05. Bijlage bij RV Reglement en protocol Rekenkamercommissie 2018-0509

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 1 van totaal 8 bladen **

I

Ter introductie

Het voorliggende document vormt een negende update van het stuk, dat in maart 2009 is opgesteld en via de zogenoemde klankbordgroep van de Rekenkamercommissie onder de aandacht van de gemeenteraad is gebracht. In deze update zijn (ten opzichte van de vorige) uitsluitend enkele kleinere punten aangepast. De bedoelde aanpassingen zijn geel gemarkeerd.

De gemeenteraad van Maasdriel heeft in de raadsvergadering van 4 september 2008 de heer Frank Hordijk benoemd tot directeur van de Rekenkamercommissie Maasdriel. Het betrof een benoeming voor twee jaar, ingaande 1 september 2008 en eindigend op 31 augustus 2010. In de raadsvergadering van 8 juli 2010 is Hordijk herbenoemd, opnieuw voor twee jaar en eindigend op 31 augustus 2012. Op grond van de destijds vigerende Verordening moest zijn inzet uiterlijk op de laatstgenoemde datum eindigen. Op 1 maart 2012 heeft de gemeenteraad de Verordening in die zin aangepast, dat een directeur van de Rekenkamercommissie vaker dan eenmaal zou kunnen worden herbenoemd. Aansluitend heeft de raad op 28 juni 2012 Hordijk voor een derde periode van twee jaar benoemd. Die periode eindigde op 31 augustus 2014. Op 5 juni 2014 heeft de gemeenteraad Hordijk opnieuw voor een periode van twee jaar benoemd, ingaande op 1 september 2014 en eindigend op 31 augustus 2016. Op 26 mei 2016 heeft de gemeenteraad Hordijk opnieuw benoemd, nu dus voor een vijfde periode van twee jaar, ingaande op 1 september 2016 en eindigend op 31 augustus 2018. De gemeenteraad heeft Hordijk op 5 juli 2018 voor weer een periode van twee jaar herbenoemd: eindigend op 31 augustus 2020.

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 2 van totaal 8 bladen **

Reglement van Orde Aan de benoeming van Hordijk ligt de bovenbedoelde Verordening op de Rekenkamercommissie van de gemeente Maasdriel ten grondslag. Alhoewel de Rekenkamercommissie – zie artikel 2 van de Verordening – uit één lid bestaat en een Reglement van Orde voor de commissie daarmee in een wat bijzonder perspectief staat, is het goed hieronder enkele bepalingen vast te leggen. Het hierna opgenomen Reglement bevat uitsluitend bepalingen, die niet reeds via de genoemde Verordening zijn geregeld. Het wordt, via de griffie, ter kennisneming naar de raad gezonden. Indien in de komende periode zou blijken dat delen van het Reglement niet werkbaar zijn of om een andere reden moeten worden aangepast, geschrapt of uitgebreid, dan zal een bijgesteld document worden vastgesteld en naar de raad worden gezonden.

Onderzoeksprotocol Conform de Verordening stelt de Rekenkamercommissie ook een onderzoeksprotocol op, dat rond de uit te voeren onderzoeksactiviteiten wordt gehanteerd. Hoewel de Verordening niet voorschrijft dat dit protocol aan de raad wordt gezonden, is ervoor gekozen het op te stellen protocol te integreren in het voorliggende document. Het document wordt vervolgens als één geheel richting raad gezonden.

II

Reglement van Orde

Samenstelling en uitvoering werkzaamheden De Rekenkamercommissie bestaat uit één lid, dat optreedt als voorzitter-directeur van de commissie. Afgezien van administratief-ondersteunende werkzaamheden, waarvoor een beroep op de griffie van de gemeente Maasdriel zal worden gedaan, worden alle noodzakelijke werkzaamheden voor en vanuit de commissie uitgevoerd door Frank Hordijk of door één of meer medewerkers c.q. associates van het bureau, waarvan Hordijk medeeigenaar is: Hordijk & Hordijk B.V. uit Culemborg.

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 3 van totaal 8 bladen **

Vergaderingen Gegeven de eenmans-bezetting van de Rekenkamercommissie is logischerwijs geen sprake van feitelijke vergaderingen en van te reglementeren besluitvorming van en binnen de commissie. Wel is sprake van vergaderingen met een klankbordgroep, bestaande uit twee tot drie raadsleden en de griffier van de raad van Maasdriel, die in beginsel driemaal per jaar bijeen komt. Die vergaderingen worden voorbereid door Hordijk, die ook een beknopte vastlegging van gemaakte afspraken verzorgt en onder de deelnemers verspreidt. Overige contacten en afstemmingsmomenten – bijvoorbeeld met het Presidium en met de Auditcommissie uit de raad van Maasdriel – worden in overleg met de klankbordgroep c.q. de griffier bepaald en gepland. De vergaderingen van de klankbordgroep zijn openbaar.

