € 174.000 De algemene dekkingsmiddelen bestaan momenteel uit een daling van € 2.000 Treasury* (rente langlopende lening) en een stijging van € 222.000 voor Indexatie materiële kosten 2024 die bij de begroting worden gereserveerd om prijsstijgingen op te vangen. Voor de materiële kosten gaan we uit van een totale stijging van 6,8%. Hierbij hebben we rekening gehouden met een inhaalslag van 4,4% voor 2023 ten opzichte van de eerder vastgestelde begroting conform de aankondiging in de Kaderbrief 2024.* 3. Voorziene beïnvloedbare stijging/daling van de kosten binnen het bestaande productportfolio Stijging: € 8.000 Het bestuur heeft begin 2023 besloten de reisregelingen binnen de drie organisaties aan te passen op de fiscaal vrijgestelde vergoedingsbedragen per kilometer van de belastingdienst. De meerkosten bedragen € 8.000 per jaar.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

4. Voorziene beïnvloedbare stijging/daling van de kosten buiten het bestaande productportfolio Stijging/daling: € 0 Er is vooralsnog géén wijziging van het bestaande productportfolio van de BVEB voorzien. Eén van de 10 vastgesteld interventies voor een toekomstbestendig perspectief van de BVEB is “het herijken van het takenpakket binnen de BVEB: zorg voor robuustheid en integraliteit”. Die interventie krijgt pas eind 2024 en in de loop van 2025 aandacht. De focus in 2023 en 2024 is gericht op interventies die leiden tot het bestendigen van het bestaande takenpakket. 5. Voorziene beïnvloedbare stijging/daling van baten buiten het bestaande productportfolio Stijging: € 30.000 Vanaf 2021 voert het team financiën binnen de huidige formatie werkzaamheden uit voor alleen de gemeente Maasdriel, namelijk het heffen, innen en controleren op toeristenbelasting voor arbeidsmigranten. Dit betekent jaarlijks extra inkomsten van € 30.000 specifiek vanuit de gemeente Maasdriel. 6. Verschuiving kosten Gemeenten-BVEB (effect op gemeentelijke begrotingen per saldo neutraal) Stijging: € 32.000 Met ingang van 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. Deze actieve openbaarmakingsplicht treedt gefaseerd in werking. Een van de eerste stappen binnen de drie organisaties is documenten te kunnen anonimiseren voor publicatie. Hiervoor is specifieke software benodigd.

De verwachte implementatiekosten hiervoor bedragen € 12.000 en de structurele softwarekosten bedragen € 20.000 per jaar.* 7. Onttrekking bestemmingsreserve Incidentele geldenoganisatieplan en projecten Stijging: 304.000 Vooruitlopend op de besluitvorming omtrent de jaarrekening 2022, waarin is verzocht het positief resultaat te storten in een bestemmingsreserve, verzoeken we in 2024 € 104.000 onttrekken uit deze reserve om lopende projecten uit te financieren. Daarnaast verzoeken we een bestemmingsreserve Implementatiekosten ontwikkelingsplan BVEB te vormen en een onttrekking te maken van € 200.000 in 2024 hiervoor. Dit vooruitlopend op de besluitvorming omtrent het beschikbaar stellen van € 400.000 aan de BVEB vanuit de beide Gemeenten van het nog beschikbare budget 2022 Organisatieontwikkeling Toekomst BVEB. 8. Investeringen Hardware/Software Stijging: € 102.000 Als volgt opgebouwd: Investeringen Hardware/Software:

2024

Autonome niet beïnvloedbare ontwikkelingen: Structurele kosten inkoopbureau en Checkpoint* Verschuiving budget van HRM naar Software* Interne en externe digitale dienstverlening vanaf begroting 2024 Netwerk infrastructuur* Incidenteel budget 2023* Verschuiving kapitaallasten naar 2025 en verder n.a.v. jaarrekening 2022 Inzet algemene dekkingsmiddelen naar Hardware/Software* Kapitaallasten*

57.000 5.000 18.000 15.000 -45.000 -163.000 45.000 83.000

Beïnvloedbare ontwikkelingen: Clouddiensten* Interne en externe digitale dienstverlening vanaf begroting 2024 Totaal structureel

30.000 57.000 102.000

• Vanaf de begroting van 2023 hebben we rekening gehouden met de kosten van het inkoopbureau en de applicatie Checkpoint ten behoeve van de Interne Controle ad. € 57.000.*

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

• Vanaf 2023 hebben we de kosten ad € 5.000 van E-Certificaten voor personeel ondergebracht bij Hard- en Software.* • In de begroting 2023 hebben we rekening gehouden met structurele kosten voor de doorontwikkeling van interne en externe digitale dienstverlening. Echter om aan onze noodzakelijke en wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen voor het archiveren van vernietigbare dossiers en voor het beter beveiligen van persoonsgegevens van onze burgers in de Cloud is € 18.000 meer nodig dan in eerste instantie verwacht. • De kosten voor de Netwerk Infrastructuur zijn gestegen met € 15.000 ten opzichte van voorgaande jaren.* • Het incidentele implementatiebudget voor Redesign websites, Wet open overheid en Interne en externe digitale dienstverlening loopt conform begroting 2023 terug van € 90.000 naar € 45.000 per jaar (minder kosten).* • Bij de Bestuursrapportage 2022 en de Jaarrekening 2022 hebben we gemeld dat de investeringskredieten Oracle licenties en serverinfrastructuur niet volgens planning zullen worden afgerond. Hierdoor schuiven de kapitaallasten door naar 2025 en verder. Dit levert een incidenteel voordeel op van € 163.000. • In 2022 zijn de algemene dekkingsmiddelen bestemd voor de opvang van prijsstijgingen voor € 45.000 ingezet op exploitatiekosten Hard- en Software.* • De jaarlijkse kapitaallasten schommelen in de loop der tijd.

De oorzaak hiervan is een niet constante stroom van (her)investeringen. Hierdoor wijken de begrote kapitaallasten meerjarig van elkaar af. Voor 2024 is dit een stijging van € 83.000.* • De komende jaren zien we steeds meer applicaties die nu nog op de lokale server aangeboden worden verschuiven naar applicaties die vanaf het internet aangeboden worden als clouddienst. Om deze ontwikkelingen op te kunnen vangen is € 30.000 extra exploitatiebudget nodig ten behoeve van de clouddiensten.* • De interne en externe dienstverlening ontwikkelt zicht steeds verder. Er lopen momenteel een tweetal pilots, één op gebied van communicatie naar burgers en één op gebied van basisregistraties. Beide zouden we graag in alle drie de organisaties structureel willen aanbieden, omdat dit de kwaliteit van het werk bevorderd. Daarnaast zouden we graag aansluiten bij een landelijke voorzieningswijzer om kosten te kunnen besparen en willen we graag het gebouwenbeheersysteem vernieuwen voor een applicatie die beter aansluit bij de wensen en de behoeften van de gebruikers. Tot slot zouden we het voor de burger en bedrijven mogelijk willen maken om verzoeken aan Burgerzaken omtrent Basisregistratie Personen (BPR) online aan te kunnen bieden. Totalen kosten € 57.000 op jaarbasis. Een aantal van bovengenoemde investeringen worden in paragraaf 6.6 Investeringsoverzicht verder toegelicht.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

2. Overhead De uitvoering van de bedrijfsvoeringstaken en de bekostiging vanuit de deelnemende gemeenten valt merendeels onder 'overhead'.

