2024-07-16 gemeente Gorinchem - Verzoek tot toetreding

Gemeente Corinchem

f Ii

1 6 JULI 2024 BSR Het d a g e l i j k s b e s t u u r v a n B e l a s t i n g s a m e n w e r k i n g R i v i e r e n l a n d P o s t b u s 18 4 0 0 0 AA T I E L

Uw

Uw

brief v a n :

kenmerk:

Ons k e n n n e r k : D-929754

Gorinchem, 11 j u l i 2 0 2 4

Behandelaar: d h r . R. R o o v e r s Doorkiesnunnmer: 0183 659 6 6 4

Zaaknummer: Z/24/769526

11 JUL 2024

Onderwerp: V e r z o e k tot t o e t r e d i n g p e r 1 j a n u a r i 2 0 2 5

G e a c h t bestuur, Met d e z e brief wil het c o l l e g e v a n b u r g e m e e s t e r e n w e t h o u d e r s v a n d e g e m e e n t e G o r i n c h e m u op d e hoogte stellen v a n o n s officiële v e r z o e k tot toetreding tot B e l a s t i n g s a m e n w e r k i n g R i v i e r e n l a n d per 1 januari 2025. Met t o e s t e m m i n g v a n d e r a a d v a n d e g e m e e n t e G o r i n c h e m , op grond v a n artikel 3 6 v a n d e G e m e e n s c h a p p e l i j k e R e g e l i n g B e l a s t i n g s a m e n w e r k i n g R i v i e r e n l a n d 2 0 2 4 , d i e n e n wij dit v e r z o e k in. D e g e m e e n t e G o r i n c h e m is e r v a n overtuigd dat toetreding tot d e B e l a s t i n g s a m e n w e r k i n g R i v i e r e n l a n d bijdraagt a a n e e n e f f i c i ë n t e r e e n e f f e c t i e v e r e uitvoering v a n o n z e b e l a s t i n g t a k e n . Wij v e r z o e k e n u vriendelijk o n s v e r z o e k in b e h a n d e l i n g te n e m e n e n o n s op d e hoogte te h o u d e n v a n de voortgang. Mocht u a a n v u l l e n d e informatie of d o c u m e n t e n nodig h e b b e n , d a n v e r n e m e n wij dat g r a a g . Wij d a n k e n u bij v o o r b a a t voor u w m e d e w e r k i n g e n z i e n uit n a a r e e n s u c c e s v o l l e s a m e n w e r k i n g .

Hoogachtend, B u r g e m e e s t e r en wethouders v a n G o r i n c h e m , de burgenieester,

emeenteraad Gorinchem —

stadhuisplein 1 Postbus 108 / 4200 AC Gorinchem

gorinchem.nl

Telefoon: 14 0183 gemeente@gorinchem.nl

Gemeente Corinchem Raadsvoorstel: Z/24/769526/D-911515 Onderwerp: Toetreding g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling Belastingsamenwerking Rivierenland

Datum: 26 maart 2024 Portefeuillehouder: Marjo Molengraaf l&O: Raadsvergadering: Opstelier: Steegwijk, Romy Geeft voorstel begrotingswijziging: J a

Onderwerp: Toetreding gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Rivierenland Voorstel: Wij stellen u voor: 1. Het college toestemming te g e v e n toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2 0 2 5 t/m 2027 bij te stellen v a n € 949.000 naar € 805.000. V a n a f 2 0 2 8 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3 Eenmalig voor het jaar 2024 e e n budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. 4. D e financiële consequenties te verrekenen met het begrotingssaldo en d e z e te verwerken in een begrotingswijziging. Aanleiding: De gemeente staat voor uitdagingen binnen het belastingteam van de gemeente Gorinchem, gekenmerkt door een complexe structuur en afhankelijkheid van externe m e d e w e r k e r s voor activiteiten zoals W O Z , B A G , inning en kwijtscheldingen. D e operationele kwetsbaarheden, hoge werkdruk e n beperkte vervangbaarheid binnen het team vragen om een heroverweging van de werkwijze. Na onderzoek naar verschillende scenario's, waaronder behoud van w e r k z a a m h e d e n binnen de gemeente (scenario 1), gedeeltelijke uitbesteding ( s c e n a n o 2 ) en volledige uitbesteding (scenario 3), stellen w e voor om de belastingwerkzaamheden volledig uit te besteden a a n de Belastingsamenwerking Rivierenland ( B S R ) .

