01. RV Inrichting rekenkamerfunctie per 2024 v4

Samenvatting raadsvoorstel

Onderwerp

: Instellen Rekenkamer Maasdriel 2024

Kern van het raadsvoorstel In verband met een aflopend contract met de huidige directeur van de Rekenkamercommissie en zijn formele aankondiging van vertrek, is het zaak de rekenkamerfunctie per 1 januari 2024 opnieuw in te richten. Met voorliggend voorstel wordt de verplichte invulling van de rekenkamerfunctie per 1 januari 2024 zeker gesteld. Per 1 januari 2023 is de Wet Versterking decentrale Rekenkamers van kracht en is een rekenkamerfunctie/-commissie met daarin raadsleden, niet meer toegestaan. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke (gemeenschappelijke) rekenkamer moeten hebben. Gerelateerde raadsstukken - RIB Stand van zaken nieuwe Rekenkamer (dd. 11 juli 2023) - Verordening op de Rekenkamercommissie Maasdriel - Reglement en protocol Rekenkamercommissie 2018 - Inkoop en aanbestedingsbeleid

Raadsvoorstel

Onderwerp

: Instellen Rekenkamer Maasdriel 2024

Zaaknummer

: 826841

Datum collegevergadering

: Niet van toepassing

Datum raadsbesluit

: 29 september 2023

Datum raadsvergadering

: 29 september 2023

Portefeuillehouder

: Burgemeester Geurts

Inlichtingen bij

: Gemeente Maasdriel, afdeling Griffie MSD, Sjors Heerdink

Voorstel De raad wordt voorgesteld om: 1. Een aanbesteding uit te schrijven voor een nieuwe directeur rekenkamer; 2. De Auditcommissie opdracht te geven deze aanbesteding namens de raad te doorlopen en daarbij de raad actief te informeren over de voortgang; 3. Daarbij als kwalitatief kader uit te gaan van minimaal de kaders die gelden voor de huidige rekenkamer van Maasdriel; 4. Het budget voor de Rekenkamer per 1 januari 2024 te verhogen van 0,80 euro per inwoner, naar 1,30 euro per inwoner en dit te verwerken in de begroting 2024 Inleiding De Rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar de doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. Ze doet dat in opdracht van de Gemeenteraad, maar maakt een eigen afweging in de te onderzoeken onderwerpen. Ze heeft een aantal bij wet geregelde bevoegdheden bij het doen van dat onderzoek en is daarmee een belangrijk instrument met het oog op de controlerende rol van de Gemeenteraad. De contractperiode voor de huidige Rekenkamercommissie van Maasdriel loopt op 1 januari 2024 ten einde. De directeur (enig lid van de commissie) heeft aangegeven niet te opteren voor een eventuele verlenging en zijn werkzaamheden te beëindigen. Elke gemeente is verplicht een rekenkamerfunctie in te richten. Maasdriel zal daarom per 1 januari 2024 op zoek moeten naar een nieuwe invulling van de rekenkamerfunctie.

Ook is per 1 januari 2023 de Wet Versterking decentrale Rekenkamers in werking getreden. Daarmee is het niet langer toegestaan raadsleden te benoemen in een rekenkamerfunctie/commissie. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke (gemeenschappelijke) rekenkamer moeten hebben. Hoewel dit op zich een nieuwe invulling van de rekenkamerfunctie in Maasdriel niet noodzakelijk maakt, is het wel van invloed op de mogelijkheden per 1 januari 2024. De Auditcommissie heeft die mogelijkheden onderzocht en besproken. Op basis van dat onderzoek wordt de raad voorgesteld een aanbesteding uit te schrijven en een nieuwe directeur te werven. Daarmee wordt afgezien van een eventuele samenwerking met gemeenten in de regio en expliciet gekozen voor een directeursmodel (inkoop/ aanbesteding), in plaats van een rekenkamer met leden en een voorzitter (werving/ selectie). Verder is geconstateerd dat het budget van de Rekenkamer van Maasdriel ver onder het landelijk gemiddelde zit. Om kwaliteit te borgen van zowel de Rekenkamer zelf, als de door de Rekenkamer uitgevoerde onderzoeken, wordt voorgesteld het budget aan te passen aan het landelijk gemiddelde, te weten 1,30 euro per inwoner. Daarbij gaat het om structurele kosten die vanaf 2024 moeten worden opgenomen in de begroting.