2.1. Wat mag het kosten? In onderstaande tabel tonen we de begroting op overhead 2024 en verdere jaren. Lasten

Rekening 2022 314.662 -

Primitieve begroting 2023 254.244 151.527 82.921

Primitieve begroting 2024 609.150 107.014

Primitieve begroting 2025 334.150 107.014

Primitieve begroting 2026 334.150 107.014

Primitieve begroting 2027 305.650 107.014

Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering

1.505.365

1.056.703

1.210.543

1.918.438

2.390.444

2.577.398

Hard- en Software Financiën Juridische Zaken Totaal Lasten

2.194.464 2.067.858 790.446 8.791.234

2.679.814 1.950.599 795.260 9.361.512

2.814.267 2.127.035 1.010.913 10.456.320

2.981.385 2.127.035 1.010.912 10.348.437

2.937.788 2.127.035 1.010.913 10.304.841

2.927.029 2.127.035 1.010.913 10.265.582

-21.067

-9.369 -90.237 -88

-30.000 -

Bijdrage Maasdriel Bijdrage Zaltbommel Totaal Baten

-3.935.702 -4.559.230 -8.615.693

-4.346.902 -5.102.885 -9.449.787

-4.771.213 -5.524.101 -10.325.314

-4.847.085 -5.612.501 -10.489.586

-4.834.984 -5.598.401 -10.463.385

-4.830.785 -5.593.509 -10.454.294

Saldo Baten en Lasten

175.541

-88.275

131.006

-141.149

-158.543

-188.712

Storting in reserve Onttrekking aan reserve Saldo Reservemutaties

-502.432 -502.432

-15.750 -15.750

-408.821 -408.821

-133.821 -133.821

-118.071 -118.071

-89.571 -89.571

Resultaat Overhead

-326.891

-104.025

-277.815

-274.970

-276.614

-278.283

Baten Directie Bedrijfsbureau Services Human Resource Management Informatisering en Automatisering Hard- en Software Financiën Juridische Zaken

Reservemutaties

Verschil jaarstukken 2022 ten opzichte van primitieve begroting 2024 Hieronder op hoofdlijnen de verschillen tussen de jaarstukken 2022 en de begroting 2024, waarbij we mee willen geven dat per 2023 het Organisatieplan financieel is verwerkt binnen de begrotingen 2023, 2024 en verder. LASTEN De begrote lasten liggen in 2024 € 1.665.000 hoger dan de realisatie in boekjaar 2022. Hiervan komt € 1.272.000 voor rekening van personele lasten, € 644.000 voor de materiële lasten, minder

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

verwachte uitgaven voor projecten van € 451.000 en € 200.000 meerkosten voor implementatie organisatieontwikkeling in 2024 ten opzichte van 2022. Personeel Daar er meerdere verschuivingen van personeel tussen de teams hebben plaats gevonden en het aantal teams is uitgebreid in het kader van het Organisatieplan BVEB, kiezen we er voor dit niet per team te specificeren, omdat dit te onoverzichtelijk wordt. Het verschil van € 1.272.000 minder uitgaven in 2022 ten opzichte van het begrote kosten van 2024 luidt als volgt: De stijging van de begroting 2022 naar 2024 wordt in grote lijnen door het volgende veroorzaakt: • Verwachte kostprijsverhogende stijging personeelskosten vanuit de begroting 2023 t.o.v 2022 € 437.000 • Extra stijging werkelijke personeelskosten n.a.v. de CAO 2022 t.o.v. verwachte stijging € 68.000 • Stijging formatie naar aanleiding van het organisatieplan € 402.000 (incl. prijsstijgingen) • Vrijval formatie PHTB vanaf 2023 € 18.000 • Werkelijke extra stijging personeelskosten n.a.v. de recent afgesloten CAO 2023 € 319.000 • Verwachte stijging personeelskosten 2024 conform indexatie Circulaire september 2022 € 290.000. • Besluit omtrent hogere vergoeding reiskosten woon-werkverkeer € 8.000 • Jaarlijkse storting op voorziening spaarverlof € 24.000 Samen maakt dit een stijging op de structurele personeelsbegroting van € 1.566.000 ten opzichten van 2022.

Hierbij houden we rekening dat we in de jaarrekening 2022 € 191.000 minder kosten en € 103.000 meer baten hebben gemaakt op personele lasten dan begroot. Wat samen uitkomt op € 1.272.000. Materieel De materiële kosten van 2022 zijn € 644.000 lager dan het begrote bedrag van 2024 en is als volgt te verklaren: De begrote materiële kosten zullen in 2024 € 868.000 hoger liggen dan in 2022. Deze stijging is als volgt: • Inzet dekking kostprijsverhogende stijgingen € 71.000 van 2022 en € 45.000 voor 2023 • Verschuiving contract E-HRM van gemeenten naar de BVEB € 47.000 in 2023 • Kapitaallasten stijging € 43.000 ten opzichte van 2022 • Investeringen hardware/software € 165.000 uit 2023 • Structurele kosten inkoopbureau en Checkpoint vanaf 2023 ad € 57.000 • Verhoging van de incidentele gelden begroting 2024 t.o.v.

2022 € 45.000 • Indexatie materiële kosten 6,8 % voor 2024 zijnde € 222.000 • Extra exploitatiekosten netwerkinfrastructuur € 8.000 • Extra kapitaallasten netwerkinfrastructuur € 7.000 • Ophoging verzekeringen eigen risico WGA en AOV € 21.000 • Overheveling budget vanuit gemeenten voor Wet open overheid € 32.000 • Extra kosten clouddiensten € 30.000 • Wettelijke interne en externe digitale dienstverlening € 18.000 • Wenselijke interne en externe digitale dienstverlening € 57.000 In 2022 is er € 224.000 minder uitgegeven dan begroot aan kapitaallasten, advieskosten informatisering en automatisering en overige kleine voordelen. Projecten In 2022 hebben we € 612.000 uitgegeven aan incidentele projecten. Deze zijn voor 2024 begroot op € 161.000. Implementatie Organisatieplan In 2023 starten we met de implementatie van het Organisatieplan ontwikkeling BVEB. De verwachte kosten voor 2024 zijn € 200.000.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