Dit impliceert de toetreding v a n de g e m e e n t e a l s deelnemer tot d e z e gemeenschappelijke regeling, bestaande uit acht gemeenten, het w a t e r s c h a p Rivierenland en de afvalinzamelingsregeling in de regio Rivierenland. Voor meer details over de verschillende scenario's verwijzen w e naar bijlage 1 bij dit voorstel. B e o o g d effect: De volledige uitbesteding v a n belastingdiensten a a n de B S R beoogt de efficiëntie v a n d e z e diensten te verbeteren door gebruik te maken v a n de expertise e n schaalvoordelen v a n de B S R . Hierdoor kunnen belastingtaken efficiënter worden uitgevoerd. Tegelijkertijd vermindert dit de afhankelijkheid van de krappe arbeidsmarkt, omdat de B S R de benodigde capaciteit en kennis kan leveren voor e e n stabiele en consistente dienstverlening. Argumenten: 1.1 We verbeteren

de dieristverlening

voor onze

inwoners

Door de uitbesteding v a n belastingdiensten a a n de B S R kunnen w e e e n gecombineerd aanslagbiljet aanbieden voor zowel de waterschapsbelasting als de gemeentelijke belastingen. Dit resulteert in een vereenvoudiging van het administratieve proces voor onze inwoners, waardoor zij slechts één keer een aanslagbiljet ontvangen en één keer betaling hoeven te regelen Daarnaast kunnen inwoners bij uitbesteding v a n de belastingdiensten a a n de B S R gebruikmaken van e e n portaal om het aantal afvalledigingen die zij gedurende het jaar doen, als gevolg v a n het nieuwe Diftarsysteem, in te zien. Dit draagt bij a a n e e n verbeterde gebruikservanng en tevredenheid onder inwoners. 1.2 We verbeteren de efficiëntie en uniformiteit van de dienstverlening Het uitbesteden v a n belastingdiensten a a n de B S R biedt de mogelijkheid om te profiteren v a n de gespecialiseerde expertise en infrastructuur v a n d e z e externe partij. Door centralisatie v a n de

Stadhuispjein 1

gorjfKhem.nl

/4200AC Gonncfem

/

T140183 F 0183-630540

dienstveriening wordt e e n hogere mate van efficiëntie en uniformiteit bereikt. Dit resulteert in gestroomlijnde processen en een consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. 1.3 Expertise

van de externe partij garandeert

l<waliteitsdienstverlening

De B S R beschikt over specialistische kennis en ervaring op het gebied v a n belastingdiensten, wat garant staat voor een hoog niveau v a n kwaliteitsdienstverlening. Het uitbesteden v a n d e z e taken aan een externe partij verzekert de gemeente Gorinchem van professionele ondersteuning en nauwkeurige uitvoering v a n belastingprocessen Dit vermindert het risico op fouten en verhoogt de betrouwbaarheid v a n de belastingafhandeling. 1.4 Verwachting

van kostendalingen

door sctiaalgrootte

bij de BSR

Uit de analyse van de jaarrekeningen van de afgelopen jaren blijkt dat de gerealiseerde kosten circa 6 , 5 % lager liggen dan de begrote kosten Dit suggereert dat de B S R in staat is om efficiënter te opereren en kosten te besparen. Daarnaast zullen de overheadkosten niet recht evenredig toenemen met de toename v a n belastingwerk dat de B S R uitvoert voor de gemeente. Door de schaalvoordelen kan de B S R de extra werklast effectief absorberen zonder dat dit resulteert in aanzienlijke stijgingen v a n de overheadkosten. 1.5 We dragen alleen uitvoeringstaken

over, geen

beleidstaken

De uit te besteden taken betreffen voornamelijk uitvoerende en operationele taken. Door te kiezen voor uitbesteding aan de B S R blijft de gemeente Gorinchem zich concentreren op haar kerntaken, met name de beleidsmatige a s p e c t e n van belastingheffing en -inning. De B S R fungeert als e e n gespecialiseerde uitvoeringsorganisatie die verantwoordelijk is voor de operationele taken op het gebied van belastingen. Dit zorgt voor een duidelijke scheiding tussen beleidsvorming en uitvoering. 1.6 Bredere

marktverkenning

De voorgestelde keuze voor de B S R is tot stand gekomen na e e n afweging v a n verschillende scenario's en potentiële partners, waarbij specifiek is gekeken naar de haalbaarheid, kosten, kwaliteit v a n dienstverlening en de mogelijkheid tot behoud v a n controle over de uitgevoerde w e r k z a a m h e d e n . 1.7 Het college mag pas toetreden