Participatie Gezien het beperkte maatschappelijke effect van dit voorstel, heeft geen participatie plaatsgevonden vanuit de samenleving. Argumenten Argument 1.1. De mogelijkheden tot samenwerking zijn verkend, maar geen oplossing Op 11 juli heeft de Auditcommissie de raad nader geïnformeerd (zie bijlage) over een eventuele samenwerking in de regio. Daarbij zijn twee scenario’s onderzocht, te weten: 1. Een brede samenwerking, waarbij wordt aangesloten bij een lopend initiatief vanuit Buren, West Betuwe en Culemborg; 2. Een lokale samenwerking met Zaltbommel, waarbij is nagegaan in hoeverre deze ook op steun vanuit de buurgemeente kan rekenen. De conclusie daarbij was dat deelnemen aan de brede samenwerking in de regio (voorlopig) niet wenselijk is, omdat de afstand en de verschillen tussen de deelnemende gemeenten te groot is. Verder is de wens onderzoekscapaciteit voor lokale onderzoeken te borgen. Ten aanzien van de samenwerking met Zaltbommel is na enkele verkennende gesprekken door de Auditcommissie van Zaltbommel te kennen gegeven dat er (voorlopig) geen interesse is in een een structurele samenwerking. Wel kan er bij specifieke onderzoeken worden samengewerkt. Argument 1.2 Ervaren onderzoekers Voordeel van een directeursmodel is dat wordt ingekocht bij ervaren onderzoekers met een breed netwerk en een professionele organisatie.

Bij het inrichten van een onderzoeksteam kunnen, afhankelijk van het uit te voeren onderzoek, specialisten worden betrokken. Argument 1.2 Alles in één hand, één aanspreekpunt Bij de keuze voor een directeursmodel wordt een contract aangegaan met één leverancier, die een directeur levert. Daarmee is alles in één hand en is er één aanspreekpunt. Dit heeft voordelen als het gaat om de afstemming en de communicatie. Dat geldt in het algemeen, maar ook ten aanzien van de afzonderlijke onderzoeken. Argument 1.3 Minder werk bij de raadsgriffie In het verlengde van het vorige argument vergt een directeursmodel minder ondersteuning vanuit de griffie. Het secretariaat wordt immers voor een groot deel gevoerd door de leverancier, waardoor een uitgebreid secretariaat op de griffie niet noodzakelijk is. Argument 1.4 Minder aandacht nodig vanuit de raad Een directeursmodel vergt minder aandacht van de raad. De leverancier neemt immers een aantal verantwoordelijkheden over, waardoor de raad minder tijd kwijt is aan overleg en aansturing. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tussentijds vertrek van leden, dat zich voor kan doen bij de keuze voor een voorzitter met leden. Argument 1.5 Goede ervaringen met het directeursmodel De huidige Rekenkamer is ingericht naar het directeursmodel en functioneert naar tevredenheid.

Er is in het verleden ervaring opgedaan met de aanbesteding van de rekenkamerfunctie, waar nu gebruik gemaakt van kan worden. Argument 2.1 De auditcommissie is bevoegd om de selectie voor te bereiden Conform artikel 6, lid 6 van de verordening op de Auditcommissie is ‘het voorbereiden van de selectieprocedure van de rekenkamer en advisering aan de raad over de (her)benoeming’ een taak van de Auditcommissie. Hoewel hierbij de aanbesteding niet expliciet wordt genoemd, wordt op basis van dit artikel voorgesteld het verdere proces te laten begeleiden door die auditcommissie (met ondersteuning vanuit de griffie en de ambtelijke organisatie). De raad wordt daarbij actief geïnformeerd, in ieder geval over de gehanteerde aanbestedingscriteria. Argument 3.1 Minimaal gelijke kwaliteit, verbetering waar mogelijk