BATEN De baten voor 2024 liggen € 91.000 lager dan in 2022 door het wegvallen van de dienstverlening aan het Projectbureau Herstructurering Tuinbouw Bommelerwaard (PHTB) en door uitkeringen van het UWV voor ziekte en ouderschaps-/geboorteverlof. De dienstverleningsovereenkomst met de gemeenschappelijke regeling PHTB is 1 januari 2023 beëindigd. Vanaf deze datum is de PHTB in liquidatie. RESERVEMUTATIES In 2022 zijn er onttrekkingen ad. € 487.000 geweest aan de bedrijfsreserve voor de lopende projecten financieel pakket, VIC, E-HRM en Frictiekosten telefonie infrastructuur en € 15.000 voor dekking kapitaallasten, tezamen € 502.000. In begroting 2024 gaan we naast de dekking voor Frictiekosten telefonie infrastructuur ad € 15.000 uit van een extra dekking van € 90.000 voor kapitaallasten Zaaksysteem. Daarnaast vindt er een onttrekking plaats van € 200.000 voor de dekking Implementatiekosten organisationtwikkeling BVEB en € 104.ooo dekking voor projecten. Tezamen in 2024 € 94.000 minder onttrekkingen dan in 2022 werkelijk.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Verschillen tussen de primitieve begroting van 2023 en de primitieve begroting van 2024 De verschillen tussen de begroting 2023 en de begroting 2024 worden hieronder nader toegelicht op de lastenkant en op de batenkant. LASTEN De verschillenanalyse wijkt met uitzondering van de Algemene dekkingsmiddelen niet af van de in paragraaf "1 Inleiding programmabegroting" beschreven afwijkingen. De afwijking op de lasten voor Overhead wijken met € 1.095.000 (Stijging) af ten opzichte van de begroting 2023. Hieronder treft u in tabelvorm de afwijkingen per categorie aan, waarbij we u mee willen geven naar aanleiding van welke actie deze verschillen zijn ontstaan. Hierbij is een positief getal een lastenverzwaring en een negatief getal een lastenverlichting.

TOTAAL AFWIJKING LASTEN Autonome niet beïnvloedbare ontwikkelingen: Totaal personele kosten: Cao ontwikkelingen 2023 Indexatie lonen 4,2% Indexatie sociale lasten en pensioenen 0,2%

Afwijking ten opzichte van 2023

Meerjarige begrotingswijziging

1.095.000

140.000

376.000

32.000

304.000

243.000

649.000

-5.000

331.000

323.000

633.000 319.000 277.000

310.000 20.000 277.000

323.000 299.000 -

Ontwikkeling Verschuiving aangekondigd budget van in Kadernota Gemeenten 2024 naar BVEB

Incidentele Ontwikkeling ontwikkelingenna Kadernota bekostigd uit 2024 resultaat 2022

13.000

Voorziening spaarverlof

24.000

Totaal materiële kosten: Verschuiving budget van HRM naar Software Ophoging verzekeringen eigen risico WGA en AOV Voorziene beïnvloedbare stijging/daling: Totaal personele kosten: Bestuursbesluit reiskosten woonwerkverkeer Verschuiving kosten Gemeenten-BVEB:

16.000

-5.000

21.000

-5.000

21.000

8.000

32.000

Totaal materiële kosten: Wet open overheid Onttrekking bestemmingsresultaat: Totaal personele kosten: Implementatie organisatieplan

32.000 32.000

304.000

275.000

200.000

Lopende projecten

75.000

Totaal materiële kosten: Lopende projecten

29.000 29.000

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Nieuwe investeringen Hardware/Software Autonome niet beïnvloedbare ontwikkelingen: Structurele kosten inkoopbureau en Checkpoint Verschuiving budget van HRM naar Software Interne en externe digitale dienstverlening Netwerk infrastructuur Kapitaallasten netwerk infrastructuur Incidentele kosten investeringen Hardeware-Software Verschuiving kapitaallasten naar 2025 en verder n.a.v. jaarrekening 2022 Inzet algemene dekkingsmiddelen naar Hardware/Software

Afwijking ten opzichte van 2023

Meerjarige begrotingswijziging

Ontwikkeling Verschuiving aangekondigd budget van in Kadernota Gemeenten 2024 naar BVEB

Incidentele Ontwikkeling ontwikkelingenna Kadernota bekostigd uit 2024 resultaat 2022

102.000

145.000

45.000

-88.000

15.000

145.000

15.000

-145.000

57.000

5.000

18.000

8.000

18.000

8.000 7.000

7.000

-45.000

-163.000

45.000

Kapitaallasten Beïnvloedbare ontwikkelingen: Interne en externe digitale dienstverlening

83.000

87.000

57.000

Clouddiensten

30.000

BATEN Baten team Financiën - verschil € 30.000 (meer inkomsten) Vanaf 2021 voeren we extra werkzaamheden uit alleen voor de gemeente Maasdriel voor het heffen, innen en controleren op toeristenbelasting voor arbeidsmigranten. Dit betekent jaarlijks extra inkomsten van € 30.000 specifiek vanuit de gemeente Maasdriel. RESERVEMUTATIES Onttrekking reserve - verschil € 394.000 (meer inkomsten) Voor de dekking van kapitaallasten is een reserve gevormd in 2020. De onttrekking uit de reserve voor de kapitaallasten Video Conferencerooms is een inkomst voor de exploitatie van € 16.000 vanaf 2023. De verwachting is dat het project ZGW medio 2023 wordt afgerond en de dekking kapitaallasten ZGW ad. € 90.000 vanaf 2024 zal plaats vinden. Daarnaast wordt er bij de jaarrekening 2022 een bestemmingsreserve gevormd voor de dekking van Projectkosten en tot slot wordt er ook nog een bestemmingsreserve Implementatiekosten organisatieontwikkeling BVEB gevormd. In 2024 zal hiervan € 304.000 worden onttrokken.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

2.2. Betrokken partijen Vanaf 1 januari 2023 verlenen we alleen nog diensten aan de deelnemende gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Organisatie Gemeente Maasdriel Gemeente Zaltbommel

Beschrijving Volledige dienstverlening Volledige dienstverlening

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

3. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de lasten van de financieringsfunctie en in de Kaderbrief 2024 vermelde indexatie van materiële kosten. Lasten

Algemene dekkingsmiddelen Indexatie materiële lasten Treasury Totaal Lasten Baten Algemene dekkingsmiddelen Totaal Baten Resultaat Algemene dekkingsmiddelen