na toestemming

van de

gemeenteraad

De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt dat het college mag p a s toetreden tot e e n gemeenschappelijke regeling na toestemming van de gemeenteraad. D e wet bepaalt daarbij dat toestemming slechts kan worden onthouden w e g e n s strijd met het recht of het a l g e m e e n belang. 2.1 Positieve

businesscase

voor scenario

3

In de huidige begroting 2024 is er e e n totaalbedrag van € 949 000 g e r e s e r v e e r d voor het team belastingen Het onderzoek concludeert dat scenario 3 structureel voordeliger is dan de andere scenario's Bij scenario 1 en 2 is het nodig om vanaf 2025 het budget structureel te herzien, tenwijl voor scenario 3 dit pas vanaf 2028 het geval zou zijn. O n d a n k s de efficiëntie verbetering bij scenario 3 zal uiteindelijk in 2 0 2 8 toch het budget moeten worden bijgesteld. Dit is onvermijdelijk als w e gestroomlijnde p r o c e s s e n e n e e n consistente, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening willen bereiken. Uiteindelijk is de verwachting dat er weer kostendalingen zullen zijn door schaalgrootte bij de B S R . Voor meer financiële details verwijzen we naar de paragraaf financiën. 3.1 In 2024 hebben we al ondersteuning

van de BSR

nodig

De B S R zal de herwaardering van WOZ-woningen en niet-woningen uitvoeren. D e B S R zal een D V O opstellen waarin enerzijds de dienstverlening wordt opgenomen en anderzijds wordt gesteld dat de gemeente voornemens is toe te treden tot de G R B S R per 1 januari 2 0 2 5 . Bij het uitvoeren van de herwaardering, zal de B S R ook onze bestanden opschonen. O p e n s t a a n d e b e z w a r e n en beroepszaken met

betrekking tot de W O Z moeten worden overgedragen. Daarnaast is het noodzakelijk om g e g e v e n s vanuit o n z e s y s t e m e n over te dragen naar de systemen van de B S R . Het tijdig uitvoeren van d e z e stappen is v a n cruciaal belang om e e n soepele overgang naar de B S R te waarborgen en ervoor te zorgen dat de dienstverlening a a n inwoners ononderbroken blijft, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan a a n de wettelijke vereisten en de kwaliteit van de belastingheffing wordt gewaarborgd. Risico's: 1.1 Uitbesteden

van werkzaamheden

zorgt voor minder directe

controle

Het uitbesteden van belastingwerkzaamheden zorgt voor minder controle over de w e r k z a a m h e d e n dan wanneer de w e r k z a a m h e d e n in de eigen organisatie belegd zijn. A a n g e z i e n het hier om uitvoeringswerkzaamheden gaat en niet om beleidsvorming zijn w e v a n mening dat dit risico niet opweegt tegen de voordelen van uitbesteding v a n de w e r k z a a m h e d e n . W e zullen in n a u w contact blijven met de B S R over de uitvoering van de w e r k z a a m h e d e n . 1.2 Samenwerking

vraagt om gezamenlijke

besluitvorming

Samenwerking betekent afhankelijkheid van besluitvorming die plaatsvindt s a m e n met andere deelnemers van de B S R . Dat betekent dus minder directe gnp. A a n g e z i e n het hier om uitvoenngswerkzaamheden gaat, is het college van mening dat dit een acceptabel risico is. Het college zal n a toetreding tot de G R dan ook actief deel moeten nemen a a n de besluitvormingsprocessen in de regeling, onder meer door het leveren v a n een AB-lid. D e huidige deelnemers van de G R geven a a n tevreden te zijn over de dienstverlening van de BSR 1.3 Communicatie

en coördinatie

tussen BSR en gemeentelijke

afdelingen

moet worden

georganiseerd

E e n operationeel risico bij het uitbesteden van belastingwerkzaamheden a a n de B S R is het potentieel voor communicatieproblemen e n coördinatie-uitdagingen tussen de B S R en verschillende gemeentelijke afdelingen. Doordat belastingzaken v a a k verband houden met verschillende a s p e c t e n v a n gemeentelijke dienstverlening, zoals financiën, juridische z a k e n en klantenservice, is e e n effectieve communicatie en coördinatie essentieel. Onvoldoende communicatie en coördinatie kunnen leiden tot misverstanden, vertragingen en inefficiënties in de uitvoering van belastingtaken. O m dit risico te vermijden stellen w e een contactfunctionaris a a n die de contacten met de B S R doet en organiseren w e communicatieprotocollen. 1.4 Kwaliteit en nauwkeuriglieid

