150623 beantwoording vragen bij jaarrekening 2022 BVEB

Beantwoording vragen bij de jaarrekening/ programmabegroting BVEB: I. Risico’s door personeelsverloop Ons bereikten recent (opnieuw) signalen1 over een relatie groot personeelsverloop binnen de gemeentelijke organisaties van zowel de gemeente Maasdriel als van Zaltbommel. Als dat het geval is, dan zal dat in de gemeenschappelijke BVEB eveneens het geval zijn is onze verwachting. Dat kan consequenties hebben voor de beleidsvorming en -uitvoering van onze gemeenten. Om die reden gebruiken we de behandeling van de jaarrekening en programmabegroting BVEB als eerste gelegenheid om hierover meer duidelijkheid te krijgen en stellen aan B&W en aan het bestuur van de BVEB de volgende vragen: 1. Geeft u de raad s.v.p. inzicht in het personeelsverloop binnen de BVEB - absolute aantallen, daarnaast gerelateerd aan de totale begrote formatie van het betreffende onderdeel en waar mogelijk gerelateerd aan een beschikbare benchmark a. voor de jaren 2021 en 2022 b. per onderdeel (HRM, I&A, Financiën, JZ en Bedrijfsvoering) 2. Geeft u de raad s.v.p. inzicht in het personeelsverloop binnen de gemeentelijke organisatie van Maasdriel - absolute aantallen, daarnaast gerelateerd aan de totale begrote formatie van het betreffende onderdeel en waar mogelijk gerelateerd aan een beschikbare benchmark a. voor de jaren 2021 en 2022 b.

per afdeling Antwoord vraag 1 en 2 De verloopcijfers van Maasdriel en de BVEB De gegevens zijn afkomstig uit de ABP datasets en betreffen dus het bij het ABP aangesloten personeelsbestand. Met het gebruik van deze datasets is het ook mogelijk een gevalideerde benchmark aan te leveren over hoe wij ons verhouden ten opzichte van de gehele sector Gemeenten. Door het gebruik van deze data kan desgewenst ook een veelheid aan verdiepende vragen worden beantwoord. Zo kunnen wij onder andere zien naar welke sectoren medewerkers uitstromen en vanuit welke ze instromen. Daaruit valt bijvoorbeeld op te maken dat wij binnen de Bommelerwaard relatief veel medewerkers aantrekken van buiten de sector en relatief veel medewerkers “toeleveren” aan de sector Gemeenten. De datasets van het ABP registreren niet op basis van de lokale organisatie-inrichting. Betrouwbare en op landelijk niveau te benchmarken gegevens zijn daarom niet op afdelingsniveau beschikbaar. Bovendien is de omvang van de afdelingen zodanig klein dat aan de cijfers per afdeling geen valide conclusie valt te verbinden. Voor de volledigheid hebben wij ook de cijfers van de gemeente Zaltbommel meegenomen. U krijgt daardoor ook zicht op wat zou kunnen worden aangeduid als de lokale benchmark. Zaltbommel maakt immers gebruik van dezelfde bedrijfsvoering faciliteiten.

Het Uitstroom% is uitgedrukt in het percentage van het aantal actieve bij het ABP aangesloten medewerkers aan het einde van het jaar.

1

Het recente signaal betreft een sterk toegenomen personeelsverloop binnen de organisatie van de gemeente Zaltbommel. Een (relatief) hoog personeelsverloop binnen de organisatie van de gemeente Maasdriel is aan de gemeenteraad al vaker gemeld en met name toegeschreven aan de krappe arbeidsmarkt en de relatief ongunstigere marktpositie van de kleine gemeentelijk organisatie t.o.v. grotere gemeenten.