Rekening 2022

Primitieve begroting 2023

Primitieve begroting 2024

Primitieve begroting 2025

Primitieve begroting 2026

Primitieve begroting 2027

84.000

259.000

258.000

-2.123 -2.123

-4.975 79.025

-6.185 252.815

-8.030 249.970

-6.386 251.614

-4.717 253.283

-2.123

79.025

252.815

249.970

251.614

253.283

Zoals gebruikelijk vormen de indexaties uit de september circulaire van 2022 de basis voor de indexeringen in deze begroting. In tegenstelling tot voorgaande jaren vindt daarop nu echter ook een correctie plaats voor voorgaand jaar. De reden hiervoor is de recent zeer sterk gestegen inflatie. Deze werkt door naar de komende jaren en daarop moeten de indexaties dus gecorrigeerd worden. Voor de materiële kosten volgen we de indexatie van de netto materiële overheidsconsumptie van 2,4% voor 2024. Daarnaast houden we rekening met de te laag begrote indexpercentage van 2023 zijnde 4,4% (begroot 1,5% - werkelijk 5,9%). Tezamen een percentage van 6,8%. Dit betekent een totaalbedrag van € 222.000 wat extra nodig is om prijsstijgingen te kunnen ondervangen. Daarnaast staat er nog een saldo van € 37.000 van voorgaande jaren ter beschikking per 1 januari 2023. Deze middelen begrootten we onder de post 'algemene dekkingsmiddelen'. Indien nodig verhogen we gedurende het jaar 2024 de uitvoeringsbudgetten door deze stelpost in te zetten.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

4. Onvoorzien Het is wettelijk verplicht om een post onvoorzien op te nemen in de begroting. Een jaarlijks bedrag van € 25.000 is opgenomen als post onvoorzien voor de BVEB. Lasten

Primitieve begroting 2023 25.000 25.000

Primitieve begroting 2024 25.000 25.000

Primitieve begroting 2025 25.000 25.000

Primitieve begroting 2026 25.000 25.000

Primitieve begroting 2027 25.000 25.000

Onvoorzien Totaal Baten

Resultaat Onvoorzien

25.000

Onvoorzien Totaal Lasten

Rekening 2022

Baten

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

5. Paragrafen Conform de voorschriften van de BBV zijn hier de volgende voorgeschreven paragrafen opgenomen: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing; • Financiering; • Bedrijfsvoering. De andere door de BBV voorgeschreven paragrafen, te weten: lokale heffingen, onderhoud kapitaalgoederen, verbonden partijen en grondbeleid, zijn niet van toepassing op de BVEB. Paragraaf Lokale heffingen Weerstandsvermogen en risicobeheersing (1) Onderhoud kapitaalgoederen Financiering (2) Bedrijfsvoering (3) Verbonden partijen Grondbeleid

Actie n.v.t. Opgenomen n.v.t. Opgenomen Opgenomen n.v.t. n.v.t.

5.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: • De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de BVEB beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Weerstandscapaciteit In artikel 21 van de GR is het uitgangspunt opgenomen dat de deelnemende gemeenten er steeds voor zorgen dat de bedrijfsvoeringseenheid altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen richting derden te kunnen voldoen. Daarnaast is in artikel 20 vastgelegd hoe met reservevorming wordt omgegaan. 1. Een positief of negatief saldo zal worden toegevoegd of onttrokken aan een daarvoor gecreëerde reserve/voorziening. Het overige batige of nadelige saldo zal aan de deelnemende gemeenten worden uitgekeerd of in rekening worden gebracht, naar rato van de inbreng van de deelnemende gemeenten in de regeling. 2. De risicoreserve (weerstandsvermogen) van de bedrijfsvoeringseenheid zal een bedrag gelijk aan 3% van de jaarlijkse exploitatielast niet te boven gaan. Bij de start van de BVEB is geen risicoreserve ingebracht door de deelnemende gemeenten. De maximaal te vormen risicoreserve is € 322.024 op basis van de totale exploitatielasten van 2024 van € 10,7 miljoen.

Maximale weerstandvermogen

Rekening 2022 8.789.111

Primitieve begroting 2023 9.465.537

Primitieve begroting 2024 10.734.135

Primitieve begroting 2025 10.623.407

Primitieve begroting 2026 10.581.456

Primitieve begroting 2027 10.543.865

Totale exploitatielasten Maximale Risicoreserve 3%

263.673

283.966

322.024

318.702

317.444

316.316

Risico's De BVEB voert de bedrijfsvoeringstaken uit voor de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Twee keer per jaar vindt een herijking plaats van de risico's die de BVEB loopt. Als gevolg van enkele mondiale oorzaken zijn de prijzen in Nederland binnen een kort tijdsbestek extreem gestegen en momenteel nog aan het stijgen. Prijsstijgingen van enkele tientallen procenten

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

binnen een tijdsbestek van één of enkele weken zijn geen uitzondering meer. Omstandigheden díe daartoe bijdragen zijn onder meer de nasleep van de Coronacrisis, de stijgende energieprijzen en de schaarste en prijsstijgingen door de oorlog in Oekraïne en bijbehorende sancties tegen Rusland. Onduidelijk is of en wanneer de prijzen weer zakken. Dit brengt risico's en onzekerheid met zich mee voor zowel bestaande overeenkomsten als ook voor nieuw te sluiten overeenkomsten. Voor nu hebben we rekening gehouden met een indexatie van 4,4% op personeelslasten met als basis het CAO loon 2023 en 6,8% op materiële kosten zijnde 4,4% voor 2023 en 2,4 % voor boekjaar 2024 op basis van de september circulaire 2022. Bij het niet verlengen van tijdelijke contracten of het afscheid nemen van vaste medewerkers op verzoek van de werkgever ontstaat er voor de werkgever naast een transitievergoeding een wachtgeldverplichting. Onvoorzien Het is wettelijk verplicht voor gemeenten om een post onvoorzien op te nemen in de begroting. Sinds het begrotingsjaar 2018 wordt er jaarlijks een bedrag van € 25.000 opgenomen als post onvoorzien voor de BVEB. Kengetallen Voor de BVEB is een aantal van de door de BBV benoemde kengetallen niet van toepassing. Dit zijn de belastingcapaciteit en de grondexploitatie. De overige kengetallen worden hieronder weergegeven.

De BVEB is een GR en een eventueel tekort op de exploitatie zal worden gedekt door de deelnemende gemeenten. Om die reden is het solvabiliteitspercentage laag. Er is overeengekomen dat de deelnemende gemeenten te allen tijde de financiële verplichtingen aan derden zullen nakomen. Kengetallen

Rekening 2022 %

Primitieve begroting 2023 23,26 %

Primitieve begroting 2024 26,13 %

Primitieve begroting 2025 21,55 %

Primitieve begroting 2026 17,20 %

Primitieve begroting 2027 11,86 %

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitspercentage Structurele exploitatieruimte

10,84 13,26 33,01 - 0,60

% % %

25,47 22,50 8,54

28,16 12,74 3,49

23,55 11,09

19,19 9,40 0,32

13,86 8,27

% % %

0,37

% % %

0,00

% % %

5.2. Financiering In de paragraaf Financiering geven wij inzicht en leggen wij verantwoording af over de activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van: • De financiële vermogensvoorwaarden; • De financiële stromen; • De financiële positie en de hieraan verbonden risico’s. In het kort noemen we de bovengenoemde drie punten ook wel treasury.