Gezien de tevredenheid over de huidige Rekenkamer, wordt bij het zoeken naar een nieuwe uitgegaan van minimaal dezelfde (kwaliteits-)criteria als die gelden voor de huidige. Deze zijn voor een belangrijk deel vastgelegd in de Verordening op de Rekenkamercommissie, het Reglement van Orde van die commissie en het Onderzoeksprotocol (zie bijlagen). Voorgesteld wordt deze documenten als uitgangspunt mee te geven aan de Auditcommissie, met het oog op de te formuleren aanbestedingscriteria en het daarin opgenomen kwalitatief kader. Waar nodig kan de commissie aanvullende criteria stellen en hierover de raad informeren. Argument 4.1 Goed onderzoek voor een marktconform budget De Rekenkamer heeft een eigen budget. Dit wordt gebruikt voor ‘personele/contractuele kosten’ en als onderzoeksbudget. De hoogte hiervan is mede bepalend voor het aantal onderzoeken dat kan worden uitgevoerd en de kwaliteit daarvan. Een hoger onderzoeksbudget leidt tot meer en betere onderzoeken en tot meer en betere aanbiedingen in het aanbestedingstraject. In een tijd waarin meerdere gemeenten op zoek moeten naar een nieuwe invulling van de rekenkamerfunctie (wetswijziging), kan dit een belangrijk gegeven zijn voor potentiële aanbieders. Bij een vergelijking tussen het huidige budget in Maasdriel en dat in andere gemeenten, is geconstateerd dat het budget in Maasdriel relatief laag is.

Ook hebben aanpassingen lange tijd niet plaatsgevonden, ondanks inflatie. Waar gemiddeld in Nederland het budget van een Rekenkamer ongeveer 1,30 euro per inwoner bedraagt, is dat in Maasdriel 0,80 euro per inwoner. Er mag dan ook verwacht worden dat met het huidige budget (en zonder samenwerking) het aanbod beperkt zal zijn, weinig onderzoeken kunnen worden uitgevoerd en/of de uitgevoerde onderzoeken minder diepgaand zijn. Om ook Maasdriel te voorzien van een goede rekenkamer, die gedegen en relevant onderzoek uitvoert en daarover rapporteert aan de raad, wordt voorgesteld het budget voor die rekenkamer op te hogen naar het landelijk gemiddelde. Het gaat om een extra bedrag van structureel 12.000 euro per jaar, op te nemen in de begroting vanaf 2024. Hiermee wordt tevens voorkomen dat potentiële aanbieders afhaken op basis van het beschikbaar gestelde onderzoeksbudget. Kanttekeningen/risico’s Bij dit voorstel zijn de volgende kanttekeningen te plaatsen en risico’s van belang: Risico 1.1 Onvoldoende aanbiedingen De conclusie dat samenwerking niet gewenst (c.q. niet mogelijk) is, maakt het - in combinatie met de wetswijziging - een minder gunstig moment om op zoek te gaan naar een nieuwe directeur voor de rekenkamer. Ook andere gemeenten zullen voor 1 januari 2024 op zoek moeten en in dezelfde vijver vissen.