Verloop 2021 BVEB Instroom Uitstroom Uitstroom %

6 9 14,52%

Maasdriel 22 15 10,64%

Zaltbommel

Bommelerwaard

17 19 13,01%

Landelijk sector

45 43 12,29%

10,93%

Verloop 2022 BVEB Instroom Uitstroom Uitstroom %

12 4 5,71%

Maasdriel 34 27 17,76%

Zaltbommel

Bommelerwaard

24 15 9,8%

70 46 12,60%

Landelijk sector

11,30%

Op het niveau van de gehele Bommelerwaard zijn wij er in 2022 in geslaagd het forse verloop van de voorgaande jaren (ook voor 2021 was het verloop hoger dan 10%) kwantitatief te compenseren. HRM van de BVEB kon dat mede realiseren door ter beschikking gestelde aanvullende incidentele middelen voor recruitment in 2022. De omvangrijke nieuwe instroom geeft tijdelijk kwalitatieve frictie en doet een groot beroep op de overige medewerkers gedurende het inwerktraject. Bij de BVEB konden wij het verloop aanzienlijk terugdringen in 2022 en door de grote instroom ca. 10% productiecapaciteit toevoegen. Daarmee komt de personele basis naar verwachting in de loop van 2023 op orde.

3. Doorvertaald naar de programmabegroting BVEB 2023-2027 en met het oog op elementen voor de zienswijze van de raad op de programmabegroting BVEB: a. Welke risico’s voor de in de programmabegroting beschreven voorziene ontwikkeling en specifiek het implementatieplan van het organisatieplan en de nieuwe manier van werken zien het bestuur van de BVEB en de B&W’s van Maasdriel en Zaltbommel? b. Welke mitigerende maatregelen neemt het bestuur c.q. met welke wellicht noodzakelijke aanpassingen houdt het bestuur rekening in het licht van de geanalyseerde risico’s? Antwoord vraag 3 Mitigerende maatregelen organisatieplan BVEB Bij de totstandkoming van het organisatieplan is, mede naar aanleiding van een brede consultatieronde, een risico inventarisatie gemaakt. Op basis daarvan zijn diverse beheersmaatregelen geformuleerd die gedurende de implementatie worden meegenomen. Bij de accordering van het organisatieplan zijn risico’s meegenomen en de beheersmaatregelen vastgesteld. Onderstaand één op één wat daarover in de stukken werd opgenomen. Strategie ❖ Risico op strategisch niveau: gemeentelijke organisaties van ZBM en MSD die door hun eigen context en bedrijfsvoering mogelijk uit elkaar gaan lopen. Daardoor ontstaan tegengestelde belangen. De meerwaarde van een gezamenlijk programma bedrijfsvoering wordt dan niet (meer) gedragen.

▪ Beheersmaatregel: op voordracht van de BVEB komen de drie organisaties tot een gezamenlijke visie op bedrijfsvoering. Om deze afgesproken koers te bewaken wordt deze visie elke drie jaar door de directie van de drie organisaties bezien.

❖ Risico op strategisch niveau: buiten de afgesproken sturingslijnen worden door gemeente(collega’s) en college gebruik gemaakt van rechtstreekse verzoeken bij de BVEB én in behandeling genomen door individuele medewerkers. Daarmee terugbrengen van korte lijntjes. ▪ Beheersmaatregel: onderdeel van het plan van aanpak van de implementatie is een communicatieplan over het nieuwe organisatieplan en de sturing op de bedrijfsvoering. Door middel van verschillende communicatie initiatieven worden collega’s meegenomen in de nieuwe werkwijze. Beide colleges worden betrokken bij deze communicatie. Medewerkers krijgen handvatten om hier assertief mee om te gaan. Regelmatig wordt de voortgang van de implementatie van het organisatieplan besproken in het MT BVEB. Signalen in relatie tot dit risico worden daarbij onderkend en vervolgens bespreekbaar gemaakt met de betreffende directie. Zij worden daarbij verzocht passende maatregelen te nemen. Indien van toepassing wordt het bestuur van de BVEB gevraagd het vraagstuk bespreekbaar te maken in het betreffende college. Cultuur: ❖ Risico op operationeel niveau: onderstromen in houding en gedrag binnen teams van BVEB, MSD of ZBM. ▪ Beheersmaatregel: de activiteiten in het kader van de implementatie van het organisatieplan worden uitgewerkt in een plan van aanpak.