5.2.1. Beleidskader Afhankelijk van de hoogte en de verwachte duur van het liquiditeitstekort of -overschot, wordt vermogen tijdelijk of langdurig aangetrokken of uitgezet (vnl. Schatkist). Het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen is dat de kasgeldlimiet optimaal benut wordt en zoveel mogelijk kort vermogen wordt aangetrokken. De centrale doelstelling van ons treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen en het beperken van de financiële risico’s voor de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard. De Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) regelt de uitvoering van treasury. Deze wet regelt dat

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

de uitvoering van de treasuryfunctie uitsluitend de publieke taak dient en geschiedt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Om inzicht te geven in de wijze waarop wij dit doen en om beeld te geven van de stand van zaken gaan wij in deze paragraaf in op het risicobeheer (met name rente- en kredietrisico), de financieringsen schuldpositie, het kasbeheer en de informatievoorziening.

5.2.2. Recente ontwikkelingen De rente op de geld- en kapitaalmarkten stijgt. In december 2022 heeft de centrale bank de rente verhoogd met 50 basispunten. In februari en maart 2023 was de rente weer verhoogd met in totaal 1 procent. De reden voor de opwaartse druk van de beleidsrente is dat de inflatie nog jarenlang boven de gewenste 2% zal liggen in Europa. De rente voor eenmaands kasgeldleningen was vele jaren negatief, maar gedurende het jaar is dit opgelopen naar 2% - 3% positief. De marktverwachting is dat de rente voor de langlopende leningen zich het komende jaren beweegt tussen de 2,0 % en de 4,0%.

5.2.3. Risicobeheer financieringsportefeuille Voor het beheersen van het renterisico maken we gebruik van de volgende financieringsstrategieën: • De kasgeldlimiet wordt conform Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) niet overschreden; • De renterisiconorm wordt niet overschreden conform Wet Fido; • Nieuwe leningen stemmen wij af op de bestaande financiële positie en de liquiditeitsplanning; • De rentetypische looptijd en het renteniveau van de desbetreffende lening stemmen wij zoveel mogelijk af op de actuele rentestanden en rentevisie. Renterisico Dit is het risico dat wij lopen op sterke rentestijgingen voor bestaande geldleningen. In zijn algemeenheid blijft dit risico beperkt door het afsluiten van leningen met een lange looptijd en een vast rentepercentage. Renterisico’s kunnen vanuit Wet Fido-optiek worden bezien op de korte en op de langere termijn. Renterisico op korte schuld: de kasgeldlimiet Een belangrijk uitgangspunt van de Wet Fido is het vermijden van grote schommelingen in de rentelasten. Juist voor kortere financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct invloed hebben op de rentelasten. Om een grens te stellen aan de korte financiering is in de Wet Fido een kasgeldlimiet opgenomen.

Deze kasgeldlimiet wordt berekend als een vast percentage (8,2%) van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling bij aanvang van het begrotingsjaar. Berekening kasgeldlimiet

Rekening 2022

Begrotingstotaal Het bij het ministeriële regeling vastgestelde percentage

8.615.693

Kasgeldlimiet

Primitieve begroting 2023 9.449.787

Primitieve begroting 2024 10.325.314

Primitieve begroting 2025 10.489.586

Primitieve begroting 2026 10.463.385

Primitieve begroting 2027 10.454.294

8,2 %

706.487

774.883

846.676

860.146

857.998

857.252

Ons uitgangspunt is dat we het financieringstekort binnen de wettelijke grenzen zoveel mogelijk met kort geld financieren en dat het rentepercentage voor kort geld lager is dan het percentage voor leningen met een lange looptijd.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Renterisico op langlopende schuld: de renterisiconorm Het doel van de renterisiconorm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit is te bereiken door een limiet te stellen aan een deel van de vaste schuld; het rentepercentage moet op een bepaald moment worden aangepast aan de op dat moment geldende markttarieven. De bedoelde aanpassingen van rentepercentages doen zich voor bij herfinanciering en renteherziening: • Herfinanciering is het afsluiten van nieuwe leningen en vervanging van bestaande leningen; • Renteherziening doet zich voor wanneer de geldgever het percentage van een lening gedurende de looptijd herziet. De norm houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen voor de organisatie niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De omvang van de renterisiconorm is als volgt weer te geven: Berekening renterisiconorm en risico

Rekening 2022

1 Renteherziening 2 Aflossing 3 Renterisico (1+2) 4 Begrotingstotaal 5 Renterisiconorm in % 6 Renterisiconorm (4x5) minimum € 2.500.000

500.000

Primitieve begroting 2023 500.000

Primitieve begroting 2024 500.000

Primitieve begroting 2025 -

Primitieve begroting 2026 -

Primitieve begroting 2027 -

500.000

8.615.693 20 %

9.449.787 20 %

10.325.314 20 %

10.489.586 20 %

10.463.385 20 %

10.454.294 20 %

2.500.000

Kredietrisico Dit is het risico dat de BVEB loopt wanneer rechtspersonen aan wie een lening is verstrekt in financiële problemen komen. De BVEB verstrekt geen leningen.

5.2.4. Leningenportefeuille In 2017 is een lening ad € 3,5 miljoen afgesloten bij de BNG met een rente van 0,3% per jaar en een looptijd van 7 jaar. Deze lening is bestemd voor de investeringen in ICT. Jaarlijks wordt er € 500.000 afgelost (in 2024 voor het laatst) en de rentebetaling in 2024 is € 1.500.

5.2.5. Financieringsbehoefte De financieringspositie wordt bepaald door diverse factoren, zoals de ontwikkelingen in de investeringen en de mutaties in de geldleningenportefeuille. Met een liquiditeitenplanning brengen we structuur aan in de verwachte inkomsten en uitgaven. Hierdoor hebben we een beter inzicht in onze financieringsbehoefte. In onderstaand overzicht wordt de financieringsbehoefte weergegeven.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Financieringspositie

Investeringen per 31 december Totaal kapitaalbeslag in vaste activa Reserves Voorzieningen Opgenomen geldleningen Totaal kapitaalfinanciering vaste passiva Financierings overschot/tekort