Zonder het aangaan van een samenwerking is Maasdriel geen ‘grote vis’ is in die vijver. Er is een risico dat er weinig aanbiedingen komen of dat gedane aanbiedingen ‘ondermaats’ zijn. Risico 1.2 Binding met regio en Maasdriel Niet samenwerken in de regio én kiezen voor een directeursmodel via een aanbesteding betekent dat er een kleinere kans is dat er vanuit de Rekenkamer een binding is met de gemeente en/of de regio. Dit betekent overigens niet dat er bij aanbieders geen kennis aanwezig is over de regio en/of de gemeente. Hiernaar kan gevraagd worden in de aanbestedingsprocedure. Risico 1.3 Raad op afstand Dat een directiemodel minder aandacht vraagt vanuit de raad is een voordeel. Het betekent echter ook dat de raad meer op afstand staat, bijvoorbeeld als het gaat om het doen van uitgaven of het voeren van personeelsbeleid. Risico 1.3 Kwetsbaarheid en blinde vlekken Kiezen voor een directeursmodel betekent dat de Rekenkamer bestaat uit één persoon. Met het oog op de continuïteit is dit kwetsbaar. Daarnaast is er bij het uitvoeren van onderzoek een grotere kans op zogenaamde ‘blinde vlekken’.

Risico 1.4 Commercieel belang De keuze voor inkoop en aanbesteding betekent samenwerking met een partij met een commercieel belang en een winstoogmerk. Naast dat dit leidt tot extra ‘overhead’ (winst), is er een risico bij het uitvoeren van onderzoek. Denk aan eventuele relaties tussen aanbieder en onderzochte partij, of het gegeven dat een aanbieder meerdere rekenkamerfuncties heeft in te vullen (en daarin afwegingen moet maken). Risico 2.1 Tijdig afronden Gezien de beperkte tijd beschikbaar, is er een risico dat het gekozen traject niet tijdig kan worden afgerond. Omdat het een verplichting is een rekenkamerfunctie in te richten, is ook stoppen geen optie. Het proces is erop gericht uiterlijk in december een besluit te nemen in de raad. In het uiterste geval zal de nieuwe Rekenkamer van Maasdriel pas na 1 januari 2024, maar met terugwerkende kracht moeten worden aangesteld. Inclusie Dit voorstel draagt niet expliciet bij aan inclusie. Het krijgt, indien mogelijk, een plaats in de aanbestedingscriteria. Programma duurzaamheid Dit voorstel draagt niet expliciet bij aan duurzaamheid. Het krijgt, indien mogelijk, een plaats in de aanbestedingscriteria. Financiën (incl. BTW-effect) Aannemen van dit voorstel leidt tot een wijziging in de begroting 202, groot ... euro. Deze komt voort uit de kosten die moeten worden gemaakt met het oog op de aanbesteding.

Aannemen van dit voorstel leidt ook tot een jaarlijkse structurele last van 12.000 euro ter verhoging van het budget van de Rekenkamer. Bedrijfsvoering Door te kiezen voor aanbesteding (directeursmodel) in plaats van werving en selectie (voorzittersmodel) treden er geen veranderingen op in de bedrijfsvoering. Uitvoering Planning Met een verwijzing naar het laatst genoemde risico wordt uitgegaan van onderstaande (globale) planning, nader uit te werken door de Auditcommissie. September 2023: Uitwerken aanbestedingscriteria en overige documenten Oktober 2023: Publiceren uitvraag Uitwerken (eventuele) aanpassingen in de verordening November 2023: Gesprekken met aanbieders December 2023: Besluitvorming in de raad Ondertekening contracten Handhaving Niet van toepassing.

Communicatie Nadat de raad heeft besloten neemt de Auditcommissie, ondersteund vanuit de griffie en de ambtelijke organisatie de aanbesteding ter hand. Ze houdt de raad actief op de hoogte van de voortgang en informeert de raad expliciet over de gehanteerde aanbestedingscriteria. Evaluatie / controle Na de aanbesteding en het aanstellen van de nieuwe rekenkamer worden nadere afspraken gemaakt over evaluatie en controle. Voorts wordt (een in de aanbesteding) verwezen naar hetgeen dat hierin is opgenomen in de verordening op de Rekenkamercommissie. Bijlagen - RIB Stand van zaken nieuwe Rekenkamer (dd. 11 juli 2023) - Verordening op de Rekenkamercommissie Maasdriel - Reglement en protocol Rekenkamercommissie 2018 - Inkoop en aanbestedingsbeleid