Door middel van communicatie initiatieven worden medewerkers van de BVEB, MSD en ZBM meegenomen in de achtergrond en urgentie van de verandering. Signalen over onderstromen worden door de co-managers HR bespreekbaar gemaakt met het betreffende management en samen met hen worden passende interventies gedaan. Begeleiden en aanspreken op de gewenste houding en gedrag is daar onderdeel van. Management ❖ Risico op operationeel niveau: bureaucratie en ‘stroperigheid’ in het proces en besluitvorming van en via het bedrijfsbureau kan het draagvlak voor deze wijze van sturing ondermijnen. ▪ Beheersmaatregel: de co-managers staan binnen het bedrijfsbureau vanuit het accountmanagement voor het belang van het management van de drie organisaties. De programmadirecteur geeft samen met de co-managers het proces binnen het bedrijfsbureau vorm. Ook hier vormen de praktijkervaringen de basis van de ontwikkeling. Co-managers hebben invloed op het proces; het tijdig oppakken van ontwikkelingen, in de snelheid en effectiviteit van de vraagarticulatie en de verwachtingen omtrent realisatietermijnen. Daarnaast transparantie bieden over de status van het proces binnen het bedrijfsbureau. Structuur ❖ Risico op strategisch niveau: de gemeentelijke organisaties hebben een inrichting of werkwijze die wellicht niet effectief aansluit bij de sturingslijnen en de regie van het bedrijfsbureau.

En dat er mogelijk sprake is van overlappende taken tussen de gemeentelijke organisaties en de BVEB. ▪ Beheersmaatregel: op voordracht van de BVEB komen de drie organisaties tot een gezamenlijke visie op bedrijfsvoering. Op basis van deze visie bezien de gemeentelijke organisaties hun organisatie-inrichting op effectieve aansluiting op de BVEB organisatie. Systemen ❖ Risico op operationeel niveau: een effectieve inrichting van Topdesk en intranet, de werkwijze van Services en de positie van de servicemanager vormen randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van het plan. ▪ Beheersmaatregel: De inrichting van de nieuwe organisatie wordt stapsgewijs ingevoerd. Hierbij is het managen van verwachtingen een belangrijk component. Services, wordt onder regie van de servicemanager in stappen uitgebreid, waarbij medewerkers actief worden betrokken. Op basis van praktijkervaringen wordt de werkwijze vervolgens geoptimaliseerd. Ook wordt gekeken naar wat nu al goed werkt. De co-managers hebben in hun accountmanagement aandacht voor de

verwachtingen en de ervaringen met de serviceverlening. Deze inzichten worden door de servicemanager weer meegenomen in de ontwikkeling van Services. II. Heffen, innen en controleren op toeristenbelasting voor Maasdriel 1. Op blz. 6 en 12 van de jaarrekening lezen we dat de BVEB alleen voor arbeidsmigranten in Maasdriel het heffen, innen en controleren op toeristenbelasting doet. Wie doet het heffen, innen en controleren op toeristenbelasting voor toeristen? Waarom is heffen, innen en controleren op toeristenbelasting niet voor zowel toeristen als arbeidsmigranten efficiënt op één plaats ondergebracht? Antwoord vraag II: In de vraag wordt verwezen naar pagina 6 en 12 uit de jaarrekening 2022. Dit moet echter de Begroting 2024 zijn. Op pagina 6 en 12 van de jaarrekening 2022 wordt er niets geschreven over arbeidsmigranten. In de begroting 2024 luidt de tekst als volgt: Pagina 6

Pagina 12

In bovengenoemde tekst wordt gemeld dat de werkzaamheden voor het heffen, innen en controleren op toeristenbelasting voor Arbeidsmigranten alleen specifiek voor de gemeente Maasdriel wordt uitgevoerd. De gemeenten Zaltbommel voert dergelijke werkzaamheden namelijk zelf uit. De BVEB voert (vanaf 2021) deze extra taak uit voor “arbeidsmigranten” naast de reeds bestaande inning van de toeristenbelasting op watertoerisme en recreatief verblijf. De volledige heffing, inning en controle op toeristenbelasting van zowel arbeidsmigranten, als watertoerisme en recreatief verblijf worden in zijn geheel uitgevoerd door het team Financiën van de BVEB.