Rekening 2022

Primitieve begroting 2023

Primitieve begroting 2024

Primitieve begroting 2025

Primitieve begroting 2026

Primitieve begroting 2027

2.081.148

3.240.328

3.355.384

2.807.167

2.250.902

1.625.727

2.081.148 1.449.687 97.673

3.240.328 976.011 65.982

3.355.384 567.349 89.544

2.807.167 433.048 113.106

2.250.902 314.976 136.668

1.625.727 225.405 160.230

1.000.000

500.000

2.449.687

1.476.011

567.349

433.048

314.976

225.405

368.539

-1.764.317

-2.788.034

-2.374.119

-1.935.926

-1.400.323

5.2.6. Renteomslag Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat rente via de taakvelden wordt toegerekend aan de programma’s. Door gebruik te maken van een renteomslag wordt de manier van verantwoorden van de rente in de begroting geharmoniseerd. Met onderstaand overzicht geven we inzicht in de rentelasten voor externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rente toerekening. Het BBV schrijft voor dat de gehanteerde omslagrente niet meer dan 0,5% (positief of negatief) mag afwijken van de berekende omslagrente. Uit onderstaande berekeningen blijkt dat de renteomslag binnen de marge blijft. Renteomslag

Externe rentelasten over de korte en lange financiering Externe rentebaten over de korte en lange financiering Saldo rentelaten en rentebaten Rente van projectfinanciering -/Aan taakveld toe te rekenen externe rente Rente over eigen vermogen Rente over voorzieningen Totaal aan taakveld toe te rekenen rente (A) Investering per 1 januari (B) Financierings overschot/tekort

Rekening 2022

Primitieve begroting 2023

Primitieve begroting 2024

Primitieve begroting 2025

Primitieve begroting 2026

Primitieve begroting 2027

4.250

5.036

3.536

2.036

4.250

5.036

3.536

2.036

5.412

10.011

9.721

10.066

8.422

6.753

-1.162

-4.975

-6.185

-8.030

-6.386

-4.717

-1.162

-4.975

-6.185

-8.030

-6.386

-4.717

1.920.957

2.081.148

3.240.328

3.355.384

2.807.167

2.250.902

- 0,06 %

- 0,24 %

- 0,19 %

- 0,24 %

- 0,23 %

- 0,21 %

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

5.3. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering voor de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel vindt gezamenlijk plaats in de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB). Maar wat daarvan gezamenlijk is, is nooit omschreven. De BVEB bestaat uit vier losse teams en bijbehorende functies maar is niet ingericht op het uitvoeren van een gezamenlijke bedrijfsvoering voor de drie organisaties. Er is geen ‘Programma bedrijfsvoering’, nu niet, en nooit geweest. De programmatische inslag ontbrak. De Gemeenschappelijke Regeling BVEB is ontstaan met het doel de samenwerking tussen Maasdriel en Zaltbommel op het gebied van bedrijfsvoering mogelijk te maken. Niet met het doel de bedrijfsvoeringstaken te verzelfstandigen. Integendeel, de BVEB is nauw vervlochten met de gemeentelijke organisaties. Bedrijfsvoering staat niet los van de primaire gemeentelijke taken en dus staat de BVEB niet los van de gemeentelijke organisaties. Daarnaast hebben de gemeentedirecteuren met de komst van één algemeen directeur formeel geen enkele zeggenschap meer. Er is voor de bedrijfsvoering alleen maar een bestuurlijke relatie tussen de gemeenten en de BVEB. Het bestuur van de BVEB stelt alleen de P&C documenten van de BVEB vast. Onbedoeld is de bedrijfsvoering op afstand gezet. Dit bevestigt het rapport van &VDL dat het nog ontbreekt aan voldoende sturingsmogelijkheden op de bedrijfsvoering.

Het organisatieplan In het organisatieplan zijn de drie organisaties weer in positie gebracht en gezamenlijk aan zet om invulling te geven aan de gezamenlijke bedrijfsvoering, uitgevoerd door de BVEB. Zij vormen een drie-eenheid, waarbinnen wordt bepaald welke bedrijfsvoeringstaken worden uitgevoerd, wanneer sprake is van Operational Excellence of van ‘Couleur Locale’, welke prioriteringen worden gegeven en welke begroting daarbij hoort. Er is dus geen sprake van een ‘opdrachtgever/opdrachtnemer’ relatie, maar één van samenwerking en afstemming op de agenda van het programma bedrijfsvoering. De belangrijkste pijlers van het organisatieplan zijn: • Het vraag gestuurd en programmatisch werken. Door het vaststellen van een programma bedrijfsvoering is er duidelijkheid in wát moet worden bereikt en met welke prioritering (heldere doelen/resultaten). Daarbij is ook helder waar de beslissingen worden genomen, namelijk door de drie directeuren in het bedrijfsbureau. Hierdoor is voor iedereen duidelijk wat van hem of haar wordt verwacht. Dit geeft ook meer rust en regelmaat in de teams (stabiliteit). • Het neerleggen van de verantwoordelijkheid bij de vakgebieden. Verantwoordelijkheden beleggen bij specialisten waarvoor zij zijn opgeleid. HR is een vak, net als I&A.

Gebruik maken van de aanwezige kennis, verdergaand dan alleen het geven van advies, eigenaarschap van de realisatie, in co-productie en co-creatie. Daarbij hoort ook dat de bevoegdheid van deze medewerkers is afgestemd op hun verantwoordelijkheid, in lijn met de huidige omgekeerde mandaatregeling. • De directeur en adjunct-directeur zijn hiërarchisch leidinggevenden voor de vier teams. Hiermee zijn zij ieder verantwoordelijk voor 35-40 medewerkers. De dagelijkse aansturing en bijvoorbeeld de individuele begeleiding van collega’s en de teamontwikkeling vraagt om aandacht. Daarom gaat het plan uit van een hulpstructuur met per team (of onderdeel van een team) een coördinerend senior en voor alle medewerkers van de BVEB één co-manager HR, die de directeuren ondersteunt op de P-taken. De verdeling van taken wordt verderop uitgewerkt.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Het programma bedrijfsvoering Het programma bedrijfsvoering vormt de agenda van de resultaten die door de Bedrijfsvoeringseenheid worden opgeleverd. Deze agenda wordt gevormd vanuit verschillende invalshoeken: • Collectieve vraag vanuit de drie organisaties (denk aan beleid op thuiswerken). • Collectieve (sturende) processen voor de drie organisaties (denk aan de P&C cyclus). • Beleid vanuit de drie organisaties (denk aan het informatiebeleidsplan). • Ontwikkelingen die de bedrijfsvoering van de drie organisaties raakt (denk aan nieuwe wetgeving, zoals de WOO en de omgevingswet). • Continuïteit/vervanging van lopende diensten (denk aan vervanging apparatuur, software). • Verbeteringen van processen of diensten (denk aan kwaliteitsverbetering werving en selectie). • Vernieuwing/trends en de implementatie hiervan binnen de bedrijfsvoering (denk aan Robotic Proces Automation (RPA)). Het programma bedrijfsvoering heeft dus als doel te komen tot (meer)jarige besturing (incl. financiering), prioritering en planning (incl. inzet middelen) van de bedrijfsvoeringprojecten. Hierin ook meegenomen de overige organisatie overstijgende projecten met een bedrijfsvoering component. De jaarplannen Daarnaast zijn er natuurlijk nog de doorlopende dagelijkse werkzaamheden voor de BVEB (denk aan betalen van facturen binnen een bepaalde termijn of denk aan de veiligheidsupdates van ICT).