Gedragscode en nevenfuncties Hordijk laat belangen niet verstrengelen en doet direct melding aan de griffier van de raad van Maasdriel, indien (een schijn van) belangenverstrengeling zou kunnen optreden. Hordijk bekleedt de volgende functies (status per 5 september 2018):

Zakelijk: 

Directeur Hordijk & Hordijk B.V., Culemborg



Mede-eigenaar Hordijk, Kok, Laan & Wabeke, registeraccountants B.V., Culemborg



Directeur Frank Hordijk Holding B.V.



Directeur Hordijk & Hordijk Projecten B.V.

Via Hordijk & Hordijk B.V.: 

Voorzitter-directeur van de Rekenkamercommissie van de gemeente Aalsmeer

Niet-zakelijk, maar wel regulier gehonoreerd: 

Docent Management & Organisatie en mentor aan de Openbare Regionale Schoolgemeenschap Lek en Linge te Culemborg

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 4 van totaal 8 bladen **

Daarnaast (bezoldigd): 

Erkend examinator bij praktijkexamens, actief voor studenten in de eindfase van hun studie tot registeraccountant (RA)



Examinator voor het vak bestuurlijke informatievoorziening (administratieve organisatie) aan de opleidingen tot registeraccountant (RA) en tot register-controller (RC) aan de Universiteit van Tilburg c.q. bij TIAS Business School, Tilburg



Lid van het bestuur van het Stagebureau van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants

Daarnaast (onbezoldigd): 

Lid van het bestuur van een stichting, die enig houder is van het kapitaal van een vennootschap. In die vennootschap is het volledig liquide, nog niet verdeelde deel van een nalatenschap ondergebracht, dat toekomt aan de jongvolwassen kinderen van een overleden familielid van Hordijk



Penningmeester van de Stichting Culemborg 700



Lid van het zogenoemde College van Protectoren (formeel: lid van het bestuur) van de Stichting Elisabeth Weeshuis (te Culemborg).

Kosten en budgetbewaking De griffier van de raad van Maasdriel beheert in praktische zin het budget van de Rekenkamercommissie. Over de besteding van het budget wordt jaarlijks verslag gedaan in het op te stellen en aan de raad aan te bieden jaarverslag van de Rekenkamercommissie.

Jaarplan en jaarverslag De Rekenkamercommissie stelt elk jaar in het vierde kwartaal – of zoveel later als door omstandigheden noodzakelijk is – een jaarplan op voor het daarop volgende jaar. De Rekenkamercommissie brengt ieder jaar in het eerste kwartaal van het daarop volgende jaar – of zoveel later als door omstandigheden noodzakelijk is – een jaarverslag uit. Beide documenten worden ter kennisneming aan de gemeenteraad verstuurd.

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 5 van totaal 8 bladen **

III

Onderzoeksprotocol

Richtlijnen In het onderstaande beschrijft de Rekenkamercommissie de richtlijnen die zij hanteert bij de uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om een waarborg te bieden voor de proceskwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie. Daarnaast wil de Rekenkamercommissie met dit protocol inzicht verschaffen in haar werkwijze en hierdoor bijdragen aan het transparante proces waarbinnen zij haar taken wil uitoefenen.

Missie De Rekenkamercommissie Maasdriel wil door middel van haar werkzaamheden een bijdrage leveren aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeente Maasdriel, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan de versterking van de publieke verantwoording daarover. De Rekenkamercommissie draagt daartoe primair bij aan de invulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraad.

Uitgangspunten De Rekenkamercommissie hanteert de volgende uitgangspunten bij haar onderzoek: 

 

zorgvuldigheid bij het verzamelen van feiten: de feiten in een vorm van rapportage moeten juist en volledig zijn in het licht van de doelstelling van het desbetreffende onderzoek; een objectieve en gedegen analyse van de feiten; een beoordeling van de feiten aan de hand van een expliciet normenkader.

Fasen van het onderzoekproces In onderstaand schema staan de onderzoeksfasen vermeld, die bij een ‘maximaal’ onderzoek aan de orde zijn. De Rekenkamercommissie beslist per onderzoek welke fasen – met welke beoogde diepgang – concreet aan de orde zijn, tenzij de Verordening op de Rekenkamer-

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 6 van totaal 8 bladen **

commissie die vrijheid niet toelaat (zie de gepubliceerde versie op www.overheid.nl, artikel 11, met name de leden 8 en 9).