van dienstverlening

kan

tegenvallen

E e n ander operationeel risico is het behoud van de kwaliteit en nauwkeurigheid v a n de dienstverlening door de B S R Hoewel de B S R gespecialiseerd is in belastingwerkzaamheden, blijft het belangrijk om ervoor te zorgen dat de dienstverlening voldoet a a n de verwachtingen en vereisten v a n de gemeente. Onnauwkeurigheden, fouten of inconsistente prestaties kunnen leiden tot klachten v a n burgers, juridische geschillen en reputatieschade voor de gemeente. 1.5 Onvoldoende

capaciteitsbeheer

en

schaalbaarheid

E e n derde operationeel nsico betreft het capaciteitsbeheer en de schaalbaarheid v a n de dienstverlening door de B S R . De vraag naar belastingdiensten kan fluctueren als gevolg v a n toe- of a f n a m e van aantallen, beleidswijzigingen of externe factoren. Het is belangrijk dat de B S R in staat is om flexibel en snel te reageren op veranderingen in de vraag, zodat de dienstverlening consistent en efficiënt blijft, zelfs tijdens piekperiodes of onvenA/achte gebeurtenissen. 1.6 Naleving van Wet- en Regelgeving E e n operationeel risico bij het uitbesteden v a n belastingdiensten a a n de Belastingsamenwerking Rivierenland ( B S R ) is het waarborgen van de naleving van relevante wet- en regelgeving. Hoewel de B S R hiertoe in staat is, ontslaat het uitbesteden van diensten de gemeente niet van haar verantwoordelijkheid. D e gemeente blijft aansprakelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en zal p a s s e n d e maatregelen moeten treffen in het geval van niet-naleving door de B S R . Om dit risico te beperken, worden duidelijke afspraken

vastgelegd tussen de B S R en de gemeente, inclusief expliciete verantwoordelijkheden en venwachtingen met betrekking tot naleving. D a a r n a a s t in het S L A afspraken maken over e e n monitoringssysteem op het naleven v a n wet- en regelgeving door de B S R nauwlettend te volgen, waardoor de gemeente proactief kan ingrijpen en haar aansprakelijkheid kan beheren indien nodig. Financiën: In onderstaande tabel zijn de verschillende scenario's met financiële gevolgen w e e r g e g e v e n . Het scenario dat wordt voorgesteld (scenario 3) is omlijnd.

Totale kosten |aar

1.240.100

1.238.200

1.293.600

Structurrlp kniten

1.140.100

1.138.200

1.058.600

•0,2%

-7,7;*

kosten t o » s c e n a r i o 1 Kosten

ftel

Scenario 1

tte 2

Scenario 2

fle3

Scenario 3

Volledic

Gedeelteliike

Vollediee

Behouden

Uitbesteding

Uitbesteding

o.b.v. bertodigde fte

Personeel

•

8.0

. ContacttLPCticran

wo%Hunorm berefcenini

Kl

661.200 _

D

6.1

D

484.700

D

1,7

B

92.800

10.500

i ; 6CC

121.200

23.200

Inhuur | 2 5 ^ f l e « )

165.300

ICT

75.000

75 000

50.000

.

245.000

851.933

122.300

33.500

Externe kosten E ' t r a lrfor"iatie vrager BSR Cwerhead koster

159.50C

^ 5:c

79 OOC

75 c c :

100.000

100.000

235.000.

StructLreel

5 700,500

5 6 9 1 30C

5 342 666

Irciderteel

100 0 0 0

I X DOC

235 OOC

5.791.000

4.767.666

OvengBAG %VC2fcud|e: Eenmalige kosten Kosten over periode van 5 laar

Korting Totaal

^i; ;c;