Ook deze werkzaamheden willen we beschrijven en voorzien van (service)afspraken in de jaarplannen per team. Deze zijn doorlopend en komen dus niet telkens terug op de agenda van het programma bedrijfsvoering, tenzij ze worden gewijzigd/verbeterd. De jaarplannen worden wel gemonitord door de directeuren. Als basis van het programma bedrijfsvoering wordt gekeken naar de huidige begrotingen en de inkoop- en aanbestedingskalender, zodat duidelijk wordt welke resultaten al op de planning staan. Daarnaast wordt gekeken welke zaken extra kunnen worden opgepakt. Overigens is een belangrijk onderdeel van het programma bedrijfsvoering het ‘op orde’ krijgen van de basis. Hier zal tijd voor worden ingeruimd. Dit zal zeker een kwaliteitsverbetering opleveren. De intaketafel Alle collectieve opgaven komen via de drie organisaties op de intaketafel van het bedrijfsbureau. De co-manager heeft een belangrijke rol in het aandragen van onderwerpen, maar ook in het helder krijgen van de vraag en het signaleren van collectieve vragen. Op de intaketafel zal door de adjunctdirecteur samen met de co-managers een stakeholdersanalyse worden gedaan om te kijken welke onderdelen van de drie organisaties worden geraakt door het onderwerp. Het bedrijfsbureau betrekt vervolgens de stakeholders (van de drie organisaties) en maakt een impactanalyse.

Aan de hand daarvan wordt een voorstel gedaan voor de specifieke voorwaarden (doel, resultaat, budget, mandaat, etc) Heeft de opgave invloed op de gezamenlijke bedrijfsvoering? Dan besluit de gezamenlijke directie of, wanneer en hoe de opgave wordt opgepakt. Hier worden ook de verantwoordelijkheden (projectleider/eigenaarschap) vastgesteld. Het verbeteratelier Projecten worden uitgevoerd onder aansturing van het bedrijfsbureau in het verbeteratelier. Dit betekent overigens niet dat het alleen een BVEB-aangelegenheid is. Het project kan ook door medewerkers vanuit de beide gemeenten worden uitgevoerd en de projectleiding kan liggen bij één van de gemeenten. Er zijn ook opgaven die binnen één team liggen die worden door de coördinerend

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

senior en de co-manager opgepakt en belegd. Ook dan wordt de voortgang van de afspraken vanuit het bedrijfsbureau gemonitord. Wanneer gemeenten met een vraag komen die buiten de gewone afspraken valt en die extra tijd, geld of personele capaciteit kost, dan wordt deze besproken in het bedrijfsbureau. De drie directeuren stemmen telkens in met de agenda van het programma bedrijfsvoering, dus ook als één gemeente iets wil en de ander niet. Besproken moet worden met welke prioriteit dit dan moet/kan worden opgepakt en wat er dus blijft liggen. Alle drie de directeuren moeten daarmee instemmen. Over deze werkwijze wordt tijdens de implementatiefase een directiestatuut opgesteld. De effecten van het aanpassen van het programma bedrijfsvoering worden financieel verwerkt in de reguliere P&C documenten van de drie organisaties. Een van de randvoorwaarden om efficiencyvoordelen in de samenwerking op bedrijfsvoering te realiseren is het harmoniseren en standaardiseren van werkprocessen, systemen en formats in de uitvoering. We noemen dit Operational excellence. Door de huidige versnipperde aansturing wordt steeds meer gestuurd op specifiek maatwerk. Als de BVEB daaraan tegemoet wil komen dan doen zij dat als business partner.

5.3.1. Directie De directeur en adjunct-directeur zijn hiërarchisch leidinggevenden voor de vier teams (HRM, Financiën, I&A en JZ). Hiermee zijn zij ieder verantwoordelijk voor 35-40 medewerkers. De dagelijkse aansturing en bijvoorbeeld de individuele begeleiding van collega’s en de teamontwikkeling vraagt om aandacht. De directeuren hebben daarom een hulpstructuur met per team (of onderdeel van een team) een coördinerend senior en voor de gehele BVEB één co-manager HR, die de directeuren ondersteund op de P-taken. Wat doet de algemeen directeur? • De BVEB heeft een duidelijke rol en verantwoordelijkheid: het faciliteren van de bedrijfsvoering van de drie organisaties. Het bepalen van de agenda op bedrijfsvoering is het gevolg van gezamenlijke keuzes door de drie directeuren. • De sturing vindt met name plaats door de inrichting van het bedrijfsbureau als intaketafel voor de vorming van het Programma Bedrijfsvoering ter voorbereiding voor besluitvorming door de directie. De voorbereiding en uitvoering van het ‘Programma bedrijfsvoering’ ligt bij de adjunctdirecteur. • Alle collectieve opgaven lopen via dit kanaal, waardoor de drie eenheid van directeuren meer sturing en grip heeft op de agenda en het onderhanden werk. De BVEB (en beide gemeenten) brengen dan ook geen voorstellen in bij het bestuur van de BVEB maar bij de gezamenlijke directie.

Waarna elke directeur afzonderlijk bij zijn eigen bestuur de daarvoor relevante besluitvorming moet realiseren. • De integrale sturing op het programma ligt bij de Algemeen directeur, die gezamenlijk met de beide directeuren van Maasdriel en Zaltbommel besluit op de prioritering. • De algemeen directeur geeft samen met de adjunct-directeur leiding aan de ambtelijke organisatie BVEB. • Daarnaast is de algemeen directeur secretaris van het Bestuur BVEB en is WOR-bestuurder voor de OR BVEB. Daarnaast is hij strategisch adviseur en sparringpartner van de directeuren op het gebied van bedrijfsvoering en draagt hij ervoor zorg dat de beide gemeenten en de BVEB komen tot een gezamenlijke agenda op de bedrijfsvoering. Wat doet de adjunct-directeur? De adjunct-directeur is samen met de algemeen directeur hiërarchisch leidinggevende van de BVEB met de focus op de teams I&A en JZ. Daarnaast is de adjunct-directeur verantwoordelijk voor de voorbereiding, het regisseren en de agendering van het programma bedrijfsvoering. Hij/zij zorgt voor een integrale aanpak en de samenhang van de collectieve opgaven en stuurt op de totstandkoming en de uitvoering van het programma. Opsommend:

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

• Verantwoordelijk voor het vertalen en prioriteren van de gezamenlijke vraag/opgave van de drie organisaties naar concrete projecten en/of uitvoering. • Vertalen van organisatievisies en externe ontwikkelingen/trends naar concrete doelen op team-, proces-, product- of dienstniveau. • Initiëren, regisseren en bewaken van inrichting en uitvoering van projecten. • Verantwoordelijk voor kwaliteit, integraliteit en samenhang, harmonisatie en optimalisatie van product, proces, dienst (met oog voor lokale identiteit).

