04 Bijlage 4 Instructie griffier 2002

I

lnstructie voor de griffier De raad van de gemeente Maasdriel, gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 september 2002, besluit, vast te stellen de lnstructie voor de griffier van de gemeente Maasdriel

Artikel 1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Artikel 2 Agendering De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderin gen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zï¡nzorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2. De griffìer staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij zrln zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie 1. De griffîer is aanwezig b'rj de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. De griffier is aanwezig b'rj de vergaderingen van de raadscommissies. 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de-voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads- en (burger)commissieleden

Artikel 5 Ondersteuning Presidium 1. De griffier is aanwezig b'rj de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

2. lndien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie lndien de raad een ondezoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtel'rjke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkr'rjgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening

op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Artikel I Organisatie griffie

1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie Artikel 9 Verhindering en vervanging lndien de griffier meer dan 2 weken verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

Artikel f 0 Slotbepaling

1. ln alle gevallen waarin deze instructie niet vooziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

2

in de openbare raadsvergadering van 29 oktober 2002

voornoemd,

de voorzitter,

re

ó# Pommer

3

Toelichting op de lnstructie voor de griffier Artikel I De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.

Artikel2 De raadsagenda's wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het presidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtel'rjke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.

lndien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange termijn agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.

Artikelen 3 en 4 De burgemeester wordt in zijn functie van vootzitter van de raad bijgestaan door de griffier. ln zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanw'rjzingen van de griffier. De griffier zal ook als commissiegriffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.

Artikel5 Het presidium bestaat uit de voorzitters en plv voozitters van de raadscommissies, de burgemeester, de secretaris en de griffier. De voornaamste taak is het voorbereiden van de raadsagenda.

Artikel6 lndien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.

ArtikelT De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.

ArtikelS Gezien de parallel met de werkzaamheden van de gríffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier. Ook de commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtel'rjke apparaat blijven werken. De werkzaamheden zijn

4

vergel¡jkbaar met d¡e van de griff¡er in de raadsvergaderingen. ln een dualistische stelsel horen deze werkzaamheden losgekoppeld te worden van de secretaris en zijn organisatie. lndien het, bijvoorbeeld gelet op de schaalgrootte van de gemeente, niet haalbaar is deze ambtenaren onder te brengen bij de griffie, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden als commissiegriffier overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de commissiegriffiers kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren. ln Maasdriel is ervoor gekozen de griffier tevens commissiegriffier te laten zijn.

Artikelen 9 en 10 Deze artikelen behoeven geen toelichting.