-

5.800.500

Toelichting op de tabel: - In de tabel is te zien dat bij alle drie de scenario's de structurele kosten hoger liggen dan de huidige begroting van € 949.000 Om de uitvoering v a n taken te versterken en de afhankelijkheid van externe inhuur te verminderen, is een formatie bij het in eigen huis blijven uitvoeren van alle taken v a n 8,0 fte nodig. Het structurele budget vanaf 2 0 2 5 komt uit op € 1.140.100 bij behoud v a n de huidige situatie. Bij volledige uitbesteding komt het structurele budget op € 1 058.600, wat resulteert in lagere kosten v a n totaal € 81.500 in vergelijking met scenario 1. - Voor e e n reële vergelijking hebben w e een periode van 5 jaar genomen. S c e n a r i o 3 is over deze periode het voordeligst. - Bij volledige uitbesteding blijven een aantal taken achter bij de gemeente, waaronder het opstellen van belastingverordeningen, de evaluatie v a n de toenstenbelasting, invordering v a n marktgelden en precarioheffing, parkeerbelastingen, verzekeringen en ingebrekestellingen. Hiervoor wordt in totaal 1,7 fte a a n formatie gereserveerd. Voor de taken die achter blijven bij de gemeente is e e n budget nodig van € 216.600. D e geoffreerde kosten voor uitbesteding zijn vastgesteld op € 8 4 2 . 0 0 0 euro per jaar, wat resulteert in een totaal v a n € 1.058.600 per jaar a a n structurele kosten v a n a f 2028.

- Voor de transitie naar de B S R is e e n eenmalig bedrag van € 235.000 nodig, dat zal worden opgenomen als eenmalige projectkosten in 2024. Bovendien biedt de B S R e e n korting v a n € 8 1 0 . 0 0 0 in totaal over de eerste drie jaar (€ 270 duizend per jaar). - Op langer termijn verwachten w e verdere kostenbesparingen door efficiëntieverbeteringen als gevolg van de samenwerking met de gespecialiseerde B S R . D e z e besparingen zijn enerzijds te danken aan de verbeterde efficiëntie in p r o c e s s e n , en anderzijds a a n het feit dat er e e n bewaarplicht v a n historische data geldt van 5 jaar. Dit impliceert dat v a n a f 2030 ook de kosten voor applicatiebeheer en licenties komen te vervallen, wat naar schatting neerkomt op circa € 61.000 op jaarbasis. Participatie: Externe participatie is niet van toepassing, aangezien dit besluit een organisatorische wijziging betreft. Binnen de organisatie is het normale participatietraject voor organisatiewijzigingen doorlopen, waaronder gesprekken met betrokken medewerkers en toestemming v a n de Ondernemingsraad. Communicatie: Toetreding tot de B S R betekent ook veranderingen voor inwoners. Zij ontvangen in de toekomst een belastingaanslag van de B S R .

Inwoners zullen hierover via verschillende kanalen z o a l s de gemeentelijke website, sociale media en lokale kranten worden geïnformeerd Hierbij worden de voordelen van uitbesteding gecommuniceerd en wordt e e n F A Q - s e c t i e opgesteld om eventuele vragen te beantwoorden, in samenwerking met de B S R Duurzaamheid: Niet van toepassing. Vervolgproces: Het is de planning om de aansluiting bij de B S R vanaf 1 januari 2 0 2 5 afgerond te hebben, zodat de B S R de belastinginzameling voor het jaar 2 0 2 5 kan uitvoeren. Nadat de gemeenteraad toestemming heeft gegeven, zal het college de B S R officieel verzoeken om toe te treden tot de G R . Hierover moet vervolgens besluitvorming plaatsvinden binnen de G R . D a a r n a a s t moeten de huidige d e e l n e m e r s v a n de G R instemmen met de wijziging van de regeling die de toetreding v a n Gorinchem regelt. Hierover heeft al afstemming plaatsgevonden met de B S R , zodat dit proces soepel kan veriopen. Bijlagen: Bijlage 1 Strategische Heroriëntatie T e a m Belastingen

Burgemeester en wethouders van Gorinchem, de secretaris, de burgemeester,

Raadsbesluit

De gemeenteraad van Gorinchem, Gelet op het raadsvoorstel v a n het college d d 2 april 2024 Gelet op de wettelijke bepalingen

Besluit: 1. Het college toestemming te geven toe te treden tot de gemeenschappelijk regeling Belastingsamenwerking Rivierenland. 2. Het budget van team belastingen over de periode 2 0 2 5 t/m 2027 bij te stellen v a n € 949.000 naar € 805.000. Vanaf 2028 het budget structureel bij te stellen naar € 1.059.000. 3. Eenmalig voor het jaar 2024 een budget van € 235.000 beschikbaar te stellen voor eenmalige projectkosten. 4. De financiële consequenties te verrekenen met het begrotingssaldo en d e z e te verwerken in een begrotingswijziging. Aldus besloten in de raadsvergadering v a n 4 juli 2024

Griffier,