5.3.2. Bedrijfsbureau Alle collectieve opgaven komen via de drie organisaties op de intaketafel van het bedrijfsbureau. De co-manager heeft een belangrijke rol in het aandragen van onderwerpen, maar ook in het helder krijgen van de vraag en het signaleren van collectieve vragen. Het bedrijfsbureau betrekt vervolgens de stakeholders (van de drie organisaties) en maakt een impactanalyse. Aan de hand daarvan wordt een voorstel gedaan voor de specifieke voorwaarden (doel, resultaat, budget, mandaat, etc). Heeft de opgave invloed op de gezamenlijke bedrijfsvoering? Dan besluit de gezamenlijke directie of, wanneer en hoe de opgave wordt opgepakt. Hier worden ook de verantwoordelijkheden (projectleider/eigenaarschap) vastgesteld. Wanneer een onderwerp voldoet aan onderstaande criteria komt het op de agenda van bedrijfsbureau: • Het heeft een duidelijk begin en een eind (project) en het moet worden ingepland. • Het heeft een bepaalde (langere) doorlooptijd (de doorlooptijd kan variëren per onderwerp, daar wordt steeds een afweging op gemaakt). • Het onderwerp raakt meerdere organisatieonderdelen, dat kan zijn teams bij de gemeenten, maar ook de teams bij de BVEB. • Het onderwerp heeft impact op geld, tijd of personele capaciteit. Het verbeteratelier Het verbeteratelier is de projectorganisatie die valt onder het bedrijfsbureau.

Projecten worden op de intaketafel opgestart door het vastleggen van doel, resultaat, budget, mandaat en wie betrokken zijn. Per project wordt gekeken welke vakgebieden betrokken moeten worden en wordt ook commitment gevraagd op tijd en inzet van medewerkers. Een project wordt in het verbeteratelier opgenomen, wanneer dit een collectieve vraag blijkt én het is opgenomen in het (vastgestelde) programma bedrijfsvoering. Projecten kunnen ook onder de leiding van iemand van Zaltbommel of Maasdriel worden opgenomen in het programma bedrijfsvoering. Projectleiding kan dus heel goed bij de gemeente liggen, met medewerkers van de BVEB in het projectteam, maar vallen wel onder de verantwoordelijkheid van het bedrijfsbureau, in het verbeteratelier. Voor de BVEB geldt ook dat grotere projecten die worden opgenomen in het verbeteratelier een projectleider kan krijgen vanuit de BVEB-organisatie. Dat betekent dat die medewerker wordt vrijgemaakt om zich (vol- of deeltijds) te richten op het project en dat voor zijn reguliere functie wordt ingehuurd of deze taken worden overgenomen door andere collega’s en daar vervolgens extra inhuur plaatsvindt of dat er tijdelijke prioriteiten worden gesteld.

Operational excellence ofBusiness partner Daarnaast worden in het bedrijfsbureau afspraken gemaakt over de uitvoering van de bedrijfsvoering en wordt gekeken waar kansen liggen voor harmonisatie en Operational excellence of waar lokale wensen zwaarder wegen (Business partner). Dit is een gezamenlijke afweging, voorbereid in het bedrijfsbureau in overleg met betrokkenen en besloten door de gezamenlijke directie. De comanager is de business partner voor de directie en manager, hij/zij bespreekt samen met het management de wens en kijkt op welke manier deze vorm kan krijgen.

BEDRIJFSVOERINGSEENHEID BOMMELERWAARD | 2024 PROGRAMMABEGROTING BVEB

Het RASCI-model Het RASCI-model wordt toegepast om te bepalen wie in de horizontale programmatische sturing de eindverantwoordelijkheid heeft. De eindverantwoordelijke bepaalt bij wie bijvoorbeeld geconsulteerd of alleen geïnformeerd moet worden. RASCI R - Resonsible A - Accountable S - Supportive C - Consulted I - Informed In verticale zin ligt de keuze voor het beleggen van de verantwoordelijkheid altijd bij de directie. Heeft de directie besloten dat de verantwoordelijkheid lager ligt, dan hoeft het onderwerp niet telkens terug te komen op de agenda. Alle onderwerpen die op de agenda van het bedrijfsbureau komen worden ingedeeld volgens de RASCI methode.

5.3.3. Services Services is één loket waar kwaliteit en doorlooptijd hoog op de agenda staan, resulterend in de levering van dingen, diensten en/of data. Voor individuele specifieke vragen krijgen de medewerkers van beide gemeenten (gebruikers) via Services toegang tot consulenten die zorgt voor directe beantwoording of levering of regelt dat de vrager door de juiste consulent (of consulenten) wordt teruggebeld of beantwoord. Het belangrijkste doel van Services is het geleiden van individuele vragen, zodat deze altijd bij de juist persoon terechtkomen en het brengen van rust en regelmaat bij de backoffice, waar medewerkers niet telkens worden gestoord door zaken die tussendoor komen. Daarnaast wordt strakker gestuurd op het vraag/antwoord proces, zodat de doorlooptijd en kwaliteit van beantwoording kan worden verbeterd. De servicemanager Evenals het Bedrijfsbureau kent Services geen vast formatie, op één uitzondering na, de servicemanager. De servicemanager stuurt Services aan, organiseert het serviceniveau en bewaakt de kwaliteit en doorlooptijd van het vraag/antwoord proces. Daar waar geen (duidelijk) antwoord bekend is of de vraag structureel verandert, escaleert de servicemanager naar het bedrijfsbureau. Daar wordt gekeken wat nodig is om de gewijzigde vraag (toch en/of in de toekomst) te beantwoorden.

De servicemanager is kwartiermaker als het gaat om de inrichting van Services. Na het onderbrengen van alle teams in Topdesk en het uitwerken van de telefonische en fysieke bereikbaarheid zal de servicemanager een Service Level Agreement (SLA) opstellen waarin alle dienstverleningsafspraken worden vastgelegd. Hiermee worden afspraken gemaakt over de snelheid van beantwoording van vragen maar ook over de kwaliteit hiervan. De servicemanager monitort of de afspraken worden nagekomen en helpt de consulenten om prioriteiten te bepalen indien nodig. De servicemanager zal continu bezig zijn met het efficiënter oppakken van veel gestelde vragen en het verder brengen van vragen die impact hebben op geld, tijd of personele capaciteit naar de intaketafel van het bedrijfsbureau. De coördinerend senior maakt in overleg met de servicemanager een planning voor de bemensing van Services. Deze medewerkers noemen we consulenten.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12741490/1