Fase

Resulteert in

1

Selectiecriteria

Keuze voor een te onderzoeken onderwerp. Daarbij worden eenduidige criteria gehanteerd. Uiteraard wordt bezien of hetzelfde of een soortgelijk onderwerp niet ook door anderen wordt of recent werd onderzocht (bijvoorbeeld uit hoofde van artikel 213 a GW)

2

Vooronderzoek

 Onderzoeksopzet  Afstemming met de klankbordgroep en met de werkorganisatie van de gemeente (via de gemeentesecretaris)

3

Aankondiging

Verzenden onderzoeksopzet aan de raad (via de klankbordgroep) en aan de gemeentesecretaris

4

Uitvoering onderzoek

Concept-rapportage (voor wederhoor). Waar aan de orde bevat een concept-rapportage stellige conclusies en aanbevelingen aan de raad (‘De Rekenkamercommissie adviseert de raad …’)

5a

Wederhoor (voorleggen)

Voorleggen van concept-rapportage aan enerzijds de ambtelijke contactpersoon of –personen voor het onderzoek in kwestie, anderzijds het college. Ambtelijk wordt gevraagd de concept-rapportage door te nemen op mogelijke feitelijke onjuistheden. Het college heeft de mogelijkheid een reactie of zienswijze op de rapportage te geven, desgewenst ook op de erin opgenomen conclusies en aanbevelingen

5b

Wederhoor (afronden)

  

Verwerken eventuele ambtelijke reacties Opnemen eventuele reactie van het college, als separate bijlage bij de rapportage Indien de Rekenkamercommissie dat nodig vindt: opnemen van een nawoord, waarin wordt ingegaan op de reactie van het college

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 7 van totaal 8 bladen **

6

Traject richting raad





Definitieve rapportage, dus inclusief bijlagen met eventuele reactie van het college en nawoord van de Rekenkamercommissie: via de griffie aanbieden aan de raad Bij de definitieve rapportage voegt de griffie een raadsvoorstel en concept-raadsbesluit

7

Behandeling in commissie en raad

 Presentatie van de rapportage in een vergadering van een raadscommissie, met aansluitend bespreking van de rapportage  Verder traject richting raad (op inhoudelijk en procesmatig advies van de commissie)

8

Natraject

Procesevaluatie, primair met de griffier

Uitvoering en dossiervorming De Rekenkamercommissie volgt de strekking van de Handreiking onderzoek lokale Rekenkamers en Rekenkamercommissies, opgesteld door de NVRR (versie 2006). Gedurende de uitvoering van een onderzoek vormt de Rekenkamercommissie een onderzoeksdossier. Dit bestaat in ieder geval uit een logboek, kopieën van correspondentie, interviewverslagen en alle overige materiaal dat noodzakelijk is voor een onderbouwing van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De dossiers worden gearchiveerd bij Hordijk & Hordijk B.V., dat de dossiers direct na de benoeming van een opvolger van Frank Hordijk als directeur-voorzitter van de Rekenkamercommissie overdraagt aan de griffier van de gemeente Maasdriel. De Rekenkamercommissie beslist op verzoeken voor inzage in het dossier. Dergelijke verzoeken zullen door de commissie worden beoordeeld op grond van de eigen besluitvorming, de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Archiefwet.

Rekenkamercommissie Maasdriel 5 september 2018 Reglement van Orde en Onderzoeksprotocol – update 2018 Blad 8 van totaal 8 bladen **

Rapportage en publiciteit De definitieve rapportage van een onderzoek en een eventueel persbericht worden op de website van de Rekenkamercommissie Maasdriel geplaatst. Tot aan de publicatiedatum geldt voor alle betrokkenen een geheimhoudingsplicht. Bij de behandeling van een rapportage van de Rekenkamercommissie in een commissie of in de raad van de gemeente Maasdriel is indien mogelijk Frank Hordijk en/of een andere, bij het onderzoek betrokken medewerker van Hordijk & Hordijk B.V. aanwezig.

Natraject De Rekenkamercommissie stelt na de presentatie en behandeling van iedere rapportage vast wat de raad heeft besloten. De Rekenkamercommissie kan in het eigen jaarverslag aangeven welke follow-up is gegeven aan de besluitvorming, die rond een rapportage heeft plaatsgevonden.

**